Absensi

Outsource
Proses pada Aplikasi Business Process Maker (BPM)

Proses-proses berikut terdapat di aplikasi BPM:

https://bpm.smartfren.com/sysproduction/en/
neoclassic/login/login

• Permohonan cuti
• Permohonan lembur
• Permohonan absensi susulan
• Shift Schedule
• Exit Clearance

User ID: NIK SAP

Password: 12345

Cek personal data (Nama, posisi, divisi,

supervisor dan email) apabila menemukan
perbedaan silahkan menghubungi contact
person.
Proses Absensi Melalui Aplikasi BPM
Kunjungi aplikasi Business Pilih “Permohonan
Process Maker (BPM) Absensi Susulan”

PROSES PERMOHONAN
Jika diterima, maka sistem
Karyawan harus submit absensi manual paling akan terupdate
lambat 3 hari setelah menerima notifikasi dan
disetujui oleh Superior paling lambat 1 x 24 jam
sejak pengajuan.

Notifikasi dari Outsource Permohonan

sistem ke outsource mengisi Absence akan
dan superiornya Request di BPM diteruskan ke Jika ditolak, maka
karena ada absen Superior oleh sistem akan
yang kosong sistem mengirimkan
notifikasi ke
outsource dan akan
dipotong cuti
Aplikasi Process Maker (BPM) - Mobile

Klik settings
Pastikan setting utk server dan
workspace sama seperti
contoh di dalam lingkaran
merah di atas
Aplikasi Process Maker (BPM) - Mobile

Klik simbol +
Menu Absensi pada Aplikasi Process Maker (BPM) - Mobile
Menu Absen di BPM Web untuk Outsource
Menu Absen di BPM Web untuk Outsource
Menu Absen di BPM Web untuk Outsource
Attendance Tracking BPM - Mobile
Outsource
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Mobile
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Mobile
Attendance Tracking BPM - Web
Outsource
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Web
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Web
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Web
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Web
Cara Melihat Laporan Absensi (Attendance Tracking) di BPM Versi Web
Cuti / Sakit
Outsource
 Permohonan cuti dilakukan secara online melalui aplikasi BPM
Kunjungi aplikasi Business Pilih “Form
Process Maker (BPM) Permohonan Cuti”

PROSES PERMOHONAN
Note:
Jika diterima, maka sistem
Cuti bisa diajukan paling lambat 3 hari sebelum • Perhitungan gaji
akan mengirimkan notifikasi
cuti. Untuk case tertentu, seperti sakit dan keluarga ke outsource terkait cuti hanya
inti meninggal, cuti diajukan paling lambat 3 hari dapat dilakukan jika
setelahnya persetujuan cuti
dilakukan sebelum
tanggal cut-off
payroll (tanggal 20
setiap bulan)
• Jika batal cuti,
Outsource mengisi Permohonan
hubungi HR Region/
Leave Request from akan
Outsource di BPM diteruskan ke HO agar bisa
Superior oleh Jika ditolak, maka sistem dibatalkan di system
sistem akan mengirimkan
notifikasi ke Outsource
SLA Superior: 24 jam Jika setelah ditolak terjadi kesepakatan yang
mengizinkan Outsource cuti, maka request
harus diulang
Menu Cuti di BPM Mobile untuk Outsource
Menu Cuti di BPM Web untuk Outsource
Menu Cuti di BPM Web untuk Outsource
Menu Cuti di BPM Web untuk Outsource
Menu Sakit di BPM Mobil untuk Outsource

Jangan lupa upload dokumen surat

keterangan sakit dari dokter supaya
tidak direject oleh HR
Menu Sakit di BPM Web untuk Outsource
Menu Sakit di BPM Web untuk Outsource
Menu Sakit di BPM Web untuk Outsource

Dokumen surat keterangan dokter harus diupload/

lampirkan, apabila tidak ada lampiran akan ditolak
oleh HR HO/ HR Region.
Lembur
Outsource
Ketentuan Lembur

• Permohonan lembur harus diajukan di hari yang sama dan paling lambat 1 hari setelah
lembur dilaksanakan.
• Setelah lembur harus tetap check out (fingerprint absent). Jika tidak, maka outsource
harus absen susulan dari BPM.
• Jika aktual lembur lebih kecil atau sama dengan permohonan lembur maka sistem akan
otomatis mengambil aktual lembur.
• Jika aktual lembur lebih besar dari permohonan lembur maka sistem akan mengirimkan
konfirmasi ke superior. Jika ditolak oleh Superior maka sistem akan membaca sesuai
dengan permohonan lembur yang diajukan waktu awal.
Permohonan lembur dilakukan secara online melalui aplikasi BPM
Kunjungi aplikasi Business Pilih “Permohonan
Process Maker (BPM) Lembur”

PROSES PERMOHONAN
Jika diterima, maka
sistem akan
mengirimkan notifikasi
ke outsource

Outsource mengisi Permohonan

Form Permohonan akan
Lembur di BPM diteruskan ke
Superior oleh
Jika ditolak, maka
sistem
sistem akan
SLA Superior: mengirimkan notifikasi
Dalam hari yang sama
ke outsource
Menu Lembur di BPM Mobil untuk Outsource
Menu Lembur di BPM Web untuk Outsource
Menu Lembur di BPM Web untuk Outsource
Menu Lembur di BPM Web untuk Outsource
Shift Schedule
Outsource
Ketentuan Shift Schedule

 Shift schedule dapat dilihat oleh Outsource di BPM.

 Shift schedule tidak dapat diedit ke depan.
 Edit shift schedule bisa dilakukan pada hari H atau paling lambat hari ke-3 setelah bekerja.
Contoh: untuk edit tanggal 10 dapat dilakukan pada tanggal 10 paling lambat tanggal 13.
 Approval oleh Atasan atas perubahan shift schedule yang direquest karyawan Outsource
melalui BPM paling lama 1x24 jam.
Permohonan perubahan Shift Schedule secara online melalui BPM

Kunjungi aplikasi Business Pilih “Shift Schedule”

Process Maker (BPM)

PROSES PERMOHONAN
Jika diterima, maka sistem
akan mengirimkan notifikasi
Perubahan shift bisa diajukan paling lambat ke outsource
3 hari setelah shift dilaksanakan. Superior
Note:
approve paling lambat 1 hari. • Perubahan Shift Schedule
(Substitusi hanya bisa
dilakukan setelah menjalani
hari kerja sesuai dengan
shift schedule yang sudah
dijadwalkan).
• Shift Schedule tidak dapat
Outsource merubah Permohonan diedit kedepan.
Shift Schedule di BPM akan
diteruskan ke
Superior oleh Jika ditolak, maka sistem
sistem akan mengirimkan
notifikasi ke outsource
SLA Superior: 24 jam
Menu Shift Schedule di BPM Mobile untuk Outsource
Informasi Shift Schedule di BPM Web

Step 1

Step 2
Tampilan Shift Schedule dalam 1 (satu) bulan
Tampilan Shift Schedule di BPM Web

Langkah 3: Edit jam masuk dan jam keluar

Langkah 4
Menu Edit Shift Schedule (Substitution) untuk Karyawan Outsource
 Link https://bpm.smartfren.com/sysproduction/en/neoclassic/cases/main
 Langkah 1: Klik “New Case”
 Langkah 2: Klik “Shift Request Form”
 Langkah 3: Edit jam Masuk Dan jam Pulang
 Tanda centang(√) menandakan iya shift schedule, jika tidak di centang(√) maka schedule akan
mengikuti jadwal normal (08:30-17:30)
 “Reset” apabila data akan diedit ulang
 Langkah 4: Klik “Submit”
 Notifikasi akan masuk ke Superior/ Atasan
Exit Clearance
Outsource
Ketentuan Berhenti Bekerja (Resign), freeze atau Pembinaan
• Permohonan diajukan paling lambat 30 hari sebelumnya dan sudah ada kesepakatan
dengan Superior mengenai tanggal efektif resign.
• Tanggal yang diisi di BPM adalah tanggal terakhir bekerja dan diisi oleh Superior pada saat
akan menyetujui permohonan di BPM.
• Gaji akan dibayarkan apabila exit clearance sudah sepenuhnya disetujui oleh pihak
terkait.
• Setelah selesai menjalani masa freeze/ pembinaan, NIK sebelumnya sudah tidak berlaku.
• NIK baru akan dibuatkan dan harus menggunakan NIK baru versi SAP tersebut untuk
akses STS/ Fingerprint dan BPM.
• Hubungi Vendor untuk mendapatkan NIK baru SAP sebelum masa freeze/ pembinaan
berakhir .
Permohonan Exit Clearance secara online melalui BPM

Kunjungi aplikasi Business Pilih “Exit Clearance”

Process Maker (BPM)

PROSES PERMOHONAN
Jika diterima, maka sistem
akan mengirimkan notifikasi
ke outsource

Outsource mengisi Permohonan

exit clearance di BPM akan
diteruskan ke
Superior oleh Jika ditolak, maka sistem
sistem akan mengirimkan
notifikasi ke outsource
SLA Superior: 24 jam
Menu Exit Clearance di BPM Mobile untuk Outsource
Menu Exit Clearance di BPM untuk Outsource
Menu Exit Clearance di BPM untuk Outsource
Let’s discuss!
Thank you