MEMPELAJARI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI

PELAYANAN KESEHATAN PRIMER di PUSKESMAS BANYUWANGI

PROPOSAL

PROGRAM STUDI DIPLOMA IV REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2018
 LEMBAR PENGESAHAN

Proposal pengajuan magang ini disusun untuk melengkapi persyaratan sebelum

melaksanakan magang dan telah disahkan pada:

Hari : Selasa
Tanggal : 22 Mei 2018

Oleh:
Nama Kelompok : 1. Nabilah Khoirun Nissa’ (G41160745)
2. Kesia Stefani Hallatu ()
3. Pandu Mulyo Priagung ()
4. Sedyo Pinerdi
5. Risma Dwi Ambarwati
6. Yayang Vionita Rahmasari (G41162046)
7. Anggia Lutfi Rohmawati (G41161620)
8. Nur Malika Jamil (G41160117)
9. Errica Rostia Loren (G41160136)
9. Ratna Ayu Pratiwi ()

Jurusan/Prodi : Kesehatan/Rekam Medik

Proposal Magang Di Pelayanan Kesehatan Primer di Puskesmas Banyuwangi ini

telah disetujui oleh:

Koordinator Mata Kuliah :

Feby Erawantini, S.KM, M.P.H
NIP.19840108 201404 2 001

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .....................................................................................

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................
DAFTAR ISI .................................................................................................. i
BAB 1. PENDAHULUAN ............................................................................
1.`1 Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2 Tujuan ............................................................................................. 2
1.3 Manfaat ........................................................................................... 3
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................
2.1 Pelayanan Kesehatan Primer ....................................................... 4
2.2 Penerimaan Pasien di Pelayanan Kesehatan Primer ................. 4
2.3 Manajemen Unit Kerja Pelayanan Kesehatan Primer .............. 5
2.3.1 Struktur Organisasi ................................................................ 5
2.3.2 Sistem Pelayanan Kesehatan Dasar ....................................... 6`
2.4 Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan Primer ......................... 7
2.5 Sistem Penomeran ......................................................................... 8
2.5.1 Sistem Pemberian Nomor ....................................................... 8
2.6 Sistem Penamaan ............................................................................ 9
2.7 Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medik ................................ 10
BAB 3. METODE MAGANG ......................................................................
3.1 Alur Kegiatan Magang ................................................................... 13
3.2 Waktu .............................................................................................. 13
3.3 Alat dan Bahan ................................................................................ 13
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 14

i
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Jember (Polije) merupakan perguruan tinggi yang
menyelenggarakan pendidikan vokasional, yaitu suatu program pendidikan
yang mengarahkan proses belajar mengajar pada tingkat keahlian dan mampu
melaksanakan serta mengembangkan standar-standar keahlian secara spesifik
yang dibutuhkan sektor industri. Sistem yang diberikan berbasis pada
peningkatan keterampilan sumber daya manusia dengan menggunakan ilmu
pengetahuan dan keterampilan dasar yang kuat.
Sejalan dengan peningkatan kompetensi sumber daya manusia yang
handal, maka jurusan kesehatan khususnya program studi D-IV Rekam Medik
merealisasikan pendidikan yang akademik yang berkualitas. Pendidikan
akademik yang dimaksud yaitu Praktek Klinik Rekam Medik 2 (PKRM2).
Berdasarkan pendidikan PKRM2 tersebut maka program studi D-IV Rekam
Medik mewajibkan setiap mahasiswa (semester IV) tahun ajaran 2018 magang
di Pelayanan Kesehatan Primer.
Pentingnya mahasiswa magang atau praktek di instansi Pelayanan
Kesehatan Primer untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan mahasiswa
mengenai kompetensi di bidang rekam medik dan informasi kesehatan.
Dengan kegiatan PKRM2 mahasiswa diharapkan dapat menerapkan ilmu yang
didapat di perkuliahan serta soft-skill mahasiswa dapat menyesuaikan dengan
perkembangan informasi kesehatan.

1
1.2 Tujuan
a. Melatih mahasiswa dapat menerima pasien rawat jalan dan melakukan
identifikasi pasien berdasarkan nomor rekam medik, nama dan alamat di
Pelayanan Kesehatan Primer
b. Melatih mahasiswa dapat menerima pasien rawat inap dan melakukan
identifikasi pasien berdasarkan nomor rekam medik, nama dan alamat di
Pelayanan Kesehatan Primer
c. Melatih mahasiswa dapat menganalisis struktur organisasi dan alur
pelayanan kesehatan di Pelayanan Kesehatan Primer
d. Melatih mahasiswa dapat memahami sistem pelayanan kesehatan dasar di
Pelayanan Kesehatan Primer
e. Melatih mahasiswa dapat menjelaskan fungsi-fungsi pada sistem informasi
di Pelayanan Kesehatan Primer
f. Melatih mahasiswa dapat menjelaskan sistem penomoran di Pelayanan
Kesehatan Primer
g. Melatih mahasiswa dapat menjelaskan dan mempraktekan penamaan
pasien di Pelayanan Kesehatan Primer
h. Melatih mahasiswa mampu melakukan penjajaran dengan metode SNF,
MDF dan TDF serta dapat menganalisis kelebihan dan kekurangan
masing-masing di Pelayanan Kesehatan Primer
i. Melatih mahasiswa mampu mengidentifikasi sistem penyimpanan
dokumen rekam medik serta dapat mengevaluasi kelebihan dan
kekurangannya di Pelayanan Kesehatan Primer
j. Melatih mahasiswa dapat membuat laporan bulanan di Pelayanan
Kesehatan Primer

1.3 Manfaat
a. Untuk Polije
Sebagai bentuk kerjasama Polije khususnya jurusan kesehatan untuk
mempererat kerjasama antara Polije dengan instansi Pelayanan Kesehatan
Primer dengan hasil PKRM2, Polije dapat melakukan evaluasi mengenai

2
 pembelajaran akademik pada teori yang disampaikan diselaraskan dengan
fakta atau keadaan di instansi Pelayanan Kesehatan Primer.
b. Untuk Pelayanan Kesehatan Primer
Sebagai masukan dan pertimbangan dalam meningkatkan sistem unit
rekam medik dan informasi kesehatan terutama pada sistem penyimpanan
berkas rekam medik, serta sebagai bahan evaluasi pelayanan kesehatan di
instansi Pelayanan Kesehatan Primer.
c. Untuk Mahasiswa Rekam Medik
1. Menambah pengalaman dan dapat membandingkan antara teori yang
diajarkan dengan keadaan di lapangan yaitu di Pelayanan Kesehatan
Primer
2. Menambah wawasan serta pengetahuan tentang Pelayanan Kesehatan
Primer, dan rekam medis informasi kesehatan lebih luas terutama di
bidang penyimpanan berkas rekam medis dengan melihat kondisi di
lapangan

3
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pelayanan Kesehatan Primer

Pelayanan kesehatan Primer merupakan fasilitas pelayan kesehatan tingkat
pertama yang terdiri dari Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) dan Klinik
Pratama. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas (UPTD) kesehatan
kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan
kesehatan di suatu wilayah kerja (Depkes).
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar
dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan
dan dipimpin oleh seorang tenaga medis. Klinik dibagi menjadi 2 berdasarkan
jenis pelayanannnya yaitu :
a. Klinik Pratama. Klinik yang memberikan pelayanan medis dasar
(bukan spesialistik).
b. Klinik Utama. Klinik yang memberikan pelayanan medis dasar dan
spesialiatik.
Pelayanan kesehatan yang diberikan oleh kedua jenis klinik pada
penjelasan sebelumnya dapat berupa rawat jalan, rawat inap, home care, atau one
day care. Pelayanan dilaksanakan secara promotif, preventif, kuratif atau
rehabilitatif. (Permenkes No.028 Tahun 2011)

2.2 Penerimaan Pasien di Pelayanan Kesehatan Primer

Penerimaan pasien yang akan berobat ke pelayanan kesehatan tingkat
pertama ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur
Pelayanan Kesehatan Primer. Dapat dikatakan di sinilah pelayanan pertama kali
yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di Puskesmas, maka tidaklah
berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam penerimaan inilah seorang pasien
mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dalam pelayanan suatu Puskesmas.

4
 Penerimaan pasien pada pelayanan kesehatan pratama terdiri dari
pelayanan penerimaan pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap. Tata
cara melayani pasien dapat dinilai baik bila mana dilaksanakan oleh petugas
dengan sikap:
a. Ramah
b. Sopan
c. Komunikasi (cara bicara yang jelas)
d. Perhatian
e. Tanggap
f. Proaktif apabila informasi dari pasien tidak lengkap

2.3 Manajemen Unit Kerja Pelayanan Kesehatan Primer

2.3.1 Struktur Oragnisasi
Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa
melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi yang formal dan pola interaksi
yang akan diikuti (Robbins 1994:6). Struktur organisasi merupakan suatu
kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi,
hubungan antar fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya (S.
Reksohadiprodjo, dan T.H.Handoko 1992:74).
Pola dan kelompok pekerjaan dalam suatu organisasi. Suatu sebab
penting perilaku individu dan kelompok (Gibson), yang dapat diidentifikasikan
menjadi :
a. Struktur sebagai pengaruh dari perilaku
b. Struktur sebagai aktivitas berulang
c. Struktur sebagai perilaku yang berorientasi pada maksud dan tujuan
Empat komponen dasar struktur organisasi :
a. Pembagian tugas (tanggung jawab) pada individu (bagian) spesialisasi
b. Hubungan pelaporan resmi, hirarki, rentang kendali
c. Pengelompokan individu menjadi bagian organisasi departementalisasi
d. Sistem hubungan, komunikasi, koordinasi, integrasi, vertikal maupun
horisontal

5
2.3.2 Sistem Pelayanan Kesehatan Primer
Pelayanan Kseahatan Primer (dalam hal ini Puskesmas) merupakan
kesatuan organisasi kesehatan fungsional yang merupakan pusat pengembangan
kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping
memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di
wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Dengan kata lain Puskesmas
mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan
masyarakat dalam wilayah kerjanya. Fungsi dan peran Puskesmas :
a. Sebagai Pusat Pembangunan Kesehatan Masyarakat di wilayah kerjanya.
b. Membina peran serta masyarakat di wilayah kerjanya dalam rangka
meningkatkan kemampuan untuk hidup sehat.
c. Memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu kepada
masyarakat di wilayah kerjanya.
Wilayah kerja Puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari
kecamatan. Faktor kepadatan penduduk, luas daerah, keadaan geografi dan
keadaan infrastruktur lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan
wilayah kerja Puskesmas. Puskesmas merupakan perangkat Pemerintah Daerah
Tingkat II, sehingga pembagian wilayah kerja puskesmas ditetapkan oleh Bupati
atau Walikota, dengan saran teknis dari kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Pelayanan Kesehatan yang diberikan Puskesmas adalah pelayanan kesehatan
menyeluruh yang meliputi pelayanan: Kuratif (pengobatan) - Preventif (upaya
pencegahan) - Promotif (peningkatan kesehatan) - Rehabilitatif (pemulihan
kesehatan). Pelayanan tersebut ditujukan kepada semua penduduk, tidak
membedakan jenis kelamin dan golongan umur, sejak pembuahan dalam
kandungan sampai tutup usia.

2.4 Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan Primer

Sistem Informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung informasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

6
organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan. Fungsi utama sistem informasi adalah untuk :
a. Mengambil sebagai input atau merupakan data capturing, artinya
perekaman data dari suatu peristiwa atau kejadian di dalam beberapa
formulir seperti bukti tindakan medis dan bukti pelayanan penunjang
(radiologi dan laboratorium).
b. Mengolah, mentransformasi, dan mengkonversi data menjadi informasi.
c. Mendistribusikan informasi (reporting / disseminating) kepada para
pemakai (Menurut Jogiyanto dalam Erawantini, 2017).
Sistem Informasi Manajemen di instansi Pelayanan Kesehatan Primer
merupakan cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan
pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. Pekerjaan
informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran data
dengan meneruskannya ke unit lain. Pada unit kerja yang baru informasi tersebut
dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap data baru untuk diolah lagi
menjadi informasi sesuai keperluan unit bersangkutan. Dengan beredarnya
informasi dari unit satu ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau hubungan
informasi antar unit.

2.5 Sistem Penomeran

Salah satu sistem dari penyelenggaraan Rekam Medik yang melayani
semua pasien yg datang ke instansi Pelayanan Kesehatan Primer diberikan suatu
nomor Rekam Medis (No.RM) yg berfungsi sebagai salah satu identitas pasien.
Rekam Medis pada hampir semua pasien pelayanan kesehatan disimpan menurut
nomor, yaitu nomor pasien masuk (admission number). Dahulu hampir seluruh
Puskesmas menyimpan rekam medis berdasarkan: nama pasien, nomor keluar
atau kode diagnosis. Penyimpanan secara alphabet menurut nama-nama pasien
agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan dibandingkan
dengan penyimpanan berdasarkan nomor. Penggunaan nomor keluar (discharge
number) dan nomor kode diagnose (diagnostic code number). Nyatanya tidak

7
memuaskan karena rekam medis lain-lain/register sangat memerlukan nomor
pasien masuk (admission number).
2.5.1 Sistem Pemberian Nomor
a. Pemberian nomor cara seri
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System
(SNS) adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang
berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang
baru. Pada sistem ini, KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang
pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
b. Pemberian nomor cara unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System
(UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu
nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap
dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung
mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit
atau puskesmas, dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.
Maka dokumen rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu
folder dibawah satu nomor.
c. Pemberian nomor cara seri unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System
(SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan
sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien datang berkunjung ke rumah
sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis
baru.

2.6 Sistem Penamaan

Sistem pemberian nama pasien perlu ditetapkan di setiap instansi
Pelayanan Kesehatan Primer. Sebelum penetapan sistem penamaan hal-hal yang
perlu diperhatikan:
a. Memahami keperluan sistem penamaan (asuransi, dan lain-lain)
b. Kegiatan sistem penamaan:

8
 1. Membuat standart cara penulisan nama pasien
2. Menentukan identitas masing-masing pasien agar tidak keliru
(banyak pasien dengan nama sama)
3. Mempermudah dan mempercepat pelayanan khususnya
penyiapan rekam medik pasien.
4. Mempermudah petugas RM mengambil berkas rekam medik
Dari hal-hal yang harus diperhatikan diatas perlu diingat di setiap instansi
pelayanan kesehatan sistem penamaannya berbeda yang satu dengan yang lain
sesuai kebijakan dari instansi terkait.

2.7 Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medik

Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medik (DRM) dalam rak
penyimpanan (rak filing) disusun berjajar dan berdiri teratur satu sama lain. Tiga
sistem penjajaran DRM berdasar nomor rekam medik yaitu :
a. Sistem nomor langsung (Straight Numerical Filing System/ SNF)
Sistem penjajaran berdasar nomor langsung/nomor urut
- Kekurangan :
1. Petugas harus teliti memperhatikan seluruh nomor DRM
2. Mudah terjadi kekeliruan simpan
3. Makin besar angka yang diperhatikan semakin besar
kemungkinan terjadinya kesalahan.
4. Mudah terjadi tertukarnya urutan nomor DRM, misal nomor 46-
54-24 tersimpan pada nomor 46-55-24
5. Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan pada nomor besar
6. Petugas berdesak-desakan disatu tempat
7. Pengawasan kerapihan penyimpanan sukar dilakukan
8. Pembagian tugas staf sulit dilakukan, sehingga sulit
pengendalian tanggung jawab antar petugas
b. Sistem angka tengah (Middle Digit Filing System/ MDF)
Sistem penjajaran DRM berdasar angka tengah. Menjajarkan folder
dokumen rekam medik berdasar urutan nomor rekam medik pada 2 angka

9
kelompok tengah. Angka yang terletak ditengah menjadi urutan pertama,
pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, angka
paling kanan menjadi angka ketiga.
- Kelebihan :
1. Mudah dilakukan pembagian tugas (terbagi rata)
2. Mudah melakukan pengendalian tanggungjawab petugas
3. Penyimpanan merata diseluruh rak
4. Petugas tidak berdesakan di satu tempat
- Kekurangan:
1. Pelatihan petugas sulit dilakukan
2. Sering terjadi salah letak
3. Sulit melakukan retensi DRM inaktif
4. Jarang digunakan di RS/PKM
5. Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak
seluruh section nomor
c. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System/ TDF)
Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasar angka akhir.
Dengan kata lain berdasar nomor rekam medik pada 2 angka kelompok
akhir. Untuk menjalankan sistem TDF terlebih dulu disiapkan rak
seluruh section nomor (100 section). Mulai dari section 00, 01, 02, 03,
04 dan seterusnya sampai 99 Setiap section diisi folder DRM dengan
nomor rekam medik 2 kelompok akhir yang sama sebagai digit
pertama (primary digit) sebagai patokan. 2 angka kelompok tengah
sebagai digit kedua (secondary digit) dan 2 angka kelompok akhir
(paling kiri) sebagai digit ketiga (tertiary digit)
Contoh: 48 12 06
angka ketiga angka kedua angka pertama
(tertiary digit) (secondary digit) (primary digit)

Ketentuan lain bagi petugas dalam melakukan System TDF

1. Petugas melihat angka digit pertama

10
 2. Membawa pada kelompok rak dengan digit nomor yang sama
3. Kemudian menyesuaikan urutan menurut angka digit kedua
- Kelebihan TDF :
1. DRM tersebar merata diseluruh section penyimpanan
2. Petugas tidak berdesakan di satu section penyimpanan
3. Tanggung jawab petugas jelas
4. Mudah pengendalian dan tanggung jawab petugas
5. Beban kerja petugas merata
6. RM inaktif dapat diambil pada saat menambah dokumen rekam
medik baru di setiap section
7. Dokumen rekam medik dapat terkontrol dan terhindar dari
kekosongan rak
8. Mudah melakukan perencanaan rak
9. Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat dicegah karena
konsentrasi dua angka terakhir
- Kekurangan TDF :
1. Pelatihan petugas sulit dilakukan
2. Pelaksanaan agak sulit
3. Sulit melakukan retensi DRM inaktif harus melihat setiap
section
4. Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak
seluruh section nomor

11
 BAB 3
METODE MAGANG

3.1 Alur Kegiatan Magang

Alur magang melalui ijin dari Bakesbangpol kemudian Dinas Kesehatan
setelah itu Puskesmas.

3.2 Waktu
PKRM2 dilaksanakan setelah Ujian Semester Genap (UAS) tahun ajaran
2016/2017 selama 2 minggu.

3.3 Alat dan Bahan

a. Meja dan kursi untuk penerimaan pasien
b. Alat tulis
c. Formulir Rekam Medis Rawat Jalan
d. Cover/sampul Rekam Medis dan Penjepit
e. KIB (Kartu Indentitas Berobat)
f. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
g. Tempat penyimpanan KIUP
h. Buku register rawat jalan dan rawat inap
i. Formulir Bon Peminjaman
j. Formulir Surat Rujukan (jika pasien dirujuk)
k. Struktur oragnisasi Pelayanan Kesehatan Primer
l. Profil Pelayanan Kesehatan Primer
m. Rencana Strategis Pelayanan Kesehatan Primer
n. Dokumen Rekam Medis pasien

12
 DAFTAR PUSTAKA

Program Studi D-IV Rekam Medik. 2017, Buku Kerja Praktek Mahasiswa
(BKPM) Praktek Klinik Rekam Medik 2 (PKRM 2). Jember

Komdeka Y. Saraswati. 2016, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Klinik

Sakinah Kaliurang. Jember

13