LAPORAN PRAKTIK KLINIK REKAM MEDIK II

PUSKESMAS BANGIL
Kab. PASURUAN

DISUSUN OLEH :

MARIYAM G41150325
ISNA AROFATU ZAHRO G41150447

GOLONGAN B

PROGRAM STUDI DIV REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2017
i
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena berkat
rahmat dan karunia-Nya maka penyusun dapat menyelesaikan Laporan Praktek
Klinik Rekam Medik di Pukesmas Bangil Pasuruan mulai tanggal 03 – 14 Juli
2017 sebagai aplikasi dari mata kuliah PKRM 2 tepat pada waktunya. Dalam
menyelesaikan laporan ini penyusun menyadari bahwa tidak terlepas dari
kelemahan dan kekurangan untuk itu penyusun akan menerima saran serta kritik
yang bersifat membangun dari berbagai pihak demi kesempuran laporan ini dan
laporan selanjutnya. Dalam kesempatan ini juga penyusun mengucapkan terima
kasih kepada berbagai pihak.
1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga
kami dapat menyelesaikan laporan ini.
2. Ibu Feby Erawantini selaku koordinator mata kuliah PKRM 2 (Praktek
Klinik Rekam Medik) sehingga kami dapat diberikan kesempatan untuk
melakukan praktik klinik.
3. Kepala Puskesmas Bangil dr. Arif Kurnianto yang mengizinkan kami
untuk melaksanakan praktik klinik.
4. Bapak Sigit Winarno yang telah membimbing kami selama kegiatan
praktik klinik.
5. Seluruh staff medis dan nonmedis di Puskesmas Bangil yang telah
membimbing kami selama praktik klinik.
6. Seluruh pihak yang telah membantu kami dalam penyusunan laporan ini.
Akhir kata penyusun mohon maaf apabila dalam penyusunan laporan ini
terdapat banyak kesalahan. Semoga laporan ini akan bermanfaat dalam rangka
turut mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya bagi praktisi
kesehatan yakni perekam medis, mahasiswa dan masyarakat.
Jember, 10 Juli 2017

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .........................................................................i

KATA PENGANTAR ..................................................................................ii
DAFTAR ISI ................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang........................................................................................1
1.2 Tujuan.......................................................................................................2
1.2.1 Tujuan Khusus.................................................................................2
1.2.2 Tujuan Umum..................................................................................2
1.3 Manfaat ....................................................................................................3
1.3.1 Bagi Mahasiswa..............................................................................3
1.3.2 Bagi Instansi Pendidikan (Politeknik Negeri Jember)....................4
1.3.3 Bagi Tempat Praktik Lapang (Puskesmas Bangil)..........................4
1.4 Sasaran......................................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pusat Pelayanan Tingkat Pertama (PPK 1)..............................................5
2.2 Unit Rekam Medis...................................................................................6
2.2.1 Tempat Penerimaan Pasien (TPP)...................................................6
2.2.2 Pengolahan Rekam Medis...............................................................8
2.2.3 Sistem Pembiayaan..........................................................................12
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sejarah singkat Puskesmas Bangil...........................................................14
3.2 Visi - Misi.................................................................................................17
3.3 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis Puskesmas Bangil........................18
3.4 Sistem Pembayaran Puskesmas Bangil....................................................28
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan...............................................................................................29
4.2 Saran.........................................................................................................29
LAMPIRAN

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Jember (POLIJE) adalah salah satu perguruan tinggi

negeri yang menyelenggarakan pendidikan vokasional, yaitu suatu program

pendidikan yang mengarahkan proses belajar mengajar pada tingkat

keahlian dan mampu melaksanakan serta mengembangkan standart-standart

keahlian secara spesifik yang dibutuhkan sektor industri. Sistem yang

diberikan berbasis pada peningkatan keterampilan sumber daya manusia

dengan menggunakan ilmu pengetahuan daa keterampilan dasar yang kuat.

Sesuai dengan kurikulum mata kuliah semester IV program studi D-IV

Rekam Medik jurusan Kesehatan Politeknik Negeri Jember Tahun ajaran

2017/2018 yakni mata kuliah PKRM 2 (Praktek Klinik Rekam Medik) yang

merupakan salah satu bidang studi yang harus di tempuh oleh mahasiswa

sebagai wadah sumber penilaian untuk dosen yang bersangkutan, sekaligus

dalam rangka meningkatkan wawasan serta pemahaman mahasiswa

mengenai kompetensi di bidang Rekam Medik dan Informasi Kesehatan.

Sumber penilaian tersebut salah satunya dapat diambil dari Praktik Klinik

Rekam Medis di salah satu pelayanan kesehatan yaitu Fasilitas Pelayanan

Kesehatan Tingkat Pertama (Puskesmas atau Klinik). Praktik Klinik Rekam

Medis tersebut merupakan salah satu bentuk yang harus di pertanggung

jawabkan oleh mahasiswa, yang diwujudkan dengan bentuk sebuah laporan.

Dalam penyusunan laporan ini penyusun terlebih dahulu harus melakukan

observasi (praktek lapang) ke Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat

1
 Pertama yakni Puskesmas atau Klinik. Selanjutnya penyusun memperoleh

informasi berupa Penyelenggaraan Rekam Medis dan Sistem Informasi

Kesehatan di Puskesmas atau Klinik. Kemudian informasi tersebut diolah

dan disusun menjadi sebuah Laporan Penyelenggaraan Rekam Medis dan

Sistem Informasi Kesehatan di Puskesmas atau Klinik.

Mengingat pentingnya hal tersebut terutama untuk meningkatkan

wawasan dan pengetahuan mengenai kompetensi di bidang Rekam Medik

dan Informasi kesehatan, maka kelompok kami melakukan survei Praktek

Klinik Rekam Medik di Puskesmas Bangil yang berada di Jalan Mangga No.

548 Pasuruan. Dengan kegiatan PKRM 2 tersebut diharapkan kami dapat

menerapkan ilmu yang didapat di perkuliahan serta soft skill yang kami

miliki dapat menyesuaikan dengan perkembangan informasi kesehatan yang

ada di instansi kesehatan sekitar.

1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Adapun tujuan umum dalam penyusunan laporan ini adalah

untuk menambah wawasan dan pengetahuan terkait Manajemen Unit

Kerja Rekam Medis di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama

Puskesmas Bangil, Pasuruan.

1.2.2 Tujuan Khusus
1. Untuk mengimplementasikan pemahaman tentang tugas dan

pekerjaan administrasi di Puskesmas Bangil, Pasuruan.

2. Untuk mengimplementasikan pemahaman tentang prosedur

administrasi Rawat Jalan, Rawat Inap, dan Gawat di Puskesmas

Bangil, Pasuruan.
3. Untuk mengimplementasikan pemahaman tentang hal-hal yang

berkenaan dengan bidang administrasi Rekam Medis mulai dari

2
 berkas pendaftaran pasien, penomoran berkas Rekam Medis,

prosedur atau alur berkas Rekam Medis, penyimpanan berkas

Rekam Medis dan penemuan berkas Rekam Medis.

4. Mengimplementasikan pemahaman tentang pengolahan data

computer Rekam Medis yang baik dan benar.

5. Membuktikan penerapan Teori Penyelenggaraan Rekam Medis di

lapangan.
1.3 Manfaat
1.3.1 Bagi Mahasiswa
1. Mahasiswa mendapatkan informasi, gambaran, pengetahuan, dan

wawasan yang berkaitan dengan manajemen unit kerja Rekam

Medis di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama.

2. Mahasiswa dapat menganalisis dan membuktikan antara

Penyelenggaraan Rekam Medis di lapangan dan dalam teori.

3. Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian di

bidang praktek.

1.3.2 Bagi Instansi Pendidikan (Politeknik Negeri Jember)

1. Universitas akan dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui

pengalaman kerja lapang.

2. Mampu mempersiapkan lebih matang terhadap pembekalan

mahasiswa.
3. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk evaluasi

kekurangan-kekurangan bagi instansi dalam pembekalan

mahasiswa.
1.3.3 Bagi Tempat Praktik Lapang (Puskesmas Bangil)
1. Puskesmas akan mendapatkan mendapat bantuan tenaga dari

mahasiswa-mahasiwa yang melakukan praktek lapang.

2. Dapat memberikan masukan bagi pelayanan yang lebih baik lagi

bagi petugas Rekam Medis di Puskesmas Bangil.

3
 3. Sebagai bahan usulan dan pertimbangan dalam melaksanakan

tugas bagi petugas Rekam Medis di Puskesmas Bangil.

1.4 Sasaran
Sasaran dalam kegiatan PKRM 2 (Praktek Klinik Rekam Medis) ini

adalah dapat menerapkan atau mengimplementasikan pemahaman yang

didapat dari PKRM 2 (Praktek Klinik Rekam Medis) di perkuliahan, yang

akan digunakan dalam penyusunan serta menyelesaikan Laporan

Penyelenggaraan Rekam Medis dan Sistem Informasi Kesehatan di

Puskesmas atau Klinik.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pusat Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama (PPK 1)

Pelayanan kesehatan menurut Depkes RI (2009) adalah setiap upaya

yang diselenggarakan sendiri atau secara bersama-sama dalam suatu

organisasi untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan

menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan perorangan, keluarga,

kelompok dan atupun masyarakat. Adapun Jenis Fasilitas kesehatan yang

termasuk Faskes Tingkat Pertama ialah antara:

a. Puskesmas

b. Praktik dokter umum

c. Praktik dokter gigi

4
 d. RS Kelas D pratama

e. Klinik umum

Menurut permenkes No 9 tahun 2014 pasal 1, Klinik adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan/atau spesialistik.

Berdasarkan jenis pelayanan, klinik dibagi menjadi 2 antara lain Klinik

Pratama dan Klinik Utama.

2.2 Unit Kerja Rekam Medis

Unit kerja rekam medis sebagai salah satu organisasi pendukung dalam

sebuah kegiatan di fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk memperlancar

pengelolaan kegiatan dalam unit rekam medis di bentuk struktur organisasi

rekam medis. Menurut Azwar (1996) struktur organisasi jika ditinjau dari

pembagian dan pelaksanaan fungsi serta wewenang yang di milikinya.

2.2.1. Sistem Penerimaan Pasien

A. Sistem Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Penerimaan pasien rawat jalan adalah kegiatan yang di

TPPRJ dimana mempunyai fungsi yang sangat penting dalam

melayani penerimaan pasien rawat jalan untuk mendapatkan

pemeriksaan serta pelayanan kesehatan yang diberikan oleh

petugas yang ada di rumah sakit ataupun puskesmas/klinik.

5
B. Sistem Penerimaan Pasien Rawat Inap

Penerimaan pasien rawat inap adalah kegiatan yang

dilakukan pada TPPRI yang mempunyai fungsi untuk melayani

pendaftaran kepada seluruh pasien Rawat Inap yang akan

mendapatkan pelayanan medis dan tinggal diruangan,

menempati tempat tidur, mendapatkan pemeriksaan serta

perawatan yang diberikan oleh petugas yang ada di rumah sakit

atau puskesmas/klinik.

C. Sistem Penerimaan Pasien Gawat Darurat

Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) adalah

salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur

penerimaan dan pendaftaran pasien yang pada kasus-kasus

gawat atau darurat atau gawat tidak darurat atau darurat tidak

gawat atau gawat dan darurat.

Berikut ini adalah beberapa system yang digunakan di bagian

TPP diantaranya adalah:

A. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan

identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan

antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga

6
 mempermudah atau memperlancar didalam memberikan

pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat

kerumah sakit.

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas

pencatat adalah nama pasien harus tercantum dalam Rekam

medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini yaitu :

1. Nama Pasien Sendiri, apabila nama sudah terdiri dari

satu kata atau lebih.

2. Nama Pasien Sendiri, dilengkapi dengan nama suami

apabila telah menikah.

3. Nama Pasien Sendiri, dilengkapi dengan nama

orangtua ( Nama Ayah)

4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga / marga,

maka nama keluarga / marga (Surename) didahulukan

dan diikuti dengan nama sendiri.

B. Sistem Penomoran

Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering

system, ini penting artinya untuk kesinambungan informasi.

Dengan menggunakan system penomoran, maka informasi-

informasi dapat secara runtut dan meminimalkan informasi

yang hilang.

Ada 3 macam sistem pemberian nomor pasien masuk

(Admission Numbering System) :

7
 1. Pemberian nomor cara seri ( Serial Numbering System)

2. Pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering System)

3. Pemberian Nomor Seri-Unit (Serial Unit Numbering

System)

2.2.2. Pengelolaan Rekam Medis

Perekam medis adalah suatu profesi yang sangat penting dalam

masa-masa pembangunan kesehatan yang mengandalkan

profesionalisme, terutama jika Undang-Undang Perlindungan

Konsumen telah berjalan efektif. Kehadiran profesi ini telah

diperlukan karena tuntutan hukum telah semakin sering dilakukan

terhadap dokter dan fasilitas pelayanan kesehatan (Iris, 2000).

Adapun macam-macam pengelolaan rekam medis, sebagai

berikut:

A. Assembling

Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam

medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan

perakitan dokumen rekam medis sebelum disimpan. Dokumen-

dokumen rekam medis yang telah diisi oleh unit pencatatan data

rekam medis yaitu Unit Rawat Jalan (URJ), Unit Gawat Darurat

(UGD), Unit Rawat Inap (URI) dan Instalasi Pemeriksaan

Penunjang (IPP) akan dikirim ke fungsi Assembling bersama-

sama Sensus Harian setiap hari. Untuk mengendalikan dokumen

8
 rekam medis yang belum lengkap, digunakan formulir Lembar

Kekurangan biasa disebut Kartu Kendali.

B. Pengkodean

Koding adalah pemberian penetapan kode dengan

menggunakan kode yang telah ditetapkan pada ICD-10 dan

ICOPIM atau ICD 9 CM. Departemen Kesehatan RI

menjelaskan bahwa kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World

Health Organization) bertujuan untuk meyeragamkan nama dan

golongan penyakit, cidera, gejala dan faktor yang

mempengaruhi kesehatan (2006:60).

C. Indexing

Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang

sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu

indeks atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh

mencantumkan nama pasien. Jenis indeks biasa dibuat yaitu :

1. Indeks Penyakit (Diagnosis)

2. Indeks operasi atau tindakan

3. Indeks Dokter

4. Indeks kematian

D. Filling

9
 Filing merupakan suatu ruangan di unit rekam medis yang

bertanggung jawab terhadap penyimpanan retensi dan

pemusnahan dokumen rekam medis. Ditinjau dari pemusatan

atau penyatuan dokumen rekam medis maka cara

penyimpanannya dibagi menjadi dua yaitu :

1. Sentralisasi

suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan

formulir rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap, gawat

darurat menjadi satu.

1. Desentralisasi

suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan

formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen rekam

medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dipisahkan

pada folder (map) yang berbeda.

B. Analising Dan Reporting

Analising dan Reporting merupakan Unit Rekam Medis

(URM) yang berfungsi sebagai penganalisis dan pelapor dalam

sistem pelayanan rekam medis, sebagai penganalisis semua data

rekam medis yang masuk ke Unit Rekam Medis (URM) untuk

diolah menjadi informasi yang disajikan dalam laporan guna

pengambilan keputusan.

C. Retensi

10
 Menurut Bambang Shofari dalam bukunya yang berjudul

Pengantar Sistem Rekam Kesehatan (PSRK) tahun edisi 1998,

retensi adalah memisahkan dokumen aktif dan non aktif.

Dokumen dikatakan non aktif di hitung sejak 5 tahun apabila

pasien tidak datang berobat lagi. Dokumen yang sudah tidak

aktif dinilai berdasarkan nilai gunanya menjadi dokumen yang

dilestarikan atau di abadikan dan dokumen yang dimusnahkan.

Pemusnahan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara

dibakar menggunakan incerator atau dibakar biasa, dicacah,

dibuat bubur disaksikan oleh pihak ke tiga dan tim pemusnah.

2.2.3. Sistem Pembiayaan

Sistem pembiayaan kesehatan Indonesia secara umum terbagi dalam

2 sistem, antara lain:

1. Fee for Service ( Out of Pocket )

Sistem ini secara singkat diartikan sebagai sistem

pembayaran berdasarkan layanan, dimana pencari layanan

kesehatan berobat lalu membayar kepada pemberi pelayanan

kesehatan (PPK). PPK (dokter atau rumah sakit) mendapatkan

pendapatan berdasarkan atas pelayanan yang diberikan, semakin

11
 banyak yang dilayani, semakin banyak pula pendapatan yang

diterima.

2. Health Insurance

Sistem ini diartikan sebagai sistem pembayaran yang dilakukan

oleh pihak ketiga atau pihak asuransi setelah pencari layanan

kesehatan berobat. Sistem health insurance ini dapat berupa :

A. Sistem kapitasi

Sistem kapitasi merupakan metode pembayaran untuk jasa

pelayanan kesehatan dimana PPK menerima sejumlah tetap

penghasilan per peserta untuk pelayanan yang telah

ditentukkan per periode waktu.

B. Sistem DRG (Diagnose Related Group)

Pada system ini, pembayaran dilakukan dengan cara

pembayaran dengan biaya satu per diagnosis, bukan biaya

satuan per jenis pelayanan medis maupun nonmedis yang

diberikan kepada pasien.

C. Pembayaran Per Diem

Pembayaran per diem merupakan pembayaran yang

dinegosiasi dan disepakati di muka yang didasari pada

pembayaran per hari perawatan, tanpa mempertimbangkan

biaya yang dihabiskan oleh rumah sakit.

D. Pembayaran Per Kasus

12
 Sistem pembayaran per kasus (case rates) mirip

dengan sistem pembayaran DRG, yaitu dengan

mengelompokkan berbagai jenis pelayanan menjadi satu

kesatuan. Pengelompokkan ini harus ditetapkan dulu di

muka disetujui kedua belah pihak, yaitu pihak rumah sakit

dan pihak pembayar.

13
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah singkat Puskesmas Bangil

Cikal bakal lahirnya Puskesmas Bangil adalah berawal dari

bangunan lama yang berlokasi di kelurahan Dermo. Bangunan ini

merupakan gabungan antara rumah sakit yang terletak di sebelah utara

dengan puskesmas yang berada bersebelahan dengan rumah sakit tersebut.

Seiring dengan perkembangan zaman, ternyata mengalami kesulitan

menampung pasien yang semakin hari semakin banyak. Kondisi ini

membuat Pemerintah Kabupaten Pasuruan mengambil langkah kebijakan

untuk mendirikan bangunan puskesmas baru untuk Puskesmas Bangil.

Dengan perubahan ini diharapkan kinerja manajemen Puskesmas Bangil

menjadi lebih baik.

Pada tahun 1982, Puskesmas Bangil berpindah ke Kelurahan Kidul

Dalem. Keberadaan Puskesmas Bangil pada awal penyelenggaraan

pelayanan kesehatan hanya menekankan pada pelayanan-pelayanan dasar

dan pelayanan pasien rawat jalan. Pada tahun tersebut belum ada bangsal

Rawat Inap. Hal ini disebabkan tidak didukungnya kualitas pelayanan

kesehatan yang memadai serta fasilitas ruangan yang sedikit dan kecil.

Namun seiring dengan perkembangan waktu serta tuntutan pasien akan

lahirnya pelayanan berkualitas, nyaman, dan cepat, kini puskesmas yang

14
berada di Jalan Mangga No. 548 Bangil-Pasuruan ini terdiri dari gedung-

gedung dua lantai.

Pembangunan Puskesmas Bangil diresmikan pada tanggal 18 Maret

2008, lokasi bangunan gedung Puskesmas Bangil berada di tengah pusat

Kota. Puskesmas Bangil memiliki upaya kesehatan yang terdiri dari 2 unsur

utama, yaitu Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan

Perorangan (UKP) dengan Motto “Kami ada memang untuk Anda”.

Puskesmas Bangil di bawah pimpinan dr. Arif Kurnianto ini menyediakan

beberapa Fasilitas Pelayanan Kesehatan baik didalam gedung maupun diluar

gedung.

Gambar 3.1 Letak Geografi dan Demografi

(Sumber : UPTD Kesehatan Puskesmas Bangil)

Adapun jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan dalam gedung, di

antaranya :
1. UGD 24 jam;
2. Poli Umum;

15
 3. Poli Gigi;
4. Poli KIA / KB / IMUNISASI;
5. Poli MTBS;
6. Poli DDTK;
7. Poli Gizi;
8. Poli Laktasi;
9. Laboratorium;
10. Instalasi Obat;
11. Poli PTRM;
12. Poli IMS;
13. Poli TB;
14. Rawat Inap;
15. Kamar Bersalin;
16. Puskesmas Pembantu;
17. Polinkel;
18. Ruang nifas/persalinan;
19. Dapur;
20. Kantor;
21. Ruang rekam medis yang berada dalam satu ruang dengan TPP/loket;
22. Mobil Ambulan.

Adapun jenis Fasilitas Pelayanan Kesehatan luar gedung, di antaranya :

1. Posyandu Balita;
2. Posyandu Lansia;
3. UKS/UKGS;
4. Penanggulangan DBD;
5. Pembinaan PHBS;
6. Pembinaan UKBM;
7. Penyuluhan Kesehatan;
8. Puskesmas Keliling;
9. STBM (Sanitasi Total Berbasis Masyarakat);
10. PHN (Public Health Nursing).
3.2 Visi dan Misi
A. Visi Puskesmas
Terwujudnya masyarakat yang sehat dan sejahtera melalui pelayanan

yang bermutu dan terjangkau.

B. Misi Puskesmas
1. Peningkatan mutu dan pemerataan pelayanan kesehatan dan gizi

masyarakat serta upaya pencegahan penyakit dan mutu kesehatan

lingkungan.

16
 2. Meningkatkan peran serta masyarakat dalam upaya kesehatan

bersumberdaya masyarakat (UKBM) dan perilaku hidup bersih dan

sehat (PHBS).
3. Melaksanakan keikutsertaan bidang kesehatan dengan jangkauan

masing-masing dan regulasi bidang kesehatan serta pada

proporsionalisasi tenaga kesehatan.

3.3 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis Puskesmas Bangil
A. TPP (Tempat Penerimaan Pasien)
TPP adalah tempat penerimaan pasien yang merupakan pintu awal

masuk pasien untuk mendapat pelayanan kesehatan selanjutnya.

Puskesmas Bangil mempunyai satu Tempat Penerimaan Pasien yang

menyatukan dari semua pelayanan, baik Penerimaan Pasien Rawat

Jalan, Rawat Inap, maupun Unit Gawat Darurat. TPP di Puskesmas

Bangil mempunyai jam buka pelayanan tunggal, dimulai Senin – Kamis

dari pukul 07.30 s.d. 12.00 WIB, hari Jum’at TPP dibuka dari pukul

07.30 s.d. 10.00 WIB dan untuk hari Sabtu TPP dibuka dari pukul 07.30

s.d. 11.00 WIB.

Petugas yang bekerja di bagian TPP terdiri dari tiga orang. Fasilitas

yang tersedia di TPP terdiri satu laptop dan dua komputer. Laptop

tersebut difungsikan sebagai aplikasi mandiri berupa Sistem Informasi

Loket Pendaftaran Pasien yang berisi data umum pasien. Aplikasi ini

dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai nomor indeks

pasien apabila pasien saat datang berobat tidak membawa KIB (Kartu

Berobat Pasien). Sedangkan satu komputer di TPP digunakan khusus

untuk aplikasi dari BPJS yang difungsikan untuk klaim BPJS (Primary

Care). Sedangkan komputer lainnya dikhususkan untuk proses

17
pelaporan setiap bulan ke Dinas Kesehatan yang menggunakan sistem

informasi yang dibawahi oleh Dinkes Kabupaten Pasuruan. Sementara

untuk masing – masing komputer di pelayanan poli masih belum

terintegrasi dengan pelayanan apotik maupun kasir. Di setiap poli,

komputer difungsikan untuk pengecekan kartu jaminan yang dimiliki

oleh pasien dengan aplikasi Primary Care dan entry data pasien yang

datang ke poli. Fasilitas lainnya yang tersedia di TPP adalah Buku

Register Penerimaan Pasien RJ dan UGD serta KIB.

Untuk Buku Register Penerimaan Pasien Rawat Inap diletakkan di

meja perawat jaga (nurse station) dan diisi oleh perawat jaga pada shift

tersebut.

Prosedur dan Persyaratan Penerimaan Pasien di TPP

1. Identifikasi pasien lama atau baru.

2. Jika pasien baru, maka petugas TPP akan membuatkan dokumen

rekam medis baru, membuat Kartu Kunjungan Pasien serta

menginputkan data pasien di aplikasi sistem informasi puskesmas.

3. Jika pasien lama, maka petugas akan meminta KIB dari pasien

untuk melihat nomor rekam medis pasien dan kemudian petugas

mengambil berkas rekam medis pasien di rak filling.

4. Pendaftaran pasien di atas umur 60 tahun (Lanjut Usia), maka

proses pendaftaran di loket didahulukan daripada pasien umur di

bawah 60 tahun.

18
5. Apabila pasien memiliki kartu Jamkesmas, BPJS, KIS, JKN dan

Askes, maka petugas akan menginputkan data pasien pada Sistem

Informasi Pendaftaran Pasien Primary Care.

6. Apabila kartu asuransi pasien dinyatakan tidak aktif, maka petugas

akan memberitahukan kepada pemilik yang bersangkutan bahwa

kartu tersebut sudah tidak dapat digunakan lagi serta

mengkonfirmasi apakah pasien ingin melanjutkan pendaftaran atau

tidak.

7. Apabila kartu aktif, selanjutnya petugas akan menanyakan umur

pasien serta keluhan pasien. Kemudian petugas pendaftaran

memberikan tanggal pemeriksaan menggunakan stampel dan

menuliskan poli yang akan dituju pasien sesuai dengan keluhan

pasien di berkas rekam medis pasien.

8. Apabila pasien UGD, petugas akan menuliskan data pasien dan

informasi lainnya pada buku register. Berkas pasien dan KIB akan

diberikan kepada pasien untuk dibawa ke UGD yang dituju.

9. Sedangkan untuk pasien rawat jalan, KIB diberikan kepada pasien

dan pasien ke poli yang dituju.

10. Setelah pasien mendapatkan tindakan di poli, petugas poli akan

menuliskan dan menginputkan diagnosa, tindakan dan obat pada

berkas rekam medis pasien.

11. Kemudian pasien menuju apotek. Sedangkan berkas rekam

medisnya tetap di poli. Dalam waktu 24 jam petugas poli akan

19
 menyerahkan kembali berkas rekam medis pasien ke ruang rekam

medis.

12. Kemudian petugas pelaporan akan menginputkan data pelayanan

yang telah diterima pasien ke aplikasi khusus pelaporan(SIMPUS

dan Primary Care) serta melakukan kodefikasi terhadap diagnose

pasien.

13. Petugas rekam medis akan mengembalikan berkas tersebut ke dalam

map yang sesuai dengan nomor rekam medis pasien.

A. Sistem Informasi Klinik Puskesmas Bangil

Sistem Informasi TPP ini merupakan suatu sistem informasi

mandiri Puskesmas Bangil. Sistem informasi ini digunakan

untuk update data pasien di loket pendaftaran pasien. Adapun

menu update yang dapat difungsikan antara lain untuk mencari

data pasien, menambah data pasien baru, menyimpan data

pasien baru, dan menghapus data pasien. Aplikasi sederhana ini

sangat membantu proses pencarian nomor indeks pasien apabila

pasien tidak membawa KIB saat mendaftar.

Adapun sistem informasi lain yang terdapat TPP adalah

aplikasi BPJS – Primary Care. Aplikasi yang diterapkan sekitar

bulan Januari 2015 ini merupakan Sistem Informasi online yang

terhubung atau terintegrasi dengan BPJS. Aplikasi Primary Care

melayani beberapa pelayanan, salah satu diantaranya adalah

entry data pendaftaran pasien BPJS yang dilakukan oleh Petugas

TPP. Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran ini memiliki

20
 tampilan berbagai macam tool diantaranya daftar pasien lama,

pendaftaran pasien baru, daftar pelayanan pasien Dll.

Sedangkan untuk menangani keseluruhan proses manajemen

di Puskesmas, sistem informasi yang digunakan ialah Sistem

Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS). Aplikasi ini

memungkinkan koneksi online Dinas Kesehatan dengan

puskesmas secara real time. Ditunjang dengan berbagai fitur

yang sangat mempermudah petugas dalam proses entry data dan

pelaporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Pasuruan. Sebuah

sistem informasi yang sejak lama diimplementasikan di

Puskesmas Bangil ini secara khusus difungsikan untuk

memanajemen semua data pasien yang mendapat pelayanan di

Puskesmas Bangil mulai dari pendaftaran, registrasi,

pemeriksaan (Diagnosis) hingga pengobatan yang diterima

pasien tersebut, kemudian data-data yang sudah diinputkan,

diakumulasi oleh sistem dalam sebuah database yang nantinya

akan menjadi sebuah Laporan bulanan ke Dinas Kesehatan

Kabupaten Pasuruan.
B. Sistem Penamaan
Penulisan Nama pasien pada KIB, Dokumen Rekam Medis,

dan sistem informasi pendaftaran dilakukan oleh petugas TPP.

Penulisan data pasien berdasarkan kartu identitas yang dibawa

pasien (KTP, Kartu Sehat, SIM, KK dll) jika pasien adalah anak-

anak, maka informasi diperoleh dari orang tua / wali yang

mengantar. Penulisan data pasien menggunakan capitalize each

21
 word (perpaduan antara huruf capital dan kecil). Penamaan

dokumen rekam medis juga menyertakan nama kepala keluarga

pasien serta nomor asuransi pasien yang bersangkutan.

C. Sistem Penomoran
Sistem penomoran yang digunakan adalah Family Folder

yaitu setiap pasien baik Rawat Jalan maupun Rawat Inap hanya

diberikan satu unit rekam medis untuk satu KK (Kartu

Keluarga). Sehingga Rekam Medis satu keluarga hanya

tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor. Pembagian

nomor yang digunakan berdasarkan pada per wilayah yang

dimulai dari angka 61 hingga banyaknya jumlah rekam medis

pasien yang ada di wilayah tersebut.

Adapun untuk nomor kecil mulai nomor 1-60 tidak di

lakukan pembagian wilayah pada rekam medis pasien. Untuk

rekam medis diluar wilayah Bangil di simpan di satu rak

penyimpanan khusus luar wilayah Bangil. Untuk pembagian

rekam medis yang menggunakan asuransi kesehatan dibagi

menjadi dua tempat penyimpanan yang berbeda yaitu satu rak

penyimpanan dengan Askes yang nomor rekam medisnya

ditandai dengan spidol warna hijau. Sedangkan untuk pasien

dengan jaminan BPJS, KIS, JAMKESMAS di simpan di bagian

rak khusus untuk pasien Kartu Sehat. Di Puskesmas Bangil juga

melayani pasien PTRM (Program Terapi Rumatan Metadon).

Adapun untuk pasien PTRM ini dokumen rekam medis tidak

diberikan nomor indeks pasien, hanya dituliskan status PTRM

22
 pada rekam medis pasien. Sedangkan untuk pasien yang berasal

dari Pondok Pesantren di pisahkan dalam rak penyimpanan lain

dengan nomor indeks yang mulai 10 – 12.

B. Analisa dan Assembling

Berkas rekam medis pasien tidak dilakukan assembling, karena

berkasnya berupa lembaran catatan pelayanan pengobatan tanpa

menggunakan map/dokumen. Selain itu, Berkas rekam medis tidak

dilakukan Assembling karena berkas sudah sesuaikan setiap lembarannya

misal formulir lain yang disertakan seperti hasil Laboratorium. Proses

analisa tidak dilakukan pada semua berkas baik Rawat Jalan, Rawat Inap

maupun berkas Unit.

C. Pengkodean
Pengkodean Berkas Rekam Medis terkait Penyakit dilakukan oleh

dokter, namun tidak semua dokter atau bidan selalu memberikan kodefikasi

di Berkas Rekam Medis pasien. Pengkodean penyakit tidak dilakukan oleh

petugas rekam medis karena tidak terdapat perekam medis. Realitanya

pengkodean di Puskesmas Bangil dituliskan oleh dokter atau bidan yang

memeriksa pasien di masing-masing poli. Pengkodean terhadap penyakit

pasien juga dilakukan oleh petugas pelaporan (SIMPUS dan Primary Care).
Anamnesis adalah sejumlah keluhan yang diderita pasien baik

disampaikan pasien sendiri maupun pihak wali dari pasien. Sama halnya

seperti kodefikasi, pada penulisan anamnesis terhadap pasien dituliskan oleh

dokter maupun bidan di masing-masing poli ketika pasien melakukan

pelayanan. Begitupun penulisan diagnosa dituliskan oleh dokter atau bidan

yang memeriksa pasien.

23
D. Filling
Sistem Penyimpanan yang diterapkan di Puskesmas Bangil adalah

Sistem Sentralisasi. Dimana berkas Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat

Inap memiliki tempat penyimpanan yang sama yaitu di ruang rekam medis

sekaligus loket. Dokumentasi ruang penyimpanan Rekam Medis Rawat

Inap dan Rawat Jalan terlampir.

Adapun Sistem Penjajaran yang digunakan baik berkas Rawat

Jalan dan Rawat Inap adalah dengan Sistem Serial Numbering Filling

(SNF). Jenis sistem penyimpanan yang diterapkan di Puskesmas Bangil

adalah sistem penyimpanan wilayah artinya berkas RM pasien disimpan

berdasarkan wilayah tempat tinggal pasien di bangil Umumnya disebut

family folder. Puskesmas Bangil memiliki 7 wilayah kerja kelurahan,

Namun Puskesmas Bangil tetap melakukan pelayanan pasien dari luar

wilayah, untuk wilayah dari luar bangil rekam medis disatukan ke dalam

satu rak penyimpanan. Di Puskesmas Bangil juga membedakan untuk rak

pasien PTRM (Program Terapi Rumatan Metadon) serta untuk pasien yang

menetap di PonPes (Pondok Pesantren) hal ini dilakukan bertujuan sebagai

upaya untuk mempercepat dan mempermudah proses pencarian rekam

medis pasien khususnya pasien PTRM. Dokumentasi penyimpanan rekam

medis pasien PTRM dan PonPes terlampir.

Sarana dan Prasarana yang digunakan berupa rak penyimpanan,

meja, map dan komputer. Penyimpanan dokumen rekam medis di letakkan

didalam map yang di bagian luarnya terdapat keterangan nomor serial

24
 rekam medis kemudian map-map tersebut diletakkan di rak penyimpanan.

Dokumentasi map penyimpanan dokumen rekam medis terlampir.

E. Indexing
Proses indexing secara manual tidak dilakukan di Puskesmas

Bangil. Namun pada SIMPUS Dinas Kesehatan Kabupaten Pasuruan

terdapat menu yang dapat digunakan untuk melihat informasi mengenai

data indeks penyakit, data indeks dokter, data indeks tindakan dll. Proses

indexing yang dilakukan secara komputerisasi ini didapat dari setiap data

rekam medis pasien per hari yang di entry-kan oleh petugas ke sistem

informasi SIMPUS, yang kemudian secara otomatis diakumulasi dalam

sistem.

F. Retensi
Proses retensi di Puskesmas Bangil dilakukan dengan memisahkan

dokumen aktif dan nonaktif. Dokumen nonaktif adalah dokumen pasien

yang tidak datang berobat selama 6 tahun terakhir yaitu selama tahun 2017

sampai 2002. Dokumen yang sudah tidak aktif tersebut menjadi dokumen

yang dilestarikan atau diabadikan di sebuah gudang khusus tempat rekam

medis non-aktif. Sehingga dapat dikatakan bahwa di lapangan pemusnahan

dokumen rekam medis tidak dilakukan di Puskesmas Bangil

G. Pelaporan
Pelaporan di Puskesmas Bangil dilakukan setiap bulan sekali.

Pelaporan yang dilakukan oleh 2 petugas ini dilakukan paling lambat

maksimal pada tanggal 5 setiap bulannya. Pelaporan pada Puskesmas

Bangil terdiri dari dua macam, diantaranya pelaporan internal dan

eksternal. Pada pelaporan internal, ditujukan kepada kepala puskesmas.

25
 Pelaporan ini bersifat global, artinya hanya berisi tentang data pasien

maupun pelayanan yang diterima serta total keuangan selama sebulan.

Sedangkan pelaporan eksternal ditujukan untuk klaim BPJS dan Dinas

Kesehatan Kabupaten Pasuruan.

Pelaporan ini dilakukan oleh 2 petugas khusus. Yang ruang lingkup

kerjanya dimulai dari entry data kedalam sistem komputerisasi hingga

pada proses pembuatan laporan. Adapun petugas tersebut diantaranya,

pelaporan eksternal untuk klaim BPJS dilakukan oleh satu petugas khusus

pelaporan klaim BPJS, sedangkan pelaporan internal untuk kepala

Puskesmas Bangil dan pelaporan eksternal yang ditujukan untuk DinKes

dilakukan oleh petugas aplikasi SIMPUS. Pelaporan internal maupun

eksternal ini memiliki perbedaan dalam proses pengirimannya. Untuk

pelaporan internal sendiri dalam bentuk hardfile, sedangkan untuk

pelaporan eksternal baik kepada Dinas Kesehatan Kabupaten Pasuruan

maupun BPJS pengiriman dalam bentuk softfile, yang dilakukan melalui

via e-mail.

3.4 Sistem Pembayaran Puskesmas Bangil

Adapun sistem pembayaran di Puskesmas Bangil terdiri dari Fee For

Service dan Health Insurance. Fee For Service adalah sistem pembayaran

yang dilakukan setelah pasien mendapat pelayanan pengobatan.

Pembayaran Fee For Service digunakan dalam sistem pembayaran untuk

pasien umum di UGD. Sementara itu untuk pasien dengan pembayaran

Health Insurance terbagi menjadi beberapa pasien asuransi, antara lain:

Pasien BPJS Kesehatan, Jamkesmas, KIS, JKN dan Askes. Untuk pasien

26
Rawat Jalan non asuransi yang berobat ke poli umum, KIA dan KB tidak

dipungut biaya kecuali biaya obat. Sedangkan untuk pasien Rawat Jalan non

asuransi yang mendapat pelayanan tindakan dari poli gigi misalnya :

penambalan gigi, maka pasien akan dikenakan biaya pelayanan yang

didapat. Dan untuk unit pelayanan Rawat Inap hanya pasien non asuransi

yang dikenakan biaya pelayanan.

Untuk proses pembayarannya, pasien membayar di kasir setelah

pasien selesai diperiksa dan diberi pelayanan kesehatan. Penerima

pembayaran pelayanan kesehatan akan menyetorkan biaya yang telah

dibayarkan pasien kepada bendahara pelayanan kesehatan.

27
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan Praktek Klinik Rekam Medik di
Puskesmas Bangil, penulis dapat menyimpulkan bahwa kegiatan yang
dilakukan di Unit Kerja Rekam Medik antara lain :
1) Tempat Pendaftaran Pasien pada pelayanan Rawat Jalan, Rawat Inap dan
UGD ditempatkan pada satu TPP. Namun pada Sistem Informasi Mandiri
yang diterapkan di TPP belum terintegrasi dengan pelayanan pada poli.
2) Penomoran yang diterapkan di Puskesmas Bangil adalah family folder.
3) kodefikasi terhadap diagnose pasien dilakukan seorang dokter atau bidan.
4) Analisa dan Assembling tidak dilakukan pada dokumen rekam medis,
karena berkasnya berupa lembaran catatan pelayanan pengobatan yang
sudah disesuaikan.
5) Proses retensi dilakukan dengan memisahkan dokumen aktif dan nonaktif
yaitu dokumen pasien yang tidak datang berobat selama 6 tahun terakhir.
6) Pemusnahan dokumen rekam medis tidak dilakukan di Puskesmas
Bangil, sebab Dokumen nonaktif menjadi dokumen yang dilestarikan
atau diabadikan di sebuah gudang khusus tanpa dilakukan pembakaran
ataupun pencacahan.
7) Pelaporan internal dilakukan untuk kepala Puskesmas Bangil. Sedangkan
pada pelaporan eksternal dilakukan untuk permintaan dinas kesehatan
kabupaten bangil dan lembaga asuransi yang bekerjasama.

4.2 Saran
Evaluasi dan Perbaikan Sarana dan Prasarana Puskesmas Sukowono di
antaranya

28
a. Terbatasnya ruang rekam medis karena ruang rekam medis yang ada
terdapat dalam satu ruangan dengan loket pendaftaran
b. Manajemen unit rekam medis lebih diperhatikan dan ditata kembali
sesuai dengan peraturan yang berlaku dari Permenkes.
c. Untuk penegakan kode diagnose di tegakkan oleh perekam medis.
d. Sebaiknya petugas lebih memperhatikan kesinambungan berkas rekam
medis serta petugas harus lebih disiplin dalam pekerjaanya sesuai jam
kerja.

29
LAMPIRAN

Struktur Organisasi UPTD Kesehatan Puskesmas Bangil

30
BAGAN ALUR PENDAFTARAN LOKET DI UPTD PUSKESMAS

BANGIL

ALUR PELAYANAN POLI UMUM

31
ALUR PELAYANAN POLI GIGI

32
ALUR PELAYANAN POLI MTBS

ALUR PELAYANAN POLI KIA

33
ALUR PELAYANAN KAMAR BERSALIN

ALUR PELAYANAN LABORATORIUM

34
ALUR PELAYANAN TB PARU

ALUR PELAYANAN UGD (jam dinas)

35
ALUR PELAYANAN UGD (di luar jam dinas)

36
ALUR PELAYANAN FARMASI

(Alur Layanan Gudang Obat)

37
(Alur Pelayanan kamar obat)

38
ALUR PELAYANAN PUSKESMAS BANGIL

39
 Loket pendaftaran pasien

Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap

Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

40
Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan

Buku Register Kunjungan Pasien

Kartu Indeks Berobat (KIB)

41
Ruang Rawat Inap Lantai 1

Ruang Rawat Inap Lantai 2

Proses entry data pasien baru

42
 Proses pencarian data pasien yang tidak membawa kartu KIB

Proses Pengecekan jaminan kesehatan pasien (Aplikasi Primary Care)

43
Proses Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

Foto bersama petugas TPP ( Tempat Penerimaan Pasien )

44