Diktat Ms.

Excell SMK N 2 PATI

BAB I
PENGETAHUAN DASAR MS. EXCELL 2007

A. PENDAHULUAN
Microsoft Excell 2007 sebagai program Under Office merupakan program
aplikasi pengolah lembar kerja (Spreadsheet) yang digunakan untuk menghitung,
memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data dalam bentuk tabel
yang disediakannya, mulai dari bentuk bar, grafik, Pie, Line dan lain-lain.
Program pengolah Spreadsheet yang telah beredar sebelumnya, antara lain
yaitu : Visical, Supercal Lotus dan Shymphoni. Namun program Microsoft Excell ini
lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, dan lebih mudah diintegrasikan
dengan program Office lainnya.

B. MULAI MENJALANKAN MS. EXCELL 2007

Ada 3 cara untuk menjalankan aplikasi Program Microsoft Excell, yaitu :
1. Klik Start > Program > Microsoft Office > Microsoft Office Excell 2007
2. Klik kanan ICON Ms. Excell 2007 (pada layar Dekstop), lalu Klik
OPEN
3. Double Klik ICON Ms. Excell 2007 (pada layar Dekstop)

C. BAGIAN-BAGIAN JENDELA MS. EXCELL 2007

Setelah Ms. Excell dijalankan, maka tampilan jendela Ms. Excell sebagai berikut :
Menu
Bar
Ms. Excell Tittle Toolbar Toolbar Tombol Ukuran
Control menu Bar Standard Formatting jendela
icon

Workbook
Menu Control
icon

Tombol Ukuran
Alamat sel Buku kerja

Kepala
Kolom

Formula Jendela
Kepala Penunjuk Bar Task Pane
Baris sel aktif

lembar kerja
aktif
Scroll
Bar

Tombol
lembar kerja Status
bar

Taskbar

Hal 1 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

KETERANGAN TAMPILAN LEMBAR KERJA MS. EXCELL 2003 :

1) Baris Judul (Tittle Bar), yaitu bagian yang digunakan untuk

menampilkan nama program dan nama file dokumen yang aktif.
2) Kontrol Menu Ms. Excell yaitu bagian yang digunakan untuk
mengendalikan operasi jendela Ms. Excell seperti mengatur tampilan,
mengatur posisi atau menutup jendela kerja dan lain-lain.
3) Kontrol Menu Workbook yaitu bagian yang digunakan untuk
mengendalikan operasi jendela Workbook seperti mengatur tampilan,
mengatur posisi atau menutup jendela kerja dan lain-lain.
4) Baris menu (Menu Bar), yaitu bagian yang berisi baris perintah yang
telah dikelompokkan berdasarkan namanya, antara lain berupa menu File,
Edit, View, Format, Tools, Table, Windows dan Help.
5) Toolbar, yaitu bagian yang berupa tombol-tombol (icon-icon) perintah
untuk menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Terdiri dari
Toolbar Standar, Toolbar Formatting dan toolbar-toolbar lainnya.
6) Formula Bar, yaitu Bagian yang digunakan untuk mengetikkan rumus
dan mengedit naskah.
7) Status bar, yaitu bagian yang digunakan untuk menampilkan informasi
perintah yang sedang digunakan pada buku kerja aktif.
8) Pengatur Ukuran jendela, terdiri dari :
- Minimize, untuk mengubah ukuran jendela program ke ukuran
minimal sehingga menjadi sebuah icon di bagian Task bar.
- Restore, untuk mengembalikan jendela program ke ukuran semula
atau sebelumnya.
- Close, untuk menutup program aktif
- Maximize, untuk mengubah ukuran jendela program ke ukuran
maksimal sehingga memenuhi tampilan layer monitor.
9) Penggulung layer (Scroll Bar), yaitu bagian yang digunakan untuk
menggulung layer ke atas, ke bawah, ke kiri dan ke kanan.
10) Tombol Lembar Kerja, yaitu bagian yang digunakan menggulung sheet
ke kiri dan ke kanan.
11) Jendela Task Pane, yaitu bagian yang digunakan untuk mengatur
pelaksanaan perintah secara umum, Seperti File New, Insert Picture
dan lain-lain

FUNGSI-FUNGSI PADA STANDARD TOOLBAR :

b d f h j l n p r t v

a c e g i k m o q s u w

a. New, untuk membuat dokumen (workbook) baru.

b. Open, untuk membuka file dokumen Excell yang telah kita buat sebelumnya.
c. Save, untuk menyimpan dokumen Excell ke dalam hardisk, flashdisk, dll.
d. Permission, untuk melindungi dokumen Excell yang telah kita buat agar
tidak bisa diakses oleh orang-orang yang tidak berkepentingan.
e. E-mail, untuk mengirimkan dokumen Excell kita melalui e-mail dengan
menggunakan fasilitas attachment e-mail
f. Print, untuk mencetak lembar kerja Excell ke dalam kertas
g. Print preview, untuk melihat tampilan hasil cetakan pada layar monitor.

Hal 2 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

h. Spelling, untuk mengeja ejaan dalam bahasa Inggris

i. Research, fitur ini masih dikembangkan oleh perusahaan Microsoft.
j. Cut, untuk menghapus isi sebuah/bebrapa sel, di mana isi sel yang tadi kita
hapus dapat kita paste-kan ke dalam sel lain.
k. Copy, untuk menyalin isi sebuah/beberapa sel.
l. Paste, untuk menempelkan isi sel yang sebelumnya sudah di-copy atau di-
cut.
m. Format painter, untuk menyalin format sel/range yang diinginkan ke dalam
sel/range lain, di mana isi sel tidak ikut ter-copy.
n. Undo, untuk membatalkan perubahan yang kita lakukan pada worksheet.
o. Redo, merupakan kebalikan dari undo
p. Insert Hiperlink, berfungsi agar ketika kita klik sel/range, maka akan
terkoneksi ke sebuah halaman web/situs internet.
q. Autosum, untuk melakukan penjumlahan secara otomatis
r. Sort Ascending, untuk melakukan pengurutan isi beberapa sel (range) dari
nilai terkecil ke yang terbesar
s. Sort Descending, untuk melakukan pengurutan isi beberapa sel (range)
dari nilai terbesar ke yang terkecil
t. Chart wizard, menu untuk membuat grafik/chart
u. Drawing, untuk menampilkan toolbar drawing
v. Zoom, untuk merubah ukuran tampilan dokumen Excel pada worksheet
w. Help, menu untuk mencari informasi tertentu terkait dengan program Excell

FUNGSI-FUNGSI PADA FORMATTING TOOLBAR :

b d f h j l n p r t

a c e g i k m o q s

a. Font, untuk menampilkan dan mengubah jenis huruf

b. Font size, untuk mengubah ukuran huruf
c. Bold, untuk menebalkan huruf (dan kebalikannya)
d. Italic, untuk memiringkan huruf (dan kebalikannya)
e. Underline, untuk menggarisbawahi huruf (dan kebalikannya)
f. Align left, untuk merata – kiri - kan isi sel.
g. Center, Untuk merata – tengah –k an isi sel.
h. Align Right, untuk merata - kanan - kan isi sel.
i. Justify, untuk merata - kiri_kanan - kan isi sel.
j. Merge and center, untuk menggabungkan beberapa sel menjadi sat, dan isi
sel akan dibuat rata tengah
k. Currency, untuk menampilkan dan mengubah symbol mata uang.
l. Percent, untuk merubah tampilan angka menjadi persen.
m. Comma, untuk memberikan tanda “koma” atau titik sebagai tanda pemisah
angka kelipatan ribuan.
n. Increase decimal, untuk manambahkan satu level jumlah angka di belakang
koma.
o. Decrease decimal, untuk mangurangi satu level jumlah angka di belakang
koma.
p. Increase indent, untuk menggeser indent tulisan di dalam sel beberapa
spasi ke kanan.
q. Decrease indent, untuk menggeser indent tulisan di dalam sel beberapa
spasi ke kiri.

Hal 3 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

r. Border, untuk memberi garis-garis pembatas pada sel

s. Fill Color, untuk memberi dan mengubah warna (background) pada sel
t. Font color, untuk memberi dan mengubah warna font (isi sel)

C. MEMBUKA JENDELA BARU WORKBOOK

Kita dapat membuka beberapa jendela Workbook (lembar kerja)
sekaligus. Setelah muncul tampilan jendela sebuah workbook, kita dapat
membuka lagi jendela workbook yang baru dengan langkah sbb :
1) Klik File
2) Klik New
3) Klik Blank Workbook (pada jendela Task Pane)

D. MENYIMPAN WORKBOOK
Secara prinsip ada 2 hal yang harus diperhatikan dalam menyimpan
sebuah dokumen, yaitu :
1. Pencarian letak Folder, di mana kita akan menyimpan sebuah file.
2. Pengetikan Nama File yang diinginkan.
Untuk menyimpan dokumen yang telah kita ketik pada sebuah
worksheet, dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Klik File > Save (maka akan muncul kotak dialog Save As)
2. Tentukan Folder tempat kita akan menyimpan file misalnya Folder
Jobsheet Excell), pada kotak pilihan di sebelah kanan Save in

3. Ketikkan nama file sesuai keinginan pada kotak pilihan di kanan File
Name, misalnya nama filenya : Latihan Soal

4. Akhiri dengan meng_Klik tombol Save

E. MENUTUP JENDELA WORKBOOK

Untuk menutup jendela workbook, dapat dilakukan dengan langkah sbb :
1) Klik File
2) Klik Close

ATAU Klik tombol silang_hitam Silang Hitam

F. MENUTUP JENDELA PROGRAM MS. EXCELL

Untuk menutup jendela workbook, dapat dilakukan dengan langkah sbb :
1) Klik File
2) Klik Exit
Silang Merah
ATAU Klik tombol silang_merah

Hal 4 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB II
MENGENAL WORKBOOK DAN WORKSHEET

Ketika pertama kali dijalankan, pada jendela Ms. Excell terlihat Buku kerja
(Workbook) yang masih kosong dengan nama Book1 dan terdiri dari beberapa
lembar kerja (Worksheet), yaitu Sheet1, sheet2, dan Sheet3 (Tampilan
Default/Standar). Jadi Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan
lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet.
Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah
buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita
dapat menulis dihalaman 1 ( sheet 1 ), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet
10 ) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbook dan halaman – halamannya
disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet.

1. MENGATUR TAMPILAN BANYAKNYA SHEET KETIKA MS. EXCELL

PERTAMA KALI DIJALANKAN :
 Klik TOOL
 Klik OPTIONS
 Klik Tabulasi GENERAL
 Ketikkan jumlah Sheet yang diinginkan pada kotak isian SHEET IN NEW
WORK BOOK (misal kita ketik 5)
 Klik OK
 Tutup jendela Ms. Excell,
 Jalankan lagi program Ms. Excell, maka akan ditampilkan 5 buah sheet

Klik
Tabulasi
General

Ketikkan
angka 5

2. MENAMBAH 1 BUAH SHEET BARU PADA JENDELA WORKBOOK YANG

SEDANG AKTIF :
 Klik salah satu Sheet
 INSERT
 Klik WORKSHEET
ATAU
 Klik kanan Salah satu Sheet Klik kanan sheet1, lalu
 Klik INSERT klik Insert

Hal 5 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Klik 1 sheet untuk Klik 3 sheet (dengan bantuan

menambah 1 sheet tombol ctrl) untuk menambah
3 sheet

CATATAN :
Jika ingin Menambah 3 buah Sheet Baru pada jendela Workbook yang sedang
Aktif, dapat kita lakukan dengan langkah sbb :

 Klik Sheet 1, tekan tombol CTRL, lalu Klik Sheet 2, lalu Klik sheet 3
 Klik INSERT
 Klik WORKSHEET
ATAU
 Klik Sheet 1, tekan tombol CTRL, lalu Klik Sheet 2, lalu Klik sheet 3
 Klik Kanan salah satu sheet yang sudah ditandai, lalu klik INSERT

3. MENGHAPUS 1 BUAH SHEET

 Klik kanan Sheet yang akan dihapus 2. Klik
 Klik DELETE Delete
ATAU
 Klik Sheet yang akan dihapus
 Klik Edit
 Klik delete Sheet
1. Klik
Kanan

4. MENGGANTI NAMA SHEET

 Klik kanan Sheet yang akan dirubah namanya
 Klik RENAME
 Ketikkan “nama Sheet yang baru”, lalu ENTER

Untuk menambah
sheet baru

Untuk menghapus
sheet

Untuk mengganti
nama sheet

Sheet 1 di-Klik kanan, maka muncul

tampilan menu Pop Up

Hal 6 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

5. BAGIAN-BAGIAN DARI SEBUAH WORKSHEET

Sebuah Worksheet terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut :
a) KOLOM
Ditunjukkan dengan huruf-huruf, pada KEPALA KOLOM (Huruf A, B, C ….. Z,
AA, AB, AC…….AZ, BB, BC, BD…..BZ dst sebanyak 256 kolom)

b) BARIS
Ditunjukkan dengan angka-angka pada KEPALA BARIS (angka 1, 2, 3, 4,5
…….. s/d 65536)

c) SEL
 Perpotongan antara Baris dan Kolom disebut SEL.
 SEL AKTIF (yang dipilih) ditandai dengan garis tebal berwarna
hitam disekeliling sel.
 Setiap SEL dibatasi oleh Garis Vertikal dan Garis Horizontal
yang disebut GARIS GRID
 Kumpulan dari beberapa SEL disebut RANGE

Contoh Penunjukkan sel dan Range beserta Isinya:

Kepala Baris Penunjukkan alamat sel aktif pada sel C3

Kepala Kolom

Data berada pada

range E3:E7

Data berada pada Kursor berada pada Cel C3

range A9:C9

5. MENGUBAH LEBAR KOLOM

a) Dengan menggeser Batas antar Kolom
 Pada Kepala Kolom, Letakkan Pointer (tanda silang putih) di batas
kanan kolom yang akan diubah lebarnya, hingga Pointer berubah
menjadi panah silang berwarna hitam.
 Geser Ke kanan panah silang hitam tersebut (untuk menambah lebar)
dan Geser Ke kiri (untuk mengurangi lebar kolom)

Hal 7 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Geser ke kanan untuk

melebarkan kolom D
Geser ke kiri untuk
menyempitkan kolom D
Geser ke bawah untuk menambah
tinggi baris ke-5
Geser ke atas untuk mengurangi
tinggi baris ke-5

b) Dengan mengetikkan lebar Kolom sesuai keinginan

 Klik kanan kepala Kolom yang akan diubah lebarnya (Misal kolom C)
 Klik Columb Width
 Pada tampilan Kotak dialog coulomb width isikan dengan bilangan yang
lebih besar (untuk menambah lebar kolom) dan isikan dengan bilangan
yang lebih kecil untuk mengurangi lebar kolom)

1. Klik kanan
kolom C 3. Ketik lebar

yang
diinginkan

2. Klik 4. Akhiri dg
Column Klik OK
width

c) Dengan men_Double-Klik batas antar Kolom

Cara ini digunakan untuk mengatur lebar kolom secara otomatis agar
sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, dengan langkah sbb :
 Ketikkan “Nama Barang” pada Sel A1
 Pada Kepala Kolom, Letakkan Pointer (Crosshair berwarna putih) di
batas antara kolom A dan Kolom B, hingga Pointer berubah menjadi
panah silang berwarna hitam
 Double_Klik tanda silang berwarna hitam tersebut.

6. MENGUBAH KETINGGIAN BARIS

a) Dengan Bantuan Mouse
 Pada Kepala BARIS, Letakkan Pointer (tanda silang putih) di batas
Bawah Baris yang akan diubah tingginya, hingga Pointer berubah
menjadi panah silang berwarna hitam. (lihat gambar paling atas)
 Geser panah silang berwarna hitam Ke bawah (untuk menambah
ketinggian baris) dan Geser Ke atas (untuk mengurangi ketinggian
baris)

b) Dengan bantuan Mouse dan Keyboard

 Klik sebuah sel pada baris (terpilih) yang akan diubah tingginya
 Klik Format > Row > Height
 Pada tampilan Kotak dialog ROW HEIGHT isikan dengan bilangan yang
lebih besar (untuk menambah tinggi baris) dan isikan dengan bilangan
yang lebih kecil (untuk mengurangi tinggi baris)

Hal 8 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

7. MENYISIPKAN KOLOM BARU

a) Menyisipkan 1 buah kolom di Sebelah Kiri Kolom terpilih
Sebagai contoh, kita akan coba menyisipkan 1 kolom di sebelah kiri kolom
“kode” (Membuat tabel sebelah kiri menjadi tabel sebelah kanan)

CARANYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

 Klik sebuah sel pada kolom terpilih ( Bisa C1, C2, C3, C4 atau C5 )
 Klik INSERT > COULOMB
ATAU
 Klik Kanan 1 buah Kepala kolom terpilih (Kepala kolom C)
 Klik INSERT
ATAU
 Klik 1 buah sel terpilih ( Bisa C1, C2, C3, C4 atau C5 )
 Klik INSERT > CELL
 Pilih/Klik ENTIRE COLUMN

b) Menyisipkan 2 buah kolom di Sebelah Kiri Kolom terpilih

Sebagai contoh, kita akan coba menyisipkan 2 kolom di sebelah kiri kolom
“kode” (Membuat tabel sebelah atas menjadi tabel sebelah bawah)

Klik kanan kepala

1. Ketik tabel
kolom C dan D
di samping
Klik Insert

CARANYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

 Klik (blok) 2 buah sel pada kolom terpilih ( blok sel C1 dan D1)
 Klik INSERT > COULOMB
ATAU
 Klik Kanan 2 buah Kepala kolom terpilih (Kepala kolom C dan kolom D)
 Klik INSERT
ATAU
 Blok 2 buah sel terpilih. ( blok sel C1 dan D1)
 Klik INSERT > CELL
 Pilih/Klik ENTIRE COLUMN

Hal 9 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

8. MENYISIPKAN BARIS BARU

a) Menyisipkan 1 buah Baris di bawah baris terpilih
Sebagai contoh kita akan coba menyisipkan 1 baris di sebelah atas baris
4 (di atas Erwin) (membuat tabel sebelah kiri menjadi tabel kanan)

CARANYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

 Klik (blok) 1 buah sel pada baris terpilih (Bisa sel A4, B4, C4 atau D4)
 Klik INSERT > ROWS
ATAU
 Klik Kanan 1 buah Kepala baris terpilih (Kepala baris 4)
 Klik INSERT
ATAU
 Klik 1 buah sel pada baris terpilih. (Bisa sel A4, B4, C4 atau D4)
 Klik INSERT > CELL
 Pilih/Klik ENTIRE ROW
 Klik OK

b) Menyisipkan 2 baris di atas baris terpilih

Sebagai contoh kita akan coba menyisipkan 2 baris di sebelah atas baris
4 (di atas Erwin) (membuat tabel kiri menjadi tabel kanan)

CARANYA ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

 Klik (blok) 2 buah sel pada baris terpilih ( Blok sel A4 dan A5 )
 Klik INSERT > ROWS
ATAU
 Klik Kanan 2 buah Kepala baris terpilih (Kepala baris 4 dan 5)
 Klik INSERT
ATAU
 Blok 2 buah sel pada baris terpilih ( Blok sel A4 dan A5 )
 Klik INSERT > CELL
 Pilih/Klik ENTIRE ROW
 Klik OK

10. MENGHAPUS KOLOM

 Klik Kanan Kepala dari kolom yang akan dihapus
 Kilk DELETE
ATAU
 Klik salah satu SEL pada kolom yang akan dihapus
 Kilk EDIT > DELETE
 Pilih/Klik ENTIRE COLUMN
 Klik OK

Hal 10 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

11. MENGHAPUS BARIS

 Klik Kanan Kepala dari Baris yang akan dihapus
 Kilk DELETE
ATAU
 Klik salah satu SEL pada baris yang akan dihapus
 Kilk EDIT > DELETE
 Pilih/Klik ENTIRE ROW
 Klik OK

12. MENYISIPKAN SEL

Untuk memperjelas letak SEL SISIPAN ini, kita lakukan langkah berikut :
 Klik sel terpilih
 Klik INSERT > CELLS
Maka akan muncul tampilan pilihan sbb :
 Shift Cells Right
Untuk menyisipkan 1 sel di kiri sel terpilih, dengan menggeser posisi
sel terpilih ke kanan
 Shift Cells Down
Untuk menyisipkan 1 sel di atas sel terpilih,
dengan menggeser sel terpilih ke bawah.
 Entire Row
Untuk menyisipkan 1 Baris (bukan sel) di atas sel
terpilih (sel aktif).
 Entire Column
Untuk menyisipkan 1 kolom (bukan sel) di kiri sel
terpilih (sel aktif).

13. MENGHAPUS SEL

Untuk memperjelas letak SEL yang akan kita hapus, kita lakukan langkah
berikut :
 Klik sel terpilih
 Klik EDIT
 Klik DELETE
Maka akan muncul tampilan pilihan sbb :
 Shift Cells Left
Untuk menghapus sel terpilih, dengan menggeser sel
di sebelah kanan sel terpilih ke sel aktif
 Shift Cells Up
Untuk menghapus sel terpilih, dengan menggeser sel
di sebelah bawah sel terpilih ke sel aktif
 Entire Row
Untuk menghapus 1 baris (bukan sel) dari sel
terpilih
 Delete Coulomb
Untuk menghapus 1 kolom (bukan sel) dari sel
terpilih

Hal 11 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB III
MEMASUKKAN DAN MENGEDIT DATA

A. PERINTAH UNTUK MEMINDAHKAN SEL AKTIF

Sel aktif ada pada sel A1 ketika pertama kali workbook (lembar kerja)
dibuka. Kita dapat memindahkan sel aktif dengan menggunakan mouse maupun
dengan keyboard.
Untuk memindah sel aktif menggunakan mouse, yaitu cukup dengan meng-
Klik sel yang akan kita tuju.
Sedangkan untuk memindah sel aktif menggunakan keyboard dapat
dilakukan dengan perintah sbb :

PERINTAH PINDAH
 Memindah sel aktif Satu kolom ke kiri
 Memindah sel aktif Satu kolom ke kanan
 Memindah sel aktif Satu baris ke atas
 Memindah sel aktif Satu baris ke bawah
Ctrl +  Memindah sel aktif ke kolom paling kiri
Ctrl +  Memindah sel aktif ke kolom paling kanan
Ctrl +  Memindah sel aktif Ke posisi data awal
Ctrl +  Memindah sel aktif Ke posisi data terakhir
Memindah sel aktif ke ujung bawah lembar kerja (sel)
Ctrl + End
yang telah digunakan
Ctrl + Home Memindah sel aktif ke sel A1
Page Up Memindah sel aktif satu layar ke Atas
Page Down Memindah sel aktif satu layar ke bawah
Ctrl + Page Down Memindah sel aktif ke sheet berikutnya
Ctrl + Page Up Memindah sel aktif ke sheet sebelumnya
Alt+ Page Up Memindah sel aktif ke kanan satu layar ke kiri
Alt+ Page Down Memindah sel aktif ke kanan satu layar ke kanan

B. TIPE DATA PADA EXCELL

Type data pada program Ms. Excell, pada dasarnya dapat diklasifikasikan menjadi
3 macam , yaitu :

1. TYPE DATA TEKS (LABEL)

 Data Teks dapat berupa Huruf A, a, B, b ……. Ataupun gabungan
Huruf A, a, B, b ….dengan angka 0, 1, 2, 3……. Dan symbol (@, !, ?) yang
tidak akan diproses secara matematika.
 Semua Data Teks DIRATA KIRI dalam sel.
Contoh :

Di rata Kiri

Hal 12 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

2. DATA ANGKA (NUMERIK)

 Data Angka dapat berupa :
 angka 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 dan karakter +, -, ( ), %, /
 Data tanggal (date)
 Data Waktu (Time)
 Data Formula { penjumlahan(+),pengurangan(-), perkalian (*),
pembagian(/), perpangkatan(^) }
 Data Fungsi (Sum, sumif, Count, Countif, Max, Min, Average dll )

 Semua Data Angka Di_rata kanan dalam sel.

 Data angka dapat kita jadikan data Teks dengan memberi tanda kutip ( ‘ )
di awal Data Angka.
Contoh : Data Angka 0555 akan dtampilkan menjadi 555 (RATA KANAN)
Agar menjadi data teks (dibuat RATA KIRI), sebelum mengetik
angka 0555 kita awali dengan mengetik tanda kutip ( ‘ ) dulu.

Ketik : 0555
Maka akan Ketik :’0555
Ditampilkan 555 Maka akan jadi
dan rata Kanan data text, dan
Di rata Kiri

DATA TANGGAL (DATE)

 Semua data tanggal diRATA KANAN dalam sel
 Format penulisan data tanggal adalah :
“Tanggal/BulanTahun”
Jadi Untuk Menuliskan tanggal 6 maret 2007, cukup diketik : 6/3/07,
lalu ENTER.
 Untuk merubah tampilan tanggal 06/03/07 akan diubah menjadi 6
maret 2007, dapat dilakukan langkah berikut :
 Ketikkan 6/3/07 pada sel D2, maka ditampilkan 06/03/07
 Klik FORMAT > CELLS
 Klik NUMBER > DATE
Klik TYPE 6 maret 2007
 Klik OK

DATA WAKTU (TIME)

 Semua data Waktu Di_Rata kanan dalam sel
 Format penulisan data tanggal adalah :
“Jam:Menit:Detik”
Contoh:
Jam 12 malam lebih 15 menit, 10 detik, dituliskan 00:15:10

CATATAN :
Regional Settings yang digunakan pada pembahasan Modul ini adalah Regional
Settings Indonesia, sehingga Tampilan Data NUMBER terkait dengan tanda
Separator pada angka desimal, menggunakan koma ( , ).
Namun Jika Regional Settings Inggris, maka menggunakan titik (.)
Contoh :
Dengan tombol Numerik, ketiklah angka 5.25
Apabila Regional settings Indonesia) maka tampilan angkanya: 5,25
Apabila Region settings Inggris) maka tampilan angkanya 5.25

Hal 13 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

3. DATA RUMUS (FORMULA)

 Adalah tipe data yang terdiri dari :
a. Data Rumus-rumus (formula), seperti penjumlahan, pengurangan,
perkalian, pembagian, perpangkatan, dan pengakaran.
Contoh :
Perkalian isian sel A1 dengan isian sel B1 dilakukan dengan langkah
sbb :
 Ketikkan angka 15 pada sel A1
 Ketikkan angka 20 pada sel B1
 Ketikkan =A1*B1 pada sel C1, lalu ENTER
Maka akan muncul angka 300 pada sel C1
b. Data Fungsi
Beberapa jenis fungsi yang sering digunakan pada program Ms. EXCELL
antara lain yaitu :
1) Fungsi Text
(Len, Upper, Lower, Rept, Left, Right, Mid, Value )
2) Fungsi Matematika
(Sum, Sumif, Count, Countif, Max, Min, Average, dan lain-lain)
3) Fungsi Statistik
( Mod, Int, Sin, Log dan lain-lain )
4) Fungsi Logika
( If tunggal, IF bertingkat )
5) Fungsi Pembacaaan Tabel
( Data Sort, Hlookup, Vlookup, dll)
6) Fungsi Keuangan
( SLN, DDB, SYD dan lain-lain )
7) Dan lain-lain

C. MEMANIPULASI DATA (ISI SEL) PADA LEMBAR KERJA

1. CARA MEMASUKKAN DATA
Untuk memasukkan data pada suatu sel dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
 Pilih/Klik salah satu sel, tempat untuk memasukkan data
 Ketikkan data pada sel tersebut
( Data yang dimasukkan akan tampak di dua tempat,yaitu pada sel
terpilih dan pada formula bar )

Masukan data di sel C4

maka akan tampil di sel
C4 dan di Formula Bar

Hal 14 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

2. MENGEDIT DATA PADA SEL

Apabila ada kesalahan mengetik, kita dapat melakukan pengeditan teks yang
salah tersebut dengan cara sbb :
 Double Klik sel yang akan diedit datanya
 Lakukan pengeditan sesuai kebutuhan
Klik pada formula
ATAU bar, lalu lakukan
 Klik sel yang akan diedit datanya pengeditan text

 Tekan tombol F2 (pada keyboard)

 Lakukan pengeditan sesuai kebutuhan
ATAU
 Klik sel yang akan diedit datanya
 Letakkan Kursor pada FORMULA BAR
 Lakukan pengeditan pada FORMULA BAR sesuai kebutuhan

3. MENGGANTI (menumpuki) DATA PADA SEL DENGAN DATA BARU

Kita dapat mengganti data pada suatu sel dengan data yang baru dengan cara
sbb :
 Klik sel yang akan diganti datanya
 Ketikkan Data Baru yang diinginkan
( maka data lama akan tertumpuk dan terganti dengan data baru )
ATAU
 Klik sel yang akan ditumpuki/diganti datanya
 Blok data yang ada pada FORMULA BAR
 Ketikkan data baru yang diinginkan

4. MENGHAPUS DATA PADA SEL

 Klik sel yang akan dihapus datanya
 Tekan Tombol DELETE atau BACKSPACE ( Pada Keyboard)
ATAU
 Klik sel yang akan dihapus datanya
 Blok data yang ada pada FORMULA BAR
 Tekan Tombol DELETE atau BACKSPACE ( Pada Keyboard)

5. MENGURUTKAN DATA
Ms Excell menyediakan fasilitas pengurutan (Sort) data pada table.
Kita dapat mengurutkan data berdasarkan urutan abjad, angka, maupun
tanggal.
Untuk mengurutkan data pada table dapat dilakukan dengan dua cara sbb:
1) Dengan Toolbar Standar
2) Dengan Menu Data > Sort

1) MENGURUTKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN TOOLBAR

Untuk mengurutkan data dengan menggunakan toolbar standar, ikutilah
langkah-langkah berikut ini :

Sebagai contoh, ketiklah data berikut :

Hal 15 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Sorot/Blok kolom Nama sebagai pilihan yang akan digunakan sebagai

Kunci pengurutan tabel
 Jika kita tekan Klik icon Ascending
Maka tampilan table akan tampak seperti berikut :

 Jika kita tekan tombol Descending

Maka tampilan table akan tampak seperti berikut :

2) MENGURUTKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN MENU

Untuk mengurutkan data dengan menggunakan menu, ikutilah langkah-
langkah berikut ini :

 Sebagai contoh, ketiklah data berikut :

Hal 16 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Sorot/Blok seluruh data table

 Klik menu Data
 Pilih/Klik Sort, sehingga akan muncul tampilan kotak dialog Sort sbb :

kolom Lama Inap sebagai pilihan yang

akan digunakan sebagai Kunci
pengurutan tabel

KETERANGAN :

Kotak pilihan Then by digunakan jika di

antara data kunci pengurutan table
ada yang sama. (misalnya Lama Inap
ada yang sama-sama 5 hari, maka kita
harus menentukan kunci pengurutan
table yang ke-2 misalnya kolom
Tanggal Check in

 Pada pilihan Sort by, tandai/pilih lingkaran Ascending,

 Klik OK, maka hasilnya adalah sbb :

 Tapi Jika pada pilihan Sort by, kita memilih lingkaran Descending,
 Lalu klik OK, maka hasilnya adalah sbb :

Hal 17 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

6. Menggunakan Fasilitas Split

Split adalah sebuah fasilitas yang dapat digunakan ketika kolom data
yang kita input pada lembar kerja excel terlalu panjang, sehingga tidak
semua data terlihat pada layer.
Sebagai contoh, ketiklah data berikut ini :

Setelah selesai mengetik, maka pada tampilan zoom 100%, field PPH
dan Gaji Total tidak Nampak.Jika ingin menampakkannya dengan menggeser
Scrollbar horizontal, maka field Kode Guru I dan Nama tidak kelihatan,
sehingga kita kesulitan untuk mengecek Gaji Total dari Guru A atau Guru B.
Masalah tersebut dapat kita atasi dengan fasilitas Split

Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah untuk menggunakan

fasilitas Freeze Panes :
a) Pastikan tampilan layar dengan zoom 100%
b) Taruh pointer mouse pada sel C3
c) Klik menu Window
d) Klik Split
Maka muncul semacam garis batas menyilang di atas dan di kanan field
Nama.
e) Geser scrollbar horizontal ke kanan, sehingga kita masih dapat melihat
gaji total dari guru A ataupun Guru B
f) Untuk mengembalikan pada tampilan semula, maka Klik menu Window,
kemudian Klik Remove Split

Hal 18 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB IV
MEMFORMAT DATA

A. MEMILIH/MENYOROT RANGE DATA

Untuk memilih/menyorot range data dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :
1) Dengan menggunakan mouse
Caranya:
 Klik sel yang kita pilih
sebagai posisi awal (misal Klik sel B2)
 Geser mouse ke bawah
sampai ke posisi sel akhir pilihan.(misal sel B8)
( Maka alamat Range-nya yaitu B2:B8 )

2) Dengan tombol shift (bersama-

sama tombol     pd keyboard)
Caranya:
 Klik sel yang kita pilih
sebagai posisi awal (misal Klik sel A2)
 Tekan tombol shift bersama-
sama dengan tombol  (misal sampai sel D2), kemudian Tekan tombol 
pada keyboard (misal sampai D8)
( Maka alamat Range-nya yaitu A2:D8 )

Range B2:B8 Range A2:D8

Bila diperlukan kita dapat menyorot sekaligus beberapa range di tempat

yang berbeda, caranya adalah sebagai berikut :
1) Sorot/Blok range yang pertama ( Range B3:B9 )
2) Sambil menekan tombol Ctrl, sorotlah Range berikutnya , yaitu Range
C11:E13 )
3) Ulangi langkah ke-2 ( Sorot Range D5:E8 , kemudaian sorot range G5:G10 )

Hal 19 dari 68

Alamat Range-nya yaitu : B3:B9; C11:E13; D5:E8; G5:G10

Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

B. MEMINDAHKAN RANGE DATA (isi sel)

Ketika kita mengetikkan suatu data pada alamat sel yang salah, maka kita
dapat menmindah data tersebut dengan mengunakan 2 cara, yaitu dengan cara
Cut & Paste dan dengan menggunakan Mouse

1. MEMINDAHKAN RANGE DATA DENGAN PERINTAH CUT DAN PASTE

Caranya adalah sbb :
 Pilih/Sorot/Blok range data yang akan kita
pindah
 Klik Edit
 Klik Cut ( hingga range data akan dikelilingi
garis putus-putus yang tampak seperti bergerak )
 Letakkan sel aktif pada tempat yang diinginkan
 Klik Paste

Data pada Range B3:B8 dipindah pada Range D4:D9 dengan perintah Cut dan Paste

2. MEMINDAHKAN RANGE DATA DENGAN MOUSE

Caranya adalah sbb :
 Pilih/Sorot/Blok range data yang akan kita
pindah.
 Letakkan Pointer (silang berwarna putih) pada
range data terpilih, sehingga muncul pointer berupa panah berwarna putih
yang didepannya ada terdapat panah silang berwarna hitam

Geser ke kanan
atas (tempat yang
diinginkan )

Data pada Range A5:A10 dipindah pada Range D1:D6 dengan menggunakan Mouse
Hal 20 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Hal 21 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

C. MENYALIN RANGE DATA

1. MENYALIN RANGE DATA
DENGAN PERINTAH COPY DAN PASTE
Caranya adalah sbb :
 Pilih/Sorot/Blok range data
yang akan kita salain/copy
 Klik Edit
 Klik Copy
 Letakkan sel aktif pada posisi
yang kita inginkan
 Klik Paste

2. MENYALIN RANGE DATA

DENGAN MOUSE
Caranya adalah sbb :
 Pilih/Sorot/Blok range data
yang akan kita salain/copy
 Letakkan Pointer (silang
berwarna putih) pada range data terpilih, sehingga muncul pointer berupa
panah berwarna putih yang didepannya ada terdapat panah silang
berwarna hitam
 Sambil menekan tombol Ctrl,
Geser range data terpilih ke posisi yang kita inginkan

D. MEMASUKKAN DERET DATA DENGAN FILL HANDLE (AUTOFILL)

Fasilitas Fill Handle ( Autofill ) digunakan untuk mengisikan data text
ataupun data angka berurutan secara otomatis sehingga dapat memudahkan dan
mempercepat pemasukan barisan data ke dalam suatu Range.
Misalnya kita ingin mengetikkan barisan data dengan format angka 1, 2, 3 ,
4 , …………., 10, pada Range A4:A13 (lihat gambar di bawah), maka kita tidak
perlu mengetikkan satu persatu barisan data angka 1 sampai 10. Untuk
mengetikkan Barisan Data tersebut dapat kita lakukan dengan langkah sbb :
 Ketikkan/masukkan data
pertama dan kedua ( ketik angka 1 pada sel A4 dan angka 2 pada sel A5 )
 Pilih/Sorot/Blok range yang
berisi kedua angka tersebut
 Letakkan pointer pada
sebelah kanan bawah range terpilih ( sebelah kanan bawah angka 2) sehingga
muncul tanda silang hitam ( + )
 Geser ke bawah sampai
angka yang diperlukan ( misalnya angka 10 )

Geser Ke
bawah
+ sampai
muncul
angka 10

Hal 22 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Di samping itu fasilitas Fill Handle (Autofill) juga dapat dimanfaatkan

untuk meng-copy rumus/formula, sebagai contoh rumus =A1*B1 pada sel C1
dicopy_kan ke sel C2, C3, dan C4 :

Hal 23 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

E. MEM-FORMAT CELLS PADA LEMBAR KERJA

Tampilan data yang telah kita masukkan (input) pada suatu sel dapat kita
atur (Format) tampilannya sesuai dengan yang kita inginkan, yaitu dengan cara
menggunakan perintah Format Cells.
Dan untuk memformat tampilan data melalui perintah Format Cells dapat
kita lakukan melalui 2 cara, yaitu :

1) Cara 1, dengan mengunakan Menu Format > Cells

Caranya adalah sbb :
 Klik sel/range yang akan diformat datanya
 Klik menu Format > Cells
Maka akan muncul kotak dialog Format Cells seperti gambar berikut :

tabulasi

 Pilih jenis-jenis tabulasi dan kstegori pilihan perintah yang ada pada
tabulasi tersebut untuk memformat sel sesuai kebutuhan.

2) Cara 2, Klik kanan range/sel yang akan diformat datanya

Caranya adalah sbb :
 Pilih sel/range yang akan diformat datanya
 Klik kanan sel/range tersebut hingga muncul menu pilihan sbb

 Klik Format Cells, sehingga muncul kotak dialog Format Cells

Hal 24 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Pada Kotak Dialog Format Cells yang disediakan oleh Ms. Excell terdapat
6 buah TABULASI, yaitu : Tabulasi Number, Alignment, Font, Border, Pattern, dan
Protection. Masing-masing Tabulasi tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda.

1. Tabulasi NUMBER
Tabulasi Number terdiri dari Category :
 GENERAL
 Data text ataupun Number yang kita ketikkan (input) pada suatu sel
secara default tampilannya merupakan kategori General. Sehingga
tampilan data di monitor akan sama persis dengan apa yang kita
ketikkan.
Sebagai Contoh :
 Jika kita mengetik angka 5000 pada sel A2, maka pada monitor juga
akan muncul angka 5000.
 Baru setelah kita Format Accounting (dg decimal Place : 2), maka
tampilan pada monitor berubah menjadi Rp 5.000,00.
 Kategori General juga digunakan untuk mengembalikan pada tampilan
semula pada data number yang sebelumnya telah diformat untuk
kategori Number, Currency, Accounting, Percentage, text dll..

Tampilan sebelum Tampilan setelah Dari Format Accounting,

di_Format di_Format Accounting lalu di_Format General

 NUMBER
 Kategori NUMBER digunakan Untuk memunculkan tanda separator
(titik ) pada bilangan ribuan dan kelipatannya.

Untuk memunculkan tanda titik (.) sebagai tanda separator angka

kelipatan ribuan, dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
 Ketikkan angka 1500500 pada sel B1
 Klik Format > Cells
 Klik tabulasi Number
 Klik kategori Number
 Klik Kotak di kiri Use
1000 Separator.
 Klik OK

 Kategori NUMBER juga dapat untuk memFormat angka decimal

Pada data angka, Jika kita ingin membuat tampilan data angka
56,7894 menjadi 56,79 dan tampilan data angka 75,6347 menjadi
75,63 (mengalami pembulatan). Ini dapat kita lakukan dengan
langkah sbb :

Hal 25 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Ketik 56,7894 pada sel B1 dan angka 75,6347 pada sel B2

 Sorot/Blok sel B1 dan sel B2
 Klik menu Format > Cells
 Klik Tabulasi Number
 Pilih Category Number
 Ketik 2, pada kotak Decimal Place
 Klik OK,

 CURRENCY
 Untuk memberi symbol mata uang pada data angka
Jika kita ingin tampilan data angka 1500 menjadi Rp 1.500,00
 Ketikkan angka 1500
 Klik menu Format > Cells
 Klik Tabulasi Number
 Pilih Category Currency
 Pilih symbol mata uang (Rp) pada kotak pilihan Symbol
 Ketikkan 2 pada Decimal Places
 Kilk OK,
Sehingga sehingga tampilan angkanya menjadi Rp 1.500,00

 ACCOUNTING
 Memiliki fungsi yang Sama dengan Currency,
 Perbedaannya :
 Tampilan Category Accounting lebih rapi, yaitu Format
mata uang dibuat rata Kiri dan angkanya rata kanan (perhatikan
gambar di bawah), sedangkan Format mata uang pada tampilan
kategori Currency posisinya tergantung dengan besar_kecil dari
nilai mata uang yang kita ketikkan.

Tampilan Rp dengan Tampilan Rp dengan

Format Currency Format Accounting

 Pada Category Currency, jika hasil pengurangan data

adalah negative, maka juga akan ditampilkan negative, namun pada
category Accounting jika hasil pengurangannya negative, maka
angka akan ditampilkan di dalam tanda kurung.

Tampilan Format Currency Tampilan Format Accounting

Hal 26 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Date
 Secara default, data tanggal ditampilkan dengan format tgl-bln-thn.
Untuk mengetikkan tanggal 2 Nopember 2007 pada sel B1, cukup kita
ketikkan 2/11/07, maka pada etelah kita enter, tampilan tanggalnya
menjadi 02/11/2007
 Kita dapat memformat data tanggal tersebut, sehingga tampilannya
menjadi 02 Nopember 2007 dengan cara sbb :
 Pilih range data tanggal yang akan diformat
 Klik menu Format > Cells
 Klik tabulasi Number
 Pilih Category Date
 Pilih Type tanggal yang diinginkan
 Klik OK

 Time
 Secara default, data waktu ditampilkandengan format Jam:mnt:dtk
 Kita dapat memformat data waktuebut dengan cara sbb :
 Pilih range data tanggal yang akan diformat
 Klik menu Format > Cells
 Klik tabulasi Number
 Pilih Category Type
 Pilih Type waktu yang diinginkan
 Klik OK

 Percentage
 Data pecahan dapat kita format menjadi percent ( % ), caranya
sbb:
 Klik menu Format > Cells
 Klik tabulasi Number
 Klik category Percentage
 Klik OK
 Ketikkan angka 5 pada suatu sel, maka tampilannya menjadi
5%

 Text
 Format untuk merubah data Angka menjadi data teks,

Sebelum di Format TEXT Setelah di Format TEXT

(rata kanan krn data number) (rata kiri krn berubah menjadi data Text)

Caranya adalah sbb :

 Klik sel A1
 Klik menu FORMAT > CELLS (maka muncul kotak FORMAT CELLS)

Hal 27 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Klik/Pilih tabulasi NUMBER

 Klik/Pilih kategori TEXT
 Klik OK
 Custom
 Selain memformat data angka dengan category number, currency,
percentage dan accounting, kita juga dapat menggunakan category
Custom
 Karakter-karakter yang terdapat pada category custom :

Karakter
Fungsi/keguanaannya
Format
#  Menyatakan Digit ATAU Angka
 Angka 0 yang tidak punya arti tidak ditampilkan
 Contoh :
- Penggunaan format
###,## maka data 212,00 akan ditampilkan 212,
DAN data angka 0,69 ditampilkan ,69
0  Menyatakan Digit ATAU Angka
 Angka 0 yang tidak punya arti akan ditampilkan
 Contoh :
- Penggunaan format Rp.##0,## maka data
Rp. 212,00 akan ditampilkan Rp 212,00
- DAN data angka Rp 0,69 ditampilkan Rp 0,69
?  Menyatakan Digit ATAU Angka
 Angka 0 yang tidak memiliki arti ditampilkan sebagai
spasi
 Contoh :
Penggunaan format #?/? , maka data akan
ditampilkan menjadi

_ (garis  Karakter ini memberikan spasi selebar karakter, di

bawah) belakang karakter garis bawah
 Memungkinkan lurusnya data angka positif dan data
angka negatif. (data angka negative biasanya diapit tanda
kurung)
 Contoh:
Ketika diformat Currency tampilan
Angka 0 akan lurus dengan tanda
kurung

Setelah diformat Rp. ###.##0,00

Maka tampilan angka digit terakhir
Angka positif ankan lurus dengan
Angka Digit terakhir Angka negatif
, (koma)  Karakter ini memberikan tanda pemisah
pecahan atau desimal dalam data angka
. (titik)  Karakter ini memberikan tanda pemisah
ribuan dalam data angka
%  Karakter ini memberikan format persentase
dalam data angka
* Karakter ini mengisi lebar kolom yang tersisa dengan
(bintang) kararkter yang ditulis dengan lambang *(bintang)
[warna] Karakter ini memberikan warna pada data angka.
Contoh :
[Blue] akan memberikan warna biru pada angka

Hal 28 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

2. ALIGNMEN ( Perataan Data Pada sel )

Secara Default, data teks dirata kiri-bawah dan data angka dirata
kanan-bawah. Kita dapat mengatur perataan teks dalam sel sesuai
kebutuhan/keinginan.
Hal tersebut dapat kita lakukan dengan langkah-langkah sbb :
 Pilih/Blok range data yang akan kita atur perataannya
 Klik Format > Cells
 Klik tabulasi Alignment (sehingga muncul kotak dialog Format cells )

 Text Alignment
 Horizontal
Kedudukan teks pada posisi sumbu X
Terdiri dari :
 General ( untuk tampilan default )
 Left ( tampilan data dirata kiri )
 Center ( tampilan data dirata tengah horizontal )
 Right (tampilan data dirata kanan )
 Fill ( untuk tampilan data berulang memenuhi sel)
 Justify (tampilan data dirata kiri-kanan )

 Vertical
Kedudukan teks pada posisi sumbu Y
Terdiri dari :
 Center (tampilan data dirata tengah vertical)
 Bottom (tampilan data dirata bawah )
 Justify (tampilan data dirata atas-bawah )

 Orientation
Pengaturan Arah teks dengan sudut tertentu

 Text Control
 Wrap Text
Memaksakan teks agar tidak melebihi batas lebar kolom tempat
teks berada, dengan menurunkan sebagian teks ke bagian
bawah teks yang lain
 Shrink to fit

Hal 29 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Memaksakan teks agar tidak melebihi batas lebar kolom tempat

teks berada, dengan mengecilkan teks tersebut.
 Merge Sel
Untuk menggabung beberapa sel menjadi satu sel.
Tampilan
Wrap text

Orientasi
Left Teks 90
Horizontal
Orientasi
Center Teks -90
Horizontal
Merge
Justify Cells
Horizontal

Right Orientasi
Horizontal Teks 45

Fill Orientasi
Horizontal Teks -45

Center
verical
Tampilan
Center Srink to fit
Horizontal
Dan
Vertical

3. FONT
 Untuk mengatur jenis Huruf(Font)
 Untuk mengatur Ukuran Huruf (Size)
 Untuk Mengatur Tampilan huruf (Font Style)
 Untuk memberikan effect pada huruf (Effect)
 Untuk mengatur warna Huruf (Color)

4. BORDER
 Digunakan Untuk menambahkan Garis (border) pada sel atau range yang
kita pilih,
Caranya sbb :
 Sorot range data
yang akan kita beri
garis bingkai (A2:F8)
 Klik Format
 Klik Cells
 Klik tabulasi Border
 Tentulan Line Style
(type garisnya)
 Pada pilihan Presets
Klik Outline (untuk
memberi garis
bingkai luar)
Klik Inside (untuk
memberi garis
bingkai
dalam/tengah)
 Klik OK

Hal 30 dari 68
Line Style bingkai Outline Line Style bingkai Inside
berupa Double line berupa Single line
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Line Style
bingkai Inside
berupa Single line

Line Style bingkai

Outline berupa
Double line

5. PATTERN
 Untuk memberikan warna latar (background) pada sel atau range yang kita
pilih
 Sebagai Contoh,
 Sorotlah sel/range
 Klik Format > Cells
 Klik tabulasi Pattern
 Klik color yang di-
inginkan
 Klik OK Color yang
diinginkan

6. POTECTION
 Penggunaan tabulasi PROTECTION terkait dengan keperluan untuk
memproteksi sebuah lembar kerja, sehingga orang lain hanya dapat
membuka filenya saja namun tidak dapat mengubah isi file yang kita buat.
 Penggunaan PROTECTION juga dapat diatur untuk hanya memproteksi
sel-sel tertentu yang kita inginkan.
 Untuk memproteksi sebuah lembar kerja (Sheet), dapat dilakukan dengan
langkah-langkah berikut ini:
 Klik Tolls (pada menu bar)
 Klik Protection > protect
Sheet ( Jika ingin memproteksi
workbook, maka pilih Protect
Workbook)
 Isilah dengan password yang
mudah diingat
 Klik OK
 Isikan kembali password yang
telah dibuat tadi (password
harus sama)
 Klik OK

Hal 31 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Hal 32 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB V
PERHITUNGAN DENGAN RUMUS

Rumus merupakan persamaan yang melakukan operasi perhitungan pada

lembar kerja dan mempunyai fungsi sbb:
1) Dapat melakukan operasi
matematika
(Operasi penambahan/pengurangan, perkalian/pembagian, perpangkatan,
membandingkan nilai dan menggabungkan teks )
2) Mereferensi ke sel lain pada lembar
kerja yang sama, mereferensi sel pada lembar kerja lain dalam satu buku kerja,
serta mereferensi sel pada lembar kerja lain dalam buku kerja yang lain.
Data Rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan ( = ) dan dapat berupa
konstanta (angka, huruf atau gabungannya), alamat sel, atau rumus lain.

A. OPERATOR HITUNG
Dalam melakukan operasi hitung dengan Rumus, kita menggunakan
Operator Hitung sbb :
Operasi Symbol Contoh Maksud Penggunaan Operator
Perhitungan Operator Penggunaan Hitung
Penjumlahan + =B3+C3 Isi sel B3 dijumlahkan dengan isi
sel C3
Pengurangan - =E6-E9 Isi sel E6 dikurangi isi sel E9
Perkalian * =E6*8 Isi sel E6 dikalikan 8
Pembagian / =F7/G7 Isi sel F7 dibagi isi sel G7
Perpangkatan ^ =G7^2 Isi sel G7 dipangkatkan 2

 Tahap operasi perhitungan yang dilakukan Ms Excell memiliki urutan

sebagai berikut:
1) Tahap pertama Pangkat
2) Tahap kedua Perkalian atau pembagian
3) Tahap Ketiga Penjumlahan atau Pengurangan

Contoh :
 Rumus =A1+B1/C1 ; (Operasi hitung 15+8/4 hasilnya adalah 17)
Sesuai tahapan di atas, maka 8 dibagi 4, kemudian hasilnya ditambah 15
 Rumus =A1+B1/C1 ; (Operasi hitung 3*4+8 hasilnya adalah 20 )
Sesuai tahapan di atas, maka 3 dikali 4, kemudian hasilnya ditambah 8

 Operator hitung yang dibuat dalam tanda kurung (….) akan dilaksanakan
terlebih dahulu

Contoh :
 Rumus =(A1+B1)/C1 ( Operasi hitung (18+6)/4 hasilnya adalah 6 )
Keterangan :
Karena angka 18 dan 6 dalam kurung, maka 18 dan 6 ditambahkan
terlebih dahulu baru kemudian dibagi 4.

Hal 33 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

B. MEMASUKKAN DATA RUMUS

Memasukkan Rumus pada suatu sel dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1) Dengan mengetikkan langsung (angka atau alamat sel) pada sel aktif
Caranya sbb :
 Klik sel E3 untuk meletakkan sel aktif pada posisi tersebut
 Pada sel E3, ketikkan =C3*D3 (dapat juga diketikkan =750000*2)
 Tekan tombol Enter , kemudian akan tampak hasil dari rumus yang telah
kita ketikkan

2) Dengan cara menunjuk

 Klik sel E3 untuk meletakkan sel aktif pada posisi tersebut
 Pada sel E3, ketikkan = (sama dengan)
 Klik sel C3, maka alamat sel ini akan dimasukkan ke rumus secara
otomatis.
 Ketikkan tanda * (bintang) sebagai operator hitung
 Klik sel D3, maka alamat sel ini akan dimasukkan ke rumus secara
otomatis.
 Tekan tombol Enter , kemudian akan tampak hasil dari rumus yang telah
kita ketikkan

C. MENYALIN RUMUS
Untuk menyalin (mengcopy) rumus yang telah kita buat pada sel E3, dapat
dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1) Dengan Perintah Copy dan Paste
Caranya sbb :
 Letakkan sel aktif pada sel E3 (sel yang berisi rumus yang akan kita salin)
 Klik menu Edit
 Klik Copy
 Pilih/Sorot/Blok range di mana salinan rumus akan kita tempatkan
 Klik menu Edit
 Klik Paste

Hal 34 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

2) Dengan fasilitas Fill handle (Autofill)

 Letakkan sel aktif pada sel E3 (sel yang berisi rumus yang
akan kita salin)
 Pada sudut kanan bawah sel akan terlihat Fill handle (tanda
silang berwarna hitam  ), kemudian geser Fill handle tersebut ke bawah
sampai Sel E7.

Fill Handle

D. MEMASUKKAN RUMUS SEKALIGUS MENYALINNYA

Kita dapat memasukkan rumus dan sekaligus menyalinnya ke semua sel (range)
tujuan, caranya sbb :
 Sorot/Blok sel E3 s/d E7
 Ketikkan rumus =C3*D3
 Tekan tombol Ctrl+ Enter, dan kita dapat melihat hasil dari rumus yang telah
kita buat

E. MEMASUKKAN RUMUS BERBENTUK ARRAY

Yang dimaksud array yaitu semacam matriks atau Vektor. Untuk memasukkan
rumus berbentuk Array langkahnya adalah sbb :
 Sorot/blpck range E3:E7
 Ketikkan = (sama dengan)
 Pilih/Sorot sel C3 s/d C7
 Ketikkan tanda * (bintang)
 Pilih/Sorot sel D3 s/d D7

Hal 35 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Tekan tombol Ctrl+Shift+Enter, dan kita dapat melihat hasil dari rumus
yang telah kita buat

F. MEMASUKKAN RUMUS DENGAN ALAMAT ABSOLUD

Alamat absolud adalah alamat yang tidak akan pernah berubah, meski telah
dipindahkan atau di_Copy_kan ke dalam sel lain.
Pada gambar di bawah, jika data sel B4 dikalikan dengan data sel C1, lalu
kita copy_kan rumusnya pada range C5:C9, maka akan terjadi kesalahan pada
rumus hasil copy_an tadi. Hal ini terjadi karena Sel B4 dan Sel C1 tidak sebaris.
Agar perkalian dapat dilakukan dengan benar, maka kita harus
meng_abdsolud_kan sel C1 dalam rumus, yaitu dengan menambahkan tanda
dolar ($) didepan Huruf C dan didepan angka 1. ( sehingga tampilannya $C$1 )

Untuk lebih jelasnya ikutilah contoh berikut:

 Ketikkan data Nama Karyawan dan Jam Kerja (pada range A3:B9)
 Letakkan sel aktif pada sel C4
 Ketikkan rumus =C1*C4
 Salin rumus pada sel C4 pada range C5:C9 dengan Fill Handle
 Klik Sel C5, maka akan terlihat adanya kesalahan rumus, yaitu =C2*B5
Padahal rumus yang benar adalah =C1*B5

Agar tidak terjadi kesalahan pada hasil copy_an rumus, maka alamat sel C1
harus diabsoludkan, untuk lebih jelasnya ikuti perintah berikut :
 Letakkan kembali sel aktif pada sel C4
 Ketikkan rumus =$C$1*B4
( Tanda dolar $C$1 menunjukkan bahwa Sel C1 diabsoludkan)
 Salin rumus pada sel C4 pada range C5:C9 dengan Fill Handle
Maka rumus hasil peng_Copy_an sudah benar sesuai dengan keinginan

Sel C1 tidak Sel C1

diabsoludkan diabsoludkan

Hasil Peng_Copy_an Hasil Peng_Copy_an

Rumus SALAH Rumus BENAR
Hal 36 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB VI
PERHITUNGAN DENGAN FUNGSI

Beberapa jenis fungsi yang sering digunakan pada program Ms. EXCELL antara lain
yaitu :
a. Fungsi String (Len, Upper, Lower, Rept, Left, Right, Mid )
b. Fungsi Matematika (Sum, Sumif, Count, Countif, Max, Min, Average,dll)
c. Fungsi Statistik ( Mod, Int, Sin, Log dan lain-lain )
d. Fungsi Logika(And, Or, If tunggal, IF bertingkat )
e. Fungsi Pembacaaan Tabel( Data Sort, Hlookup, Vlookup)
f. Fungsi Tanggal dan Waktu ( HOUR, MINUTE)

A. PENULISAN FUNGSI
Dalam penulisaan Fungsi selalu melibatkan tanda/lambang ekspresi logika
matematika sebagai berikut :

Lambang Ekspresi Logika

= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan

Sama halnya dengan Formula, penulisan Fungsi Excell harus diawali

dengan tanda = (sama dengan), kemudian baru diikuti oleh nama fungsi dan
argumennya.
Argumen pada Fungsi dapat berupa angka, teks, sel atau range, rumus
maupun ekspresi logika. Argumen dituliskan/diapit tanda kurung (…..)
Contoh :

Fungsi Arti Jenis Argumen

Akar Kuadrat dari 144
=SQRT(144) Angka
Jumlah data dalam range
=SUM(B4:B16) Range
B4:B16
Pernyataan Apakah data
sel B1 lebih kecil dari 20
=OR(B1<20;B2>3) Ekspresi logika
ATAU Data sel B2 lebih
besar dari 3
Akar kuadrat dari data sel
=SQRT(E4+F4) Rumus
E4 ditambah F4
Jumlah karakter dalam
=LEFT(“minatani”) teks
teks “minatani”

CATATAN :
Regional Settings yang digunakan pada pembahasan Modul ini adalah
Regional Indonesia, sehingga Tampilan tanda pemisah pada logika dan
ekspresi fungsi menggunakan titik_koma ( ; ). Jika Regional Inggris
menggunakan koma ( , ).
B. PENGGUNAAN FUNGSI TEXT
Data fungsi Text dapat berupa teks, huruf, angka ataupun lambang khusus.

Hal 37 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

1) Fungsi Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari arah kiri, dari
seluruh karakter pada suatu sel.
Bentuk Umum dari fungsi Left adalah sbb :
=LEFT(Text;Jumlah karakter)

Keterangan: - Text dapat berupa teks ATAUpun Alamat Sel

- Tanda spasi dianggap sebagai 1 karakter

Pada sel A4 Ketikkan =left(A2;5)

lalu Enter
Maka Hasilnya SMK N

2) Fungsi Right
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari arah kanan,
dari seluruh karakter pada suatu sel.
Bentuk Umum dari fungsi RIGHT adalah sbb :
=RIGHT(Text;Jumlah karakter)

Pada sel A4 Ketikkan =Right(A2;6)

lalu Enter
Maka Hasilnya 2 PATI (tanda spasi
dihitung sebagai 1 karakter)

3) Fungsi Mid
Fungsi Mid digunakan untuk mengambil sejumlah karakter yang di tengah dari
seluruh karakter pada suatu sel.
Bentuk Umum dari fungsi MID adalah sbb :
=MID(Text;posisi mulai mengambil;Jumlah karakter)

Pada sel A4 Ketikkan =Mid(A2;3;5)

lalu Enter
Maka Hasilnya K N 2 (tanda spasi
dihitung sebagai 1 karakter)

4) Fungsi Len
Fungsi len digunakan untuk menghitung banyaknya karakter data teks pada
suatu sel.
Bentuk umum dari fungsi LEN adalah
=LEN(Text)

Pada sel A4 Ketikkan =Len(A2) lalu

Enter
Maka Hasilnya 12 (tanda spasi
dihitung sebagai 1 karakter)

5) Fungsi Lower

Hal 38 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Fungsi Lower digunakan untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf
kecil (NonCAPITAL) semua.
Bentuk umum dari fungsi LOWER adalah
=LOWER(Text)

Pada sel A4 Ketikkan =LOWER(A2)

lalu Enter
Maka Hasilnya smk n 2 pati

6) Fungsi Upper
Fungsi Lower digunakan untuk mengubah karakter data teks menjadi huruf
CAPITAL semua.
Bentuk umum dari fungsi UPPER adalah
=UPPER(Text)

Pada sel A4 Ketikkan =UPPER(A2)

lalu Enter
Maka Hasilnya SMK N 2 PATI

7) Fungsi Rept
Fungsi Rept digunakan untuk membuat karakter berulang selpanjang lebar sel.
Bentuk umum fungsi REPT adalah sbb :
=REPT(Text;Jumlah pengulangan)

Pada sel A4 Ketikkan =REPT(A2;5)

lalu Enter
Maka Hasilnya RERERERERE

8) Fungsi Value
Fungsi Value digunakan untuk mengubah karakter angka yang dinyatakan
dalam bentuk teks, menjadi data angka/numerik.
Bentuk umum fungsi VALUE adalah Sbb :
=VALUE(Text)

Contoh :
 Ketik K1365A PADA SEL A2
 Ketikan fungsi MID pada sel B2
=MID(A2;2;4)
 Ketikkan fungsi VALUE pada sel C2
=value(B2)
 Akhiri dengan menekan ENTER
Hasil penggunaan
Hasil penggunaan fungsi VALUE
fungsi MID berupa berupa data number
data TEXT (dirata (dirata KANAN)
KIRI)
C. PENGGUNAAN FUNGSI MATEMATIKA dan STATISTIK

Hal 39 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Fungsi Matematika banyak sekali jenisnya, Di sini kita hanya akan

mempelajari beberapa fungsi, diantaranya yaitu :
a) Sum, digunakan untuk menjumlahkan nilai data numerik pada beberapa sel
atau range terpilih.
b) Average, digunakan untuk menghitung rerata nilai data numerik data numerik
pada beberapa sel atau range terpilih.
c) Count, digunakan untuk menghitung banyaknya sel (Range) terpilih, yang
berisi data numerik.
d) Max, digunakan untuk menentukan nilai tertinggi dari isian sel (Range data)
yang berisi data numerik.
e) Min, digunakan untuk menentukan nilai tertinggi dari isian sel (Range data)
yang berisi data numerik.
f) Countif, digunakan untuk menghitung banyaknya sel (Range) terpilih, yang
berisi data numerik, dengan criteria tertentu.
g) Sumif, digunakan digunakan untuk menjumlahkan nilai data numerik pada
beberapa sel atau range terpilih dengan criteria tertentu.
h) Dan lain-lain

Sedangkan yang termasuk fungsi Statistik dintaranya yaitu :

a) Mod (Untuk menentukan nilai sisa hasil pembagian)
b) Int (untuk mengambil nilai bulat dari sel yang berisi data numerik)
c) Sin (Untuk Menghitung Nilai Sinus)
d) Log (Untuk mencari nilai Logaritma)

1) Fungsi SUM
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan nilai data numerik pada beberapa
sel atau range terpilih.
Bentuk Umum dari Fungsi SUM adalah sbb :

=SUM(range data)

Pada sel A4 Ketikkan =SUM(A1:A3)

lalu Enter
Maka Hasilnya 600

2) Fungsi AVERAGE
Fungsi average digunakan untuk menghitung rerata dari isi sel (Range data)
yang berisi data numerik.
Bentuk Umum dari Fungsi AVERAGE adalah sbb :

=AVERAGE(range data)

Pada sel A4 Ketikkan =AVERAGE(A1:A3)

lalu Enter
Maka Hasilnya 200

3) Fungsi COUNT
Pada sel A4 Ketikkan =AVERAGE(A1:A3)
lalu Enter Hal 40 dari 68
Maka Hasilnya 200
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Fungsi Count digunakan untuk menghitung Jumlah sel (Range) yang berisi data
numerik.
Bentuk Umum dari Fungsi COUNT adalah sbb :

=COUNT(range data)

Pada sel A4 Ketikkan =COUNT(A1:A3)

lalu Enter
Maka Hasilnya 3 (yaitu sel A1, A2, dan A3)

4) Fungsi MAX
Fungsi Max digunakan untuk menentukan nilai tertinggi dari isian sel (Range
data) yang berisi data numerik.
Bentuk Umum dari Fungsi MAX adalah sbb :

=Max(range data)

Pada sel A4 Ketikkan =Max(A1:A3)

lalu Enter
Maka Hasilnya 300

5) Fungsi MIN
Fungsi MIN digunakan untuk menentukan nilai tertinggi dari isian sel (Range
data) yang terisi data numerik.
Bentuk Umum dari Fungsi MIN adalah sbb :

=MIN(range data)

Pada sel A4 Ketikkan =MIN(A1:A3)

lalu Enter
Maka Hasilnya 100

6) Fungsi COUNTIF
Fungsi COUNTIFdigunakan untuk menghitung SEL (Range) yang berupa data
numeric dengan KRITERIA tertentu.
Bentuk Umum dari Fungsi COUNTIF adalah sbb :
=COUNTIF(range code;criteria)

Range : untuk menentukan range data yang akan diuji/dievaluasi.

Criteria : Untuk menentukan kriteria/kondisi tertentu yang akan dihitung
Keterangan : criteria dapat berupa karakter huruf, angka, Alamat Sel
maupun Rumus

Hal 41 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Pada sel C8 Ketikkan =COUNTIF(B2:B7;1) lalu Enter ; Maka Hasilnya 2

Pada sel C9 Ketikkan =COUNTIF(B2:B7;2) lalu Enter ; Maka Hasilnya 3
Pada sel C10 Ketikkan =COUNTIF(B2:B7;3) lalu Enter ; Maka Hasilnya 1

7) Fungsi SUMIF
Fungsi SUMIF digunakan untuk menghitung jumlah isi sel (Range data) yang
berupa data numeric dengan KRITERIA tertentu.
Bentuk Umum dari Fungsi SUMIF adalah sbb :

=SUMIF(range kode;criteria;range data yang akan dijumlahkan)

Range : untuk menentukan range data yang akan diuji/dievaluasi.

Criteria : Untuk menentukan kriteria/kondisi tertentu yang akan dihitung
(dapat berupa karakter huruf, angka, Alamat Sel maupun Rumus)
Sum_Range : untuk menentukan range data yang akan dijumlahkan atau
dihitung

Pada sel C8 Ketikkan =SUMIF(B2:B7;1;C2:C7) lalu Enter ; Maka Hasilnya 1600000

Pada sel C9 Ketikkan =SUMIF(B2:B7;2;C2:C7) lalu Enter ; Maka Hasilnya 850000
Pada sel C10 Ketikkan =SUMIF(B2:B7;3;C2:C7) lalu Enter ; Maka Hasilnya 1150000

D. PENGGUNAAN FUNGSI LOGIKA

Hal 42 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Fungsi logika adalah fungsi yang berguna untuk melakukan operasi logika.
Dengan fungsi logika kita dapat melakukan pengecekan Apakah suatu pernyataan
bernilai “Benar” ATAU “Salah”.

1) Fungsi IF
Fungsi IF digunakan untuk membandingkan 2 keadaan atau lebih.
Fungsi IF yang digunakan untuk membandingkan 2 keadaan disebut Fungsi
IF tunggal .Sedangkan Fungsi IF yang digunakan untuk membandingkan
lebih dari 2 keadaan disebut Fungsi IF bertingkat/majemuk.

a) Fungsi IF Tunggal
Bentuk Umum Fungsi logika IF Tunggal
=IF(ekspresi logika;Nilai_BENAR;Nilai_SALAH)

Contoh Penggunaan Fungsi IF Tunggal :

Misalnya Diminta Untuk mengisi data pada Range B3:B12 dengan

ketentuan :
NILAI KETERANGAN
Lebih besar atau sama dg 60 LULUS
Lebih Kecil dari 60 REMIDI

Penyelesaian :
 Ketikkan Data di atas pada Range A3:A12
 Ketikkan rumus berikut pada Sel B3
=IF(A3>=60;”LULUS”;”REMIDI”)
 Tekan tombol Enter
 Salin Rumus pada sel B3 pada range B4:B12

b) Fungsi IF Bertingkat/Majemuk
Bentuk Umum Fungsi logika IF Bertingkat
=IF(ekspresi logika 1;Nilai_BENAR;IF(ekspresi logika 2;
Nilai_BENAR;IF(………..;Nilai_SALAH)))

Contoh Penggunaan Fungsi IF Tunggal :

Hal 43 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Misalnya Diminta Untuk mengisi data pada Range B3:B12 dengan

ketentuan :
KODE JURUSAN
1 MESIN
2 OTOMOTIF
3 LISTRIK

Penyelesaian :
 Ketikkan Data di atas pada Range A3:A12
 Ketikkan Rumus berikut pada Sel B3
=IF(A3=1;”MESIN”;IF(A3=2”OTOMOTIF”;”LISTRIK”))
 Tekan tombol Enter
 Salin Rumus pada sel B3 pada range B4:B12

2) Fungsi OR dan AND

Kita dapat menggabungkan dua atau lebih pernyataan logika dengan
menggunakan fungsi OR dan AND.
Bentuk umum dari masing-masing fungsi OR dan AND adalah sbb :
=OR(pernyataan logika 1;pernyataan logika 2;……. )
=AND(pernyataan logika 1;pernyataan logika 2;……. )

(Pernyataan logika 1;pernyataan logika 2;…….) ini Merupakan argument yang

berupa pernyataan logika
 Fungsi OR akan memberikan pernyataan Benar (TRUE) Jika
salah satu pernyataan logika yang digabung adalah benar.
 Fungsi AND akan memberikan pernyataan Benar (TRUE) Jika
semua pernyataan logika yang digabung adalah benar.

Contoh Penggunaan Fungsi AND dan fungsi OR :

Hal 44 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Misalnya Diminta Untuk mengisi field Bonus dan Tunjangan dengan

ketentuan :
Jika Berjenis kelamin L DAN Status BM, maka dapat
BONUS
Bonus 200000, selain itu hanya mendapat 100000
TUNJANGA Jika Berjenis kelamin L ATAU Status BM, maka dapat
N Bonus 200000, selain itu hanya mendapat 100000

Penyelesaian :
 Ketikkan Data di atas pada Range A3:A12
 Ketikkan Rumus berikut pada Sel D2
=IF(AND(B2=”L”;C2=”SM”);200000;100000)
 Ketikkan Rumus berikut pada Sel E2
=IF(OR(B2=”L”;C2=”SM”);200000;100000)
 Tekan tombol Enter
 Salin Rumus pada sel D2 DAN E2 pada range D3:E11

Hal 45 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

E. PENGGUNAAN FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOKUP)

Fungsi pembacaaan tabel (Lookup) dibedakan menjadi dua, yaitu Vlookup
dan Hlookup. Kedua fungsi ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan fungsi If,
hanya saja jika data yang masukkan terlalu banyak, maka lebih mudah dan praktis
menggunakan fungsi Vlookup dan Hlookup

1) Fungsi HLOOKUP
Fungsi HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table yang disusun secara
HORIZONTAL. (baik dalam satu sheet ataupun pada sheet yang berbeda)
Bentuk umum fungsi HLOOKUP adalah sbb :

=HLOOKUP(Nilai_kunci;range table;nomor indek baris)

2) Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table yang disusun secara
VERTIKAL. (baik dalam satu sheet ataupun pada sheet yang berbeda)
Bentuk umum fungsi VLOOKUP adalah sbb :
=VLOOKUP(Nilai kunci;range table;nomor indek kolom)

CATATAN :
Nilai Kunci yang digunakan untuk pembacaan table harus disusun mulai dari urutan
terkecil ke urutan yang terbesar, jika tidak, maka akan terjadi kesalahan Nilai hasil
copy_an rumus.

Berikut ini akan dijelaskan tahap-tahap penggunaan fungsi fungsi Vlookup

dan Hlookup dalam aplikasi sederhana :
1. Bukalah program ms. Excell
2. Ketiklah tabel berikut ini di sheet_1

3. Kemudian ketiklah tabel berikut di Sheet_2

Hal 46 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

4. Ketiklah juga tabel berikut di Sheet_3

5. Isilah Kolom GAJI POKOK dengan membaca tabel di sheet_2

6. Isilah Kolom BONUS dengan membaca tabel di sheet_3

7. LANGKAH PENYELESAIAN :
a. Langkah pertama adalah memberi nama tabel yang dibaca, yaitu tabel di
sheet_2 dan di sheet_3 dengan menggunakan fasilitas Name_Define.
Cara memberi nama tabel adalah sebagai berikut :
1) Aktifkan sheet_2
2) Sorot/Blok tabel yang ada di sheet_2
3) Klik menu Insert
4) Klik Name > Define
5) Beri nama tabel, misalnya Gaji
6) Klik OK

7) Aktifkan sheet_3
8) Sorot/Blok tabel yang ada di sheet_2
9) Klik menu Insert
10) Klik Name > Define
11) Beri nama tabel, misalnya Bonus
12) Klik OK

b. Selanjutnya aktifkan sheet_1 dan Untuk mengisi Kolom Gaji Pokok,

Letakkan pointer mouse di sel C2.
c. Ketikkan rumus =vlookup(B2;
d. Kemudian aktifkan Sheet_2 dan Sorotlah tabel di sheet_2 tersebut
Maka di address bar akan muncul tampilan rumus
e. Letakkan pointer mouse di address bar, tepatnya di kanan Gaji

Hal 47 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

f. Lengkapi rumus di address bar sehingga rumus menjadi

g. Tekan tombol Enter pada keyboard
Maka tampilan kembali ke sheet_1, di mana pada sell C2 sudah terisi
nominal angka dan bukan rumus lagi
h. Copykan rumus di sel C2 tersebut pada range C3:C11

i. Selanjutnya taruh pointer mouse di sel E2, untuk mengisi kolom Bonus
j. Ketikkan rumus =hlookup(D2;
k. Kemudian aktifkan Sheet_3 dan Sorotlah tabel di sheet_3 tersebut
Maka di address bar akan muncul tampilan rumus
l. Letakkan pointer mouse di address bar, tepatnya di kanan Bonus
m. Lengkapi rumus di address bar sehingga rumus menjadi
n. Tekan tombol Enter pada keyboard
Maka tampilan kembali ke sheet_1, di mana pada sell E2 sudah terisi
nominal angka dan bukan rumus lagi
o. Copykan rumus di sel E2 tersebut pada range E3:E11

Setelah melakukan langkah-langkah penyelesaian di atas, maka pada layer

monitor akan Nampak tampilan tabel berikut ini :

F. PENGGUNAAN FUNGSI TANGGAL DAN WAKTU

 Sebagai Contoh, ketiklah data berikut ini :

Hal 48 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Langkah mengisi Kolom Lama Jam :

=Hour(C6-B6)

 Langkah mengisi Kolom Lama Jam :

=Minute(C6-B6)

 Langkah mengisi Kolom Total Bayar :

=((60*D6)+E6)*$D$3
Keterangan :
- Sel D6 dikalikan 60, karena tarif Internet dihitung perMENIT, maka jumlah
Jam Pakai (lama Jam) diubah dari jam menjadi menit (1 Jam = 60 mnt)
- Sel D3 di_Absolud_kan Agar tidak terjadi perubahan alamat sel D3
setelah rumus_fungsi di_copy_kan ke sel lain (pelajari lagi Sel Absolud)

 Copykan ketiga rumus_fungsi di atas pada sel-sel yang ditentukan, dengan

cara sebagai berikut :
- Sorot/Blok sel-sel D6, E6 dan F6
- Copy_kan rumus pada sel D6, E6 dan F6, dengan menggeser tanda silang
hitam  (fill handle) ke bawah sampai berada pada sel F14
- Maka akan tampak tampilan datanya sebagai berikut :

Hal 49 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Menggunakan Macam-macam Formula dan Fungsi :

 Buatlah tabel berikut pada Sheet2

 Buat pula tabel di bawah ini pada Sheet1

Ketentuan mengerjakan :
 Gol, diisi dengan mengambil 1 karakter yang ke-2 dari kiri
kolom NIK
 Gaji Pokok diisi dengan membaca tabel Gaji Pokok pada
Sheet2
 Tunjangan Kerja diisi dengan ketentuan :
- Masa kerja 1 s.d. 3 tahun, mendapat tunjangan 3% dari gaji
Pokok
- Masa kerja 4 s.d. 6 tahun, mendapat tunjangan 5% dari gaji
Pokok
- Masa kerja lebih dari. 6 tahun, mendapat tunjangan 10%
dari gaji Pokok
 Tunjangan Keluarga diisi dengan ketentuan :
- Bagi karyawan yang gajinya kurang dari atau sama dengan
1500000 DAN Sudah menikah mendapat Tunjangan Keluarga
5% dari gaji Pokok, Selain itu tidak mendapat tunjangan
keluarga.
 Gaji Total diisi dengan menjumlahkan : Gaji Pokok,
Tunjangan Kerja dan Tunjangan keluarga

PENYELESAIAN :
 Langkah Mengisi Kolom Gol :
 Klik sel E2
 Ketik rumusnya : =VALUE(MID(D2;2;1))
( Ingat VALUE adalah fungsi untuk membuat data TEXT menjadi
data NUMERIK )

Hal 50 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Akhiri dengan menekan enter

 Langkah Mengisi Kolom Gaji Pokok

 Klik sel F2, lalu Ketik =Vlookup(
 Klik/Aktifkan Sel E2, lalu sorot/Blok range A2:B4
 Ketikkan ;
 Ketikkan 2 (Angka 2 merupakan indeks baris ke-2)
 Absolud_kan range A2:B4
 Akhiri dengan menekan enter
 Langkah mengisi kolom Tunjangan Kerja
 Klik sel H2
 Ketikkan rumusnya sebagai berikut :
=IF(G2<=3;3%*F2;IF(G2<=6;5%*F2;10%*F2))
 Akhiri dengan menekan enter

 Langkah mengisi kolom Tunjangan Keluarga

 Klik sel H2
 Ketikkan rumusnya sebagai berikut :
=IF(AND(C2="M";F2<=1500000);5%*F2;0)
 Akhiri dengan menekan enter

 Rumus mengisi Kolom Gaji Total

=F2+H2+I2

 Rumus mengisi baris Jumlah Karyawan

=Count(J2:J11)

 Rumus mengisi baris Total Gaji Karyawan tertinggi

=Max(2:J11)

 Rumus mengisi baris Total Gaji Karyawan terendah

=Min(2:J11)

 Rumus mengisi baris Rata-rata Total Gaji Karyawan

=Average(2:J11)

 Rumus mengisi baris Total Gaji Karyawan

=Sum(2:J11)

 Rumus mengisi baris Total Gaji Karyawan

=Sum(2:J11)

 Rumus mengisi baris Jumlah Karyawan yang Sudah Menikah

=Countif(C2:C11;M)

 Rumus mengisi baris Total Gaji Karyawan yang Sudah Menikah

=Sumiif(C2:C11;M;J2:J11)

 Copy_kan Rumus-rumus tersebut di atas pada sel-sel yang telah ditentukan

Sehingga hasilnya akan tampak seperti berikut ini :

Hal 51 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB VII
MEMBUAT DAN MENGELOLA GRAFIK

A. MEMBUAT GRAFIK
1) MEMULAI PEMBUATAN GRAFIK
Sebelum memulai membuat grafik, terlebih dahulu kita harus
mengetikkan Source data yang akan dibuat grafiknya.
Sebagai contoh ketiklah Source data berikut ini :

Apabila Source data di atas kita olah menjadi sebuah grafik, maka
akan terjadi kesalahan, yaitu field Perangkat Komputer terbawa ke dalam
grafik. Maka dari itu field Perangkat Komputer harus kita hapus terlebih
dahulu dari Source data, sehingga datanya nampak sebagai berikut :

Setelah field Perangkat Komputer dihapus, baru kemudian kita buat

grafiknya.Untuk lebih jelasnya, ikutilah Langkah-langkah pemembuatan grafik
berdasarkan Source data di atas:
 Sorot/Blok Range A4:F8 yang akan dibuat grafiknya,
 Klik menu Insert > Chart, atau Klik icon
shg muncul kotak dialog Chart Wizard-Step 1

Chart Type : digunakan untuk

memilih type grafik yang akan
digunakan.

Chart Sub-Type : digunakan untuk

memilih jenis grafik yang akan
digunakan, yaitu jenis Clustered
Columb.

Press and Hold to View Sample :

digunakan untuk menampilkan
preview dari Grafik yang kita pilih.
Caranya tekan tombol tersebut dan
jangan dilepas, maka akan muncul
preview dari grafik yang kita pilih.

Hal 52 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Pada tabulasi Standard Types, kita Pilih/Klik salah satu type

grafiknya misal type Column, dan pada Chart sub-type pilih Clustered
Column
 Klik Next , sehingga akan muncul kotak dialog Chart Wizard-
Step2
Jika kita memilih Rows pada Opsi Series in maka tampilan grafik yang kita
buat adalah berikut ini :

Karena pilihan
series in adalah
Rows, maka
series yg muncul
adalah:
Hardisk, Disket,
Flasdisk, dan
Diskdrive

Namun Jika kita memilih Columns pada Opsi Series in maka tampilan
grafik yang kita buat adalah berikut ini :

Karena pilihan
series in
adalah
Colums, maka
series yg
muncul adalah:
2004, 2005,
2006, 2007 dan
2008

 Klik tabulasi Next, sehingga akan muncul kotak dialog Chart

Wizard-Step3 . Pada tahap ketiga ini ada 6 buah tabulasi yang dapat kita
setting.

Hal 53 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Tabulasi TITTLE
Chart Tittle : untuk memberi judul grafik, misalnya kita beri judul
“DATA PENJUALAN TOKO ADIJAYA KOMPUTER”
Category (X) Axis : untuk memberi keterangan pada sumbu X,
misalnya kita beri keterangan ”Tahun Penjualan”
Value (Y) Axis : untuk memberi keterangan pada sumbu Y, misalnya
kita beri keterangan ”Jumlah Penjualan”

Tabulasi AXES
Pada tabulasi Axes ini ada bebrapa bagian yang dapat kita tentukan,
antara lain yaitu :
 Check Box Category (X) Axis,
apabila kita hilangkan Check Box Category (X) Axis, maka
keterangan tahun pada sumbu X tidak akan Nampak.
Automatic : Untuk menampilkan keterangan secara otomatis
Category : Untuk menampilkan keterangan sesuai data yang ada
Time-Scale :Untuk menampilkan keterangan dengan tampilan waktu

 Check Box Value (Y) Axis,

apabila kita hilangkan Check Box Value (Y) Axis, maka keterangan
Nilai/Angka pada sumbu Y tidak akan Nampak.

Hal 54 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Tabulasi GRIDLINES
Untuk mempermudah pembacaan
grafik, kita dapat menambahkan
garis-garis Bantu Vertikal maupun
horizontal, dengan cara mengaktifkan
tanda centang (Check Box) di bawah
opsi Category (X) Axis dan Value
(Y) Axis. Dan kita dapat melihat
preview dari opsi yang kita pilih.

Tabulasi LEGEND
Berfungsi untuk menampilkan kotak keterangan yang menjelaskan arti
dari warna batang pada grafik (legenda).
Di sini kita dapat mengatur penempatan posisi legend, yaitu di sebelah
kiri, kanan, bawah ataukah di atas grafik.

Legend ada di
sebelah kanan
(Right)

Tabulasi DATA LABELS

Pada tampilan tabulasi data label, kita dapat memunculkan label dari
dari setiap batang grafik dengan memilih :
Series Name : untuk menampilkan label berupa teks dari keterangan
tiap warna batang (Hardisk, Disket, Flasdisk, Disdrive)
Category Name : untuk menampilkan label berupa teks dari
keterangan sumbu X (Tahun Penjualan)
Value : untuk menampilkan label berupa nilai/angka dari keterangan
sumbu Y (Jumlah Penjualan)

Tampilan Value pada

masing-masing
warna batang

Hal 55 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Tabulasi DATA TABEL

Untuk menanpilkan data table yang kita jadikan sebagai acuan (Source
Data) dalam pembuatan grafik :
Show Data Table : untuk menampilkan Source Data table di bawah
grafik
Show Legend Keys : untuk menampilkan legend yang dijadikan kunci
dari masing-masing warna batang grafik pada
Source Data table.

 Setelah melakukan penyetingan pada tahap ke-3, kemudian

Klik Next, sehingga muncul kotak dialog Chart Wizard-Step 4
Di sini kita dapat menentukan penempatan posisi grafik yang kita buat :

Pilih As New Sheet

( untuk menempatkan
grafik sheet baru yang
muncul secara
otomatis dengan
nama sheet : Chart 1

Pilih As object in ( untuk menempatkan grafik pada salah

satu sheet pilihan yang terdapat pada workbook aktif)
Kemudian Pilih salah satu sheet, Misal Sheet 3

 Klik Finish, maka Grafik akan ditampilkan/ditempatkan pada

sheet 3

Chart Tittle

Legend
Value Axis
Tittle
Category Hal 56 dari 68
Axis Tittle
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

2) MENGOLAH GRAFIK
Agar tampilan grafik tampak menarik, maka kita kita dapat mengolah
grafik tersebut.

a) Mengedit Karakter pada Chart Tittle, Value Axis

Tittle, dan Category Axis Tittle
Jika ada kesalahan atau kurang-betulnya tampilan Chart Tittle, Value
Axis Tittle, dan Category Axis Tittle, kita dapat mengeditnya dengan cara
sbb :
 Letakkan kursor pada Chart Tittle (sebelah kiri
TOKO)
Kemudian Tekan tombol Enter
Maka Tampilan Tittle DATA PENJUALAN TOKO ADIJAYA COMPUTER

Berubah menjadi DATA PENJUALAN

TOKO ADIJAYA COMPUTER

Maka tampilan grafik akan nampak seperti berikut :

b) MENGUBAH UKURAN AREA GRAFIK

Caranya sbb :
 Klik tempat kosong pada area grafik yang telah
kita buat, sehingga muncul kotak hitam (Fill Handle) di sekeliling grafik.
 Letakkan Fill Handle tujuan (misal Fill Handle
sebelah kanan-bawah)
 Geser ke atas, ke bawah, ke kiri ATAU ke kanan
(sesuai kebutuhan)

c) MEMINDAH POSISI GRAFIK

Hal 57 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Grafik yang telah dibuat pada suatu sheet ditempatkan di bagian posisi
tertentu. Kita dapat memindah grafik tersebut ke bagian posisi lain dalam
sheet aktif tersebut.
Caranya sbb :
 Klik tempat kosong pada area grafik yang telah
kita buat, sehingga muncul kotak hitam (Fill Handle) di sekeliling grafik
 Geser grafik tersebut (Drag) ke posisi yang kita
inginkan

d) MEMINDAH LOKASI GRAFIK

Grafik yang telah dibuat pada suatu sheet dapat kita pindah lokasinya ke
sheet yang lain dalam satu workbook.
Caranya sbb :
 Klik Kanan tempat kosong pada area grafik yang telah kita buat,
sehingga muncul deretan menu
 Pilik/Klik Location….
 Pada kotak As Object in, klik salah satu sheet tujuan untuk
memindah lokasi grafik (misal kita klik sheet 3)
 Klik OK, sehingga grafik yang semula di sheet 2 akan berpindah
ke sheet 3

e) MENGUBAH TYPE GRAFIK

Mungkin kita kurang puas dengan pilihan type Grafik yang telah dibuat
maka kita dapat mengganti dengan type grafik lain yang tampilannya lebih
menarik.
Caranya sbb :
 Klik Kanan tempat kosong pada area grafik yang telah kita buat,
sehingga muncul deretan menu Pop Up
 Pilik/Klik Chart Type….
 Pilih/Klik salah satu type grafik pada pilihan chart Sub-Type
ATAU Pilih Chart Type yang lain (Misal Bar, Cone, atau yang lain)

f) MEMUNCULKAN NILAI DATA

Nilai data Pembelian dan penjualan dapat kita munculkan pada tampilan di
atas grafik Column,
Caranya sbb :
 Klik Kanan tempat kosong pada area grafik yang telah kita buat,
sehingga muncul deretan menu
 Pilik/Klik Chart Options….
 Pilih/Klik tabulasi Data Label
 Klik/tandai kotak Value
 Klik OK

2) MEMFORMAT GRAFIK
a) MENGATUR FONT
KARAKTER TEKS PADA AREA GRAFIK
 Kita dapat mengatur font karakter teks pada area grafik secara
keseluruhan, mulai dari Chart Tittle, Category Axis Tittle dan Value
Axis Tittle, Caranya sbb :

Hal 58 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Klik Kanan tempat kosong pada area grafik yang telah kita buat,
sehingga muncul deretan menu
 Klik Format Chart Area… sehingga muncul kotak dialog Format
Chart Area
 Klik tabulasi Font
 Pada Pilihan Font, kita dapat memilih jenis font yang diinginkan
 Pada Pilihan Font Style, kita dapat memilih tampilan font yang
diinginkan
 Pada Pilihan Font Size, kita dapat memilih ukuran font yang
diinginkan
 Klik OK
 Jika hanya ingin mengatur font pada Chart Tittle saja, langkahnya sbb:
 klik Kanan Chart Tittle
 Klik Format Chart Tittle, sehingga muncul kotak dialog Format
Chart Tittle
 Lakukan hal yang sama ( point 3 - 7) Cara di atas

b) MEMBERI WARNA
(EFEK) PADA AREA GRAFIK
Kitadapat memberi warna area grafik secara keseluruhan, Caranya sbb
 Klik Kanan tempat kosong pada area grafik yang telah kita buat,
sehingga muncul deretan menu
 Klik Format Chart Area… sehingga muncul kotak dialog Format
Chart Area
 Klik tabulasi Pattern
 Pada Pilihan Border, tentukan jenis dan warna garis bingkai grafik
yang diinginkan
 Tandai kotak Shadow untuk memunculkan bayangan dari garis
bingkai pada grafik)
 Tandai kotak Round Corner untuk mengubah bentuk bingkai
grafik menjadi bentuk oval
 Klik OK

Jika kita hanya ingin mengatur warna dari Chart Tittle saja, maka
yang kita klik kanan adalah Chart Tittle, kemudian lakukan sama dengan
perintah di atas

c) MENGATUR
PERATAAN TEKS KARAKTER PADA GRAFIK
Secara default, Orientasi dari chart Tittle adalah dibuat dengan arah
horizontal, Jika kita menginginkan orientasi chart Tittle dibuat dengan
arah serong ke atas, maka langkahnya sbb :
 Klik Kanan Chart Tittle, sehingga muncul deretan menu
 Klik Format Chart Tittle… sehingga muncul kotak dialog Format
Chart Tittle
 Klik tabulasi Aligtment
 Pada pilihan Orientation geser tombol (kotak) berwarna merah
ke arah atas (buat orientasinya : 90 derajad)

Hal 59 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

 Klik OK

Hal 60 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

BAB VIII
MENGOPERASIKAN PRINTER

B. MENCETAK DENGAN MICROSOFT EXCELL

1. Menyeting Dokumen
Sebelum dicetak. Dokumen perlu diseting terlebih dahulu terkait
dengan Ukuran kertas (paper size), Orientasi halaman Kertas (Orientation).
Batas Halaman (margin), dan batas Header and Footer.

a. Memilih Ukuran Kertas

Untuk menentukan Ukuran kertas yang akan digunakan dilakukan
dengan cara berikut :
 Klik page setup
 Klik Tabulasi page
 Klik tombol panah Paper size untuk memilih jenis ukuran kertas yang
secara default sudah tersedia (misalnya A4, letter, atau legal dll).
Namun Jikas pilihan ukuran kertas yang kita pakai tidak ada ( Misal
Folio/F4), maka kita dapat mendefinisikan sendiri ukuran Folio
dengan langkah sebagai berikut :
 Klik tombol options
 Klik tabulasi page Setup
 Klik panah kotak paper Size kemudian pilih Custom, kemudian
kita isi sendiri besarnya lebar (width) = 215 mm dan tinggi
(height)= 330 mm ( untuk kertas berukuran folio/F4)
 Klik OK

2. Namun Jika jenis 3. Klik Page

ukuran kertasnya blm setup
ada, maka klik Options
utk mendefinikan sendiri

4. Klik
Custom
1

1. Klik di Sini untuk

memilih jenis ukuran
kertas yang secara
default sudah tersedia 2

6. Klik
disini 3

7. Ketik :width 210

Dan height :330

Hal 61 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

b. Menentukan batas Halaman

Untuk menentukan batas halaman dari dokumen yang kita buat maka
dilakukan dengan cara berikut :
 Klik page setup
 Klik Tabulasi margin
Isilah Kotak-kotak batas halaman (margin) : Atas (Top), Bawah
(Bottom), Kiri (Left), dan kanan (right), dengan ukuran batas sesuai
keinginan kita
 Klik OK

c. Menentukan Orientasi Ukuran Kertas

Untuk menentukan Jenis orientasi ukuran kertas dari dokumen yang kita
buat maka dilakukan dengan cara berikut :
 Klik Page setup
 Klik Tabulasi Page
 Pilih jenis orientasi yang kita inginkan dengan lakukan klik Orientasi
Potrait (untuk jenis vertical) dan Lanscape (untuk jenis horizontal)
 Klik OK

Hal 62 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

d. Menentukan batas header and Footer

Untuk menentukan Batas header dan footer (batas penomoran halaman)

dapat dilakukan dengan cara sbb :
 Klik Page setup
 Klik tabulasi Margin
Pada kotak Header dan footer isilah dengan batas ukuran sesuai
dengan yang kita inginkan
 Klik OK

e. Membuat Header dan Footer

Untuk membuat header dan footer dapat dilakukan dengan cara sbb :
 Klik Page setup
 Klik tabulasi Header/Footer
Pada kotak Header dan footer isilah dengan tulisan sesuai dengan
yang kita inginkan, dilakukan dengan cara sebagai berikut :
- Klik tombol Custom header, lalu ketikkan Kalimat sesuai keinginan
- Klik tombol Custom Footer, lalu ketikkan Kalimat sesuai keinginan
 Klik OK

Hal 63 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

f. Membuat Nomor halaman

Untuk memberikan nomor halaman pada halaman tabel, dilakukan
dengan langkah-langkah sbb :
 Klik File
 Klik Page setup
 Klik tabulasi Header/Footer
 Klik tombol Custom Footer (utk nomor halaman di bawah halaman),
lalu Taruh cursor pada kotak center section (nomor di bagian
tengah),
 Klik tombol Page , maka kode &[Page] akan ditampilkan pada
kotak untuk menampilkan nomor halaman.
 Klik OK

CATATAN :
Header dan Footer ataupun Nomor halaman hanya ditampilkan pada
jendela Print Layuot (tidak ditampilkan pada area kerja)

g. Mengatur Arah Pencetakan Halaman Pada Lembar Kerja

Untuk mengatur arah pencetakan, dilakukan dengan langkah-langkah sbb
 Klik file
 Klik Page setup
 Klik tabulasi sheet
Pada pilihan Page order ada 2 pilihan, yaitu :
- Down, then over, untuk mencetak halaman pada lembar kerja
ke bawah kemudian ke atas.
- Over,then Down, untuk mencetak halaman pada lembar kerja
ke atas kemudian kebawah.
 KLik OK

Hal 64 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

h. Memperbesar atau Memperkecil Hasil Cetakan Tabel Data

Untuk Memperbesar atau Memperkecil Hasil Cetakan Tabel Data,
dilakukan dengan langkah-langkah sbb :
 Klik file
 Klik Page setup
 Klik tabulasi Page
Kemudian pada pilihan Adjus to dapat ditentukan persentasi
pengecilan/perbesaran hasil cetakan sesuai kebutuhan (missal 90%
untuk pengecilan dan 120% untuk perbesaran)
 Klik OK

2. Melihat Hasil Cetakan Di Layar

Untuk melihat hasil cetakan sementara di layar/monitor, Maka lakukan
langkah berikut :
 Klik File
 Klik Print Preview
Microsoft word akan menampilkan hasil cetakan untuk halaman-halaman
yang sedang aktif. Tampilannya dapat dilihat pada gambar berikut :

Hal 65 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Perhatikan tombol-tombol berikut, Sehingga dalam kondisi “print preview”

anda dapat melakukan hal – hal sebagai berikut :

Nama
Tombol Fungsi- nya
Tombol

Next Next Menampilkan Halaman Sebelumnya

Previous Previous Menampilkan Halaman Selanjutnya

Memperbesar tampilan bentuk cetak tabel

Zoom Zoom
data

Print… Print Mencetak tabel data

Menampilkan kotak dialog page Setup

Setup… Setup untuk memilih kertas, mengatur letak
tabel data pada halaman dan lain-lain
Menampilkan control untuk mengatur
Margins Margins batas halaman, tinggi baris dan lebar
kolom
Page Break Menampilkan tabel data dalam tampilan
Page Break Preview
Preview Page Break Preview
Menampilkan tabel data dalam tampilan
Normal View Normal View
Normal
Menutup tampilan Print Preview dan
Close Close
kembali ke halaman Normal

Help Help Mendapatkan informasi pertolongan

a. Menentukan range Halaman Cetak

Klik menu File > Print untuk menampilkan kotak dialog Print
seperti terlihat pada gambar di atas.

Hal 66 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

Terdapat beberapa pilihan untuk menentukan range tabel

dokumen yang akan dicetak, yaitu
 All, Untuk mencetak semua halaman pada lembar kerja
(worksheet)
 Page(s), Hanya untuk mencetak halaman tetentu, dengan
mengetikkan halaman awal yang akan dicetak (pada kotak From)
dan mengetikkan halaman akhir yang akan dicetak (pada kotak
To:)
 Selection, Untuk mencetak bagian teks yang dipilih saja, sebelum
mencetak, pastikan kita telah memilik (mengeblok) teks yang
akan dicetak.
 Active Sheet(s), Untuk mencetak lembar kerja yang aktif
 Entire whorkbook, untuk mencetak seluruh buku kerja
(workbook)

b. Menentukan Jumlah salinan (Copies)

Untuk menentukan jumlah salinan dari suatu halaman

dokumen yang kita cetak, dilakukan dengan mengetikkan “jumlah
copy_an/salinan” pada kotak Number of Copies. Apabila kita
ketikkan angka 3, maka dokumen akan terctak sebanyak 3 kali.
Jika kita menekan tombol Collate, maka urutan pencetakan
mulai dari nomor halaman 1, 2, 3 dan seterusnya baru salinannya.
Namun jika tanda Collate tidak aktif, maka urutan pencetakan yaitu
halaman 1 berikut salinnya, halaman 2 berikut salinnya dan
seterusnya.

Hal 67 dari 68
Diktat Ms. Excell SMK N 2 PATI

c. Mengatur Kualitas Pencetakan (ketebalan Tinta)

Untuk mengatur Kualitas hasil cetakan, dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut :
 Klik File
 Klik Print
 Klik Propertis, lalu pilih tabulasi main

Pada pilihan text Print Quality dapat dipilih salah satu

alternative kualitas hasil cetakan dengan menandai lingkaran di
depan pilihan High, Standard, Draft, dan Custom. Tergantung
pada kualitas hasil cetakan yang kita inginkan.

d. Mencetak Dokumen
Setelah mengatur semua langkah–langkah tatanan
pencetakan, klik tombol OK untuk mulai mencetak dokumen.

Hal 68 dari 68