Karena proyek intranet manajemen proyek proyek relatif kecil, Erica percaya beberapa dokumen

perencanaan yang paling penting untuk difokuskan adalah sebagai berikut:

Sebuah tim contraet (tidak tercantum dalam Tabel 3-7, yang hanya didasarkan pada PMBOK Guide)

Sebuah proyek pernyataan lingkup

Struktur perincian kerja (WBS), bagian penting dari baseline lingkup

Jadwal proyek, dalam bentuk bagan Gantt dengan semua ketergantungan dan sumber daya dimasukkan

Daftar risiko diprioritaskan (bagian dari daftar risiko)

Semua dokumen ini , serta informasi terkait proyek lainnya, akan dapat digunakan untuk semua anggota
tim di situs web proyek. JWD Consulting telah menggunakan situs web proyek selama beberapa tahun,
dan telah menemukan bahwa mereka membantu memfasilitasi komunikasi dan mendokumentasikan
informasi proyek. Untuk proyek yang lebih besar, JWD Consulting juga menciptakan banyak output lain
yang tercantum dalam Tabel 3-7. (Anda akan belajar lebih banyak tentang dokumen-dokumen ini
berdasarkan bidang pengetahuan dalam bab-bab berikut).

Segera setelah tim proyek menandatangani piagam proyek, Erica mengadakan pertemuan pembentukan
tim. Tujuan penting dari pertemuan itu adalah membantu anggota tim proyek untuk saling mengenal.
Erica telah bertemu dan berbicara dengan masing-masing anggota secara terpisah, tetapi ini adalah
pertama kalinya tim projeet menghabiskan banyak waktu bersama. Jessie Faue bekerja di Kantor
Manajemen Proyek bersama Erica, jadi mereka saling kenal dengan baik, tetapi Jessie baru di
perusahaan dan tidak mengenal anggota tim lainnya. Michael Chen adalah seorang konsultan senior dan
sering bekerja pada proyek-proyek dengan prioritas tertinggi untuk penerima eksternal. Dia menghadiri
pertemuan dengan asistennya, Jill Anderson, yang akan mendukung proyek ketika Michael terlalu sibuk.
Semua orang menghargai keahlian Michael, dan dia sangat jujur dalam berurusan dengan orang-orang.
Dia juga mengenal kedua perwakilan klien dari proyek sebelumnya. Kevin Dodge adalah guru intranet
JWD Consulting, yang cenderung fokus pada detail teknis. Cindy Dawson juga dari departemen TI dan
memiliki pengalaman bekerja sebagai konsultan bisnis dan bernegosiasi dengan pemasok luar. Kim
Phuong dan Page Miller, dua perwakilan klien, bersemangat tentang proyek tersebut, tetapi mereka
khawatir akan membagikan informasi sensitif tentang perusahaan mereka.

Erica tahu bahwa penting untuk membangun tim yang kuat dan membuat semua orang bekerja sama
dengan baik. Dia meminta semua peserta memperkenalkan diri mereka sendiri, dan kemudian dia
memimpin kegiatan pemecah es agar semua orang menjadi lebih santai. Dia meminta semua peserta
untuk menggambarkan liburan impian mereka, dengan asumsi bahwa biaya tidak menjadi masalah.
Kegiatan ini membantu semua orang mengenal satu sama lain dan menunjukkan aspek kepribadian
mereka yang berbeda, Erica kemudian menjelaskan pentingnya proyek, sekali lagi meninjau proyek yang
ditandatangani. Dia menjelaskan bahwa alat penting untuk membantu tim projeet bekerja bersama
adalah membuat anggota mengembangkan kontrak tim yang semua orang merasa nyaman
menandatangani. JWD Consulting percaya dalam menggunakan kontrak tim untuk semua proyek untuk
membantu mempromosikan kerja tim dan menjelaskan komunikasi tim. Dia menjelaskan topies utama
yang tercakup dalam kontrak tim dan menunjukkan kepada mereka templat kontrak tim. Dia kemudian
meminta anggota tim membentuk dua kelompok yang lebih kecil, dengan satu konsultan, satu anggota
departemen 1T, dan satu perwakilan kuat di setiap kelompok. Kelompok yang lebih kecil ini
memudahkan setiap orang untuk menyumbangkan ide. Setiap kelompok membagikan gagasannya
tentang apa yang harus dimasukkan ke dalam kontrak, dan kemudian semua orang bekerja bersama
untuk membentuk satu kontrak tim proyek.

Tabel 3-8 menunjukkan kontrak tim yang dihasilkan, yang membutuhkan waktu sekitar 90 menit untuk
berkembang. Erica dapat melihat bahwa ada kepribadian yang berbeda di tim ini, tetapi dia merasa
mereka semua dapat bekerja bersama dengan baik Erica ingin menjaga pertemuan tim untuk membatasi
waktu dua jam. Tugas selanjutnya adalah menjelaskan ruang lingkup proyek dengan mengembangkan
pernyataan ruang lingkup proyek dan WBS. Dia tahu itu akan memakan waktu dan beberapa pertemuan
di masa depan untuk mengembangkan dokumen-dokumen ini, tetapi dia ingin merasakan apa yang
semua orang pikir adalah hasil utama untuk proyek ini, peran mereka dalam menghasilkan hasil tersebut,
dan bidang apa dari lingkup proyek yang dibutuhkan klarifikasi. Dia mengingatkan semua orang apa
tujuan anggaran dan jadwal mereka sehingga mereka akan mengingat tujuan ketika mereka membahas
ruang lingkup proyek.

Dia juga meminta setiap orang untuk menyediakan jumlah jam yang tersedia untuk mengerjakan proyek
ini setiap bulan selama enam bulan ke depan. Dia kemudian meminta setiap orang menulis jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Sebutkan satu item yang paling tidak jelas bagi Anda tentang ruang
lingkup proyek ini. 2. Pertanyaan lain apa yang Anda miliki atau masalah yang Anda perkirakan tentang
ruang lingkup proyek? 3. Sebutkan apa yang Anda yakini sebagai hasil utama untuk proyek ini. 4. Hasil
apa yang menurut Anda akan Anda buat atau kaji? Erica mengumpulkan input semua orang. Dia
menjelaskan bahwa dia akan mengambil informasi ini dan bekerja dengan Jessie untuk mengembangkan
konsep pertama dari pernyataan ruang lingkup bahwa dia akan mengirim email kepada semua orang
pada akhir minggu. Dia juga menyarankan agar mereka semua bertemu lagi dalam satu minggu untuk
mengembangkan pernyataan lereng lebih jauh dan untuk mulai meredakan WBS untuk proyek, Erica dan
Jessie meninjau semua informasi dan memperbaiki draft pertama pernyataan lingkup. Pada pertemuan
tim berikutnya, mereka membahas pernyataan lereng dan mendapatkan awal yang baik di WBS. Tabel 3-
9 memperlihatkan sebagian dari pernyataan lereng yang dibuat Erica setelah beberapa email lagi dan
pertemuan tim lainnya. Perhatikan bahwa pernyataan lingkup mencantumkan karakteristik dan
persyaratan produk, merangkum hasil kerja, dan menjelaskan kriteria keberhasilan proyek secara
terperinci.

Ketika tim proyek bekerja pada pernyataan ruang lingkup, ia juga mengembangkan struktur rincian kerja
(WBS) untuk proyek tersebut. WBS adalah alat yang sangat penting dalam manajemen proyek karena
menyediakan dasar untuk memutuskan bagaimana melakukan pekerjaan. WBS juga menyediakan dasar
untuk memperbaiki jadwal proyek dan untuk mengukur dan memperkirakan kinerja proyek. Erica dan
timnya memutuskan untuk menggunakan kelompok proses manajemen proyek sebagai kategori utama
untuk WBS, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3-3. Mereka termasuk pekerjaan yang diselesaikan
dari proses awal untuk memberikan penyelesaian lengkap dari ruang lingkup proyek. Anggota tim juga
ingin mencantumkan beberapa tonggak pada sehedule mereka, seperti penyelesaian kiriman utama,
sehingga mereka menyiapkan daftar tonggak terpisah yang akan mereka sertakan pada grafik Gantt.
Anda akan belajar lebih banyak tentang memperbaiki WBS di Bab 5, Manajemen Lingkup Proyek Setelah
menyiapkan WBS, tim proyek mengadakan pertemuan tatap muka untuk mengembangkan jadwal
proyek, mengikuti langkah-langkah yang diuraikan dalam Bagian 2.5 dari WBS. Beberapa tugas jadwal
proyek tergantung satu sama lain. Misalnya, pengujian situs intranet bergantung pada konstruksi dan
penyelesaian tugas konten. Semua orang berpartisipasi dalam pengembangan jadwal, terutama yang
akan bekerja. Beberapa tugas dipecah lebih lanjut sehingga anggota tim memiliki pemahaman yang
lebih baik tentang apa yang harus mereka lakukan dan kapan. Mereka juga menjaga beban kerja dan
kendala biaya dalam pikiran mereka saat mengembangkan perkiraan durasi. Misalnya Eriea dijadwalkan
untuk bekerja 20 jam per minggu untuk proyek ini, dan anggota tim proyek lainnya yang digabungkan
tidak boleh menghabiskan lebih dari 60 jam per minggu rata-rata untuk proyek tersebut. Ketika anggota
tim memberikan perkiraan durasi, mereka juga memperkirakan berapa jam kerja yang akan mereka
habiskan untuk setiap tugas Setelah pertemuan, Erica bekerja dengan Jessie untuk memasukkan semua
informasi ke dalam Proyek Mierosoft. Erica menggunakan projeet situs intranet untuk melatih Jessie
dalam menerapkan beberapa alat dan templat manajemen projeet. Mereka memasuki semua tugas,
perkiraan durasi, dan dependensi untuk mengembangkan grafik Gantt. Masukan awal mereka
menghasilkan tanggal penyelesaian yang beberapa minggu lebih lambat dari yang direncanakan. Erica
dan Jessie meninjau jalur kritis untuk proyek, dan Erica harus mempersingkat perkiraan durasi untuk
beberapa tugas penting untuk memenuhi tujuan jadwal mereka menyelesaikan proyek dalam waktu
enam bulan. Dia berbicara dengan anggota tim yang mengerjakan tugas-tugas itu, dan mereka sepakat
bahwa mereka dapat merencanakan setiap tugas mereka untuk bekerja lebih banyak jam setiap minggu
pada tugas-tugas itu, jika diperlukan, untuk menyelesaikannya tepat waktu. Gambar 3-4 menunjukkan
grafik Gantt yang dihasilkan di Mierosoft Project. Hanya tugas pelaksana yang diperluas untuk
memperlihatkan subtugas di bawah kategori itu. (Anda akan belajar cara menggunakan Project 2013 di
Lampiran A. Bab 6, Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan diagram Gantt dan alat manajemen waktu
lainnya.) Jadwal baseline memproyeksikan tanggal penyelesaian 1 November. Juga perhatikan bahwa
hanya ada satu pengiriman perangkat lunak, ditampilkan sebagai tonggak dekat akhir proyek, pada 17
Oktober. Piagam proyek memiliki tanggal penyelesaian yang direncanakan 4 November Erica ingin
menyelesaikan proyek tepat waktu, dan meskipun tiga hari tambahan tidak banyak berarti. penyangga,
dia merasa jadwal dasar adalah realistie. Dia akan melakukan yang terbaik untuk membantu semua
orang memenuhi tenggat waktu mereka. Erica memutuskan untuk memasukkan sumber daya dan
informasi biaya setelah meninjau jadwal karena mayoritas biaya untuk proyek ini adalah tenaga kerja
internal Sadar akan hubungan antara waktu yang dihabiskan dan biaya pada proyek, tim tetap mengingat
kendala jam tenaga kerjanya ketika mengembangkan tugas perkiraan durasi. Eriea dan Jessie
memasukkan nama masing-masing anggota tim projeet dan tingkat tenaga kerja di lembar sumber daya
untuk file Proyek Mierosoft mereka. Perwakilan elient tidak dibayar untuk waktu mereka, jadi dia
meninggalkan tingkat tenaga kerja mereka pada nilai default nol. Erica juga memasukkan 810.000 untuk
penilaian dalam analisis keuangan yang dia persiapkan untuk kasus bisnis. Dia menunjukkan kepada
Jessie cara memasukkan jumlah itu sebagai biaya tetap yang dibagi sama rata antara fitur Ask the Expert
dan User Requests, karena dia pikir mereka harus membeli perangkat lunak dan layanan eksternal untuk
itu. Eriea kemudian membantu Jessie menugaskan sumber daya untuk tugas-tugas, yang melibatkan
memasukkan jumlah jam yang diproyeksikan setiap orang yang direncanakan untuk bekerja setiap
minggu pada setiap tugas. Mereka kemudian menjalankan beberapa laporan biaya dan membuat
beberapa penyesuaian kecil pada penugasan sumber daya untuk membuat total biaya yang
direncanakan memenuhi batasan anggaran mereka. Garis dasar biaya mereka sangat sulit dibandingkan
dengan anggaran yang direncanakan sebesar $ 140.000.

Hasil akhir yang timnya perlu ciptakan dalam kelompok proses perencanaan adalah daftar risiko yang
diprioritaskan. Seiring kemajuan proyek, informasi ini akan diperbarui dan diperluas dalam daftar risiko,
yang juga mencakup informasi tentang akar penyebab risiko, tanda-tanda peringatan bahwa risiko
potensial mungkin terjadi, dan strategi respons untuk risiko tersebut. (Lihat Bab 11, Manajemen Risiko
Proyek, untuk informasi lebih lanjut tentang register risiko.) Erica meninjau risiko yang dia sebutkan
dalam kasus bisnis serta komentar yang dibuat oleh anggota tim pada piagam proyek dan dalam
pertemuan tim mereka. Dia mengadakan pertemuan khusus untuk semua orang melakukan
brainstorming dan mendiskusikan potensi risiko. Mereka membuat daftar semua risiko yang mereka
identifikasi dan kemudian mengategorikannya untuk menganalisis seberapa besar kemungkinan
(probabilitas tinggi, sedang, atau rendah) masing-masing dan seberapa besar dampak masing-masing
(tinggi, sedang, atau rendah). Hanya satu risiko dalam probabilitas tinggi dan makan dampak tinggi, dan
beberapa memiliki dampak menengah. Mereka memilih untuk tidak mencantumkan risiko probabilitas
rendah dan dampak rendah. Setelah beberapa diskusi, tim mengembangkan daftar risiko yang
diprioritaskan yang ditunjukkan pada Tabel 3-10. 3.4e Eksekusi Proyek Menjalankan proyek melibatkan
mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dalam rencana proyek. Produk-
produk dari proyek ini dibuat selama pelaksanaan proyek, dan biasanya dibutuhkan sebagian besar
sumber daya untuk menyelesaikan proses ini. Tabel 3-11 berisi daftar bidang pengetahuan, proses
pelaksanaan, dan output dari pelaksanaan proyek dari PMBOK Guide, Edisi Kelima Banyak sponsor
proyek dan pelanggan fokus pada hasil yang terkait dengan penyediaan produk, layanan, atau hasil yang
diinginkan dari proyek. Namun, sama pentingnya untuk mendokumentasikan permintaan perubahan
dan memperbarui dokumen perencanaan sebagai bagian dari eksekusi. Template yang terkait dengan
grup proses ini didaftar kemudian dalam bab ini