BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Sejarah perkembangan rekam medis di rumah sakit

Rekam Medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu
kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan Rumah Sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan Sistim Informasi yang benar.
Dengan adanya peraturan pemerintah No. 10 Tahun 1966 tentang “Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas Rekam Medis”. Kemudian pada tahun 1972 melalui
SK Menkes RI No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban
Rumah sakit untuk menyelenggarakan Rekam Medis. Kewajiban rumah sakit untuk
menyelenggarakan rekam medis tertuang pada UU No. 44 Tahun 2009 tentang rumah
sakit.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medik
dengan sebaik-baiknya. Demikianlah juga dengan diberlakukannya permenkes RI No:
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis merupakan landasan hukum bagi semua
tenaga medis dan para medis dengan SK DirJen Yan Medik No:
78/YanMed.RS.Umdik/YMU/1/1991. Tentang petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan
rekam medis/Medical Record di rumah sakit.
Rekam Medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi rumah sakit dan sangat penting dalam proses
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang
tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di RSU Bunda
Thamrin Medan.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 1

 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

2.1. Sejarah RSU Bunda Thamrin Medan

Nama Rumah Sakit : RSU BUNDA THAMRIN MEDAN

Alamat : Jl. Sei Batang Hari No.28-30-42 Medan
Telp. 62-061- 4557318 – 88813616 – 88813617
Fax. 62 061 – 88813349
E-mail : rsu_ bundathamrin @yahoo.co.id
Website : www.bundathamrin.com
Pemegang Saham : PT.Thamrin Sinar Surya
Tipe Rumah Sakit : Type C
Kapasitas : 275 TT
Fasilitas Umum : ATM Mandiri, ATM BNI, ATM BRI, ATM Syariah
Mandiri
Kantin, Mini market.
Rumah Sakit menyediakan berbagai fasilitas untuk perawatan kesehatan dengan dukungan
teknologi kedokteran yang modern serta tenaga medis yang profesional dan memiliki
keahlian dibidangnya dengan reputasi medis yang tidak perlu diragukan.
Kesemuanya itu ditunjang dengan suasana perawatan profesional yang penuh sentuhan
cinta kasih dan perhatiaan pribadi sebagai mana tercermin dalam motto RSU Bunda
Thamrin Medan.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 2

Berdirinya RSU Bunda Thamrin Medan selaras amanat peraturan perundang-undangan
yang memberikan peluang peran serta masyarakat/swasta dalam pembangunan kesehatan,
diantaranya melalui pelayanan kesehatan rumah sakit yang berkualitas.
Berupaya melakukan pengembangan dan pembaharuan terhadap sarana dan prasarana,
sehingga dapat memenuhi harapan dan keinginan masyarakat terhadap pelayanan yang
terbaik di kota Medan khususnya dan Sumut pada umumnya tanpa harus mendapatkan
pelayanan kesehatan di luar negeri.
Rumah Sakit Umum Bunda Thamrin telah dibuka secara resmi berdasarkan Surat Izin
Menyelenggarakan Rumah Sakit umum dari dinas Kesehatan Propinsi Sumatera Utara,
No. 440.441/1791/III/2009. Selanjutnya, RSU Bunda Thamrin Medan telah melaksanakan
kegiatan pelayanan rumah sakit untuk masyarakat umum berupa kegiatan rawat inap,
rawat jalan, dan penunjang medik.
RSU Bunda Thamrin Medan mempunyai komitmen tinggi untuk memberikan pelayanan
kesehatan yang bermutu, memuaskan, dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.
PELAYANAN
 Instalasi Gawat Darurat / IGD
Pelayanan IGD RSU Bunda Thamrin adalah pelayanan 24 jam yang dilengkapi dengan
alat-alat modern, dokter dan perawat yang telah terlatih. IGD memberikan pelayanan
mulai dari triase, resusitasi, tindakan, observasi, bedah minor dan penanganan darurat
bencana.
 Rawat Jalan / Poliklinik
Pelayanan rawat jalan/Poliklinik RSU Bunda Thamrin berlangsung setiap hari termasuk
hari Minggu yang dilayani oleh spesialis dan dokter umum yang ramah dan profesional.
 Rawat Inap
Pelayanan Rawat Inap RSU Bunda thamrin memiliki total + 164 tempat tidur yang
tersedia dalam variasi kamar mulai dari Kelas I, Kelas II, Kelas III, VIP, SVIP hingga
Executive yang ditata secara baik, bersih dan nyaman.
 Perawatan Unit Intensif / ICU
Pelayanan Perawatan Unit Intensif / ICU RSU Bunda Thamrin tersedia untuk pasien
yang memerlukan perawatan intensif yang dikoordinasi oleh Dokter Spesialis Anestesi.
ICU RSU Bunda Thamrin merupakan ICU Tersier yang mampu memberikan pelayanan
peralatan tunjangan hidup dalam jangka panjang dengan peralatan canggih dan modern.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 3

 Perawatan Unit Intensif Neonati / NICU
NICU RSU Bunda Thamrin memberikan pelayanan bagi bayi baru lahir yang
memerlukan perawatan intensif dikoordinasi oleh Dokter Spesialis Anak Konsultan
Neonatologis. NICU RSU Bunda Thamrin dilengkapi dengan peralatan tunjangan hidup
dalam jangka panjang dengan peralatan lainnya yang canggih dan modern.
 Pelayanan Bedah
Pelayanan Bedah RSU Bunda Thamrin adalah pelayanan yang dilengkapi oleh alat-alat
kedokteran terkini dan menerima jenis pembedahan baik secara terencana, darurat
maupun diagnostik.
 Pelayanan Bersalin
Pelayanan Bersalin RSU Bunda Thamrin memberikan pelayanan bagi pasien yang
membutuhkan pertolongan bagi ibu hamil, kuret dan melahirkan baik melahirkan secara
normal ataupun operasi.
 Pelayanan Radiologi
Pelayanan Radiologi RSU Bunda Thamrin adalah pelayanan 24 jam yang memiliki
peralatan radiologi yang canggih diantaranya adalah : CT-Scan 128 Slice, Fluoroskopi,
X-Ray, Panoramic, Mammografi, C-Arm, USG 3D dan 4D, Dental Unit. Radiologi RSU
Bunda Thamrin melayani permintaan pemeriksaan radiologi baik dari internal maupun
eksternal RSU Bunda Thamrin.
 Pelayanan Laboratorium
Pelayanan Laboratorium RSU Bunda Thamrin adalah pelayanan 24 jam yang dilengkapi
dengan peralatan yang lengkap dan canggih serta dioperasikan oleh tenaga profesional.
Laboratorium RSU Bunda Thamrin melayani permintaan pemeriksaan laboratorium
Patologi Klinik dan Patologi Anatomi baik dari internal maupun eksternal RSU Bunda
Thamrin. Laboratorium RSU Bunda Thamrin juga menyediakan pelayanan pengambilan
sampel darah pasien ke rumah-rumah (Home Service).
 Pelayanan Diagnostik Lain
Pelayanan Diagnostik RSU Bunda Thamrin meliputi Elektro Kardio Grafi (EKG),
Audiometri,n Spirometri, Densitimetri, Endoskopi, Treadmill, EEG, ESWL dan Cath –
Lab

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 4

 Pelayanan Medical Check Up
Pelayanan Medical Check-Upp RSU Bunda Thamrin diberikan dalam bentuk pelayanan
kesehatan Penyakit Dalam, Penyakit Jantung, THT, Gigi, dan lain-lain. Pelayanan
Medical Check-Up RSU Bunda Thamrin tersedia dalam berbagai paket yang ekonomis.
 Instalasi Farmasi
Instalasi Farmasi RSU Bunda Thamrin adalah pelayanan 24 jam yang memberikan
pelayanan bagi pasien rawat jalan di RSU Bunda Thamrin. Kemudian Rumah Sakit
menyediakan DEPO obat untuk pasien Rawat Inap.
 Instalasi Gizi
Instalasi Gizi RSU Bunda Thamrin memberikan pelayanan diet/gizi bagi pasien dengan
menyediakan makanan yang sehat dan bergizi sesuai dengan kondisi pasien. Selain itu
juga memberikan pelayanan kepada keluarga pasien RSU Bunda Thamrin.
 Instalasi Hemodialisa
Pelayanan Hemodialisa RSUBunda Thamrin memberikan pelayanan bagi pasien yang
membutuhkan tindakan cuci darah (hemodialisa). Hemodialisa RSU Bunda Thamrin
tertata rapi, nyaman dan bersih serta menggunakan peralatan tercanggih di Kota Medan
dan ditangani oleh tenaga yang profesional.
 Instalasi Laundry
Instalasi Laundry adalah pelayanan yang mengkoordinasikan mengenai laken dan linen
yang digunakan di RSU Bunda Thamrin baik pada rawat jalan maupun rawat inap RSU
Bunda Thamrin.
 Rekam Medis
Rekam Medis RSU Bunda Thamrin dilengkapi dengan Sistem Informasi Rumah Sakit
yang canggih dan terhubung secara internet.
 Bank Darah Rumah Sakit
Bank Darah RSU Bunda Thamrin memberikan pelayanan dalam penyiapan darah dan
komponen darah yang dapat tersedia dalam waktu kurang dari 24 jam.
 Ambulans
Ambulans RSU Bunda Thamrin terdiri dari 4 (empat) unit yang memberikan pelayanan
24 jam untuk kebutuhan pasien dalam hal mengantar/jemput pasien baik internal
maupun eksternal RSU Bunda Thamrin.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 5

 Unit Sterilisasi Instrumen
Unit Sterilisasi Instrumen RSU Bunda Thamrin menyediakan pelayanan sterilisasi untuk
semua alat-alat medis di RSU Bunda Thamrin baik Rawat Jalan maupun Rawat Inap
untuk meminimalkan terjadinya resiko infeksi nosokomial di RSU Bunda thamrin.
 Pelayanan BPJS
Sejak Juli 2015, RSU Bunda Thamrin secara resmi telah menjadi provider bagi
pelayanan kesehatan BPJS sehingga akses masyarakat Kota Medan lebih mudah untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan BPJS di RSU Bunda Thamrin.
 Instalasi Rehabilitasi Medik
Instalasi Rehabilitasi Medik memberikan pelayanan kesehatan yang diberikan terhadap
gangguan fisik dan fungsional yang diakibatkan oleh keadaan atau kondisi sakit,
penyakit atau cedera melalui panduan intervensi medik, keterapian fisik dan atau
rehabilitatif untuk mencapai kemampuan fungsi yang optimal. Instalasi Rehabilitasi
Medik RSU Bunda Thamrin memberikan pelayanan bagi pasien rawat jalan dan rawat
inap, terdiri dari pelayanan dokter SpKFR dan tindakan fisioterapi. Jam pelayanan
instalasi rehabilitasi medik Senin-Sabtu jam 07.30 – 21.00 wib.
 Sumber Daya Manusia / Ketenagaan
RSU Bunda Thamrin menyediakan pelayanan dokter umum, dokter gigi, dokter
spesialis dan sub-spesialis yang lengkap sesuai dengan RS Tipe C.
2.2. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit
Rumah Sakit mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan kesehatan paripurna,
pendidikan dan pelatihan dapat juga melakukan penelitian, pengembangan penerapan
teknologi dibidang kesehatan. Fungsi utama Rumah Sakit adalah memberikan
pelayanan medis kepada pasien, baik melalui pendekatan kuratif, rehabilitatif,
promotif maupun preventif, yang bersifat umum maupun spesialistik. Hal tersebut
jelas sangat tergantung pada kinerja rumah sakit. Bagi pelayanan medis, di dalamnya
tercakup pelayanan rekam medis yaitu pelayanan penyediaan data rekam medis yang
lengkap, bermutu, cepat, akurat dan berkesinambungan.
Dalam melaksanakan tugasnya Rumah Sakit menyelenggarakan fungsi sbb:
a. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan
paripurna.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 6

 b. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan dalam rangka
meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam pemberian pelayanan
kesehatan.
c. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan serta penerapan teknologi di bidang
kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan.
d. Pelaksanaan administrasi rumah sakit.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 7

 BAB III
VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
RSU BUNDA THAMRIN MEDAN

3.1. Visi RSU Bunda Thamrin Medan

Menjadi Rumah Sakit yang terdepan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang
bermutu.
3.2. Misi RSU Bunda Thamrin Medan
 Memastikan bahwa seluruh pelayanan yang diberikan sesuai standar pelayanan.
 Membangun budaya kerja di seluruh lingkungan Rumah Sakit yang selalu
mengutamakan mutu dan keselamatan pasien.
3.3. Motto RSU Bunda Thamrin Medan
HAR = Harapan terpenuhi bagi semua pihak
MO = Motivasi tinggi dalam melaksanakan tugas
N = Nosokomial infection dikendalika secara professional
I = Inovatif menghadapi tantangan
S = Standart professional pelayanan
3.4. Tujuan RSU Bunda Thamrin Medan
a. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang bermutu, terpadu, waktu tanggap yang
cepat dan tepat, untuk semua golongan masyarakat sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi serta peraturan yang berlaku.
b. Menciptakan peningkatan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang bersifat
spesialistik dan sub.spesialistik, bermutu, prifesional dan etis.
c. Menghasilkan semangat kerja yang tinggi, komitmen, produktifitas lebih besar,
serta member peluang inovatis dan meningkatkan peran serta pegawai dalam
memajukan organisasi.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 8

 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI
RSU BUNDA THAMRIN MEDAN

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 9

 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Direktur

Kabid Medik dan Keperawatan

Ka.Subbid Penunjang Medik

Panitia Rekam
Ka.Instalasi Rekam Medis Medis

Indeks Surat Pelaporan Dan Penyimpanan

Assembling Dan Keterangan Statistik Dan
Koding Medis Pendistribusian
Penyakit Rekam Medis

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 10

 BAB VI
URAIAN JABATAN

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Unit Kerja : Penunjang Medis
Nama Jabatan : Ka.Instalasi Rekam Medis
a. Uraian Jabatan :
1. Membuat dan mengevaluasi Pedoman, SPO, Juknis kegiataan pelayanan rekam
medis meliputi: pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.
2. Membuat standar kebutuhan staf rekam medis beserta kualifikasinya.
3. Mengatur serta mengawasi pelaksanaan tugas staf rekam medis.
4. Memberi arahan penerapan dan pelaksanaan pelayanan rekam medis sesuai
dengan buku pedoman.
5. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan dan mengevaluasi
kebutuhan sumber daya yang digunakan.
6. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit sebagai dasar perencanaan
dan menjadikan informasi sebagai pengambilan keputusan manajemen.
7. Membuat laporan ke Dinas Kesehatan Kota Medan.
b. Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur staf rekam medis.
4. Petunjuk kerja bawahan
5. Pelaksanaan tugas bawahan
6. Laporan internal dan eksternal yang sudah tercetak
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam
medis
9. Laporan dan informasi kinerja Rumah Sakit.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 11

 c. Persyaratan dan kualifikasi:
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Pengalaman  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis  Pelatihan pelaporan rumah kerja di Rekam minimal 2 tahun
sakit Medis min 3  Menguasai manajemen
 Pelatihan management tahun pengelolaan rekam medis
rumah sakit  Mampu mengoprasikan
komputer minimal
Microsoft Office dan
Excel

d. Uraian Kerja:
1. Standar kebutuhan staf rekam medis di Instalasi Rekam Medis beserta
kualifikasinya
2. Membuat dan menentukan uraian tugas masing-masing staf rekam medis
sesuai bagian yang ada diinstalasi rekam medis.
3. Bekerja sama dengan bagian SDM, Ka.Subbid Penunjang medis dan Ka.Bid
Medik dan Keperawatan melakukan proses rekrutmen petugas rekam medis
baru.
4. Melakukan proses orientasi petugas rekam medis baru
5. Melakukan evaluasi indikator kinerja individu staf rekam medis
6. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan SPO di instalasi rekam medis
7. Membuat rencana pendidikan dan pelatihan yang wajib di ikuti petugas rekam
medis.
8. Bersama-sama dengan seluruh petugas rekam medis merumuskan pedoman
pelayanan rekam medis sesuai acuan DepKes.
9. Merumuskan SPO yang selaras dengan pedoman pelayanan rekam medis
10. Mengawasi dan melakukan koordinasi dengan seluruh petugas rekam medis
dalam hal kelancaran pelayanan instalasi rekam medis
11. Membuat program kerja tahunan.
12. Mewakili manajemen rumah sakit berhubungan dengan pihak ke tiga dalam
hal kaitannya dengan rekam medis.
13. Menetapkan alur pelayanan rekam medis.
14. Menyusun daftar dinas petugas rekam medis

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 12

 15. Mengikuti rapat bulanan dengan manajemen dan rapat-rapat rutin yang
diadakan
16. Bersama dengan petugas rekam medis menentukan indikator kinerja unit.
17. Membuat laporan bulanan kedinkes (SIRS)
18. Menentukan target pencapaian kinerja petugas rekam medis
e. Tanggung Jawab:
1. Menetapkan organisasi dan tata laksana di lingkungan Instalasi rekam medis.
2. Terpeliharanya dan terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana di Instalasi
rekam medis.
3. Tersusunnya prosedur kerja serta rencana kegiatan di lingkungan Instalasi
rekam medis.
4. Tertibnya suasana kerja yang harmonis di lingkungan Instalasi rekam medis.
5. Tegaknya disiplin di lingkungan Instalasi rekam medis.
6. Meningkatkan Pengetahuan keterampilan dan perilaku staf yang mendukung
pelaksanaan tugas yang baik.
7. Lancarnya pelaksanaan tugas dan ketepatan waktu penyelesaian tugas di
lingkungan instalasi rekam medis.
8. Tersusunnya program dan kegiatan di lingkungan Instalasi rekam medis.
9. Terlaksananya pemantauan dan evaluasi pelaksanaan rencana program kerja
dan kegiatan rumah sakit.
10. Tersedianya data / Informasi yang dibutuhkan.
11. Terjaminnya kerahasian catatan medis.
12. Terlaksananya tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan
13. Peningkatan kesejahteraan staf.
f. Wewenang:
1. Memimpin, mengarahkan, menegur, mengawasi dan menilai staf instalasi
rekam medis.
2. Mempergunakan sarana dan prasarana yang ada di instalasi Rekam Medis.
3. Memberikan umpan balik dan meminta laporan – laporan medis kepada satuan
kerja lain bila terdapat keterlambatan.
4. Menerima dan menolak pelayanan peminjaman dokumen medik kepada
satuan jajaran rumah sakit atau dari luar rumah sakit sesuai dengan prosedur
yang berlaku.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 13

 5. Memberikan usulan dan saran kepada direktur guna kelancaran tugas,
menyusun dan mengusulkan prosedur tetapa di instalasi rekam medis.
g. Nama Bawahan Langsung :
Penanggung jawab staf Rekam Medis rawat inap dan rawat jalan.
2. Staf Assembling
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf Assembling
a. Uraian Jabatan :
1. Mencatat dan menerima berkas rekam medis rawat inap dari kasir dan
mencatat ke buku serah terima berkas rekam medis
2. Menerima kumpulan resep obat dari farmasi dan memasukkan ke berkas rekam
medis pasien pulang
3. Melakukan tugas asembling berkas rekam medis pasien rawat inap, meliputi
memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis
sesuai urutan yang sudah ditentukan.
4. Memisahkan berkas rekam medis yang lengkap dan yang belum lengkap.
5. Mencatat berkas rekam medis yang belum lengkap ke form KLPCM dan
berkas yang belum lengkap diserahkan kembali ke ruang rawatan untuk
dilengkapi.
6. Menginformasikan kepada dokter dan perawat ruangan bila ada tunggakan
berkas rekam medis yang belum dilengkapi agar segera dilengkapi.
7. Menyerahkan berkas yang sudah lengkap ke bagian coding.
8. Menyusun berkas rekam medis rawat inap baru
9. Mengikuti rapat bulanan dan rapat berkala dengan bagian yang terkait
10. Mengikuti pelatihan yang diadakan bagian diklat.
b. Hasil Kerja:
1. Berkas rekam Medis pasien rawat inap tersusun rapi.
2. Mencatat angka kelengkapan dan ketidaklengkapan berkas rekam medis rawat
inap
c. Persyaratan dan kualifikasi :
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis  Pelatihan pelaporan ---------  Mempunyai STR/SIK untuk
rumah sakit tamatan perekam medis
 Mengerti manajemen pengelolaan
rekam medis

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 14

  Mampu mengoperasikan komputer
minimal Microsoft Office dan
Excel.
d. Uraian Kerja :
1. Melaksanakan kegiatan assembling yang meliputi:
a) Mencocokkan berkas rekam medis yang keluar dengan buku ekspedisi
dari petugas Admission.
b) Meneliti jumlah lembaran catatan yang seharusnya ada.
c) Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
d) Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
e) Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar
berkas rekam medis.
f) Membuat pemberitahuan kepada dokter dan perawat yang akan
melengkapi berkas rekam medis.
g) Koordinasi rutin dengan perawat dan menginformasikan tunggakan berkas
rekam medis yang belum kembali, serta hal lain yang berkaitan dengan
tugas keperawatan
h) Meneruskan berkas yang sudah lengkap ke bagian coding.
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan
kepada perawat ruangan untuk dilengkapi.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat inap untuk petugas
VK dan IGD.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,
menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan
assembling rawat inap.
e. Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran, kelengkapan dan ketepatan Isi berkas rekam medis.
f. Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 15

3. Staf Indeks dan Kode Penyakit
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Penanggung jawab Pemberian Kode, Indeks Penyakit
dan
entry data ke program Rekam Medis.
a. Uraian Jabatan :
1. Menerima berkas rekam medis rawat inap dari asembling
2. Melaksanakan penelitian terhadap kelengkapan berkas rekam medis
3. Memberikan kode ICD-10 dan ICD-9, indeks penyakit, pada berkas rekam
medis dan memasukkan ke program computer untuk laporan internal dan
eksternal.
4. Mengikuti rapat bulanan dengan kepala bagian
5. Mengikuti pelatihan yang diadakan bagian diklat.
b. Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO
2. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO
3. Indeks dan kode penyakit pasien dalam SIRS (Komputer)
4. Pelaporan internal sudah terprogram
c. Persyaratan dan kualifikasi :
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis 10 dan ICD-9 ---------  Mempunyai STR/SIK untuk tamatan
 Pelatihan perekam medis
pelaporan  Mengerti manajemen pengelolaan rekam
rumah sakit medis
 Mampu mengoperasikan komputer
minimal Microsoft Office dan Excel.

d. Uraian Kerja:
1. Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap dari bagian assembling.
2. Memberi kode penyakit dan kode operasi pada setiap berkas rekam medis
pasien .
3. Memakai buku pedoman Klasifikasi penyakit ICD-10, sedangkan untuk
tindakan dan operasi memakai International Clasifikasi Procedure In
Medicine. (ICD-9)

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 16

 4. Menuliskan kode ICD dan indeks penyakit pada kolom yang sudah tersedia di
berkas rekam medis
5. Mengentri kode penyakit ke program komputer.
e. Tanggung Jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas Rekam Medis
2. Kebenaran Indeks kode penyakit
3. Memeriksa kebutuhan barang amprahan rekam medis.
f. Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan pengolahan data rekam medis
2. Meminta arahan dari atasan
3. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
4. Staf Surat Keterangan Medis (SKM)
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf pembuatan Surat Keterangan Medis ( SKM )
a. Uraian Jabatan :
1. Membuat Surat-surat yang diperlukan pasien seperti : SKO, SKS, SKM, Surat
Keterangan diagnosa, surat injin terbang, rujukan dll untuk pasien yang sudah
pulang.
2. Mendata dan membuat laporan Kejadian Luar Biasa (KLB) ke Dinkes Medan.
3. Membuat arsip surat menyurat.
b. Hasil Kerja :
1. Menyediakan Surat yang dibutuhkan pasien ketika pasien pulang
2. Pelaporan data kejadian luar biasa
3. Kelengkapan arsip surat menyurat apabila diperlukan kembali
c. Persyaratan dan kualifikasi :
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis /  Pelatihan pelaporan ---------  Mempunyai STR/SIK untuk
SLTA Plus rumah sakit tamatan perekam medis.
 Mempunyai sertifikat diklat
perekam medis 60 jam bagi
SLTA Plus.
 Mengerti manajemen
pengelolaan rekam medis
 Mampu mengoperasikan
komputer minimal Microsoft
Office dan Excel.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 17

 d. Uraian Kerja:
1. Setiap pasien pulang dirawat akan dibuatkan SKO dan SKS, dll, apabila pasien
mempunyai assuransi maka akan diberikan surat keterangan diagnosa.
2. Data pasien dientry dari program komputer, diisikan tanggal pasien dirawat
dan pulang, sedangkan SKS dibuatkan 3 hari setelah pasien pulang dirawat
untuk kasus penyakit ringan untuk pasien operasi dikonfirmasikan kedokter
yang merawat.
3. Surat yang sudah selesai dibuat diberikan kepada dokter yang merawat atau
kepada dokter manajemen untuk diminta tanda tangannya.
4. Surat yang diserahkan kepada pasien dengan menggunakan buku ekspedisi
serah terima
5. Melaporkan data kejadian luar biasa ke Dinas Kesehatan Kota Medan
6. Mengarsipkan semua surat menyurat apabila diperlukan kembali.
e. Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran surat menyurat yang telah dibuat
2. Bertanggung jawab atas ketepatan laporan KLB ke Dinas Kesehatan Kota
Medan
3. Bertanggung jawab atas kedisiplinan dan kerapian dalam pembuatan arsip
surat menyurat.
f. Wewenang :
1. Koordinasi antara petugas Rekam Medis dengan Dokter dan Perawat
2. Koordinasi dengan petugas pendaftaran
3. Koordinasi dengan pasien.
4. Koordinasi dengan pihak luar (Dinas kesehatan Kota Medan)
5. Staf Pengelola Berkas Rekam Medis untuk Klaim Perusahaan
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf pengelola berkas rekam medis untuk klaim perusahaan
a. Uraian Jabatan:
1. Menerima berkas rekam medis Pasien PTPN dan perusahaan yang bekerjasama
dengan rumah sakit.
2. Mengambil resume medis pertamina dan In-health yang asli dari berkas rekam
medis untuk diberikan ke bagian klaim
3. Meng-input tulisan dokter keprogram komputer resume medis
4. Mengetik resume medis pasien

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 18

 5. Melakukan konfirmasi ulang tulisan dokter yang tidak jelas atau resume medis
yang salah atau tidak sesuai.
6. Menyerahkan berkas rekam medis ke pimpinan rumah sakit untuk dicek dan
ditanda tangani.
b. Hasil Kerja:
1. Mengetik ulang resume medis pasien untuk keperluan klaim pasien
2. Menyediakan resume medis yang sudah lengkap ke bagian klaim.
3. Mengecek kebenaran resume medis pasien.
c. Persyaratan dan kualifikasi:
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis /  Pelatihan ---------  Mempunyai sertifikat diklat perekam
SLTA Plus pelaporan rumah medis 60 jam bagi SLTA Plus.
sakit  Mengerti manajemen pengelolaan
rekam medis
 Mampu mengoperasikan komputer
minimal Microsoft Office dan Excel.

d. Uraian Kerja:
1. Menerima berkas rekam medis pasien perusahaan yang bekerjasama dengan
rumah sakit.
2. Setiap pasien pulang dirawat, untuk pasien PTPN dan perusahaan diketik ulang
resume medisnya.
3. Melakukan konfirmasi ulang kedokter yang merawat pasien.
4. Resume medis yang sudah diketik ulang diberikan kepada pimpinan untuk
dikoreksi kebenarannya dan ditanda tangani setelah data benar untuk proses
klaim assuransi sebagai kelengkapan pembayaran tagihan untuk perusahaan
rekanan.
e. Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu dan kebenaran membuat resume
medis pasien pulang dalam waktu 24 jam setelah pasien pulang.
2. Bertanggung jawab atas kedisiplinan dalam menyerahkan resume medis ke
bagian klaim.
f. Wewenang :
1. Koordinasi antara petugas Rekam Medis dengan Dokter dan perawat
2. Koordinasi dengan petugas klaim rumah sakit

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 19

6. Staf Bagian Klaim Assuransi Pribadi Pasien
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf bagian klaim assuransi pribadi pasien
a. Uraian Jabatan :
1. Mengambil seluruh formulir assuransi pasien yang tidak bekerja sama dengan
rumah sakit ( assuransi pribadi)
2. Meminta dokter yang merawat mengisi formulir assuransi.
3. Melakukan konfirmasi ulang ke dokter yang merawat jika ada diagnosa yang
kurang jelas dan / atau resume yang tidak terisi.
4. Mengetik resume medis pasien untuk klaim perusahaan
5. Meng-copy semua hasil pemeriksaan klinis pasien.
6. Menyiapkan berkas permintaan Visum et Repertum pasien, jasa raharja dll.
7. Mengisi form balasan assuransi pasien ke dokter yang merawat.
b. Hasil Kerja :
1. Menyelesaikan assuransi pasien untuk keperluan klaim pasien ( Pasien pribadi)
2. Menyelesaikan kelengkapan berkas yang dibutuhkan pasien
3. Menyelesaikan pengetikan resume medis
c. Persyaratan dan kualifikasi:
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis /  Pelatihan pelaporan ---------  Mempunyai sertifikat diklat
SLTA Plus rumah sakit perekam medis 60 jam bagi
SLTA Plus.
 Mengerti manajemen pengelolaan
rekam medis
 Mampu mengoperasikan
komputer minimal Microsoft
Office dan Excel.
d. Uraian Kerja:
1. Menerima formulir Assuransi pasien
2. Menyerahkan formulir assuransi pribadi pasien kepada dokter yang merawat
pasien untuk diisi.
3. Berkoordinasi dengan DPJP dalam hal pengisian formulir assuransi pribadi
pasien dan resume medis pasien.
4. Membantu mengelola berkas rekam medis klaim perusahaan dalam hal membuat
resume medis.
5. Membuat jawaban permintaan Visum et Repertum pasien dari kepolisian dan harus
menyelesaikannya dalam waktu 3x24 jam setelah form diterima.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 20

 6. Melengkapi berkas-berkas yang dibutuhkan untuk proses klaim jasa raharja harus
selesai dalam waktu 3x24 jam.
e. Tanggung jawab:
1. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu dan kebenaran pengisian form
assuransi.
2. Bertanggung jawab atas penyelesaian pengisian formulir.
f. Wewenang:
1. Koordinasi antara petugas Rekam Medis dengan Dokter dan perawat
2. Koordinasi dengan pihak ke-3
7. Staf Pelaporan Dan Statistik
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Pelaporan dan Statistik
a. Uraian Jabatan :
1. Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.
2. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
3. Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
4. Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit
dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
5. Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan
jajarannya.
b. Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend 10 (Sepuluh) penyakit terbesar
3. Laporan internal “RSU Bunda Thamrin Medan”
4. Laporan eksternal RL1.1, RL1.2, RL1.3, RL2, RL3
(3.1,3.2,3.3,3.4,3.5,3.6,3.7,3.8,3.9,3.10,3.11,3.12,3.13,3.14,3.15) dan RL4 (4a
& 4b) RL5 (5.1,5.2,5.3,5.4)

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 21

 c. Persyaratan dan kualifikasi :
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10 Pengalaman  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis  Pelatihan pelaporan dibagian  Mengerti manajemen
rumah sakit pelaporan pengelolaan rekam medis
 Pelatihan SIRS 1tahun  Mampu mengoperasikan
komputer minimal Microsoft
Office dan Excel.

d. Uraian Kerja :
1. Melaksanakan kegiatan pelaporan yang meliputi:
a) Meminta data kunjungan dari unit lain terkait sebagai laporan kegiatan
rumah sakit.
b) Merekap data indikator dari program komputer.
c) Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang.
d) Laporan morbiditas, mortalitas dan trend 10 besar penyaki terbesar.
e) Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
3. Membuat laporan kegiatan pelaporan untuk kepentingan laporan Instalasi
Rekam Medis secara keseluruhan.
e. TanggungJawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pembuatan laporan.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien
rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit
menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, TOI, BTO, GDR dan
NDR
3. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.
f. Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 22

8. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
Nama Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
a. Uraian Jabatan :
1. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.
2. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam
medis.
3. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
b. Hasil Kerja:
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
c. Persyaratan dan kualifikasi :
No Jenis Pendidikan Pelatihan Pengalaman Persyaratan
1 Minimal D III  Pelatihan ICD-10  Berstatus karyawan tetap
Rekam Medis  Pelatihan pelaporan -------  Mengerti manajemen pengelolaan
rumah sakit rekam medis
 Mampu mengoperasikan komputer
minimal Microsoft Office dan Excel.

d. Uraian Kerja:
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi:
a) Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
b) Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam
medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis
yang keluar.
c) Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
2. Menerima berkas rekam medis yang telah di indeks kode penyakitnya untuk
disortir menurut angka akhir dan memasukkan berkas rekam medis ke dalam
rak penyimpanan sesuai urutan nomor rekam medis sesuai aturan yang berlaku
3. Menerima berkas rekam medis yang sudah diindeks dan dikoding dari petugas
Indeks kode penyakit.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 23

 4. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis untuk kepentingan
dipoliklinik, ruangan maupun untuk pendidikan dan penelitian dengan
menggunakan bon peminjaman dan mencari berkas rekam medis yang
dipinjam.
5. Mengontrol pengembalian dengan menagih berkas rekam medis yang dipinjam
agar dikembalikan tepat pada waktunya dengan mencocokkan rekam medis
yang kembali dengan bon peminjaman.
6. Menyimpan bon peminjaman sebagai bukti atau arsip untuk penyimpanan dan
pengembalian berkas rekam medis.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu
tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran
dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.
10. Merakit rekam medis kosong untuk didistribusikan ke IGD, P.Dalam dan
Resepsionis.
e. Tanggung jawab:
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak
penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan
keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang
akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan
lainnya.
f. Wewenang:
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 24

 3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas Instalasi Rawat Inap
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 25

 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

RAWAT JALAN RAWAT INAP Kasir Manajemen

INTERNAL

Pasien INSTALASI DOKTER /

REKAM MEDIS Perawat

EKSTERNAL

Pihak Perusahaan Dep.Kes / Lain-lain

Assuransi Rekanan Pemerintah

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan rapat dan atau surat
tugas.
Hubungan Internal:
a. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan Instalasi Rawat jalan, Instalasi Rawat Inap, Keuangan
dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
b. Antara pasien dan dokter / perawat, rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan berkas rekam medis.
Hubungan Eksternal:
a. Instalasi Rekam Medis merupakan penyediaan informasi kepada pihak ketiga yaitu
Assuransi, Perusahaan rekanan dan pihak lain.
b. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan / Pemerintah.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 26

 BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan Penyediaan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang
tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam
Medis RSU Bunda Thamrin Medan adalah sebagai berikut:
1. Pola Ketenagaan
Metode perhitungan kebutuhan SDM
9.1 Analisa Beban Kerja
Waktu
No Jabatan Jenis Kegiatan Ket
Penyelesaian
1 Ka. 1. Memimpin rapat anggota petugas rekam medis 120’  Total
Instalasi 2. Pengolahan Dokumen medis dan terlaksananya 30’ Waktu
Rekam prosedur kerja pelayanan rekam medis. 6.5 Jam
Medis 3. Memberi petunjuk/pedoman tentang cara 60’
Efektif
menerapkan isi buku pedoman dan petunjuk
 Jumlah
pelaksanaan pelayanan rekam medis. 60’
4. Menyusun program pengendalian mutu Tenaga
pelayanan rekam medis dan memantau 1 Orang
pelaksanaannya guna meningkatkan mutu 120’
pelayanan.
5. Penyediaan informasi perihal proses pelayanan
medis asuhan keperawatan dan kemanfaatan
rumah sakit untuk membantu penerapan dalam
melakukan evaluasi dan perencanaan yang
bertanggung jawab.
2 Assembl 1. Mencatat dan menerima berkas rekam medis 15’  Total
ing rawat inap dari kasir dan mencatat dibuku serah Waktu
terima berkas rekam medis. 2’x40=80’ 5.08
2. Meneliti jumlah lembaran dan catatan yang
Jam
seharusnya ada, mencatat pada lembar kekurang
Efektif
lengkapan hal-hal yang perlu dilengkapi oleh 1’x20=20’
dokter maupun perawat. 2’x40=80’
 Jumlah

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 27

 3. Menyisihkan berkas yang belum lengkap. 30’ Tenaga
4. Menyusun lembaran rekam medis pasien sesuai 30’ 1 Orang
dengan urutan yang telah ditetapkan.
5. Mengirim pemberitahuan kepada dokter dan 30’
perawat yang akan melengkapi berkas rekam 20’
medis.
6. Menerima kumpulan resep obat dari farmasi dan
memasukkan ke berkas rekam medis pasien
pulang
7. Mengikuti koordinasi rutin dengan perawat dan
menginformasikan tunggakan berkas rekam
medis yang belum kembali serta hal lain yang
berkaitan dengan keperawatan.
8. Meneruskan berkas yang sudah lengkap ke
bagian coding
3 Indeks 1. Menerima berkas rekam medis yang sudah 20’  Total
dan lengkap dari bagian assembling. 0.5’x40= 20’ Waktu
kode 2. Memberi kode penyakit dan operasi. 1’x40= 40’ 4.17
penyakit 3. Buku pedoman untuk klasifikasi penyakit
Jam
memakai buku ICD X, sedangkan untuk
Efektif
tindakan dan operasi memakai Internasional 20’
Clasikasi Procedure In Medicine (ICOPIM). 30’
4. Penulisan kode nomor pada kolom yang sudah 40’  Jumlah
tersedia pada lembar Rekam Medis. 30’ Tenaga
5. Mengkonsultasikan istilah yang tidak sesuai dan 1 Orang
kesulitan lain pada Kepala Instalasi Rekam 30’
Medis. 30’
6. Mengentri kode penyakit ke program komputer
7. Merencanakan kebutuhan komponen rekam
medis alat tulis kantor dan form status kosong
8. Mencocokkan daftar permintaan dan
penerimaan barang.
9. Membantu mengassembling berkas rekam
medis BPJS
4 Surat 1. Surat Keterangan Opname (Masih dirawat & 10 ’ / Unit  Total
Keteran sudah pulang), Surat Keterangan, Surat 15’ / Unit Waktu
gan meninggal dll. 15’ / Unit 1,17
Medis 2. Surat Keterangan Opname Perusahaan 15’ / Unit
Jam
3. Surat Keterangan Masuk IGD, Emergency, 15’/ Unit
Efektif
Diagnosa dan surat keterangan Operasi
4. Surat Keterangan Lainnya.  Tenaga
5. Mendata dan melaporkan Kejadian Luar Biasa 1 orang
(KLB)
(NB: Sesuai dengan Jumlah Pasien yg ada pada
Saat itu)
5 Resume 1. Membuat Resume untuk lampiran Penagihan ke 20 x 5’ = 100’  Total
Medis perusahaan. Waktu

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 28

 Perusah 2. Konfirmasi diagnosa yang tidak terbaca ke 2 x 5’ = 10’ 6.83
aan dokter yang merawat. 20 x 3’ = 60’ Jam
3. Menurunkan Resume medis yang siap diketik 20 x 3’ = 60’ Efektif
untuk ditanda tangani
 Tenaga
4. Mengambil kembali Resume medis yang sdh 20 x 1’ = 20’
1 orang
ditanda tangani 20 x 3’ = 60’
5. Menstempel resume medis yang sudah ditanda 20 x 5’ = 100’
tangani.
6. Memisahkan dan mencatat ke buku expedisi
amprahan
7. Menurunkan Resume Medis ke bagian Klaim
dan serah terima resume medis
6 Bagian 1. Amprahan Serah terima assuransi pasien dari 8 x 3’ = 24’  Total
Assuran Resepsionis 8 x 5’ = 40’ Waktu
si 2. Pencarian Berkas rekam medis 8 x 3’ = 24’ 3.02
Pribadi 3. Permintaan Pengisian Form Assuransi untuk 3 x 5’ = 15’
Jam
Pasien lampiran penagihan.
Efektif
4. Konfirmasi Ke dokter yang merawat untuk 10’
assuransi lanjutan 8 x 10’ = 18’  Tenaga
5. Permintaan Visum et repertum dan mencari 8 x 5’ = 40’ 1 orang
dokter untuk pengisian visum. 10’
6. Penyediaan kelengkapan Berkas Assuransi yang
sudah selesai.
7. Mencatat di buku exspedisi serah terima ke
resepsionis.
8. Mengkonfirmasikan ke sms center
7 Pelapora 1. Mengumpulkan data yang dibutuhkan dari tiap 30’  Total
n dan unit terkait di RSU Bunda Thamrin Medan 30’ Waktu
Statistik 2. Membuat laporan, bulanan, dan tahunan. 10’ 2,00
3. Data dimasukkan ke dalam Format Laporan 15’
Jam
yang sudah ditetapkan . 15’
Efektif
4. Data dikoreksi dan diparaf dan ditanda tangani 5’
oleh Direktur. 15’  Tugas
5. Pengiriman Laporan Ke Dirjen Bina Upaya masih
Kesehatan dengan membuka web site on- line dirangk
6. Arsip Laporan disimpan di file penyimpanan ap Ka.
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Rekam
pimpinan Medis.
8 Penyim 1. Menerima berkas rekam medis yang telah 15’  Total
panan diindex. 1’ x 40 = 40’ Waktu
dan 2. Penjajaran nomor rekam medis yang telah 13,08
pendistri diberikan pada rak penyimpanan menurut 0.5’ x 40 =
Jam
busian nomor, sesuai dengan aturan yang berlaku. 20’
Efektif
rekam 3. Menyimpan berkas rekam medis yang telah
medis diperiksa pada rak penyimpanan menurut nomor 3’ x 40 = 120’  Jumlah
sesuai dengan aturan yang berlaku. Tenaga
4. Melayani peminjaman berkas rekam medis 0.5’ x 40 = 2 Orang

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 29

 untuk kepentingan pasien di poliklinik maupun 20’
untuk pendidikan dan penelitian.
5. Mencatat pada buku peminjaman dan penagihan 5’
status pasien yang belum dikembalikan pada 20’
waktunya. 20’
6. Menyiapkan dan mencatat ditracer data rekam
medis yang dipinjam. 10’
7. Perawatan Berkas rekam medis di ruang
penyimpanan Rekam medis. 3’x5 = 15’
8. Mengontrol pengembalian dengan menagih
berkas rekam medis yang dipinjam agar 1’x500 = 500’
dikembalikan tepat pada waktunya dengan
mencocokkan rekam medis yang kembali
dengan bon pinjaman.
9. Membuat Laporan berkas rekam medis yang
dipinjam
10. Memasukkan hasil penunjang medis susulan
dari unit lain.
11. Merakit berkas rekam medis kosong untuk di
distribusikan ke IGD, penyakit dalam dan
resepsionis.

9.2 Perhitungan Kebutuhan Tenaga

Prinsip Perhitungan Rumus ISN (Indikator Stafing Needs) :

Beban Kerja dalam 1 Tahun

Kebutuhan Tenaga =
Waktu Kerja Yang Tersedia / 1 Tahun
Cara menggunakan rumus tersebut :

1. Menetapkan waktu kerja yang tersedia

Waktu yang tersedia = (365 hari – (A+B+C) x E )

A = Cuti

B = hari libur nasional

C = Ketidak Hadiran (sakit, ijin, dll)

E = waktu kerja per hari

2. Menghitung faktor pengurang waktu kerja masing-masing kategori tenaga yang

tersedia :

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 30

 Factor Kategori pegawai
pengurang Ka. Koding Resume/
Registrasi Assembling SKM Pelaporan Filing
RM Indeksing Assuransi
a. Hak cuti
12 12 12 12 12 12 12 12
dalah 1 tahun
b.Hari minggu
dan libur 68 68 68 68 68 68 68 68
nasional
c.Ketidak
hadiran (sakit, 9 9 9 9 9 9 9 9
ijin,dll)
Jumlah
pengurang
88 88 88 88 88 88 88 88
hari kerja per
tahun

Berdasarkan ISN, maka perhitungan kebutuhan tenaga di Instalasi Rekam Medis :

1. Kepala Instalasi Rekam Medis

 Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277
 277 hari x 6.5 jam efektif = 1800,5
 Jumlah tenaga yang ada = 1 orang
1 x 6.5 jam x 365

Kebutuhan Tenaga = 1800.5 = 1.3 = 1 Orang

2. Assembling
 Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277
 277 hari x 5.08 jam efektif = 1407.16
 Jumlah tenaga yang ada = 1 orang

1 x 5.08 jam x 365

Kebutuhan Tenaga = 1407.16 = 1.3 = 1 Orang

3. Indeks dan kode penyakit

 Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277
 277 hari x 4.00 jam efektif = 1108,00
 Jumlah tenaga yang ada = 1 orang

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 31

 1 x 4.00 jam x 365

Kebutuhan Tenaga = 1108,00 = 1.3 = 1 Orang

4. Surat Keterangan Medis

 Waktu yang tersedia = 365-88 = 277
 277 hari x 1,17 jam = 324,09
 Jumlah tenaga yang ada = 1 org
Kebutuhan Tenaga = 1 x 1,17 jam x365 = 1,3 = 1 Org

324,09

5. Resume Medis Perusahaan

 Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277

 277 hari x 6,83 jam efektif = 1891,91
 Jumlah tenaga yang ada = 1 orang
Kebutuhan Tenaga = 1 x 6,83 jam x 365 = 1,3 = 1 Orang

1891,91

6. Assuransi Pasien

 Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277

 277 hari x 3,02 jam efektif = 836,54
 Jumlah tenaga yang ada = 1 orang
Kebutuhan Tenaga = 1 x 3,02 jam x 365 = 1,3 = 1 Orang

836,54

7. Pelaporan dan Statistik

o Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277
o 277 hari x 2,00 jam efektif = 554,00
o Jumlah tenaga yang ada = 1 orang

1 x 2,00 jam x 365

Kebutuhan Tenaga = 554,00 = 1.3 = 1 Orang

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 32

 8. Penyimpanan dan Pendistribusian Rekam Medis
o Waktu yang tersedia = 365 – 88 = 277
o 277 hari x 13,08 jam efektif = 3623.16
o Jumlah tenaga yang ada = 1 orang

1 x 13,08 jam x 365

Kebutuhan Tenaga = 3623,16 = 1.3 = 2 Orang

Staf yang dibutuhkan Total : 9 Orang

Staf yang ada : 7 Orang –
Kurang : 2 Orang

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 33

 BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

Kegiatan orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam
Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal essay test 15 soal
dengan materi yang meliputi:
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan dan Pendistribusian
5. Penyusutan / Pemusnahan
6. Pelaporan
Skedul/Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Program Orientasi sesuai tabel dibawah ini:

Program Orientasi Staf Rekam Medis Baru

NO KEGIATAN NARASUMBER
HARI I
1 Struktur organisasi rumah sakit,beserta visi,misi,falsafah
dan tujuan. Struktur organisasi instalasi rekam medis beserta SDM
misi,falsafah dan tujuan.
2 Fasilitas / sarana yang tersedia Staf Rekam Medis
3 Kebijakan dan prosedur yang berlaku di rumah sakit
4 Pola ketenagaan dan sistem penilaian kinerja SDM
5 Hak dan kewajiban pegawai
6  Prosedur Penanganan Bencana (Kebakaran)
 Prosedur Penggunaan APAR (Alat Pemadam Api K3RS
Ringan)
 SPO Code Red
7  6 Langkah Cuci Tangan
 5 Momen Cuci Tangan
 Etika Batuk PPI
 Penggunaan APD
 Penempatan Limbah yang benar
8 Sasaran Keselamatan Pasien SKP
9 Pengenalan E-Med Staf Rekam Medis
10 Pengenalan lokasi/keliling setiap ruangan dan
memperkenalkan pegawai baru ke ruangan dan instalasi lain SDM
yang ada di rumah sakit
HARI II
1 Pengarahan dari Ka.Instalasi Rekam Medis Ka.Instalasi Rekam
2 Pengenalan Misi, falsafah dan tujuan rekam medis Medis

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 34

 3 Pemberitahuan tugas-tugas yang ada direkam medis
4 Kebijakan /SPO rekam medis
5 Simbol /tanda bahaya Staf Rekam Medis
6 Pemberitahuan mengenai struktur rekam medis dan uraian Rawat Inap
tugas.
7 Pengenalan Form yang ada direkam medis
8 Pedoman penyelenggaraan rekam medis Ka.Instalasi Rekam
Medis
9 Pedoman Penggorganisasian rekam medis Ka.Instalasi Rekam
10 Buku Saku Medis

HARI III
1 Penerimaan pasien Petugas Resepsionis
2 Pencatatan
3 Assembling
4 Koding/indeks
5 Assuransi, Visum dll
6 Resume Medis Staf Rekam Medis
7 Surat Keterangan Medis
8 Penyimpanan / Pendistribusian Berkas Rekam Medis
9 Penyusutan /Pemusnahan
10 Pelaporan

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 35

 BAB XI
PERTEMUAN /RAPAT

11.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Minggu ke IV setiap bulan
Jam : 15.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Penyimpanan Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Ka.Subbid Penunjang medis
Materi :
1. Program Kerja Rekam Medis thn 2015 dan 2016
2. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
3. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat: Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

11.2 Rapat Isidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada:
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang
perlu
dibahas dan diselesaikan segera
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Admission & staf Registrasi
yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 36

 BAB XII
PELAPORAN

Pelaporan di Instalasi Rekam Medis dibedakan menjadi 2 dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan internal dan eksternal.
a. Laporan internal meliputi:
a) Laporan kinerja mutu pelayanan RSU Bunda Thamrin Medan
b) Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis.
c) Laporan Jumlah Kunjungan Pasien terdiri dari
1. Laporan Kunjungan Poliklinik
2. Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap
3. Laporan Pasien Meninggal
4. Laporan Pasien Baru dan lama
d) Laporan 10 (sepuluh) Besar rawat inap dan rawat jalan
e) Laporan jumlah pasien Poliklinik dan IGD.
b. Laporan eksternal dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari:
1. Laporan RL5.1 Pengunjung Rumah Sakit
2. Laporan RL5.2 Kunjungan Rawat jalan
3. Laporan RL5.3 Daftar 10 (Sepuluh) Besar Penyakit Rawat jalan
4. Laporan RL5.4 Daftar 10 (sepuluh) Besar Penyakit Rawat Inap
5. Laporan Pengendalian Penyakit tdk menular
6. Laporan Penyakit menular
7. Laporan Persalinan
8. Laporan KLB
9. Laporan Kasus Acute Flaccid Paralysis dan Virus Liar polio
10. Laporan ISPA, Pneumoni dan Common Cold Balita usia 0-5 tahun
11. Laporan Kasus Keracunan ke Balai POM
12. Laporan Infeksi Nosokomial.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 37

2. Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari:
a. Laporan kinerja mutu pelayanan RSU Bunda Thamrin Medan (RL1.1, RL1.2,
RL1.3, RL2, RL3 dan RL4).
b. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan Internal dapat bersifat vertikal dan horisontal antara lain:
a. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke
Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
8. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RSU Bunda Thamrin Medan, antara lain:
a. Laporan jumlah pasien dari tiap unit terkait
b. Laporan Internal dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
1) Laporan Rutin meliputi:
a) Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
b) Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
c) Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO,
TOI, GDR dan NDR
d) Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e) Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
f) Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 38

 2) Laporan Insidentil adalah laporan mengenai Instalasi Rekam Medis pada
khususnya dan RSU Bunda Thamrin Medan secara umum yang harus
segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti:
a) Laporan Asuransi
b) Laporan Visum Et Repertum
c) Resume
4. Laporan Eksternal
Resume Sistem Pelaporan Rumah Sakit Dan Jadwal Pelaporan Secara On-Line Ke
Ditjen Kemenkes R.I Meliputi:

Nama Formulir Kode Periode Jadwal Laporan

Laporan
1 2 3 4
Data Dasar Rumah Sakit RL1.1 Tahunan Tahunan per 31
Desember
Indikator Pelayanan Rumah RL1.2 Tahunan Tahunan per 31
Sakit Desember
Fasilitas Tempat Tidur Rawat RL1.3 Tahunan Tahunan per 31
Inap Desember
Ketenagaan RL2 Tahunan Tahunan per 31
Desember
Pelayanan Rawat Inap RL3 Tahunan Tahunan per 31
Desember
3.1 s/d 3.15
Morbiditas & Mortalitas RL4a dan RL 4b Tahunan Tahunan per 31
Desember
Pengunjung Rumah Sakit RL5.1 Bulanan Tanggal 15 Januari
bulan berikutnya
Kunjungan Rawat Jalan RL5.2 Bulanan Tanggal 15 Januari
bulan berikutnya

Daftar 10 Besar Penyakit RL5.3 Bulanan Tanggal 15 Januari

Rawat Jalan bulan berikutnya
Daftar 10 Besar Penyakit rawat RL5.4 Bulanan Tanggal 15 Januari
Inap bulan berikutnya

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 39

 Laporan Ke Dinas Kesehatan Kota Medan dan Jadwal pelaporan

Nama Formulir Kode Periode Jadwal Laporan

Laporan
1 2 3 4
Data Penyakit Menular ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
berikutnya
Data Penyakit Tdk Menular ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
berikutnya
Data Persalinan ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
berikutnya
Data Kasus Acute Flaccid ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
Paralysis dan Virus Liar Polio berikutnya
Data KLB ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
berikutnya
Data ISPA, Pneumonia dan ---- Bulanan Tanggal 15 Januari bulan
Common Cold Balita usia 0-5 berikutnya
tahun

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS 40