KOMUNIKASI BISNIS

PESAN PERSUASIF

OLEH
KELOMPOK 6
Kadek Eti Putrika 1607532098
Putu Ayu Ratih Ardianti 1607532106
Ni Luh Putu Jessika Andani Mertha 1607532112
Made Kumara Dewi 1607532122
Ni Made Dwi Payanti 1607532134
Anak Agung Mas Prabha Iswara 1607532152

PROGRAM NON REGULER

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2018
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................ i

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1 LATAR BELAKANG ................................................................................. 1
1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................ 1
1.3 TUJUAN PENULISAN .............................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 3
2.1 MERENCANAKAN PESAN PERSUASIF ............................................... 3
2.1.1 Analisis Audiens .................................................................................. 3
2.1.2 Pertimbangan Perbedaan Budaya ......................................................... 4
2.1.3 Memilih Pendekatan Organisasional .................................................... 4
2.2 MENGEMBANGKAN PESAN PERSUASIF ........................................... 4
2.2.1 Membangun Kredibilitas ...................................................................... 5
2.2.2 Membatasi Argumentasi ...................................................................... 5
2.2.3 Memilih Imbauan ................................................................................. 6
2.2.4 Memperkuat Posisi ............................................................................... 7
2.2.5 Menghadapi Penolakan ........................................................................ 8
2.3 MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF .................................................. 8
2.3.1 Permintaan Persuasif untuk Tindakan .................................................. 9
2.3.2 Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian.................... 9
2.4 MENULIS PESAN PENJUALAN DAN PENGUMPULAN DANA ........ 9
2.4.1 Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan .................................................. 10
2.4.2 Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan ................. 11
2.4.3 Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana ...................... 11
2.5 MENULIS PESAN TAGIHAN ................................................................ 12
BAB III PENUTUP .............................................................................................. 15
3.1 KESIMPULAN ......................................................................................... 15
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 16

i
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Komunikasi adalah suatu aspek kehidupan manusia yang paling mendasar,
penting, dan kompleks. Kehidupan sehari-hari kita sangat dipengaruhi oleh
komunikasi kita sendiri dengan orang lain, bahkan oleh pesan yang berasal dari
orang yang kita tidak tahu.
Dalam komunikasi ada yang disebut dengan pesan persuasif. Pesan dimana
kita harus mampu mempengaruhi orang lain agar mau mengkuti keinginan kita
Menurut Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007: 384), bisnis yang berhasil
bersandar pada pesan-pesan persuasif dalam komunikasi internal maupun
eksternal. Pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan analisis audiens,
mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct atau
indirect.
Berhasil tidaknya suatu komunikasi tergantung dari bagaimana komunikator
bisa mempengaruhi komunikannya, sehingga bisa bertindak sesuai dengan apa
yang diharapkan oleh komunikator, bahkan bisa merubah sikap dan perilaku dari
komunikan tersebut. Namun, komunikator, pesan, saluran yang bagaimana yang
akan bisa merubah sikap dan perilaku komunikan, serta perubahan yang
bagaimana yang diharapkan harus menjadi perhatian sangat besar bagi kita semua.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam tugas ini adalah:
1. Bagaimana merencanakan pesan persuasif?
2. Bagaimana cara mengembangkan pesan persuasif?
3. Bagaimana penulisan permintaan persuasif?
4. Bagaimana penulisan pesan penjualan dan pengumpulan dana?
5. Bagaimana menulis pesan tagihan?

1.3 TUJUAN PENULISAN

Adapun tujuan yang diharapkan dalam tugas ini adalah:
1. Untuk mengetahui cara merencanakan pesan persuasif.
2. Untuk mengetahui cara mengembangkan pesan persuasif.

1
3. Untuk mengetahui penulisan permintaan persuasif.
4. Untuk mengetahui penulisan pesan penjualan dan pengumpulan dana
5. Untuk mengetahui penulisan pesan tagihan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 MERENCANAKAN PESAN PERSUASIF

Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau
organisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau
perilaku individu maupun organisasi lain. Pesan persuasif adalah pesan yang
dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku
individu maupun organisasi. Persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan suatu pesan dengan cara membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Di dalam
suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide atau
gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan dukungan untuk suatu kegiatan tertentu dan untuk meminta
bantuan dana bagi suatu pembiayaan proyek tertentu. Sedangkan untuk
kepentingan eksternal perusahaan contoh kegiatan penyampaian pesan-pesan
persuasif berupa permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau
kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama.
Mark Burnett dalam Bovee & Thill (2007: 384) Bisnis yang berhasil
bersandar pada pesan-pesan persuasif dalam komunikasi internal maupun
eksternal. Pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan analisis audiens,
mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan direct atau
indirect. Pesan-pesan persuasif juga bertujuan untuk memotivasi audiens untuk
melakukan sesuatu maka dari itu komunikator harus mengetahui kredibilitas,
menyusun kerangka argumentasi, memilih daya penarik dan memperkuat posisi
ketika mengembangkan pesan-pesan yang disampaikan.
Berikut adalah proses perencanaan pesan persuasif:

2.1.1 Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasif terbaik adalah dengan menghubungkan
suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan
perbedaan individual komunikator harus menganalisis audiensnya kemudian
komunikator harus menyusun suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan
audiens. Mulailah dengan memperhatikan pertanyaan penting seperti: Siapa

3
penerima? Apa yang saya ingin mereka lakukan? Bagaimana kemungkinan
mereka menolak? Apa kebutuhan mereka? Posisi alternatif apa yang harus saya
pelajari? Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan? Apa yang dianggap
paling penting oleh pengambil keputusan? Bagaimana mungkin budaya organisasi
mempengaruhi strategi saya? Melalui analisis audiens secara tepat, penyampaian
pesan-pesan persuasif dapat dilakukan secara efektif.

2.1.2 Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman dan respek terhadap perbedaan budaya akan membantu
komunikator dalam memuaskan audiens selain itu juga akan membantu
bagaimana audiens memandang komunikator. Ketika komunikator memberikan
persuasi untuk budaya yang berbeda, maka cara yang digunakan juga pasti akan
berbeda. Misalnya, di Swedia audiens cenderung fokus terhadap pertanyaan-
pertanyaan teoritis dan implikasi strategis sedangkan di Amerika para audiens
lebih cenderung untuk fokus terhadap hal-hal yang bersifat teknis dan praktis.
Seperti halnya dengan individu, budaya atau subbudaya suatu organisasi sangat
mempengaruhi jenis pesan yang dianggap efektif.

2.1.3 Memilih Pendekatan Organisasional

Karena sifat persuasif adalah untuk meyakinkan penerima atau untuk
mengubah sikap, keyakinan atau tindakan mereka, maka dalam menyampaikan
pesan-pesan persuasif komunikator dapat menggunakan pendekatan tak langsung
(indirect approach). Namun jika audiens bersifat objektif atau audiens lebih suka
mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera, pendekatan
organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).

2.2 MENGEMBANGKAN PESAN PERSUASIF

Baik menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung, hal yang
penting dalam menyampaikan pesan-pesan persuasif adalah komunikator harus
mampu meyakinkan audiens bahwa ide yang disampaikan dapat dipertanggung
jawabkan dan beralasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan
kredibilitas, membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens
dengan hal-hal yang logis dan memperkuat posisi dengan menggunakan bahasa
yang baik dan tepat.

4
2.2.1 Membangun Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan
komunikator di hadapan audiens. Jika komunikator tidak dapat menghadapi
audiens dengan tepat, maka audiens akan cenderung bersikap skeptis dan tidak
akan menerima begitu saja setiap apa yang disampaikan komunikator. Kredibilitas
adalah kemampuan untuk dipercaya oleh orang lain karena dapat diandalkan dan
percaya diri. Tanpa kredibilitas, upaya komunikator untuk melakukan persuasi
akan tampak sebagai bentuk tipuan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui
fakta. Semua bentuk dokumen, file, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan
bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas.
Cara-cara lain untuk mendukung kredibilitas antara lain: menjadi seorang
ahli, bersikap antusias terhadap materi yang disampaikan, bersikap objektif dalam
melakukan penilaian akan sesuatu, bersikap jujur, bersikap dapat dipercaya
mempunyai niat baik, menetapkan pijakan yang sama

2.2.2 Membatasi Argumentasi

Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya,
maka telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan
persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire,
Action), pengertian dari masing-masing fungsi ini dijelaskan sebagai berikut :
a) Attention (perhatian)
Pada fase ini komunikator harus segera dapat meyakinkan audiens di bagian
permulaan bahwa komunikator mempunyai sesuatu yang berguna untuk
disampaikan. Perkenalkan audiens dengan suatu masalah atau ide yang dapat
membuat mereka mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b) Interest (minat)
Pada fase ini, komunikator menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan
audiens. Pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dikembangkan
dengan agak rinci. Tujuannya adalah bagaimana audiens mampu berpikir.
Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat
secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c) Desire (hasrat)

5
 Di fase ini, komunikator membuat audiens untuk mengubah keinginanya
dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan
manfaat yang lebih baik bagi audiens. Pastikan bahwa apapun bukti yang
digunakan untuk membuktikan gagasan secara langsung relevan dengan pokok
bahasannya.
d) Action (tindakan)
Dalam fase ini komunikator menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan
komunikator terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana
audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut.
Yang lebih penting adalah bagaimana mempermudah audiens untuk tindakan
tersebut.

2.2.3 Memilih Imbauan

Kebanyakan pesan-pesan persuasif menyertakan imbauan emosional dan
logis. Digunakan bersama-sama, kedua unsur ini mempunyai peluang yang baik
membujuk penerima melakukan tindakan. Menemukan keseimbangan yang tepat
antara kedua jenis imbauan ini tergantung pada empat faktor: tindakan yang ingin
dicapai, harapan pembaca, tingkat penolakan yang harus diatasi, dan sejauh mana
kita merasa mendapat mandat untuk menjual sudut pandang.
a) Imbauan Emosional
Komunikator dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu
argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama imbauan
emosional tersebut sangat kuat. Komunikator dapat menggunakan atau memilih
kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang, misalnya merdeka,
kebebasan, keberhasilan, niali, penghargaan, kenyamanan dan keamanan.
b) Imbauan Logis
Imbauan logis memerlukan alasan. Dalam argumen apa pun yang digunakan
untuk membujuk penerima, kita membuat pernyataan dan kemudian mendukung
pernyataan tadi dengan alasan atau bukti. Ketika akan mengimbau logika
penerima, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut ini:
1) Analogi adalah memberi suatu alasan dari bukti spesifik untuk bukti spesifik.
Untuk membujuk karyawan agar hadir dalam pertemuan perencanaan, bisa
menggunakan analogi rapat kota, membandingkan perusahaan kita dengan

6
 masyarakat kecil dan karyawan kita dengan anggota bernilai dari masyarakat
itu.
2) Induksi adalah memberikan alasan dari bukti-bukti spesifik menuju
kesimpulan umum. Untuk meyakinkan pelanggan potensial bahwa produk
kita adalah produk terbaik, kita dapat melaporkan hasil uji pemasaran di mana
individu lebih menyukai produk kita dibandingkan dengan yang lain.
3) Deduksi adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan
yang spesifik. Untuk membujuk atasan agar menyetujui karyawan tambahan,
kita mungkin membeberkan proyeksi seluruh industri dan menjelaskan bahwa
aktivitas industri akan meningkat dengan cepat dalam tiga bulan mendatang.
c) Pertimbangan Etika
Kata membujuk digunakan secara negatif apabila dikaitkan dengan
ketidakjujuran dan praktik yang tidak etis, seperti senda gurau, mendesak, dan
kadang-kadang menipu orang agar menerima suatu gagasan, membeli produk,
atau mengambil tindakan yang sebenarnya tidak mereka inginkan. Akan tetapi,
arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi penerima dengan memberikan
informasi kepada mereka dan dengan membantu mereka memahami, yang
memberi kebebasan kepada mereka untuk memilih. Untuk mempertahankan
standar tertinggi dari etika bisnis, buat setiap usaha membujuk tidak
memanipulasi. Pilih kata-kata yang tidak akan salah diinterpretasikan bila
mengurangi penekanan pada hal yang negatif dan memastikan membelokkan
kebenaran.

2.2.4 Memperkuat Posisi

Setelah membina kredibilitas, memberi kerangka argumen, dan memilih
imbauan, kita dapat memusatkan perhatian untuk memperkuat pesan dengan
beberapa alat persuasif penting. Pembujuk pada umumnya memberikan data
numerik dengan contoh, metafora, cerita dan analogi untuk membuat posisi
mereka tampak hidup.
a) Semantik
Cara lain semantik dapat mempengaruhi pesan persuasif adalah dalam
berbagai arti yang diberikan orang pada kata tertentu. Kata-kata abstrak
merupakan subyek dari interpretasi karena kata-kata itu merujuk pada hal-hal

7
yang tidak dapat dialami orang dengan inderanya. Jadi gunakan abstraksi untuk
meningkatkan isi emosional dari pesan persuasif
b) Alat-alat lain
Menggunakan semantik dengan terampil bukan satu-satunya alat persuasif.
Ini beberapa teknik tambahan yang dapat digunakan untuk memperkuat pesan
persuasif: fokuskan pada sasaran Anda, gunakan bahasa sederhana, antisipasi
penentangan, bersikap spesifik, bersikap moderat, sediakan pendukung yang
memadai, ciptakan situasi menang-menang, tetapkan waktu bagi pesan Anda
dengan tepat, berbicara secara metafora, dan gunakan anekdot dan cerita untuk
menjelaskan maksud Anda.

2.2.5 Menghadapi Penolakan

Cara terbaik untuk menghadapi penolakan dari pendengar adalah
menghilangkannya. Dengan pemikiran dan usaha yang cukup kita bahkan
mungkin mampu mengubah masalah menjadi peluang. Cobalah untuk
menghindari kesalahan umum yang banyak dilakukan orang ketika menyatukan
argumen persuasif:
a) Mereka berusaha untuk menjual secara agresif.
b) Mereka menolak kompromi.
c) Mereka menduga rahasia pembujukan terletak pada menyajikan argumen
yang hebat.
d) Mereka beranggapan membujuk adalah usaha sekali jalan.

2.3 MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF

Hal yang paling penting ketika menyusun permintaan persuasif (persuasive
request) untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya.
Perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau
tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut. Manfaat langsung permintaan
persuasif meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor atau memberikan
premi kepada seseorang yang memberikan tanggapan atas survei. Adapun manfaat
tak langsung permintaan persuasif meliputi peningkatan atau perbaikan moral
karyawan dan peningkatan prestise atau tantangan untuk membuat kontribusi
yang berarti bagi perusahaan.

8
2.3.1 Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Membuat Permintaan persuasif untuk tindakan dapat berupa surat
permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu yang menyenangkan, sebaiknya
menggunakan perencanaan organisasional AIDA ketika merencanakan pesan-
pesan persuasif tersebut.
Pada kalimat pembuka gunakanlah kalimat yang mampu menarik perhatian
pembaca yang menunjukkan bahwa penulis sangat mengetahui sesuatu yang
dibutuhkan dan diharapkan pembaca. Di samping itu gunakanlah pesan persuasif
yang bersifat memuji atau menyanjung pembaca, hal ini sangat membantu dalam
penulisan pesan-pesan persuasif dan dibenarkan.
Pada bagian pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan
harapan pembaca pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya diketahui penulis
mengenai suatu kondisi dan juga tindakan yang diharapkan penulis didasari oleh
faktayang ada, manfaat bantuan, dan pengalaman yang dapat mendorong minat
pembaca.
Setelah pesan yang akan disampaikan dirasa telah relevan dengan pembaca,
maka akhirilah tulisan dengan permintaah atau permohonan yang spesifik.

2.3.2 Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian

Surat pengaduan persuasif cenderung merujuk pada surat pengaduan atau
surat keluhan (complaint letter), tujuannya adalah melakukan persuasi kepada
orang lain untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Disini
perlu ditunjukkan perbedaan antara apa penulis harapan dengan apa yang
sebenarnya telah diterima penulis.
Kebanyakan surat pengaduan (claim letter) dimulai dengan penyampaian
pesan-pesan rutin. Namun demikian, dapat juga ditulis surat pengaduan persuasif
yang menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik
perhatian pembaca.

2.4 MENULIS PESAN PENJUALAN DAN PENGUMPULAN DANA

Terdapat dua jenis pesan-pesan persuasif, yakni surat penjualan (sales letter)
dan surat permohonan bantuan (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi
brosur, formulir jawaban, atau surat-surat khusus lainnya. Dalam melakukan
penulisan tersebut diperlukan keterampilan tulis-menulis yang tinggi.

9
 Terdapat beberapa perbedaan antara pesan-pesan penjualan dengan pesan-
pesan bantuan dana. Pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang
berorientasi pada laba (benefit oriented) untuk melakukan persuasif kepada
pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk yang telah dikeluarkan
perusahaan. Sedangkan untuk pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya
dikirimkan oleh perusahaan nirlaba untuk melakukan persuasif kepada pembaca
agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain.
Disamping itu kedua pesan ini juga memiliki kesamaan, yaitu keduanya
sama-sama bersaing untuk kepentingan publik. Selain itu keduanya juga berusaha
melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk
menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

2.4.1 Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan

Salah satu tujuan dalam perencanaan pesan-pesan penjualan adalah untuk
memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk yang telah dihasilkan
perusahaan. Perusahaan secara spesifik harus mengetahui apa jenis produk,
bagaimana kualitas produk, bagaimana cara kerja dan manfaat produk, berapa
harga produk, berapa diskon produk, bagaimana pengiriman produk, bagaimana
pengepakan produk, dan berbagai atribut produk lainnya.
Dengan menggunakan data produk yang telah dikumpulkan, perusahaan
dapat membentuk citra tentang produk yang ingin dijual tersebut. Selanjutnya
perusahaan juga pelu menganalisis keadaan audiens atau calon pembeli. Dengan
kata lain dalam penyampaian pesan-pesan persuasif mulailah dengan melakukan
analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat dan
emosional mereka.
Langkah selanjutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat
yang paling menarik bagi audiens. Fokuskan komposisi pesan pada poin
penjualan produk yang mampu menjadi daya pikat bagi audiens. Sebagai contoh,
bagaimana masalah harga, kualitas, dan pelayanan atas penjualan produk sering
kali menjadi perhatian audiens.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan
penjualan, diantaranya melalui pengiriman surat, brosur, sampel (contoh produk),

10
kartu telepon, surat elektronik, dan iklan media massa dan elektronik (termasuk
Internet).

2.4.2 Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan

Kebanyakan surat-surat penjualan (sales letters) disusun berdasarkan
perencanaan organisasional AIDA, yakni dimulai dengan menarik perhatian
pembaca, menumbuhkan minat, mendorong hasrat pembaca dengan
menyampaikan manfaat terbaik yang akan diterima pembaca, dan diakhiri dengan
saran tindakan yang diperlukan bagi pembaca.
a) Menarik Perhatian
Penulisan surat-surat penjualan pada umumnya dimulai dengan bagaimana
cara menarik perhatian audiens. Teknik umum yang digunakan untuk menarik
perhatian audiens yaitu dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan
paragraph, dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan
memberikan solusi dari suatu masalah.
b) Membangun Minat
Yang perlu dilakukan untuk membangun minat audiens yaitu dengan
menekankan titik penjualan produk kepada audiens, dengan menempatkan titik
penjualan utama dalam paragraph awal.
c) Meningkatkan Hasrat
Dengan mengungkapkan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau
gambar, grafik atau bagan yang lebih menarik. Penulisan surat penjualan yang
baik diupayakan agar singkat, sederhana dan jelas.
d) Memotivasi Tindakan
Dengan memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang
memungkinkan mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut. Yakinkan
mereka bahwa apa yang diharapkan oleh pembaca dapat dipenuhi dengan segera
dan memuaskan pelayanannya. Dan juga bisa mencantumkan pemberian diskon,
pemberian penawaran khusus, pemberian hadiah, dan memberikan garansi atas
produk dalam menulis surat penjualan.

2.4.3 Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana

Teknik yang digunakan dalam penulisan surat permohonan dana
(fundraising letters) sama dengan teknik yang digunakan dalam dalam penulisan

11
surat penjualan. Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat
permohonan bantuan dana, yaitu:
a) Surat harus dapat menjelaskan kebutuhan secara spesifik
b) Surat dapat menunjukkan kepada pembaca arti pentingnya donasi yang akan
disumbangkan kepada pihak lain
c) Surat dapat mengemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang
dibutuhkan.
d) Surat dapat menjelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang telah diberikan
pembaca.
Untuk membantu melaksanakan empat tugas utama tersebut, di bawah ini
beberapa petunjuk pengumpulan dana:
a) Lakukan sebaik-baiknya untuk menari pembaca di awal surat
b) Ungkapkan cerita Anda dengan bahasa yang sederhana, hangat dan pribadi
c) Pastikan memberikan peluang kepada pembaca mencapai sesuatu yang
penting
d) Buat kebutuhan demikian mendesak dan kuat sehingga pembaca akan sulit
untuk mengatakan tidak.
e) Permudah pembaca untuk merespon dengan meminta sumbangan sedikit
f) Nyatakan jumlah uang yang diinginkan dengan jelas dan pantas bagi
penerima
g) Jelaskan mengapa uang itu diperlukan sesegera mungkin
h) Jangan menulis panjang daripada apa yang diperlukan
i) Sertakan semua dasar dalam formulir jawaban Anda: nama, alamat, nomor
telepon, nyatakan sekali lagi permintaan Anda, dan jumlah sumbangan, nama
dan alamat donor, informasi mengenai cara mengirimkan cek, dan informasi
mengenai pemotongan pajak
j) Gunakan lampiran yang menarik

2.5 MENULIS PESAN TAGIHAN

Surat tagihan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk membayar
atau melunasi sebuah tagihan yang telah dibebankan kepada pihak yang terkait.
Biasanya surat tagihan dikirimkan ketika sang pihak terkait sudah jatuh tempo
untuk membayar tagihan tersebut. Tujuan proses penagihan adalah

12
 mempertahankan niat baik sementara menagih haknya. Untuk melindungi orang
dari penganiayaan yang tak beralasan dan gangguan oleh penagih hutang, hukum
juga menggambarkan kapan boleh menghubungi penghutang, berapa kali boleh
menelepon penghutang, dan informasi apa yang harus diberikan kepada
penghutang (respon tepat waktu, catatan akurat, dan dokumen yang dapat
dipahami).
Pelanggan yang teliti akan merasa malu karena hutang yang sudah jatuh
tempo. Tanggapan pengutang kemungkinan emosional, terutama kalau pengutang
teliti. Dalam menetralkan perasaan ini harus menggunakan sebuah imbauan positif,
dengan menekankan manfaat membayar sesuai dengan permintaan dari
perusahaan atau pemberi utang. Bila imbauan positif ini gagal, maka harus
dipertimbangkan mengenai imbauan negatif, yang menekankan konsekuensi yang
tidak menyenangkan bila tidak bertindak dan bukannya manfaat karena bertindak
tanpa menggunakan bahasa yang kasar atau mengancam dan menggangu
pelanggan. Membujuk adalah kebalikan dari memaksa, jadi gunakan bahasa yang
sopan dan menggunakan bahasa bisnis.
Langkah-langkah dalam menagih hutang :
a) Pemberitahuan dan Pengingat
Pada umumnya pemberitahuan standar ini adalah sepucuk formulir surat atau
pernyataan, seringkali menggunakan komputer, menyatakan dengan jelas jumah
hutang, tanggal jatuh tempo, dan denda untuk pembayaran yang terlambat,dan
sisa hutang yang masih belum dibayar. Pemberitahuan standar ini merupakan
sebuah tanda kepercayaan. Perusahaan masih yakin bahwa pelanggan mempunyai
niat untuk membayar hutangnya dan hanya perlu diingatkan. Jadi,nadanya tidak
terlalu serius.
b) Permintaan Informasi
Bila pelanggan masih belum memberikan respon setelah surat pemberitahuan,
maka langkah selanjutnya adalah permintaan informasi. Jangan menyalahkan
pelanggan dalam surat yang menayakan informasi. Akan tetapi, waktu telah lewat
untuk menganggap bahwa keterlambatan hanya kelalaian, jadi kita dapat
menganggap bahwa beberapa keadaan luar biasa menyebabkan pembayaran

13
 tertunda. Personalisasi pada tahap ini tepat, karena menanyakan kepada pelanggan
untuk melakukan penyelesaian individual.
c) Peringatan yang Mendesak
Tahap peringatan yang mendesak menunjukkan peningkatan yang signifikan.
Dalam tahap ini menyampaikan keinginan dari pihak pemberi hutang atau kreditor
untuk segera menagih pembayaran yang terlambat dan kemauan untuk bersikap
serius, tetapi hindari ancaman berlebihan.
d) Ultimatum
Ultimatum merupakan tahap akhir bila pengutang masih belum memberikan
respon. Dalam tahap ini perusahaan dalam posisi yang sah dan tidak lagi bersedia
untuk kembali ke tahap komunikasi dan negosiasi sebelumnya. Ultimatum harus
menyatakan konsekuensi dengan tepat kalau tidak membayar, harus menghindari
adanya hal-hal yang mengarah pada fitnah dan menyinggung perasaan, dan tidak
perlu menggunakan nada pribadi yang membantu.

14
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Pesan persuasif adalah pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat,
sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi. Proses perencanaan
pesan persuasif terdiri dari tahap: 1) analisis audiens, 2) pertimbangan perbedaan
budaya, dan 3) memilih pendekatan organisasional.
Dalam mengembangkan pesan-pesan persuasif secara efektif perlu
diperhatikan beberapa komponen berikut, yaitu: 1) membangun kredibilitas, 2)
membatasi argumentasi, dan 3) memilih imbauan, 4) memperkuat posisi dan 5)
menghadapi penolakan.
Penulisan pesan persuasif dapat dibedakan menjadi: 1) permintaan persuasif
untuk tindakan, dan 2) permintaan dan pengaduan persuasif untuk penyesuaian.
Dalam menulis pesan penjualan dan pengumpulan dana terdapat beberapa hal
yang perlu diperhatikan yaitu: 1) perencanaan pesan-pesan penjualan, 2)
pengorgaisasian dan komposisi pesan-pesan penjualan, dan 3) perencanaan pesan-
pesan permohonan bantuan dana.
Surat tagihan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk membayar
atau melunasi sebuah tagihan yang telah dibebankan kepada pihak yang terkait.
Biasanya surat tagihan dikirimkan ketika sang pihak terkait sudah jatuh tempo
untuk membayar tagihan tersebut. Langkah-langkah dalam menagih hutang terdiri
dari: 1) pemberitahuan dan pengingat, 2) permintaan informasi, 3) peringatan
yang mendesak, dan 4) ultimatum.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L. dan John V. Thill. 2007. Business Communication

Today, Ninth Edition. Singapore: Prentice Hall

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. Andi Offset

(Penerbit Andi)

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit

Erlangga.

16