PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Pengertian dan Latar Belakang

1. Pengertian
Program pengelolaan administrasi madrasah adalah suatu perencanaan semua
kegiatan madrasah yang disusun secara efektif dan efesien sebagai pedoman
dalam rangka mencapai suatu tujuan pendidikan di madrasah selama satu tahun
pelajaran.

2. Latar Belakang
Dalam usaha pencapaian tujuan pendidikan di madrasah, perlu ditinjau oleh
pelayanan administrasi madrasah yang teratur, terarah, dan terencana sebab
pelayanan administrasi madrasah yang baik akan menunjang penyelenggaraan
proses belajar mengajar yang baik pula. Hal ini otomatis akan dapat
meningkatkan hasil prestasi siswa seperti yang diharapkan. Pelayanan
administrasi yang baik harus mengacu pada ketentuan dan peraturan yang
dikeluarkan oleh instansi yang terkait yaitu Pemerintah Kabupaten Indramayu
dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan. Untuk itulah, madrasah perlu menyusun
program pengelolaan administrasi madrasah yang sesuai dan relevan dengan
aturan-aturan yang berlaku serta memuat penjelasan-penjelasan mengenai cara
pengelolaan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan yang ada di
madrasah.

B. Dasar Hukum

1. ..........................................................................................................
2. .........................................................................................................
3. .........................................................................................................
4. .........................................................................................................
5. .........................................................................................................
6. .........................................................................................................
7.

C. Maksud dan Tujuan … ke hal. 2

1
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud
Memberi arah bagi kegiatan madrasah dalam hal :
1.1 Melaksanakan urusan ketatausahaan dan urusan rumah tangga madrasah.

2. Tujuan
Program pengelolaan administrasi madrasah ini dibuat sebagai pedoman pokok
bagi kepala madrasah dan pengelola madrasah lainnya dalam melaksanakan
tugas-tugasnya sehari-hari dengan tujuan sebagai berikut ;
2.1 Tercapainya peningkatan pengelolaan ketatausahaan madrasah.
D. Ruang Lingkup
Yang menjadi ruang lingkup dari program pengelolaan administrasi madrasah adalah
:

1. Administrasi Umum
2. Administrasi Kesiswaaan
3. Administrasi Kepegawaian
4. Administrasi Sarana Prasarana
5. Administrasi Keuangan

E. Sistematika Program
Dalam penyusunan program kerja ini menggunakan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian dan Latar Belakang
B. Landasan Hukum
C. Maksud dan Tujuan
D. Ruang Lingkup
E. Sistematika

BAB II TENAGA TATA USAHA / ADMINISTRASI

A. Jumlah Tenaga Administrasi
B. Pembagian Tugas Personil

BAB III KEGIATAN ADMINISTRASI KANTOR

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran-Saran

2
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

STRUKTUR ORGANISASI TATA USAHA

MTS AL HIDAYAH KEDUNGBETIK
TAHUN PELAJARAN 2018/2019

KEPALA MADRASAH
BAB IIS.E.,
SITI MA`RUFAH,
M.Pd.I

KAUR TATA USAHA

ELIS RAHMAWATI, S.Pd.I

ADM. UMUM KEPEGAWAIAN KESISWAAN

FAISHOL AFANDI, S.H NUR HAYATI ZENI RATNAWATI

BENDAHARA TENAGA PUSTAKAWAN PETUGAS KOPERASI

SUCI RIATI, S.Pd.I WIDYA ZULIASTUTIK ROSMIATI

TENAGA KEBERSIHAN TUKANG KEBUN PESURUH

ANIK RAHAYU SULTHON IKSAN EKO WALUYO

PENJAGA SEKOLAH
SYAIPUL

3
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

BAB II
TENAGA TATA USAHA / ADMINISTRASI
DAN PEMBAGIAN TUGASNYA

A. Jumlah Tenaga Administrasi terdiri dari :

1. Kepala Tata Usaha : 1 orang
2. Staf Tata Usaha : 3 orang
3. Penjaga Madrasah : 1 orang
4. Tenaga Kebersihan : 1 orang
5. Tukang Kebun : 1 orang
6. Petugas Koperasi : 1 orang
7. Tenaga Pustakawan : 1 orang
8. P e s u r u h : 1 orang
Jumlah Keseluruhan : 10 orang

Menurut jenis kelaminnya, jumlah tenaga administrasi terdiri dari :

- Laki- laki : 4 orang
- Perempuan : 6 orang

B. Pembagian Tugas Personil

1. Elis Rahmawati, S.Pd.I ( Kaur Tata Usaha )

a. Bertanggung jawab pada administrasi kantor.
b. Menyusun administrasi pegawai, guru, dan siswa.
c. Menyusun administrasi perlengkapan madrasah.
d. Menyusun program RIS, program kepsek, dan program keuangan.
e. Menyusun program panitia semester / UAN.
f. Merencanakan pengadaan barang inventaris dan alat keperluan madrasah.
g. Mewakili kepala madrasah dan tenaga ketatausahaan.
2. Suci Riati, S.Pd.I ( Staf Tata Usaha )
a. Bendaharawan Gaji/Rutin, BOS.
3. Faishol Afandi, S.H ( Staf Tata Usaha )
a. Administrasi Umum
4. Nur Hayati ( Staf Tata Usaha )
a. Kepegawaian
5. Zani Ratnawati ( Staf Tata Usaha )
a. Urusan Kesiswaan ( Adm. Kesiswaan, Buku Induk, Absensi Siswa )
b. Agendaris.
6. Widya Zuliastutik ( Staf Tata Usaha )

4
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

a. Perpustakaan
b. Membantu pembuatan data-data madrasah.
7. Rosmiati ( Petugas Koperasi )
a. Menjaga dan memelihara koperasi.
b. Melayani kebutuhan akademik dan non akademik unsur permadrasahan
(koperasi)
c. Melaporkan hasil kegiatan perkoperasian kepada penanggung jawab
koperasi.
d. Membantu melayani pesanan siswa.

8. Syaipul ( Penjaga Madrasah )

a. Menjaga keamanan selama pelaksanaan KBM.
9. Iksan Eko Waluyo ( P e s u r u h )
a. Mengantar surat dan berkas data ke intansi terkait
b. Melayani pegawai.
10. Sulthon (Tukang Kebun)
a. Mengurusi tanaman dan taman
b. Membersihkan halaman dan teras madrasah
c. Membersihkan ruang OSIS, UKS, BK
d. Membersihkan Kamar mandi dan WC, siswa
11. Anik Rahayu (Tenaga Kebersihan)
a. Membersihkan ruang kamad, guru, tata usaha
b. Membersihkan kamar mandi dan WC guru
c. Melayani pegawai.

5
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

BAB III
KEGIATAN ADMINISTRASI KANTOR

Program kegiatan tahun 2018 mencakup :

No. Jenis Kegiatan Target Pelaksanaan Ket.

1. ADMINISTRASI UMUM
a. Membuat laporan bulanan 1 bulan sekali Bulan Juli 2018 s.d.
keadaan madrasah. Juni 2019 setiap akhir
bulan.
b. Membuat isian koesioner. 1 tahun sekali Bulan September
2018
c. Membuat isian statistik 1 tahun sekali Bulan Juli 2018 s.d.
madrasah. Juni 2019.
d. Membuat buku tamu. 1 tahun sekali Bulan Juli 2018 s.d.
Juni 2019.
e. Membuat agenda surat 1 tahun sekali Bulan Juli 2018 s.d.
Juni 2019.
f. Membuat uraian tugas TU. 1 tahun sekali Bulan Juli 2018 s.d.
Juni 2019.
2. ADMINISTRASI
KESISWAAN
a. Mengisi data siswa kls 8 288 siswa Bulan Juli 2018 s.d.
ke Buku Induk, Klaper, Agustus 2019.
Mutasi Siswa
b. Memasukkan nilai rapot 6 bulan sekali Bulan Juli 2018 s.d.
dari legger ke buku induk Juni 2019.
siswa
c. Mengisi papan data siswa. 1 bulan sekali Bulan Juli 2018 s.d.
Juni 2019.
d. Mengisi Kohor Perkemba- 1 tahun sekali Akhir Thn.Pelaj.(Juni)
ngan Siswa.
e. Mengusulkan bea siswa 1 tahun sekali Bulan Juli 2018 s.d.
BAGUS kls.7, 8, 9 yang Agustus 2019.
DO dan Terancam DO.
3. ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
a. Mengisi Buku Induk Seluruh PNS Sewaktu-waktu jika
Kepegawaian. ada pegawai baru.
b. Membuat Daftar Keadaan 1 tahun sekali Bulan Juli 2018
Pegawai.
c. Membuat DUK. 1 tahun sekali Bulan Desember 2008
d. Membuat R7/R8 6 bulan sekali Bulan Juli 2018 dan
Desember 2018
e. Mengusulkan kenaikan 11 guru, 2 TU Bulan April 2018 dan
pangkat. Oktober 2019.
f. Mengusulkan KGB. 8 guru/TU Bulan Januari 2018
s.d. Desember 2018.

6
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

g. Mutasi Kepegawaian. Seluruh PNS Sewaktu-waktu jika

ada mutasi pegawai.
h. Membuat DP.3 PNS 33 orang Bulan Desember 2018
i. Membuat Absen TU, Guru Seluruh peg. Bulan Juli 2018 s.d.
Juni 2019.
j. Mengusulkan KARIS / 16 orang PNS Bulan Maret 2018.
KARSU. belum turun.
k. Mengusulkan Pembuatan 33 orang PNS Bulan Maret 2018.
Kartu Anggota KORPRI. dikembalikan
27 orang krn
ada kesalahan
nama, nip, tgl.
Lahir.
l. Membuat piagam Peg. Yang Dibuat pada PHBN
penghargaan berprestasi Hardiknas dan
Harkitnas.
4. ADMINISTRASI SARANA
PRASARANA
a. Membuat Daftar Inventaris Dikerjakan Bulan Januari dan
Barang. tiap barang seterusnya.
datang.
b. Buku Induk Inventaris 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
c. Buku Non Inventaris 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
d. Buku Inventaris 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
e. Buku Pembelian Barang 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
f. Buku Penggunaan Barang 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
g. Kartu Stock Barang 1 bulan sekali Bulan Januari dan
seterusnya.
h. Membeli Kursi Siswa 70 buah Bulan Juli 2018
i. Membeli papan data 5 macam baru Bulan Juli 2018
4
5. ADMINISTRASI
KEUANGAN
a. Mengusulkan Daftar Gaji Dikerjakan Mulai Januari 2018
sebanyak PNS. tiap bulan s.d. Desember 2018.
sesuai dengan
pengusulan
PNS.
b. Rencana Perbaikan WC Belum Bulan September
Pegawai dan WC Siswa. dikerjakan 2018
c. Rencana Pembelian 1500 m Bulan September
Tanah. 2018
d. Rencana Pembelian File 15 buah Bulan September
Pegawai. 2018
e. Pembuatan SPJ BOS / 3 bukan sekali Bulan Januari, Juli dst.
Tahunan

7
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

TATA TERTIB PEGAWAI TATA USAHA

1. Pegawai Tata Usaha harus sudah datang di kantor 5 menit sebelum jam pelajaran
pertama dan diperbolehkan pulang sesudah memberitahu / mendapat izin kepala
madrasah.
2. Pegawai Tata Usaha harus berpakaian seragam seperti ketentuan pakaian guru
kecuali untuk pesuruh dapat memakai sandal / pakaian kerja sesuai dengan
tugasnya.
3. Apabila Tenaga Tata Usaha berhalangan masuk kantor harus ada pemberitahuan /
izin kepala madrasah.
4. Selama jam dinas Tata Usaha dilarang meninggalkan kantor tanpa seijin kepala
madrasah.
5. Pegawai Tata Usaha harus bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan dan
diatur kepala madrasah.
6. Mengerjakan pekerjaan di luar jam kerja harus ada pemberitahuan / izin kepala
madrasah.
7. Pegawai Tata Usaha dilarang mengerjakan pekerjaan kantor lain di dalam
madrasah tanpa seizin kepala madrasah.
8. Pegawai Tata Usaha dilarang meminjamkan alat-alat kantor kepada orang lain.
9. Pegawai Tata Usaha dilarang membawa pulang alat-alat kantor tanpa seizin kepala
madrasah.
10. Pegawai Tata Usaha dalam melayani kepentingan murid harus ramah, penuh rasa
tanggung jawab, dan kesadaran.
11. Pegawai Tata Usaha dalam mempergunakan alat-alat kantor harus hemat dan
berhati-hati.
12. Pegawai Tata Usaha dapat memelihara dan menjaga kebersihan dan keamanan
alat-alat kantor.

8
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam rangka mencapai tujuan pendidikan di madrasah, perlu dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut :
1. Perlu adanya program pengelolaan administrasi madrasah.
2. Para pengelola madrasah agar menjalankan tugasnya dengan baik dengan
tugasnya masing-masing.
3. Perlu adanya pendekatan terhadap masyarakat lingkungan madrasah terhadap
tokoh masyarakat, maupun instansi lain.

B. Saran-saran
Dalam rangka penerimaan siswa baru, pemerintah melalui instansi terkait hendaklah
memantau pelaksanaan sistem rayonisasi. Hal ini dimaksudkan agar memberikan
kesempatan kepada madrasah-madrasah kecil untuk bersaing secara sehat dalam
pencapaian hasil prestasi belajar siswa, karena pada umumnya proses belajar
mengajar yang dilaksanakan kelompok siswa yang ber-DANUN dibawahnya akan
terasa sekali perbedaannya baik dalam proses belajar mengajar maupun dari hasil
proses tersebut.

9
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

PROGRAM KERJA TAHUNAN

TATA USAHA
SMP/MTs .....................................
TAHUN PELAJARAN 2018/2019

ALAMAT

10
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

KATA PENGANTAR

Dalam rangka pengelolaan administrasi di SMP/MTs ................yang sesuai

dengan visi, misi, dan strategi maka harus disusun sebuah program kerja tata
usaha. Pedoman kerja ini dibuat untuk menjadi acuan dasar kerja tata usaha dan
pegawai lainnya tahun pelajaran 2018/2019.

Dengan adanya program kerja ini, semoga dapat meningkatkan kinerja tata
usaha dalam meraih prestasi dan mutu hasil kerja tahun pelajaran 2018/2019 di
SMP/MTs..................................................................

Penyusun menyadari, masih banyak kekurangan dalam penyusunan

program kerja ini. Untuk itu, segala kritik dan saran yang membangun sangat
kami harapkan demi penyempurnaan program ini di masa yang akan datang.

Mengetahui .............................., Juli 2018

Kepala SMP/MTs........................., Kaur Tata Usaha,

......................................................... .................................................
NIP. .................................................. NIP. ........................................

11
 PROGRAM KERJA TAHUNAN TATA USAHA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR .............................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian dan Latar Belakang ....................................................... 1
B. Dasar Hukum .................................................................................. 1
C. Maksud dan Tujuan ......................................................................... 2
D. Ruang Lingkup ................................................................................ 2
E. Sistematika Program ...................................................................... 2
STRUKTUR ORGANISASI TATA USAHA ........................................ 4
BAB II TENAGA TATA USAHA / ADMINISTRASI
A. Jumlah Tenaga Administrasi .......................................................... 5
B. Pembagian Tugas Personil ............................................................. 5
BAB III KEGIATAN ADMINISTRASI KANTOR
Program kegiatan tahun 2008 ................................................................ 7
Tata Tertib Pegawai Tata Usaha ............................................................ 9
BAB VI P E N U T U P
A. Kesimpulan ..................................................................................... 10
B. Saran-saran ..................................................................................... 10

12

ii