PENINGKATAN SISTEM MONITORING/KENDALI PENANGANAN MASALAH

PERTANAHAN

RANCANGAN AKTUALISASI

Oleh:

Dwi Prasetyo Pujo Wibowo

NIP. 199310052018011001

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG
BADAN PERTANAHAN NASIONAL
TAHUN 2018

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Rancangan Aktualisasi ini diajukan oleh;

Nama Peserta : Dwi Prasetyo Pujo Wibowo.

NIP : 199310052018011001
Jabatan : Calon Analis Permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran
Tanah
Unit Kerja : Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian
Pertanahan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional
Provinsi Kalimantan Timur
Angkatan : XII

Core Issue/Isu yang diangkat :

“Lambatnya Proses Monitoring Permasalahan Pertanahan yang sedang dalam
Penanganan”

Telah diseminarkan dan diterima sebagai salah satu persyaratan Pelatihan Dasar
CPNS untuk selanjutnya diaktualisasi pada saat Off Class mulai tanggal 24 Mei 2018.

Bogor, 23 Mei 2018

Coach, Mentor,

Wahyuni, S.H Mochammad Febriawan Jauhari, S.H.

NIP. 19750419 199803 2 002 NIP. 19770225 199703 1 002

ii
 RANCANGAN AKTUALISASI
1. IDENTIFIKASI ISU
Berdasarkan pada pengalaman kerja dan praktik penempatan di Bidang
Penangan masalah dan Pengendalian Masalah Pertanahan, maka akan
ditemukan beberapa isu atau potensi permasalahan yang mungkin muncul dalam
penyelenggaraan pemerintahan pada sektor pertanahan, khususnya yang
menjadi kewenangan Bidang Penangan Masalah dan Pengendalian Pertanahan,
Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kalimantan Timur, yaitu:
a. Lambatnya Proses Monitoring Permasalahan Pertanahan yang sedang dalam
Penanganan;
b. Rekapitulasi masalah pertanahan tidak terlaporkan secara menyeluruh.;
c. Arsip penataan dokumen sengketa, Konflik dan Perkara Pertanahan, belum
memiliki tata kelola (kategorisasi) yang tersistematis;
d. Belum Optimalnya penggunaan Si Tante (Aplikasi Tanah Terlantar) secara
Akuntabel dan Jelas.

2. ANALISIS USG

No. Kendala Urgency Serious Growth Total

ness

1. Lambatnya Proses Monitoring 4 4 5 13

Permasalahan Pertanahan yang
sedang dalam Penanganan;

2. Rekapitulasi masalah 2 2 3 7
pertanahan tidak terlaporkan
secara menyeluruh.

3. Arsip penataan dokumen 4 3 3 10

sengketa, Konflik dan Perkara
Pertanahan, belum memiliki tata
kelola (kategorisasi) yang
tersistematis;

1
 2

No. Kendala Urgency Serious Growth Total

ness

4 Belum Optimalnya penggunaan 3 3 3 9

Si Tante (Aplikasi Tanah
Terlantar) secara Akuntabel dan
Jelas.
 3

3. ANALISIS FISHBONE
Untuk mengetahui penyebab permasalahan yang menjadi isu utama maka dilakukan analisa menggunakan metode
FishBone. Berikut analisis 5 M yang digambarkan melalui diagram tulang ikan (fishbone diagram):

4. IDENTIFIKASI FISHBONE
 Man
a. Kurangnya Kompetensi SDM di bidang Hukum.
b. Perbedaan persepsi dalam menangkap Informasi Masalah Pertanahan
c. Keterbatasan Jumlah Tenaga Sumber Daya Manusia
 Methode
a. Prosedural Formil Penanganan Masalah Belum Sesuai dengan Ketentuan Terbaru.
 4

b. Tidak dibentuknya Kartu Kendali di setiap masing-masing masalah pertanahan yang sedang di proses.
c. Tidak terdapat sistematika Penomoran Registrasi Masalah Pertanahan.
d. Prosedur Penyusunan Arsip tidak sesuai dengan Kategori Masing-masing dan belum terdapat ketentuan baku.
 Money
a. Belum tersedianya dana untuk Penambahan Rak Arsip Guna mendukung terciptanya Tata Kelola Arsip yang tertata.
b. Belum Tersedianya dana untuk pembuatan buku pedoman
 Machine
a. Terbatasnya Printer dan Komputer.
b. Belum Tersedianya Informasi digital (excel) yang memuat informasi Aktual mengenai kasus yang sedang berjalan.
c. Belum Terdapat Papan Informasi masalah Kasus Pertanahan secara aktual
 Material
a. Keterbatasan Ruangan Arsip untuk Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian Pertanahan.
b. Belum ada ketentuan Baku Nomorisasi Register Masalah Pertanahan
c. Belum terbentuk sistem Local Area Network dalam hal berbagi informasi.
d. Belum terdapat Buku Pedoman, dan Buku surat Masuk dan Keluar secara Manual.
 5

5. FORMULIR RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Bidang Penanganan Masalah dan Pengendalian

Pertanahan Kantor Wilayah Badan Pertanahan
Nasional Provinsi Kalimantan Timur
Identifikasi Isu : a. Lambatnya Proses Monitoring Permasalahan
Pertanahan yang sedang dalam Penanganan;
b. Rekapitulasi masalah pertanahan tidak terlaporkan
secara menyeluruh.;
c. Arsip penataan dokumen sengketa, Konflik dan
Perkara Pertanahan, belum memiliki tata kelola
(kategorisasi) yang tersistematis;
d. Belum Optimalnya penggunaan Si Tante (Aplikasi
Tanah Terlantar) secara Akuntabel dan Jelas
Isu Yang Diangkat : Lambatnya Proses Monitoring Permasalahan
Pertanahan yang sedang dalam Penanganan;
Gagasan Pemecahan Isu : Membuat Sistem Monitoring Penyelesaian Masalah
Pertanahan terhadap Kasus-kasus yang sedang
dalam Penanganan.
 6

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi
1 Mempelajari 1. Melaporkan Kepada atasan Kumpulan Komitmen Mutu: Untuk menjamin Dengan mempelajari
ketentuan terkait dengan agenda Peraturan Mematuhi Ketentuan kepastian hukum ketentuan peraturan
Peraturan kegaiatan yang akan Perundangan Peraturan Perundangan hak kepemilikan perundangna aan
Perundangan dan dilaksanakan; tanh berimplikasi pada
Administrasi 2. Mengumpulkan dan Integritas: terciptanya program dan
Masalah mempelajarai Peraturan Pemahaman terhadap kegiatan di BIdang Sengketa
Pertanahan Perundangan dan Peraturan peraturan Perundang- permasalahan Pertanahan
dibawahnya yang sekiranya undangan yang selalu berlandaskan
relevan; pada ketentuan baku,
3. Pengklasifikasian Kegiatan sehingga akan menguatkan
aktualisasi berdasarkan nilai KOmitmen Mutu
ketentuan pendukung; Organisasi
4. Memetakan masalah
aktualisasi dengan
penyusunan strategi secara
bertahap.
2. Membuat Konsep 1. Melaporkan Kepada atasan Nota Dinas Akuntabilitas: Untuk menjamin Mewujudkan pola
Sistem Monitoring terkait dengan agenda pelaksanaan Pertanggung jawaban kepastian hukum pengelolaan keorganisasian
Masalah kegiatan yang akan Paparan Rencana pelaksanaan kegiatan hak kepemilikan yang transparan, jujur
Pertanahan yang dilaksanakan. Aktualisasi. Etika Publik: dengan filosofis tertib
sedang dalam 2. Menyiapkan Konsep Melaksanakan kegiatan tanh memudahkan
proses Monitoring / Kendali masalah Sesuai dengan etika
penyelesaian pertanahan yang sedang lingkungan Kerja
dalam proses penyelesaian;
3. Meminta petunjuk, arahan
dan persetujuan pimpinan
untuk difasilitasi
penyampaian paparan
konsep sistem monitoring di
bidang Sengketa, Konflik dan
Perkara;
 7

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi
4. Setelah memperoleh
persetujuan pimpinan, maka
dilanjutkan dengan membuat
Konsep Nota Dinas
pelaksanaan Paparan
Rencana Aktualisasi.
3 Membantu 1. Melaporkan Kepada atasan Notulen dan Berita Akuntabilitas: Untuk menjamin Berimplikasi pada
mempersiapkan terkait dengan agenda Acara Pelaksanaan Pertanggung jawaban kepastian hukum tumbuhnya rasa tanggung
bahan paparan kegiatan yang akan Paparan pelaksanaan kegiatan hak kepemilikan jawab bersama dalam suatu
tentang Konsep dilaksanakan; Rancangan Etika Publik: tanah. institusi. Maka nilai
aktualisasi “sistem 2. Mempersiapkan Berkas- Kegiatan Melaksanakan kegiatan organisasi yang diperkuat
monitoring masalah berkas yang diperlukan Aktualisasi Sesuai dengan etika adalah akuntabel, tepat
pertanahan yang 3. Menyampaikan Net Konsep lingkungan Kerja waktu, cerdas, kreatif
sedang dalam Sistem monitoring sesuai dengan filosofi Senang
proses dengan arahan pimpinan; Memudahkan serta
penyelesaian. 4. Mempersiapkan Ruangan profesional dalam
untuk Paparan menangani suatu
5. Undangan Paparan permasalahan
Aktualisasi;
6. Menyampaikan paparan
program aktualisasi yang
dipimpin oleh kepala Bidang
atau perwakilannya;
Penyusunan saran dan Pendapat
dari seluruh jajaran terkait.
4 Pengumpulan 1. Melaporkan Kepada atasan Daftar berkas dan Whole of Government: Untuk menjamin Mewujudkan pola
berkas dan Arsip terkait dengan agenda Arsip Masalah Menyamakan persepsi kepastian hukum pengelolaan keorganisasian
permasalahan kegiatan yang akan Pertanahan mengenai kelengkapan hak kepemilikan yang transparan, jujur
Pertanahan dilaksanakan; berkas membuat tanah. dengan filosofis tertib
2. Mengumpulkan seluruh terciptanya kolaborasi memudahkan
Dokumen Arsip Masalah antar bagian seperti
Pertanahan termuat dalam Whole of
3. Melakukan Pemisahan Jenis Government dan
masalah ke dalam jenis Arsip Akuntabilitas:
sebagai berikut:
 8

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi
- Arsip Sengketa pelayanan menjadi lebih
- Arsip Konflik akuntabel karena setiap
- Arsip Perkara SDM yang didalamnya
- Arsip Tanah Terlantar menjadi lebih mudah
4. Melakukan Pemetaan dan untuk mengetahui
Penyusunan tata Kelola Arsip informasi berkas.
Ke dalam rak.
5. Membuat petunjuk Tata Cara
penyusunan Arsip Baru
(berkas perkara atau
masalah pertanahan yang
baru didaftarkan)

5 Pembentukan Kartu 1. Melaporkan Kepada atasan Whole of Government: Untuk menjamin Menciptakan lingkungan
Kendali untuk terkait dengan agenda Kartu Kendali Menyamakan persepsi kepastian hukum instansi / organisasi yang
masing-masing kegiatan yang akan mengenai Jalannya hak kepemilikan transparan, jujur dan tertib
Jenis dilaksanakan penanganan Maslah tanah. administrasi
Permasalahan. 2. Mempersiapkan Berkas Pertanahan membuat
yang telah terarsipkan terciptanya kolaborasi
3. Merancang Format Kartu antar bagian
Kendali Akuntabilitas:
4. Menyusun ceklist daftar pelayanan menjadi lebih
masalah pertanahan yang akuntabel karena tiap
akan disisipkan Kartu orang memiliki persepsi
Kendali. yang sama tentang
5. Membuat Rekap Kartu sejauh mana Kasus
Kendali dalam data digital. tersebut ditangani dan
sejauh mana
permasalahan dapat
dipertanggungjawabkan.
6 Penyusunan dan 1. Melaporkan Kepada atasan Terbentuknya Akuntabilitas : Untuk menjamin Ketika setiap organisasi
pembentukan terkait dengan agenda Nomor Registrasi Tanggung jawab tertib kepastian hukum memiliki pola nomorisasi
Nomor Registrasi kegiatan yang akan yang sistematis administrasi hak kepemilikan register secara sistematik
sesuai dengan dilaksanakan Etika Publik: tanah. maka nilai organisasi yang
kategori masing- diperkuat adalah akuntabel,
 9

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi
masing 2. Mempersiapkan Berkas yang Taat pada tertib cerdas, kreatif dengan
permasalahan diperlukan administrasi filosofi Senang
pertanahan 3. Mengajukan usulan rencana Komitmen Mutu: Memudahkan serta
nomorisasi Kreativitas tata kelola profesional dalam
4. Berkoordinasi dengan bagian prosedur nomorisasi. memberikan pelayanan
administrasi umum
5. Sinkronisasi Nomor
Registrasi dengan nomor
bidang Sengketa dan
Penanganan Masalah
Pertanahan
6. Penetapan Nomor Registrasi
pada masing-masing
perkara.

7 Pembuatan Format 1. Melaporkan Kepada atasan Format Sistem Akuntabilitas: Untuk menjamin Menciptakan komitmen
sistem informasi terkait dengan agenda Informasi kasus Pertanggung Jawaban kepastian hukum mutu dan pelayanan publik
excel tentang kegiatan yang akan Pertanahan dalam pelaporan lebih mudah hak kepemilikan terhadap tujuan bersama
perkembangan dan dilaksanakan bentuk data excel Komitmen mutu: tanah. organisasi
laporan secara 2. Merancang format Isian Kualitas Monitoring lebih
aktual informasi mudah
3. Memprogram format isian
dengan metode macro excel
4. Input data Informasi Masalah
Pertanahan berdasarkan
pada arsip dan kartu kendali
5. Menjalankan sistem
informasi tentang
perkembangan dan laporan
secara aktual

8 Penyesuaian format 1. Melaporkan Kepada atasan Konsep data Arsip Komitmen Mutu: Untuk menjamin Tata kelola organisasi
berkas terkait dengan agenda yang sesuai dengan Terhindar dari prosedur kepastian hukum terbentuk dengan legitimasi
penyelesaian kegiatan yang akan Ketentuan mal administrasi hak kepemilikan yang jelas
masalah dilaksanakan; tanah.
 10

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi
pertanahan sesuai 2. Identifikasi Berkas dan Arsip Akuntabilitas:
dengan ketentuan yang masih menggunakan Tanggung Jawab
Peraturan Menteri format lama; penyusunan berkas
Agraria/Kepala 3. Proses Klasifikasi dan jelas
Badan Pertanahan Pendataan Berkas yang
Nasional No. 11 masih menggunakan data Etika Publik:
Tahun 2016 tentang lama; Taat pada Kebijakan
penyelesaian dan 4. Memperbarui Format Risalah dan ketentuan
penanganan Pengolahan data ke Laporan perundangan
masalah Penyelesaian
pertanahan. Perkara/sengketa dan
Konflik;
5. Membuat Cek list Berkas
yang Sudah disesuaikan
dengan Ketentuan yang
terbaru.
9 Penyusunan buku 1. Melaporkan Kepada atasan Buku saku Komitmen Mutu: Untuk menjamin Ketika setiap organisasi
pedoman, buku terkait dengan agenda pedoman Kreativitas kepastian hukum memiliki buku pedoman dan
tamu dan kegiatan yang akan penanganan ketersediaannya buku hak kepemilikan keterbukaan informasi
pembuatan papan dilaksanakan; masalah panduan tanah. lainnya maka nilai
informasi jumlah 2. Mempersiapkan Bahan- pertanahan, buku organisasi yang diperkuat
masalah bahan untuk Penyusunan tamu dan papan Akuntabilitas: adalah akuntabel, cerdas,
pertanahan. Buku dan Papan Informasi informasi jumlah Terbentuk tanggung kreatif dengan filosofi
Jumlah Masalah Pertanahan; masalah jawab bersama Senang Memudahkan serta
3. Merancang Materi Buku pertanahan profesional dalam
Pedoman dan Format isian memberikan pelayanan
buku tamu dan surat-surat
masuk/Keluar;
4. Merancang Template Papan
Informasi jumlah Masalah
Pertanahan;
5. Merealisasikan buku
pedoman, buku tamu dan
Papan Informasi jumlah
masalah pertanahan.
 11

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/hasil Keterkaitan Substansi Kontirbusi Penguatan Nilai Organisasi
Mata Pelatihan Terhadap Visi Misi
Organisasi

10 Evaluasi dan 1. Melaporkan Kepada atasan Laporan Komitmen Mutu: Untuk menjamin Menciptakan lingkungan
pelaporan terkait agenda kegiatan yang Pelaksanaan Kreativitas kepastian hukum instansi / organisasi yang
pelaksanaan akan dilaksanakan; aktualisasi ketersediaannya buku hak kepemilikan transparan, jujur dan tertib
Habituasi 2. Menyampaikan hasil panduan tanah. administrasi
habituasi terkait sistem
monitoring penyelesaian Akuntabilitas:
masalah pertanahan Terbentuk tanggung
terhadap kasus-kasus yang jawab bersama
sedang dalam penanganan;
3. Meminta umpan balik/ saran
dan masukan atas
pelaksanaan habituasi;
4. Melaporkan hasil atau output
yang terlaksana kepada
atasan dan mentor.

Bogor, 23 Mei 2018

Mengetahui, Penyaji,

Wahyuni S.H. Dwi Prasetyo Pujo Wibowo

NIP. 19750419 199803 2 002 NIP. 19931005 201801 1 001
 12

6. JADWAL KEGIATAN RANCANGAN AKTUALISASI

No Kegiatan Jadwal
Mei Juni Juli Agustus September
Minggu 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
1 Mempelajari ketentuan Peraturan
Perundangan dan Administrasi
Masalah Pertanahan
2 Membuat Konsep Sistem
Monitoring Masalah Pertanahan
yang sedang dalam proses
penyelesaian
3 Membantu mempersiapkan bahan
paparan tentang Konsep
aktualisasi “system monitoring
masalah pertanahan yang sedang
dalam proses penyelesaian.
4 Pengumpulan berkas dan Arsip
permasalahan Pertanahan
5 Pembentukan Kartu Kendali untuk
masing-masing Jenis
Permasalahan.
6 Penyusunan dan pembentukan
Nomor Registrasi sesuai dengan
kategori masing-masing
permasalahan pertanahan
7 Pembuatan Form sistem
informasi excel tentang
perkembangan dan laporan
secara aktual
8 Penyesuaian format berkas
penyelesaian masalah pertanahan
sesuai dengan ketentuan
Peraturan Menteri Agrari/Kepala
Badan Pertanahan Nasional No. 11
Tahun 2016 tentang penyelesaian
dan penanganan masalah
pertanahan.
9 Penyusunan buku pedoman, buku
tamu dan pembuatan papan
informasi jumlah masalah
pertanahan.
10 Evaluasi dan pelaporan
pelaksanaan Habituasi