ELICITATION AND COLLABORATION

Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktivitas yang ditujukan untuk menemukan

informasi melalui komunikasi secara langsung dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak
lain yang memiliki kepentingan atau biasa disebut Stakeholder dalam pengembangan
informasi analisis bisnis. Kolaborasi adalah tindakan dari dua atau lebih orang yang bekerja
bersama-sama mencapai tujuan bersama.

Informasi analisis Bisnis yang berasal dari suatu kegiatan yang tidak direncanakan
mungkin memerlukan eksplorasi lebih dalam dibandingkan melalui kegiatan yang
direncanakan.

Secara garis besar, elisitasi bertujuan untuk :

a. Mengetahui masalah apa saja yang perlu dipecahkan dan mengenali batasan-batasan
sistem.

b. Mengenali siapa saja para pemangku kepentingan.

c. Mengenali tujuan dari sistem yaitu sasaran-sasaran yang harus ada pada sistem

Pengetahuan elisitasi dan kolaborasi terdiri dari tugas-tugas atau tahap-tahap:

a. Persiapan untuk elisitasi : memastikan bahwa Stakeholders memiliki informasi yang

mereka butuhkan untuk disediakan dan mereka memahami dari kegiatan yang akan mereka
lakukan.

b. Melakukan elisitasi : Menggambarkan pekerjaan yang dilakukan untuk memahami

kebutuhan stakeholder dan mengidentifikasi solusi potensial yang dapat memenuhinya.
kebutuhan Ini mungkin melibatkan interaksi langsung dengan para Stakeholders, melakukan
penelitian, atau menjalankan percobaan.

c. Konfirmasi Hasil Elisitasi : memastikan bahwa para pemangku kepentingan memiliki

pemahaman yang sama tentang hasil elisitasi, yang dihasilkan dari informasi yang dicatat
secara tepat, dan analis bisnis telah memiliki informasi yang dicari dari suatu kegiatan
elisitasi. Tugas ini juga membandingkan informasi yang diterima dengan informasi lain untuk
mencari inkonsistensi atau kesenjangan
d. Mengkomunikasikan Informasi Analisis Bisnis : Menyediakan stakeholder dengan
informasi yang mereka butuhkan, pada saat mereka membutuhkannya. Informasi yang
disajikan dalam bentuk yang berguna, menggunakan terminologi dan konsep yang tepat.

e. Mengelola kolaborasi Stakeholder : Menggambarkan pekerjaan dengan stakehlder untuk

melibatkan mereka dalam proses analisis bisnis secara keseluruhan dan untuk memastikan
bahwa analis bisnis dapat memberikan hasil yang dibutuhkan.

Tahap elisitasi termasuk tahap yang sulit dalam spesifikasi kebutuhan. Secara umum
kesulitan ini disebabkan tiga masalah, yakni : masalah cakupan, masalah pemahaman, dan
masalah perubahan (Nuiseibeh and Eastbrook, 2000).Ketiga masalah tersebut muncul karena
(Sommerville, 2007) :

a. Pemangku kepentingan sering tidak mengetahui apa yang diinginkan dan mengungkapkan
keinginannya dalam kalimat yang umum.

b. Pemangku kepentingan mengungkapkan permintaan dalam istilah bidang pekerjaannya,

sehingga analis yang tidak memiliki pengalaman di bidang kerja pemesan harus memahami
permintaan tersebut.

c. Beberapa pemangku kepentingan memiliki permintaan yang berbeda-beda yang dinyatakan

dalam cara yang berbeda pula.

d. Faktor politik dapat mempengaruhi kebutuhan.

e. Lingkungan bisnis dan ekonomi yang bersifat dinamis.

1. Persiapan Untuk Elisitasi

Tujuan :

Mempersiapkan elisitasi adalah untuk memahami ruang lingkup

kegiatan elisitasi, memilih teknik yang tepat, dan rencana untuk (atau pengadaan) sesuai

bahan pendukung dan sumber daya.

Input :

a. Kebutuhan: panduan penyusunan dalam hal lingkup dan tujuan kegiatan elisitasi. Elisitasi
dapat digunakan untuk menemukan kebutuhan, tetapi untuk memulai harus ada beberapa
kebutuhan yang ada-bahkan jika itu belum sepenuhnya timbul atau dipahami.

b. Pendekatan Kesepakatan Stakeholder : Memahami komunikasi dan kolaborasi

kebutuhan stakeholders membantu rencana dan persiapan yang tepat dan elisitasi yang
efektif.

Output :

Elisitasi Rencana Kegiatan : digunakan untuk setiap kegiatan elisitasi. Termasuk

logistik, ruang lingkup kegiatan elisitasi, teknik yang dipilih, dan bahan pendukung.
Gambar Diagram persiapan elisitasi input /output
2. Melakukan Elisitasi

Tujuan

Tujuan Melakukan elisitasi adalah untuk menarik keluar, mengeksplorasi, dan

mengidentifikasi informasi yang relevan dengan perubahan.

Deskripsi

Ada tiga jenis umum dari elisitasi:

a. Kolaborasi: melibatkan interaksi langsung dengan para pemangku kepentingan, dan

bergantung pada pengalaman, keahlian, dan penilaian mereka.

b. Penelitian: melibatkan sistematis menemukan dan mempelajari informasi dari bahan atau
sumber yang tidak langsung diketahui oleh para pemangku kepentingan yang terlibat dalam
perubahan . Stakeholder mungkin masih berpartisipasi dalam penelitian. Penelitian dapat
mencakup analisis data historis untuk mengidentifikasi tren atau data hasil masa lalu

c. Percobaan: Melibatkan mengidentifikasi informasi yang tidak dapat diketahui tanpa uji
pengendalian. Beberapa informasi tidak dapat diambil dari orang atau dokumen-karena tidak
diketahui. Eksperimen dapat membantu menemukan informasi seperti ini. Eksperimen
termasuk studi observasional, bukti dari konsep, dan prototipe

Satu atau lebih teknik elisitasi dapat digunakan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan
dalam lingkup elisitasi.

Stakeholders dapat berkolaborasi dalam elisitasi oleh :

a. berpartisipasi dan berinteraksi selama aktivitas elisitasi, dan

b. meneliti , belajar, dan memberikan umpan balik pada dokumen, sistem,

model, dan interface.

Input :

a. elisitasi Rencana kegiatan: meliputi kegiatan elisitasi yang direncanakan dan teknik,
kegiatan logistik (misalnya, tanggal, waktu, lokasi, sumber daya, agenda), Ruang lingkup
kegiatan elisitasi, dan sumber latar belakang informasi yang tersedia.

Output

a. elisitasi Hasil (belum konfirmasi) : yang ditangkap dalam format yang khusus untuk
kegiatan elisitasi.
Gambar Diagram Melakukan Elisitasi input /output
3. Konfirmasi Hasil Elisitasi

Tujuan

Tujuan Konfirmasi Hasil Elisitasi adalah untuk memeriksa informasi yang

dikumpulkan saat sesi elisitasi untuk akurasi dan konsistensi dengan informasi lainnya.

Deskripsi

Elisitasi informasi yang dikonfirmasi untuk mengidentifikasi masalah dan

menyelesaikannya sebelum sumber daya berkomitmen untuk menggunakan informasi.
Ulasan ini mungkin menemukan kesalahan, kelalaian, konflik, dan ambiguitas.

Hasil elisitasi dapat dibandingkan terhadap sumber mereka dan hasil elisitasi lainnya
untuk memastikan konsistensi. Kolaborasi dengan pemangku kepentingan mungkin
diperlukan untuk memastikan masukan mereka benar ditangkap dan bahwa mereka setuju
dengan hasil elisitasi non-difasilitasi. Jika informasi tidak benar, analis bisnis menentukan
apa yang benar, yang dapat memerlukan lebih banyak elisitasi. Komitmen sumber daya untuk
kegiatan analisis bisnis berdasarkan hasil elisitasi yang belum dikonfirmasi mungkin berarti
harapan pemangku kepentingan tidak terpenuhi. Jika hasilnya tidak konsisten, elisitasi
tambahan mungkin perlu dilakukan untuk menyelesaikan perbedaan.

Mengkonfirmasi hasil elisitasi adalah review yang jauh kurang ketat dan formal
daripada selama analisis terjadi

Input

a. elisitasi Hasil (belum dikonfirmasi): Menangkap informasi dalam format khusus untuk
kegiatan elisitasi

Output

a. elisitasi Hasil (dikonfirmasi). Output terintegrasi bahwa analis bisnis dan stakeholders
lainnya setuju dengan informasi yang ditangkap dan menegaskan bahwa itu adalah relevan
dan berguna sebagai masukan untuk pekerjaan yang lebih lanjut.
Gambar Konfirmasi hasil elisitasi
4. Mengkomunikasikan informasi analisis Bisnis

Tujuan

Tujuan dari Mengkomunikasikan informasi analisis Bisnis adalah untuk memastikan

para pemangku kepentingan memiliki pemahaman bersama tentang informasi analisis bisnis.

Deskripsi

Analis Bisnis harus mengkomunikasikan informasi yang tepat kepada para pemangku
kepentingan pada waktu yang tepat dan dalam format yang memenuhi kebutuhan mereka.
Pertimbangan diberikan untuk mengungkapkan informasi dalam bahasa, nada, dan gaya yang
sesuai dengan penonton.

Komunikasi informasi analisis bisnis adalah bi-directional dan berulang. Ini

menentukan penerima, konten, tujuan, konteks, dan hasil yang diharapkan.Tugas Rencana
Kesepakatan Stakeholder adalah mengevaluasi komunikasi kebutuhan dan pesan rencana
yang diantisipasi.

Berkomunikasi informasi tidak hanya mendorong informasi dan asumsi itu diterima
dan dipahami. Analis bisnis melibatkan para pemangku kepentingan untuk memastikan
mereka memahami perjanjian informasi dan keuntungan. Bisnis Analis bertindak disetiap
perbedaan pendapat. Metode penyampaian informasi yang mungkin perlu berubah jika para
pemangku kepentingan tidak menerima atau memahami itu. Beberapa bentuk komunikasi
mungkin diperlukan untuk informasi yang sama.

Input

a. Informasi Bisnis Analisis: Jenis informasi pada setiap tingkat detail yang digunakan
sebagai input atau output dari pekerjaan analisis bisnis. Informasi Analisis bisnis menjadi
masukan untuk tahap ini ketika kebutuhan ditemukan untuk mengkomunikasikan informasi
untuk tambahan stakeholder

b. Pendekatan Kesepakatan Stakeholder : Menggambarkan kelompok stakeholder, peran, dan

kebutuhan umum tentang komunikasi informasi analisis bisnis

Output

a. Informasi Analisis Bisnis (dikomunikasikan) : informasi analisis bisnis dianggap

dikomunikasikan ketika sasaran stakeholder telah mencapai pemahaman tentang isi dan
implikasi.
Diagram Mengkomunikasikan informasi analisis Bisnis input / Output
5. Mengelola Kolaborasi stakeholder

Tujuan

Tujuan Mengelola Kolaborasi stakeholder adalah untuk mendorong para pemangku

kepentingan untuk bekerja menuju tujuan bersama.

Deskripsi

Pekerjaan analisis Bisnis cocok untuk banyak kolaborasi kesempatan antara kelompok
pemangku kepentingan pada produk kerja analisis bisnis. Stakeholder memegang berbagai
tingkat pengaruh dan kekuasaan atas persetujuan produk kerja, dan juga merupakan sumber
penting dari kebutuhan, kendala, dan asumsi. Sebagai karya analisis bisnis berlangsung,
analis bisnis mengidentifikasi stakeholder, menegaskan peran mereka, dan berkomunikasi
dengan mereka untuk memastikan bahwa hak pemangku kepentingan berpartisipasi pada saat
yang tepat dan dalam peran yang tepat.

Mengelola kolaborasi stakeholder merupakan kegiatan yang sedang berlangsung.

Meskipun mengelola kolaborasi stakeholder dimulai setelah para pemangku kepentingan
telah diidentifikasi dan dianalisa, para pemangku kepentingan baru dapat diidentifikasi pada
setiap saat selama inisiatif. Sebagai stakeholder baru diidentifikasi, peran mereka, pengaruh,
dan hubungan dengan inisiatif dianalisis. Setiap peran, tanggung jawab, pengaruh, sikap, dan
otoritas stakeholder dapat berubah dari waktu ke waktu.

Semakin signifikan dampak dari perubahan atau visibilitas dalam organisasi,

perhatian lebih diarahkan untuk mengelola stakeholder. kolaborasi Analis bisnis mengelola
kolaborasi stakeholder memanfaatkan untuk reaksi positif, dan mengurangi atau menghindari
reaksi negatif. Bisnis Analis harus terus memantau dan menilai sikap masing-masing
pemangku kepentingan untuk menentukan apakah itu mungkin mempengaruhi keterlibatan
mereka dalam kegiatan analisis bisnis.

hubungan yang buruk dengan para pemangku kepentingan dapat memiliki banyak
efek yang merugikan pada analisis bisnis, termasuk:

a. kegagalan untuk menyediakan informasi yang berkualitas,

b. reaksi negatif yang kuat untuk kemunduran dan hambatan,

c. resistensi terhadap perubahan,

d. kurangnya untuk dukungan, dan dalam partisipasi, pekerjaan analisis bisnis, dan informasi

e. analisis bisnis diabaikan.

 efek ini dapat dimodifikasi melalui di bagian yang kuat, positif, dan berbasis-
kepercayaan hubungan dengan para pemangku kepentingan. Analis bisnis secara aktif
mengelola hubungan dengan para pemangku kepentingan yang :

a. memberikan layanan kepada analis bisnis, termasuk masukan untuk analisis bisnis tugas-
tugas dan kegiatan pendukung lainnya,

b. tergantung pada layanan yang disediakan oleh analis bisnis, termasuk output dari tugas
analisis bisnis, dan

c. berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas analisis bisnis.

Input

a. Pendekatan Kesepakatan stakeholder : menggambarkan jenis dari harapan keterlibatan

dengan para pemangku kepentingan dan bagaimana mereka mungkin perlu dikelola

b. Analisis Bisnis Penilaian Penampilan : menyediakan informasi penting tentang efektivitas

tugas analisis bisnis dieksekusi, termasuk yang berfokus pada keterlibatan pemangku
kepentingan

Output

Kesepakatan Stakeholder : kesediaan dari para pemangku kepentingan untuk terlibat dalam
kegiatan analisis bisnis dan berinteraksi dengan analis bisnis bila diperlukan.

Diagram Mengelola Kolaborasi Stakeholder input / Output