M ODU L

T E K N O L O G I PE R K A N T O R A N

DISUS UN OLEH: DRS.

SALIMAN, M.Pd.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINNISTRASI PERKATORAN

FAKU LTAN ILMU SOSIAL DAN EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
2009

Penyusunan Modul ini dibiayai dengan Dana DIK

Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi - Universitas Negeri Yogyakarta
Tahun 2009

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadlirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga modul dengan judul
“Teknologi Perkantoran” ini dapat diselesaikan. Modul ini dapat tersusun
atas berbagai fasilitas yang telah diberikan kepada penulis, oleh karena itu
pada kesempatan yang baik ini penulis mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Rektor Universitas Negeri Yogyakarta
2. Pembantu Rektor I Universitas Negeri Yogyakarta
3. Pembantu Rektor II Universitas Negeri Yogyakarta
4. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas Negeri
Yogyakarta
5. Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas
Negeri yogyakarta
6. Pembantu Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi – Universitas
Negeri Yogyakarta
7. Ketua Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran – Fakultas
Ilmu Sosial dan Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta
8. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran – Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi, Universitas Negeri
Yogyakarta
9. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun
tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga semua amal baik mereka, mendapatkan imbalan yang
setimpal. Akhirnya, semoga diktat ini ada manfaatnya bagi para
pengguna.

Yogyakarta, Desember 2009

Penulis,

Saliman, M.Pd.
NIP. 132049942

ii
 DAFTAR ISI

HAL JUDUL ............................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii
TEKNOLOGI MESIN-MESIN KANTOR ....................................................................... 1
A. Kompetensi yang Diharapkan .............................................................................. 1
B. Indikator ............................................................................................................... 1
C. Materi .................................................................................................................... 1
C.1.1. Pengertian perbekalan, peralatan kantor, perabot kantor, dan mesin kantor 4
C.1.2. Mengidentifikasi bahan, peralatan, dan perabot kantor yang dibutuhkan .... 4
C.2.Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor ..................................................... 4
C.2.1. Mesin Ketik Manual ............................................................................... 5
C.2.2. Mesin Ketik Elektronik .......................................................................... 10
C.2.3. Mesin Pengganda ................................................................................ 16
C.2.4. Mesin Foto Copy ................................................................................. 18
C.2.5. Mesin Risograph ................................................................................. 20
C.2.6. Mesin Penghancur Dokumen ……………………………………………. 22
C.2.7. Mesin Penomor …………………………………………………………… 23
C.2.8. Mesin Pelubang Yertas ………………………………………………. 25
C.2.9. Mesin Jilid (Mesin Binding) ............................................................ 27
C.2.10. Mesin Pemotong Keras ................................................................ 31
C.2.11. Mesin Penghimpun Kertas dan Pembuka Kertas ......................... 33
C.2.12. Mesin Proyektor/Data proyektor (LCD) ......................................... 49
C.2.13. Mesin Proyektor (Overhead Projector ........................................... 41
C.2.14. Alat Komunikasi ............................................................................ 43
C.2.15. Peralatan Kantor lainnya (stopmap, odner, snelhecter ................ 49
D. Soal Latihan .................................................................................................... 53
E. Rangkuman...................................................................................................... 53
F. Daftar Pustaka................................................................................................. 53

iii
 TEKNOLOGI MESIN-MESIN KANTOR

A. Kompetensi yang diharapkan

Setelah mempelajari modul ini peserta diklat mampu dan terampil
mengoperasikan dan menggunakan peralatan kantor secara baik, benar dan
fungsional

B. Indikator
Setelah mempelajarai modul ini pesrta diklat :
1. Terampil mengoperasikan alat/mesin-mesin kantor
2. Dapat menerapkan penggunaan perabot kantor, peralatan kantor dengan benar
3. Dapat mengimplementasikan peran dan fungsi peralatan kantor untuk
mendukung pelaksanaan pekerjaan kantor secara baik, benar dan efisien

C. Materi
1. Pekerjaan kantor dan jenis peralatan yang diperlukan
Keadaan administrasi pada umumnya dan penata usahaan pekerjaan
kantor pada khususnya dalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah
belum berjalan secara efektif dan efisien sebagai mana yang diharapkan.
Pengembangan beban/volume tugas-tugas substantif suatu organisasi yang
semakin kompleks tidak diimbangi dengan pemanfaatan peralatan/teknologi yang
memadahi. Diindikasikan bahwa sebenarnya peralatan pendukung terhadap
penyelesaian pekerjaan pokok/pekerjaan subsatnfif organisasi sudah tersedia
secara luas, namun demikian ada salah satu sisi yang belum disadari oleh para
pegawai/staf operasional tentang bagaimana memanfaatkan peralatan teknologi
pendukung pekerjaan tersebut. Faktor utama terhadap permasalahan tersebut
adalah belum cukupnya SDM yang memiliki keterampilan menggunakan
peralatan kantor dan ketepatan pemilihan peralatan perkantoran yang ada.
Kondisi tersebut di atas tidak dapat dipisahkan dari kelemahan-kelemahan yang
masih ada dalam sistem administrasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
(Sekretariat Jenderal, 1983 : 4)
Ketidaksamaan persepsi tentang aturan-aturan yang berlaku juga akan
menimbulkan keanekaragaman penyelesaian pekerjaan yang akan menimbulkan
pemahaman yang berbeda-beda dari masng-masing unit organisasi, dimana satu
dengan yang lain merasa benar padahal apa yang mereka kerjakan sangat
mungkin tidak berdasarkan pada pembakuan/standardisasi yang benar dan
tepat.

1
 Ekses dari keadaan tersebut nampak dalam kesimpangsiuran prosedur
penatausahaan, terdapat berbagai macam pola penyelesaian pekerjaan, dan
lemahnya pemahaman serta rendahnya keterampilan yang dimiliki tenaga
operasional dan lemahnya ketepatan pemilihan peralatan kantor yang harus
digunakan. Untuk mengatasi hal tersebut manajemen harus memperhatikan
beberapa indikator sebagai berikut: 1) Jenis kegiatan apa yang dilakukan?
sehingga membutuhkan peralatan pendukung, 2) Mengapa peralatan tersebut
dibutukan? 3) Berapa unit peralatan yang akan digunakan?, dan seberapa besar
volume pekerjaan yang ada dalam unit tersebut?, 4) Siapa yang akan
menggunakan?, dan apakah sudah disiapkan tenaga operasionalnya dan tenaga
teknisinya? 5) Dimana alat tersebut akan digunakan, 6) Kapan alat tersebut akan
digunakan? Nah jika manajemen telah melakukan perencanaan dengan tepat
dengan mendasarkan sejumlah pertanyaan tersebut tentu organisasi akan
terhindar dari pemborosan (waste)
Untuk menjelaskan mengapa penyelesaian pekerjaan kantor
memerlukan peralatan kantor, akan dibicarakan pada sub bahasan berikut, maka
perlu kiranya kita sajikan suatu kasus atau ilustrasi singkat. Namun sebelum
membahas secara rinci tentang pentingnya perabot dan peralatan kantor,
sekiranya perlu kita sajikan sebuah kasus sebagai bahan renungan apakah
memang mempunyai kebenaran bahwa peralatan kantor mempunyai peran yang
besar terhadap penyelesaian suatu pekerjaan kantor.
Kasus atau ilustrasi ini akan memudahkan kita dalam memahami
permasalahan mengapa peralatan kantor itu penting dalam rangka menunjang
kelancaran pekerjaan perkantoran/pekerjaan penatausahaan. Pekerjaan
perkantoran atau pekerjaan tata usaha sering disebut pekerjaan pelayanan
(office service), yang mempunyai fungsi sebagai pekerjaan yang mendukung
tercapainya pelaksanaan pekerjaan pokok suatu organisasi. The Liang Gie
mengatakan, ”Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran
yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya sesuatu tujuan pokok apapun”
(1984 : 22).
Kasus:
PT HANDAYANI menerima sebuah surat dari CV WORO KAWURI, sifat surat
tersebut adalah surat penting. Nah kita sebagai staf pengolah/staf tata usaha,
kita dapat menyimpulkan:
a. Surat penting perlu direspon/ditindaklanjuti bisa dalam bentuk: 1) direspon
balik untuk dilaksanakan sesuai maksud/isi surat tersebut dengan alat
komunikasi, 2) direspon balik dengan alat komunikasi, 3) direspon balik

2
 dengan membuat surat balasan, dan sebagainya sesuai dengan
permasalahannya.
b. Surat tersebut menjadi arsip dinamis aktif
c. Agar arsip tersebut tidak hilang dan mudah ditemukan kembali jika
diperlukan maka surat tersebut perlu diamankan dengan menggunakan
stopmap, ordner, filing cabinet, folder, guide, dan lain-lain.

Untuk membuat surat balasan dan mengamankan surat penting

memerlukan peralatan kantor, perabotan kantor dan sebagainya. peralatan dan
perabotan kantor ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penyelesaian
permasalahan di atas, sehingga secara fungsional keberadaan peralatan dan
perabotan kantor memang sangat diperlukan. Maka pembelajaran atau program
diklat ini akan membahas permasalahan berkisar tentang peralatan kantor.

Kegiatan pembelajaran ini meliputi:

1. Menjelaskan pengertian perbekalan, perabot, dan peralatan kantor
2. Mengidentifikasi bahan, alat, dan perabot kantor yang dibutuhkan
3. Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor

C.1.1. Pengertian perbekalan, peralatan kantor, perabot kantor, dan mesin

kantor
Perbekalan berasal dari kata bekal (supplies, provide, provision),
bahan baku, barang habis pakai jadi bekal barang kebutuhan kantor
yang yang mempunyai sifat habis dalam satu kali proses produksi.
Contohnya kertas, tinta, penghapus, pensil, ballpoint, dan lain-lain.
Peralatan berasal dari kata alat (equipment juga bisa disebut provision),
dan provide with sama artnya dengan melengkapi. Equipment dan atau
provide with merupakan barang-barang kebutuhan kantor yang
mempunyai sifat tahan lama dalam satu kali proses produksi
(DIHILANGKAN). Contohnya: stapler, perforator, standing stamp,
numerator, penseet, dan lain-lain.
Perabot kantor adalah seperangkat meja kerja, kursi, meja tamu,
almari, rak, filing cabinet dan sebagainya. Semua barang-barang ini
mempunyai sifat tahan lama.
Mesin-mesin kantor adalah semua perangkat teknologik baik
yang bersifat manual, elektrik, maupun elektonik. Mesin-mesin kantor
tersebut banyak jenisnya, anatara lain: 1) Mesin penulisan (mesin tik

3
 manual, mesin tik elektrik dan elektronik, komputer), 2) Mesin
penghitungan (mesin jumlah/adding machine, kalkulator) 3), Mesin
pengganda (mesin penggada manual/elektronik, foto coppy, risograph)
4), Mesin penghimpun kertas (stapler, mesin binding), 5) Mesin pembuka
steples (satpler remover), 6) Mesin pemotong kertas (paper cutter), 7)
Mesin penghancur dukumen (paper shreder), 7) Mesin komunikasi
(intercom, telepon, facsimile) dan sebagainya.

C.1.2. Mengidentifikasi bahan, peralatan, dan perabot kantor yang dibutuhkan

Kita kembali pada contoh kasus diatas. Secara umum untuk
menyelesaikan kasus penyelesaian pekerjaan kantor tersebut sangatlah
tidak mungkin kalau kita tidak menggunakan bahan baku/bekal,
peralatan kantor dan perabotan kantor. Tanpa bantuan barang-barang
tersebut kiranya sangat sulit pekerjaan kantor tersebut dapat
diselesaikan secara efektif dan efisien.

C.2. Cara mengoperasikan mesin-mesin kantor

Secara berturut-turut berikut ini akan diuraikan/dibahas bagaimana cara
mengoperasikan peralatan kantor dan sekaligus petunjuk bagaimana
cara perawatannya secara sederhana. Adapun mesin-mesin yang
dimaksud adalah:
1. Mesin Ketik Manual
2. Mesin Ketik Elektronik
3. Mesin Pengganda
4 Mesin Foto Copy
5. Mesin Risograph
6. Mesin Penghancur Dokumen
7. Mesin Penomor
8. Mesin Pelubang Kertas
9. Mesin Jilid
10. Mesin Pemotong Keras
11. Mesin Penghimpun Kertas dan Pembuka Kertas
12. Mesin Proyektor/Data proyektor (LCD)
13. Mesin Proyektor (Overhead Projector)
14. Alat komunikasi
15. Peralatan Kantor lainnya (stopmap, ordner, snelhecter)

4
 C.2.1. Mesin Ketik Manual

MESIN KETIK MANUAL

Gambar mesin ketik Manual

Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada
tiap kantor. Mesin ini dapat dipergunakan untuk :
1. Mengetik berbagai macam surat
2. Mengetik naskah atau teks
3. Mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
4. Mengetik perkerjaan-pekerjaan kecil seperti ; kwitansi, faktur, wesel pos,
kartu pos, berbagai kartu, dll.

Berikut ini diuraikan berturut-turut tentang ciri-cirinya, cara kerjanya,

macamnya, bagian-bagiannya, serta penggunaan dan pemeliharaannya.

5
A. Ciri-ciri, cara kerja, macam, mesin tulis manual.
Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu :
1. Digerakkan dengan tenaga manusia (manual).
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik.
3. Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri.
4. Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri.
5. Penggunaan pita dapat diatur (atas, tengah, bawah).
6. Ukuran hurufnya hanya pica dan elite.
7. Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci.
8. Mencetak dengan batang huruf (balok huruf).
9. Terdapat kait untuk ganti baris.

Cara kerja mesin tulis manual yaitu :

1. Kertas yang akan diketik digulung dengan roll pengulung kertas yang
terletak pada gandaran.
2. Pita yang bertinta karbon terpasang diantara kertas yang tergulung pada
rool dan balok huruf.
3. Tuts dirangkaikan dengan balok huruf, angka, simbul, tanda baca, dll.
Kalau ditekan maka balok huruf menekan pita dan memukul kertas.
Karena pitu itu bertinta maka tekanan balok huruf meninggalkan bekas
pada kertas dengan bentuk yang sesuai balok huruf tersebut.
4. Tiap tekanan tuts mempunyai rangkaian mekanis dengan penggulung
pita dan gandaran sehingga tiap tekanan pada tuts menyebabkan pita
dan gandaran bergeser satu huruf. Oleh karena itu memungkinkan untuk
mengetik berupa rangkaian huruf, angka, tanda baca, dan simbul-simbul.

Macam-macam mesin tulis manual :

Mesin tulis manual dapat dibedakan menjadi beberapa macam
menurut segi-segi pandangan sebagai berikut :
1. Menurut panjang gandaran, dapat dibedakan :
a. Mesin tulis gandaran pendek apabila panjang gandaran 11-13 inci
(1 inci =  25,4 mm).
Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A4 (11,7 x
8,3 inci = 29,7 x 21,0 cm) atau kertas folio dengan ukuran 13 x 8,3
inci (33,00 x 21,0 cm).
b. Mesin tulis gandaran sedang apabila panjang gandaran (15 – 25
inci).

6
 Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A3 (16,5 x
11,7 inci = 42,0 x 29,7 cm) dan A2 (23,3 x 16,5 inci).
c. Mesin tulis gandaran panjang apabila panjang gandaran 27 inci
atau lebih.
Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A0 (46,8 x
33,1 inci = 118,9 x 84,1 cm) dan kertas ukuran A1 (33,1 x 23,3 inci =
84,1 x 59,4 cm).

2. Menurut besar kerangka dan panjang gandaran, dapat dibedakan

menjadi 3 :
a. Mesin tulis portable
Yaitu mesin tulis dengan kerangka kecil dan panjang gandaran 11
inci. Mesin tulis ini tidak dapat untuk mengetik pada kertas ukuran
folio memanjang. Karena bentuknya kecil, ringan dan dilengkapi
dengan tempatnya berbentuk kopor sehingga mudah dibawa
kemana-mana.
b. Mesin tulis semi standard
Yaitu mesin tulis dengan kerangka kecil dan panjang gandaran 13
inci. Mesin tulis ini dapat mengetik pada kertas ukuran folio
memanjang. Biasanya juga dilengkapi dengan tempatnya yang
berbentuk kopor.
c. Mesin tulis standard
Yaitu mesin tulis dengan kerangka besar dan panjang gandaran 13
inci atau lebih. Mesin tulis ini dilengkapi dengan penutup berupa
plastik, tidak berbentuk kopor.

3. Menurut ukuran hurufnya, dapat dibedakan menjadi :

a. Mesin tulis berhuruf pica
Yaitu mesin tulis yang hurufnya besar-besar. 1 inci = 10 huruf.
b. Mesin tulis berhuruf elite
Yaitu mesin tulis yang hurufnya kecil-kecil. 1 inci = 12 huruf.

B. Bagian-bagian mesin tulis manual

Gandaran (Carriage)
Yaitu bagian mesin tulis yang dapat digeser ke kanan dan ke kiri, berjalan
pada relnya untuk membawa kertas yang diketik. Bagian ini terdapat
berbagai alat sebagai berikut :

7
 1) Tombol penggulung (platen knob)
2) Pembebas jarak baris (line space plunger, variable spacer)
3) Pembebas roll (roller release, platen release lever)
4) Pembebas gandaran (carriage release key)
5) Pembebas kertas (paper release lever)
6) Pembebas tabulator total (tabulator total clearance lever, total tab
clearing key)
7) Pengatur jarak baris (line space selector, line space gauge)
8) Papan kertas dan papan penghapus (paper table and erasing table)
9) Penuntun kertas (paper guide)
10) Penyangga kertas dan penunjuk akhir halaman (paper support with page
end indicator)
11) Mistar kertas dan skala kertas (paper bail and paper scale)
12) Pasak garis pinggir, penekan segi (margin stop)
13) Kait (carriage return lever, line space lever)

Kerangka mesin (body)

Yaitu bagian mesin tulis yang di dalamnya berisi mesin yang merupakan
rangkaian peralatan mekanis, menghubungkan papan tuts dengan gandaran.
Apabila tutup mesin dibuka tampak roll pita dan deretan balok huruf.
Pada bagian ini terdapat berbagai alat sebagai berikut :
1. Kunci gandaran (carriage lock)
2. Pemegang kartu (card holder)
3. Penuntun garis (line indicator)
4. Lubang penggaris (ruling holes)
5. Titik ketik (pointer)
6. Pita (ribbon)
7. Penggulung pita (roll, spool)
8. Penggetar pita (ribbon vibrator)
9. Pengembali putaran pita (ribbon feed release)
10. Pengerem pita (stop wing)
11. Pengatur pita (ribbon selector switch)
12. Balok huruf, batang huruf (letter block)
13. Bel (bell)

8
 Papan tuts (key board)
Yaitu bagian mesin tulis yang berupa deretan tuts angka, huruf, symbol,
tanda baca, dan lain-lain. Pada bagian ini terdapt berbagai tuts, sebagai
berikut :
1. Tuts huruf
2. Tuts angka dan simbol
3. Tuts tabulator desimal (decimal tab key)
4. Tuts kunci tabulator (tab set key)
5. Tuts pembebas tabulator (tab clearing key)
6. Tuts tabulator (tab key)
7. Tuts spasi ganda (double space setter )
8. Tuts Pembebas pasak (margin rilis)
9. Tuts Pemundur (back space)
10. Tuts pengubah (shift key)
11. Bilah spasi (space bar)
12. Bilah spasi pengulang (repeat space bar)

C. Cara Mempergunakan dan Pemeliharaan

Uraian di bawah ini hanya akan menjelaskan beberapa hal yang
berhubungan dengan penggunaan mesin ketik secara umum. Uraian ini akan
memberikan gambaran supaya hasil ketikan mendapatkan hasil ketikan
terbaik.
1. Menentukan jenis huruf
Untuk menentukan jenis huruf mesin ketik manual yang kita gunakan
bias dengan cara : lebar kertas diukur dengan mistar kertas yang
berskala atau dengan skala pasak. Tepi kertas sebelah kiri diletakkan di
angka nol pada bilah mistar. Kemudian bisa dilihat bila tepi kertas
sebelah kanan menunjukkan skala 85 berarti mesin menggunakan huruf
pika, sedang bila berskala 102 berarti mesin menggunakan huruf elite.
2. Mendapatkan ketikan yang jelas
Hasil ketikan yang kurang jelas bisa disebabkan oleh beberapa sebab.
Sebab yang paling sering ditemui adalah masalah pita mesin ketik.
a. Pita mesin ketik yang sudah tidak kelihatan atau kering harus segara
diganti.
b. Untuk pita 1 warna ada kemungkinan pada bagian atas atau bawah
sudah habis tintanya. Geser tuas pemilih pita pada posisi warna
merah atau kebalikannya.

9
 c. Pita yang keluar dari putaran,lepas dari penggetar pita agar segera
dikembalikan ke posisi semula agar tidak mengganggu jalannya
spool.

Cara pemeliharaan
a. Bagian luar mesin selalu dibersihkan dengan kain lap yang halus,serbuk
kjotoran dibersihkan dengan kuas, dan balok huruf dibersihkan dengan
sikat dengan bensin sedikit.
b. Bagian yang bergerak secara rutin diberi pelumas
c. Jika mesin tidak sipergunakan harus ditutup dengan penutup dan
gandaran ada pada posisi tengah.
d. Perhatikan kalau menghapus kesalahan dengan karet penghapus,
usahakan sisa kotoran tidak masuk ke dalam mesin.

C.2.2. Mesin Ketik Elektronik

MESIN KETIK ELEKTRONIK (ELECTRONIC TYPEWRITER)

Gambar Mesin Ketik Elektronik

Mesin ketik elektronik adalah mesin tulis dengan penggerak tenaga listrik
dengan komponen dan cara kerja mesinnya elektronik. Mesin ketik ekektronik biasa
yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin ini dapat dipergunakan untuk :
1. Mengetik berbagai macam naskah
2. Mengetik tabel, daftar, dan sheet stensil

10
3. Mengetik pekerjaan kecil, seperti kuitansi, faktur, wesel pos, kartu pos, sampul
surat, dll.
Ada beberapa kelebihan dibandingkan dengan mesin ketik listrik :
1. Pada beberapa merk memiliki internal memori, sehingga mampu menyimpan
data (hasil ketikan) yang dapat dipanggil jika diperlukan.
3. Memiliki display (15 – 80 karakter) yang berfungsi untuk menampakkan hasil
ketikan.
4. Memiliki cetakan dengan system daisy wheel/roda huruf.
5. Menghapus secara otomatis
6. Bila disambungkan dengan computer bisa berfungsi sebagai printer
7. Kerapatan huruf (pitch) :
a. pitch 10 = pika
b. pitch 12 = elite
c. pitch 15 = mikron
Berikut ini diuraikan tentang ciri-ciri, cara kerja, bagian-bagiannya, serta
penggunaan dan pemeliharaannya.

A. Ciri-ciri, cara kerja, mesin ketik elektronik

Ciri-ciri mesin ketik elektronik yaitu :
1. Digerakkan dengan tenaga listrik (elektrik).
2. Cara kerja dan komponen mesinnya elektronik.
3. Gandaran statis (tidak bergerak/digeser ke kanan dan ke kiri).
4. Roll pita (spool) digantikan dengan catrige statis (tempat pita) yang terletak
pada kereta huruf.
5. Pita mesin ketik elektronik hanya dapat digunakan untuk satu kali putaran.
6. Ukuran huruf bisa diganti-ganti sesuai dengan keinginan (print wheel/daisy
wheel) yang dipasang.
7. Mencetak dengan batang huruf yang terletak pada roda huruf (print wheel/
daisy wheel).
8. Untuk ganti baris menggunakan tombol return.

Cara kerja mesin ketik elektronik, yaitu :

1. Kertas yang akan diketik digulung dengan rool pengulung kertas yang
terletak pada tubuh mesin.
2. Pita yang terletak pada catrige terpasang diantara kertas yang tergulung
pada roll dan print wheel.

11
 3. Tuts pada keyboard dirangkaikan secara elektonik dengan kereta huruf yang
terdapat alat pemukul print wheel. Kalau tuts ditekan maka pemukul huruf
menekan print whell dan pita, kemudian memukul kertas sehingga huruf
tercetak.
4. Tiap tekanan tuts mempunyai rangkaian elektronik dengan penggulung pita
dan kereta huruf sehingga tiap tekanan pada tuts menyebabkan pita dan
kereta huruf bergeser satu huruf. Oleh karena itu memungkinkan untuk
mengetik berupa rangkaian huruf, angka, tanda baca, dan simbul-simbul.

B. Macam-macam mesin ketik elektronik :

Mesin ketik elektronik banyak macam seri dan merk tetapi pada
dasarnya sama satu merk dengan merk yang lain. Ada beberapa merk yang ada
di pasaran seperti Sharp, Panasonic, Brother, Triump Adler, dan merk lainnya.
dapat dibedakan menjadi beberapa macam menurut segi-segi pandangan
sebagai berikut :
1. Menurut kapasitas leber kertas dan lebar ketikan, dapat dibedakan :
a. Mesin ketik elektronik kecil apabila kapasitas lebar kertas 9 inci dan
lebar ketikan 8 inci.
Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran A4 (11,7 x 8,3
inci = 29,7 x 21,0 cm) atau kertas folio dengan ukuran 13 x 8,3 inci
(33,00 x 21,0 cm).
c. Mesin ketik elektronik sedang apabila kapasitas lebar kertas 13 – 15
inci dan lebar ketikan 8 inci.
d. Mesin ketik elektronik besar apabila kapasitas lebar kertas 17 inci dan
lebar ketikan 13 inci.
Dapat dipergunakan untuk mengetik pada kertas ukuran folio dengan
posisi tidur/landscape.
2. Menurut besar kerangka mesin, dapat dibedakan menjadi :
a. Mesin ketik elektronik portable
Yaitu mesin ketik elektronik dengan kerangka kecil. Mesin ketik
elektronik ini dapat untuk mengetik pada kertas ukuran folio memanjang.
Karena bentuknya relative kecil, ringan dan dilengkapi dengan penjinjing
mesin sehingga mudah dibawa kemana-mana.
b. Mesin ketik elektronik standar
Yaitu mesin ketik elektronik dengan kerangka besar dan panjang
gandaran 13 inci atau lebih. Mesin tulis ini dilengkapi dengan penutup
berupa plastik, tidak berbentuk kopor.

12
 3. Kapasitas Memori
a. Mesin ketik elektronik tanpa memori
Tanpa dilengkapi dengan memori sehingga tidak bisa menyimpan data
(hasil ketikan)
b. Mesin ketik elektronik bermemori
Mampu menyimpan data dengan kemampuan menyimpan sampai 1 – 8
Kilobyte.

C. Bagian-bagian mesin ketik elektronik

1. Bagian Kerangka Mesin, adalah sebagai berikut :
a. Tutup Mesin ( Top Cover )
Pada setiap mesin ketik elektronik dilenkapi dengan tutup mesin, baik
menutup bagian keyboard saja atau seluruh bagian atas mesin.
b. Tutup akustik (Acoustic cover)
Berfungsi untuk meredam suara dan sebagai pelindung dari debu.
c. Penyangga Kertas (Paper support)
Berfungsi untuk menyangga kertas sewaktu mengetik agar hasil ketikan
mudah di baca.
d. Mistar (Ruler)
Pada posisi di atas carriage terdapat mistar yang berguna untuk
menuntun peletakkan kertas dan margin kiri dan margin kanan. Mistar
juga memperlihatkan posisi kerapatan huruf (pitch) yang akan digunakan
pada saat pengetikan yang berukuran 10, 12, 15. Letak angka-angka ini
berada pada ujung mistar sebelah kiri.
e. Fungsi perintah (Function)
Posisi perintah tercetak pada kerangka mesin ketik dan berada di atas
keyboard. Posisi perintah berada tepat di atas tombol angka satu (1)
sampai dengan tombol sama dengan (=)
f. Penggulung kertas (paper rolling)
Penggulung kertas pada mesin ketik elektronik sifatnya statis (tidak bisa
bergerak kekanan dan kekiri). Fungsinya digunakan untuk menggulung
kertas pada saat akan melakukan pengetikan.
g. Pengumpil Pembebas Kertas (Paper release lever)
Pembebas ini berupa tuas yang bisa ditarik pada saat akan menarik
kertas keluar, sama seperti pada mesin ketik manual yang letaknya
berada pada ujung kanan penggulung kertas.
h. Tombol Penggulung (Platen knob)

13
 Befungsi untuk menggulung kertas secara manual
i. Tombol On-Off
Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin ketik
j. Kereta Huruf/Cetak (Carrier)
Yaitu bagian mesin ketik elektronik yang dapat bergeser ke kanan dan ke
kiri, berjalan pada relnya pada saat mesin ketik beroperasi. Pada bagian
ini terdapat beberapa komponen, seperti :
1) Pemegang Kartu (Card holder)
2) Tempat pita (Ribbon cartridge)
3) Pita penghapus
4) Roda huruf (Print wheel) setiap roda huruf terdiri dari 88 – 112
karakter
5) Pemukul huruf
6) Titik ketik (Pointer)
7) Plastik mika penuntun kertas (paper guide)

k. Papan tuts (key board)

Yaitu bagian mesin tulis yang berupa deretan tuts angka, huruf, simbol,
tanda baca, dan lain-lain. Pada bagian ini terdapt berbagai tuts, sebagai
berikut :
1) Tuts huruf
2) Tuts angka dan simbol
3) Tuts tabulator desimal (decimal tab key)
4) Tuts kunci tabulator (tab set key)
5) Tuts pembebas tabulator (tab clearing key)
6) Tuts tabulator (tab key)
7) Tuts Pemundur (back space)
8) Tuts pengubah (shift key)
9) Bilah spasi (space bar)

D. Cara Mempergunakan dan Pemeliharaan

Uraian di bawah ini hanya akan menjelaskan beberapa hal yang
berhubungan dengan penggunaan mesin ketik elektronik secara umum. Uraian
ini akan memberikan gambaran supaya hasil ketikan mendapatkan hasil ketikan
terbaik. Semua perintah dalam mesin ketik elektronik akan berjalan dengan
selalu menekan tombol Code atau Mode.
1. Mulai menggunakan mesin ketik elektronik

14
 a. Pasang ujung kertas paling kiri pada posisi angka nol yang berada pada
mistar. Putar penggulung kertas hingga kertas masuk ke dalam mesin.
Apabila kertas miring maka luruskan dengan menarik pembebas
pengulung kertas dan luruskan kertas.
b. Pilih kerapatan huruf yang dikehendaki (10, 12, 15). Caranya dengan
menekan tombol Code/Mode sambil ditekan angka 3, 4 atau 5
c. Pasang margin kiri dan kanan sesuai dengan kerapatan huruf yang
dikehendaki dengan melihat mistar.
Pemasangan margin Kiri :
Gerakkan kereta huruf ke kanan dengan menekan tombol spasi sampai
dengan angka margin yang dikehendaki. Angka margin bisa dipasang
dengan melihat titik pointer, dimana titik pointer itu berhenti di situlah
angka yang akan terpasang. Kemudian tekan tombol Code/Mode sambil
menekan tombol angka 1.
Pemasangan margin kanan :
Gerakkan kereta huruf lebih ke kanan dengan menekan tombol spasi
sampai dengan angka margin yang dikehendaki. Angka margin bisa
dipasang dengan melihat titik pointer, dimana titik pointer itu berhenti di
situlah angka yang akan terpasang. Kemudian tekan tombol Code/Mode
sambil menekan tombol angka 2.
d. Pilih jarak baris ketikan. Dengan cara tekan tombol Code/Mode sambil
tekan tombol angka 6, 7 atau 8.
2. Cara pemeliharaan
a. Bagian luar mesin selalu dibersihkan dengan kain lap yang halus,serbuk
kjotoran dibersihkan dengan kuas, dan balok huruf dibersihkan dengan
sikat dengan bensin sedikit.
b. Bagian yang bergerak secara rutin diberi pelumas
c. Jika mesin tidak sipergunakan harus ditutup dengan penutup dan
gandaran ada pada posisi tengah.
3. Fungsi perintah
Code/Mode + C/CTR (Centering) = untuk menulis dari tengah
Code/Mode + B (Bold) = untuk menulis huruf tebal
Code/Mode + R (Right Margin Flush) = untuk menulis dari sebelah kanan
Code/Mode + U (Underline) = untuk menulis garis di bawah tulisan
X = untuk menghapus tulisan satu huruf

Quick Eraser = untuk menghapus tulisan satu kata

15
 Catatan : untuk menghilangkan/menetralkan perintah maka tekan tombol yang
sama atau tekan perintah yang sama. Indikator perintah masuk akan terdengar
sinyal bunyi BIP dari mesin sekali. Indikator perintah netral apabila ketika
memasukkan perintah maka tidak akan terdengar bunyi BIP keluar.

C.2.3. Mesin Pengganda

MESIN PENGGANDA (DUPLIKATOR)

Gambar Mesin Duplikator

Di sini akan dibahas dua buah mesin pengganda yaitu mesin stensil dan
mesin foto kopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual
(mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin
yang digerakkan dengan arus listrik)
A. Mesin Stensil Elektronik (Electronic Stencil Duplicator)
Mesin stensil elektronik dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat
dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.
Ciri-ciri mesin stensil manual:
1. Tenaga pengeraknya menggunakan tenaga listrik Komponen dan cara kerja
mesin bersifat mekanis
2. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
3. Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter
sebagai sheet master
4. Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual:

1. Silinder tinta (ink cylinder)
2. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)

16
 3. Kain penyaring tinta (ink screen)
4. Plat baja (steel band)
5. Kerangka mesin
6. Pintu tinta (inker door)
7. Pompa tinta (ink pump)
8. Alat penghitung (counter)
9. Pengatur tinta (ink control)
10. Engkol (handle)
11. Pengatur posisi cetakan (copy positioning)
12. Pengungkit pencetak (print lever)
13. Pengatur pemasukan kertas (feed contril)
14. Penutup mesin
15. Papan kertas (feed bord)
16. penahan kertas (back guide)
17. Papan penerima (receiving board)
18. Penuntun kertas (paper guide)
19. Tombol power utama
20. Tombol penggerak on/off

B. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct
proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan
(liquide duplicator)

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia (manual)
2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3. Menggunakan master paper
4. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
5. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
6. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
7. Penggandaan menggunakan kertas folio
8. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil sepiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)
2. Alat penghitung (counter)

17
 3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)
4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)
5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)
6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)
7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)
8. Engkol (handle)
9. Tutup atas (top cover)
10. Silinder logam (metal cylinder)
11. tempat hasil gandaan (receiving tray)

C.2.4. Mesin Foto Kopi

Mesin foto Kopi adalah salah satu bentuk mesin penganda dengan tenaga
lsitrik dan rangkaian komponennya elektronik. Proses kerja mesin foto kopi
adalah merekam gambar/ tulisan dengan lensa, kemudian mencetak ulang
dengan sistem cetak tinta.

1. Bagian-bagian mesin foto copi

a. Orinal cover
b. Original glass
c. Original tray
d. Papan kertas 1/1

18
 e. Baki kertas (kapasitas 1 sampai dengan 1000 lembar) tergantung
jenis mesinnya
f. Almari
g. Tutup/pintu berfungsi sebagai ready
h. Tombol on/off
i. Copy Tray
j. Start/tombol cetak

2. Fungsi tombol
a. Tombol on/off,
b. Tombol start, akan menyala beberapa menit setelah tombol on/ff
diaktifkan. Jika tombol ini menyala dengan warna orange berarti
mesin belum siap bekerja, dan jika tombol ini menyala dengan warna
hijau berarti mesin sudah siap bekerja
c. Tombol Copy quantity
d. Tombol indikator untuk terang dan gelap
e. Tombol indikator petunjuk adanya kertas yang tertinggal dalam
silinder
f. Tombol indikator penambahan tinta
g. Tombol untuk operasi manual 1/1 (satu per satu)

3. Cara kerja mesin foto copy:

a. Nyalakan tombol on/off,
b. Buka original cover dan masukkan bahan yang akan dicoppy ke
atas orginal glassis dalam posisi terbalik
c. Tekan tombol start untuk satu kali kopi, jika kita ingin mengkopi
rangkap banyak tekan numerik pada tombol coppy quantity sesuai
yang kita kehendaki

19
 C.2.5. Mesin Risograph

Gambar Mesin Risograph

20
 Penampang Atas

1 2 3 4 5 6 7 AUTO LINE MASTER

PHT MAKING

TES ALL
100% 1/ 1 N PRN PRN
REDUCE
U
1. Add paper M
2. Replace ink E
cartridge
3. Replace master R
roll I
4. Replace empty dis
Chek setting posal C

Scaning Print posision Speed

1 2 3 4 5 -20 20 0 10 20+ 1 2 3 4 5

light Dark ◄NORMAL► ◄NORMAL►

◄NORMAL►
STOP START

 Call ● Save ● C (Erase)

A. Panel/Tombol Utama Mesin Risograph

1. Place original adalah temapat untuk memasukkan dokumen yang akan
dicetak
2. Select print quantity
3. Start
4. Wait
5. Collor drum
6. Program
7. 1. Add paper
8. 2. Replace ink cartridge
9. 3. Replace master roll
10. 4. Replace empty disposal box
11. Scaning 1---2---3---4---5 ( light-------Dark )
12. Print posision ( -20---10---0---10---20 + )
13. Speed ( 1---2---3---4---5 )
14. Call

21
 15. Save
16. C (Erase)
17. Stop
18. Start
19. Test print
20. All print
B. Cara mengoperasikan mesin risograph
1. Tekan tombol ON/OFF
2. Masukkan kertas ke tray
3. Tekan Start
4. Tekan numeric untuk menentukan jumlah cetakan
5. Tekan C (Erase) jika master sudah tidak digunakan lagi

C.2.6. Penghancur Dokumen

MESIN PENGHANCUR DOKUMEN (PAPER SHREDER)

Mesin ini berfungsi untuk menghacurkan segala macam dokumen bahan

kertas sejenis kertas HVS dengan cara dipotong secara vertikal maupun sirkel.
1. Ciri-cirinya:
a. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
b. Bekerja secara mekanis
c. Hasil potongannya vertikal/sirkel
d. Pemotongan maksimal tergantung jenis dan merek mesin
2. Komponen-komponen mesin penghancur dokumen
a. Tombol ON/OFF

22
 b. Tombol penggerak penghancuran
c. Tombol penggerak pembatalan
d. Lampu indicator
e. Lampu optic
f. Lobang kertas
g. Pisau pemotong
h. Bak tempat hasil penghanacuran
3. Cara penggunaanya
a. Tekan tombol ON/OFF
b. Masukan kertas satu per satu ke lobang penghancur
c. Usahakan dokumen yang akan dihancurkan melewati titik optik yang
berada di depan pisau pemotong
d. Jika ragu-ragu dapat dibatalkan dengan menekan tombolpembatalan
secara terus menerus sampai dokumen benar-benar keluar dari mesin. INI
HANYA DAPAT DILAKUKAN TERHADAP JENIS POTONGAN
VERTIKAL/MEMANJANG
4. Cara perawatan
a. Tempatkan pada yang kering/tidak lembab
b. Bersihkan pisau pemotong dengan menggunakan stilus (bahan pengungkit
dari plastic) tidak direkomendasikan pembersihan pisau pemotong dengan
menggunakan kawat/logam
c. Buanglah hasil potongan (berada di bak hasil potongan) sebelum
menyentuh menyentuh pisau pemotong
C.2.7. Numbering Machine/ Numerator

MESIN PENOMOR (NUMBERING MACHINE)

23
 Mesin penomor disebut juga Numbering Machine dalam bahasa Inggris,
dan Numerator dalam bahasa Belanda. Mesin penomor biasa digunakan untuk
memberikan nomor secara urut dan memberi nomor rangkap pada kuitansi,
faktur, kartu-kartu, formulir, karcis/tiket, kupon, saham, obligasi, dan lain-lainnya.

Mesin penomor berbeda dengan cap penomor (number stamp) walaupun

keduanya banyak digunakan. Mesin penomor dapat membuat urut atau rangkap
secara otomatis. Untuk cap nomor harus ganti cap atau roda nomor harus diputar
dahulu seperti cap tanggal.

Mesin penomor yang bayak dipergunakan dapat dibedakan menurut

bentuk dan ukuran angkanya, yaitu:
1. Mesin penomor kecil merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih
kecil terdiri dari 4 - 6 digit.
2. Mesin penomor besar merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih
besar terdiri dari 7 digit.

A. Ciri-ciri mesin penomor

1. Digerakkan dengan tangan
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
3. Terdapat pengatur angka rangkap
4. Membuat nomor secara otomatis dengan cara menekan
5. Pengaturan angka menggunakan stylus.
B. Cara mempergunakan mesin penomor
1. Memberi tinta
2. Mengatur nomor pertama
3. Membuat nomor
C. Cara pemeliharaan mesin penomor
1. Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk menjaga agar tidak mudah
berkarat.
2. Menekan dengan wajar pada waktu membuat nomor.
3. Jika tidak dipergunakan dimasukkan laci atau kotak yang rapat dan
kering.
4. Angk-angkanya sering dibersihkan dengan kerosine.
5. Jangan sekali-kali menggunakan tinta cap sebab figure wheel (roda
angka) dapat lengket bila tinta cap itu kering.
6. Jangan menggunakan stylus logam supaya roda angka tidak mudah aus.

24
C.2.8. Mesin Perforator

MESIN PELUBANG KERTAS (PERFORATOR)

Gambar mesin pelubang kertas (perforator)

Pelubang kertas dalam bahasa Inggris disebut punched card machine,

hole puncher dan dalam bahasa Belanda disebut sebagai perforator.
Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan
fungsinya menjadi tiga, yaitu :
1. Pelubang kertas dengan satu pelubang dipergunakan untuk melubangi
kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dan lain-lainnya yang
membutuhkan satu lubang saja.
2. Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan untuk
melubangi kertas yang akan disimpan dalam dalam snelhechter atau brief
ordner.
3. Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan untuk
melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.

A. Ciri-ciri Pelubang Kertas

1. Digerakkan dengan tangan (tenaga manusia/ manual)

25
 2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
3. Membuat lubang bulat dengan garis tengah 5 mm.
B. Cara kerja pelubang kertas
1. Mata pelubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-tajam
dihubungkan dengan bagian penekan.
2. Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tengah sama berposisi lurus
dengan mata pelubang.
3. Kertas diletakkan pada papan kertas, bila alat penekan ditekan mata
pelubang menembus kertas dengan meninggalkan lubang bulat sebesar
mata pelubang dengan garis tengah 5 mm.

C. Bagian-bagian pelubang kertas

1. Alat penekan di bagian atas dilengkapi dengan per
2. Mata pelubang berwarna putih terbuat dari besi baja dengan permukaan
cekung tajam
3. Papan kertas dilengkapi dengan lubang-lubang
4. Penujuk titik tengah
5. Alas tempat sisa kertas lubang

D. Cara menggunakan pelubang kertas

Cara menggunakan pelubang kertas biasa adalah sebagai berikut :
1. Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekaligus. Lembar
teratas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah panjang kertas.
Lalu bagian tepi kertas diratakan.
2. Kertas diletakkan pada papan kertas, masukkan pada papan penjepit
hingga rata dan menyentuh batas lubang penjepit. Titik tengah panjang
kertas diletakkan lurus pada ujung penunjuk titik tengah.
3. Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas
berlubang.

E. Cara pemeliharaan pelubang kertas

1. Selalu bersihkan mesin dengan kain halus pada seluruh permukaan
untuk menghindari karat dan ditempatkan ditempat kering.
2. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan.
3. Sisa kertas lubang dibersihkan dari tempatnya sehabis dipergunakan.
C.2.9. Mesin Binding

26
 MESIN PENJILID (BINDING MACHINE)

Gambar Mesin Penjilid (Binding Machine)

Mesin binding adalah mesin yang secara umum digunakan untuk

membendel kertas atau menjilid kertas yang berupa laporan, buku-buku,
kalender meja, katalogus, booklet, dll. Mesin binding dapat dibedakan menjadi 2
macam :
1. Menurut jenisnya dapat dibedakan menjadi :
a. Mesin penjilid buku
Mesin penjilid ini bentuknya lebih besar, dipergunakan untuk menjilid
buku-bukudalam jumlah besar. Mesin jenis ini biasa terdapat di
percetakan-percetakan.
b. Mesin penjilid laporan
Bentuknya lebih kecil, dipergunakan untuk menjilid laporan dengan
penjilid plastik atau kawat spiral. Mesin jenis ini biasa digunakan di
kantor-kantor atau instansi.

2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan menjadi :

a. Mesin penjilid manual
Mesin penjilid manual digerakkan dengan tenaga tangan atau tenaga
manusia
b. Mesin penjilid listrik
Mesin penjilid listrik digerakkan dengan tenaga listrik.
Secara umum akan di jelaskan dan dibahas mengenai mesin penjilid
manual dengan spiral plastik.

27
A. Ciri-ciri mesin penjilid
1. Penjilidan menggunakan plastic berbentuk spiral dengan hasil jilidan
meyerupai album foto.
2. bagian tepi kertas laporan yang akan di jilid diberi lubang-lubang lebih
dahulu. Lubang-lubang berbentuk segi empat dengan ukuran 8 x 3 mm
dan jarak antar lubang 5 mm ( kertas folio memanjang terdiri dari 20
lubang). Lubang-lubang itu sebagai tempat gigi plastic penjilid.
3. Cara kerja dan komponennya mekanis.

B. Bagian-bagian mesin penjilid

1. Papan kertas
Berguna untuk meletakkan kertas yang akan dilubang pada posisi yang
tepat dan dilengkapi dengan pisau pelubang.
2. Penuntun kertas
Dipergunakan untuk mengatur batas tepi kertas. Terletak di sebelah
kanan tepatnya dibawah handel/engkol, dengan skala 1, 2, 3, 4
3. Laci penampung potongan kertas
Berfungsi sebagai tempat potongan kertas yang telah dilubang. Laci
berada di bawah papan kertas.
4. Pisau pelubang kertas
Pisau ini berupa gigi-gigi tajam untuk melubangi kertas yang akan dijilid.
5. Engkol (handle)
Handle digunakan untuk menggerakkan gigi pelubang kertas, pembuka
dan penutup plastic penjilid. Terletak di samping kanan dengan
pegangan yang dapat dilipat.
6. Gigi pemegang plastik penjilid
Dipergunakan untuk memegang plastic penjilid, terletak di bagian atas
mesin dengan gigi-gigi menghadap ke atas
7. Gigi pembuka plastik penjilid
Dipergunakan untuk membuka plastik penjilid, terletak di bawah gigi
pemegang plastik penjilid
8. Tombol pengatur tebal tipis
Dipergunakan untuk mengatur tebal tipisnya (jumlah lembar dokumen)
yang akan di lubangi, jika jumlah lembar yang akan kita lubangi sedikit
(tipis) maka tekan tombol pengatur ini kedalam dan putar berlawanan

28
 denga arah jarum jam, dan sebaliknya jika dokumen yang akan dilubangi
tebal maka arahkan tombol pengatur ini searah dengan arah jarum jam

C. Cara kerja mesin penjilid

1. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
2. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan ke dalam lubang-
lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
3. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

D. Cara menggunakan mesin penjilid

1. Posisikan engkol (handle) tegak lurus ke atas. Kertas yang akan dijilid
diratakan, penuntun kertas diatur, kertas diletakkan pada papan kertas
dan dimasukkan pada tempat pelubang sampai menyentuh tepi bagian
dalam. Sekali melubangi 15 lembar.
2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekan
engkol ke depan (ke arah operator) sampai kertas itu berlubang. Setelah
melubang kertas maka posisi engkol kembalikan ke posisi lurus atas.
3. Plastik penjilid dipasang pada gigi pemegang plastic dengan posisi ujung
gigi ring plastik penjilid di depan dengan punggung di belakang.
4. Engkol di dorong ke arah belakang mesin secukupnya untuk membuka
gigi ring plastik penjilid.
5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak sedemikian rupa agar
tiap-tiap lubang kertas tepat pada ujung gigi ring plastik penjilid dengan
cover depan menghadap operator.
6. Kertas yang akan di jilid diletakkan mendatar dengan cover di bawah dan
engkol ditarik kembali pada posisi tegak lurus sehingga ujung gigi ring
plastik penjilid menutup kembali.
7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilidkan ke atas sampai lepas.

E. Cara pemeliharaan mesin penjilid

1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat
2. Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi segera
dibersihkan.
3. Bagian yang bergerak diberikan pelumas secara berkala

F. Plastik dan kawat penjilid

29
 1. Plastik penjilid bulat (round binding)
Terdiri dari 13 macam dengan garis tengah 4½ mm - 28½ mm.
2. Plastik penjilid oval (oval binding)
Terdiri dari 6 macam dengan garis tengah 25 – 52 mm.
3. plastik penjilid punggung sempit (narrow back binding)
Terdiri dari 8 macam dengan garis tengah 4½ - 15½ mm.

Gambar plastic dan kawat binding

Gambar hasil lubang binding

C.2.10. Pemotong Kertas

30
 PEMOTONG KERTAS (PAPER CUTER)

Gambar Guillotine

Gambar Paper Cutter

A. Mesin pemotong kertas

Mesin pemotong kertas dalam bahasa Inggris disebut Guillotine. Di kantor-
kantor umumnya terdapat dua macam pemotong kertas, yaitu:
1. Guillotine
Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat,
atau memotong kertas sampai dengan tebal 6 cm sekaligus.

2. Paper Cutter

31
 Paper Cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong
lembaran kertas sampai dengan 15 lb.

B. Ciri-ciri pemotong kertas

1. Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
3. Memotong kertas dengan pisau yang ditekan

C. Cara kerja mesin pemotong kertas

1. Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan
dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
2. Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya
maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan
alat pemotong.

D. Cara pemeliharaan pemotong kertas

1. Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain
halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering.
2. Bagian per/spiral pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
3. Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
4. Jangan sampai memotong kertas yang ada pada bendelan berupa kawat
staples

C.2.11. Stapler dan Stepler Remover

32
 PENGHIMPUN KERTAS (STAPLER)

Stapler atau stepler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan
cara memasukkan isi stapler (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian
bawah kertas bila panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas.
Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios
fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu
populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang
dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering
digunakan di Indonesia untuk penguat bungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak
keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.
Stapler terdiri dari beberapa ukuran yang menggunakan isi stapler yang
berbeda-beda:
1. Ukuran kecil, memakai isi ukuran No.10 (standar JIS) atau No.23 (standar Eropa-
Amerika), bisa menjilid kertas fotokopi hingga 20 lembar
2. Ukuran sedang, memakai isi ukuran No.3 atau No.35, menjilid kertas fotokopi 30
hingga 75 lembar bergantung pada panjang isi stapler
3. Ukuran besar, memakai isi ukuran No.1 atau No.12, bisa menjilid kertas fotokopi
dari 50 hingga sekitar 250 lembar bergantung pada panjang isi stapler. Tidak
bisa digunakan untuk menjilid kertas dalam jumlah sedikit, karena bagian isi
stapler yang keluar dari kertas terlalu panjang.

Stapler zaman kuno

Stapler pertama menurut catatan tertulis berasal dari abad ke-18 di Perancis.
Menurut legenda, mesin stapler yang dioperasikan dengan tangan sudah dibuat
untuk Raja Louis XIV dari Perancis di tahun 1700-an. Setiap mesin stapler diberi
lambang kerajaan. Pemakaian kertas semakin meluas di abad ke-19 membutuhkan
alat penjilid kertas yang lebih praktis. Seorang penemu bernama Samuel Slocum
memperoleh paten untuk alat penjilid kertas modern pada tanggal 30 September
1841. Berdasakan gambar paten dan penjelasannya, alat ini belum bisa disebut
stapler. Alat ciptaan Slocum hanya menyatukan kertas dengan semacam paku
supaya lebih mudah dikemas dalam jumlah banyak. Penciptanya memang
mengabdikan seumur hidupnya untuk menjual paku sambil menyempurnakan desain
paku. Alat diciptakan semata-mata untuk memasarkan paku yang diproduksinya.
Pada tanggal 7 Agustus 1866, alat bernama Novelty Paper Fastener
dipatenkan oleh perusahaan bernama Patent Novelty Mfg Co. Alat ini hanya dapat

33
diisi dengan satu isi stapler, bisa digunakan untuk menjilid kertas, buku, hingga
memaku karpet, mebel, atau kotak. Isi stapler dibuat dalam berbagai ukuran, 3/16
inci, 1/4 inci, 3/8 inci, dan 1/2 inci.
Pada tanggal 24 Juli 1866, George W. McGill memperoleh U.S. Patent No.
56,587 untuk prototipe isi stapler modern berupa penyatu kertas dari kuningan yang
bisa dibengkokkan. Di tahun berikutnya pada tanggal 13 Agustus 1867, George W.
McGill kembali menerima U.S. Patent No. 67,665 untuk alat tekan yang bisa
memasukkan isi stapler ke dalam kertas. Alat ini ikut dipamerkan di Centennial
Exhibition tahun 1867 yang diselenggarakan di Philadelphia. McGill terus bekerja
menyempurnakan berbagai alat stapler dan isinya hingga tahun 1880-an. Pada
tanggal 18 Februari 1879, hak paten No. 212,316 diterima McGill dari kantor paten
Amerika Serikat untuk alat tekan memasukkan isi stapler yang disebut McGill Single-
Stroke Staple Press. Alat ini beratnya 1,1 kilogram dan bisa diisi dengan satu isi
stapler ukuran 1/2 inci untuk satu kali pengisian. Isi stapler bisa menembus beberapa
lembar kertas sekaligus.
Beberapa alat untuk menjilid atau mengikat kertas sebenarnya tidak
menggunakan klip, paku, atau isi stapler. Kertas dilubangi dan dilipat sehingga
sejumlah kertas bisa dijilid sekaligus. Sebagian di antaranya bahkan sudah
mendapat hak paten, termasuk alat yang disebut Clipless Stand Machine. Alat ini
dibuat di Newton, Iowa dan dijual antara tahun 1880-an hingga tahun 1920-an.
Kertas dilubangi membentuk bagian kertas seperti lidah yang bisa dilipat di bagian
belakang kertas. Cara kerja yang sama juga digunakan alat yang disebut Bump's
New Model Paper Fastener.

A. Penghimpun kertas
Penghimpun kertas dipergunakan untuk membendel kertas atau surat-
surat. Menurut kemampuan dan bentuknya penjepret kertas dapat dibedakan
menjadi:
1. Penghimpun kertas kecil yaitu penghimpun kertas yang bentuknya kecil dan
mampu untuk membendel kertas maksimum 10 lembar.
2. Penghimpun kertas sedang adalah penghimpun kertas yang bentuknya
sedang dan kemanpuannya untuk membendel 10 - 20 lembar.
3. Penghimpun kertasa besar adalah penghimpun kertas yang bentuknya besar
dan kemampuan untuk membendel lebih dari 20 lembar.

B. Ciri-ciri penghimpun kertas yaitu:

1. Digerakkan dengan tenaga manusia

34
 2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
3. Baru berfungsi bila diisi dengan nietjes/staples
4. Membendel kertas dengan kawat staples yang menembus pada kertas yang
dibendel.

C. Cara kerja penghimpun kertas

1. Kawat staples dengan ujung dibawah yang dikendalikan oleh per bila ditekan
oleh alat penekan satu per satu akan keluar lewat bagian mulutnya.
2. Bagian alas yang dilengkapi dengan lekukan untuk melipat kawat steples
akan bekerja bila mendapat tekanan yang cukup.
3. Kertas yang akan dibendel diletakkan antara bagian alas dan bagian mulut
sehingga kawat staples yang mendapat tekanan dari bagian penekan akan
menmbus kertas dan bagian ujungnya terlipat oleh lekukan pelipat.

D. Cara pemeliharaan alat pernghimpun kertas/Stapler

1. Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah karat, kalau ada
kotoran yang melekat dapat dibersihkan dengan bensin, alkohol atau spirtus
dan disimpan ditempat yang kering.
2. Jangan memasukkan kawat staples melebihi kemampuannya supaya daya
lentur per tetap kuat.
3. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan karena
menimbulkan tekanan tidak wajar.
4. Menjaga lebar bagian mulut terutama untuk stapler yang sudah lama
dipergunakan dengan jalan memukul secukupnya supaya tidak terlalu lebar.
5. Kalau terjadi kemacetan dibagian mulut usahakan agar tidak memukul-
mukulkan alat ini tetapi usahakan untuk mengeluarkan kawat yang terjepit
pada lubang alat ini

Gambar Staples Gambar Stapler

E. Model stapler
1. Stapler permanen

35
 Cara ini merupakan cara kerja yang paling sering digunakan. Bahan
yang ingin dijilid disatukan dengan isi stapler. Tekanan dari lengan bagian
atas stapler melipat ujung isi stapler yang melebihi tebal kertas. Isi stapler
yang mengunci di bagian belakang kertas bisa berbentuk standar atau datar
sesuai dengan pola yang ada di lengan bagian bawah stapler. Pola standar
membuat isi stapler yang terlipat di bagian belakang kertas menjadi agak
melengkung. Sedangkan pola datar membuat isi stapler terlipat dengan rata,
sehingga tumpukan kertas yang sudah dijilid bisa terlihat lebih rapi.
Pembuka stapler adalah alat sederhana yang digunakan untuk
membuka isi stapler yang tertanam di dalam kertas. Alat ini berbentuk seperti
kait ganda yang menarik bagian isi stapler yang terlipat dan meluruskannya.

Gambar Stapler Besar

2. Stapler pemaku
Stapler bisa digunakan memaku poster atau kertas tebal di dinding
atau papan pengumuman. Stapler jenis ini sering disebut Tacker. Sebagian
stapler kantor memiliki lengan bagian bawah yang bisa dilipat keluar,
sehingga lengan stapler bagian atas bisa dipakai untuk memaku. Pekerja
konstruksi menggunakan stapler khusus yang disebut staple gun untuk
memaku karpet, kayu lapis, dan sebagainya.

3. Stapler penjilid majalah

Stapler penjilid majalah mempunyai lengan bagian bawah yang tetap
dan lengan bagian atas yang bisa digeser-geserkan. Lembaran kertas yang
hendak dijilid menjadi majalah atau brosur harus dijilid di lipatan bagian
tengah yang tidak bisa dicapai stapler biasa.

36
 Gaambar Stapler Majalah

4. Stapler listrik
Stapler bertenaga listrik sering digunakan di kantor yang
berhubungan dengan penjilidan, penerbitan, dan pengemasan. Penjilidan
kertas bisa dilakukan secara cepat dan akurat dengan stapler otomatis.
Mesin foto kopi model mutakhir yang dilengkapi penjilid otomatis
(stacker/stapler) bisa mengeluarkan salinan yang sudah dijilid dengan stapler
secara otomatis.

Gambar Stapler Listrik

MESIN PEMBUKA KAWAT STAPLES (Staple Remover)

37
 Mesin pembuka isi stapler adalah alat Bantu yang digunakan untuk
membantu membuka kawat stapler dengan lebih mudah dan aman. Pembuka isi
stapler ada 2 jenis, yaitu model tarik dan model jepit.

1. Cara kerja model tarik

a. Pembuka isi stapler dipegang dengan tangan kanan, posisi ibu jari kea
rah belakang dan pembuka stapler berada di antara telunjuk dan jari
tengah
b. Masukkan ujung penahan ke dalam kawat, lalu kaitkan
c. Tariklah pembuka isi stapler dengan telunjuk dan jari tengah serta
ditahan dengan ibu jari, hinggga isi stapler lepas

2. Cara kerja model jepit

a. Pembuka isi stapler dipegang dengan tangan kanan dengan posisi di
antara telunjuk dan ibu jari
b. Masukkan ujung pembuka isi stapler di antara kertas dan punggung isi
stapler
c. Jepitlah dengan ibujari dan telunjuk, hingga isi stapler lepas.

3. Pemeliharaan
a. Bersihkan kotoran yang melekat pada seluruh komponen dengan
menggunakan alcohol agar alat bebas karat.
b. Simpan alat ditempat yang kering
c. Bagian yang bergerak berikan pelumas

C.2.12. PROYEKTOR/DATA PROYEKTOR (LCD)

38
 Pojector adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk
memproyeksikan tulisan atau gambar yang dikoneksikan dengan komputer,
sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih lebih jelas dan besar.

Nama Tiap Bagian Pada Unit Utama

NO NAMA FUNGSI
1 Lensa Memproyeksikan pembesaran gambar
2 Infrared remote sensor Mengirim perintah melalui remote control
3 Tombol pengatur ketinggian Mengatur naik/turun ketinggian
4 Saluran udara keluar Melepas udara panas
5 Panel kendali Panel untuk mengoperasikan
6 Tuas pembesaran Mengatur pembesaran gambar
7 Saluran udara masuk Memasukkan udara
8 Panel belakang Menghubungkan dengan alat yang lain
9 Pengatur kemiringan Mengatur kemiringan horisontal
10 Tutup Lampu Buka tutup untuk penggantian lampu
11 Pengatur ketinggian kaki Mengatur sudut kemiringan
12 Tuas fokus Mengatur kejelasan gambar

Nama Tiap Bagian Pada Bagian Penel belakang

NO NAMA
1 Lensa
2 Infrared remote sensor
3 Tombol pengatur ketinggian
4 Saluran udara keluar
5 Panel kendali
6 Tuas pembesaran
7 Saluran udara masuk
8 Panel belakang
9 Pengatur kemiringan
10 Tutup Lampu
11 Pengatur ketinggian kaki
12 Tuas fokus
a. Cara menggunakan/menghidupkan proyektor/data proyektor (LCD)
1) Tekan tombol saklar power
FUNGSI
Memproyeksikan pembesaran gambar
Mengirim perintah melalui remote control
Mengatur naik/turun ketinggian
Melepas udara panas
Panel untuk mengoperasikan
Mengatur pembesaran gambar
Memasukkan udara
Menghubungkan dengan alat yang lain
Mengatur kemiringan horisontal
Buka tutup untuk penggantian lampu
Mengatur sudut kemiringan
Mengatur kejelasan gambar

39
 2) Tekan tombol ON/STANDBY seali saja, maka 3 lampu ON, LAMP, DAN
FAN juga menyala, kemudian diikuti munculnya tampilan logo TOSHIBA
3) Hubungkan kabel data ke peralatan yang akan dikoneksikan misalnya
komputer atau video
4) Jika dikoneksikan dengan komputer, maka sambungkan kabel data/soket
ke LCD yang bertulisan computer. Bila akan dihubungkan dengan video,
maka sambungkan kabel data/soket ke LCD yang bertuliskan video
5) Aktifkan peralatan (komputer atau video) yang akan dikoneksikan ke
LCD
6) Tekan tombol INPUT pada LCD/REMOTE CONTROLE
7) Atur kemiringan sudut dengan menekan knop baut yang berfungsi
sebagai kaki depan LCD sesuai sudut yang kita inginkan
8) Untuk mengatur lebar layar dengan memutar cincin ZOOM
9) Untuk mengatur ketepatan tembak/fokus, putar cincin fokus
10) Untuk mengatur volume suara tekan ► ◄

b. Cara mematikan LCD

1) Tekan tombol ON/OFF dua kali agak lamban dan jangan terlalu cepat,
maka tombol LAMP berkedip kedip dan kipas pendingin masih aktif dan
tunggu beberapa saat sampai dengan tombol LAMP padam
2) Lepaskan kabel koneksi dari peralatan
3) LCD sudah bisa dikemas

c. Peringatan,
1) Produk ini produk kelas A dan dapat menimbulkan gelombang frekuensi
2) Jangan membuka tutup kabin, terdapat tegangan tinggi yang berbahaya

d. Perawatan:
1) Gunakan sumber daya (energi) sesuai karakteristik mesin
2) Jangan menutup mesin yang masih aktip
3) Hindarkan dari air dan kelembaban tinggi
4) Bersihkan peralatan ini dengan menggunakan kain halus, baersih dan
tidak berdebu
5) Tidak direkomendasikan membersihkan alat ini dengan menggunakan
cairan pembersih
6) Bebaskanari tumpukan
7) Simpan pada tempat yang kering

40
C.2.13. Overhead Projector

Overhead Projector (OHP)

Overhead Pojector adalah media komunikasi visual yang

dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparansi
film yang diletakkan di atas OHP ke layar sehingga memperoleh hasil
proyeksi yang lebih lebih jelas dan besar.
OHP dipergunakan dengan pertimbangan-pertimbangan antara lain :
1. Komunikasi berlangsung pada ruang biasa yang terang sehingga
komunikan dapat membuat catatan yang diperlukan.
2. komunikasi dilakukan dengan tatap muka sehingga komunikasi selalu
terkontrol
3. informasi tersampaikan dengan bertahap dan terencana dengan materi
yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan matang
4. Pembuatan transparansi dan pengoperasian OHP relatif lebih mudah
5. Penyampaian materi dan informasi lebih komunikatif
6. OHP dapat memproyeksikan gambar berwarna sehingga lebih menarik
perhatian.
Overhead Projector dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :
1. Menurut besar-kecilnya kerangka mesin :
a. Classroom overhead projector (OHP kelas)
Jenis ini sering dijumpai, bentuknya lebih besar untuk dipergunakan
dalam ruangan/kelas, ditempatkan pada posisi tetap.
b. Portable overhead Projector (OHP kecil)
OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicara
yang pindah-pindah temapt/

2. Menurut model tangkai :

a. OHP dengan tangkai lensa lurus
Jenis ini memiliki tangkai lensa lurus, kalau dikemas tangkainya
dapat dilipat pada sumbunyadan lensa dimasukkan dalam mesin di
bawah alas transparansi.
b. OHP dengan tangkai lensa lengkung

41
 Jenis OHP ini mempuyai tangkai lensa lengkung. Kalau dikemas
tangkai dan lensanya dilepas sendiri-sendiri dari sumbunya

Ciri-ciri Overhead Projector

1. Digerakkan dengan tenaga listrik (200 – 360 watt)
2. Alas transparansi berupa kaca jernih dengan posisi mendatar
3. menggunakan transparansi film sebagai media yang memuat
tulisan/gmabar yang akan diproyeksikan pada layar.
4. lensa proyeksi terdapat di bagian atas dilengkapi dengan pengaturan
fokus yang mudah digerakkan ke atas dan ke bawah.
5. pada suhu tertentu kipas pendingin akan berputar dan mati secara
otomatis.

Cara Kerja OHP

1. Transparansi film yang memeuat tulisan atau gambar diletakkan
mendatar pada alasnya yang terbuat dari kaca jernih terletak di
permukaan bagian atas OHP
2. Pada waktu OHP dihidupkan ampu yang berada dalam mesin terletak di
bagian samping belakang menyala
3. Arena bola lampu dalam dikelilingi dengan reflektor, maka cahaya
dikumpulkan dan dipantilkan jatuh tepat pada lensa di atasnya.
4. Tulisan atau gambar pada transparansi film yang diletakkan mendatar
tadi karena pemantulan cahaya dari bawah diterima penuh oleh lensa
atas dengan bentuk dan warna yang sama
5. Lensa atas dengan sistem proyeksi yang dilengkapi dengan pengturan
fokus selanjutnya memproyeksikan tulisan atau gambar pada layar yang
telah disediakan.
Bagian-bagian mesin OHP
Bagian-bagian mesin OHP dapat dikelompokkan menjadi dua bagian,
kerangka dan bagian lensa proyektor.
Bagian kerangka mesin
Pada bagian ini terdiri dari :
1. Alas transparansi
2. bola lampu dan kipas pendingin
3. tombol on-off
4. pengatur lampu
Bagian lensa proyektor

42
 1. Lensa proyektor
2. tombol pengatur fokus
3. Tangkai lensa proyektor

Cara pengoperasian OHP

Cara pengoperasian OHP diuraian sebagai berikut :
Kegiatan yang dilakukan pada tahap persiapan adalah sebagai berikut ;
1. Menyiapkan peralatan dan ruangan
2. Hidupkan OHP
3. Letakkan transaparansi pada alasnya
4. Pilih pengaturan lampu disesuaikan dengan keadaan ruangan.

Penyajian
1. Letakkan transparansi dengan tepat pada saar lampu OHP mati
2. Penyaji tetap menghadap teus ke arah peserta
3. Tidak menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau
ballpoint yang tidak menggelinding.
4. Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian dan menghidupkan
untuk memusatkan perhatian peserta.
5. Menutup dengan kertas sebagaian tulisan atau gambar yang belum
diperlukan untuk ditampilkan

Selesai penyajian
1. Transparansi yang baru dipergunakan di kemas dalam kantong atau
kotak karton sesuai dengan urutan.
2. Diantara 2 transparnsidiberikan kertas pembatas
3. Steker dilepas, lensa proyektor dan tangkai dimasukkan ke tempat
semula.
4. Layar digulung kembali dan dikunci dengan urutan seperti kebalikannya
pada saat membuka.

C.2.14. Alat Komunikasi

43
 ALAT KOMUNIKASI

Gambar Mesin facimilie

Alat komunikasi adalah alat bantu yang biasa digunakan untuk lebih
memudahkan dalam proses komunikasi antar individu. Alat komunikasi yang
biasa digunakan banyak macam dan jenisnya. Yang akan dibahas di sini
adalah telephone, interphone dan facimilie.
Alat komunikasi dalam perkantoran secara umum dibagi menjadi 3 jalur, yaitu :
1. Komunikasi Internal
2. Komunikasi eksternal
3. Faksimili
1. Ciri-cirinya
a. Komponen dan cara kerja mesinnya elektronis
b. Berkomunikasi dengan bantuan jalur PABX

2. Komponen-komponennya
a. Mesin utama pesawat
Di dalam mesin ini terdapat segala macam bentuk fungsi tombol untuk
komunikasi
b. Gagang telepon
Terdapat ear phone dan microphone untuk proses pengiriman suara
dan penerimaan suara.
c. Tuts angka
Digunakan untuk memasukkan digit angka untuk koneksi komunikasi
d. Lubang konektor dengan jalur komunikasi
Digunakan untuk menghubungkan antara mesin pesawat telepon dan
jalur komunikasi.
3. Fungsi Key Telephone

44
 a. Sebagai switch board sederhana, (transfer)
b. Memindahkan dering, dengan cara :
1). Angakat handset
2). Tekan DND/FWD
3). Tekan nomor ekstensi yang diinginkan
c. Cara mematikan :
1) Tekan FWD/DND
2) Tekan “NOL”
d. Bantu menjawab, angkat handset dan tekan 40

4. Switch Board
Switch Board (Ing), Wesel Board (Bld) adalah alat penghubung
komunikasi.
a. Fungsi Switch Board
Alat untuk menghubungkan panggilan telepon dari luar ke internal
perusahaan lewat pesawat telepon
b. Jenis switch board
1) PMBX
2) PABX

5. Fasilitas dan Fungsi

a. Fasilitas
Hunting System Facility, yaitu dengan cara menekan angka sama
dalam waktu yang bersamaan secara otomatis pesawat lain yang
belum berfungsi dapat tersambung
b. Fungsi Tombol
1). H = House, bila tombol ini menyala ada permintaan dari dalam
untuk hubungan keluar
2). I (INTERNAL LINE), digunakan untuk menghubungkan telepon
dari luar ke saluran yang ada dalam kantor
3). U (OUTSIDE CALL), berfungsi untuk memberi tahu kepada
penelpon bahwa pesawat yang dicari sedang sibuk
4). $ (SWITCHING OF THE BUZZER), untuk menganulir suara sibuk
dari banyaknya sambungan masuk
5). V (VOICE), digunakan untuk Menutup saluran karena salah
sambung dan Operator ingin berbicara dengan penelpon
6). -z-, Pemutus hubungan setelah alat ini di gunakan

45
 7). E, Pemutus hubungan
8). O, Tombol penyadap
9). W Untuk menahan sambungan dari luar untuk menunggu koneksi

6. Cara Mengoperasikan alat

Komunikasi antar ruang/intercom
a. Intercom tanpa handset
1). Tekan nomor ekstensi yang dituju
2). Tekan tombol Call
3). Jika sudah sambung mulai bicara
b. Intercome dengan Handset
1) Angkat handset
2) Tekan nomor ekstensi yang dituju
3) Tekan tombol call
4) Jika sudah sambung mulai bicara
c. Intercome melalui fasilitas key telepon, langkahnya sama dengan
nomor b

7. Cara Mengoperasikan Telepon

a. Menelepon
1) Angkat handset dengan tangan kiri …dan tekan nomor tujuan
2) Ucapkan salam balasan (reaksi kita) (misalnya selamat pagi kami
dari PT Woro Kawuri … ………
b. Menerima telepon
1) Angkat handset dengan tangan kiri sebelum dering ketiga
2) Ucapkan salam sesuai waktu telapon masuk, misalnya: selamat
pagi PT Handayani ada yang bisa kami bantu?
3) Jawablah hingga penelepon merasa puas dengan jawaban kita
4) Akhiri dengan salam dan ucapan terimakasih
c. Larangan :
1) Hindarkan kata ..halo..
2) Ini siapa ya…
3) Dari siapa ya…
4) Mau mencari siapa dst

d. Halo dapat diucapkan jika :

46
 1) Suara tidak jelas/ada gangguan
2) Pembicaraan dirasakan belum selesai ……….. tetapi ada kesan
lawan bicara akan segera menutup pesawat telepon

8. Mengoperasikan Key Telepon

a. Fungsi key telepon
1) Dapat digunakan sebagai komunikasi antar ruangan
2) Dapat digunakan untuk telepon biasa
3) Dapat digunakan untuk konferensi
4) Dapat digunakan sebagai operator
b. Cara membedakan dering
1) Bila yang berkedip indicator INTERCOM/DSS berarti komunikasi
antar ruangan
2) Bila yang berkedip indicator CO-Line berarti komunikasi
ekternal/telepon

9. Key telepon komunikasi eksternal

a. Cara menelepon
1) Angkat handset
2) Tekan CO-LINE yang mati
3) Tekan nomor yang dituju
4) Mulai bicara
b. Menerima telepon
1) Angkat handset sebelum dering ketiga
2) Tekan CO-LINE yang berkedip
3) Ucapkan salam ….dan sebut identitas
4) Bicara secukupnya

10. Key Telepon Untuk Koferensi

1) Angakat handset sebelum dering ketiga
2) Tekan nomor telepon di Jakarta
3) Tekan CONF (CONFERENCE)
4) Tekan nomor lain (misalnya di kota Denpasar)
5) Tekan CONF, dst
6) Mulai pembicaraan bersama

11. Memindahkan Dering Telepon

47
 Tujuannya agar kita tidak kehilangan komunikasi jika kita harus
meninggalkan ruangan misalnya kita akan pergi ke kantin untuk istirahat
Caranya:
a. Angkat handset NGKAT HANDSET
b. Tekan FWD/DND
c. Tekan nomor ekstensi yang kita kehendaki
d. Letakkan handset……………. Jika ada orang yang ingin berbicara
dengan kita dengan menekan nomor ekstensi kita tetapi dering
akan pindah ke tempat yang kita kehendaki

12. Cara Mengembalikan Dering

Jika kita sudah kembali ke ruang kerja kita, maka jangan lupa kita
kembalikan kembalikan dering yang kita pindahkan tadi, dengan cara:
a. Angkat handset handset
b. Tekan FWD/DND
c. Tekan “ 0 “ (NOL)
d. Lekan handset

13. Mengoperasikan Faksimili

a. Pengirim
1) Masukkan data ASUKAN DATA
2) Angkat NGKAT handset HANDSET
3) Tekan nomor telepon yang kita tuju
4) Bila sudah sambung sebaiknya kita bicara secukupnya saja.
5) Jika penerima sudah memahami maksud pembicaraan kita lalu
tekan START, kemudian handset diletakkan.
b. Penerima
1) Dering masuk
2) Ucapkan salam, identitas
3) Memahami maksud pembicaraan
4) Tekan start lalu letakkan hand set

14. Mengoperasikan Faksimili

a. Secara otomatis
1) Masukkan data
2) Angkat handset
3) Tekan nomer tujuan

48
 4) Terdengar nada sambung
5) Dering normal (tut-tut-tut)
6) Dering berubah (cuuurrrrrr….cuuurrrrr….cuuuurrrrr…..)
7) Tekan start dan letakkan handset

C.2.15. Peralatan Pendukung Lainnya

Jika proses pengerjaan perkantoran sudah selesai dalam segala aktivitas
suatu organisasi, baik dari pekerjaan yang bersifat clerical work, paper work, dan
pembicaraan/komunikasi pada akhirnya akan berujung pada data/informasi baik
yang berupa waarkat, daftar, tabel, catatan-catatan, dan lain sebagainya maka
data/informasi tersebut segera ditata/diamankan.
Kegiatan penataan atau pengamanan terhadap segala informasi/data
yang sekiranya mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu organisasi, dan
semua data itu harus dikerjakan dengan baik, efektif dan efisien, maka perlu
adanya alat alat bantu seperti:

1. Peran dan fungsi perabotan kantor dalam proses kerja

2. Peran alat-alat kecil dalam proses kerja dan sebagainya, seperti:
a. Brief odner
b. Snellhecer
c. Stopmap
d. Cap tanggal
e. Stampel
f. Cap tanggal, dan berbagai cap yang lainnya
Semua alat bantu ini mempuyai fungsi yang berbeda-beda sesuai
dengan karakter dan jenis penyelesaian tugas pekerjaan perkantoran. Sebagai
contoh misalnya: kapan stopmap digunakan? Kapan snelhcter digunakan? Dan
kapan ordner digunakan?. Secara fisik ketiga alat bantu ini memiliki guna untuk
menyimpan segala macam warkat/dokumen. Akan tetapi jika dilihat dari segi
fungsinya ketiga alat bantu tersebut memiliki fungsi yang berbeda satu dengan
yang lainnya. Ordner biasanya untuk menyimpan warkat/dokumen yang biasanya
memiliki nilai tinggi (penting) dan masih aktif dipergunakan, warkat/dokumen ini
sering disebut sebagai arsip dinamis aktif, sedangkan stopmap bisa berfungsi
sebagai tempat untuk menyimpan bahan warkat untuk menunggu penyelsaian,
dan atau dapat digunakan sebagai folder dalam sistem penyimpanan arsip, dan
seterusnya aalat-alat bantu ayang lain.
D. Soal Latihan

49
Petunjuk :
1. Bacalah soal dengan teliti
2. Berilah tanda silang ( X ) pada option a, b, c, dan d yang Anda anggap benar

1. Tugas/pekerjaan pokok suatu organisasi dalam usaha untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan disebut:
a. Tugas/pekerjaan substantif
b. Tugas/pekerjaan operatif
c. Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif

2. Tugas/pekerjaan yang berhubungan dengan tercapainya tujuan disebut:

a. Tugas/pekerjaan substantif
b. Tugas/pekerjaan operatif
c. Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif

3. Tugas yang bersifat melayani pekerjaan pokok adalah:

a. Tugas/pekerjaan substantif
b. Tugas/pekerjaan operatif
c. Tugas/pekerjaan produktif
d. Tugas/pekerjaan formatif

4. Perbekalan berasal dari kata bekal (provide), barang-barang kantor yang

termasuk barang pekal berupa:
a. Binder
b. Perforator
c. Calculator
d. Paper

5. Equipment/provision/provide with juga merupakan perbekalan kantor,

barang-barang tersebut biasanya dalam bentuk............. kecuali:
a. Binder
b. Perforator
c. Calculator
d. Paper

50
6. Mesin ketik yang memiliki panjang gandaran (carriage) 15 – 25 inc
disebut:
a. Mesin ketik semi standard
b. Mesin ketik standard
c. Mesin ketik semi baby portable
d. Mesin ketik semi long wagon

7. Untuk mengatur kerapatan huruf pada mesin ketik elektronik

menggunakan tombol:
a. Tombol pith
b. Tombol printweel
c. Tombol Esc
d. Tombol platen release platen

8. Penahan kertas pada mesin stensil adalah:

a. Feed board
b. Back guide
c. Receiving board
d. Paper guide

9. Menghancurkan dokumen dengan menggunakan mesin penghancur

kertasagar kontinyu dan tidak macet, maka kertas harus berada pada:
a. Box office
b. Garbage box
c. Titik optik
d. Lamp indicator

10. Isi stapler dengan ukuran No 10, secara resmi disebut standard:
a. Standard JIS
b. Standard JIS Eropah
c. Standard JIS Amerika
d. Standard JIS Erpah-Amerika

51
11. Plastik penjilid bulat (round binding) terdiri dari 13 macam garis tengah
dengan ukuran:
1 1
a. 4 /2 - 15 /2 mm
1 1
b. 4 /2 - 28 /2 mm
c. 25 - 28 mm
d. 25 - 53 mm

12. Stapler/alat penghimpun kertas pertama kali ditemukan dari perancis

pada pemerintahan Raja Louis ke XIV. Siapa penemu alat ini? Dia
memperoleh hak paten atas temuannya pada tanggal 30 September
1841
a. Raja Louis ke XIV
b. Novelty
c. George W McGrill
d. Samuel Slocum

13. Anda sebagai operator telepon, ada permintaan dari perusahaan mitra
yang ingin berbicara dengan kepala bagian humas di unit kantor
perusahaan Anda. Bagaimana cara mentransfer komunikasi tersebut?
a. Tekan transf, tekan FWD, tekan nomor ekstensi
b. Tekan transf, tekan DND, tekan nomor ekstensi
c. Tekan transf, tekan nomor ekstensi
d. Tekan transf, tekan answer

14. Rumus dengan formulasi Angkat andset,Tekan FWD/DND, tekan ” 0 ”,

letakan handset adalah fungsi:
a. Transfer telepon
b. Pindah dering telepon
c. Mengembalikan dering telepon
d. Program bantu menjawab

15. Rumus dengan formulasi Angkat andset,Tekan ” 40 ” letakan handset

adalah fungsi:
a. Transfer telepon
b. Pindah dering telepon
c. Mengembalikan dering telepon
d. Program bantu menjawab

52
E. Rangkuman
Proses diklat ini bertujuan untuk memberi gambaran kepada peserta diklat, bahwa
keberhasilan suatu organisasi tidak semata-mata tergantung pada tersedianya
peralatan teknologi perkantoran yang canggih. Akan tetapi keberhasilan tersebut
sebenarnya terletak pada bagaimana kita dapat memanfaatkan peralatan kantor
yang ada yang dihubungkan dengan bagaimana pemilihan peralatan kantor untuk
mendukung kelancaran tugas-tugas yang diembannya. Indikator keberhasilan diklat
adalah peserta diklat memiliki kompetensi dasar keterampilan mengopersikan mesin-
mesin/peralatan kantor dengan baik dan benar.

Daftar Pustaka
Geofrey Mill & Oliver Standingford (1980), Manajemen Perkantoran Modern,
Jakarta, Bina Aksara
Purwanto, dkk. (2007), Pedoman Praktik Perkantoran, FISE UNY
-------------------. (2007), Panduan Praktik Teknologi Perkantoran, FISE UNY
Sekretariat Jenderal, Depdikbud, (1983), Pedoman Tata Persuratan dan
Kearsipan dalam lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta,
Setditjen Depdikbud
Sutarto, (1997), Sekretaris dan Tatawarkat, Yogyakarta, Gajah Mada University
Press
The Liang Gie, (1983), Manajemen Perkantoran Modern, Yogyakarta,
Supersukses & Nur Cahaya Manual
Mesin Binding Manual Data
royektor (LCD) Manual Msin
Ketik Elektronik Manual
Mesin Duplikator Manual
Mesin Foto Coppy Manual
Facsimile
Manual Mesin Risograph
www.wikipedia.com

53