Bukupanduan5skpt 121003231317 Phpapp01 PDF
Bukupanduan5skpt 121003231317 Phpapp01 PDF
AMALAN 5S
Kandungan
02 Dasar 5S
04 Objektif 5S
07 Carta Organisasi 5S
Dasar Amalan 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
VISI
MISI
Objektif 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi
Jawatankuasa Pemandu 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
PENGERUSI
(KSU)
TIMBALAN PENGERUSI
[TKSU (P)]
Urus Setia 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
KETUA URUSETIA
[SUB (K)]
SETIAUSAHA
[KPSU (K) I]
Jawatankuasa Promosi 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
SETIAUSAHA
AJK
AJK ZON AJK AJK AJK
ZON INTERNATIONAL ZON ZON ZON
SAMUDERA RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH
AJK
AJK AJK ZON AJK AJK
ZON ZON PENGURUSAN ZON ZON
GRAFIK KEPIMPINAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN
NOTA:
Jawatankuasa Latihan 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
SETIAUSAHA
AJK
AJK ZON AJK AJK AJK
ZON INTERNATIONAL ZON ZON ZON
SAMUDERA RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH
AJK
AJK AJK ZON AJK AJK
ZON ZON PENGURUSAN ZON ZON
GRAFIK KEPIMPINAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN
NOTA:
***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN.
Jawatankuasa Audit 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
SETIAUSAHA
AJK
AJK ZON AJK AJK AJK
ZON INTERNATIONAL ZON ZON ZON
SAMUDERA RELATIONS EKONOMI APPSOLUTION FALSAFAH
AJK
AJK AJK ZON AJK AJK
ZON ZON PENGURUSAN ZON ZON
GRAFIK KEPIMPINAN MAKLUMAT CYBERNET SUKAN
NOTA:
Zon 5S
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
FASILITATOR
KETUA ZON
SETIAUSAHA
| PENGENALAN
Amalan 5S/QE adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan
persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini
tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja
akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S
adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya
menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan
KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI (KPT).
5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN),
Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini
merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang
bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.
Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU)
akan menjadikan lantai dan tempat kerja Kementerian sentiasa bersih, malah
penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan
alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling
penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama.
Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada Kementerian. Setiap individu berperanan
untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini
memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya.
KPT telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan
yang digunakan di dalam Amalan (5S/QE) sejak tahun 2011. Pendekatan yang
digunakan untuk penambahbaikan di KPT adalah dengan menggunakan
pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI.
Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua
warga KPT. Pengurusan atasan melalui JK Latihan dan JK Promosi akan
terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi
mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan
di kalangan staf KPT.
KPT menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu,
dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih
mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua
Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan
cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masing-
masing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat.
| Fokus: Kesan
Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang
lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini
kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan
walaupun memakan masa. Manakala Inovasi pula kesannya adalah lebih cepat.
Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan
penambahbaikan.
Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan.
Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf
KPT untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung,
akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan Inovasi lebih
menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka
masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa
dan modal.
| Fokus: Perubahan
| Fokus: Pendekatan
| Kesimpulan
Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak
ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan
oleh semua staf KPT. Antara pendekatan aktiviti (5S/QE), Kaizen dan Inovasi
merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam
bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih
efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga KPT untuk
terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja
seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat
kerja.
Berterusan Dan
Perubahan Berperingkat
Meningkat
ILLUSTRASI PERBEZAAN
KAIZEN DAN INOVASI
Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang
dimaksudkan dengan 5S/QE. Akhirnya nanti, semua warga KPT akan mengetahui
bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima “S” tersebut untuk merencanakan
aktiviti-aktiviti di tempat kerja masing-masing.
KIATARAN AMALAN 5S
4 1
3 2
SEISO (SAPU)
SEITON (SUSUN)
| Teknik 5S
Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan
digunapakai oleh semua staf KPT bagi mewujudkan tempat kerja yang
sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan
sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar KPT lebih efisien, efektif dan
memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan.
Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan
aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap
staf yang bertugas di Kementerian akan mempunyai rasa tanggungjawab dan
sayang pada KPT. Setiap staf KPT berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada
seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan
sokongan dari semua staf yang bertugas di KPT bagi menjayakannya.
SEIRI - SISIH
1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.
Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak
perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab
ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang
tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan
ruang penyimpanan akan lebih luas.
2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien
diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, warga KPT akan berasa
lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka.
Warga KPT juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak
lebih awal.
CARI PEMBELI
ITEM YANG ADA NILAI DAN YANG
BOLEH DIJUAL MENAWARKAN
HARGA TINGGI
CARI CARA
ITEM TIADA NILAI TAPI KOS MERENDAHKAN
PELUPUSAN TINGGI
KOS DAN SELAMAT
STRATIFIKASI TINDAKAN
Yang Mana???
TAG KUNING
TAG MERAH
BAHAN TIDAK
DIPERLUKAN DAN BAHAN ADA NILAI
SENANG DIBUANG UNTUK DIJUAL
BIRU HIJAU
Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf KPT boleh membuang
barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan KPT atau
Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat
kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak
atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang
atau dijual.
| SISIH
SEITON - SUSUN
1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan
disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan
barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut
kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan
proses kerja yang lebih pantas.
2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil
sesuatu barangan atau rekod, staf KPT hendaklah memastikan bahawa
terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail /
barangan tersebut. Staf KPT boleh mengesan fail dan barangan yang
tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf
tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal.
Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan
Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil
Ujian 30 saat.
Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh
KPT dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai
contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf KPT akan menggunakan
Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada
rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa
yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang
diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja.
SEISO - SAPU
1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak
dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan.
Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan
terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf KPT, setiap
individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan
tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan
Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah
konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan
dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk
menjaga tempat atau barang milik KPT. Konsep ini biasanya ditandakan
dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-
satu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.
• KAIN BURUK
2 KAWASAN KERJA SENDIRI • PENYAPU
• PENYODOK SAMPAH
• BAKUL SAMPAH
• KAIN BURUK
3 PEJABAT • PENYAPU
• PENYODOK SAMPAH
• BAKUL SAMPAH
SEIKETSU – SERAGAM
ii. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan
5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui
cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan
kesilapan akan berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu.
Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi.
Nota:
Merah Biru
Kuning Hijau
Merah
Jingga Ungu
Jambu
NOTIS MAKLUMAN
ROSAK
ARIAL
BOLD
48
TERIMA KASIH
NOMBOR SAMBUNGAN :
NOMBOR FAKS BAHAGIAN :
NOMBOR SAMBUNGAN SUB :
NOMBOR KECEMASAN :
1) KEBAKARAN :
2) KEMALANGAN :
JADUAL PEMBERSIHAN
TUGASAN
HARI
BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU
FATINI BT FATIMAH BT AHMAD BIN
ISNIN - SELASA
BUJANG ABU KASSIM
PN ANG MEI RAMLAH
RABU - KHAMIS ROSMAN MASOR
YEW HUSSIN
DR RAMLAH BT
JUMAAT DR ROSNAH ALI YUSUFF ALI BAKAR
OTHMAN
LOKASI :
NAMA DAN
TARIKH MASA KOMEN TANDA TANGAN
PEMANTAU
Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat penjimatan KPT akan dapat dicapai. Pengurusan KPT akan
terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S/QE.
| KESIMPULAN
Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah 5S ini adalah satu cara berkesan
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di KPT. Melalui Seiri
(Sisih) staf KPT akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun)
membolehkan penyusunan barang dan rekod KPT dibuat dengan lebih kemas;
dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat.
Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan
oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu amal) akan membantu mendisiplinkan
diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang.
| LANTAI
| Kaedah Pelaksanaan Seragam
iii. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan
atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah
kebakaran pada laluan ini.
vi. Buatkan garisan putih untuk zon lokasi mesin dan jentera yang tidak
diubah kedudukannya di atas lantai dan garisan kuning untuk barangan
yang beralih.
viii. Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon.
ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan
zon keselamatan.
xii. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah
alih.
xiii. Periksa semua pelekat atau cat garisan oleh kumpulan 5S secara berkala
(bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan
seperti di para xv.
| DINDING
| Kaedah Pelaksanaan Seragam
ii. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalender, jam dinding,
buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat.
iv. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat.
vi. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan.
| SILING
| Kaedah Pelaksanaan Seragam
ii. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran
penghawa dingin.
iii. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak
melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang.
iv. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama warna
bagi satu kawasan / bilik.
i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun
secara mendatar (dibaringkan).
iii. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan
hendaklah disediakan.
iv. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan
urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.
v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor
simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan.
vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan
fail dicatatkan dari bawah ke atas.
vii. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu
kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan
fail bila diperlukan.
viii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan
dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet
besi atau kabinet kayu.
ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama
dengan ibu kunci.
iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak
kunci.
iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digatung atas alasan
keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah
ditentukan parkirannya.
| LONGKANG
i. Longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibersihkan seminggu
sekali.
iv. Rumput dan sampah sarap hendaklah dibersihkan dari dalam longkang.
v. Air yang mengalir dalam longkang tidak boleh tersekat alirannya untuk
mengelak tempat pembiakan nyamuk.
| PARKIR KENDERAAN
i. Sediakan kemudahan parkir untuk staf, pelawat dan orang kurang upaya
(OKU).
ii. Labelkan kawasan parkiran staf, kawasan parkiran pelawat dan kawasan
parkiran OKU supaya tidak timbul kekeliruan.
iii. Labelkan kawasan parkir yang berlainan jenis kenderaan seperti tempat
parkir motosikal, tempat parkir basikal dan tempat parkir kereta.
vi. Garisan parkir untuk kenderaan dalam bangunan hendaklah dicat dengan
warna kuning.
vii. Garisan parkir untuk kenderaan di luar bangunan hendaklah dicat dengan
warna putih.
iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan
barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan
dan kebakaran adalah tanggungjawab persendirian. KPT tidak
bertanggungjawab).
5S Sebelum Selepas
Sisih
Susun
Sapu
Seragam
Sentiasa Amal
Persekitaran Kondusif
Pemacu Transformasi
Catatan
56 PERSEKITARAN
BUKU PANDUANKONDUSIF
AMALAN 5S
PEMACU TRANSFORMASI