Divisi Kesekretariatan betugas untuk membuat dan menggandakan presensi

selama kegiatan RAT, menggandakan surat, dan menggandakan undangan, serta

membantu sekretaris dalam hal surat-menyurat. Presensi yang dicetak pada hari
pertama ialah presensi untuk undangan dekanat, organisasi mahasiswa, alumni UK-
PSM Symphony Choir, demisioner UK-PSM Symphony Choir, Dewan Pertimbangan
Organisasi UK-PSM Symphony Choir, pengurus UK-PSM Symphony Choir, panitia
RAT, dan presensi pelda 5. Presensi yang dicetak pada pelaksaana RAT di hari
selanutnya ialah alumni UK-PSM Symphony Choir, demisioner UK-PSM Symphony
Choir, Dewan Pertimbangan Organisasi UK-PSM Symphony Choir, pengurus UK-
PSM Symphony Choir, panitia RAT, dan presensi pelda 5. Undangan yang telah
dicetak ialah undangan untuk dekanat, organisasi mahasiswa, alumni UK-PSM
Symphony Choir, demisioner UK-PSM Symphony Choir, Dewan Pertimbangan
Organisasi UK-PSM Symphony Choir, pengurus UK-PSM Symphony Choir, panitia
RAT, dan presensi pelda 5.
Kendala yang dialami Divisi Kesekretariatan selama kegiatan RAT ialah
peserta RAT yang ijin datang terlambat tidak mengisi daftar hadir karena langsung
masuk ruangan dan mengikuti acara RAT, peserta hanya mengisi presensi satu kali
karena petugas yang menjaga presensi lupa unuk mengingatkan, penggandaan surat
dan undangan yang mendadak, dan kemoloran acara yang membuat penggandaan
presensi bertambah (tidak sesuai dengan estimasi). Selain itu, kendala yang dihadapi
ialah kurangnya anggota dalam pembagian tugas. Dimana anggota yang dapat hadir
saat acara 2-3 orang dari 6 anggota Divisi Kesekretariatan. Ketidakhadiran dikarenakan
anggota memiliki kepentingan yang tidak dapat ditinggalkan. Selain itu, beberapa
anggota juga tidak menyertakan alasan yang jelas atas ketidakhadirannya.
Solusi terhadap kendala yang pertama dan kedua ialah petugas selalu stand by
di meja presensi dan mengingatkan kepada peserta yang datang, mengecek kembali
daftar presensi apabila ada yang kurang maka peserta diminta untuk tanda tangan lagi
di waktu luang. Penggandaan-penggandaan yang sifatnya mendadak langsung
dilakukan pada saat itu juga oleh anggota Divisi Kesekretariatan yang sedang tidak
bertugas, selain itu penggandaan juga dilakukan oleh anggota yang memiliki printer
agar lebih cepat. Bertambahnya hari pelaksanaan RAT membua presensi yang dicetak
lebih banyak sehingga melebihi anggaran dana yang disediakan oleh bendahara
sehingga kendala tersebut diatasi dengan cara presensi digandakan oleh anggota yang
memiliki printer. Solusi untuk kendala yang terakhir yaitu dengan cara membagi
kembali job list yang telah ditugaskan kepada anggota yang hadir.
Melihat kendala-kendala yang telah disebutkan di atas maka saran yang dapat
diberikan ialah adanya monitoring oleh CO atas tugas yang diberikan,sering dilakukan
rapat internal agar seluruh tugas dpat terselesaikn dengan baik dan dapat berjalan sesuai
Job Description. Penggandaan yang sifatnya mendadak sebisa ungkin dikurangi untuk
meminimalisir adanya kesalahan saat penggandaan. Sesama anggota harus saling
mengingatkan agar setiap anggota merasa jika anggota tersebut dibutuhkan oleh
anggota yang lain.