Manfaat Analisis Jabatan
Manfaat Analisis Jabatan
7) Jalur karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan yang
dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan
memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan
akan memiliki perencanaan karir yang baik.
8) Kriteria seleksi
Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada
awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.
9) Evaluasi pekerjaan
Analisi pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau
langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui
bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.
Langkah-Langkah Dalam Analisis Jabatan/Pekerjaan dan Metode Mengumpulkan
Analisa Jabatan.
2. Kompensasi
Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi yang
tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti gaji dan
bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari
suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain sampai semua
faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan
mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ), dan
analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-masing
jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.
3. Penilaian kinerja
Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing
karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli tersebut
dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan.
4. Pelatihan
Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan pengembangan
karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan ketrampilan dan oleh
karena itu pelatihan dituntut.
Analisis jabatan Anda (tidak hanya berdasarkan pada apa yang dilaporkan karyawan
sebagai tugas mereka, melainkan pada pengetahuan Anda tentang apa yang harus dipikul
oleh jaatan ini) telah mengidentifikasikan suatu tugas yang hilang untuk diangkat.
Akibatnya, analisis jabatan memainkan suatu peran dalam memulihkan masalah
semacam itu yang akan timbul jika, misalnya, tidak ada yang diangkat untuk mengelola
persediaan.
1) Wawancara
Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan wawancara
individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok
karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau
lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan dengan pekerjaan yang
dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan
pekerjaan yang sama identik, dan itu dapat menjadi cara yang cepat dan murah untuk
belajar tentang pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia langsung karyawan akan
mengikuti sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya mewawanarai penyelia secara
terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang tugas dan tanggung jawab jabatan.
Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya sepenunhya
memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu kecenderungan untuk
wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai penialaan efisiensi. Bila demikian, para
peserta wawancara mungkin tidak ingin menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan
bawahan mereka secara cermat.
Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk
menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaanya yang luas
mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara memungkinkan pekerja untuk
melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas dan tidak sebaliknya.
Sebagai contoh, aktivitas penting yang hanya kadang-kadang terjadi atau komunikasi
informal yang tidak akan menjadi jelas dari bagan organisasi dapat digali oleh seseorang
pewawancara yang terampil. Wawancara juga memberikan suatu peluang untuk
menjelaskan kebutuhan akan fungsi dari analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan
peserta wawancara melepaskan kekecewaan atau pandangan yang mungkin sebaiknya
tidak diperhatikan oleh manajemen. Wawancara juga adalah cara yang relatif sederhana
dan cepat untuk mengumpulkan informasi.
Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah karena
falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak sengaja. Suatu analisis
jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk mengubah sebuah tingkat
pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan kadang-kadang secara sah memandangya
sebagai evaluasi efisiensi yang mungkin mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan
demikian karyawan cenderung membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara
memperkecil yang lain. Dengan denikian memperoleh informasi yang absah dapat
menjadi satu proses yang lambat.
2) Kuisioner
Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang
berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu ciri lain untuk
memperoleh informasi analisis jabatan.
Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur kuisioner
dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner merupakan daftar
yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan satu inventarisasi
barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti “mengubah dan
menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah dia menjalankan atau
tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu yang biasanya yang
dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain, kuisioner dapat terbuka dan
hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan tugas utama dari jabatan anda”. Dalam
praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di antara dua ekstrim ini.
Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian. Sebuah
kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari
sejumlah besar karyawan, lebih mudah mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan
tetapi, mengembangkan kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan
bahwa karyawan memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan
waktu.
3) Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama terdiri dari
kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah jabatan-jabatan seperti
penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan pegawai akunting. Di pihak lain, observasi
biasanya tidak tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak
dapat diukur (ahli hukum, rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika
karyawan tergabung dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya
kadang-kadang seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.
Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu pendekatan
adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus (daur) kerja lengkap.
(siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit
untuk pekerja lini perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-
pekerjaan yang rumit). Disini anda membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang
anda observasi. Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi, Anda
mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok yang tidak
dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak Anda observasi. Anda
juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara serempak, sementara karyawan
tersebut mengerjakan tugasnya.
4) Buku harian
Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar
dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang dia terlibat
didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu
dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu gambaran yang sangat lengkap
dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan wawancara yang menyusul karyawan dan
penyelianya. Tentu saja karyawan mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa
kegiatan dan meremehkan yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku
harian cenderung meluruskan ini.