Mengalihdayakan Sistem

Pengalihdayaan (outsourcing) adalah mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk

menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data orgaanisasi. Dalam mainframe
persetujuan pengalihdayaan (outsourcing), pengalih daya (outsoucer) membeli komputer klien,
mempekerjakan pegawai SI klien dan mengelola system di situs klien, atau memindahkan system
tersebut ke komputer pengalih daya. Banyak kontrak pengalihdayaan berjalan hingga 10 tahun dan
menghabiskan biaya jutaan dollar dalam setahun. Pada persetujuan pengalihdayaan klien/server
atau PC, sebuah layanan, fungsi, atau segmen bisnis dialihdayakan. Sebagian besar bagian
perusahaan Fortune 500 mengalihdayakan fungsi dukungan PC mereka. Royal Dutch Shell,
perusahaan minyak internasional, memiliki 80.000 PC di seluruh dunia dan mengalihdayakan
instalasi, pemeliharaan, pelatihan, help desk, dan dukungan teknisnya.

Pada mulanya, pengalihdayaan diadakan untuk aplikasi terstandarisasi seperti penggajian

dan akuntansi atau oleh perusahaan yang menginginkan pemasukan kas yang berasal dari
penjualan perangkat kerasnya. Pada 1989, Eastman Kodak mengejutkan dunia bisnis dengan
mempekerjakan IBM untuk menjalankan operasi pengolahan datanya, DEC untuk menjalankan
fungsi telekomunikasi, dan Businessland untuk menjalankan operasi PC-nya. Kodak menahan
peran perencanaan dan pengembangan SI-nya dan pihak pengalihdaya (outsourcer) menjalankan
tanggung jawab implementasi dan operasi. Hasilnya sungguh dramatis. Pengeluaran untuk
komputer menurun 90%. Biaya operasi menurun 10% sampai 20%. Penghematan SI tahunan
selama perjanjian yang berlangsung 10-tahun diharapkan mencapai $130 juta. Beberapa tahun
kemudian, Xerox menandatangani perjanjian pengalihdayaan terbesar dalam sejarah pada saat itu:
sebuah kontrak 10-tahun yang bernilai $3,2 miliar dengan EDS untuk mengalihdayakan
manajemen komputasi, telekomunikasi, dan perangkat lunak di 19 negara.

Keberhasilan Kodak dan Xerox memotivasi perusahaan yang lain untuk mengalihdayakan
sistemnya. Dalam beberapa survei, 7,3% perusahaan yang mengalihdayakan beberapa atau
seluruh sistem informasinya dan sebagian besar mengalihdayakan beberapa perusahaan untuk
meningkatkan fleksibilitas akan membantu meningkatkan kompetisi serta mengurangi biaya.
Namun, kebanyakan perusahaan tidak mengalihdayakan manajemen TI strategis, manajemen
proses bisnis, atau arsitektur TI-nya.
 Banyak perusahaan lebih kecil melakukan pengalihdayaan. Sebuah perusahaan dengan
pendapatan tahunan sebesar $1 juta mengalihdayakan seluruh fungsi akuntansi ke seorang CPA
local. Kapan pun mereka mau, para pemilik dapat menyaksikan seluruh transaksi mereka pada
situs web CPA tersebut dan menghasilkan banyak laporan. Mereka juga megalihdayakan seluruh
proses TI, termsuk desain dan pemeliharaan situs.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGALIHDAYAAN

Terdapat beberapa keuntungan signifikan atas pengalihdayaan:

- Sebuah solusi bisnis. Pengalihdayaan (outsourcing) adalah strategi berlangsung dan solusi
bisnis ekonomi yang memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada kompetensi
inti. Kodak fokus pada hal-hal yang terbaik yang dapat dilakukannya dan menyerahkan
pengolahan data ke perusahaan komputer yang memiliki kualifikasi. Kodak menganggap
para pengalihdayanya sebagai teman dan bekerja sama dengan mereka untuk mencapai
tujuan strategis dan operasionalnya.
- Pemanfaatan aset. Organisasi meningkatkan posisi kasnya dan mengurangi biaya dengan
menjual aset kepada pengalihdaya. Health Dimension mengalihdayakan pengolahan data
empat rumah sakitnya sehingga ia dapat menggunakan sumber daya moneter terbatas untuk
menghasilkan pendapatan.
- Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik. Del Monte Foods
beralih ke pengalihdayaan karena biaya dan waktu yang dimanfaatkan tetap terjangkau
dapat terus meningkatkan teknologi secara signifikan.
- Biaya yang lebih rendah. Perusahaan IMB mengalihdayakan pemograman ke perusahaan
Cina dengan upah tenaga kerja Cina yang hanya 30% dari biaya di Amerika Serikat. Para
pengalihdaya menurunkan biaya dengan menstandarisasi aplikasi pengguna, membeli
perangkat lunak dengan harga lama, memisahkan biaya pengembangan dan pemeliharaan
antar proyek, dan beroperasi dengan volume yang lebih tinggi. Continental Bank dapat
menghemat $100 juta selama kontrak 10-tahun pengalihdayaannya. Namun, Occidental
Petroleum menolak pengalihdayaan karena biayanya lebih tinggi daripada pengembangan
dan operasi SIA internalnya.
- Lebih sedikit waktu pengembangan. Industri spesialis yang berpengalaman
mengembangkan dan mengimplementasikan sistem dengan lebih cepat dan lebih efisien
daripada staf in-house. Para pengalihdaya juga membantu memotong waktu melalui politik
pengembangan sistem.
- Eliminasi Penggunaan maksimal dan rendah (peak-and-valley). Bisnis musiman
memerlukan sumber daya komputer yang signifikan selama beberapa waktu dalam setahun
dan sedikit pada sisa tahun tersebut. Dari Januari hingga Maret, komputer-komputer W.
Atlee Burpee beroperasi pada 80% kapasitas pemrosesan pesanan biji dan perkebunan serta
pada 20% di sisa waktu. Pengalihdayaan memotong biaya pemrosesan Burpee hingga
menjadi setengah biaya dengan cara membayar berdasarkan seberapa banyak sistem
tersebut digunakan.
- Memfasilitasi perampingan. Perusahaan yang melakukan downsizing sering memiliki
sebuah fungsi SIA besar yang sebenarnya tidak perlu. General Dynamics melakukan
perampingan (downsizing) secara dramatis karena reduksi pada pengeluaran industry
pertahanan. Ia menandatangani sebuah kontrak pengalihdayaan 10-tahun yang bernilai $3
miliar meskipun fungsi SI-nya diperingatkan sebagai nomor satu dalam industry pesawat
luar angkasa. Ia menjual pusat datanya ke CSC dengan harga $200 juta dan mentransfer
2.600 pegawai ke CSC.

Meskipun demikian, tidak semua pengalaman pengalihdayaan berhasil. Antara 25% dan
50% perjanjian pengalihdayaan gagal atau menjadi kekecewaan besar. Dalam sebuah
survei, para eksekutif perusahaan menandai bahwa 17% perjanjian tersebut merupakan
suatu bencana dan hamper 50% ditangani kembali secara in-house. Terdapat sejumlah
kegagalan pengalihdayaan yang signifikan, termasuk masalah EDS yang telah melakukan
kontrak dengan Angkatan Laut AS. Kasus yang lainnya yaitu pembatalan JPMorgan Chase
atas perjanjian tujuh-tahun yang bernilai $5 miliar dengan IBM.
Kegagalan pengalihdayaan disebabkan oleh kegagalan untuk mempersiapkan secara benar,
semangat pembelian besar-besaran perusahaan tanpa pikir panjang, asal menjiplak para
pesaing, berpikir bahwa pengalihdayaan akan menyelesaikan masalah yang lebih jauh,
mengalihkan tanggung jawab sebuah proses yang buruk ke orang lain, dan melakukan
 perjanjian dengan didefinisi buruk yang tidak memenuhi harapan. Pada akhirnya, banyak
perusahaan yang lebih kompleks ketika dijalankan oleh pihak luar.

Perusahaan yang melakukan pengalihdayaan sering mengalami beberapa kekurangan

sebagai berikut:
- Ketidakfleksibilitas (inflexibility). Banyak kontrak adalah untuk 10 tahun. Jika sebuah
perusahaan tidak dipuaskan atau memiliki perubahan structural, kontrak tersebut sulit atau
mahal untuk dibatalkan. Sebelum mereka bergabung, Integra Financial dan Equimark
memiliki kontrak dengan para pengalih daya yang berbeda. Pembatalan salah satu dari
kontrak tersebut menghabiskan biaya $4,5 juta.
- Hilangnya pengendalian (loss of control). Sebuah perusahaan menjalankan risiko
kehilangan pengendalian atas sistem dan datanya. Untuk alasan itu, perjanjian
pengalihdayaan Ford melarang CSC bekerja dengan produsen mobil lainnya.
- Mengurangi keuntungan kompetitif (reduced competitive advantage). Perusahaan
mungkin kehilangan pengamatan tentang cara SIA-nya menghasilkan keuntungan
kompetitif. Para pengalih daya tidak termotivasi untuk memenuhi tantangan kompetitif
klien mereka. Perusahaan dapat menanggulangi masalah tersebut dengan mengalihdayakan
proses bisnis standar dan menyesuaikannya agar memberikan keunggulan kompetitif.
- Sistem yang terkunci (locked-in system). Mahal dan sulit untuk membatalkan
pengalihdayaan. Sebuah perusahaan mungkin harus membeli peralatan baru serta
mempekerjakan seorang staf pengolahan data dan sering kali membutuhkan biaya yang
terlalu banyak. Ketika Blue Cross di California memutuskan untuk mengakhiri
perjanjiannya, ia tidak tahu sama sekali mengenai sistemnya secara virtual dan tidak
mampu memberhentikan EDS. Sebaliknya, LSI Logic membawa sistemnya kembali ke in-
house untuk penghematan dana dan pegawai yang signifikan ketika ia memasang sebuah
sistem enterprise resource planning (ERP).
- Tujuan yang tak terpenuhi (unfulfilled goals). Kritik dapat mengklaim beberapa
manfaat pengalihdayaan, seperti peningkatan efisiensi, itu adalah mitos. Perusahaan
USF&G membatalkan control $100 juta dengan Cigna Information Services setelah 18
bulan ketika Cigna tidak dapat membuat sistem tersebut bekerja dengan semestinya.
 - Layanan yang buruk (poor service). Komplain umum merupakan keresponsifan
terhadap kondisi perubahan bisnis yang berjalan lamban atau bahkan tidak ada perubahan
sama sekali serta peralihan ke teknologi baru yang direncanakan dengan buruk.
- Peningkatan risiko. Proses bisnis pengalihdayaan dapat mengarahkan sebuah perusahaan
pada risiko operasional, keuangan, teknologi, strategi, personel, hukum, dan peraturan
yang signifikan.

Manajemen Proses Bisnis

Meski organisasi berupaya untuk meningkatkan sistem informasinya dan patuh dengan reformasi
hukum dan peraturan, organisasi memberi perhatian lebih besar terhadap proses bisnisnya.
Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering-BPR) adalah sebuah pendekatan
drastis dan dilakukan sekali untuk meningkatkan dan mengotomatiskan proses bisnisnya. Meski
demikian, ia memiliki tingkat keberhasilan yang rendah. Dengan peningkatan lebih jauh, BPR
telah berubah ke dalam manajemen proses bisnis (business process management-BPM), sebuah
pendekatan sistematis secara berkelanjutan untuk meningkatkan dan mengoptimalkan proses
bisnis sebuah organisasi. Kemudia, BPM sendiri adalah sebuah peningkatan proses bisnis yang
lebih bertahap dan berkelanjutan yang didukung dan dimungkinkan oleh teknologi.

Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah:

- Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Proses inovatif yang

membantu bisnis merespons konsumen, pasar, dan peraturan yang berubah lebih cepat
daripada competitor menciptakan keuntungan kompetitif. Desain proses bisnis yang tepat
akan penting untuk keberhasilan sebuah organisasi.
- Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung. Manajemen proses bisnis memandang
proses bisnis sebagai aset keorganisasian strategis yang harus dipahami, dikelola, dan
ditingkatkan. Bahkan, jika masing-masing bagian dari proses bisnis yang multifungsi
berjalan dengan baik secara independent, keseluruhan proses mungkin dapat kurang
optimal jika ada komunikasi dan koordinasi yang tidak cukup baik di antara unit-unit
fungsional.
 - Proses bisnis haruslah cekatan. Organisasi harus secara berkelanjutan meningkatkan dan
mengatur proses bisnisnya agar dapat bersaing. Hal tersebut memerlukan fleksibilitas dan
teknologi otomatisasi proses bisnis yang mendukung modifikasi cepat.
- Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian. Untuk
menjadi efektif dan efisien, sebuah perusahaan harus menyelaraskan proses bisnis dengan
strategi bisnisnya.

Strategi manajemen proses bisnis (business process management system-BPMS)

mengotomatiskan dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis. Sistem tersebut dapat
meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, mengotomatiskan aktivitas, dan berintegrasi dengan
sistem lain dengan rekan lain dalam rangkaian nilai.

Seperti sistem ERP, BPMS adalah sistem seluruh perusahaan yang mendukung aktivitas korporasi.
Meski demikian, sistem ERP adalah berfokus pada data dan BPMS berfokus pada proses. Sebagian
besar produsen sistem ERP sekarang mengintegrasikan BPM ke dalam sistem mereka.

Sistem manajemen proses bisnis-BPMS memiliki empat komponen utama:

1. Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi, termasuk aturan bisnis.
2. Analisis bisnis untuk membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu, tren, dan
peluang bisnis.
3. Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi.
4. Pengelola isi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen, gambar, dan file elektronik
lain.