MANAJEMEN OPERASI
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK
A. Pengertian Proyek
Proyek (project) dapat diartikan sebagai serangkaian kegitan yang saling berkaitan yang
masing-masing menunjukkan titik waktu yang pasti atas dimulai dan diselesaikannya setiap
kegiatan yang seluruhnya akan menghasilkan suatu atau sekelompok barang atau hasil
operasi khusus.
Adapun uraian –uraian yang menjelaskan penentuan jadwal pengolahan untuk jenis
pengolahan yang terputus-putus(Intermittent Production System),yang meliputi penentuan
kapan suatu pekerjaan harus dimulai dan diselesaikan ,serta penentuan urutan pelaksaanaan
beberapa jenis pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menggunakan pusat-pusat kerja atau
sarana operasi dan produksi yang sama .Dalam penjadwalan tersebut pelaksanaan berbagai
pekerjaan yang berbeda harus diurutkan dengan mempertimbangkan jumlah waktu dan
sumber daya yang dibutuhkan.Pada umumnya pekerja-pekerja yang harus dilaksanakan
untuk membuat barang atau output adalah pekerja-pekerja yang sudah sering dilaksanakan
oleh perusahaan dan dengan demikian dapat dianggap sebagai pekerjaanyang biasa dan
berulang-ulang.
Dalam pada itu sebuah organisasi atau perusahaan adakalanya harus melaksanakan suatu
pekerjaan khusus yang biasanya memerlukan suatu kelompok pekerja dan organisasi
khusus.Pekerjaan seperti ini adalah pekerja yang umunya hanya dilaksanakan satu kali
saja,setidaknya untuk satu masa yang cukup panjang.Disamping itu karena pekerja seperti ini
bukanlah pekerja yang biasa yang sudah dilaksanakan berulang-ulang maka penanganan
haruslah secara khusus,Meskipun demikian adakalanya pekerjaan itu,atau setidaknya-
tidaknya yang hampir sama dengan itu,sudah sering dilakukan,Akan tetapi karena nilai
penanaman modal yang dibutuhkan pada umumnya besar,mungkin pelaksanaannya
memerlukan suatu penanganan khusus.
Kemudian untuk perusahaan –perusahaan tertentu,seperti perusahaan
pembangunan(Construction),kegiatan pembangunan gedung,jembatan ,jalan dan bendungan
,dipandang sebagai suatu proyek karena hasil kegiatan itu pada umumnya hanya satu satuan
untuk satu masa tertentu dan selalu berbeda dari hasil kegiatan pada masa-masa sebelumnya.
Kantor –kantor pemerintah juga sering melaksanakan rangkaian kegiatan yang berbeda dari
kegiatan-kegiatan utamanya.Contohnya adalah penerbitan buku yang isinya mendewa-
dewakanpejabat pemerintah yang sebenarnya sama sekali tidak bermutu tetapi
berkuasa,penyelenggaraan pendidikan untuk hal-hal khusus bagi para pegawai,dan
sebagainya.semuanya ini ,terutama karena berbeda dari kegiatan utama atau kegiatan
biasa,disebut Proyek
1. Tujuan Proyek
Pada umumnya tujuan suatu proyek merupakan suatu kegiatan khusus yang dilaksanakan
hanya satu kali saja dan dimaksudkan untuk menghasilkan barang jenis tertentu.Tujuan utama
suatu proyek adalah pencapaian satu sasaran yang suadah ditetapkan yang pelaksanaannya
membutuhkan serangkaian kegiatan khusus tertentu yang berbeda dengan kegiatan-kegiatan
lain yang biasanya dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan.Kegiatan-kegiatan tersebut kemudian akan dibagi bagi menjadi berbagai
bagian(sub)kegiatan masing masing membutuhkan penyelarasan dan kepemimpinan yang
cermat terutama dalam hal jadwal,biaya,dan pelaksanaan. Dalam keadaan tertentu suatu
proyek harus pula diselaraskan dengan proyek-proyek lainnya yang sedang dikerjakan oleh
perusahaan yang bersangkutan terutama yang membutuhkan sumber daya yang lama pada
suatu rentang waktu yang sama.
Sama halnya dengan barang-barang dan jasa-jasa di pasar,pengerjaan suatu proyek juga
mengalami suatu daur hidup (life cycle)tertentu.gambar 13-1 menunjukkan daur hidup suatu
proyek.
% Penyelesaian
100 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Penyelesaian - -
Pertengahan
Permulaan
0 Waktu
3. Keterkaitan Proyek
Pada umumnya,seluruh proyek yang sedang dilaksanakan oleh suatu perusahaan
dalam waktu yang bersamaan mempunyai sifat saling tergantung. Setiap proyek akan
mempunyai kaitan dengan fungsi-fungsi organisasi.Fungsi personalia akan berperan
sepanjang kurun waktu pengerjaan proyek,fungsi pemasaran akan berperan sebelum,selama
dan sesudah pengerjakan proyek.Fungsi keuangaan akan berperan pada awal pelaksanaan
proyek,dan fungsi operasi dan produksi akan berperan sepanjang pengerjaan proyek.Namun
demikian tingkat hubungan antara suatu proyek dengan fungsi-fungsi organisasi itu
cenderung berubah-ubah sesuai dengan ciri-ciri dan sifat-sifatproyek yang bersangkutan.
4. Kekhususan Proyek
Setiap proyek merupakan rangkaian kegiatan khusus yang berbeda dengan kegiatan yang
dilaksanakan pada proyek-proyek lainnya.Kemudian karena satu proyek pada umumnya
dilaksanakan hanya sekali saja,hampir tidak ada unsur pengulangan atau unsur kebiasaan di
dalam pengerjaannya.Salah satu akibatnya adalah setiap proyek mengandung berbagai jenis
resiko yang besar dibandingkan resiko-resiko yang dihadapi oleh pekerja-pekerja yang sudah
dilaksanakan berkali kali.Dalam proyek,pengaruh belajar(learning effect)Tidak begitu mudah
di dapatkan.Meskipun demikian pengalaman seluruh pekerja yang terlibat dalam pelaksanaan
proyek akan tetap bermanfaat dari segi daya kerja
B. Manajemen Proyek
Karena proyek merupakan suatu rangkaian pekerja yang khusus maka pengerjaannya
memerlukan penanganan yang khusus pula.Dengan kata lain pengerjaan suatu proyek
membutuhkan manajemen yang khusus ,yaitu manajemen proyek.
Fungsi –Fungsi Manajemen proyek tidak berbeda dengan fungsi –fungsi manajemen
pada umumnya.Yang berbeda adalah cara pelaksanaan atau penerapan fungsi-fungsi
tersebut.Fungsi-fungsi manajemen proyek terdiri dari perencanaan proyek,penjadwalkan
proyek ,pengoganisasian proyek dan pengendalian proyek.Fungsi-fungsi manajemen proyek
ini ditunjukkan pada Gambar dibawah ini :
PERENCANAAN PROYEK
Sasaran
Jumlah dan jenis kegiatan
Jumlah dan jenis sumber daya
Teknik-teknik yang akan digunakan
Ukuran prestasi
PENGORGANISASIAN PROYEK
PENJADWALAN PROYEK
Urutan pekerjaan
Titik waktu mulai dan selesainya setiap
pekerjan
Pengorganisasian Proyek
Penentuan sasaran harus diikuti oleh pembentukan kelompok pekerja yang akan
bertanggungjawab atas penyelesaian proyek.sejalan dengan itu ,organisasi pelaksanaan
proyek harus dirumuskan dengan jelas.Dalam Hal ini harus ditetapkan dengan jelas siapa
yang harus bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan kepada siapa ia harus
bertanggungjawab.Dengan kata kata lain pengorganisasian proyek(project organizing)berarti
pembagian tugas dan tanggungjawab setiap orang yang telibat dalam proyek tersebut.
Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek(project scheduling)meliputi penentuan berbagai jenis dan urutan
pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan dalam penyelesaian suatu proyek,serta
waktu dimulai dan diakhirinya setiap ,dan seluruh ,kegiatan .Penjadwalan proyek ini harus
dilakukan dengan mempertimbangkan tersedianya berbagai sumber daya yang dibutuhkan
seperti manusia ,bahan-bahan, dan dana .hal laiinnya yang harus dipertimbangkan adalah
penggunaan berbagai alat penjadwalkan proyek seperti bagan Beban Gantt (diuraikan pada
bab 8),jaringan proyek (project network)seperti CPM,PERT,dan GERT(akan diuraikan pada
bab ini)
Pengendalian Proyek
Pengendalian proyek (project control)meliputi pengamatan ,pemeriksaan ,dan
penyesuaian ,agar pelaksanaan seluruh kegiatan yang dibutuhkan di dalam penyelesaian suatu
proyek dilakukan sesuai dengan yang sudah ditetapkan di dalam perencanaan proyek.Dengan
demikian pengendalian proyek ini juga mencakup pelaksanaan suatu tindakan atau
penanganan khusus terutama apabila terjadi penyimpanan pelaksanaan dari
rencana.Penanganan khusus ini diperlukan apabila,misalnya terjadi keterlambatan di dalam
penyelesaian satu atau beberapa kegiatan
Seperti dinyatakan dalam uraian sebelumnya, salah satu bagian utama perencanaan
proyek adalah penentuan jadwal atau penjadwalan.penjadwalan secara umum, dapat juga di
artikan sebagai penerjemah suatu rencana kegiatan proyek ke dalam suatu jadwal kerja
(operating timetable) yang menunjukkan urutan pelaksanaan berbagai kegiatan serta waktu
dimulai dan di akhirinyasetiap kegiatan yang bersangkutan. Jadwal ini diperlukan untuk,
antara lain, membantu di dalam memantau dan mengendalikan seluruh kegiatan di dalam
menyelesaikan suatu proyek, penjadwalan proyek ini merupakan alat utama manajemen
proyek.
Penjadwalan proyek dapat berbentuk mulai dari sangat jelas dan terinci sampai
kepada sangat umum. Tingkat kejelasan dan keterincian penjadwalan suatu proyek
tergantung kepada jenis dan sifat proyek yang bersangkutan serta jumlah dan jenis kegiatan
yang di butuhkan untuk menyelesaikannya. Dengan demikian tidak semua proyek harus
dijadwalkan dengan tingkat kejelasan dan keterincian yang sama.
Pembentukan jaringan seperti ini akan memberikan berbagai keuntungan dan manfaat
karena jaringan tersebut :
Pada dasarnya CPM Dan PERT adalah dua metode perencanaan dan penjadwalan proyek
yang teknik perancangan dan penggunaannya hampir bersamaan. Perbedaan di antara
keduanya hanyalah :
1. CPM menggunakan penaksiran waktu yang deterministic, sedangkan
PERT menggunakan penaksiran waktu yang probabilistic.
2. CPM dimaksudkan untuk mengendalikan baik unsur waktu maupun unsur biaya dari
suatu proyek terutama imbal tarik (trade-off) antara waktu dan biaya, sedangkan
PERT dimaksudkan untuk menentukan peluang (probability) dapat tidaknya suatu
proyek diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Persamaan antara keduanya terutama adalah menekankan alur kritis (critical path) dan
kelenturan (slack). Alur kritis adalah suatu alur yang menunjukkan urutan pelaksanaan
berbagai kegiatan yang penyelesaiannya tidak dapat ditunda karena penundaan tersebut akan
berakibat tertundanya penyelesaian proyek secara keseluruhan. Kelenturan menunjukkan
panjangnya waktu penundaan atau keterlambatan penyelesaian kegiatan yang masih bisa di
anggap layak, yaitu yang belum mengakibatkan penundaan atau keterlambatan penyelesaian
proyek keseluruhan. Dalam pada itu, di dalam CPM, terhadap berbagai kegiatan dapat
dilakukan suatu penanganan khusus (special handling) untuk mempercepat penyelesaiannya
(biasanya disebut rassing) dengan tambahan biaya. Akhirnya dengan berbagai kesamaan
antara keduanya, CPM dan PERT sering digabungkan penggunaannya dan disebut sebagai
CPM/PERT.
Pembentukan Jaringan
Ada dua bentuk jaringan yang menunjukkan rangkaian kegiatan yang berhubungan
dan berurutan, yaitu jaringan panah ( activity-on-arch net-work=AOA Network) atau
jaringan AOA dan jaringam titik (activity-on-node Network= AON network) atau jaringan
AON.
JARINGAN AOA : pada jaringan panah atau jaringan AOA, setiap kegiatan
ditunjukkan dengan sebuah panah dan setiap peristiwa ditunjukkan dengan sebuah titik atau
lingkaran. Titik-titik atau lingkaran-lingkaran tersebut dihubungkan dengan tanda panah yang
berarti dua peristiwa yang berurutan dihubungkan dengan satu panah. Panah ini menunjukkan
kegiatan yang mengantarai kedua peristiwa yang bersangkutan. Gambar 13-3 menunjukkan
sebuah jaringan panah atau jaringan AOA.
JARINGAN AON : pada jaringan titik atau jaringan AON , setiap kegiatan
ditunjukkan dengan satu titik atau satu lingkaran sedangkan tanda panah menunjukkan
hubungan-hubungan prasyarat penerus untuk setiap kegiatan. Dengan kata lain, dua kegiatan
dihubungkan oleh panah yang menunjukkan urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut.
E. Penggunaan CPM/PERT
1. Menjelaskan dan menguraikan berbagai pekerjaan yang akan dilaksanakan pada suatu
proyek.
2. Membuat bagan jaringan.
3. Menaksir waktu penyelesaian setiap pekerjaan.
4. Menghitung statistic waktu.
5. Menentukan lintasan atau alur kritis.
6. Menghitung kelenturan (slack).
7. Menghitung peluang.
8. Memantau perkembangan pengerjaan proyek.
9. Melihat kemungkinan pemercepatan penyelesaian proyek.
F. Penjadwalan Proyek Dengan Pertimbangan Biaya dan Sumber Daya
Berdasarkan penjadwalan dapat ditentukan jumlah waktu yang dibutuhkan di dalam
penyelesaian proyek serta jangka waktu sejak dimulai hingga diakhirinya proyek yang
bersangkutan. Dalam hal ini satu andaian yang harus berlaku adalah bahwa sumber daya yang
tersedia tidak terbatas jumlahnya. Dengan demikian banyaknya pekerjaan yang dapat
dilaksanakan pada waktu yang bersamaan tidak dibatasi oleh jumlah sumber daya yang
tersedia. Di samping itu, pembentukan suatu modal jaringan CPM/PERT masih
mengandalkan bahwa titik waktu dimulai dan diakhirinya setiap pekerjaan dapat ditetapkan
dengan pasti.
Dalam pada itu penyelesaian suatu pekerjaan dapat dipercepat sehingga dapat
diselesaikan lebih awal dari jadwal yang sudah ditetapkan. Pemercepatan ini tentu saja akan
berarti adanya penghematan biaya dan pada saat yang sama, penambahan biaya. Untuk itu
pemimpin proyek harus membandingkan penghematan dan pertambahan biaya tersebut
sehingga setiap usaha pemercepatan penyelesaian pekerjaan harus mengakibatkan biaya yang
dihemat lebih besar dari biaya yang bertambah. Dengan demikian dua hal lain yang harus
mendapat perhatian yang sungguh-sungguh dari pemimpin proyek adalah biaya-biaya
proyek dan keterbatasan sumber daya.
Biaya-Biaya Proyek
Secara umum, biaya-biaya proyek terdiri dari biaya-biaya langsung (direct costs),
biaya-biaya tak langsung (in derect costs) dan biaya-biaya denda (pynalty costs). Biaya-biaya
langsung adalah seluruh jenis biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan bahan-bahan,
tenagakerja, serta biaya-biaya lain yang secara langsung dapat dihubungkan dengan kegiatan-
kegiatan proyek. Biaya-biaya tak langsung adalah seluruh jenis biaya yang dibutuhkan untuk
kegiatan-kegiatan administrasi serta berbagai biaya umum berubah (variable overhead costs)
lain yang jumlahnya dapat diperkecil melalui pengurangan waktu penyelesaian proyek.
Biaya-biaya denda adalah biaya-biaya yang harus dikeluarkan dalam bentuk denda atau
“hukuman” untuk setiap hari keterlambatanpenyelesaian proyek. Dalam hal ini, terdapat
semacam imbal Tarik (trade-off) antara biaya-biaya langsung dengen biaya-biaya tak
langsung dan biaya –biaya denda didalam menetapkan tindakan pemercepatan berbagai
kegiatan.
Waktu normal adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
kegiatan dalam keadaan biasa.
Waktu pemercepatan adalah jangka waktu yang paling singkat untuk menyelesaikan
suatu kegiatan.
Biaya normal adalah biaya menyelesaian kegiatan dalam waktu normal.
Biaya pemercepatan adalah biaya penyelesaian kegiatan dalam waktu pemercepatan.
BIAYA TAK LANGSUNG
Biaya – biaya tak langsung adalah biaya – biaya yang dibutuhkan untuk membayari
kegiatan – kegiatan administrasi serta sebagai biaya umum berubah.
BIAYA DENDA
Biaya denda adalah uang yang harus dibayarkan oleh pelaksana kepada pemilik proyek
sebagai denda atau hukuman atas keterlambatan penyelesaian proyek.
KESIMPULAN
Sebuah orgaisasi sering harus melaksanakan suatu pekerjaan khusus yang biasanya
memerlukan kelompok pekerja dan organisasi khusus. Pekerjaan khusus ini sering disebut
proyek yang merupakan serangkaian kegiatan yang saling berkaitan yang masing-masing
menunjukkan titik waktu yang pasti atas dimulai dan diakhirinya setiap kegiatan yang
seluruhnya akan menghasilkan suatu barang atau hasil operasi khusus.
Ciri-ciri proyek dapat dijelaskan dalam bentuk tujuan, daur hidup (life cycle), keterkaitan
dan kekhususan atau keistimewaannya. Fungsi-fungsi manajemen proyek terdiri dari
perencanaan proyek, penjadwalan proyek, dan pegendalian proyek. Perencanaan proyek
meliputi penentuan terlebih dahulu seluruh unsure yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek
tersebut.
Penjadwalan proyek meliputi penentuan berbagai jenis kegiatan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu proyek. Pengendalian proyek meliputi pengamatan, pemeriksaan, dan
penyesuaian agar pelaksanaan seluruh kegiatan yang dibutuhkan dalam penyelesaian proyek
sesuai dengan yang sudah ditetapkan dalam perencanaan proyek.
Penjadwalan proyek harus dilakukan dengan membentuk suatu jaringan kegiatan yang
menunjukkan hubungan antara, dan urutan dari, berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan.
Berbagai model yang dapat digunakan didalam penjadwalan proyek adalah Bagan Beban
Gantt, Metode Alur Kritis, Teknik Penilaian dan Peninjauan Program, dan Teknik Penilaian
dan Peninjauan Grafis. CPM menggunakan penaksiran waktu yang deterministic sdangkan
PERT menggunakan taksiran waktu yang probabilistic. CPM dimaksudkan untuk
mengendalikan baik aspek waktu maupun aspek biaya suatu proyek sedangkan PERT
dimaksudkan untuk menentukan peluang dapat tidaknya suatu proyek diselesaikan dalam satu
jangka waktu tertentu.