1

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan

yang berhubungan langsung dengan sistem
administrasi dalam sebuah ruang lingkup
kantor. Sistem manajemen dalam sebuah ruang
lingkup perkantoran ini salah satu bagian dari
manajemen yang memberikan informasi sesuai
dengan bidang administrasi yang dibutuhkan
untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan
secara efektif.

pixabay.com
Untuk memahaminya, kamu harus mengetahui
pengertian dari administrasi perkantoran
tersendiri. Ada banyak sekali yang berpendapat
dalam mendefinisikan administrasi perkantoran.
Secara keseluruhan ada dua sumber tentang
pengertian administrasi perkantoran, yaitu
secara umum dan menurut para ahli.

PENGERTIAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Pengertian Administrasi Perkantoran Secara
Umum

ujiansma.com
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari
bahasa Latin, yaitu Ad yang memiliki arti intensif
 2

dan ministrare yang memiliki arti melayani,

membantu, dan memenuhi.

Dalam pandangan sempit, administrasi

perkantoran adalah seluruh kegiatan yang
bersifat teknis dan memiliki fungsi atau peran
penting dalam pelaksanaan pekerjaan operatif,
menyediakan keterangan untuk pimpinan, serta
membantu keefektifan organisasi perusahaan.

Secara luas, administrasi perkantoran adalah

suatu kegiatan merencanakan, mengarahkan,
mengorganisir, menyelenggarakan, mengawasi
berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan
ruang lingkup kantor dan tata usaha secara
tertib.

Pengertian Administrasi Perkantoran

Menurut Para Ahli

pixabay.com
Sumber yang kedua ini adalah pengertian
secara lebih luas, karena merupakan
penjabaran yang merujuk pada pengertian
secara umum. Penjabaran ini dikemukakan oleh
para ahli yang memiliki pandangan individual
terhadap ilmu administrasi perkantoran.

a. William Spriegel dan Ernest Daview

 3

Administrasi perkantoran merupakan pemberian

yang mengarah kepada seluruh kegiatan
operasional, seperti transportasi, penjualan,
manufacturing, dan pengelolaan gudang.

b. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Adminitrasi perkantoran adalah turunan dari

seni dan ilmu manajemen yang berhubungan
dengan operasional pekerjaan kantor secara
efisien.

c. Arthur Granger

Administrasi perkantoran diartikan sebagai

fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan
komunikasi dan kegiatan dokumentasi dari
suatu perusahaan atau organisasi.

d. Suparjati

Administrasi perkantoran merupakan suatu

proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor
demi mencapai tujuan yang ditetapkan dengan
melaksanakan fungsi manajemen.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI

PERKANTORAN
 4

ixabay.com
Apa itu ruang lingkup perkantoran? Ruang
lingkup perkantoran adalah suatu ruang atau
tempat dilaksanakannya proses kegiatan
pengelolaan administrasi perkantoran. Di dalam
ruang lingkupnya ini terdapat fungsi-fungsi
administrasi perkantoran.

Fungsi Manajemen Administrasi

Perkantoran
1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (Office

Planning)
pixabay.com
Kegiatan pertama yang dilakukan dalam proses
mengelola kantor adalah menyusun perencanaan
oleh pimpinan perusahaan atau organisasi. Biasanya
sebuah perusahaan akan mengadakan rapat kerja
untuk menentukan target serta agenda apa saja yang
akan dicapai untuk ke depannya.
Dalam rangka mencapai tujuan bersama, perlu
ditindak lanjut mengenai pertimbangan resiko yang
mungkin akan dihadapi. Perencanaan perkantoran
dalam bidang sumber daya administrasi ini penting
untuk dirumuskan secara matang, agar menyesuaikan
dengan kebutuhan.
Berikut klasifikasi penting mengenai perencanaan
kantor yang harus diperhatikan.
1. Perencanaan gedung
 5

Proses perencanaan gedung meliputi anggaran

pembangunan, lokasi pembangunan, rangka
gedung.

2. Tata ruang kantor

Menata properti kantor dengan senyaman
mungkin.

3. Penerangan
Pastikan setiap ruangan memiliki pencahayaan
dari lampu dan pencahayaan alami dari sinar
matahari.

4. Ventilasi
Sediakan ventilasi dalam setiap ruangan, agar
sirkulasi udara lebih efektif.

5. Perlengkapan dan perabotan kantor

Membuat perencanaan pengadaan barang
perlengkapan dan peralatan kantor.

6. Standar operasional kantor

Merancang standar operasional prosedur
kantor, seperti kebijakan dan ketentuan tertulis
maupun tidak tertulis.

7. Rencana anggaran
 6

Membuat rencana anggaran dalam waktu

berkala yang ditujukan untuk segala kebutuhan.

8. Standar kualitas kerja

Memberikan ketentuan dalam pelaksanaan
kegiatan kerja.

9. Sistem informasi dan telekomunikasi

Membutuhkan sistem dan instalasi perangkat
komunikasi.

B. Pengorganisasian Perkantoran (Office

Organizing)
deweezz.com
Organisasi tersendiri memiliki arti sekelompok
orang yang memiliki tujuan bersama dan ingin
mencapai suatu tujuan yang telah dirumuskan.
Dalam fungsi manajemen perkantoran,
organisasi merupakan proses pembentukan
sekelompok orang, tugas-tugas, peralatan, dan
wewenang untuk menciptakan sebuah
organisasi yang dilaksanakan dalam rangka
menyatukan kekuatan dan mencapai tujuan
bersama.

Ada 3 poin yang merupakan fungsi-fungsi

organisasi yang harus dilaksanakan, yaitu :
 7

1. Pemeliharaan relasi kerja yang efektif dengan

pimpinan maupun bawahan.

2. Pengarahan tugas dan pekerjaan agar lebih

efisien dalam organisasi.

3. Penyediaan perlengkapan yang sesuai

dengan kebutuhan operasional, agar karyawan
lebih mudah dalam menggunakan.

C. Pengarahan Perkantoran (Office

Actuating)
pixabay.com
Pengarahan ini merupakan kegiatan yang
dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi proses kerja secara maksimal,
agar hasil sesuai dengan target dan sasaran
yang telah dirumuskan.

1. Menggunakan sistem yang efektif dalam

melakukan pengawasan terhadap bawahan.

2. Menggunakan sistem yang efektif dalam

memberikan motivasi terhadap bawahan.

3. Memberikan bantuan atau solusi kepada

bawahan yang mengalami kesulitan dalam
bekerja.
 8

4. Menyatukan visi misi karyawan dan

organisasi.

5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif

dengan karyawan.

6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam

memberikan gaji karyawan.

D. Pengawasan Perkantoran

deweezz.com
Pengawasan adalah proses pengamatan
terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan
organisasi. Kegiatan ini berguna untuk
menjamin pekerjaan yang sedang berjalan
sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan.
Objek pengawasan dalam ruang lingkup
perkantoran meliputi :

1. Waktu pekerjaan kantor

2. Kualitas pekerjaan kantor

3. Dokumentasi

4. Pelayanan kantor
 9

5. Metode dan standar operasional pekerjaan

kantor

6. Biaya perkantoran

7. Peralatan dan perabotan

Tujuan Administrasi Perkantoran

pixabay.com
Menurut GR Terry

GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office

Management and Control, memiliki pandangan
tersendiri mengenai tujuan administrasi
perkantoran.

1. Memberikan semua keterangan dengan rinci

dan lengkap dan dipentingkan siapa saja, kapan
dan di mana hal itu dibutuhkan untuk
pelaksanaan organisasi atau perusahaan
secara efisien.

2. Membuat catatan dengan biaya seminimal

mungkin.

3. Memberikan pekerjaan tata usaha yang

efektif dan efisien.
 10

4. Membantu perusahaan dalam persaingan.

5. Memberikan laporan dengan biaya serendah-

rendahnya.

Secara umum

1. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan

teknologi informasi agar pelaksanaan tugas
berjalan secara efektif dan efisien.

2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan

pengelolaan dokumen sesuai standar
operasional prosedur yang berlaku dalam
perusahaan.

3. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan

pengelolaan administrasi keuangan
(Accounting), agar proses pengelolaan aspek
keuangan dapat dipertanggungjawabkan serta
dilaporkan.

4. Menerapkan dan meningkatkan pelayanan

perusahaan terhadap relasi.

5. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan

dalam merencanakan, melaksanakan,
 11

mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang

menjadi tanggung jawab masing-masing.

6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan

berkomunikasi terhadap relasi dengan
memperhatikan etika dan lingkungan.

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
PERKANTORAN
pixabay.com
1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor memiliki karakteristik bersifat

pelayanan, karena berfungsi untuk membantu
pekerjaan utama agar dapat terlaksana secara
efektif dan efisien.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran bersifat terbuka dan

luas, artinya semua pelaksanaan tugas kantor
dapat dilakukan di mana saja, tidak harus dalam
gedung sebagai acuannya.

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak

 12

Pekerjaan kantor dapat dilakukan semua pihak

dalam organisasi atau perusahaan, mulai dari
pimpinan hingga karyawan yang paling rendah
jabatannya.