PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS

PASIEN DI RS PANTI NUGROHO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis
Dan Informasi Kesehatan Stikes Jendral Acmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

Rahmawati
1314054

PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017

i
ii
iii
 KATA PENGATAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan dan
rahmat-Nya sehingga peulis dapat menyelesaikan usulan penelitian dengan judul
“Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Di RS
Panti Nugroho”.
Karya Tulis Ilmiah ini telah dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan,
dan bantuan dari berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan
pada kesempatan ini, penulis dengan rendah hati mengucapkan terima kasih
dengan setulus-tulusnya kepada;
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
(STIKES) Jendral A.Yani Yogyakarta;
2. Sis Wuryanto, A.MdPerKes.,SKM., MPH, selaku Ketua Prodi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jendral
Achmad Yani Yogyakarta dan selaku penguji I yang telah memberikan
masukan dan dukungan untuk Karya Tulis Ilmiah ini;
3. Kori Puspita Ningsih,A.Md.,SKM, selaku dosen pembimbing yang telah
membantu ,membimbing, memberikan masukan, dan dukungan untuk
Karya Tulis Ilmiah ini;
4. dr. Tandean Arif Wibowo, MPH, selaku direktur RS Panti Nugrohoyang
telah memberikan izin penelitian di RS Panti Nugroho;
5. Stevanus Ari Satata, A.Md.PK, selaku Ka. Sub, Sie Rekam Medis RS Panti
Nugroho yang telah banyak membantu dalam penelitian ini;
6. Seluruh staf, karyawan rekam medis RS Panti Nugroho yang telah
membantu dalam penelitian ini;
7. Teristimewa orang tua dan adik yang selalu mendukung, memberikan
kepercayaan dan selalu mendoakan untuk penelitian ini;
8. Rekan-rekan seperjuangan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal
Achmad Yani prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang kami
banggakan dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan

iv
 laporan Praktik Kerja Lapangan ini yang tidak dapat kami sebutkan satu
persatu;
Semoga ALLAH SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada
semuanya, sebagai imbalan atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya
besar harapan penulis semoga karya tulis ilmiah ini berguna bagi semua.

Yogyakarta, 19 Juli 2017

Rahmawati

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................... ......i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................. ii
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii
KATA PENGATAR .............................................................................................. iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix
DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ x
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xi
INTISARI.............................................................................................................. xii
ABSTRACT ......................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG ................................................................................. 1
B. RUMUSAN MASALAH ............................................................................ 2
C. TUJUAN PENELITIAN ............................................................................. 2
D. MANFAAT ................................................................................................. 2
E. KEASLIAN PENELITIAN......................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................. 6
A. TINJAUAN TEORI .................................................................................... 6
1. Rumah Sakit ......................................................................................... 6
2. Rekam Medis ...................................................................................... 6
3. Perhitungan Rak Rekam Medis ............................................................ 9
4. Bentuk Penyimpanan.......................................................................... 11
5. Luas Ruang Penyimpanan .................................................................. 11
6. Focus Grup Discussion (FGD) ........................................................... 12
B. LANDASAN TEORI ................................................................................ 12
1. Rekam Medis...................................................................................... 12
2. Penyimpanan dan Pengambilan ......................................................... 13
3. Perhitungan Rak Rekam Medis .......................................................... 14
4. Luas Ruang Penyimpanan .................................................................. 15
C. KERANGKA KONSEP ............................................................................ 16
D. PERTANYAAN PENELITIAN ............................................................... 16

vi
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 17
A. DESAIN PENELITIAN ............................................................................ 17
B. LOKASI DAN WAKTU PENELITIAN .................................................. 18
C. DEFINISI OPRASIONAL ........................................................................ 18
D. SUBJEK DAN OBJEK ............................................................................. 19
E. DATA DAN SUMBER DATA................................................................. 19
F. ALAT DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA ................................... 20
G. TEKNIK KEABSAHAN DATA .............................................................. 22
H. METODE ANALISIS DATA ................................................................... 22
I. TEKNIK PENGOLAHAN DATA ............................................................ 23
J. ETIKA PENELITIAN ............................................................................... 25
K. JALANNYA PENELITIAN ..................................................................... 25
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 27
A. HASIL ....................................................................................................... 27
1. Gambaran Umum Rumah Sakit ......................................................... 27
2. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun Mendatang
Di RS Panti Nugroho.......................................................................... 28
3. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5
Mendatang .......................................................................................... 32
B. PEMBAHASAN ....................................................................................... 35
1. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun Mendatang
Di RS Panti Nugroho.......................................................................... 35
2. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5
mendatang .......................................................................................... 36
C. Keterbatasan Penelitian ............................................................................. 38
BAB V PENUTUP ................................................................................................ 39
A. KESIMPULAN ......................................................................................... 39
B. SARAN ..................................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Elemen Penilaian MKI.12 ..................................................................... 9

Tabel 4.1 Check List Observasi ............................................................................ 28
Tabel 4.2 Jumlah Pasien RS Panti Nugroho Tahun 2016 ..................................... 29
Tabel 4.3 Check List Observasi Ruang Penyimpanan .......................................... 32
Tabel 4.4 Hasil Perhitungan Rak Penyimpanan dan Luas Ruangan ..................... 37

viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ........................................................... 16

Gambar 4.1 Denah Alternatif 1 dengan Rak Statis ............................................. 33
Gambar 4.2 Denah Alternatif II dengan roll o’pack ........................................... 34

ix
 DAFTAR SINGKATAN

IGD : Instalasi Gawat Darurat

IFHRO : International Federation of Health Record Organizations
KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit
MKI : Manajemen Komunikasi Informasi
SNF : Straight Numerical Filing Sistem
RS : Rumah Sakit

x
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pengantar penelitian Izin dari Stikes Jendral Achmad Yani

Yogyakarta
Lampiran 2. Pengantar penelitian Izin dari RS Panti Nugroho
Lampiran 3. Permohonan Izin Penelitian ke Bappeda
Lampiran 4. Surat Rekomendasi Izin Penelitian dari Kesbangpol
Lampiran 5. Pengantar Permohonan Izin Penelitian dari Stikes Jendral Achmad
Yani Yogyakarta
Lampiran 6. Surat Rekomendasi Izin Penelitian dari Bappeda
Lampiran 7. Surat Izin Penelitian dari kesbangpol
Lampiran 8. Surat Izin Penelitian dari Bapedda
Lampiran 9. Surat Ethical Clearance
Lampiran 10. Jawaban Penelitian dari RS Panti Nugroho
Lampiran 11. Bimbingan Karya Tulis Ilmiah
Lampiran 12. Lembar Kehadiran Ujian Proposal
Lampiran 13. Persetujuan Responden
Lampiran 14. Lembar Pernyataan Persetujuan Subjek Triangulasi
Lampiran 15. Check List Observasi
Lampiran 16. Panduan Wawancara
Lampiran 17. Dokumentasi Ruang Filing RS Panti Nugroho

xi
 PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
PASIEN DI RS PANTI NUGROHO

Oleh:

Rahmawati¹, Kori Puspita Ningsih²

INTISARI

Latar Belakang: Filing adalah kegiatan yang menyimpan, mengelola,

memelihara dan mengumpulkan rekam medis. Rekam medis yang disimpan di
filing rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rekam medis gawat darurat. Oleh
sebab itu, berkas rekam medis harus selalu terjaga keamanan nya baik itu dari
resiko kehilangan dan kerusakan akibat serangga, suhu, dll.
Tujuan Penelitian: Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis baik
rekam medis aktif maupun in-aktif untuk 5 tahun di RS Panti Nugroho.
Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan rekam medis
in-aktif di RS Panti Nugroho
Metode Penelitian: Dalam penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif
dengan jenis penelitian deskriptif. Penelitian ini akan menjelaskan tentang
perhitungan rak penyimpanan berkas rekam medis pasien. Rancangan Penelitian
Dalam penelitian ini menggunakan cross sectinal. Dalam penelitian ini data
primernya adalah observasi, wawancara dan proses perhitungan rak. Data
sekunder dalam penelitian ini adalah data kunjungan pasien rawat jalan, rawat
inap dan IGD rumah sakit RS Panti Nugroho.
Hasil: Untuk penyimpanan rekam medis rekam medis aktif maupun in-aktif
untuk 5 tahun dibutuhkan 9 rak. Rak yang digunakan adalah rak kayu dan rak roll
o’pack dengan panjang rak 2,4 m, lebar 60 cm, dan terdiri dari 5 shaft. Luas ruang
untuk 9 rak aktif dengan menggunakan rak statis adalah 43 m² dan untuk luas rak
roll o’pack 14 m². Luas ruang 9 rak in-aktif dengan menggunakan rak statis 43 m²
dan luas rak roll o’pack 14 m².

Kata kunci: jenis rak, kebutuhan, perhitungan.

¹Mahasiswa D-III RMIK STIKES Jendral Achmad Yani Yogyakarta
²Dosen D-III STIKES Jendral Achmad Yani Yogyakarta

xii
 The Asessment on The Need for Medical Record Filing Cabinet in Panti
Nugroho Hospital

Oleh:

Rahmawati¹, Kori Puspita Ningsih²

ABSTRACT

Background : Filing is an activity of saving, managing, caring, and compiling

medical record files which are saved as outpatient medical record, inpatient
medical record, and emergency medical record. Therefore, medical record files
are supposed to be secured from any risks of being lost or damaged due to insects,
temperature, etc.
Objective : To assess the need for medical record filing cabinet for either active
or inactive medical record files for the next 5 years in Panti Nugroho hospital. To
find out the width of filing room for active and inactive medical record files in
Panti Nugroho hospital.
Method : This study was a qualitative and descriptive study. This study was
aimed at assessing the need for medical record filing cabinet. The study design
applied cross sectional approach. The primary data in this study were
observations, interviews, and assessment process on filing cabinet. The secondary
data in this study were the visits of outpatients, inpatients, and patients of
emergency installation in Panti Nugroho hospital.
Result : In order to save either active or inactive medical record files for the next
5 years, it was necessary to provide 9 filing cabinets. The description of the
cabinets were as follows; made from wood, rooll o'pack cabinet, length of 2.4 m,
width of 60 cm, and consisted of 5 shafts. The room width for 9 active cabinets by
using static model was 43 m2 and for roll o'pack cabinet was 14 m2. The room
width for 9 inactive cabinets by using static model was 43 m2 and the width for
roll o'pack cabinet was 14 m2.

Keywords : Cabinet Model, The Need, Assessment.

1
A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
2
A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study
Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG

Menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang rumah sakit, rumah

sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah pelayanan
pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Salah satu indikator utama dalam sistem pelayanan kesehatan paripurna adalah
tersedianya pelayanan medis yang berkualitas oleh dokter dan dokter gigi. Selain
dokter dan dokter gigi, petugas rekam medis juga berperan penting dalam
penyelenggaraan kesehatan di rumah sakit.
Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain kepada pasien pada pelayanan kesehatan (Hatta, 2013).
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Filing merupakan salah satu
kegiatan yang menyimpan, mengelola, memelihara dan mengumpulkan rekam
medis. Rekam medis yang disimpan di filing rekam medis rawat jalan, rawat inap,
dan rekam medis gawat darurat. Oleh sebab itu, berkas rekam medis harus selalu
terjaga keamanan nya baik itu dari resiko kehilangan dan kerusakan akibat
serangga, suhu, dll.
Menurut studi pendahuluan yang dilaksanakan di RS Panti Nugroho pada
tanggal 5 juni 2017 penyimpanan rekam medis berada di belakang tempat
pendaftaran pasien. Penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi dan sistem
penjajaran Straight Numerical Filing Sistem (SNF). Penataan yang dilakukan
dirak penyimpanan secara vertikal. Penyimpanan berkas rekam medis
menggunakan rak kayu dengan jumlah 12 rak kayu dengan spesifikasi shaf 5 dan
kolom 6. Menurut kebijakan rekam medis di RS Panti Nugroho 1 shaf rak
penyimpanan diisi dengan 100 berkas rekam medis tetapi, 1 shaf rak diisi dengan
223 jadi terjadi kelebihan kapasitas rekam medis sebanyak 123%.

1
 2

Keadaan rak penyimpanan sangat penuh dan sesak, sehingga dalam

pengambilan berkas rekam medis terjadi kesulitan. Kebutuhan rak penyimpanan
berkas rekam medis dirasa masih kurang karena didalam rak berkas rekam medis
sudah penuh. Oleh sebab itu perlu dibutuhkan perhitungan kebutuha rak
penyimpanan dan perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis agar
tercapainya ruang penyimpanan yang baik, aman dan memadai untuk 5 tahun
mendatang.

B. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti dapat merumuskan masalah

“Bagaimana Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Pasien Di Panti
Nugroho”.

C. TUJUAN PENELITIAN

1. Tujuan Umum
Mengetahui kebutuhan rak penyimpanan di RS Panti Nugroho
2. Tujuan Khusus
a. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis baik rekam
medis aktif maupun in-aktif untuk 5 tahun di RS Panti Nugroho
b. Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan
rekam medis in-aktif di RS Panti Nugroho

D. MANFAAT

1. Manfaat Bagi Rumah Sakit

Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan diharapkan dapa
memeberi masukan, sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi dalam
pelaksanaan rekam medis terutama pada perhitungan rak penyimpanan
rekam medis di RS Panti Nugroho
2. Manfaat Bagi Peneliti
Peneliti dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama
perkuliahan dan menambah pengetahuan tentang perhitungan kebutuhan rak
penyimpanan rekam medis.
 3

3. Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan evaluasi dalam memberikan bahan materi kepada
mahasiswa dan menjadi cara untuk menjalin hubungan kejasama antar
rumah sakit

E. KEASLIAN PENELITIAN

1. Arisanti, Mustika Gita (2015), dengan judul “Perhitungan Kebutuhan Rak

dan Perencanaan Pengadaan Rak Di Rumah Sakit Islam PDHI Yogyakarta”.
Tujuan dari penelitian Arisanti adalah menghitung berapa jumlah kebutuhan
rak dan perencanaan pengadaan rak di Rumah Sakit Islam PDHI
Yogyakarta. Cara pengumpulan data observasi, wawancara dan studi
dokumentasi. Hasil dari penelitian Arisanti adalah kodisi rak penyimpanan
berkas rekam medsi di Rumah Sakit Islam PDHI Yogyakarta ada 3 buah rak
kayu dan 2 roll o’pack. Untuk 5 tahun medatang dipelukan 6 rak kayu baru.
Rak kayu baru berjumlah 1 muka oleh peneliti terbuat dari kayu tidak
menggunakan penyekat antar sub rak namun menggunkan penyangga
berkas antar shaf yang ukurannya tidak sampai muka depan, sehingga dapat
fleksibel jika akan dilakukan penambahan berkas rekam medis denag shaf
spesifik tinggi 200 cm, panjang 220 cm, lebar 40 cm, dan tinggi per shaf 35
cm, dan terdiri dari 5 shaf kebawah dan 4 shaf kesamping.
Persamaan penelitian : Menghitung jumlah kebutuhan rak
Perbedaan penelitian : Pada penelitian arisanti hanya menghitung
kebutuhan rak kayu saja sedangkan pada penelitian
ini, peneliti menghitung rak penyimpanan dan luas
ruang penyimpanan dan lokasi tempat penelitian.
Penelitian arisanti dilaksanan di Rumah Sakit Islam
PDHI Yogyakarta sedangkan penelitian ini
dilaksanaan di Rumah Sakit Panti Nugroho
2. Nurjanah, Asri (2013), dengan judul penelitian “Perencanaan Kebutuhan
Luas Ruangan Penyimpanaan Dan Kebutuhan Rak Roll O’pack Untuk
Rekam Medis Aktif Selama 5 Tahun Kedepan Di Rs Yap”
 4

Tujuan dari penelitian Nurjanah adalah untuk merencanakan kebutuhan

ruang penyimpanan rekam medis aktif 5 tahun kedepan. Hasil dari
penelitian Nurjanah adalah jumlah kebutuhan rak roll o’pack terdapat 2
alternatif dengan masing-masing luas ruangan untuk alternatif I 1474,72 m²
dengan 5 roll o’pack tipe 1. kebutuhan dengan alternatif II denagn luas
262,08 m² dengan 1 unit roll o’packtipe 2, dan 1 rak statis terbuka 2 muka
dan 5 roll o’packtipe 1.
Persamaan penelitian : Menghitung jumlah kubutuhan rak
Perbedaan penelitian : Pada penelitian Nurjanah, rak yang dihitung adalah
rak roll o’pakdan rak statis sedangkan pada
penelitian ini peneliti menghitung jumlah kebutuhan
rak penyimpanan dan luas ruang penyimpanan dan
lokasi penelitian nurjanah dilaksanakan di RS Yap
sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RS Panti
Nugroho.
3. Prastiwi, Lea Dwi (2013) dengan judul “Perancangan Ulang Tata Letak
Ruang Peyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Perhitungan
Kebutuhan Rak Di RS Bhayangkara”
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang ulang tata letak ruang
penyimpanan berdasarkan pada perhitungan kebutuhan rak rekam medis.
Hasil dari penelitian prastiwi yaitu kebutuhan rak penyimpanana untuk 5
tahun kedepan menggunkan rak kayu denagn jumlah 4 rak kayu 1 muka
dengan tidak menggunakan penyekat antar sub rak namun terdapat
penyangga ukurannya tidak sampai muka sehingga dapat fleksibel.
Spesifikasi rak tinggi 210 cm, panjang 240 cm, lebar 40 cm, tinggi per shaf
35 cm terdiri 6 shaf kebawah dan 4 shaf ke saming. Rancangan ulang tata
letak ruang berkas rekam medis berdasarkan ergonomi adalah menempatkan
4 rancangan rak alternatif pertama disisi tembok disediakan ruang kosong
untuk ruang gerak petugas pada saat pencarian berkas. Pentupan jendela
akan diatasi dengan penambahan lampu untuk pencahayaan dan membuat
ventilasi disampin jendela yang ditutup untuk sirkulasi udara. Sedangka
 5

untuk rancangan rak yang kedua rak akan diletakkan ditengah ruang kosong
yang tersedia karena jendela tidak bisa dibuka maka memberikan ventilasi
untuk ruang masuk udara dibagian samping jendela. Penambahan lampu
masih aan dilakukan tetapi tidak banyak karena cahaya alami akan diperoleh
dari jendela.
Persamaan penelitian : Menghitung rak penyimpanan
Perbedaan penelitian : Pada penelitian Prastiwi menghitung jumlah
kebutuhan rak kayu dan menata ulang tata letak rak
penyimpanan. Sedangkan pada penelitian ini hanya
menghitung kebutuhaan rak penyimpanan berkas
rekam medis dan luas ruang penyimpanan dan lokasi
penelitian prastiwi dilaksanakan di RS Bhayangkara
sedangkan pada penelitian ini dilaksanakan di RS
Panti Nugroho.
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. HASIL

1. Gambaran Umum Rumah Sakit

Awal berkarya di Rumah Sewaan milik Lurah Pakem pada tahun
1968 Muncul gagasan dari Romo Kijm untuk membangun menjadi lebih
besar yaitu Rumah Bersalin dan Balai Pengobatan dengan bantuan dana dari
CEBEMO. Didukung oleh Romo Rommens berupa bantuan sebidang tanah
seluas 3.980 m2, yang diperoleh dari Yayasan PAPA MISKIN. Th 1972
pemberkatan oleh Mgr. Kardinal Julius- Darmoatmojo, RB – BP Panti
Nugroho didukung oleh dua tenaga perintis yaitu Sr. Yulia dan Sr. Cecilio
Pengembangan selanjutnya dengan diperbantukannya tenaga medis dari RS
Panti Rapih untuk mengelola RS secara profesional Tahun 1994
berpartisipasi dengan program pemerintah seperti melaksanakan RB Sayang
Bayi, Posyandu, UKS, dll. Tahun 1996 RB – BP Panti Nugroho berhasil
meraih penghargaan sebagai juara I RB Sayang Bayi Swasta Tingkat II Kab.
Sleman dan Juara I RB Sayang Bayi Swasta Prop. DIY. Tanggal 2 Maret
1999 status RB – BP ditingkatkan menjadi RS Panti Nugroho SJ 31 Mei
1999 Pemberkatan dan Peresmian oleh Uskup Agung Semarang Mgr.Ign
Suharyo, Pr dan Sri Sultan Hamengku Buwono X.
VISI :
Rumah Sakit Panti Nugroho (RSPN) memperjuangkan nilai-nilai
humanistik, yaitu keberpihakan kepada mereka yang sakit, dengan semangat
cinta kasih dan iman kristiani.
MISI :
 RSPN dengan tulus akan memberikan pelayanan secara holistik dan
berkesinambungan untuk mengupayakan kesembuhan, disertai upaya
promosi kesehatan dan pecegahan sakit kepada masyarakat.

27
 28

 RSPN akan memberikan pelayana kesehatan dan pendukung lain

yang terkait secara memuaskan, bermutu, profesional dan terjangkau
 RSPN menempatkan seluruh karyawan sebagai modal yang sangat
berharga dalam memberikan pelayana kesehatan dan pendukung lain
yang terkait. Kepada mereka akan diberikan perhatian yang sebaik-
baiknya berupa peningkatan kesejahteraan, pengetahuan,
ketrampilan, kenyamanan kerja dan jenjang karier.
 RSPN meletakkan kebersamaan sebagai landasan bagi seluruh
kegiatan pelayanan kesehatan. Untuk itu, seluruh karyawan dituntut
selalu menjalin kerjasama yang baik, jujur, ramah dan hormat
kepada pemilik / Yayasan Panti Rapih, unit karya dalam Yayasan
Panti Rapih, pasien, rekanan dan semua pihak yang terkait
Komitmen RSPN
1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepuasan konsumen.
2. Pelayanan yang berkualitas
3. Biaya yang terjangkau
4. Staf yang professional, serius, ramah dan bertanggungjawab

2. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun

Mendatang Di RS Panti Nugroho
Berdasarkan hasil observasi di RS Panti Nugroho, sistem
penyimpanan rekam medis di RS Panti Nugroho yaitu sistem pengelolaan
sentralisasi, sistem penjajaran menggunkan sistem penjajara Straight
Numerical Filing System (SNF). Sedangkan rekam medis aktif disimpan
yaitu 2 tahun untuk pasien rawat jalan dan 5 tahun untuk pasien rawat inap
dihitung sejak kunjungna terakhir pasien. Hal ini sesuai dengan SPO
penyimpanan rekam medis RSPN/K/SPO.01.45.
Tabel 4.1 Check List Obsevasi
Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan

SPO penyimpanan √ RSPN/K/SPO.01.45.

 29

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan

dengan petugas rekam medis RS Panti Nugroho jenis rak penyimpanan
yang digunakan saat ini adalah rak kayu yang berjumlah 12 rak, dengan
spesifikasi shaf 5 dan 6 kolom. Tinggi rak kayu tersebut 225 cm, panjang
240 cm dan lebar 60 cm. Berikut adalah hasil observasi dan wawancara
yang dilakukan di bagian filing RS Panti Nugroho.
Tabel 4.1 Check List Obsevasi
Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan
Rak penyimpanan berkas √ 12 rak kayu, rak terisi
rekam medis penuh

Ada 12 rak kayu

Responden A

12 rak kayu
Triangulasi

a. Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak

Sebelum dilakukan perhitungan rak penyimpanan diketahui
terlebih dahulu jumlah kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat
inap. Berikut adalah jumlah kunjungan pasien tahun 2016 di RS
Panti Nugroho
Tabel 4.2 Jumlah Pasien RS Panti Nugroho Tahun 2016
Pasien Jumlah Pasien Rata-rata
Kunjungan
Pasien baru rawat jalan 4354 12
Pasien rawat inap 3147 9
Jumlah 7501
Sumber: Laporan Kujungan Tahun 2016 di RS Panti Nugroho
 30

1) Untuk menghitung ketebal berkas rekam medis dilakukan

pengukuran ketebalan pada 19 berkas rekam medis yang
didapatkan dari rata-rata kunjungna pasien pada tahun 2016
dengan jumlah berkas rekam medis rawat inap sejumlah 11
berkas dan 8 berkas rawat jalan.

Rata-rata ketebalan berkas rekam medis rawat jalan yaitu 0,002 m dan
untuk berkas rekam medis rawat inap 0,011 m.

2) Menentukan berapa banyak berkas dalam 1 meter

Jumlah berkas rekam medis dalam satu meter untuk berkas rawat
jalan yaitu 500 berkas dan untuk berkas rekam medis rawat inap
90,90 atau 91 berkas.
3) Menghitung total ruang jajaran yang dibutuhkan
Sebelum melakukan perhitungan diketahui terlebih dahulu
masa tahun penyimpanan yaitu
 31

Panjang jajaran berkas rekam medis rawat jalan adalah 43,54

meter atau 44 meter untuk panjang jajaran berkas rekam medis
rawat inap yaitu 173,10 meter atau 173 meter.
4) Menetukan jenis rak yang akan dipakai (panjang, muka, shaf)
Untuk menentukan rak jenis yang digunakan adalah rak
statis dan rak roll o’pack dengan panjang 2,4 meter dengan
jumlah muka 2 dan jumlah shaf 5, maka diperoleh hasil sebagai
berikut:
Panjang 1 rak penyimpanan jenis rak statis dan roll o’pack

5) Setelah itu akan diperoleh jumlah unit rak yang dibutuhkan

Setelah diketahui panjang jajaran dan jenis rak yang
digunakan untuk 5 mendatang, akan diketahui jumlah rak yang
dibutuhkan dengan perhitungan penggunaan rak kayu dan rak roll
o’pack dengan spesifikasi panjang yang sama maka diperoleh
hasil:

Jadi rak yang digunakan untuk kebutuhan 5 tahun mendatang di

RS Panti Nugroho adalah 9,04 rak atau 9 rak.
 32

3. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

Mendatang
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di RS Panti Nugroho,
ruang penyimpanan berkas rekam medis pasien terletak dibelakang ruang
pendaftaran pasien. Terdapat 12 rak kayu dengan spesifikasi shaft 5 dan 6.
Tinggi rak 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Spesifikasi
pershaftnya yaitu dengan tinggi sub rak 45 cm, lebar 30 cm, panjang
pershaft 40 cm. Untuk luas ruang penyimpanan berkas rekam medis 32,43
m² dengan panjang 7,76 m² dan lebar 4,18 m².
Tabel 4.3 Check List Observasi Ruang Penyimpanan
No. Objek yang diamati Ada Tidak Keterangan

1. Ruang penyimpanan √ Di belakang tempat

berkas rekam medis pendaftaran pasien, terdapat
12 rak kayu

Hasil observasi di ruang penyimpanan berkas rekam medis di RS

Panti Nugroho ruangan sudah sangat sempit karena terdapat 12 rak kayu
dan rak dan ruang penyimpanan tersebut sudah sangat penuh. Ruang
penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru,
oleh karena itu perlu perhitungan luas ruang penyimpanan yang akan
dipakai untuk kedepannya. Selain itu tata letak fasilitas juga
mempengaruhi luas ruang. Dalam perhitungan ruang penyimpanan
menggunakan rak statis dengan spesifikasi tinggi 225 cm, panjang 240 cm,
dan lebar 60 cm. Untuk rak roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang
240 cm, dan lebar 60 cm. Berikut merupakan gambar tata letak rak
penyimpanan di RS Panti Nugroho.
a. Alternatif 1 dengan rak statis untuk penyimpanan 5 tahun mendatang
Untuk alternatif 1 tata letak rak penyimpanannya yaitu
dengan 5 dengan rak statis. Berikut adalah gambaran 9 rak statis
untuk 5 tahun mendatang:
 33

Gambar 4.1 Denah alternatif 1 dengan rak statis

Keterangan:
Panjang rak : 240 cm
Lebar rak : 60 cm
Jarak antar rak : 80 cm
Jarak antar dinding : 80 cm
Rak A : Spesifikasi 2 muka
Rak B : Spesifikasi 1 muka
Panjang ruang =(jarak antar dinding xjumlah)+(lebar rak xjumlah)
= (80 cm x 3) + (240 cm x 2 )
= 240 cm + 480 cm
= 7,2 m
Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah ) + (lebar rak x jumlah )
= (80 cm x 4) + (60 cm x 4 + 30 cm)
= 320 cm + 270 cm
= 5,9 m
Luas ruang = Panjang x Lebar
= 7,2 m x 5,9 m
 34

= 42,48 m²
Jadi luas ruangan penyimpanan berkas rekam untuk 5 tahun
mendatang dengan menggunakan 9 rak statis adalah 42,48 m².
b. Alternatif II dengan rak roll o’pack untuk penyimpanan 5 tahun
mendatang
Untuk alternatif II tata letak rak penyimpanannya yaitu
dengan rak roll o’pack dengan 2 rak 2 muka dan 1 rak 1 muka.
Desain rak roll o’pack dengan menggunakan Berikut adalah
gambaran rak roll o’pack 5 tahun mendatang:

Gambar 4.2 Denah alternatif II dengan roll o’pack

Keterangan:
Panjang rak : 240 cm
Lebar rak : 60 cm
Jarak antar rak : 80 cm
Jarak dinding : 80 cm
Rak A : Spesifikasi 2 muka
Rak B : Spesifikasi 1 muka
Untuk itu luas ruang penyimpanannya adalah:
Panjang ruang = (jarak antar rak x jumlah)+(lebar rak x jumlah )
= (80 cm x 2 ) + ( 60 cm x 4 + 30)
= 160 cm + 270 cm
 35

= 4,3 m
Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah) + (panjang rak)
= ( 80 cm x 1) + 240 cm
= 80cm + 240 cm
= 320 cm
= 3,2 m
Luas ruang = panjang ruang x lebar ruang
= 4,3 m x 3,2 m
= 13,76 m²
Jadi luas ruang yang dibutuhkan untuk 5 tahun mendatang dengan
menggunakan rak roll o’pack adalah 13,76 m².

B. PEMBAHASAN

1. Menghitung Kebutuhan Rak Penyimpanan Untuk 5 Tahun

Mendatang Di RS Panti Nugroho
Berdasarkan hasi perhitungan kebutuhan rak penyimpanan berkas
rekam medis di RS Panti nugroho, kebutuhan rak untuk 5 tahun mendatang
adalah 9 rak. Menurut Permenkes RI No.269/MENKES/PER/2008 tentang
rekam berkas rekam medis wajib disimpan sekurang-kurang selama
5 tahun terhitung dari tanggal pasien datang atau periksa di rumah
sakit terakhir kali kunjungan. Menurut KARS (2012) berkas rekam
medis klinis pasien, serta data dan informasi lainnya disimpan (retensi)
untuk jangka waktu yang cukup dan mematuhi peraturan perundang-
undangan yang berlaku guna mendukung asuhan pasien, manajemen,
dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan. Dalam
perhitungan ini memilih tahun kebutuhan penyimpanan berkas rekam
medis untuk 5 tahun mendatang.
Rak yang diusulkan yaitu rak statis dan rak roll o’pack.
Spesifikasi untuk rak statis yaitu dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm,
dan lebar 60 cm. Untuk rak roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang
240 cm, dan lebar 60 cm. Menurut IFHRO (2012) untuk melakukan
 36

perhitungan kebutuhan rak ddipengaruhi oleh jenis rak yang akan

digunakan, tebal berkas rekam medis, dan sistem penyimpanan. Rak yang
diusulkan yaitu rak statis dan rak roll o’pack. Spesifikasi untuk rak statis
yaitu dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Untuk rak
roll o’pack spesifikasi tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) bentuk rak penyimpanan
terbagi menjadi 2 yaitu rak manual dan semi manual. Bentuk rak
penyimpanan rak manual yaitu rak kayu/statis dan untuk rak semi
manualnya yaitu rak yang digerakkan dengan alat bantu seperti rak roll
o’pack. Pemilihan rak statis karena lebih hemat biaya. Hal ini juga
menguatkan penelitian Suardi dan Budi (2013) bahwa rak statis lebih
murah, bisa didaur ulang, dan dibongkar apabila akan dipindahkan. Tetapi
dinilai kurang efektif karena memakan tempat dan mudah terbakar.
Sedangkan rak menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) rak roll o’pack
menghemat tempat karena bisa digeser ke kanan atau ke kiri dan aman dari
bahaya kebakaran tetapi rak roll o’pack sedikit mahal.

2. Menghitung Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis untuk 5

mendatang
Dari kedua denah alternatif kebutuhan rak dan luas ruang
penyimpanan yang telah diajukan kepada kepala rekam medis, terpilihlah
1 dari 2alternatif. Pemilihan 1 dari alternatif tersebut dilakukan dengan
FGD. Meliputi:
a. Peneliti menyiapkan 2 alternatif kebutuhan rak dan luas ruang
penyimpanan untuk 5 tahun mendatang
b. Kedua alternatif tersebut diajukan kepada kepala rekam medis
c. Kepala rekam medis memilih alternatif I yaitu rak penyimpanan
statis untuk kebutuhan 5 tahun mendatang.
 37

Berikut ini adalah hasil dari perhitungan rak penyimpanan untuk 5

mendatang:
Tabel 4.4 Hasil perhitungan rak penyimpanan dan luas ruangan
Tahun Kebutuhan Jenis rak Jumlah Luas

5 tahun mendatang a. Statis 9 rak 43 m²

b. Roll o’pack 9 rak 14 m²

Keterangan:
a. Alternatif I untuk kebutuhan penyimpanan 5 tahun mendatang
Dalam penyimpanan untuk 5 tahun mendatang dibutuhkan 9
rak ststis dengan spesifikasi 2 muka, dan 1 muka yaitu dengan 5
shaft, tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm. Jarak untuk
lorong 80 cm jarak ini cukup untuk akses petugas agar dalam
pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis efektif. Panjang
ruang 7,2 m dan lebar ruang 5,9 m Jadi luas ruang untuk 9 rak statis
adalah 42,48 m². Berikut adalah kelebihan dan kekurangan:
Kelebihan:
a. Murah
b. Pengadaan cepat terlaksana
Kekurangan:
a. Memakan tempat
b. Rak kayu mudah rusak
b. Alternatif II untuk kebutuhan penyimpanan 5 tahun mendatang
Dalam penyimpanan berkas rekam medis untuk 5 tahun
mendatang selain menggunakan rak statis yaitu dengan rak roll
o’pack untuk alternatif II nya. Rak yang akan digunakan yaitu rak
roll o’pack dengan spesifikasi 2 muka 2 rak dan 1 muka 1 rak
dengan tinggi 225 cm, panjang 240 cm, dan lebar 60 cm dengan
panjang ruang 4,3 m dan lebar ruang 3,2 m. Jarak untuk lorong 80
cm jarak ini cukup untuk akses petugas agar dalam pengambilan dan
 38

pengembalian berkas rekam medis efektif. Jadi luas ruang untuk

alternatif II dengan rak roll o’pack adalah 13,76 m². Berikut
kelebihan dan kekurangan alternatif II:
Kelebihan:
a. Hemat tempat
b. Aman (bisa dikunci)
c. Tahan Lama
Kekurangan
a. Harganya rak mahal
b. Pengadaan agak lama

C. Keterbatasan Penelitian

1. Keterbatasan penelitian ini terletak pada surat balasan untuk studi

pendahuluan penelitian.
 BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN

1. Untuk penyimpanan rekam medis rekam medis aktif maupun in-aktif untuk
5 tahun dibutuhkan 9 rak. Rak yang digunakan adalah rak kayu dan rak roll
o’pack. Berikut Kelebihan dan kekurangan rak kayu dan roll o’pack:
a. Kelebihan rak kayu
1) Murah
2) Pengadaan cepat terlaksana
b. Kekurangan rak kayu
1) Memakan tempat
2) Rak kayu mudah rusak
c. Kelebihan rak roll o’pack
1) Hemat tempat
2) Aman (bisa dikunci)
3) Tahan lama
d. Kekurangan
1) Harganya rak mahal
2) Pengadaan agak lama
2. Untuk luas ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif:
a. Luas ruang untuk 9 rak aktif dengan menggunakan rak statis adalah 43
m² dan untuk luas rak roll o’pack 14 m². Luas ruang 9 rak in-aktif
dengan menggunakan rak statis 43 m² dan luas rak roll o’pack 14 m².

B. SARAN

1. Sebaiknya pengadaan rak penyimpanan menggunakan rak roll o’pack

karena menghemat tempat, keamanan rekam medis terjag, dan tahan lama.

39
 DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Saifuddin. 2010. Metode Penelitian. Pustaka Pelajar, Yogyakarta

Budiarto, Eko. 2004. Metodologi Penelitian Kedokteran: Sebuah Pengantar.
Penerbit Buku Kedokteran EGC, Jakarta
Hatta, Gemala. 2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia, Jakarta
IFHRO. 2012. Education Modules For Basic Health Record Practice. WHO
Komisi Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Instrumen Akreditasi Rumah Sakit
Standar Akreditasi Versi 2012. KARS, Jakarta
Permenkes RI. No.269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis, Jakarta
McMiller, Kathryn. 2000. Being A Medical Records Clerk. Prentice Hall,
New Jersey
Noor, Juliansyah. (2012). Metode Penelitian, Kencana Prenada Media
Group, Jakarta
Notoadmodjo, S. 2012. Metode Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta
Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
Rustiyanto E dan Rahayu Warih A. 2011. Manajemen Filing Dokumen
Rekam dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia, Yogyakarta
Suardi dab Budi. 2013. Perancangan Ulang Ruang Filing berdasarkan Ilmu
Ergonomi di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia
Sugiono. 2012. Metode Penelitian Pedidikan Pendekatan Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Penerbit Alfabeta, Bandung