Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy) Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, bahwa persaingan pasar bukan
bahwa persaingan pasar bukan merupakan gejala yang
Konsep Trilogi Kualitas pertama kali dikembangkan oleh
Dr. Joseph M. Juran seorang ilmuwan yang banyak
mengabdikan dedikasinya pada bidang manajemen
kualitas dan mempunyai kontribusi penting dalam
perkembangan dan kemajuan quality
managementkhususnya di bidang industri manufaktur.
Pada tahun 1986, sarjana bidang electrical engineering
yang mengawali karirnya di perusahaan Western
Electric ini mempublikasikan Trilogi Kualitas (The Quality
Trilogy), dengan mengidentifikasi aspek ketiga dalam
manajemen kualitas yakni perencanaan kualitas (quality
planning).
Dunia akan senantiasa mengenang dan menerapkan
konsep Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy) khususnya di
industri manufaktur. Dengan adanya perencanaan
kualitas yang baik akan sangat bermanfaat bagi dunia
industri dalam menetapkan serta membuat langkah
strategis agar para konsumen terpuaskan melalui
ketersediaan dan pemakaian produk yang berkualitas.
Dunia pun pantas berterima kasih kepada salah seorang
tokoh manajemen kualitas, Dr. Joseph M. Juran.
Hal ini tergolong terobosan baru saat itu, dimana
manajemen kualitas pada dunia industri masih hanya
mengenal dua aspek kualitas yang dikenal; pengendalian
kualitas (quality control) dan perbaikan kualitas (quality
improvement). Penerapan konsep Trilogi Kualitas
menjadikan cakupan manajemen kualitas menjadi lebih
luas dan kompleks. Membutuhkan keahlian dan
dukungan sumber daya dalam pelaksanaannya. Adapun
rincian trilogy itu sebagai berikut :
1. Perencanaan Kualitas (quality planning)
Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi
pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk
dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian
mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan
perusahaan guna memuaskan pelanggan.
 memenuhi kebutuhan pelanggan/konsumen
 tentukan market segment (segmen pasar) produk
 mengembangkan karakteristik produk sesuai
dengan Permintaan konsumen
 mengembangkan proses yang mendukung
tercapainya karakteristik produk
2. Pengendalian Kualitas (quality control)
Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar
diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan
kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan.
misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
 mengevaluasi performa produk
 membandingkan antara performa aktual dan target
 melakukan tindakan jika terdapat
perbedaan/penyimpangan
3. Perbaikanan Kualitas (quality improvement)
Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme
yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat
dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-
sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan
proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam
proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu
struktur permanen untuk mengejar mutu dan
mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
 mengidentifikasi proyek perbaikan (improvement)
 membangun infrastruktur yang memadai
 membentuk tim
 melakukan pelatihan-pelatihan yang relevan
 diagnosa sebab-akibat (bisa memakai diagram
Fishbone-Ishikawa)
 cara penanggulangan masalah
 cara mencapai target sasaran
IMPLEMENTASI PDCA DA LAM CONTINU OUS
IMPROVEMENT PERUSAHAAN
Seiring dengan semakin tingginya daya saing antar
perusahaan pada pasar saat ini, maka semakin
meningkatnya tuntutan bagi suatu perusahaan untuk
berkembang lebih mandiri menuju era perusahaan
industrialisasi. Perkembangan suatu perusahaan dapat
dinilai dengan semakin kecilnya tingkat masalah yang
dihadapi oleh perusahaan. Seperti kita ketahui, bahwa
tidak ada perusahaan yang tidak mengalami adanya
masalah. Namun, perusahaan yang dapat bertahan
dalam pasar merupakan perusahaan yang mampu
meminimalkan masalah yang dihadapinya, baik masalah
internal maupun masalah eksternal.
Untuk meminimalkan dan mengurangi masalah yang
dihadapi, maka perlu adanya tindak lanjut atas masalah-
masalah tersebut. Tindak lanjut ini akan memberikan
pengaruh kepada peningkatan kualitas dan kinerja
perusahaan. Hal ini perlu terus dilakukan mengingat
stabil dan dapat diperkirakan dengan mudah.
Plan, Do, Check and Action atau lebih kita kenal dengan
sebutan PDCA merupakan suatu proses pemecahan
masalah yang menggunakan empat langkah penyelesaian
untuk mengukur kualitas suatu kegiatan maupun kinerja.
PDCA ini dirumuskan oleh W. E. Deming. Oleh karena itu,
siklus PDCA ini juga sering disebut Siklus Deming. Variasi
lain dari PDCA, yaitu PDSA (Plan, Do, Study, Action).
Plan(Perencanaan)
Tahap ini dilakukan untuk mengidentifikasi gejala atau
potensi masalah yang akan timbul selama melakukan
proses yang sedang berjalan saat ini. Selain itu, pada
tahap ini juga dilakukan pencarian solusi atau ide-ide dari
pemecahan masalah yang dapat diterapkan untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Hal yang perlu
diperhatikan yaitu proses dari awal hingga akhir yang
akan memberikan dampak terhadap hasil/output yang
diberikan. Output yang diberikan ini harus dinilai kembali
apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
Untuk menghasilkan proses PDCA yang efektif dan
efisien, maka sebaiknya dilakukan prioritas masalah yang
akan diselesaikan lebih dahulu.
Do (Kerjakan)
Langkah ini merupakan kelanjutan atas hasil dari
identifikasi masalah yang telah dilakukan sebelumnya.
Pada tahap ini, dilaksanakannya rumusan langkah-
langkah penyelesaian masalah yang telah disusun
sebelumnya. Selain itu, pada tahap ini, pelaksanaan
langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut juga
menjadi monitoring terhadap proses yang sedang
berjalan.
Check (Pemeriksaan)
Pada tahap pemeriksaan, terdapat dua hal yang perlu
diperhatikan yaitu memantau dan mengevaluasi. Pada
tahap ini dapat dilakukan pemantauan terhadap
keberhasilan penyelesaian masalah yang telah
dirumuskan. Untuk kegiatan evaluasi, perlu adanya
pemeriksaan antara proses yang diterapkan dengan
spesifikasi hasil yang diharapkan. Metode yang
digunakan dapat berupa observasi dan survey. Jika
sesuai, maka proses perbaikan tersebut dapat terus
dijalankan dan kemudian dijadikan rutinitas kegiatan
yang diberlakukan. Jika tidak sesuai, maka perlu
dilakukannya pencarian dan perumusan pemecahan
masalah kembali.
Action (Tindak Lanjut)
Tindak lanjut dari hasil yang diperoleh merupakan tahap
untuk melakukan perubahan standarisasi. Perubahan
standarisasi ini mempertimbangkan bagian mana saja
yang memungkinkan untuk dilakukannya penerapan,
melakukan revisi terhadap proses yang akan diperbaiki,
merevisi standar prosedur dan kebijakan yang telah ada,
serta melakukan sosialisasi terhadap para pelaku yang
terlibat dalam suatu kegiatan.
Aplikasi dari siklus PDCA telah ditemukan lebih efektif
dibandingkan dengan metode lainnya. Penggunaan siklus
PDCA berarti melakukan pencaharian metode perbaikan
yang lebih baik lagi dengan terus menerus. Siklus PDCA
dapat diterapkan dalam tindakan perbaikan temporer
maupun permanen. Untuk tindakan perbaikan temporer,
Siklus PDCA memberikan hasil praktis dalam menangani
dan memperbaiki masalah. Sedangkan untuk tindakan
perbaikan permanen, Siklus PDCA bertujuan untuk
menyelidiki dan menghilangkan akar permasalahan
sehingga meningkatkan proses dan target perusahaan
yang diharapkan.
Siklus PDCA tidak hanya sekedar alat, ini merupakan
sebuah konsep atau gambaran proses perbaikan yang
berkelanjutan. Siklus PDCA ini dapat ditanamkan menjadi
budaya organisasi suatu perusahaan. Hal terpenting
dalam proses PDCA adalah pada langkah “act”. Hal ini
dikarenakan pada tahap ini merupakan tahap terakhir
penyelesaian suatu masalah serta merupakan langkah
awal dalam menemukan dan menyelesaikan masalah
selanjutnya. Hal inilah yang menjadikan siklus PDCA
sebagai suatu tindakan perbaikan yang berkelanjutan.
Pelaksanaan implementasi PDCA menjadi wewenang dan
tanggung jawab bagi pihak yang bersangkutan.
Wewenang dan tanggung jawab antar bagian tentulah
tidak sama. Wewenang dan tanggung jawab tersebut
bukan sekedar kumpulan semua aktivitas yang harus
dijalankan namun tetap perlu diharmonisasikan atau
diseimbangkan. Tujuan dari Siklus PDCA ini adalah untuk
melakukan perbaikan di dalam perusahann secara terus
menerus. Jangan sampai wewenang dan tanggungjawab
ini terlalu berat untuk dijalankan atau tidak dapat
dijalankan karena tidak sesuai dengan fungsinya.
Perbaikan kualitas menjadi inisiatif strategi penting
dalam meningkatkan daya saing bisnis. Beberapa
pendekatan dan metodologi perbaikan kualitas telah
dikembangkan, seperti Kaizen, Deming Cycle, dan Six
Sigma.
Kaizen
Banyak organisasi menerapkan pendekatan kaizen dalam
perbaikan kualitas untuk memecahkan permasalahan
yang paling urgent. Umumnya pendekatan kaizen
menggunakan metodologi yang terstruktur dalam proses
perbaikan kualitas sesuai langkah-langkah sebagai
berikut:
 Mendefinisikan dan menganalisis masalah.
 Mengembangkan ide dan alternatif solusi
masalah.
 Mengevaluasi ide dan memilih solusi alternatif
terbaik.
 Melaksanakan solusi masalah.
Perbaikan kualitas dengan menggunakan pendekatan
kaizen dengan memanfaatkan pertemuan tim perbaikan
kualitas, yang dikenal dengan kaizen event atau sering
disebut juga dengan kaizen blitz. Umumnya dalam kaizen
event ini melibatkan semua anggota organisasi dari
berbagai unit atau divisi yang mewakili berbagai
tingkatan organisasi, mulai dari staf, supervisor, manajer,
sampai kepada direksi. Dalam kaizen event ini dibahas
permasalahan kualitas yang perlu solusi perbaikan
segera.
Deming Cycle
Deming CYCLE mengembangkan serangkaian
proses improvement untuk memastikan produk
dihasilkan dengan berkualitas:
 Mendesain produk dengan terlebih dahulu
melakukan beberapa uji coba.
 Membuat produk dan mengujinya di lini
produksi dan laboratorium.
 Menjual produk ke market.
Melakukan evaluasi melalui riset market untuk
menemukan apa yang dirasakan pengguna dan mencari
tahu mengapa suatu produk tidak diminati pasar.
Pendekatan Deming Cycle dalam perbaikan kualitas berisi
4 tahapan: plan, do, study, dan act. Empat tahapan
tersebut seringkali disebut PDSA cycle.
Tahapan plan mencakup aktivitas reviewpermasalahan
dan situasi saat ini, pengumpulan data, dan
rencana improvement. Tahapan do, rencana yang telah
dirumuskan selanjutnya dijalankan melalui uji coba di
laboratorium atau piloting. Selanjutnya tahapan study,
mengevaluasi apakah uji coba yang telah dilakukan dapat
berjalan dengan baik, serta mengevaluasi apakah
permasalahan dan peluang perbaikan ditemukan. Tahap
akhir dari PDSA cycle adalah act. Pada tahap ini,
implementasi final plandijalankan untuk memastikan
bahwa improvement telah distandardisasi dan
diterapkan secara berkelanjutan.
Six Sigma
Metodologi Six Sigma dalam perbaikan kualitas
menggunakan pendekatan sistematis yang dikenal
dengan DMAIC – Define, Measure, Analyze,
Improve, dan Control.
Define. Setelah proyek Six sigma mulai dijalankan,
langkah pertama adalah mendefinisikan permasalahan
dengan jelas. Perumusan masalah secara jelas dimulai
dari identifikasi target pelanggan dana pra harapan
pelanggan terhadap karakteristik kualitas produk (CTQs –
critical to quality characteristics) yang paling
berpengaruh terhadap kinerja produk dan layanan,
mendeskripsikan kinerja produk saat ini, mengetahui
error produk, pengaduan pelanggan,
melakukan benchmark praktik-praktik terbaik di industri
sejenis, dan menghitung estimasi
peningkatan revenue dan cost untuk menjalankan proyek
perbaikan kualitas.
Measure. Fokus tahapan DMAIC adalah mengukur proses
internal yang memengaruhi CTQs.
Tahapan Measure memerlukan pemahaman yang baik
kausalitas antara kinerja produk atau layanan
terhadap customer value. Pengumpulan data, observasi,
dan mendengar masukan dari tim internal dan pelanggan
untuk perbaikan kualitas.
Analyze. Tahapan Analyze pada proses DMAIC
memfokuskan pada mengapa terjadi defects, errors,
atau varian. Analisis yang komprehensif akan
memungkinkan diperoleh solusi akar masalah, bukan
solusi symptom masalah.
Improve. Setelah akar masalah
ditemukan, improvement dilakukan. Dalam tahap ini
diperlukan pengelolaan perubahan untuk memastikan
proses perbaikan dapat dijalankan dengan baik sesuai
rencana.
Control. Tahap akhir dari proses DMAIC adalah
control yang memfokuskan pada perbaikan kualitas
dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan.
Teknik Continuous Improvement
Tidak menjadi masalah pendekatan dan metodologi apa
yang digunakan dalam quality improvement. Untuk dapat
melakukan perbaikan kualitas, kita perlu mengetahui
kinerja kualitas produk atau layanan saat ini, melakukan
pengukuran kinerja kualitas secara periodik, mencari akar
penyebab sumber masalah kualitas, dan melakukan
perbaikan kualitas secara konsisten dan berkelanjutan.
Implementasi perbaikan kualitas memerlukan alat-alat
dan teknik untuk pengumpulan preliminary data,
perumusan masalah, pengumpulan data, analisis data,
dan rekomendasi solusi perbaikan kualitas.
Teknik yang dikembangkan dalam continuous
improvement dikenal dengan The Seven QC Tools sebagai
berikut:
 Flowcharts.
 Check sheets.
 Histograms.
 Pareto diagrams.
 Cause-and-effect diagrams.
 Scatter diagrams.
 Control charts.
Teknik-teknik tersebut umumnya dikembangkan dari
ilmu statistika, operasional riset, dan ekonometrika.
Flowcharts. Flowchart atau sering disebut process
map merupakan gambaran proses yang menunjukkan
urutan langkah-langkah
pekerjaan. Flowcharts membantu tim yang terlibat dalam
proses suatu pekerjaan atau proses bisnis dengan lebih
baik. Manakala proses pekerjaan telah dideskripsikan
dalam bentuk flowchart, selanjutnya beberapa
pertanyaan kritis diajukan untuk perbaikan kualitas:
 Bagaimana proses ini memengaruhi customer
value?
 Apakah tim dapat melakukan perbaikan atau
mengeliminasi proses yang tidak
memberikan value-added bagi pelanggan?
Check sheets. Pada dasarnya check sheet merupakan
lembar pengumpulan data dan membantu dalam
interpretasi data. Teknik ini membantu dalam
pengumpulan data. Sebelum pengumpulan data harus
diajukan beberapa pertanyaan mendasar sebagai berikut:
 Apa pertanyaan yang akan kita jawab?
 Apa jenis data yang kita perlukan untuk
menjawab pertanyaan tersebut?
 Di mana kita mendapatkan data tersebut?
 Siapa yang menyediakan data tersebut?
 Bagaimana kita mengumpulkan data dengan
upaya yang minimal dan tingkat kesalahan
yang paling minimal?
Histograms. Varian atau penyimpangan dari proses selalu
ada. Varian ini dapat disajikan dalam bentuk diagram
batang (histogram) agar secara visual mudah dilihat dan
diinterpretasikan dengan cepat.
Pareto diagrams. Analisis pareto merupakan teknik untuk
memprioritaskan atau memfokuskan pada sumber
masalah. Manajer akan fokus pada frekuensi sumber
masalah yang paling sering. Umumnya aturan pareto
adalah 20/80, artinya 20% sumber masalah akan
berdampak terjadinya masalah 80%.
Cause-and-effect diagrams. Teknik yang paling banyak
digunakan untuk mengidentifikasi penyebab terjadinya
masalah adalah diagram cause-and-effect. Diagram ini
juga dikenal dengan diagram fishbone atau diagram
Ishikawa, merujuk pada nama seorang ahli kualitas dari
Jepang yang pertama kali mengembangkan
diagram cause-and-effect.
Dalam menggunakan diagram cause-and-effect,
umumnya dilakukan dengan cara brainstormingsehingga
setiap anggota organisasi dapat berkontribusi.
Identifikasi akar masalah (root cause analysis)
Scatter diagrams. Scatter diagram menyajikan grafik
hubungan antarvariabel yang diduga sebagai penyebab
dan akibat. Scatter diagram membantu manajer dalam
melakukan improvement, dengan fokus pada penyebab
yang paling berpengaruh terhadap masalah kualitas.
Analisis regresi dapat digunakan untuk analisis pengaruh
dengan multiple variable.
Control charts. Teknik ini pertama kali dikenalkan oleh
Walter Shewhart pada tahun 1924. Teknik ini
dikembangkan berdasarkan statistical process
control (SPC). Control chart membantu manajer dalam
mengidentifikasi peluang improvement dan verifikasi
hasil improvement dengan yang diinginkan.
Perbaikan kualitas memerlukan tindakan manajer yang
konsisten dan berkelanjutan. Pengukuran dan
pengendalian atas kinerja kualitas penting untuk
dilakukan. Penggunaan teknik-teknik quality control akan
membantu manajer dalam quality improvement sehingga
solusi perbaikan dapat dilakukan.