PERTEMUAN VI
ANALISIS JABATAN
A. Tujuan Pembelajaran
B. Uraian Materi
Job description:
“A list of the tasks duties and responsibilities that a particular job entails”.
ANGGA PRATAMA, S.E., M.M.
▪ Fungsi
Tugas-tugas
7. Bila perlu dan memenuhi syarat, bertindak sebagai instrktur dalam kursus-
kursus Latihan kayawan.
▪ Wewenang
1. Menenukan instruktur dan para pelaksanaan program pelatihan.
2. Mengusulkan program-program yang diperlukan.
3. Meminta fasilitas yang diperlukn untuk penyelenggaraan Latihan.
4. Dengan persetujuan direktur, menentukan jadwal program latihan.
▪ Tanggung jawab
1. Bertanggung jawab alas kelancaran pelaksaan program latihan.
2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan.
▪ Hubungan lini
Atasan langsung: Direktur personalia
Bawahan langsung: Para pelatih, kepala bagian administrasi latihan.
▪ Kondisi kerja
Bekerja di kantor nyaman. Waktu kerja mulai pukul 08.00 sampai 16.00, kecuali
bila mengadakan pelatihan dan melakukan perjalanan.
dalam suatu organisasi merupakan jabatan fungsi, tugas pokok dan kegiatan
organisasi tersebut. Hakikat pengelolaan sumber daya manusia terutama
merencanakan, mendapatkan, menggunakan, membina dan memelihara tenaga
kerja agar memiliki kesanggupan dan kemampuan yang tinggi dalam pekerjaan
masing-masing sehingga organisasi dapat berhasil melaksanakan fungsi, tugas
pokok dan kegiatannya.
Kegiatan-kegiatan dalampengelolaan sumber daya manusia yang
demikian rumit dan sulittidak akan berhasil baik tanpa menggunakan informasi
tentang pekerjaan. Informasi tentang pekerjaan diperoleh dari analisis pekerjaan
atau disebut juga analisis tugas atau analisis jabatan (job analysis). Analisis
pekerjaan ialah teknik untuk menghimpun, mengolah dan menyajikan informasi
pekerjaan secara sistematik, tepat dan jelas untuk keperluan penyusunan
kegiatan-kegiatan dalam pengelolan tenaga kerja.
Analisa jabatan dalam sebuah organisasi (perusahaan) memiliki peran yang
strategis. Analisa jabatan memudahkan perusahaan dalam melakukan aktivitas
manajemen sumber daya manusia lainnya seperti rekruitmen dan seleksi,
penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan serta pemberian imbal jasa
kepada para karyawan.
Untuk memahami pentingnya analisa jabatan, harus dipahami terlebih
dahulu apa yang dimaksud dengan analisa jabatan. Berikut ini beberapa
pengertian dari analisa jabatan:“Analisa jabatan adalah prosedur yang dilakukan
untuk menentukan tugas-tugas dari suatu jabatan, serta spesifikasi SDM yang
tepat untuk mengisi jabatan tersebut”. (Dessler, 2014) “Analisa jabatan adalah
sebuah prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan informasi-informasi
mendetil dari suatu jabatan” (Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, & P.M Wright,
2009) .“Analisa Jabatan adalah prosedur pengumpulan data yang sistematis
tentang suatu jabatan dalam sebuah organisasi, khususnya mengenai tugas-
tugas dan tanggung jawab dari jabatan tersebut” (Luis R., Gomez & Meija, Balkin,
D., & Candy, Robert L, 2007)
Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan
tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan
keunggulan.
b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas.
Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan
secara luas.
c. Pedoman Wawancara.
2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara
lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama
terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.
4. Buku Harian (diary/log)
Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian
(diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk
setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama
dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.
Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan
(job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat
melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job yang sama, atau orang
yang lebih senior yang berada dalam satu departemen dengan pemegang
jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut.
Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang
yang lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan
melihat jabatan tersebut dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih
fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job
analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk melihat job dan dan
ANGGA PRATAMA, S.E., M.M.
yang sama dengan para personil pada jabatan yang tingkat kompleksitasnya
rendah ( diferrent job equal pay), tetapi jika ini terjadi maka perusahaan akan
mengalami turn over yang tinggi terutama untuk personil pada jabatan yang
kompleksitasnya lebih tinggi. Untuk menghindari hal itu maka perusahaan
mengatur gaji para personilnya berdasarkan jabatan masing-masing (differrent job
different pay). Selain itu untuk mendapatkan besaran gaji yang sesuai, maka
sebaiknya perusahaan dapat bekerjasama dengan lembaga tertentu untuk
mendapatkan hasil survey gaji ( survey gaji akan dibahas pada tulisan lain)
Setelah evaluasi jabatan dilakukan dan diketahui bobot/nilai jabatannya,
selanjutnya adalah melakukan evaluasi personil (assessment), kegiatan ini
dilakukan untuk menempatkan setiap personil yang sesuai antara kemampuan
personil dengan syarat jabatan, sehingga kita akan melihat bahwa setiap personil
akan duduk pada kursi yang pas, dan personil dimaksud akan mendapat
imbalan/gaji yang pas juga.
Metode yang di gunakan antara lain :
1. Metode Rangking (Rangking Methode)
Metode rangking memang simple atau praktis, yaitu hanya dengan
membandingkan setiap jabatan yang ada didalam organisasi perusahaan,
dengan melihat kemampuan yang dipersyaratkan, effort (fisik dan mental),
tanggung jawab dan kondisi pekerjaan.
Metode ini sebaiknya digunakan untuk mengevaluasi jabatan yang jumlahnya
tidak banyak, maksimal 30 Jabatan.
4. Metode Point
Metode ini memberikan point tertentu kepada faktor-faktor suatu jabatan seperti
kemampuan, effort (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan,
kemudian seluruh hasil penilaian pada setiap faktor, dijumlahkan sehingga
didapat jumlah total point tertentu, semakin tinggi jumlah pointnya semakin tinggi
juga nilai jabatannya.
Saat ini, metode yang sering bahkan banyak digunakan adalah dengan
metode point, hal ini disebabkan banyak konsultan yang membuat bermacam-
macam cara atau jenis evaluasi jabatan dengan metode point, tentu semakin
banyak jenis dan caranya akan semakin baik, karena kita akan dapat memilih
mana yang cocok atau sesuai dengan perusahaan kita. Ada beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi dalam memilih metode evaluasi jabatan ini,
yaitu :
1. Dapat dan mudah dimengerti oleh orang lain
2. Dapat diterima oleh setiap orang
3. Dapat memiminalkan faktor bias, terutama subyektifitas
4. Dapat diaplikasikan untuk semua jenis jabatan atau berlaku umum
5. Meminimalkan terjadinya debat kusir diantara para evaluator
ANGGA PRATAMA, S.E., M.M.
Dengan kelima persyaratan diatas, saya yakin bahwa kegiatan evaluasi jabatan
akan berjalan dengan baik dan hasilnya merupakan yang terbaik juga, sekarang
terserah kepada kita mau pilih yang mana.