PROGRAM PENERAPAN LEAN MANAJEMEN

PADA PELAYANAN RAWAT JALAN

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKAYU TAHUN 2019

PENDAHULUAN

Perlu adanya Upaya meningkatkan mutu layanan kesehatan khususnya pelayanan pasien
rawat jalan. Hal ini dilandasi adanya peningkatan kesadaran masyarakat tentang informasi
kesehatan dan adanya tuntutan pasien dan masyarakat akan mutu pelayanan kesehatan .
berbagai upaya dilakukan untuk memberikan pelayanan yang bermutu khususnya di unit
rawat jalan, namun di lapangan masih adanya permasalahan-permasalahan terhadap lamanya
waktu tunggu, sistem dan prosedur pelayanan yang masih panjang (tidak efisien) dalam alur
proses terutama di pelayanan rawat jalan. Program ini akan mengidentifikasi permasalahan-
permasalahan terkait mutu proses pelayanan unit rawat jalan RSUD Sekayu, melakukan
penggambaran proses-proses pelayanan dengan komponen manusia, mesin, peralatan,
material dan atau dokumen-dokumen, metode kerja dan aspek lingkungan fisik. Selanjutnya
dianalisis lebih lanjut untuk melakukan upaya-upaya perbaikan di pelayanan rawat jalan
RSUD Sekayu berdasarkan konsep dan alat-alat Lean Hospitals.

TINJAUAN PUSTAKA

Dalam organisasi, terdapat beberapa teori metodologi yang digunakan dalam proses
perbaikan. Metodologi yang digunakan dalam proses perbaikan. Metodologi yang digunakan
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang terjadi dalam organisasi. Tiga metodologi dasar
yang telah dikenal dan digunakan untuk perbaikan kualitas antara lain Six Sigma, Lean
Thinking dan Theory of constraints (Nave, 2002). Pemilihan metodologi perbaikan proses
tergantung pada masing-masing budaya organisasi (Noviani, 2017). Apabila value organisasi
analytical studies dan hubungan dari suatu data, bagan dan analisis. Six Sigma merupakan
program yang terbaik (Noviani, 2017). Apabila values dari organisasi adalah perubahan
visual dan waktu, maka lean thinking mungkin dapat digunakan (Noviani, 2017). Dan apabila
suatu values organisasi adalah pendekatan sistem dimana keseluruhan partisipan tidak
dibutuhkan dan apabila value nya adalah pemisahan antara pekerja dan manajemen, metode
yang terbaik adalah Theory of Constrain (Nave, 2002). Layanan kesehatan merupakan
layanan dengan banyak proses dan kebanyakan merupakan waste (Noviani, 2017). Metode
perbaikan proses yang tepat untuk menghilangkan waste di layanan kesehatan adalah Lean
Thinking (dengan beberapa tools) (McManus, 2012).

Lean Thinking adalah suatu bentuk filosofi yang berfokus mengurangi waste atau elemen
non-value added dari suatu proses sehingga konsumen akan mendapatkan value yang lebih
besar (Chan, 2014). Lean juga didefenisikan sebagai metodologi manajemen dan budaya
organisasi yang berfokus pada proses perbaikan dengan tujuan menciptakan proses yang
paling efisien, efektif dan error-fee (Swart, 2015). Menurut Lawal Lean merupakan suatu
filosofi operasioanal dan metode yang membantu menghasilkan value maksimum untuk
pasien dengan mengurangi waste dan wait. Defenisi lean dalam bidang layanan kesehatan
sebagai suatu komitmen budaya organisasi untuk dapat menerapkan metode ilmiah saat
membuat desain performing, dan perbaikan pekerjaan terus-menerus yang diberikan oleh
suatu tim yang pada akhirnya memberikan value yang lebih baik untuk pasien dan stake
holder lainnya.

Pada awalnya lean merupakan metode yang dikembangkan oleh Toyota pada saat perusahaan
ini mengalami kondisi keuangan yang memprihatinkan dan target pasar Jepang yang rendah
dalam penjualan mobil. Kondisi ini memaksa Toyota untuk lebih kreatif dan inovatif untuk
memperbaiki produktivitas dan mengurangi biaya (Noviani, 2017). Metode Lean dan
filosofinya juga banyak digunakan di industri-industri lainnya seperti airlines, bank,
pemerintahan dan kesehatan termasuk rumah sakit karena berfokus pada alur, kepuasan
pasien dan kualitas.

Lima prinsip lean thinking (Noviani, 2017; McManus, 2012; Graban, 2012; Nave, 2002):

1. Identifikasi value, berdasarkan sudut pandang pasien.

2. Identifikasi value stream map, semua langkah value-added digambarkan dengan
menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya (value stream), mengeliminasi
langkah yang tidak menghasilkan value.
3. Perbaikan alur, mengeliminasi delay.
4. Pull value, menghindari pemaksaan kerja ke proses atau departemen berikutnya;
membiarkan suatu kegiatan dan supplies ditarik sesuai yang dibutuhkan.
5. Pursue perfection, perbaikan proses yang terus-menerus.
Persentase waste dalam layanan kesehatan di rumah sakit sebagai berikut:

PERSENTASE KRITERIA WASTE

20% - 30% Pembiayaan layanan Over treatment pasien, gagal
kesehatan mengkoordinasi layanan, kompleksitas
administrasi, burdensome rules dan fraud
(McManus, 2012)
31%-34% Waktu perawat yang Waiting (66%-69%) (McManus, 2012)
dihabiskan bersama pasien
80% Proses layanan kesehatan Delapan waste (muda) yang dikenal yaitu
adalah waste (McManus, over-productions, inventory, transprtation,
2012) motion, waiting, defects, overprocessing
dan human potential (Graban, 2012).

Terdapat tiga dasar Lean yaitu :

1. Standardized work adalah metode untuk mengembangkan praktik dan metode yang
terbaik di rumah sakit (Graban, 2012).
2. Heijunka adalah istilah Jepang untuk “level loading” suatu beban kerja atau
permintaan untuk layanan, melancarkan aliran pekerjaan dan alur pasien di rumah
sakit (Graban, 2012).
3. Kaizen adalah perbaikan terus-menerus (Graban, 2012).

STANDARDIZED HEIJUNKA KAIZEN KONDISI

WORK
√ √
- √
√ -
√ √
- Kegiatan stagnan yang tidak berkembang
(Graban, 2012)
√ Chaos dimana setiap orang secara acak
mencoba metode baru yang tidak perlu
dalam memperbaiki keseluruhan sistem
(Graban, 2012).
√ Pekerja akan menjadi stres dan pasien akan
mengalami waktu tunggu yang lama
(Graban, 2012)
√ Menghilangkan waste dan peduli terhadap
karyawan. Peduli berarti tidak memaksakan
metode standardized work yang tidak
fleksibel, melainkan pekerja diberikan
kesempatan untuk mengembangan diri
mereka dan membentuk standardized work
dengan cara mereka sendiri (Graban, 2012).

Dua (2) pilar lean management yaitu perbaikan kualitas dan perbaikan alur (Graban, 2012).
Rendahnya standarisasi merupakan akar masalah dari kebanyakan masalah yang ada di
rumah sakit (Noviani, 2017). Terdapat beberapa metodologi yang digunakan dalam strategi
implementasi lean yaitu visual management, 5S dan Kanban (Noviani, 2017). 5S merupakan
kepanjangan dari Sort=Seiri=ringkas, sweep=Seiso=bersih, Simplify=Seiton=rapi,
standardize=seiketsu=rawat, sustain/ self-discipline=shitsuke=rajin, merupakan suatu konsep
yang membantu organisasi menjadikan tempat kerja bersih dan terorganisir (Lewel et al,
2014).

Kanban adalah sistem sinyal visual ketika bagian, persedian atau layanan baru dibutuhkan,
dalam hal jumlah yang dibutuhkan, dan waktu yang dibutuhkan (Lawal et al, 2014). Kanban
(papan penanda) yang mengontrol aliran aktifitas di area produksi, dan berfungsi untuk
menyelaraskan level produksi agar sesuai dengan permintaan pelanggan. Kanban hadir
dalam bentuk sistem visual yang memungkinkan semua orang melihat aliran aktifitas dan
menyesuaikan level aktifitas tersebut sesuai kebutuhan. Dalam konteks lean manufacturing
dan Just-In-Time, kanban merupakam salah satu tool yang digunakan untuk menyusun
jadwal.

Keuntungan Penggunaan Kanban:

1. Menentukan level produksi

Dengan mengatur kuantitas kanban yang berbasis kepada permintaan pelanggan,
keseluruhan area produksi akan teratur menurut kuantitas output yang diperlukan.
2. Mengurangi WIP (Work-In-Process)
Dengan mengkoordinir level produksi dari setiap lini sesuai dengan permintaan,
inventori WIP akan dibatasi oleh sistem kanban. Hasilnya adalah inventori yang
seminim mungkin.
3. Kualitas meningkat
Salah satu prinsip kanban adalah tidak boleh membiarkan lini produksi memproses
sesuatu yang kualitasnya rendah. Prinsip ini, bila digabungkan dengan rendahnya
WIP, akan meminimalisir terciptanya pelayanan yang berkualitas buruk.
4. Optimasi aliran kerja
Penataan aliran kerja akan lebih mudah dengan demand yang stabil.
5. Akurasi inventori dan menghindari produk menjadi usang
Ketika pelayanan dilakukan berdasarkan permintaan, maka makin sedikit inventori
yang menumpuk.
6. Penghematan
Tingkat inventori yang rendah akan memangkas biaya penanganan inventori.
7. Keteraturan
Ketika kita dapat mengatur area produksi sesuai dengan kebutuhan, kita juga dapat
merencanakan tata letak area tersebut untuk memaksimalkan produktifitas dan
membuat segalanya lebih teratur.
8. Fokus kepada target bersama
Salah satu keuntungan yang tak disangka dari penggunaan kanban adalah terciptanya
target-target yang akan dikejar oleh semua orang yang terlibat di area kanban. Target-
target ini merupakan target bersama yng menyedot fokus dari segala pihak; karyawan
akan dapat melihat seberapa jauh kontribusi mereka dalam memenuhi permintaan
pelanggan, dan akan mengarahkan fokus untuk memenuhi permintaan tersebut.

Kaizen adalah suatu fisiologi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan
penyempurnaan secara terus-menerus atau berkesinambungan dalam suatu organisasi. Kaizen
adalah kegiatan sehari-hari yang sederhana bertujuan untuk melampaui peningkatan
produktivitas, juga merupakan sebuah proses apabila dilakukan dengan benar akan
“memanusiawikan” tempat kerja, mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mengajarkan
orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode
ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta mengurangi pemborosan dalam proses
kerjanya.

Penerapan strategi kaizen dalam sebuah perusahaan memerlukan usaha dan kerjasama dari
semua level karyawan perusahaan mulai dari level terendah sampai dengan yang manajemen
puncak. Penerapan strategi kaizen lebih difokuskan pada perbaikan-perbaikan yang berskala
kecil-menengah sehingga proyek-proyek perbaikan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
sasaran.

Metode-metode yang dipergunakan dalam identifikasi proyek-proyek kaizen antara lain

metode DMAIC dan Metode PDCA.

Key Kaizen Approaches :

1. Good housekeeping (5S)

2. Waste (“Muda”) elimination
3. Standardization

Keuntungan menjalankan 5S:

1. Meningkatkan kualitas
2. Meningkatkan safety
3. Menurunkan biaya
4. Meningkatkan produktivitas

PENERAPAN LEAN MANAGEMENT

Penerapan lean management bagi pimpinan perusahaan/ organiasi berpegang pada dua
prinsip:

1. Perlu proses atau cara kerja yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
Dengan proses atau cara kerja demikian diharapkan bisa bekerja lebih cekatan.
Perusahaan perlu mengetahui sumber masalah, kemudian meminta ide/ gagasan/
solusi dari karyawan. Dengan cara seperti itu, solusi terbaik adalah solusi yang paling
sederhana,logis dan mudah dilaksanakan.
2. Memilih gagasan yang bisa dilaksanakan. Perusahaan yang menerapkan prinsip
seperti ini akan mendapatkan ide yang luar biasa besar dari para karyawannya. Perlu
perbaikan kecil dapat menghasilkan akibat yang besar, waktu dan uang dapat dihemat.
Karyawan sendiri semakin bersemangat kerja, karena mereka melihat ide-ide mereka
diterima dan dilaksanakan oleh perusahaan.
Lima (5) tahap utama dalam lean management:

1. Kendalikan teritori :
a. Pahami sebatas mana area/ lingkup kerja
b. Identifikasi sumber daya yang dimiliki
c. Mengembangkan yang dibutuhkan
d. Modifikasi area kerja (lakukan juga 5R : Ringkas, rapi, resik rawat, rajin)
2. Berikan arti bagi aksi Anda:
a. Identifikasi siapa yang dilayani
b. Identifikasi indikator kepuasaan pelanggan
c. Kembangkan proses untuk mencapai indikator tersebut
d. Susun indikator proses harian, upayakan juga agar bisa dievaluasi harian
e. Identifikasi siapa “pemasok” proses tersebut baik internal maupun eksterrnal
f. Atur/ kelola aktifitas harian
3. Motivasi dan kelola tim
a. Pertemuan rutin yang ringkas dengan diskusi
b. Lakukan secara terbuka
c. Bangun kemampuan kemandirian tim
d. Beri/ bagi tanggung jawab pada anggota tim
4. Delegasikan penyelesaian masalah simple
a. Dalam meeting lakukan identifikasi masalah dan lakukan telusur
b. Cari solusinya
c. Susun kerangka penyelesaian
d. Buat dalam dokumen A3
5. Kelola perkembangan aksi Anda
a. Reaksi dari masalah-masalah yang kecil secara berkelanjutan
b. Jaga penyelesaian masalah sejalan dengan visi organisasi, hindari konflik antar
anggota.

DAFTAR PUSTAKA
Graban, Mark (2012). Lean Hospitals Improving Quality, Patient Safety and Employee Engagement,
2rd ed New York: CRP Press Taylor & Francis Group.

Lawal, et al (2014) Lean management in health care definition concepts methology and effects
reprotech (systemic review protocol). Systemicreviews,3,103
http;//www.systematicreviewjournal.com/content/3/1/103.

McManus, H(2012, March). Application of lean to healhcare Processes: A Complex System

Perspective.

Nave, D. (2002). How to Compare Six Sigma, Lean and The Theory of Constants Quality Progress
March, 73-78.WWWASQ.ORG.

Noviani, ED. (2017). Penerapan Lean Management pada Pelayanan Rawat Jalan Pasien BPJS Rumah
Sakit Hermina Depok Tahun 2017. Tesis, Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat.
Universitas Indonesia.

Swartz, J, Davis, D, D, Graban, M. (2015). Lean Hospital. HospMed Clin, 4, 581-593.

http://dxdoi.org/10.1016/jehmc. 2015.06.008.