PT.

TIMUR JAYA INDOSTEEL DESKRIPSI PEKERJAAN NO : MM02-1

Supervisor Administrasi Penjualan REVISI KE :
TANGGAL BERLAKU: 11/01/2024
HAL :

A. TUJUAN / FUNGSI UTAMA

Bertugas mengawasi kinerja dan memeriksa hasil kerja dari staff admintistrasi sales order, staff audit
sales order, dan kasir. Dengan tujuan agar setiap pekerjaan bisa selesai dengan baik, tepat waktu,
serta tetap terorganisir dengan baik dan tidak melenceng dari SOP.

B. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Memeriksa dan menandatangani sales order (SO) dan barang titipan (dokumen untuk bagian
gudang muat barang) yang didapatkan dari marketing. Hal-hal yang diperiksa meliputi: nama
customer, nomor purchase order (PO), uang masuk (untuk pembelian cash), jenis barang, harga
barang, dan kode barang
2. Merevisi SO (cancel number) apabila ada kesalahan, baik dari kesalahan menginput ataupun
kesalahan informasi dari marketing, juga bisa revisi untuk menambah hold (untuk mengikat
barang), mengubah gudang perantara menjadi gudang dimana barang dibongkar (karena barang
indent), maupun karena selisih stock
3. Memasukkan data customer baru pada master customer yang ada di program
4. Mengaktifkan kembali customer yang sudah pasif (karena sudah lama tidak ada transaksi), dan
memperbarui data contact personnya
5. Memberi atau mengganti kredit limit dan termin pembayaran customer pada master customer
sesuai arahan dari direktur
6. Membatalkan SO (close SO) apabila dibatalkan oleh customer, barang kurang / kosong, kedobelan
atau selisih stock
7. Membuka kembali SO (open SO) yang mengalami closing otomatis (karena sudah melebihi batas
hold barang, umumnya 14 hari) tetapi barang belum diambil / dikirim, agar bisa mencetak surat
perintah muat barang (SPMB) dan surat jalan / delivery order (DO)
8. Memeriksa daftar outstanding order (daftar barang yang belum diambil / dikirim) yang sudah
diperiksa oleh marketing dan staff audit SO, memeriksa apakah sudah dibatalkan SOnya, apakah
sudah diperpanjang holdnya, dan apakah sudah dibuatkan proforma invoicenya (nota sementara
untuk penagihan)
9. Mengubah atau memperbarui price list sesuai arahan dari direktur apabila ada harga yang naik
atau turun, untuk dasar penjualan barang
10. Memberikan informasi harga barang tertentu (barang yang harus pesan dulu / tidak tersedia di
stock) kepada marketing berdasarkan informasi dari bagian Pembelian dan arahan dari Direktur
11. Mengunduh dan merapikan stock harian dua kali sehari yang kemudian diteruskan kepada
Direktur, Manager Marketing, bagian Pembelian, Audit Stock, dan Supervisor LPT
12. Membuat grafik kinerja karyawan dan dibandingkan dengan total kesalahan yang dilakukan
selama sebulan, untuk digunakan sebagai dasar meeting evaluasi tiap bulan
13. Mengisi penilaian kinerja masing-masing bawahan tiap bulan
14. Memastikan admin SO setiap hari selesai menginput PO, kalaupun tidak selesai bisa diselesaikan
keesokan paginya atau harus lembur
15. Memastikan staff audit SO menghitung omset harian dan bulanan, lalu meneruskannya ke
Direktur, Manager Marketing, Supervisor Marketing dan kepala marketing
16. Memastikan setiap hari staff audit SO sudah mengerjakan dan memeriksa laporan customer yang
terkena overdue (ada nota yang sudah lewat tanggal jatuh tempo namun belum dibayar) dan
overlimit (total piutang lebih besar daripada kredit limit yang dimiliki oleh customer)
17. Memastikan staff audit SO setiap hari selesai memeriksa invoice dan surat jalan retur / delivery
return (DR), merapikan add memo (keterangan transferan untuk SO cash yang ada di program),
dan memeriksa ketersediaan stock

C. TUGAS FUNGSIONAL
1. Membuat dan merekap pricelist dari purchasing untuk dipakai marketing

D. WEWENANG
1. Membukakan akses untuk customer yang terkendala overdue, overlimit, dan blacklist
2. Menandatangani SO, barang titipan, SPMB dan invoice
3. Merevisi SO (cancel number)
4. Menambah hold hingga maksimal 300 hari
5. Memasukkan atau mengubah data di master customer
6. Mengaktifkan customer yang pasif
7. Menambah atau mengubah kredit limit dan termin pembayaran customer
8. Mengubah atau memperbarui price list
9. Memberikan informasi harga barang (barang yang tidak ada di stock dan harus pesan dulu)

E. POSISI DALAM STRUKTUR

Atasan langsung : Manager Marketing
Atasan tidak langsung : General Manager
Bawahan langsung : Admin SO, staff Audit SO, dan Kasir depan
Bawahan tidak langsung:

F. ANGGARAN
1. ……………………………………………………………….. Rp XXX
2. ……………………………………………………………….. Rp XXX
3. ……………………………………………………………….. Rp XXX
4. ……………………………………………………………….. Rp XXX

G. LAPORAN YANG DIBUAT

1. Laporan omset harian dan bulanan tiap marketing
2. Laporan outstanding order (daftar barang yang belum diambil / dikirim)
3. Laporan grafik kinerja admin SO
4. Laporan penilaian kinerja masing-masing bawahan

H. SPESIFIKASI JABATAN
1. Minimal pendidikan S1
2. Teliti dan cekatan
3. Bertanggung jawab
4. Berintegritas tinggi
5. Bisa mengoperasikan excel dan program komputer dengan baik
6. Bisa beradaptasi dengan tambahan pekerjaan baru
7. Bisa menguasai semua cara kerja bawahan
8. Bisa mengambil keputusan atas suatu masalah

BUKTI TELAH MENGERTI & MEMAHAMI DESKRIPSI PEKERJAAN

Dijelaskan oleh Nama karyawan Rita veronika gunawan
Jabatan Jabatan Supervisor Administrasi
Penjualan
Tanggal Tanggal 11/01/2023
Tanda tangan Tanda tangan