DINAS KESEHATAN
Jalan Pramuka Kompl. Tirta Dharma (PDAM) km.6 Banjarmasin Kode Pos 70249
Telepon (0511)4281348 Faks. (0511)4281348
E-mail : Dinkesbjm@gmail.com Website : Dinkes.Bjm.go.
TENTANG
PERUBAHAN KEPUTUSAN NOMOR 357 TAHUN 2017 TENTANG
PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PUSKESMAS
KOTA BANJARMASIN
1/ 18
e.3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
3 Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
4. Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)
sebagaimana telah diubah dengan Undang-
Undang Nomor 2 Tahun 2015 tentang Penetapan
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang
Nomor 2 Tahun 2014 Perubahan atas Undang-
Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5657);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 1951 tentang
Lambang Negara (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 1951 Nomor 111, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 176);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentang
Penggunaan Lambang Negara (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 1971,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 1636);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang
Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah,
Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan
Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor
69);
9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas;
10. Peraturan Daerah Kota Banjarmasin Nomor 12
Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah Yang
Menjadi Kewenangan Pemerintah Kota Banjarmasin
(Lembaran Daerah Kota Banjarmasin Tahun 2008
Nomor 12, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 10);
2/ 18
11. Peraturan Daerah Kota Banjarmasin Nomor 28 Tahun
2011 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja
Perangkat Daerah Kota Banjarmasin (Lembaran Daerah
Tahun 2011 Nomor 28, Tambahan Lembaran Daerah
Nomor 28) sebagaimana telah dirubah beberapa kali
terakhir dengan Peraturan Daerah Nomor 25 Tahun
2014 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah
Kota Banjarmasin Nomor 28 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat
Daerah Kota Banjarmasin (Lembaran daerah Kota
Banjarmasin Tahun 2014 Nomor 25);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERUBAHAN K E P U T U S A N K E P A L A D I N A S K E S E H A
TAN KOTA BANJARMASIN NOMOR 375 TAHUN
2017 TENTANG PENYELENGGARAAN TATA
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PUSKESMAS
KOTA BANJARMASIN
KESATU : Penyelenggaraan t a t a naskah dinas dilaksanakan
sebagai berikut:
a. pengelolaan surat masuk;
b. pengelolaan surat keluar;
c. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi
perkantoran; dan
d. warna dan kualitas kertas.
e. sampul
f. penandatangan dan pemarafan
g. bentuk tata naskah dinas
h. bentuk tata naskah dokumen akreditasi
KEDUA : Hal-hal lain yang belum diatur dalam Keputusan ini
sepanjang mengenai teknis pelaksanaannya berpedo
man kepada peraturan Walikota Nomor 96 Tahun 2015
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kota Banjarmasin.
KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Banjarmasin
pada tanggal 04 Juli 2018
KEPALA DINAS,
3/ 18
LAMPIRAN :
PERUBAHAN KEPUTUSAN KEPALA
DINAS KESEHATAN KOTA BANJAR
MASIN NOMOR 375 TAHUN 2017
TENTANG PENYELENGGARAAN
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
PUSKESMAS KOTA BANJARMASIN
4/ 18
e) Isi ringkas naskah dinas.
f) Keterangan.
c. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-
masing;
d. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim;
dan
e. Kecepatan proses untuk surat keluar adalah sebagai berikut :
1) amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;
2) segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima;
3) penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima ; dan
4) biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah
surat diterima.
f. Penyimpanan surat keluar meliputi :
1) kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh
unit pengolah dan unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian
naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar.
2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas
asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya.
3) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu
kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau
subyek yang sama.
C. TATA NASKAH
a. Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e,
sebagai berikut:
a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70
gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan
dokumen pelaporan;
b) kertas yang digunakan untuk naskah dinas berupa produk
hukum adalah HVS 80 gram;
c) ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat dan produk
hukum adalah Folio/F4 (215 x 330 mm);
d) ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan
laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan
e) Berwarna putih kualitas baik.
b. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran
dimaksud, sebagai berikut:
1) penggunaan jenis huruf arial 12 atau disesuaikan dengan
kebutuhan; dan
2) Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi. Jika judul lebih dari satu
baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu (1)
spasi.
3) Jarak masing-masing antara baris disesuaikan dengan keperluan
antara 1 s.d 1,5 spasi.
4) Penulisan produk hukum diketik dengan menggunakan jenis huruf
Bookman Old Style dengan huruf 12.
5) Huruf pada kop dinas adalah tulisan nama pemerintah daerah
dengan huruf arial 14. Nama OPD adalah dengan huruf arial 18.
6) Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat
5/ 18
pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas,
yaitu:
1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi
dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
b. Mengingat:
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat peraturan/keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata
menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan
sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang
lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst,
dan diakhiri dengan tanda baca (;).
3) MEMUTUSKAN:
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya
dengan huruf kapital;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar
dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:);
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca titik ( . ).
4) Batang tubuh
a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: pasal 1
b. Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan
sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi
keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali
dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan
seterusnya.
c. Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
d. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
Peraturan/Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani
oleh pejabat yang menetapkan kebijakan.
5) Kaki :
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Peraturan, pengundangan
peraturan yang terdiri dari:
a. tempat dan tanggal penetapan,
b. nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),
c. tanda tangan pejabat, dan
d. nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
8/ 18
6) Penandatanganan:
Kebijakan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas,
dituliskan nama, gelar, nomor induk pegawai dan pangkat.
7) Lampiran Peraturan :
a. Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan,
b. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.
9/ 18
b. Pedoman/Panduan
Pedoman/ panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi
arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar
untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah
petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman
mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu)
kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar
melalui penerapan SOP.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau
panduan yaitu :
1) Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
10/ 18
2) Kebijakan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas selama dasar hukum diatasnya tidak
mengalami penambahan ataupun perubahan.
3) Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal
setiap 2-3 tahun sekali.
4) Format baku sistematika pedoman / panduan yang lazim digunakan
sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum FKTP
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP
BAB IV Struktur Organisasi FKTP
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
11/ 18
Contoh Format Pedoman
12/ 18
c. Kerangka Acuan Kegiatan
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan
dilakukan oleh Puskesmas. Dalam menyusun kerangka acuan harus
jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam
mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang
merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan
program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari
tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan
harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar
tujuan tercapai, dengan penjadualan yang jelas, dan evaluasi serta
pelaporan. Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut :
13/ 18
a) Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum
yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan.
b) Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa
program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data
sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c) Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan
umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan
khusus adalah tujuan secara rinci
d) Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah
kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan
Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan
harus berkaitan dan sejalan.
e) Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan
kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara
lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit,
dan lain-lain
f) Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur
untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .
g) Jadual pelaksanaan kegiatan
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap
rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam
bentuk bagan Gantt.
h) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah
evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan.
Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun
waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada
pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera
diperbaiki.
i) Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam
kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan
atau membuat doku mentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan
laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut
harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan
Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam
kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi
harus dilakukan.
14/ 18
2) Format SOP
a. Kop SOP
Judul
No. Dokumen : /PKM-……/20…
(lambang
Logo No. Revisi : Puskesmas)
Pemda SOP Tanggal Terbit :
Halaman :
Nama Nama Ka
Puskesmas Ttd Ka Puskesmas Puskesmas
NIP
b. Komponen SOP
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur/Langkah- Langkah
6. Diagram Alir (jika
dibutuhkan)
7. Unit terkait
Penjelasan :
15/ 18
9. Ditetapkan Kepala FKTP: diberi tandatangan Kepala FKTP
dan nama jelasnya
1. Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut :
1) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan
dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami
atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi
persepsi.
2) Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata
kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang
menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP
imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan:
Peraturan /Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang
Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
4) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan
penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-
undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka.
5) Langkah-langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian
utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.
6) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur
terkait dalam proses kerja tersebut.
7) Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat
ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait.
e. Surat Biasa
1. Pengertian.
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban
atau saran dan sebagainya.
2. Susunan.
a. Kepala Surat Biasa;
b. Isi Surat
c. Bagian Akhir Surat
Ad. a. Kepala Surat Biasa terdiri atas :
1) Nama tempat ditetapkan;
2) Tanggal, Bulan dan Tahun;
3) Pejabat/alamat yang dituju;
4) Nomor surat dijelaskan sebagai berikut;
o kolom satu diisi kode klasifikasi dari bagian
umum/program/dst.
o kolom dua diisi berdasarkan nomor agenda di tata
usaha dan nama puskesmas.
o kolom tiga diisi dengan tahun pembuatan.
5) Sifat surat;
6) Lampiran surat;
7) Hal surat.
Ad. b. Isi Surat Biasa dirumuskan dalam bentuk uraian.
Ad. c. Bagian Akhir Surat Biasa terdiri atas :
1) Nama jabatan;
2) Tanda tangan pejabat;
16/ 18
3) Nama pejabat, pangkat dan NIP bagi PNS;
4) Stempel jabatan, instansi;
5) Tembusan.
3. Penandatanganan.
Surat Biasa yang ditandatangani oleh kepala Puskesmas dibuat
diatas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah
dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan dan Lambang
Daerah berwarna sesuai aslinya.
Banjarmasin, dd-mm-yy
Kepada
Nomor : ……/…...-PKM…/2017 Yth. ..............................................
Sifat : ………………………… …………………………………….
Lampiran :
Hal : di –
..........................
KEPALA DINAS,
17/ 18
18/ 18