RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK DIAN

PROGRAM MANAJEMEN DATA

Jl. Raya CibogoHilir,

Kecamatan Plered, Kabupaten Purwakarta
Purwakarta
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena atas izin-
Nya penyusunan Pedoman Manajemen Data Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian Tahun 2019 ini dapat terwujud.
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data akurat, mutakhir, aman dan
tersedia bagai pemakai. Data digunakan untuk mengetahui proses yang digunakan RS dalam
pengumpulan, analisis, interpretasi dan penggunaan data untuk memperbaiki pelayanan dan
keselamatan pasien.
Ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan
buku pedoman inidan pelaksanaan berbagai agenda Komite Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien baik dari pengumpulan indikator-indikator mutu, langkah-langkah
pelaksanaannya, analisa sampai evaluasi maupun dukungan dalam bentuk finansial, asistensi
dan sharing informasi.
Akhirnya kami menyadari bahwa Pedoman Peningkatan Mutu dan Keselamatan
Pasien Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
berbagai kritik dan saran untuk perbaikannya sangat diharapkan sebagai upaya peningkatan
mutu pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian kedepan.
Semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin.
Purwakrta, 11 Maret 2019

Direktur RSIA Dian

M. Indra Alexandra K, dr., MM

=NIP. 20189306150101
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Sejarah RSIA DIAN

PT. Dian Nurfadillah didirikan pada tanggal 6 February 2012 dengan Notaris Hj.
Dede Tien Fatimah,SH.MKn. Dengan Direktur Utama Hendra Gunawan. PT. Dean
Nurfadillah didirikan sebagai dasar hukum pendirian Rumah Sakit Bersalin Dian Plered yang
awalnya dibawah dasar hukum Yayasan Nurfadillah, perubahan ini dilakukan untuk
mengikuti ketentuan perundang- undangan tentang kerumahsakitan dan pada awal tahun 2016
Rumah Sakit berubah status dari Rumah Sakit Bersalin menjadi Rumah Sakit lbu dan Anak.
PT. Dian Nurfadillah merupakan salah satu bentuk partisipasi rnasyarakat dalam
pembangunan bidang kesehatan di Indonesia khususnya masyarakat Kecamatan Plered
Kabupaten Purwakarta. Perusahaan ini bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan yang
diberinama Rumah Sakit lbu dan Anak Dian.
Sesuai cita-cita pemilik rumah bersalin Dian, maka dalam perkembangannya untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat mengajukan perubahan status menjadi Rumah Sakit
Bersalin dan di awal tahun 2016 berubah status lagi menjadi Rumah Sakit lbu dan Anak.

1.2 Situasi dan Keadaan Umun

Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian adalah suatu badan usaha dari PT. Dian Nurfadillah,
dikenal sebagai salah satu rumah sakit ibu dan anak di Kecamatan Plered Kabupaten
Purwakarta, yang berlokasi di jalan raya Cibogohilir, Plered Purwakarta.
Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian mulai beroperasional sebagai Rumah Sakit Ibu dan
Anak setelah ada permohonan perubahan status dari Rumah Sakit Bersalin ke Rumah Sakit
Ibu dan Anak yaitu pada bulan Desember tahun 2015. Dengan izin operasional Tetap dari
Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPMPTSP) Kab. Purwakarta
dengan nomor: 445.9/IORS.05657-BPMPTSP/XII/2015, dan penetapan kelas rumah sakit ibu
dan anak sebagai rumah sakit khusus kelas C dengan nomor :
445.9/PKRS.05658/BPMPTSP/XII/2015.
Gambaran umum Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian
 Jenis Usaha : Rumah Sakit yang bernama Rumah Sakit Ibu dan Anak Dian
 Alamat : Jl. Cibogohilir, Plered Purwakarta
 Luas Bangunan : 1280 m2
 Luas Tanah : 1.833 m2
VISI
Menjadi Rumah Sakit Ibu dan Anak rujukan pertama di wilayah Plered yang nyaman
dan agamis 2021.

MISI
 Menjalankan pengelolaan rumah sakit secara 4rofessional, efisien dan efektif dengan
biaya yang terjangkau.
 Menyediakan pelayanan ibu dan anak yang bermutu dan mengutamakan keselamatan
pasien sehingga dapat menurunkan AKI dan AKB.

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK DIAN

1.3 Latar Belakang

Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan menghasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding rumah sakit
lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf
yang mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas
pengukuran dan perbaikan sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan
dukungan secara konsistensesuai dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan
mutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang
didukung dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis,
validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit.
Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan
perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi: a) data indikator mutu unit dan data
mutu prioritas rumah sakit; b) data pelaporan insiden keselamatan pasien; c) data hasil
monitoring kinerja staf; dan d) data hasil pengukuran budaya keselamatan. Integrasi
seluruh data diatas baik ditingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi dari pengumpula,
pelaporan, analisa, validasi indikator mutu. Rumah sakit mempunyai sistem manajemen
data secara elektronik sehingga memudahkan dalam mengelola data tersebut.

1.4 Definisi
A. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar
organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
B. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah
menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
C. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota organisasi
dimana output tersebut akan digunakan.
D. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi
data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
E. Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts)
yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik
yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur
 BAB II
RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan data indikator
Data Indikator Mutu pelayanan adalah adalah pengukuran data langsung dan
tidak langsung suatu peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau
diartikan juga sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan
mengevaluasi kualitas asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan
2) Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap
Triwulan adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit
dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi
kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang
ditetapkan.
3) Analisis data indikator
Analisa data adalah kegiatan mengubah data hasil penelitian /survei menjadi
informasi yang dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan

4) Validasi
Validasi data dilakukan oleh komite mutu dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Jumlah sample validasi yang digunakan:
Jika populasi .180, diambil sample minimal 5% atau maksimum 50 sample.
Jika populasi .180, diambil sample minimal 9 atau jika hanya ada 9 sample,
maka100% dijadikan sample.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses validasi Indikator Mutu:
1) Pencapaian sasaran mutu dilaksanakan validasi dan analisa data oleh
petugas yang berkompeten dengan dukungan teknologi
2) Indikator sasaran mutu dilakukan validasi data baik internal maupun
eksternal
c. Validasi data dilakukan saat: Implementasi pengukuran proses baru
. Publikasi data
 Terjadi perubahan proses yang sudah berjalan
. Terjadi perubahan hasil pengukuran dengan sebab yang tidak diketahui
. Sumber dan subyek pengumpulan data berubah
d. Komite Mutu melakukan perbandingan data asli dengan hasil data yang
diambil oleh orang kedua.
e. Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa
terjadi kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
f. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada
perbedaan akurasi cukup jauh, maka bisa melakukan pengukuran data ulang
dengan rumus akurasi sebagai berikut: jumlah temuan yang berbeda dibagi
total sample yang ada dikalikan 100%.
g. Data baik jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %
h. Data hasil ketidakakurasian ≥ 10 %, maka dilakukan corrective action,
kemudian di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective action
dilakukan; lakukan proses pengumpulan data lagi sampai akurasi data
mencapai >90%
i. Data dari sasaran mutu baru, setelah corrective action dilakukan
pengukuran frekuensi analisa data oleh unit.
j. Penentuan frekuensi analisa data sasaran mutu corrective action sesuai
dengan kebutuhan dan urgensi dari proses pengumpulan data tersebut yang
ditentukan oleh Direktur.
k. Tampilan data hasil analisa setelah corrective action, dengan
menggunakan data statistic deskriptif.
l. Komite Mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada
Direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan
validasi data terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit
memastikan reliabelitas data.
5) Publikasi
Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara
internal ataupun external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari
direktue rumah sakit
 BAB III
KEBIJAKAN

3.1 Kebijakan Umum:

Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung sistem
manajemen data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi.

3.2 Kebijakan Khusus:

a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP yeng terintegrasi
meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari pelaporan insiden
keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya
keselamatan pasien;

b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak
terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data;

c. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana yaitu
dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS;

d. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet yaitu SISMADAK

 BAB IV

TATA LAKSANA

4.1 Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul data
ke dalam sensus harian atau menginputnya ke dalam sistem IT

4.2 Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap
Triwulan. Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit
dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi
kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang
ditetapkan

4.3 Validasi Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk
menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan
terhadap data itu sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses
menetapkan prioritas penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan
mengetes indikator, mengumpulkan data, validasi data, serta menggunakan data
untuk peningkatan.
Tujuan validasi data adalah:
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul
data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).
Validasi data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan
proses atau hasil klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
Cara pengumpulan data diubah
Proses pengambilan data
PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti

c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang
berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang
baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan
diperkenalkan/dilaksanakan.

Prosedur validasi data

a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain.
Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data
lainnya sangat kecil jumlanya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90%
adalah patokan yang baik.
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan
alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan
koreksi.
 f. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
4.4 Analisis Data Indikator
Data yang dianalisis yaitu:
a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
Indikator 11 area klinis
Indikator International Library
Indikator 5 area manajemen
Indikator 6 sasaran keselamatan
Indikator unit kerja
b. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
c. Data Surveilance PPI
d. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan
perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data
dapat menggunakan alat statistik:

Run Chart
Bar Chart
Control Chart
Histogram
Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi
rumah sakit melalui empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau
dari tahun ke tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base
referensi
 c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan
profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-
undang atau peraturan
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman
praktek yang lebih baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya
perbaikan.

4.5 Publikasi Data

Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara
internal ataupun external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari
direktur rumah sakit.
 BAB V
PENUTUP

Buku Pedoman Manajemen Data Rumah Sakit menjadi acuan bagi Rumah Sakit Ibu
dan Anak Dian dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu layanan di Rumah sakit Ibu
dan Anak Dian. Upaya tersebut meliputi pembuatan sistem manajeman data upaya
peningkatan mutu Rumah Sakit, Penentuan indikator mutu Rumah Sakit, monitoring evaluasi
pelaksanaan sistim manajeman data dan rencana perbaikan sistim manajeman data. Proses
tersebut dilaksanakan secara berkesinambungan dan didokumentasikan. Dari Buku pedoman
ini masih dapat dikembangkan dengan membuat panduan dan standar prosedur operasional
yang berkaitan dengan pelaksanaan sistim manajeman data Upaya Peningkatan Mutu
Pelayanan Rumah Sakit.