LAPORAN AUDIT 5S

Secara amnya BEA masih belum mengamalkan perakara asas 5S: SISIH, SUSUN ,SAPU, SERAGAM, SENTIASA AMAL Setelah Audit dibuat, kebanyakkan bilik masih belum memenuhi kehendak 5S Walau bagaimanapun seksyen Antarabangsa, Makro dan S&P boleh dikategorikan kemas dan tidak banyak masalah

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Almari besi tidak dilabel/labelling yg tidak seragam

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Papan putih/notice board diletakkan benda perhiasan gambar dan fridge magnet

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Menyalah gunakan tray in/out

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Tidak meletakkan rak kasut disudut-kebanyakkan diletakkan dibawah meja

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Barangan di atas meja berselerak/tidak disusun dengan baik

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Bawah meja berselerak/dipenuhi dengan barang/buku/kertas/rak kasut/ makanan

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Bawah meja berselerak/dipenuhi dengan barang/buku/kertas/rak kasut/ makanan

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Meja panjang diletakkan fail/buku

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Casing cpu disalah guna

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Almari besi tidak dilabel dengan baik

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Almari besi tidak dilabel dengan baik

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Almari besi tidak dilabel dengan baik

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Hiasan berlebihan.

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Label tidak selaras dengan kandungan sebenar

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Label tidak selaras dengan kandungan sebenar

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Wayar/kabel tidak dikemaskan dengan sempurna

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Wayar/kabel tidak dikemaskan dengan sempurna

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Polisi ICT dan Akujanji tidak ada/masih belum dilekatkan didinding

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Rubber stamp tidak dilabelkan/tiada stand

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Terdapat botol air, sudu/garfu, cermin di meja kerja

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Barangan peribadi seperti makanan, cerek, cawan tidak disusun

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Laci berselerak

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Laci berselerak

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Fail meja tidak diletakkan di atas meja kerja

Antara kesalahan yang telah dikenal pasti dan kerap dilakukan:

Menyalah gunakan almari besi

BILIK AUDIO

Seksyen Antarabangsa

Tempat pelupusan

Tempat rujukan

BILIK CONTOH

BILIK FAIL ADMIN

Bilik En. Esa

Bilik En. Esa

Bilik En. Esa

BILIK FAUJAT

BILIK FAUJAT

Bilik Pn Kuppammal

SURAU

SUDUT 5S

SUDUT 5S

SUDUT 5S

Sudut 5S

TOILET (ADMIN)

Pantry (Makro)

Bilik yang perlu diberi perhatian

KE(PABK)

KE(PABK)

KE(PABK)

KE(PABK)

KS(F)

KS(F)

KS(F)

PE(NFG)2

KS(K)

KS(K)

KS(K)

KE(APEC)

Admin

Admin

Admin

PE(GT)

KS (EK)

SEKSYEN FISKAL DAN KEWANGAN

1. TSBE(F)
- Meja kerja perlu disusun dengan kemas. - Wayar komputer perlu diperkemas. - Kabinet besi tidak perlu label LACI 1, LACI 2 . Perlu label fail, rujukan, peribadi sahaja.

2. KS(F)
Rak besi perlu disusun dengan kemas. Fail sulit tidak boleh diletakkan terdedah di atas meja. Penebuk kertas dan pemanas air tidak boleh dibiarkan di atas lantai selepas digunakan. Alat tulis perlu disusun dengan kemas dan perlu ada separators. Wayar komputer perlu diperkemas.

3. KS (K)
Meja kerja perlu disusun dengan kemas. Rak besi perlu disusun. Tidak boleh simpan makanan di rak besi. Botol air, coffe maker, dan sudu tidak boleh diletak di atas meja sisi. Kasut perlu di rak kasut dan payung perlu diletak di dalam almari peribadi. Wayar komputer perlu diperkemas. Makanan tidak boleh ada di atas CPU. Makanan perlu disusun dengan kemas.

4. KE(PABK)
- Rak besi perlu disusun dengan kemas. - Almari panjang perlu dikemas. - Warna label kabinet perlu sama. - Wayar komputer perlu diperkemas. - Meja kerja perlu disusun dengan kemas. Tidak boleh ada bekas air .

5. KE(W)
- Dokumen tidak boleh diletakkan di atas meja panjang. Perlu disusun dengan kemas di rak besi. - Wayar komputer perlu diperkemas. - Kabinet besi perlu dilabel.

6. KE(H)
- Di bawah meja kerja tidak boleh ada beg atau barangbarang lain. - Papan kenyataan tidak boleh ada hiasan. - Wayar komputer perlu diperkemas. - Label tidak seragam

7. KE(PM)
- Surat aku janji, polisi ICT tiada. - Senarai aset tiada.

8. KE(FG)
- Tiada senarai aset. - Sampul kecil perlu dikemas dan disimpan di dalam kotak. - Label perlu dilekatkan pada kabinet besi dan almari.

9. PE(NFG)2
- Meja kerja perlu disusun dengan kemas. - Makanan tidak boleh diletak di atas meja. - Barang tidak boleh diletak di bawah meja. - Terdapat dokumen di atas lantai. - Kabinet peribadi dan fail perlu disusun.

10. PE(FG)2
- Di atas kabinet baju tidak boleh ada fail atau dokumen. - Rak besi perlu diperkemas. - Tray in, out perlu ada surat, memo untuk tindakan sahaja.

11. PE(H)
- Bilik perlu dikemas terutama meja kerja perlu disusun dengan kemas. - Tempat CPU tidak boleh diletakkan fail, dokumen, atau barang.

12. PE(PM)2
- Senarai fail perlu dilabelkan. - Papan kenyataan tidak boleh diletakkan hiasan atau cenderamata. - Meja kerja perlu disusun dengan kemas.

13. PE(PM)1
- Bilik perlu dikemas. Hiasan di atas kabinet perlu diminimumkan. - Papan kenyataan tidak boleh dilekatkan dengan cenderamata. - Kabinet besi perlu dilabelkan. - Rak besi perlu disusun dengan kemas.

14. PE(W)1
- Pembakar roti dan makanan tidak boleh di atas meja sisi. Perlu disimpan di dalam almari peribadi. - Papan kenyataan tidak boleh dilekatkan dengan magnet hiasan dan no. telefon. Perlu ada tugas yang hendak dilaksanakan sahaja. - Botol air tidak boleh berada di atas meja kerja.

15. PE(W)2
- Lanyard tidak boleh digantung pada depan almari pakaian - Meja kerja perlu disusun kemas. Tiada barangan peribadi di atas meja kerja. - Papan kenyataan perlu ada tugas yang akan dilaksanakan sahaja.

16. PE(NFG)3
- Board untuk lekatkan surat aku janji dan polisi ICT perlu seragam. BEA warna hitam. - Susunan label kabinet perlu seragam. Label fail diikuti label untuk rujukan. - Hiasan magnet perlu disusun dengan teratur.

17. PE(PABK)3
- Tray in, out perlu diletak memo dan surat untuk tindakan sahaja. - Mesin perincih perlu berada dibilik mesin sahaja bukan pada bilik pegawai.

18. PE(FG)1
- Meja kerja perlu disusun kemas. - Tray in, out digunakan untuk simpan memo dan surat sahaja. Tidak boleh digunakan untuk letak barang. - Kabinet perlu disusun dengan kemas mengikut label.

19. PE(NFG)1

- Tray in, out digunakan untuk simpan memo dan surat sahaja. Tidak boleh digunakan untuk letak barang. - Papan kenyataan untuk tugasan yang akan dilaksanakan sahaja. - Kabinet perlu disusun mengikut senarai label.

20. PE(T)1
- Meja kerja perlu disusun kemas. - Wayar komputer perlu diperkemas. - Barang, kotak tidak boleh berada di bawah meja kerja. - Dokumen di dalam kabinet perlu mengikut senarai yang dilabelkan.

21. PE(KOM) 1
- Dokumen tidak boleh disimpan pada tempat CPU, perlu disimpan pada rak besi. - Papan kenyataan perlu ada tugasan yang akan dilaksanakan sahaja, tiada sebarang hiasan. - Fail meja perlu di atas meja.

22. PE(PABK) 1
- Polisi ICT tiada. - Tiada barang disimpan di bawah meja. - Papan kenyataan perlu ada tugas yang akan dilaksanakan sahaja. - Kabinet perlu disusun dengan kemas.

23. PE (PABK) 2
- Barang tidak boleh disimpan di bawah meja. - Papan kenyataan perlu ada tugas yang akan dilaksanakan sahaja. - Fail sulit tidak boleh berada di atas meja kerja semasa ketiadaan pegawai di meja kerja.

SEKSYEN MAKRO

1. BILIK TSBE(F) - Terdapat fail di dalam almari peribadi.

2. KS(M)
- Meja kerja perlu kemas. -Tiada polici ICT. -Wayar komputer perlu kemas. -Tie dan blazer perlu digantung di dalam almari pakaian.

3. KE(BOP)
-Warna label pada kabinet dan rak perlu sama. -Kabinet fail, almari perlu label. -Tiada surat aku janji. -Wayar komputer perlu diperkemas. -Tidak boleh ada baju sukan di atas lantai.

4. KE(I)
- Tiada label pada kabinet buku. - Warna label perlu sama. - Fail meja tiada di atas meja. - Tiada label pada cop nama.

5. KE(M)
- Surat khabar lama masih disimpan pada rak buku, perlu disisih. - Dokumen rujukan perlu disusun dengan kemas pada rak buku. - Payung perlu disimpan di dalam almari peribadi.

6. PE(EK)1
- Senarai fail di kabinet besi. tidak sama mengikut fail. - Rak kasut disusun terbalik. - Barang peribadi seperti sudu,garfu dan vitamin tidak boleh letak di atas meja kerja.

7. PE(M)2
- Cop nama perlu dilabelkan. - Barang peribadi tidak boleh diletak di atas meja.

8. PE(BOP)2
- Dokumen di rak besi perlu susun kemas. - Papan kenyataan tidak boleh ada sebarang hiasan, perlu ada catatan tugas yang akan dilaksanakan sahaja.

9. PE(M)1
- Dokumen di rak besi perlu disusun dengan kemas. - Tray in , out tidak boleh berada dirak besi - Makanan, minuman dan barang peribadi tidak boleh berada di atas meja kerja. - Kasut tidak boleh diletakkan pada rak CPU.

10. PE(I) 1
- Barang hiasan tidak boleh dilekatkan pada papan kenyataan. - Bekas minuman tidak boleh berada di atas meja. - Selendang tidak boleh disangkut di atas kerusi. - Senarai fail pada kabinet besi perlu sama dengan fail yang disimpan dan perlu disusun dengan kemas.

11. PE(D)1
- Papan kenyataan tidak boleh ada kad ucapan, gambar atau hiasan. - Dokumen perlu disusun pada rak buku bukan di atas meja panjang.

12. PE(GT)1
- Meja kerja perlu disusun dengan kemas, tidak boleh ada botol air. - Di bawah meja kerja tidak boleh ada barang. - Barang didalam kabinet perlu disusun kemas mengikut kategori peribadi atau dokumen.

13. PE(I) 2
- Kotak dan bekas air boleh diletakkan tempat CPU. - Terdapat barang di CPU. - Tiada stand cop. - Papan kenyataan ditulis tugasan yang dilaksanakan sahaja. tidak pada atas

perlu akan

14. PE(D)2
- Cawan, botol air tidak boleh diletak di atas meja kerja. - Fail pada kabinet tiada separators. - Rak in, out tidak kemas. Tidak boleh letak kertas A4 kosong. - Tiada fail meja di atas meja.

15. PE(BOP)1
- Di bawah meja kerja tidak boleh ada barang . - Bekas air tidak boleh diletak di atas meja. - Wayar komputer perlu diperkemas.