A.

Pengertian Perencanaan dan Rencana

Perencanaan(planing) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena

organizing,staffing,derecting dan controling pun harus terlebih dahulu direncanakan.
Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yangpenuh
dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar resiko yang ditanggung itu
relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan dan kebijakan direncanakan terlebih
dahulu. Perencanaan ini adalah masalah “memilih” artinya mwmilih tujuan dan cara terbaik
untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif,
perencanaan pun tidak ada. Perencnaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Perencanaan diproses oleh perencana, hasilnya menjadi rencana. Perencanaan adalah

suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana. Dalam
suatu rencana diteteapkanlah”tujuan yang ingin dicapai dan pedoman-pedoman untuk
mencapai tujuan itu”

Maksud Perencanaan (purpose of planing)

1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-
alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan,prosedur-prosedur dan program-program

2. Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul,jika suatu
alternatif cara bertindak ditemukan.

3. Perencanaan,sebagian besar merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang

dikehendaki.

4. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar

berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan,fakta,dan ramalan

5. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan

meningkatkan efektivitas potensial yang dimiliki

Tujuan Perencanaan (objective of planing)

1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan

program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam
mencapai tujuan.
2. Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis karena semua potensi
yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.
3. Perencanaan adalah suatu usaha untuk memperkecil resiko yang akan dihadapi
dimasa yang akan datang.
4. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.
5. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh
pekerjaan.
6. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat mengukur hasil kerja.
 7. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
8. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari missmanagement dalam
menempatkan kariyawan.
9. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna dan organisasi.

PREDICTION AND PRIMACY PLANNING

Perencanaan pada dasarnya ditetapkan berdasarkan peramalan (perkiraan) asumsi-asumsi

masa yangbakan datang.

Prediction berarti perkiraan perkiraan yang non ilmiah, sehinga kepastiannya sanggat
diragukan misalnya jika hari sanggat panas, sering diperkirakan orang akan turun hujan.

Planninng Prediction ini merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan
perhitungan ilmiah dari data, informasi, dan fakta, tetapi hanya didasarkan atas
perkiraan(ramalan-ramalan) saja.

Primace ( Premises ) adalah ramalan-ramalan yang berdasarkan ilmiah atas analisis dan
perhitungan dari data, informasi dan fakta.

Planning Premises adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalan-ramalan(asumi-

asumsi yang menyatakan suatu latar belakang dari kejadian-kejadian yang akan terjadi
diperkirakan mempengaruhi rencana.

Premis harus didasarkan pada analisis data, informasi, fakta, dan mengansusmsikan kejadian-
kejadian yang akan terjadi pada masa depan, baik yang mendukung maupun yang
menghambat rencana. Dengan demikian kita dapat menetapkan suatu rencana yang terbaik
dari alternatif-alternatif yang ada.

Manly,Have Jones

Premis adalah suatu laporan tertulis secara teretur dan terinci dari unsur-unsur sebab dan
akibat serta hubungan antara kedua unsur itu pada alternatif-alternatif yang dinilai.
Premis diaudit dari exsternal, internal, tangible, and intangible premises.
Exsternal premises adalah data yang diperoleh dari luar perusahaan, misalnya peraturan-
peraturan pemerintah, perkembangan masyarakat, dan perkembangan teknologi.
Internal premises adalah semua data yang ada dalam perusahaan, seperti capital investment,
sales, dan lain sebagainya. Tangible premises, adalah data yang secara nyata dapat dilihat,
dapat diukur dalam satauan-satuan tertentu, misalnya meter, kilogram, liter, dan lain
sebagainnya.
Intangible premises, adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata, dan tidak dapat
dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan, misalnya kemauan baik, sikap,
setatus perusahaan, dan lain sebagainnya.
Umumnya premises dpat diklasifikasikan dalam dua golongan, yaitu:
Premises yang memberi keterangan mengenai konsekuensi atau sesuatu yang tidak
dikehendaki, mislnya membuat barang yang outdate yang menimbulkan kerugian karena
tidak laku.
Dalam perencanaan perusahaan perlu dllakukan ramalan-ramalan tentang:
1. Economic premises (forecashting) atau ramalan ekonomi
2. Government controls and viscal action atau pengawasan pemerintah dan tindakan pajak
3. Industry demand atau permintaan akan hasil-hasil industri
4. Consumer behaviour atau tingkah laku konsumen
5. Individual firnsales atau penjualan produk perusahaan industri
6. Social and ethical consideration atau pertimbangan-pertimbangan etis dan sosial.

Tekhnik-tekhnik umum dalam penginterpretasian data, informasi, dan fakta untuk

merumuskan ramalan-ramalan adalah sebagai berikut:
1. Rajectory techniques adalah tekhnik-teknik untuk penginterpretasi data,informasi, dan
fakta kearah masa yang akan datang
2. Cyclic techniques adalah tekhnik-tekhnik untuk penginterpretasian data dari kejadian-
kejadian yang terjadi berulang-ulang pada waktu tertentu
3. Associative techniques adalah tekhnik-tekhnik untuk menggabung-gabungkan data dari
berbagai kejadian-kejadian
4. Persistence techniques adalah tekhnik yang beranggapan bahwa segal sesuatu tidak
berubah atau kalaupun berubah jalannya lambat sekali sehingga tidak akan menimbulkan
gangguan.

Ancangan dalam perencanaan

Ancangan dalam perencanaan dikenal atas: top down planning dan bottom up planning.
Top down planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas kemudian diserahkan
kepada bawahan (daerah/cabang).

Kebaikannya:
Rencana itu akan lebih seragam disemua daerah atau kantor cabang.
Sentralisasi kebijaksanaan akan lebih seragam pada semua kantor cabang atau daerah.

Keburukannya:
Manfaat hasil rencana itu kurang berarti bagi daerah bersangkutan
Perencanaan rencana sering mendapat hambatan, karena kondisi daerah (cabang) yang tidak
sama.
Semangat dan gairah kerja pelaksana kurang antusias.

Bottom up planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah
(daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan
direncanakan dipusat atau di kantor pusat perusahaan. Jelasnya, rencana yang dibuat dipusat
berpedoman pada perencanaan dari daerah atu kantor cabang.
Kebaikannya:
1. Rencana itu akan sesuai dengan kebutuhan daerah (kantor cabangnya).
2. Rencana itu akan lebih bermanfaat dan efektif sebab pelaksana akan antusias
mengerjakannya.
3. Rencana itu akan lebih sesuai dan terarah pada kebutuhan daerah.

Kekurangannya:
1. Rencana itu tidak seragam untuk semua daerah (kantor cabang).
2. Kebijaksanaan kurang seragam pada setiap daerah (kantor cabang).
3. Perencanaan di pusat waktunya relatif lama.

Kategori perencanaan
1. Physcal planning adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung-gedung,
tempat kerja, dan lain sebagainya.
2. Functional planning adalah perencanaan mengenai sifat, bagian-bagian yang berhubungan
dengan fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan.
3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluhan
dan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi usaha-usahanya.

E. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN

Keuntungan perencanaan
1. Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif, dan rasional.
2. Perencanaan menyebabkan semua aktifitas terarah, teratur, dan ekonomis.
3. Perencanaan menyebabkan semua aktifitas teratur dan bermanfaat.
4. Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
5. Perencanaan memberikan gambarka mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan
lengkap.

Kerugian perencaan
1. Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus
bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih
memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
3. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil
yang akan dicapai.
Syarat-syarat perencanaan dan rencana
Syarat-syarat perencanaann yang baik, yaitu:
1. Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya.
2. Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.
3. Menetapkan beberapa alternatif dan premises-nya.
4. Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.
Syarat-syarat rencana yang baik
1. Rencana harus mempunyai tujuan yang jelas, objektif, rsional, dan cukup menantang untuk
diperjuangkan.
2. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu.
3. Rencana harus berkesinambungan.
4. Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang.
5. Rencana harus fleksibel, tetepi tidak tidak mengubah tujuan.
6. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.

Jangka waktu dan rencana

1. Rencana jangka panjang (long term planning), waktunya lebih dari lima tahun.
2. Rencana jangka menengah (middle term planning), waktunya antara2 sampai dengan 5
tahun.
3. Rencanaan jangka pendek (short trm trm planning), waktunya antara 1 sampai dengan 2
tahun.
Jadi, tujuan rencana jangka pendek harus mendukung tujuan rencana jangka
menengah, dan tujuan jangka menengah harus mendukung tujuan rencana jangka panjang.
Hal ini disebabkan, tujuan perusahaan ditetapkan dalam rencana jangka panjang, sedangkan
tujuan-tujuan rencana jangja pendek dan rencana jangka menengah ditetapkan hanya untuk
mendukung tujuan rencana jangka panjang.

Tujuan mengadakan pembagian waktu rencana ini adalah untuk menetapkan langkah-langkah
dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertemtu serta target yang harus
dicapai pada waktu tersebut.
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana.
1. Major planning (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi tempat perusahaan, yaitu:
1. Rencana perusahaan perusahaan pusat (center planning).
2. Rencana perusahaan cabang (regional branch planning).

Prosedur perencanaan
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan
itu.
2. Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data, informasi, dan fakta serta hubungan-
hubungannya.
4. Menentukan beberapa alternatif.
5. Pilihlah rencana terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.
Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan
Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan yang harus dijawab oleh perencana, yaitu
what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+H.
Pertanyaan-pertanyaan ini harus dijawab secara ilmiah, artinya atas hasil analisis data,
informasi, dan fakta, supaya rencana yang dibuat itu relatif baik, pelaksanaannya mudah dan
tujuan yang diinginkan akan tercapai.
1. What (apa)

Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran, sarana,
dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rincinya.

Faktor produksi apa yang diperlukan unntuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut,

supaya tujuan dapat tercapai.

2. Why (mengapa)

Mengapa itu mejadi sasaran, mengapa ia harus dilakukan dengan memberikan penjelasan,
mengapa ia harus dikerjakan dan mengapa tujuan itu harus dicapai.

3. Where (di mana)

Dimana ia akan dilakukan (pemilihan tempat perusahaan), perlu dijelaskan dan diberikan
alasan-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis. Dimana tempat setiap kegiatan harus
dikerjakan. Dengan demikian tersedia semua fasilitas yang diperlukan untuk
mengerjakannya.

4. When (kapan)

Kapan rencana akan dilakukan, jadi penentuan waktu dimulainya rencana. Penjelasan waktu
dimulainya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan harus
ditetapkan standar waktu untuk memilih pekerjaan-pekerjaan itu. Alasan-alasan memilih
waktu itu harus diberikan sejelas-jelasnya.

5. Who (siapa)

Siapa yang melakukan jadi pemilihan dan penempatan karyawan menetapkan persyaratan dan
jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan luasnya wewenang dari masing-masing
pekerja

6. How (bagaimana)

Bagaimana mengerjakannya, perlu diberi penjelasan mengenai teknik-teknik pengerjaannya.

 Jika perencanaan suatu usaha didasarkan atas jawaban pertanyaan-pertanyaan pokok
(5W+H) dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula, risikonya relatif kecil,
pelaksanaannya mudah dan tujuan yang diinginkan akan tercapai.

F. PERENCANA (PLANNER)
Perencanaan diperoleh oleh perencana dan hasinya berupa rencana. Perencanaan sifatnya
dinamis, sedangkan rencana sifatnya statis yang di dalamnya telah ditetapkan tujuan dan
pedoman pelaksanaannya. Rencana inilah yang akan dilakukan oleh para pelaku manajemen
itu.
Perencanaan itu adalah:
1. Manajer yang melaksanakan perencanaanya sendiri.
2. Manajer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan.
3. Manajer yang menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan.
4. Bawahan yang merencanakan dan yang memutuskan manajer

Manajer melaksanakan perencanaannya sendiri

Dalam hal ini manajer secara individu melakukan perencanaannya sendiri tanpa
mengikutsertakan para bawahan.
Kebaikannya:
1. Penyusunan rencana relatif cepat.
2. Biaya perencanaanrelatif kecil.
3. Rencana cukup praktis dan fleksibel.
4. Memungkinkan dekatnya mnajer pada masalah yang bersangkutan.

Keburukannya:
1. Menghabiskan banyak waktu manajer, sehingga waktunya untuk memimpin perusahaan
berkurang.
2. Rencana yang disusun relatif kurang baik, karena tidak mendapat pertimbangan, pendapat,
saran-saran dari para bawahannya.
3. Penembangan dan pembinaan karyawan serta kebaikan manajemen partipasi tidak
dimanfaatkan.

Manajer melaksanakannya, tetapi disesuaikan dengan usul bawahan

Dalam hal ini rencana disusun oleh manajer sendiri oleh manajer, tetapi penyusunannya
didasarkan atas informasi, usul-usul, dan saran-saran dari bawahan.
Kebaikannya:
1. Partisipasi bawahan dalam perencanaan dimanfaatkan.
2. Mendorong bawahan untuk berinisiatif.
3. Partisipasi bawahan untuk melaksanakan rencana akan lebih baik.
4. Bawahan akan lebih bergairah bekerja, kerena mereka merasa dihargai.
Keburukannya:
1. Waktu dan biaya perencanaan relatif lama dan besar.
2. Rahasia rencana kurang terjamin.
Manajemen pertisipasi, artinya mengikutsertakan seseorang untuk memberikan pemikirannya
dalam proses pengembilan keputusan, terutama mereka yang secara pribadi terlibat dan
bertanggung jawab melakukan masalah-masalah yang akan diputuskan itu.

Manajer menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan

Manajer menetapkan dan memberikan bagan, berdasarkan bagan itu bawahan (bagian
perencanaan) menyusun rencana detailnya.
Kebaikannya:
Mendorong para bawahan untuk berinisiatif dan berkreasi.
Penerimaan rencana oleh para bawahan lebih baik.
Realisasi rencana akan lebih mudah, karena mendapat dukungan dari bwahan.
Manfaatkan partisipasi, kecakapan, dan keterampilan bawahan.
Realisasi rencana akan lebih terjamin.

Keburukannya:
Waktu dan biaya relatif lebih lama dan lebih besar.
Menyingkirkan manajer dari aktivitas perencanaan, akibatnya mengurangi wibawanya.
Keadaan umum perusahaan kurang dipahami, akibatnya rencana itu kurang luwes dan kurang
menyeluruh.

Bawahan merencanakan dan yang memutuskan manajer

Perencanaan dengan cara ini, artinya bawahan yang merencanakannya, manajer diminta
untuk menyetujuinya.

Joint participation planning

Dalam hal ini joint participation planning dilakukan dengan cara:
1. Mengadakan konsultasi, semua mengambil bagian dalam perencanaan. Ini akan
manimbulkan semangat kerja para bawahan.
2. Manajer dpat menugaskan suatu komite dalam perencanaan,
3.Manajer dapat juga menugaskan tim-tim khusus dalam perencanaan.
Dalam rancangan perencanaan di atas tidak ada paling baik, tergantung pada masalah,
kerahasiaan, dan pentingnya hal yang akan direncanakan.