JPN
PPD
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
PENGETUA
PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM
2
CARTA FUNGSI
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
Menyelaras pelaksanaan Program Kurikulum
kurikulum semua mata
pelajaran di bawah bidang Pencerapan Guru Mata
supaya menepati dasar Pelajaran
kurikulum kebangsaan.
Pemeriksaan Hasil Kerja Murid
menyelaras pencerapan secara
berkala terhadap guru-guru di Pengurusan Penilaian dan
bawah bidang bagi memastikan Pentaksiran
proses pengajaran dan
pembelajaran berkualiti. Pengurusan Latihan
Menyelaras pengurusan Pengurusan Kewangan
pentaksiran supaya semua
murid dapat ditaksir mengikut Pengurusan Aset
jadual secara cekap dan
berkesan.
Melaksanakan pembangunan
profesionalisme berterusan
(CPD) bagi meningkatkan
kemahiran guru-guru di bawah
bidang. 3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
MAKLUMAT UMUM
GELARAN Guru Kanan Mata KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
4
DESKRIPSI TUGAS
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
Membantu pengurusan semua mata pelajaran di bawah bidang secara cekap dan berkesan
bagi memastikan peningkatan kualiti sekolah serta pencapaian akademik murid
5
2. Membantu menyelaras 1. Membantu menyelaras penataran kurikulum
pelaksanaan kurikulum semua 2. Membantu menyelaras verifikasi semakan hasil
mata pelajaran di bawah bidang kerja murid
supaya menepati dasar kurikulum
kebangsaan
3. Membantu menyelaras 1. Membantu menyelaras pelaksanaan pencerapan
pencerapan secara berkala 2. Menyelaras pelaksanaan penambahbaikan
terhadap guru-guru di bawah
bidang bagi memastikan proses
pengajaran dan pembelajaran
berkualiti
4. Membantu menyelaras 1. Membantu menyelaras perancangan pentaksiran
pengurusan pentaksiran supaya berasaskan sekolah
semua murid dapat ditaksir 2. Menyelaras penyediaan kertas ujian
mengikut jadual secara cekap 3. Membantu menyelaras pelaporan pentaksiran
dan berkesan 4. Membantu menyelaras penambahbaikan
5. Melaksanakan pembangunan 1. Menyelaras ‘training needs analysis’
profesionalisme berterusan 2. Menyelaras perancangan latihan
(CPD) bagi meningkatkan 3. Menyelaras pelaksanaan latihan
kemahiran guru-guru di bawah 4. Menyelaras penilaian keberkesanan latihan
bidang
6. Membantu pelaksanaan 1. Membantu menyediakan perancangan kewangan
pengurusan kewangan bagi 2. Membantu mengawal prestasi perbelanjaan
memastikan peruntukan
kewangan mencukupi untuk
pelaksanaan aktiviti semua mata
pelajaran di bawah bidang.
7. Membantu pengurusan aset; 1. Membantu pelaksanaan pendaftaran aset
harta modal dan inventori secara 2. Membantu pelaksanaan semakan asset
teratur dan mematuhi peraturan
perbendaharaan
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
6
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
ATAU
● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 5 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun
PROSES KERJA
7
PEGAWAI
LAIN
YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUN
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
G JAWAB
HUBUNG PUNCA KUASA
AN/
DIRUJUK
Melantik Jawatankuasa
1. P Pengurusan Kewangan dan PPD
Akaun (JPKA)
Menyedia agihan tugas dan
2. PK(P) tugas JK dan carta P
organisasi.
Menentukan anggaran
3. PK P
perbelanjaan tahunan
Mengesahkan anggaran
4. P PPD
perbelanjaan tahunan
Melaksanakan Mesyuarat
5. P JPKA sekurang-kurang 4 kali PPD
setahun
Pengagihan waran
6. P PPD A. Perintah Am
peruntukan
B. Akta Acara
Menerima waran peruntukan
Kewangan
PK, GKMP, dan membuat perancangan
7. P C. Arahan
KP perbelanjaan melalui
mesyuarat Perbendaharaa
Membuat pembelian n
PK, GKMP, D. Surat-surat
8. berdasarkan keputusan P
KP Pekeliling
mesyuarat
Mengawal dan menyemak berkaitan
pemberian per kapita (PCG),
gaji guru dan staf sokongan,
9. PK rekod akaun, laporan P
penyata kewangan dan
punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
PK, GKMP,
10. laporan prestasi kewangan P
KP
dalam mesyuarat JPKA
GPK,
11. Tindakan susulan jika perlu P
GKMP, KP
Merekod dokumen ke dalam
12. AKP P
fail
CARTA ALIR
8
TANGGUNG JAWAB TEMPOH MASA
PROSES KERJA
MULA
P Mengesahkan perbelanjaan
SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Mengurus Kewangan Sekolah
TAMAT
TANDA
BIL. TINDAKAN CATATAN
(/)
1 Melantik JPKA
Menyedia agihan tugas dan tugas JK
2
dan carta organisasi.
Menentukan anggaran perbelanjaan
3
tahunan
Mengesahkan anggaran perbelanjaan
4
tahunan
Melaksanakan Mesyuarat JPKA
5
sekurang-kurang 4 kali setahun
6 Pengagihan waran peruntukan
Menerima waran peruntukan dan
7 membuat perancangan perbelanjaan
melalui mesyuarat
Membuat pembelian berdasarkan
8
keputusan mesyuarat
Mengawal dan menyemak pemberian
per kapita (PCG), gaji guru dan staf
9 sokongan, rekod akaun, laporan
penyata kewangan dan punca-punca
kewangan SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang laporan
10 prestasi kewangan dalam mesyuarat
JPKA
11 Tindakan susulan jika perlu
PROSES KERJA
10
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. P Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. P Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada P Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK
setelah program selesai. Petang
11
D. KEBERKESANAN
9. P PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.
12
CARTA ALIR
Mula
PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
P
Lulus
Penambahbaikan
PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tempoh
Proses Kerja masa
Tiada isu
Kajian semula
60 minit
2 hari
60 hari
Tamat
90 minit
13
7. SENARAI SEMAK
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
14
PROSES KERJA
15
CARTA ALIR
Mula
GAB/GKMP
Penerimaan aset 60 minit
Tidak penuhi
GAB/GKMP
sepesifikasi Semak spesifikasi aset 240 minit
Sediakan
laporan
Laporan lengkap
GAB/GKMP
Laporan penerimaan 2 hari
60 hari 120 minit
Mula
Lengkap
Tamat
16
SENARAI SEMAK
17
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
18
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
GPK/ GPK
Membuat permohonan perolehan
1. PT Petang/ 1PEKELILING
berdasarkan keperluan.
GKMP/GAB PERBENDAHARA
Meluluskan permohonan AN (1PP):
GPK/ GPK
2. P perolehan jika peruntukan Perolehan
Petang
mencukupi. Kerajaan
Memilih pembekal yang berdaftar
dengan organisasi atau pembekal 1PEKELILING
PT yang berkelayakan jika pembekal PERBENDAHARA
3. P AN (1PP): Tadbir
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan Urus Kewangan
tersebut.
Mengemukakan permohonan
4. PT P
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT P
sistem.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. PT P
Inden.
GPK/ GPK
Menerima dan mengesahkan
Petang/
7. P perolehan bekalan/ perkhidmatan/
GKMP/GAB/
kerja.
PT
8. PT Memproses pembayaran. P
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GKMP/GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT P
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT P
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi P
19
CARTA ALIR
Mula
P Kelulusan 30 minit
PT
Pemilihan pembekal 60 minit
PT
Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
PT
Permohonan melalui sistem 40 minit
PT
Pesanan tempatan 30 minit
P
Penerimaan dan pengesahan 60 minit
PT
Proses bayaran 20 minit
PT
Menilai prestai pembekal 10 minit
PT
Analisis prestasi pembekal 20 minit
PT
20
Lengkap
SENARAI SEMAK
8. Memproses pembayaran.
PROSES KERJA
21
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
1. GKMP GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan EKOSISTEM
2. GKMP GAB
agenda yang ditetapkan PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. P
● AKTA ARKIB
NEGARA
CARTA ALIR
22
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
MULA
TAMAT
SENARAI SEMAK
23
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
PROSES KERJA
24
Latihan Personel
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. Anjuran Dalaman
GPK/GKMP
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. /SU LADAP
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
25
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
26
CARTA
Aktiviti ALIR
6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan latihan
GPK/GKMP/SU
kepada Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan. 20 min
TAMAT
27
SENARAI SEMAK
Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i) Latihan Personel
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem
eSPLG
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)
28
Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada
10. hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel
PROSES KERJA
29
Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
4. GAB Memastikan suasana bilik darjah dalam GPK
keadaan kondusif.
5. GAB GPK
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.
30
Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
6. GAB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
31
CARTA ALIR
GAB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
Mula
32
SENARAI SEMAK
Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
33
Aktiviti 8 : Pengurusan Panitia
b) Rancangan Pelajaran
Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan
tahunan
CARTA ALIR
34
Aktiviti 8 : Pengurusan Panitia
MULA
60 MINIT
P Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.
TAMAT
SENARAI SEMAK
35
Aktiviti 8 : Pengurusan Panitia
PROSES KERJA
Aktiviti 9 : Mengurus Pencerapan Guru
36
PEGAWAI LAIN UNDANG-
TANGG
YANG ADA UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA
HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA
1. P Memaklumkan kepada
semua guru tentang
pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum
2. P Melantik jawatankuasa
pencerapan
3. P Penurunan kuasa
pencerapan kepada Guru
Penolong Kanan,Guru
Kanan Mata Pelajaran,
Ketua Panitia dan Guru
Cemerlang
4. PK(P) Memberi taklimat/bimbingan
kepada semua guru tentang
instrumen pencerapan. SPI Bil 6/1985,
(Rubrik Penskoran SKPMg2 SPI Bil 3/1987,
Standard 4 )
SPI Bil 9/2000,
5. PK(P) Menyediakan jadual . SPI Bil 5 dan
pencerapan guru dan 9/2003, SPI Bil
mengagihkan tugas 3/1999, SPI Bil
pencerapan di antara
8/2016, SPI Bil
Pengetua/Guru Besar, Guru-
Guru Penolong Kanan, Guru 9/2016
Kanan Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.
6. PK / Menjalankan proses
GKMP pencerapan.
7. PK / Membincangkan kekuatan
GKMP dan kelemahan PdP dengan
guru yang dicerap.
Pencerapan susulan (jika
perlu).
8. PK(P) Menyediakan analisis dan
laporan pencerapan
MULA
37
Memaklumkan kepada semua guru 45 MINIT
PGB tentang pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum
60 MINIT
Tindakan
Susulan
Dapatan perbincangan pencerapan 60 MINIT
Baik
38
PGB/GPK/GKMP/KP/ Menyediakan analisis dan laporan 240 MINIT
GC pencerapan
TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 9 : Mengurus Pencerapan Guru
39
7. Membincangkan kekuatan dan kelemahan
PdP dengan guru yang dicerap.
Pencerapan susulan (jika perlu).
8 Menyediakan analisis dan laporan
pencerapan
Aktiviti 10 KERJA
PROSES : Pengurusan Peperiksaan
40
7. PAP Mencetak soalan yang telah disahkan GPK/KP/Pg
41
19 GKMP E. TINDAKAN SUSULAN P/ PK(P)
Membentangkan analisis peperiksaan
dalam mesyuarat panitia/
jawatankuasa kurikulum
Mula
CARTA ALIR
Aktiviti 10 : Pengurusan Peperiksaan
42
A
pengawasan peperiksaan
Tamat
43
A
SENARAI SEMAK
Aktiviti 10 : Pengurusan Peperiksaan
44
Mencetak soalan yang telah disahkan
7.
Membuat agihan mengikut bilangan murid bagi kelas
8. berkaitan
Menerima dan menyimpan kertas-kertas soalan di
9
tempat selamat .
B. PENGENDALIAN PEPERIKSAAN
10. Menyediakan Jadual Pengawasan Peperiksaan dan
mendapat pengesahan P
Memastikan susun dan atur meja murid dalam
kelas/dewan peperiksaan mengikut susunan dan jarak
11.
yang sesuai.
45
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. P GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru
Melaksanakan semakan
2. GAB GPK/GK/GP/GAB
terhadap hasil kerja murid
46
Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan
9. PK(P)/GKMP GAB
dan kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. PK(P) Menyediakan laporan penuh GK
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
PGB/GPK
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
47
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK/GK/GP/GAB
PGB/GPK
GPK
GPK/GK
GPK/GK/GAB
GPK
PGB
PT
48
Mengeluarkan arahan pelaksanaan
semakan hasil kerja murid kepada semua
guru
Menganalisis rekod
49
Melaksanakan tindakan penambahbaikan
hasil dapatan
Mengesahkan laporan
50
SENARAI SEMAK
8. Menganalisis rekod
51
12. Mengesahkan laporan
SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
52
4.
5.
1 AJK Panitia
5.
53
54