PENCATATAN DAN PELAPORAN BULANAN SEDIAAN

FARMASI DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

RADEN MATTAHER DAN APOTEK KIMIA FARMA
PROVINSI JAMBI

LAPORAN MAGANG

CINDRA AYUNING KIRANA

F1F114021

PROGRAM STUDI FARMASI

JURUSAN FARMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS JAMBI
2017
 PENCATATAN DAN PELAPORAN BULANAN SEDIAAN
FARMASI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT RADEN
MATTAHER DAN APOTEK KIMIA FARMA PROVINSI
JAMBI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk melakukan seminar magang dalam
rangka tugas akhir Program Studi Farmasi

CINDRA AYUNING KIRANA

F1F114021

PROGRAM STUDI FARMASI

JURUSAN FARMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS JAMBI
2017
 HALAMAN PENGESAHAN

PENCATATAN DAN PELAPORAN BULANAN SEDIAAN FARMASI

INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT RADEN MATTAHER DAN
APOTEK KIMIA FARMA PROVINSI JAMBI

Oleh:
CINDRA AYUNING KIRANA
F1F114021

Disetujui:

Dosen Pembimbing:

Fitrianingsih, S.Farm., M.Farm., Apt.

NIP. 198606112010122007

Diketahui:

Dekan Ketua Jurusan

Prof. Drs. H. Sutrisno, MSc., PhD Dr. Drh. Sri Wigati, M.Agr., Sc.
NIP. 196612311991021005 NIP. 196412241989032005

i
 RINGKASAN

Pencatatan dan pelaporan adalah kegiatan wajib yang dilakukan oleh instansi
pelayanan kesehatan. Kegiatan pencatatan dilakukan untuk memenuhi
persyaratan Kementerian Kesehatan atau BPOM, dasar akreditasi Rumah Sakit,
dasar audit Rumah Sakit dan dokumentasi farmasi. Sedangkan pelaporan
dilakukan sebagai upaya komunikasi antara level manajemen, penyiapan
laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi dan
laporan tahunan. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi
Farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau
pertahun).
Pelaksanaan magang program studi farmasi dilakukan di dua instansi
pelayanan kesehatan yaitu RSUD Raden mattaher provinsi Jambi dan Apotek
Kimia Farma. Kegiatan magang dilakukan pada tanggal 12 Juni hingga 30
Agustus 2017. Studi tentang sistem pencatatan dan pelaporan dilakukan
melalui metode studi kasus dan wawancara kepada Apoteker terkait bidang
tersebut. Sistem pencatatan dan pelaporan merupakan salah satu aspek
administrasi dalam pelaksaan pelayanan kefarmasian pada kedua instansi.
Dalam pelaksaannya, kegiatan pencatatan dan pelaporan berperan penting
dalam peningkatan mutu pelayanan kefarmasian.
Pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di setiap aspek kefarmasian baik
di apotek maupun rumah sakit nyata nya masih menjadi permasalahan.
Seringkali terjadi kesalahpahaman antara pihak instansi dengan pihak
kesehatan pemerintah ketika diadakan monitoring dan evaluasi. Maka dari itu
perlu adanya koordinasi menyeluruh, penambahan fasilitas dan pembaruan
sistem serta kesadaran dan partisipasi oleh semua tenaga kefarmasian baik di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit maupun Apotek untuk meningkatkan kualitas
pelayanan kefarmasian melalui kegiatan pencatatan dan pelaporan.

ii
 PRAKATA

Kegiatan magang yang dilaksanakan salah satunya bertujuan untuk

Memberikan pengalaman belajar secara terapan kepada mahasiswa dalam
melaksanakan dan atau mengelola kegiatan kefarmasian pada dunia kerja.
Dalam pelaksanaan magang hingga penulisan laporan magang ini penulis
banyak bantuan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak
langsung. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis ingin
menyampaikan ucapan rasa syukur kepada Allah SWT serta rasa terima kasih
kepada semua pihak yang turut membantu, khususnya :
1. Prof. Johni Najwan, S.H., M.H., Ph.D selaku Rektor kepala Universitas
Jambi
2. Prof. Drs. H. Sutrisno, MSc., PhD selaku Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi Universitas Jambi
3. Dr. Drh. Sri Wigati, M.Agr., Sc selaku ketua Jurusan Farmasi Fakultas
Sains dan Teknologi
4. Fitrianingsih, S.Farm., M.Farm., Apt selaku dosen pembimbing magang yang
telah membantu dan memberikan dukungan dalam penyelesaian laporan
magang ini
5. Hj. Wirdayanti, S.farm., Apt selaku kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Raden Mattaher Provinsi Jambi
6. Seluruh apoteker dan Bussines Manager Apotek kimia farma Jambi
7. Chytra Bertdiana Ersa, S.Farm., Apt selaku koordinator pelaksanaan
magang di RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi
8. Anggy Luthfi Reynaldy, S.Farm., Apt selaku Apoteker pembimbing lapangan
di Apotek Kimia Farma Provinsi Jambi
9. Seluruh Staff, Asisten Apoteker dan tenaga kefarmasian di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher Jambi
10. Seluruh Staff, Asisten Apoteker dan pegawai Apotek Kimia Farma Provinsi
Jambi
11. Seluruh Dosen Jurusan Farmasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas
Jambi
12. Ayah, bunda dan keluarga yang senantiasa memberikan kasih sayang dan
dukungan moril maupun materil
13. Aji, Soya, Tania, Letha, Ivo, Hilda, Amel, dan seluruh teman-teman Farmasi
Generik 2014
14. Seluruh pihak yang membantu dalam terlaksananya kegiatan magang
dengan baik serta dalam semua pihak yang berpartisipasi dalam
terselesaikanya laporan magang ini.

iii
 Penulis merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui
beberapa kesulitan dan hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa
penulisan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak
kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
membangun dari semua pihak.
Akhir kata, penulis berharap semoga penulisan laporan magang ini
dapat bermanfaat untuk kepentingan instansi pelayanan kesehatan baik RSUD
Raden Mataher maupun Apotek Kimia Farma Provinsi Jambi serta untuk ilmu
pengetahuan dimasa yang mendatang sesuai dengan fungsinya.

Jambi, 18 September 2017

Penulis,

Cindra Ayuning Kirana

F1F114021

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ i

RINGKASAN ............................................................................................ ii

PRAKATA ................................................................................................ iii

DAFTAR ISI ............................................................................................. v

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... vi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ vii

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang .......................................................................... 1

1.2 Rumusan masalah .................................................................... 2

1.3 Tujuan ...................................................................................... 2

1.4 Manfaat magang ....................................................................... 2

II. METODE PELAKSANAAN

2.1 Lokasi magang .......................................................................... 4

2.2 Waktu pelaksanaan magang ...................................................... 4

2.3 Bidang unit kerja ...................................................................... 4

III. GAMBARAN UMUM INSTANSI

3.1 RSUD Raden Mattaher .............................................................. 5

3.2 Apotek Kimia Farma .................................................................. 8

IV. PELAKSANAAN MAGANG

4.1 Topik magang ........................................................................... 13

4.2 Permasalahan yang dihadapi ..................................................... 19

4.3 Solusi yang ditawarkan ............................................................. 20

V. PENUTUP

5.1 Kesimpulan ............................................................................... 21

5.2 Saran ........................................................................................ 21

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 22

LAMPIRAN .............................................................................................. 24

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman
1. Struktur organisasi IFRS .................................................... 7
2. Struktur organisasi Kimia Farma ....................................... 11

vi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman
1. Laporan stock narkotika ..................................................... 24
2. Laporan pemakaian psikotropika ....................................... 25
3. Laporan pemakaian obat generik ........................................ 27
4. Laporan stock obat kadaluarsa ........................................... 38
5. Laporan stock obat dan BMHP ........................................... 29
6. Laporan penerimaan dan pengeluaran obat dan BMHP ....... 30
7. Laporan faktur pembelian obat dan BMHP ......................... 31
8. Laporan pelayanan farmasi klinis ....................................... 32
9. Catatan penerimaan faktur dari distributor ........................ 34

vii
 I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau Magang, merupakan salah satu mata
kuliah wajib program studi di lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi yang
menggantikan mata kuliah KKN (Kuliah Kerja Nyata). Magang dilakukan
mahasiswa-mahasiswi Program Studi Farmasi Fakultas Sains dan Teknologi
yang pelaksanaannya terorganisir dan dikoordinasikan oleh Jurusan Farmasi
dengan pihak Rumah Sakit Umum Daerah dan pihak Apotek.
Salah satu tempat yang dijadikan tempat magang oleh Jurusan Farmasi
Fakultas Sains dan Teknologi adalah Rumah Sakit. Menurut Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah sakit
merupakan unit kerja yang melibatkan berbagai profesi kesahatan yang
bekerjasama dalam proses penyembuhan pasien. Dalam penyelenggaraannya
mereka berlomba-lomba untuk meningkatkan mutu pelayanan guna
tercapainya visi dan misi, baik dari aspek pelayanan medis maupun non-medis.
Salah satu aspek non-medis yang menjadi sorotan adalah sistem administrasi
berupa pencatatan dan pelaporan dari berbagai kegiatan yang dilakukan oleh
masing-masing unit bidang kerja rumah sakit, tidak terkecuali Instalasi Farmasi
Rumah Sakit (IFRS).
Menurut PERMENKES RI Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian (Yanfar) di Rumah Sakit, Instalasi Farmasi adalah unit
pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan
kefarmasian di Rumah Sakit, terutama kegiatan pengelolaan perbekalan
farmasi. Sistem pencatatan dan pelaporan merupakan bagian tak terpisahkan
dari sistem pengelolaan perbekalan farmasi. Adanya kegiatan pencatatan dan
pelaporan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila
terjadi adanya mutu obat yang sub-standar dan harus ditarik dari peredaran.
Selaras dengan hal tersebut guna meningkatkan kualitas mutu
pelayanan Apotek, pencatatan dan pelaporan juga merupakan hal penting
dalam pelaksanaan kegiatan kefarmasian di Apotek. Merujuk pada PERMENKES
RI nomor 9 Tahun 2017 tentang apotek, kegiatan pencatatan dan pelaporan
merupakan salah satu aspek kelengkapan prasarana apotek. Sedangkan
menurut PERMENKES RI nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Yanfar di
Apotek, kegiatan pencatatan dan pelaporan merupakan komponen dari
pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek yang pelaksanaannya sangat penting
dilakukan agar tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan,

1
 2

persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data mengenai waktu dari

seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Pengaturan standar pelayanan kefarmasian ditujukan untuk
meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian, menjamin kepastian hukum bagi
tenaga kefarmasian serta melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan
obat yang tidak rasional (Anonim, 2016). Kegiatan pencatatan dan pelaporan
perbekalan farmasi merupakan salah satu aspek dalam standar pelayanan
kefarmasian baik di Rumah Sakit maupun Apotek, sehingga pelaksanaannya
penting dalam peningkatan mutu pelayanan kefarmasian di kedua instansi.
Maka dari itu perlu dilakukan adanya studi tentang sistem ini, sehingga
penjaminan peningkatan mutu pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit dan
Apotek dapat ditingkatkan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang diajukan dalam
laporan ini antara lain:
1. Bagaimana sistem pencatatan dan pelaporan bulanan Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher Provinsi Jambi?
2. Bagaimana sistem pencatatan dan pelaporan bulanan Apotek Kimia Farma
provinsi Jambi?

1.3 Tujuan
Laporan magang ini dibuat bertujuan untuk:
1. Mengkaji sistem pencatatan dan pelaporan bulanan Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher Provinsi Jambi
2. Mengkaji sistem pencatatan dan pelaporan bulanan Apotek Kimia Farma
provinsi Jambi

1.4 Manfaat Magang

Manfaat Umum
1. Memberikan pengalaman belajar secara terapan kepada mahasiswa dalam
melaksanakan dan atau mengelola kegiatan kefarmasian pada dunia kerja
2. Menambah pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi mahasiswa secara
langsung dalam dunia kerja
3. Sebagai sarana membentuk sikap dan mental mahasiswa agar mampu dan
berani menghadapi tantangan dunia kerja yang kompetitif
4. Dapat memahami berbagai pendekatan dalam upaya mengetahui,
menganalisis dan mampu melakukan intervensi terhadap kasus/ masalah
yang timbul dalam dunia kerja bidang kesehatan khususnya bidang
kefarmasian
 3

Manfaat Khusus
Laporan magang ini dibuat bermanfaat untuk dapat mengetahui dan
mempelajari sistem pencatatan dan pelaporan bulanan Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher Provinsi jambi dan Apotek Kimia Farma Jambi.

Manfaat untuk Instansi

Laporan magang ini diharapkan dapat memberikan manfaat dan
masukan kepada pihak Instalasi Farmasi RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi
serta pihak Apotek Kimia Farma untuk pengembangan dan perbaikan sistem
pencatatan dan pelaporan.
 II. METODE PELAKSANAAN

2.1 Lokasi Magang

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) atau Magang Program studi
Farmasi Fakultas Sains dan Teknologi 2017 dilaksanakan di dua lokasi
diantaranya: RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi yang beralamat di Jl. Let.
Jend Soeprapto No. 31 Telanaipura Jambi 36122 dan Apotek Kimia Farma yang
dalam pelaksanaanya dibagi pada empat lokasi outlet Apotek.

2.2 Waktu Pelaksanaan Magang

Kegiatan magang dilaksanakan pada tanggal 12 Juni 2017 - 30 Agustus
2017. Pada tanggal 12 juni hingga 25 juli kegiatan dilaksanakan di Rumah Sakit
Raden Mattaher Provinsi Jambi sedangkan pada tanggal 26 juli hingga 30
Agustus kegitan dilaksanakan di Apotek Kimia Farma Provinsi Jambi.

2.3 Bidang Unit Kerja

RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi

Pelaksanaan magang dilakukan dan dikoordinir oleh Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher Jambi. Peserta magang dibagi dalam beberapa
unit bidang kerja yang tersebar diseluruh rumah sakit dan penggantian bidang
unit kerja dilakukan setiap dua hari untuk memastikan seluruh peserta magang
mendapat ilmu dari berbagai bidang unit kerja yang ditempati. Adapun bidang
unit kerja yang dimaksud adalah: Apotek Rawat Jalan; Apotek rawat inap; Depo
farmasi IGD; Depo farmasi ICU; Depo farmasi OKE; Depo farmasi gedung VIP;
Depo farmasi kemoterapi; Depo farmasi kelas I; Depo farmasi kelas II; Depo
farmasi gedung Endang (kebidanan dan anak); Depo farmasi zaal interne; Depo
farmasi zaal bedah; Depo farmasi zaal neurologi, jantung, THT dan mata serta
Gudang medis.

Apotek Kimia Farma

Pada pelaksanaan magang di Apotek, peserta dikoordinir oleh pihak
bisnis manajer (BM) Apotek Kimia farma. Pembagian bidang unit kerja peserta
magang adalah apotek-apotek kimia farma cabang yang tersebar diseluruh
Provinsi Jambi, dimana pertukaran bidang unit kerja dilakukan setiap minggu.
Adapun bidang unit kerja yang dimaksud adalah: Apotek Kimia Farma 117
Jambi; Apotek Kimia Farma 27 Jambi; Apotek Kimia Farma Mayang Jambi dan
Apotek Kimia Farma 299 Jambi.

4
 III. GAMBARAN UMUM INSTANSI

3.1 Rumah Sakit

Tinjauan umum
Sebagaimana yang termuat dalam WHO Technical Report Series Nomor
122/1957, Rumah Sakit adalah bagian integral dari satu organisasi sosial dan
kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan kesehatan paripurna, kuratif
dan preventif kepada masyarakat serta pelayanan rawat jalan yang diberikannya
guna menjangkau keluarga di rumah. Rumah Sakit juga merupakan pusat
pendidikan dan latihan tenaga kesehatan serta pusat penelitian bio-medik
(WHO, 1957).
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan
yang optimal bagi masyarakat dan tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi
melakukan upaya kesehatan dasar, kesehatan rujukan dan atau upaya
kesehatan penunjang. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan
pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit
(preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan
(rehabilitatif) yang diselenggarakan secara menyeluruh, terpadu dan
berkesinambungan (Siregar, 2004).
Pada umumnya tugas rumah sakit adalah menyediakan keperluan
untuk pemeliharaan dan pemulihan kesehatan. Menurut Keputusan Menteri
Kesehatan RI No: 983/Menkes/SK/XI/1992, tugas rumah sakit umum adalah
melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan
mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan
secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta
melaksanakan rujukan (Siregar, 2004).
Rumah sakit yang ideal adalah tempat di mana orang-orang yang sakit
bisa mencari dan menerima perawatan, di samping itu juga memberikan
pendidikan klinis kepada para mahasiswa-mahasiswa kedokteran, perawat,
serta seluruh ahli kesehatan. Rumah sakit yang dimaksud dapat juga
memberikan pendidikan berkelanjutan bagi para dokter praktek dan secara
bertahap menjalankan fungsi lembaga pembelajaran yang lebih tinggi bagi

5
 6

seluruh lingkungan, komunitas serta daerah. Selain peran pendidikannya,

rumah sakit modern juga memimpin studi penyelidikan dan penelitian dalam
ilmu pengetahuan kedokteran, baik tentang catatan klinis maupun para pasien,
serta penelitian dasar dalam ilmu fisika dan ilmu kimia. Pembangunan rumah
sakit diatur atau dipengaruhi oleh Undang-undang Negara, peraturan
Departemen Kesehatan, Peraturan Daerah dan standar lainnya (Bastian, 2008).

Sejarah RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi

Rumah Sakit Umum Daerah Raden Mattaher Provinsi Jambi berdiri
pada tahun 1948, 3 tahun sesudah Indonesia merdeka, masyarakat Jambi telah
memiliki satu unit rumah sakit namun masih bergabung dengan Dinas
Kesehatan Tentara (DKT) dengan klasifikasi tipe C. Kemudian pada tanggal 19
November 1972 rumah sakit ini di bangun di atas lahan seluas lebih kurang
75.000 M2 dengan luas bangunan lebih kurang 24.163 M2. Rumah Sakit Umum
Daerah Provinsi Jambi kemudian pada tahun 1999, di beri nama RSUD Raden
Mattaher Provinsi Jambi, nama ini di ambil dari nama salah satu pahlawan
Jambi (RSUD Raden Mattaher, 2015).
Berdasarkan Perda Nomor 13 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Rumah Sakit Daerah Raden Mattaher Provinsi Jambi, sebagai pengganti
Perda No.13 Tahun 1994. Kedudukan RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi
merupakan Lembaga Teknis Daerah sebagai unsur penunjang Pemerintah
Daerah, dipimpin oleh seorang Direktur dan bertanggungjawab kepada
Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Salah satu yang melatarbelakangi
berdirinya rumah sakit daerah Raden Mattaher Provinsi Jambi adalah untuk
meningkatkan kualitas kesejahteraan masyarakat. Selain itu dengan makin
meningkatnya kebutuhan masyarakat terutama di kabupaten kota, dan dengan
melalui peningkatkan fungsinya maka RSUD Raden Mattaher Jambi menjadi
pusat rujukan bagi rumah sakit kabupaten/ kota di Provinsi Jambi. Sebagai
rumah sakit rujukan, RSUD Raden Mattaher harus memiliki tenaga dengan
kompetensi tinggi dan teknologi yang lebih canggih dari rumah sakit lainnya di
Provinsi Jambi (RSUD Raden Mattaher, 2015).

Struktur organisasi IFRS RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 pasal 33 tentang
rumah sakit, setiap rumah sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien
dan akuntabel. Organisasi rumah sakit paling sedikit terdiri atas kepala rumah
sakit atau Direktur Rumah sakit, unsur pelayanan medis, unsur keperawatan,
unsur penunjang medis, komite medis, satuan pemeriksaan internal, serta
administrasi umum dan keuangan.
 7

DIREKTUR UTAMA
dr. H. Andi Pada, M.Kes.

DIREKTUR DIREKTUR UMUM DAN

PENGEMBANGAN SDM DIREKTUR PELAYANAN KEUANGAN
DAN SAPRAS dr. Apriyanto, Sp.BS. Drs. Arfani, M.Si.
Drs. Arfani, M.Si. (plt)

KEPALA IFRS
Hj. Wirdayanti, S.Farm., Apt.

KOORDINATOR. KOORDINATOR. IGD, KOORDINATOR KOORDINATOR ICU &

PENGADAAN OKE & KEMOTERAPI RAWAT JALAN OKA
Chytra Berdiana Jauhari Ilham Nova Rita, S.Farm., Supratmi, S.Si.,
Ersa, S.Farm., Apt. Putra, S.Farm., Apt. Apt. Apt.

KOORDINATOR KOORDINATOR ADM KOORDINATOR KOORDINATOR

FARMASI KLINIS & MUTU RAWAT INAP GUDANG MEDIS
Dra. Hj. Heryenni, Novelanny, S.Farm., Dian Purnama Sari, Rina Arlina,
Apt. Apt. S.Farm., Apt. S.Farm., Apt.

Gambar 1. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Raden Mattaher

Jambi

Kegiatan Umum IFRS RSUD Raden Mattaher Jambi

Kegiatan umum yang dilakukan oleh bidang unit kerja Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher adalah sebagaimana yang tertuang di dalam
Peraturan Menteri Kesehatan (PERMENKES) nomor 72 tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit meliputi standar: 1) pengelolaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi: pemilihan;
perencanaan kebutuhan; pengadaan; penerimaan; penyimpanan;
pendistribusian; pemusnahan dan penarikan; pengendalian; dan administrasi
yang berupa pencatatan dan pelaporan. 2) pelayanan farmasi klinik, yang
meliputi: pengkajian dan pelayanan Resep; penelusuran riwayat penggunaan
Obat; rekonsiliasi Obat; Pelayanan Informasi Obat (PIO); konseling; visite;
 8

Pemantauan Terapi Obat (PTO); Monitoring Efek Samping Obat (MESO);

Evaluasi Penggunaan Obat (EPO); dispensing sediaan steril; dan Pemantauan
Kadar Obat dalam Darah (PKOD).

3.2 Apotek

Tinjauan umum
Menurut PERMENKES RI Nomor 9 tahun 2017 tentang Apotek Pasal 1,
Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukannya praktek
kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan
dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan
informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
Pelayanan kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan
bertanggungjawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi
dengan tujuan untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien.
Apotek termasuk salah satu sarana kesehatan. Apotek, dalam
menjalankan fungsinya bersifat dwifungsi yaitu fungsi ekonomi dan fungsi
sosial. Fungsi ekonomi menuntut agar apotek dapat memperoleh laba untuk
menjaga kelangsungan usaha sedangkan fungsi sosial adalah untuk
pemerataan distribusi obat dan sebagai salah satu tempat pelayanan informasi
obat kepada masyarakat. Dalam mengelola apotek dibutuhkan seorang apoteker
pengelola apotek (APA) yang tidak hanya mampu dari segi teknis kefarmasian
tapi harus mampu menguasai aspek manajemennya (Anief, 2000).
Berdasarkan PP No. 51 Tahun 2009, tugas dan fungsi apotek adalah :
1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan
sumpah jabatan Apoteker.
2. Sarana yang digunakan untuk melakukan Pekerjaan Kefarmasian.
3. Sarana yang digunakan untuk memproduksi dan distribusi sediaan farmasi
antara lain obat, bahan baku obat, obat tradisional, dan kosmetika.
4. Sarana pembuatan dan pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan,
pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat,
pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi
obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
5. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
 9

PT. Kimia Farma Apotek memiliki visi dan misi sebagai berikut (Kimia
Farma, 2013):
a. Visi
Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan terkemuka dan mampu
memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia.
b. Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui:
1) Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek,
klinik, laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
2) Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal.
3) Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee-
Based Income).

Sejarah Apotek Kimia Farma

Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Cikal
bakal perusahaan dapat di runut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien
Handle Rathkamp & Co, perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur
didirikan. Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi bekas-bekas perusahaan
Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi
menjadi PNF Bhineka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971
bentuk hukumnya dapat diubah menjadi Perseron Terbatas, menjadi PT Kimia
Farma (Persero). Pada awal tahun 2003 PT. Kimia Farma (persero) membentuk
dua anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Apotek (KFA) dan PT. Kimia
Farma Trading & Distribution (Pedagang besar Farmasi).
Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah
statusnya menjadi perusahaan publik—PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dalam
penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan
tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek
Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa Efek
Indonesia). Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, Perseroan telah
berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di
Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan
pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat
Indonesia. Pada tahun 2003 didirikan 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia
Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution agar dapat
mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat. PT. Kimia
Farma Apotek saat ini, memiliki 36 unit Bisnis (Business Manager – BM) dan
412 Apotek yang tersebar diseluruh Indonesia, sedangkan PT. Kimia Farma
Trading and Distribution memiliki 40 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi).
 10

PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan dari PT Kimia

Farma (Persero) Tbk, yang bergerak di bidang retail farmasi. PT. Kimia Farma
Apotek didirikan pada 4 Januari 2003, hingga sekarang PT. Kimia Farma Apotek
membawahi Apotek Kimia Farma dan wilayah usahanya terbagi menjadi 36 Unit
Bisnis dan 412 unit apotek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Tiap-
tiap Unit Bisnis (Business Manager-BM) membawahi apotek pelayanan yang
berada di wilayah usahanya (Kimia Farma, 2013).
Terwujudnya PT. Kimia Farma sebagai salah satu pimpinan pasar
(market leader) di bidang farmasi yang menghasilkan produk-produk yang
berupa sediaan farmasi, alat-alat kesehatan dan jasa pelayanan kesehatan yang
memiliki keunggulan komparatif yang dapat memuaskan kebutuhan (needs)
dan keinginan (wants) masyarakat pengguna dalam arti yang luas melalui
proses pertukaran, serta sebagai perusahaan yang tangguh dan mandiri dalam
rangka memberikan sumbangan bagi pembangunan kesehatan, pembangunan
nasional dan penerimaan Negara (Kimia Farma, 2013).

Struktur Organisasi Apotek Kimia farma

PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., dipimpin oleh seorang Direktur Utama
yang membawahi empat Direktur, yaitu Direktur Pemasaran, Direktur Produksi,
Direktur Keuangan dan Direktur Umum dan SDM. Dalam upaya perluasan,
penyebaran, pemerataan dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada
masyarakat, PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. telah membentuk suatu jaringan
distribusi yang terorganisir. PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai dua
anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Trading and Distribution dan PT. Kimia
Farma Apotek yang masing-masing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi,
baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek.
Organisasi Kimia Farma Apotek terdiri dari Business Manager (BM) dan
Apotek Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada
dalam suatu wilayah. BM bertugas menangani pengadaan, penyimpanan barang
dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Sedangkan
apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Dengan adanya
konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu
area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam
pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan
penyelesaian masalah.
 11

DIREKTUR
UTAMA

DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR UMUM

PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN & HUMAN
CAPITAL

DIVISI
DIVISI PENGEMBANGAN DIVISI DIVISI DIVISI
SUPPLY BISNIS DAN SEKRETARIS SPI KEUANGAN & DIVISI
CHAIN STRATEGIS PERUSAHAAN AKUNTANSI HUMAN
CAPITAL

RESEARCH AND UNIT UNIT

DEVELOPMENT TEKNOLOGI KEPATUHAN &
INFORMASI MANAJEMEN
RESIKO

SBU SBU FARMA

MANUFAKTUR SBU KIMIA SBU ASET
DAN EKSPOR

Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Tbk

Keterangan:
SPI = Sistem Pengendalian Intern
SBU = Strategic Business Unit (Unit Bisnis Strategis)

Kegiatan Umum Apotek Kimia Farma

Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung dan melayani resep
dokter dengan menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik dan
pelayanan OTC (Over The Counter atau swalayan) serta pusat pelayanan
informasi obat. Apotek Kimia Farma dipimpin oleh tenaga apoteker yang bekerja
full-timer sehingga dapat melayani informasi obat dengan baik. PT. Kimia Farma
Apotek adalah bagian dari bidang usaha farmasi yang bergerak di bidang ritel
produk-produk farmasi. Saat ini PT. Kimia Farma Apotek mempunyai 412
Apotek Pelayanan yang terkoordinasi dalam 36 unit Business Manager yang
tersebar di seluruh wilayah Indonesia
PT. Kimia Farma Apotek menggunakan sistem grouping. Dimana dengan
sistem ini apotek Kimia Farma ada yang berfungsi sebagai Apotek Unit Bisnis
dan ada yang berfungsi sebagai Apotek Pelayanan (APP). Meskipun demikian
posisi Apotek Unit Bisnis dan APP hanya fungsinya saja, Apotek Unit Bisnis
selain berfungsi sebagai pelayanan atau penjualan, juga melakukan kegiatan
 12

pembelian atau pengadaan barang serta pencatatan administrasi dan keuangan,

sedangkan di APP hanya murni melakukan kegiatan pelayanan saja.
Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma
didasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan (PERMENKES) nomor 73 tahun
2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Standar Pelayanan
Kefarmasian di Apotek meliputi standar: a. pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, diantaranya perencanaan;
pengadaan; penerimaan; penyimpanan; pemusnahan; pengendalian; dan
pencatatan dan pelaporan. pelayanan farmasi klinik, meliputi: pengkajian
Resep; dispensing; Pelayanan Informasi Obat (PIO); konseling; Pelayanan
Kefarmasian di rumah (home pharmacy care); Pemantauan Terapi Obat (PTO);
dan Monitoring Efek Samping Obat (MESO).
 IV. PELAKSANAAN MAGANG

4.1 Topik Magang

Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan meliputi pencatatan kegiatan, bagaimana melakukan
pencatatan kegiatan atau dokumentasi suatu kegiatan dibuat. Pelaporan adalah
bagaimana membuat laporan pelaksanaan , dan dalam kurun waktu kapan
laporan tersebut harus dibuat dan kepada siapa laporan tersebut diberikan
(Badri, 2007).
Menurut Aditama (2005), Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam
2 (dua) bagian, yaitu Sistem Pencatatan Tradisional dan Sistem Pencatatan Non-
Tradisional. Sistem Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang
memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan,
dimana dalam sistem ini masing-masing disiplin ilmu mempunyai catatan
tersendiri secara terpisah. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat
dilakukan secara lebih sederhana sedangkan kelemahannya adalah data
tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar
petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara
menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan. Sistem Pencatatan Non-Tradisional
adalah Pencatatan yang berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record
/POR). Keuntungan sistem ini adalah kerja sama antar tim kesehatan lebih baik
dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas
kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik
mungkin. Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik
mencakup hal–hal di bawah ini :
1. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringkas dan mengacu pada respon pasien
terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan
2. Ditulis dengan baik dan menghindari kesalahan
3. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan ataupun kegiatan dilakukan
4. Ditulis secara terperinci mencakup What, Why, When, Where, Who and How
5. Menghindari kata-kata yang sulit diukur
6. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan
pencatatan.
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat
dilakukan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan
atau intervensi yang telah dilaksanakan. Secara sederhana, pelaporan terbagi
menjadi dua, yaitu: 1) pelaporan lisan, kelemahan sistem ini adalah
kemungkinan yang dilaporkan hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan

13
 14

bersifat subyektif. Sedangkan keuntungannya adalah hasil dari

kegiatan/intervensi yang telah dilakukan dan data yang telah terkumpul dapat
segera ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat. 2) pelaporan tertulis,
kelemahan sistem ini adalah memakan waktu dan biaya yang lebih. Sedangkan
keuntungannya adalah dapat lebih bersifat Objektif dan lebih terperinci serta
pelaporan dapat bersifat positif maupun negatif (Rajab 2009).
Menurut PERMENKES nomor 72 tahun 2016, Pencatatan dan pelaporan
terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,
pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai. Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi
dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).
Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang
berlaku.
Kegiatan pencatatan dilakukan diantaranya untuk persyaratan
Kementerian Kesehatan atau BPOM, dasar akreditasi Rumah Sakit, dasar audit
Rumah Sakit, dan dokumentasi farmasi. Sedangkan pelaporan dilakukan
sebagai komunikasi antara level manajemen, penyiapan laporan tahunan yang
komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi, dan laporan tahunan
(Menteri Kesehatan, 2016).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan bulanan Instalasi Farmasi RSUD Raden

Mattaher Jambi
Instalasi farmasi Rumah Sakit Raden Mattaher Provinsi Jambi
melakukan pencatatan dan pelaporan dalam kegiatan kefarmasian
menggunakan sistem komputerisasi terpusat. Kegiatan ini dilakukan guna
memenuhi aspek administrasi kefarmasian yang merupakan salah satu
indikator mutu keberhasilan pelayanan farmasi di RSUD Raden Mattaher.
Kegiatan pencatatan dan pelaporan pada IFRS bersifat terpusat untuk semua
bidang unit kerja yang dinaunginya, adapun kegiatan pencatatan dan pelaporan
yang dilakukan IFRS setiap bulannya adalah sebagai berikut:
a. Pencatatan dan pelaporan narkotika, psikotropika dan prekursor farmasi
Berdasarkan PERMENKES nomor 3 tahun 2015 tentang peredaran;
penyimpanan; pemusnahan dan pelaporan narkotika; psikotropika dan
prekursor farmasi, Industri Farmasi, PBF, Instalasi Farmasi Pemerintah,
Apotek, Puskesmas, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Instalasi Farmasi Klinik,
Lembaga Ilmu Pengetahuan, atau dokter praktik perorangan yang melakukan
produksi, Penyaluran, atau Penyerahan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
 15

Farmasi wajib membuat pencatatan serta pelaporan mengenai pemasukan

dan/atau pengeluaran Narkotika dan Psikotropika. Pencatatan yang dilakukan
paling sedikit terdiri atas:
1. Nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, Psikotropika, dan
Prekursor Farmasi
2. Jumlah persediaan;
3. Tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan;
4. Jumlah yang diterima;
5. Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran/penyerahan;
6. Jumlah yang disalurkan/diserahkan;
7. Nomor batch dan kadaluarsa (expired date) setiap penerimaan atau
penyaluran/penyerahan; dan
8. Paraf atau identitas petugas yang ditunjuk.
Sedangkan pelaporan yang dilakukan, paling sedikit terdiri atas:
1. Nama, bentuk sediaan, dan kekuatan Narkotika, Psikotropika, dan/atau
Prekursor Farmasi;
2. Jumlah persediaan awal dan akhir bulan;
3. Tanggal, nomor dokumen, dan sumber penerimaan;
4. Jumlah yang diterima;
5. Tanggal, nomor dokumen, dan tujuan penyaluran;
6. Jumlah yang disalurkan; dan
7. Nomor batch dan tanggal kadaluarsa setiap penerimaan atau penyaluran
dan persediaan awal serta akhir.
Kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilaksanakan oleh Instalasi
Farmasi RSUD Raden Mattaher yang dilakukan berupa pencatatan pemakaian
obat-obat narkotika dan psikotropika pada setiap depo farmasi yang dilaporkan
ke instalasi farmasi setiap bulannya dalam bentuk laporan stock narkotika
(Lampiran 1) dan laporan pemakaian psikotropika (Lampiran 2). Laporan ini
meliputi jumlah stock awal, stock masuk, stock keluar serta stock akhir barang-
barang narkotika dan psikotropika. Jumlah tersebut dapat diketahui dari kartu
stock yang diisi oleh petugas setiap kali penggunaan obat narkotika. Instalasi
farmasi akan merekap laporan stock dari masing-masing depo farmasi dan
membuat rekap daftar pemakaian obat perbulan untuk dilapokan ke Dinas
Kesehatan provinsi Jambi melalui fax/email serta ke Kementrian Kesehatan
melalui situs online SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika).
Laporan yang telah dibuat oleh pihak IFRS akan disampaikan ke bagian
direktur pelayanan untuk disetujui dan dikirimkan ke DINKES dan KEMENKES
 16

(melalui SIPNAP). Bukti tanda terima pelaporan yang diserahkan kembali ke

IFRS akan diarsipkan sebagai pertanggungjawaban.
Menurut Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan
nomor 40 tahun 2014 tentang pedoman pengelolaan prekursor farmasi dan obat
mengandung prekursor farmasi, pencatatan terhadap prekursor farmasi
dilakukan terhadap setiap tahapan pengelolaan mulai dari pengadaan,
penyimpanan, penyerahan, penarikan kembali obat (recall), dan pemusnahan
secara tertib dan akurat serta disahkan oleh Apoteker Kepala Instalasi Farmasi
Rumah Sakit. Sedangkan kegiatan pelaporan prekursor farmasi meliputi:
laporan pengadaan dan penyerahan obat mengandung Prekursor Farmasi
Efedrin dan Pseudoefedrin dalam bentuk sediaan Tablet, kapsul, kaplet atau
injeksi; laporan kehilangan dan laporan pemusnahan obat mengandung
Prekursor Farmasi. RSUD Raden Mattaher melakukan kegiatan pencatatan
sediaan yang mengandung perkursor farmasi secara manual. Kegiatan ini
dilakukan dan dimonitoring oleh Apoteker koordinator masing-masing depo
farmasi, dan pelaporan dilakukan kepada IFRS secara berkala.
b. Pencatatan dan pelaporan pemakaian obat generik
Menurut KEPMENKES RI NO HK 03.01/MENKES/159/I/2010 tentang
Pedoman pembinaan dan pengawasan penggunaan obat generik di fasilitas
pelayanan kesehatan pemerintah, pencatatan pelaksaan penulisan resep obat
generik wajib dilakukan di Rumah Sakit, puskesmas dan jaringannya serta
sarana pelayanan kesehatan lainnya. Hasil pencatatan dilaporkan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota secara berkala.
Instalasi Farmasi RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi melakukan
perekapan pemakaian obat-obat generik baik obat generik formularium maupun
non-formularium. Pencatatan yang dilakukan berupa jumlah item obat, jumlah
item obat yang tersedia di rumah sakit serta jumlah item obat formularium
tersedia di rumah sakit. rekap laporan pemakaian obat generik (lampiran 3)
yang disampaikan ke direktur pelayanan dan disetujui, akan dilaporkan ke
Kementrian Kesehatan Provinsi pada bagian rekam medis.
c. Pencatatan dan pelaporan obat kadaluarsa (expired date)
Instalasi farmasi juga melakukan perekapan terhadap obat-obat expired
date pada masing-masing depo famasi. Pencatatan yang dilakukan berupa nama
obat expired, jumlah, nomor batch, no registrasi, dan tanggal expired date.
Laporan stock obat expired date (lampiran 4) yang dilaporkan oleh koordinator
depo farmasi diserahkan ke IFRS untuk direkap dan dilaporkan ke bagian
direktur pelayanan untuk mengetahui tindak lanjut atas penanganan obat-obat
expired.
 17

d. Laporan penggunaan obat dan BMHP

Pelaporan yang dilakukan meliputi nama barang, harga, stock awal,
stock masuk, stock keluar serta stock akhir. Laporan ini dibuat oleh depo
farmasi dalam bentuk laporan stock obat dan BMHP (lampiran 5) dan oleh
gudang medis dalam bentuk laporan penerimaan dan pengeluaran obat dan
BMHP (lampiran 6).
e. Pencatatan dan pelaporan faktur
Pencatatan faktur pembelian obat dan BMHP (lampiran 7) hanya dibuat
oleh gudang medis selaku unit bidang kerja yang menangani kegiatan
pengadaan, pemesanan dan penerimaan barang dari distributor (PBF). Laporan
ini meliputi nama supplier, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal expired, nama
barang, jumlah, harga dan nilai tagihan. Gudang medis melakukan pelaporan
kepada Instalasi Farmasi untuk diarsipkan.
f. Laporan pelayanan kefarmasian
Sesuai dengan PERMENKES nomor 72 tahun 2016 tentang standar
pelayanan kefarmasian, pelayanan farmasi klinis merupakan salah satu aspek
yang harus dipenuhi dalam pelayanan kefarmasian di apotek. Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Raden Mattaher melakukan perekapan laporan pelayanan
kefarmasian yang dilakukan oleh depo-depo farmasi. Pelaporan yang dilakukan
adalah jumlah pasien yang menerima pelayanan farmasi klinik berupa PIO
(Pelayanan Informasi obat), konseling, pengkajian resep, visite, PTO
(Pemantauan Terapi Obat), EPO (Evaluasi Penggunaan Obat), dispensing
sediaan steril, dispensing sediaan khusus, MESO (Monitoring Efek Samping
Obat) dan PKOD (Pemantauan Kadar Obat dalam Darah). Rekap laporan
pelayanan kefarmasian (lampiran 8) yang dibuat oleh IFRS dilaporkan kepada
DINKES kabupaten dan provinsi serta Direktorat Bina Pelayanan Kefarmasian
melalui fax/email.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Bulanan Apotek Kimia Farma

Apotek kimia farma melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan
menggunakan sistem komputerisasi (KIS) dan pembukuan manual. Sistem
pencatatan dilakukan perhari berupa bukti setoran khas yang didalamnya
meliputi total penjualan dan pembelian mendesak serta LIPH (Laporan Ikhtisar
Penerimaan Harian) yang mencakup laporan omset harian apotek. Pelaporan
yang dilakukan perbulan oleh masing-masing outlet apotek adalah laporan
omset yang meliputi rekapan total pembelian, mutasi barang/dropping, omset
bersih dan HPP (harga pokok penjualan) laporan diserahkan ke bagian bisnis
manager. Apotek kimia farma juga melakukan pencatatan terhadap penerimaan
faktur barang dari distributor, yang meliputi tanggal penerimaan barang/faktur,
 18

nama distributor, nomor faktur, dan nominal barang yang diterima. Catatan
penerimaan faktur (lampiran 9) dan arsip faktur yang diterima dari distributor
diserahkan ke bisnis manager pada bagian pengarsipan faktur. Selain itu,
apotek kimia farma juga melakukan pelaporan terhadap penggunaan obat-obat
Narkotika dan Psikotropika per-outlet kepada DINKES Provinsi atau kota serta
KEMENKES melalui situs SIPNAP.

Hubungan Peningkatan mutu pelayanan dan kegiatan pencatatan serta

pelaporan
Sesuai dengan PERMENKES nomor 72 tahun 2016 tentang standar
pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit dan PERMENKES nomor 73 tahun 2016
tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, sistem pencatatan dan
pelaporan merupakan salah satu aspek administrasi dalam pelaksaan
pelayanan kefarmasian pada kedua instansi. Dalam pelaksaannya, kegiatan
pencatatan dan pelaporan berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan
kefarmasian.
Pencatatan penggunaan obat dan BMHP dapat menjadi dasar dalam
melakukan kegiatan seleksi dan pengadaan obat, pelaporan yang terstruktur
dapat memungkinkan penekanan biaya pengadaan serta memperkecil
kemungkinan kekosongan obat. Monitoring terhadap pelayanan farmasi klinik
di Rumah Sakit dapat dilakukan melalui laporan pelayanan kefarmasian
sehingga peningkatan mutu pelayanan terhadap pasien rawat jalan, rawat inap
dan gawat darurat dapat dilakukan. Kegiatan pencatatan yang komperhensif
dapat mencegah penyelewengan dan memperkecil angka kesalahan petugas
dalam melakukan pelayanan kefarmasian. Selain itu pelaporan yang terstruktur
dan disiplin kepada pihak pemerintah juga dapat secara tidak langsung
berpengaruh terhadap akreditasi instansi kesehatan tersebut.
Menurut Wibowo (2012), dokumentasi yang rapi dan rinci dari seluruh
kegiatan kefarmasian perlu dilaksanakan dan diatur demi berlangsungnya
pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu berdasarkan fasilitas yang ada dan
standar pelayanan keprofesian yang universal. Strategi untuk meningkatkan
mutu pelayanan kefarmasian yang nyata adalah dengan cara meningkatkan
pemahaman komprehensif tentang Program Kefarmasian serta bersinergi dalam
peningkatan mutu pelayanan kefarmasian berbasis tim, menjadi kontributor
dalam upaya pencapaian pelayanan kefarmasian sesuai standar dan
pemenuhan akreditasi, dalam hal peningkatan kompetensi serta kecukupan
kuantitas tenaga kefarmasian secara merata di seluruh Indonesia, serta
mengupayakan agar apoteker berperan secara profesional dalam pelayanan
 19

kefarmasian sesuai standar di RS, Puskesmas dan Apotek, baik dalam farmasi
klinik maupun pengelolaan obat.

4.2 Permasalahan yang Dihadapi

Rumah sakit Raden Mattaher Provinsi Jambi

Pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di setiap aspek
kefarmasian di rumah sakit nyatanya masih menjadi permasalahan.
Ketidaksesuaian kenyataan di lapangan dengan laporan yang dibuat terkadang
masih menjadi masalah utama. Terkait dengan hal tersebut seringkali terjadi
kesalahpahaman antara pihak instansi dengan pihak kesehatan pemerintah
ketika diadakan monitoring dan evaluasi. Selain itu, kegiatan pencatatan yang
tidak dilaksanakan secara sistematis oleh depo-depo farmasi seringkali
menyulitkan petugas saat pembuatan laporan karena kurangnya sarana seperti
komputer untuk menginput atau meng-entry resep harian penggunaan obat
sehingga proses input data untuk pelaporan masih dilakukan terpusat pada
apotek rawat inap untuk depo-depo farmasi perawatan. Pencatatan manual
yang masih dilakukan oleh beberapa depo farmasi memungkinkan hilangnya
data dan meningkatnya tingkat kesalahan pelayanan farmasi.
Disamping itu, pencatatan dan pelaporan untuk sediaan yang
mengandung prekursor farmasi, obat-obat golongan High-Alert, obat keras serta
sediaan-sediaan yang memungkinkan penggunaan untuk beberapa pasien
dalam satu waktu (seperti Fentanyl) khususnya di Rumah sakit (pada depo ICU),
masih belum direalisasikan secara maksimal. Sehingga masih dapat ditemui
selisih jumlah sediaan yang tersedia. Selain itu, pencatatan penggunaan
narkotika dan psikotropika pada IFRS RSUD Raden Mattaher masih belum
memenuhi persyaratan sesuai yang ditetapkan oleh PERMENKES Nomor 3
Tahun 2005. Hal tersebut terlihat dari kurangnya informasi yang dicatat oleh
instansi seperti nomor batch sediaan narkotika, tanggal kadaluarsa serta
sumber penerimaan.

Apotek Kimia Farma

Apotek Kimia Farma masih menyelenggarakan sistem pencatatan
manual pada beberapa aspek meliputi catatan penerimaan faktur, tanda terima
barang dari distributor, arsip penolakan resep serta laporan obat psikotropik
dan narkotika. Hal ini memungkinkan adanya kekeliruan saat pencatatan yang
akan menyebabkan hilangnya data dan ketidaksesuaian data dengan kondisi
lapangan. Pencatatan penggunaan narkotika dan psikotropika Apotek Kimia
Farma diamati masih belum memenuhi persyaratan sesuai yang ditetapkan oleh
PERMENKES Nomor 3 Tahun 2005.
 20

4.3 Solusi yang Ditawarkan

Adapun solusi yang ditawarkan atas permasalahan yang ditemukan
adalah sebagai berikut:
1. Perlu adanya koordinasi menyeluruh oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan
Business manager Apotek terhadap seluruh bidang unit kerja yang
dinaunginya
2. Penambahan fasilitas dan pembaruan sistem komputerisasi yang digunakan
dapat dilakukan guna mengurangi kekeliruan pada pencatatan manual yang
nyata nya masih dilakukan oleh beberapa depo farmasi rumah sakit serta
outlet apotek yang dijumpai
3. Penambahan personel khusus pada bidang pencatatan dan pelaporan dapat
dilakukan oleh IFRS maupun Apotek untuk mengindari penumpukan data
4. Peningkatan terhadap kelengkapan data pencatatan terutama untuk sediaan
narkotika dan psikotropika juga perlu dilakukan untuk memenuhi aspek
kelengkapan PERMENKES nomor 3 tahun 2015
5. Untuk obat-obat yang dapat digunakan untuk beberapa pasien dalam satu
waktu (seperti Fentanyl) di Rumah Sakit, diupayakan untuk dapat habis
dalam satu hari sehingga terjadi kesesuaian dan keseimbangan stok
6. Diperlukan juga kesadaran dan partisipasi oleh seluruh ketenagakerjaan
pada masing-masing instansi baik Rumah Sakit maupun Apotek dalam
peningkatan mutu pelayanan kefarmasian melalui kegiatan pencatatan dan
pelaporan yang baik
 V. PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Kegiatan pencatatan serta pelaporan bulanan yang dilakukan oleh
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Raden Mattaher Provinsi Jambi dan Apotek
Kimia Farma meliputi penggunaan obat narkotika dan psikotropika,
penggunaan obat dan BMHP, faktur barang masuk dan keluar, omset dan total
penjualan serta pelayanan farmasi klinis. Kegiatan pencatatan dan pelaporan
yang dilakukan oleh kedua instansi sudah cukup baik. Meskipun demikian,
pada beberapa aspek diperlukan adanya perbaikan pada penyelenggaraan serta
sistem yang digunakan dapat meningkatkan mutu pelayanan yang berdampak
pada aspek seperti akreditas instansi dan kepuasan pasien.

5.2 Saran
Peran farmasis dalam peningkatan mutu pelayanan kefarmasian pada
instansi pelayanan kesehatan dapat dilakukan salah satunya melalui perbaikan
kegiatan pencatatan dan pelaporan. Penerapan prinsip “catat apa yang
dikerjakan dan kerjakan apa yang dicatat” perlu ditingkatkan secara paripurna
oleh seluruh elemen kefarmasian guna memperbaiki sistem pencatatan serta
pelaporan.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Aditama, T.Y. 2005. Manajemen Administrasi Rumah Sakit, edisi kedua. Jakarta:
UI Press.
Anief, M. 2000. Farmasetika, Edisi pertama. Yogyakarta: Gajah Mada University
Press.
Anonim. 2009. Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Jakarta: Sekretariat Negara.
Anonim. 2015. Rencana Kerja RSUD Raden Mattaher Provinsi Jambi. Jambi:
RSUD Raden Mattaher.
Badri, M. dan R. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Bastian, I. 2008. Akuntansi Kesehatan Edisi 1, Cetakan Pertama. Jakarta:
Erlangga
Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan. 2014. Peraturan Kepala Badan
Pengawasan Obat dan Makanan nomor tentang pedoman pengelolaan
prekursor farmasi dan obat mengandung prekursor farmasi. Jakarta:
Badan Pengawasan Obat dan Makanan.
Kimia Farma. 2013. Sejarah Kimia Farma.
(http://www.KimiaFarma.co.id/?page=general&id=0_0_0. Diakses pada 30
Agustus 2017)
Kimia Farma. 2013. Visi dan Misi PT. Kimia Farma.
(http://www.kimiaFarma.co.id/?page=general&id=0_2, diakses pada 30
Agustus 2017)
Menteri Kesehatan RI. 1992. Keputusan Menteri Kesehatan RI No:
983/Menkes/SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi rumah sakit
umum. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Menteri Kesehatan RI. 2004. Keputusan Menkes RI Nomor
1197/Menkes/SK/X/2004 tanggal 19 Oktober 2004. Jakarta: Kementrian
Kesehatan Rebulik Indonesia.
Menteri Kesehatan RI. 2009. Peraturan Menteri Kesehatan No.51 tahun 2009,
tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik
Indonesia.
Menteri Kesehatan RI. 2015. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 tahun 2015
tentang peredaran; penyimpanan; pemusnahan dan pelaporan narkotika;
psikotropika dan prekursor farmasi. Jakarta: Kementrian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan RI. 2016. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 tahun
2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta:
Kementrian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan RI. 2016. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 73 tahun
2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di Apotek. Jakarta:
Kementrian Kesehatan RI.
Menteri Kesehatan RI. 2017. Peraturan Menteri Kesehatan No.9 tahun 2017,
tentang Apotek. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Menteri Kesehatan. 2010. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK
03.01/MENKES/159/I/2010 tentang Pedoman pembinaan dan

22
 23

pengawasan penggunaan obat generik di fasilitas pelayanan kesehatan

pemerintah. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
Rajab, W. 2009. Buku Ajar Epidemiologi untuk Mahasiswa Kebidanan. Jakarta:
EGC.
Siregar, C.J.P. 2004. Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan, Cetakan I.
Jakarta: EGC.
WHO Technical Report Series. 1957, No 122. Roles of Hospitales in Programmes
of Community Health Protection. Halaman: 4.
Wibowo, M.J. 2012. Manajemen kinerja. Jakarta: Rajawali Press.

23
 LAMPIRAN

Lampiran 1. Laporan stock Narkotika

24
 25

Lampiran 2. Laporan pemakaian Psikotropika

26
 27

Lampiran 3. Laporan pemakaian obat generik

 28

Lampiran 4. Laporan stock obat expired date

 29

Lampiran 5. Laporan stock obat dan BMHP

 30

Lampiran 6. Laporan penerimaan dan pengeluaran obat dan BMHP

 31

Lampiran 7. Laporan faktur pembelian obat dan BMHP

 32

Lampiran 8. Laporan Pelayanan Farmasi Klinis

33
 34

Lampiran 9. Catatan penerimaan faktur dari distributor pada Apotek Kimia

Farma