PANDUAN PENULISAN

LAPORAN BENCHMARKING
KELOMPOK DAN INDIVIDU
DIKLAT PIM TINGKAT IV
BAPELKES BATAM
TAHUN 2019
SEKSI PELATIHAN TEKNIS
BALAI PELATIHAN KESEHATAN BATAM TAHUN 2019

M i c r o s o f t

B A D A N P E N G E M B A N G A N D A N
P E M B E R D A Y A A N M A N U S I A K E S E H A T A N

KEMENTERIAN KESEHATAN

2019
 PANDUAN PENULISAN LAPORAN BENCHMARKING DIKLAT PIM TINGKAT
IV BALAI PELATIHAN KESEHATAN BATAM TAHUN 2019

A. LATAR BELAKANG
Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV Pola Baru yang diamanatkan
melalui Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 20 tahun 2015
diharapkan menghasilkan alumni yang tidak hanya memiliki kompetensi, tetapi
juga mampu menunjukkan kinerjanya dalam memimpin perubahan. Dalam
penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV Pola Baru, untuk mencapai kemampuan
memimpin perubahan tersebut, terdapat 5 agenda, salah satu agenda tersebut
adalah “Merancang Perubahan dan Membangun Tim”. Dalam agenda ini, peserta
mendapat pembekalan tentang berpikir kreatif dan inovasi, serta kunjungan ke
suatu institusi yang diharapkan dapat membuka cakrawala baru yang
menginspirasi untuk membuat proyek perubahan dengan melaksanakan
benchmarking to best practice
Pembelajaran dari benchmarking to best practice bertujuan agar peserta
memiliki kemampuan berpikir kreatif dalam menentukan inovasi pengelolaan
kegiatan organisasi pada unit instansinya, dan mampu mengadopsi dan
mengadaptasi keunggulan organisasi yang memiliki best practice dalam
mengelola perubahan.
Balai Pelatihan Kesehatan Batam dalam penyelenggaraan Diklatpim
Tingkat IV bagi Pejabat Pengawas di Lingkungan Pemerintah Kota Tanjung
Pinang Tahun 2019 merencanakan kegiatan benchmarking ke Kota Bandung,
dengan mengunjungi Kantor Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat dan PT
Kereta Api Indonesia (Persero).
Rangkaian kegiatan benchmarking salah satunya peserta diwajibkan
menyusun laporan kegiatan ini yang terdiri dari laporan kelompok dan laporan
individu. Di dalam panduan ini memuat uraian umum yang dapat digunakan oleh
peserta dalam menyelesaikan laporan tersebut.
B. TUJUAN
Dokumen ini disusun sebagai panduan umum yang fokuskan kepada
peserta agar:
1. Peserta dapat menyusun laporan kelompok sesuai lokus masing – masing
2. Peserta dapat menyusun laporan individu yang bersumber dari 3 lokus yang
kaji selama kegiatan benchmarking.

C. Sistematikan Pelaporan
Sistematikan Laporan Benchmarking sebagai berikut :
1. Outline Laporan Kelompok:
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL LOKUS KUNJUNGAN
BAB III : ANALISIS BEST PRACTICE SECARA UMUM
BAB IV : PENUTUP

2. Outline Laporan Individu:

BAB : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL LOKUS KUNJUNGAN
BAB III : ANALISIS BEST PRACTICE SECARA UMUM
BAB IV : ANALISIS BEST PRACTICE SESUAI PROYEK PERUBAHAN
INDIVIDU
BAB V : PENUTUP

D. Penjelasan Pelaporan
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada bagian ini saudara menguraikan dasar penyelenggaraan dan

kompetensi yang akan dicapai melalui Diklatpim Tk IV yang sedang diikuti.
Kemudian dilanjutkan dengan menguraikan kaitan benchmarking dengan
proyek perubahan yang akan dilakukan.

B. Tujuan
Pada bagian ini Saudara menguraikan tujuan yang akan dicapai melalui
kegiatan benchmark meliputi mendapat informasi mengenai inovasi yang
dilakukan lokus dengan pendekatan 5 W 1 H untuk kemudian digunakan
sebagai pembanding best practice dalam mengadop, mengadaptasi kegiatan
organisasi pada rancangan Proyek Perubahan, serta meningkatakan
pemahaman dalam praktek manajerial dan kepemimpinan pada organisasi
kerja peserta.

C. Manfaat
Saudara dapat menguraikan manfaat benchmark dengan cara mengukur dan
membandingkan suatu kegiatan organisasi yang terbaik dikelasnya, sehingga
dapat diadopsi atau diadaptasikan pada instansi masing-masing dalam
merancang Proyek Perubahan.

D. Metode Pengumpulan Dan Analisa Data

Saudara menguraikan metode yang digunakan dalam pengumpulan data
yang digunakan dalam best practice dapat berupa :
1. Wawancara;
2. Diskusi;
3. Observasi lapangan;
4. Browsing Internet.

Metode Analisis yang digunakan adalah Analisis Best Practis, yang meliputi
analisis terhadap :
1. Rekrut tenaga profesional
2. Jenis inovasi yang di kembangkan
3. Cara menghadapi resistensi terhadap inovasi yang dikembangkan
4. Budaya organisasi dalam mendukung inovasi
5. Penghargaan terhadap inovator
 BAB II
LOKUS
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

A. Gambaran Singkat Pemerintah Provinsi Jawa Barat

B. Visi Dan Misi Pemprov Jabar

1. Visi

2. Misi

C. Lokus

Benchmarking yang dilakukan pada tanggal dengan Lokus

................................ :

D. Strategi Lokus
Pada bagian ini peserta menguraikan strategi yang digunakan lokus
dalam Reformasi Birokrasi, Kebijakan Publik dan Pelayanan Publik.
 BAB III

ANALISIS BEST PRACTICES SECARA UMUM

A. Identifikasi Best Practices

Pada bagian ini Saudara dapat menguraikan metode yang digunakan untuk
mengalisa best practise yang dilakukan oleh Lokus dan bertujuan untuk
mengadopsi dan mengadaptasi best practices dari lokus yang dikunjungi
berdasarkan 5 W 1 H. Adopsi dan adaptasi best practice ini kemudian secara
fungsional dipergunakan untuk menginovasi pelaksanaan proyek perubahan,
termasuk dalam melakukan penyempurnaan maupun untuk peningkatan kinerja
berbagai macam proyek perubahan.
Pada bagian ini saudara dapat menggunakan tahapan sebagai berikut :
1. tahapan identifikasi dengan metode brainstroming mengenai data dengan
uraian 5 W 1 H:
Tabel 1. Identifikasi best practices

Informan Uraian Best Practice

Masing-masing best practices ini kemudian dianalisis dengan menggunakan

5 pisau analisis sebagai berikut:
1. Rekruitmen tenaga profesional
2. Jenis inovasi yang di kembangkan
3. Cara menghadapi resistensi terhadap inovasi yang dikembangkan
4. Budaya organisasi dalam mendukung inovasi
5. Penghargaan terhadap inovator
B. Analisis Hasil Benchmark
Pada bagian ini Saudara menguraikan hasil analisa dari informasi yang diperoleh
(berdasarkan hasil identifikasi di point A) dari Lokus berdasarkan 5 pisau analisis.
1. Rekruitmen tenaga profesional
2. Jenis inovasi yang di kembangkan
3. Cara menghadapi resistensi terhadap inovasi yang dikembangkan
4. Budaya organisasi dalam mendukung inovasi
5. Penghargaan terhadap inovator

BAB IV

ANALISIS BEST PRACTICES

DENGAN PROYEK PERUBAHAN INDIVIDUAL

Pada bagian ini Saudara menguraikan adopsi dan adaptasi yang dipilih dari
hasil kegiatan benchmark ke best practice (lebih banyak lebih baik) per
individu dalam kelompok.

Contoh :
A. Nama Peserta.......
Project Leader
Nama : ...........................
Judul Proyek Perubahan : Optimalisasi Pelayanan Promosi Peningkatan
Produktivitas ....... melalui Teknologi dan
Informasi (IT)
Adopsi Best Practices
Analisis Best Practices dari Benchmarking yang dilakukan di Pemerintahan
Kota Bandung, meliputi Dinas Pemakaman dan Pertamanan, Dinas Satuan
Polisi Pamong Praja (SATPOL PP) terhadap Proyek Perubahan tersebut,
adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan pelayananaparat terhadap publik.
Terlihat dari pelayanan pemakaman yang sudah terstruktur dengan baik,
dengan penyiapan lahan makam, tenaga penggalian dan bagi yang kurang
 mampu biaya akan ditanggung oleh pemerintah dengan menunjukan surat
keterangan tidak mampu dari Kelurahan/tempat domosili;
b. Meningkatkan budaya disiplin terhadap peraturan yang ada, seperti
penertiban Pedagang Kaki Lima (PKL) oleh SATPOL PP, yang hanya
membutuhkan waktu 4 (empat) bulan untuk menata PKL tersebut;
c. Memberikan kemudahan informasi bagi pengunjung taman, dengan
penyiapan WIFI pada tempat-tempat taman/wisata tertentu;
d. Membangun jejaring kerjasama dengan para stakeholder, sehingga
mempermudah pengawasan yang bersifat organik dan anorganik, seperti
kewajiban untuk memiliki Web, Facebook, Twitter dan yang terkait dengan
IT sebagaifungsi ekologis dan fungsi social, sehingga keluhan masyarakat
dapat tertampung dan cepat mendapatkan respon dari pemerintah;
e. Menjadikan budaya terhadap setiap inovasi organisasi.

Adaptasi Terhadap Proyek Perubahan

1. Rekrut Tenaga Profesional.

a. Menempatkan pegawai sesuai dengan tugas dan fungsinya, sehingga tidak

terjadi pemberian tugas doubel untuk mempermudah pengendalian/evaluasi
terhadap pegawai didalam melaksanakan tugas pokoknya;

b. Untuk mendukung proyek perubahan, maka diperlukan pegawai yang

profesional dalam membantu mengindefikasi permasalahan yang timbul,
kreatifitas, inovatif dan mampu memberikan solusi dalam pembuatan
rancangan Proyek Perubahan;

c. Benchmarking yang dapat diadop di Kota Bandung, adalah peningkatan

kualitas SDM dalam pelayanan terhadap publik melalui pengelolaan IT,
sehingga masyarakat dengan mudah menyampaikan aspirasinya melalui
media yang tersedia.

2. Jenis Inovasi yang di kembangkan

a. Perubahan polapikir
Untuk rancangan proyek perubahan yang akan dilaksanakan, maka perlu
ada perubahan mindset para pegawai, dengan kesadaran dan disiplin
 didalam bekerja, dan memberikan contoh yang baik dan arahan, sehingga
mereka termotivasi untuk bekerja dengan baik, efektif dan menyelesaikan
tugas tepat waktu;
b. Untuk membuat rancangan proyek perubahan,maka perlu dibentuk tim kerja
yang efektif dengan melibatkan stakeholder, sehingga dapat memberikan
sumbang saran kreatif, inovatif dalam membantu kelancaran tugas
rancangan proyek perubahan tersebut;
c. Pelayanan informasi melalui IT perlu dimaksimalkan dengan sistem dan
metode yang ditingkatkan, sehingga dapat dirasakan manfaatnya oleh
seluruh lapisan masyarakat.

3. Cara menghadapi resistensi Inovasi.

Untuk menghadapi resistensi dalam rancangan proyek perubahan, makaperlu

dilakukan pendekatan terhadap stakeholder dengan cara
persuasif,meningkatkan koordinasi dan jejaring kerjasama dengan para
stakeholder. Membentuk tim, pembagian tugas serta memberikan tanggung
jawab penuh kepada masing-masing pegawai sesuai dengan tugas dan
fungsinya.Dan memberikan arahan-arahan sesuai kebutuhan.

4. Budaya Organisai dalam mendukung Inovasi

a. Menerapkan budaya disiplin didalam melaksanakan tugas sehari-hari,
dengan datang dan bekerja tepat waktu, menghargai hasil kerja dan
memberikan pembinaan kepada bawahan;
b. Membuat komitmen bersama untuk melakukan perubahan yang kreatif,
inovatif didalam pelayanan promosi tentang aktifitas kantor, sehingga dapat
dengan mudah dikenal oleh publik;
c. Merubah budaya organisasi yang sifatnya melayani, bukan dilayani,
sehingga ada sinergitas kegiatan yang dapat dilakukan bersama.

5. Penghargaan terhadap inovator

a. Dalam rangka menjalin kerjasama yang baik terhadap pencetus inovator,
maka perlu diberikan penghargaan agar termotivasi untuk senantiasa
 memberikan ide-ide kreatif terhadap peningkatan perubahan kinerja
organisasi;
b. Memberikan kegiatan yang dapat menghasilkan uang/honor.

Bab V
PENUTUP

Pada bagian ini Saudara menguraikan simpulan dan saran dari hasil kegiatan
benchmarking sampai dengan hasil analisis yang dilakukan secara umum.

E. Penutup
Panduan penyusunan laporan benchmarking ini hanya berlaku di Lingkungan
Balai Pelatihan Kesehatan Batam sesuai dengan Pedoman Penyelenggaraan
Diklatpim Tingkat IV saat ini yaitu Perlan No 20 Tahun 2015, dan bersifat umum
sehingga dapat disesuiakan dengan pengembangan yang akan dibuat oleh
peserta Diklat dalam menuangkan penulisannya. Terkait hal yang belum
tercantum dalam panduan ini maka akan diatur kemudian oleh penyelengara
Diklat.

Demikian, semoga bermanfaat.