STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP

TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 1/9 REVISI : 0
DISUSUN DI SETUJUI DISTRIBUSI
HO : All Dept., BOD
Jobsite: All Section, Project Manager

HRD Dept. Head MDV Dept. Head HRGA Director

1. TUJUAN
Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk:
1.1. Memberikan pedoman kepada PIC (Person In Charge) dalam melaksanakan proses
Pelatihan (Training).

1.2. Mengendalikan mekanisme pelaksanaan Pelatihan agar sesuai dengan Sistem Manajemen
Mutu yang telah ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk melaksanakan proses pelatihan yang dimulai dari pengajuan, pelaksa-
naan dan Evaluasinya. Adapun ruang lingkupnya meliputi seluruh unit kerja baik di Head Office
(HO) maupun di Jobsite.

3. REFERENSI
3.1. Elemen ISO 9001 : 2000;
Sub Pasal 6.2.2. Kompetensi, Training, dan Kepedulian Organisasi
3.2. SOP No. TRY/06/001/SOP Pengakuan dan Pembayaran Transaksi Ekstern
3.3. SOP No. PRS/06/002/SOP Perjalanan Dinas
3.4. SOP No.HRD/07/001/SOP IPPA

4. DEFINISI
4.1. Training (Pelatihan)
Adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan serta mengem-
bangkan ketrampilan atau keahlian, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja sesuai
dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan.
Adapun Tujuan Pelatihan secara garis besar adalah :
1. Mewujudkan sumber daya manusia yang profesional dan bermotivasi tinggi untuk
mencapai misi, visi perusahaan dan pribadi.
2. Membantu karyawan mengembangkan kompetensinya secara optimal

4.2. Training Need (Kebutuhan Pelatihan)

Adalah kebutuhan akan training yang timbul karena adanya gap (kesenjangan) antara
kompetensi individu/karyawan terhadap persyaratan kompetensi jabatan yang diperlukan.
.
4.3. Training Need Analysis (Analisis Kebutuhan Training)
Adalah metoda analisis yang digunakan untuk menentukan jenis training yang sesuai
dengan kebutuhan kompetensi pada jabatan tertentu dengan menggunakan pendekatan
individu, organisasi dan pekerjaan.

4.4. Training Matrix (Matrik Pelatihan)

Adalah matrik yang menggambarkan hubungan antara profil kompetensi dengan kebutuhan
training pada setiap jabatan dalam organisasi dan digunakan sebagai pedoman
untuk menentukan jenis training yang dibutuhkan individu/karyawan.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 2/9 REVISI : 0

4.5. Competency Profile (Profil Kompetensi)

Adalah profil yang menggambarkan hubungan antara jabatan dengan kompetensi yang
dibutuhkan pada tingkat tertentu.

4.6. Competency
Adalah karakteristik dasar individu yang terkait dengan kriteria tertentu untuk dapat
bekerja secara efektif dan/atau memberikan kinerja unggul dalam pekerjaan/lingkungan.

4.7. Soft Competency

Adalah karakteristik dasar yang meliputi motif, sifat, citra diri dan nilai-nilai pribadi yang
membedakan individu berkinerja unggul dengan individu yang berkinerja rata-rata.

4.8. Hard Competency

Adalah karakteristik yang meliputi ketrampilan dan pengetahuan (Skill & Knowledge),
yang terbagi atas 2 katagori :

4.8.1. Basic Competency,

Adalah kompetensi dasar yang wajib dimiliki oleh setiap pemangku jabatan atau
individu dalam organisasi.

4.8.2. Specific Competency,

Adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap pemangku jabatan agar mampu
melakukan pekerjaan dan tugasnya secara spesifik sesuai dengan fungsi dan
tanggung jawab dalam organisasi.

4.9. Annual Training Calendar (ATC),

Adalah rencana induk pelatihan tahunan yang dibuat oleh HRD Department sebagai hasil
kompilasi dari formulir Annual Training Proposal yang diterima dari masing-masing
Atasan yang berpedoman kepada Training Matrix dan/atau IPPA (Individual Performance
Planning and Appreciative). Untuk definisi IPPA mengacu pada SOP No. HRD/06/004/SOP
Penilaian Prestasi Kerja.

4.10. Training Evaluation

Adalah Evaluasi yang dilakukan oleh peserta (participant) training terhadap kandungan
materi pelatihan, penyelenggara, pelatih, hal-hal penting dalam pelatihan yang dapat
diterapkan dalam lingkungan kerja sehari-hari, dan saran-saran penting terhadap pelatihan
tersebut serta melakukan sharing session (Sesi Berbagi).

4.11. Training Effectiveness Evaluation

Adalah evaluasi yang dilakukan untuk menilai pengembangan kompetensi sebagai dampak
dari kemajuan hasil pelatihan, dilakukan 6 bulan setelah pelatihan oleh Atasan langsung
yang bersangkutan.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 3/9 REVISI : 0

5. KEBIJAKAN
5.1. Dalam rangka pengembangan kompetensi karyawan, maka perusahaan memberikan
pelatihan kepada karyawan sesuai dengan rencana training tahunan (Annual Training
Calendar) yang telah dibuat dan disetujui pejabat berwenang serta sesuai dengan kemam-
puan perusahaan.

5.2. Training yang diusulkan oleh masing-masing Dept./Directorate di HO dan Section

di seluruh Site dalam ATP mengacu pada IPPA (Individual Performance Plan &
Appraisal), Training Matrix dan Standar Parameter No. HRD/07/004/STD Sistem
Pengembangan Individu Karyawan.

5.3. Untuk di site, ATP dari masing-masing Section dikompilasi oleh HRGA Section, untuk
selanjutnya diserahkan kepada Project Manager.

5.4. Annual Training Calendar (ATC) setiap akhir tahun disusun oleh HRD Dept atas dasar
kompilasi ATP dan Sistem Pengembangan Individu Karyawan dari masing-masing
Dept/Directorate di HO dan Project Manager di seluruh Site serta mendapat persetujuan dari
HRGA Director.

5.5. Yang termasuk dalam pelatihan adalah lokakarya, kursus, seminar atau kegiatan yang
berkaitan dengan tujuan Pelatihan, yang dikelola oleh HRD Department dan dibiayai
perusahaan.

5.6. Realisasi kegiatan pelatihan didukung sepenuhnya oleh masing-masing penanggung jawab
(Departemen / Manajemen Site) terkait.

5.7. Usulan Pelatihan diajukan dengan menggunakan formulir Pengajuan Pelatihan dan mengacu
kepada ATC. Pengajuan Pelatihan diluar ATC harus diketahui oleh User / Functional Dept.
Head / Director dan disetujui oleh HRD Dept. Head.

5.8. Pengajuan pelatihan harus diajukan atau diterima oleh HRD Dept. Head HO paling lambat
10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaannya.

5.9. Pengajuan pelatihan ke luar negeri harus diketahui oleh User /Functional Director dan
disetujui oleh HRGA Director.

5.10. Secara berkala HRD Dept. harus memperbaharui data riwayat pelatihan karyawan peserta
training setelah pelatihan selesai dilaksanakan, tanpa harus menunggu sertifikat diterima
dan formulir Training Evaluation selesai dibuat.

5.11. Setiap karyawan yang mengikuti pelatihan wajib menyerahkan sertifikat asli jika pelatihan
tersebut terkait dengan perlakuan khusus dengan batas waktu yang telah ditetapkan (seperti
ikatan dinas, dan perlakuan khusus lainnya) kepada HRD Department.

5.12. Setiap karyawan yang mengikuti pelatihan juga wajib menyerahkan fotocopy sertifikat
pelatihan kepada HRD Departemen.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 4/9 REVISI : 0

5.13. Karyawan yang mengikuti pelatihan diwajibkan mengisi Training Evaluation Form
(No.HRD/06/F-006) dan selanjutnya diserahkan kepada HRD Departemen.

5.14. Efektifitas pelatihan dilaksanakan 6 bulan setelah pelatihan dengan menggunakan formulir
Training Effectiveness Evaluation (No. HRD/06/F-008) dan selanjutnya diserahkan
kepada HRD Department.

6. ALUR PROSES
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai proses Pelatihan dapat dilihat pada Alur
Proses berikut ini.

7. DAFTAR DOKUMEN PENDUKUNG

7.1. Formulir No. HRD/06/F-003 Annual Training Proposal (ATP)
7.2. Formulir No. HRD/06/F-004 Annual Training Calendar (ATC)
7.3. Formulir No. HRD/06/F-005 Training Application
7.4. Formulir No. HRD/06/F-006 Training Evaluation
7.5. Formulir No. HRD/06/F-007 Sharing Session Evaluation
7.6. Formulir No. HRD/06/F-008 Training Effectiveness Evaluation
7.7. Formulir No. PRS/06/F-001 Surat Tugas
7.8. Standar Parameter No. HRD/07/003/STD Training Matrix
7.9. Standar Parameter No. HRD/07/004/STD Sistem Pengembangan Individu Karyawan.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 5/9 REVISI : 0

HEAD OFFICE/ JOBSITE HEAD OFFICE

PIC
HRGA SECT. HRD DEPT.
NO HRGA
ATASAN ATASAN TDK DIRECTOR
ACTIVITIES SECT. HEAD LANGSUNG LANGSUNG SECT. HEAD DEPT. HEAD

1. Adanya kebutuhan Pengembangan, Kebutuhan

berdasarkan ATP (Annual Training Pengembangan
Proposal) dan usulan di luar ATP.

2. Mendiskusikan ATP dengan atasan

tidak langsung Diskusi ATP

3. Menyerahkan ATC Proposed dari

hasil diskusi ATP ATP

4. Melakukan evaluasi dan diskusi

dengan Atasan langsung Evaluasi &
Diskusi

5. Membuat ATC sesuai dengan hasil

evaluasi dan diskusi dan ATC ATC
menyerahkan ke HRD Dept. Head

6. HRD Dept. Head melakukan diskusi

Diskusi
dengan HRGA Director

7. HRGA Director menandatangani

formulir ATC yang telah disetujui Tanda Tangan
ATC

8. Menyerahkan formulir ATC ke HRD

Dept. Head dan diteruskan ke ID ATC ATC ATC
Section

9. ID Section memperbanyak dan

mendistribusikan formulir ATC ke Copy ATC
Atasan langsung, Atasan tidak ATC
Copy ATC
langsung dan HRGA Section
Copy ATC

(A bersambung ke aktivitas 10) A

 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 6/9 REVISI : 0

HEAD OFFICE/ JOBSITE

PIC DIR/ PROJ. MANAGER/ DEPT. HRD DEPT. HRGA
NO PENGUSUL
DIRECTOR
ACTIVITIES KARYAWAN ATASAN SECT. HEAD DEPT. HEAD

(A sambungan dari aktivitas 9) A

11. Atasan memberi informasi ke

karyawan untuk pengajuan training Informasi Informasi

12. Mengisi dan menyerahkan formulir Pengajuan Pengajuan

Pengajuan Training. Training Training

13. Memeriksa formulir Pengajuan Tidak

Training: Revisi / Tolak Setuju ?
- Apabila disetujui, formulir Pengaju-
an Training ditandatangani.
- Apabila tidak disetujui, ada dua Ya
kemungkinan, yaitu:
- Pengajuan Training dikembalikan
untuk direvisi. Tanda Tangan
- Pengajuan Training ditolak dan Form Pengajuan
dikembalikan kepada karyawan, Training
dengan disertai alasan tertulis
mengenai penolakannya, dan
proses tidak dilanjutkan.

Pengajuan Pengajuan
14. Menyerahkan formulir Pengajuan Training Training
Training.

15. Menganalisis formulir Pengajuan Tidak

Ada
Training apakah ada masukan:
Masukan?
- Apabila Ya, HRD Sect. Head
memberi catatan pada formulir.
- Apabila Tidak, maka Pengajuan Ya
Training diserahkan kepada HRD
Dept. Head.

16. Menulis catatan pada formulir

Pengajuan Training (apabila ada). Menulis Catatan
pada formulir

17. Menyerahkan formulir Pengajuan Pengajuan Pengajuan

Training. Training Training

18. Memeriksa formulir Pengajuan

Training, apakah disetujui:
- Apabila Ya, maka diperiksa lagi
apakah perlu special approval
(persetujuan khusus). Tidak
- Apabila tidak disetujui, ada dua Revisi/ Tolak Setuju ?
kemungkinan, yaitu:
- Pengajuan Training dikembalikan Ya
untuk direvisi.
- Pengajuan Training ditolak dan
dikembalikan kepada Pengusul,
dengan disertai alasan tertulis
mengenai penolakannya, dan
proses tidak dilanjutkan.

(B bersambung ke aktivitas 19) B

 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 7/9 REVISI : 0

HEAD OFFICE/ JOBSITE

PIC DIR/ PROJ. MANAGER/ HRD DEPT. HRGA
NO DEPT./SECT. PENGUSUL
DIR/ PROJ. MGR/ DIRECTOR
ACTIVITIES KARYAWAN ADM. SECT. HEAD DEPT. HEAD
DEPT./ SECT. HEAD

(B sambungan dari aktivitas 18) B

19. Memeriksa apakah formulir Penga-

juan Training perlu persetujuan
Tidak Special
khusus dari HRGA Director: Approval
- Apabila Ya, maka memberi pen- ?
jelasan dalam kolom catatan,
memparaf dan menyerahkannya Ya
kepada HRGA Director.
- Apabila Tidak, maka langsung Pengajuan Pengajuan
menandatangani formulir Pengaju- Training Training
an Training.

20. Memeriksa formulir Pengajuan

Training apakah disetujui:
- Apabila Ya, maka menandatangani Tidak
formulir Pengajuan Training. Informasi
Setuju ?
- Apabila Tidak, maka mengembali- Penolakan
kan formulir Pengajuan Training Pengajuan
dengan disertai alasan tertulis File Training
Ya
mengenai penolakannya, untuk Pengajuan Pengajuan
dikirimkan kembali kepada Training Training
Pengusul, dan proses tidak dilanjut-
kan.

Stop

21. Menandatangani dan menyerahkan Pengajuan Pengajuan

formulir Pengajuan Training. Training Training

22. Menyerahkan formulir Pengajuan

Pengajuan Pengajuan
Training untuk diteruskan kepada
Training Training
Adm. HRD Dept. untuk diregister dan
diarsip.
D

23. Menyerahkan formulir Training

Evaluation kepada Pengusul untuk di-
Training Training Training
sampaikan kepada karyawan yang
Evaluation Evaluation Evaluation
akan mengikuti training, supaya
selesai training formulir tersebut diisi.

24. Memproses pembuatan Surat Tugas

Pembuatan
(ST). Referensi: SOP No.
ST
PRS/06/002/SOP Perjalanan Dinas.

(C bersambung ke aktivitas 27)

C

25. Mencatat pengajuan training dalam Pencatatan

Data Register Pelatihan. dalam Data
Register
Pelatihan

26. Memproses Permohonan Pembayar-

an (PP) untuk biaya Training. Ref. :
Pengajuan
SOP No. TRY/06/001/SOP
PP
Pengakuan dan Pembayaran
Transaksi Ekstern.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 8/9 REVISI : 0

HEAD OFFICE/ JOBSITE

PIC DIR/ PROJ. MANAGER/
NO HRD DEPT.
DEPT./SECT. PENGUSUL PENYELENG-
DIR/ PROJ. MGR/ GARA
ACTIVITIES KARYAWAN ADM. SECT. HEAD DEPT. HEAD
DEPT./ SECT. HEAD
(C Sambungan dari aktivitas 24)
C

27. Mengikuti pelatihan secara aktif.

Pelatihan
28. Memasukan data karyawan yang
mengikuti pelatihan dalam Individual Pemasukan
Data Individual
Training Record (ITR). Training Record

Menerima Sertifikat, sebagai bukti

karyawan sudah mengikuti pelatihan. Sertifikat Sertifikat

29. Menyimpan Sertifikat dan menyerah-

kan copy-nya kepada Adm. HRD Sertifikat Copy
Dept. untuk didokumentasikan dan Sertifikat
dicatat dalam ITR.
D

30. Mengisi dan menandatangani Training

formulir Training Evaluation. Evaluation

31. Menggandakan & menyerahkan

Training Training
formulir Training Evaluation.
Evaluation Evaluation

32. Memeriksa form. Training Evaluation,

Tidak
apakah perlu Sharing Session: Sharing
- Apabila Ya, maka memberi instruksi Session?
untuk melakukan sharing session.
- Apabila Tidak, maka proses selesai
dan karyawan kembali bekerja
Ya
seperti biasa.

33. Menandatangani form. Training

Evaluation, menulis dan memberikan
Instruksi
instruksi untuk melakukan presentasi.

34. Melakukan sharing session. Section

Sharing
Head atau Dept. Head HRD bisa ikut
Session
serta apabila diperlukan.

35. Karyawan kembali bekerja sesuai

dengan tugasnya Kembali bekerja
sesuai dengan
tugasnya
36. Mengisi, menandatangani dan Sharing Sharing
menyerahkan form. Evaluasi Session Session
Presentasi Pelatihan. Evaluation Evaluation

A
A
37. Memeriksa apakah waktu sudah 6
(enam) bulan dari sejak pelatihan
dilakukan: Ya
Sudah
- Apabila Ya, maka atasan karyawan 6 Bulan ?
yang bersangkutan harus mengisi
form. Evaluasi Efektifitas Pelatihan Tidak
(D bersambung ke aktivitas 38)
- Apabila Tidak, maka melakukan
monitoring dan bimbingan atas Monitoring dan
unjuk Bimbingan
kerja karyawan.

D
 STANDARD OPERATION PROCEDURE NO DOKUMEN : HRD/06/003/SOP
TGL. EFEKTIF :
PELATIHAN HALAMAN : 9/9 REVISI : 0

HEAD OFFICE/ JOBSITE

PIC DIR/ PROJ. MANAGER/
NO HRD DEPT.
DEPT./SECT. PENGUSUL PENYELENG-
KARYAWAN
DIR/ PROJ. MGR/ GARA
ACTIVITIES ADM. SECT. HEAD DEPT. HEAD
DEPT./ SECT. HEAD

D
(D sambungan dari aktivitas 37)

38. Melakukan dan menyerahkan

evaluasi efektifitas pelatihan yang Training Training
dituliskan pada form Evaluasi Effectiveness Effectiveness
Efektifitas Pelatihan, form. No. Evaluation Evaluation
HRD/06/F-008.
A

39. Melakukan pengembangan terhadap

karyawan berdasarkan Evaluasi Pengembangan
Efektifitas Pelatihan. Karyawan