PEMERINTAH KABUPATENBARITO UTARA

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS LANJAS
Jl. YetroSinseng Mo. 67 MuaraTewehTelp. ( 0519 ) 21370 Email : Care_pkmlanjas@yahoo.com

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP ?????

BAB I DEFINISI

Dokumen yangdimaksuddalamproseduriniadalahsemuadokumen yang

terkaitdengansistemmanajemenmutu yang
digunakansebagaiacuandalamkegiatanpengendalianmutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumendengan status DIKENDALIKAN
adalahbahwadokumenacuankerjatersebut di-up-
date/diperbaruisecaraberkalasesuaiperubahan-perubahan yang
terjadiselamapemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumendengan status TIDAK DIKENDALIKAN
adalahbahwadokumentersebutsejakditerbitkantidak di-up-
date/diperbaruidankarenanyatidakdiperuntukansebagaiacuankerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumendengan status KADALUARSA
artinyaadalahbahwadokumentersebutsudahtidakberlakulagidanselanjutnyadiperlaku
kansebagaiarsip.
5. PedomanlMutu
Manual Mutuadalahdokumensistemmanajemenmutu yang memuatketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen
mutu.
BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

KepalaPuskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/

Menetapkanjenisdokumenterkendali, meliputi:

1.1 Manual Mutu

1.2 ProsedurKerja/SOP

1. 1.4 Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN

MR/ WakilManajemenmenetapkansistematikapembuatandokumensebagaiberikut :

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :

Pengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Diagram Alir (jika diperlukan)

Unit Terkait

Referensi

Dokumen terkait

Catatan revisi/ Perubahan

3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen
yang berisi

Judul dokumen

Nomor kode dokumen

Terbitan( duadigit )
 Revisi( duadigit )

Tanggalmulaiberlaku,

Halaman

Penanggungjawab( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:

5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

Bagian I menunjukkan jenis dokumen

MM untuk manual mutu

PK untukprosedurkerja

FORM untukFormulir yang digunakan

Bagian II

menunjukkan unit yang

membuatdokumenmenunjukkannomorurutpenerbitandokumen, dengan 3 digit
menunjukkantahunpenerbitandengan 2 digit

Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07

Artinya :

PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja

BPG: BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007

5.2Penomoran formulir

Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07

Form menunjukkan jenis dokumen

Artinya : Jenis dokumen Formulir

BPG : BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007
6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas
6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
6.3 6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar
Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi
6.4 6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN

Suatudokumendapatdirevisidengan tata cara:

Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas

Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang

Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada tiapdokumen

8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:

Terjadi perubahan sistem mutu

Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen

Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen

Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan dokumen

Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan
disimpan MR sebagai arsip

Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi

dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal

Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

MuaraTeweh, 2017
Mengetahui
KepalaPuskesmasLanjas

dr. SURYA ANDI NS

NIP 19760221 2006041 001