PDF

ANALISIS PROSEDUR PENCATATAN UTANG
DAGANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
IVO MELISA HUTAPEA

3110901029
PROGRAM STUDI AKUNTANSI

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2012
i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tugas akhir ini adalah hasil karya saya sendiri dan semua sumber baik yang
dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : IVO MELISA HUTAPEA
NIM : 3110901029
Tanda Tangan :
Tanggal : 23 Juli 2012
ii
LEMBAR PENGESAHAN
TUGAS AKHIR
ANALISIS PROSEDUR PENCATATAN UTANG DAGANG

PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM
Oleh:
IVO MELISA HUTAPEA
3110901029
BATAM, 23 Juli 2012
Dosen Pembimbing
Irsutami, SE. M. Acc. Akt

NIK. 100009
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
Sinarti, M. Se, Ak Mega Mayasari, SE

NIK. 102024 NIK. 101069
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur saya sampaikan kepada Tuhan Yesus Kristus, atas berkat dan kuasa-
Nya saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan sangat baik. Penulisan tugas
akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai
gelar Ahli Madya pada program studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Saya
juga bersyukur atas kehadiran orang-orang pilihan Tuhan yang membantu saya
mulai dari awal perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini. Oleh karena
itu saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Op Laura, mamiku tercinta, thanks ya mi buat kasih sayang yang selalu mami
berikan kepadaku dan mendukung aku buat jalan kehidupan yang telah aku
pilih. Maaf mi ivo gak bisa menjadi seperti apa yang seharusnya yang mami
inginkan dari seorang ivo. Buat Alm Bapak Edward Hutapea (paeeee… lihat
pudanmu pak udah dapat gelar Amd).
2. Mamak dan bapak somang Mrs. Popy n bang Rijon yang membantu masalah
pendanaan dalam segala hal yang ivo butuhkan. Buat Bosku Sergio
Chrisyules yang mencairkan segala emosiku, lope you poll eong acun.
Keluarga besarku bang Erik, bang Toni yang pelittttt, bang Ondol, kak Nidar,
Laura, kak Ledy, Frans, thanks buat bantuan dan semangat yang kalian
berikan.
3. Bapak Irsutami selaku dosen pembimbing yang telah mengorbankan waktu

dan memberikan banyak masukan dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Dosen penguji tugas akhir ini, Ibu Sinar dan Ibu Mega. Thanks bu buat
pengujian TA yang mengarahkan saya untuk membuat tugas akhir yang
bermanfaat. Pak Zaen selaku wali mahasiswa, dan dosen yang membimbing
saya selama saya kuliah. Klu gak salah ada Pak Seto yang selalu sok ramah
(hahha), Pak Hendra, Pak Bambang, Pak Comel, Pak Muslim, Pak Erikson,
Bu Marihot, Bu Eli, Mbak Ria, Wika, Angel, Bu Arni, dan dosen yang
lainnya yang tidak bisa disebut semuanya.
5. Kak Lenny Gultom, kakak PA yang baik sekali yang membantu ivo untuk
lebih bersyukur kepada Tuhan untuk hidup yang ada. Baik itu dalam berbagai
masalah terutama atas anugrah yang ada. Trus yang selalu traktir makann (
nanti gantiaan traktir kak klu ivo dah dapat kerja yang bagus ya kak).
6. Sahabatku Evelyn dan yang selalu ada bersamanya Upayy, Jenny, Yessi. Ivo
tak akan bisa melupakan kebersamaan bersama kalian.
7. Kak Hilda yang dah bantu cari tempat magang buat ivo di PT Amtek. Kak
Rina yang bersedia ngeprint TA ku buat bimbingan yang selalu diorat-oret.
iv
8. Teman-teman seangkatan, (haduh mulai dari mana yachh) Teletabis (Atenk
(makasi buat jasa printnya hehehe), Merdi, Yuke, Cepot), Tika, Fitri, Puput,
Ulan, Zalika, Erna, Vio, Desi, (Eduvi), Ambar, Nadra, Ana, Ani dan teman
lainnya yang tidak bisa disebut semuanya (maaf yachhh).
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yesus berkenan membalas segala kebaikan dan
bantuan yang memang ikhlas kalian berikan kepada saya. Semoga tugas akhir ini
bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Batam, 23 Juli 2012
Penulis
v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Negeri Batam, saya yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : Ivo Melisa Hutapea
NIM : 3110901029
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberi kepada
Politeknik Negeri Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive
Royalty-Free Right) atas tugas akhir saya yang berjudul : Analisis Prosedur
Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering Batam beserta
perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini
Politeknik Negeri Batam berhak menyimpan, mengalih media/formatkan,
mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan
mempublikasikan tugas akhir penulis selama tetap mencantumkan nama penulis
sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Batam
Pada tanggal : 23 Juli 2012
Yang menyatakan
Ivo Melisa Hutapea
vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ......................................................................................................................... i

Halaman Pernyataan Orisinalitas ............................................................................................. ii
Lembar Pengesahan ................................................................................................................. iii
Kata Pengantar ......................................................................................................................... iv
Lembar Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ........................................................................... vi
Daftar Isi .................................................................................................................................. vii
Daftar Gambar ......................................................................................................................... ix
Abstrak ..................................................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................ 3
1.3 Batasan Masalah .............................................................................................................. 3
1.4 Tujuan Penelitian ............................................................................................................. 4
1.5 Manfaat Penelitian ........................................................................................................... 4
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................ 7

2.1 Pengertian Prosedur ......................................................................................................... 7
2.2 Pengertian Utang.............................................................................................................. 7
2.3 Pengertian Utang Dagang ................................................................................................ 7
2.4 Prosedur Pencatatan Utang Dagang ................................................................................. 8
2.5 Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang .................................................. 8
2.6 Dokumen-Dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang ............................ 10
2.7 Unsur Pengendalian Internal ............................................................................................ 11
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM

PERUSAHAAN ..................................................................................................... 14
3.1 Metodologi Penelitian ...................................................................................................... 14
3.1.1 Objek Penelitian...................................................................................................... 14
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data...................................................................................... 14
3.2 Gambaran Umu Perusahaan............................................................................................. 15

3.2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan ............................................................................... 15
3.2.2 Sejarah PT Amtek Engineering Batam ................................................................... 15
3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan ....................................................................................... 16
3.2.4 Produk Perusahaan.................................................................................................. 16
3.2.5 Struktur Organisasi ................................................................................................. 17
3.2.6 Job Deskripsi........................................................................................................... 17
BAB IV PEMBAHASAN ..................................................................................................... 22

4.1 Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering Batam ....................... 22
4.1.1 Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang ......................................... 22
4.1.2 Dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang .................................... 23
4.1.3 Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek
Engineering Batam .................................................................................................. 26
4.2 Analisis Efektifitas Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering
Batam ............................................................................................................................... 32
vii
4.2.1 Aspek Pengendalian Internal ................................................................................... 32
BAB V PENUTUP.................................................................................................................. 39
5.1 Kesimpulan ...................................................................................................................... 39
5.2 Saran ............................. ................................................................................................. 41
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Produk perusahaan ............................................................................................... 16

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................................... 17
Gambar 4.1 Flowchart prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek
Engineeering Batam................................................................................... 26
ix
ABSTRAK
Nama : Ivo Melisa Hutapea
Program Studi : Akuntansi
Judul : Analisis Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek
Engineering Batam.
Tugas Akhir ini membahas tentang prosedur pencatatan utang dagang pada PT
Amtek Engineering Batam. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan
bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada perusahaan dan untuk mengetahui
apakah prosedur pencatatan telah berjalan dengan efektif. Hasil penelitian ini
selanjutnya diuraikan menggunakan metode analisis deskriptif. Setelah dilakukan
penelitian, maka diketahui PT Amtek Engineering Batam mengakui utang dagang
pada saat barang yang dipesan diterima oleh perusahaan. Prosedur pencatatan utang
dagang pada perusahaan ini melibatkan beberapa fungsi yaitu clerk AP, Account
Payable, dan Department Purchasing. Dokumen-dokumen yang terkait yaitu
Purchase Order, invoice, Delivery Order, ZPO1, Payment Voucher, Statement Of
Account, rekonsilasi, cek, kuitansi, debit/credit note. Prosedur pencatatan utang
dagang dimulai dari penerimaan dokumen PO, DO, dan invoice, dicocokkan dan
dibubuhkan stempel posting, kemudian mengentri utang dagang pada sistem SAP,
menandai yang telah dientri, dan dilampirkan dokumen ZPO1. Memeriksa utang yang
telah jatuh tempo pada sistem SAP, menyiapkan semua dokumen utang yang telah
jatuh tempo, melakukan pencatatan pelunasan, menyiapkan cek, menyerahkan cek
kepada pemasok serta menerima kuitansi pelunasan dari pemasok, dan mengarsip
semua dokumen. Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering
Batam belum berjalan dengan efektif karena perusahaan melakukan pencatatan
pelunasan sebelum menerima kuitansi pelunasan dan perusahaan tidak memiliki
flowchart resmi untuk prosedur pencatatan utang dagang.
Kata kunci:
Prosedur, pencatatan, dan utang dagang.
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Batam merupakan salah satu pusat industri yang berada di Indonesia. Hal ini
disebabkan letak Batam yang sangat strategis yaitu berdekatan dengan Negara
Singapura dan Negara Malaysia sehingga banyak investor yang tertarik untuk
menanamkan modalnya pada perusahaan yang berada di Batam. Ada berbagai
macam bentuk perusahaan yang terdapat di Batam yaitu perusahaan menufaktur,
perusahaan dagang, dan perusahaan jasa. Untuk melakukan transaksi antar
perusahaan, kebanyakan perusahaan di Batam melakukan transaksi secara kredit
(utang). Tujuan dilakukan transaksi secara kredit ini adalah untuk pemasok yaitu
semakin menarik perusahaan untuk menjadi pelanggannya, karena perusahaan
bisa membeli barang tanpa harus menyediakan uang tunai terlebih dahulu.
Sedangkan untuk perusahaan selain bisa membeli barang tanpa harus
menyediakan uang tunai terlebih dahulu, perusahaan tersebut juga bisa
menggunakan dana yang seharusnya dipakai untuk membeli barang dagangan atau
barang produksi ke transaksi yang lebih penting lagi.
Utang menurut jangka waktunya dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu utang
lancar (utang yang jangka pelunasannya satu tahun atau kurang dari satu tahun)
dan utang jangka panjang (utang yang jangka pelunasannya lebih dari satu tahun).
Salah satu contoh utang jangka pendek adalah utang yang timbulnya disebabkan
oleh transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada pemasok yang
1
2
dilakukan oleh perusahaan. Supaya lebih menarik pemasok juga menyediakan
termin pembayaran atas transaksi yang dilakukan secara kredit. Untuk setiap
termin pembayaran yang diberikan pemasok berbeda-beda. Ada utang yang harus
dilunasi dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari, 60 (enam puluh) hari dan ada
juga yang harus dilunasi dalam jangka waktu 90 (Sembilan puluh) hari. Dengan
adanya termin-termin tersebut perusahaan dapat memperkirakan utang mana yang
harus dibayar dalam jangka waktu dekat dan utang mana yang jangka
pelunasannya masih lama sehingga utang-utang yang beredar terkontrol dengan
baik.
Hal yang harus diperhatikan dalam pengelolahan utang adalah pengakuan dan
pencatatan utang tersebut. Pencatatan utang dagang harus dilakukan dengan
prosedur yang efektif, efisien, dan tepat agar pengelolahan utang dagang tidak
merugikan perusahaan demikian juga jika ada retur dan potongan pembelian.
Untuk menjalankan usahanya, PT Amtek Engineering Batam melakukan
sebagian transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada
pemasoknya untuk mendukung kelangsungan usahanya. Transaksi secara kredit
ini seperti pembelian peralatan dan perlengkapan kantor, pembelian barang
produksi maupun pemakaian jasa untuk perbaikan peralatan kantor dan produksi
kepada pemasoknya. PT Amtek Engineering Batam memiliki banyak pemasok di
dalam Negeri maupun diluar Negeri. Untuk pengelolaan utang dagang PT Amtek
Engineering Batam memiliki department yang menangani utang dagang, seperti
pencatatan dan pelunasannya ditangani oleh finance department yaitu bagian
Account Payable. Hal ini dilakukan supaya penanganan utang dagang menjadi
efektif dan efisien. Walaupun demikian masih ada berbagai masalah yang timbul,
3
seperti perbedaan kuantitas yang terdapat pada invoice dari vendor dengan
purchase order yang diterbitkan oleh perusahaan. Selain itu masih ada
ketidakcocokan lain antara invoice dan purchase order seperti kesalahan
pengetikan kata. Untuk menangani kasus-kasus yang terjadi maka bagian Account
Payable pada finance department akan melaporkan kepada buyer pada purchasing
department atau langsung mengubungi pemasok yang bersangkutan untuk
mendapat data yang benar.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas maka penulis tertarik
untuk melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS PENCATATAN UTANG
DAGANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka Penulis merumuskan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering
Batam.
2. Apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam
telah berjalan efektif.
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini dapat lebih terfokus, maka Penulis memberikan batasan
masalah sebagai berikut:

4
1. Batasan Data
Data yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu data yang terkait dengan
pencatatan utang dagang oleh bagian account payable selama bulan Februari
2012 sampai dengan bulan April 2012.
2. Batasan Lapangan
Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di PT Amtek Engineering
Batam pada Finance Department bagian Account Payable.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu:
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT
Amtek Engineering Batam.
2. Untuk mengetahui apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek
Engineering Batam telah berjalan dengan efektif.
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak
antara lain:
1. Bagi perusahaan
Untuk memberi masukan terkait dengan prosedur pencatatan utang dagang
yang efektif.
2. Bagi Pembaca
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah bahan referensi jika
dilakukan penelitian yang sejenis di masa yang akan datang.

5
3. Bagi Penulis
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai prosedur pencatatan
utang dagang.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis akan membagi menjadi 5 (lima) bab
yang secara garis besar diuraikan sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang, rumasan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian
dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Dalam bab ini diuraikan landasan teori atau konsep yang
berhubungan dengan pencatatan utang dagang.
BAB III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan
Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi
penelitian yang terdiri dari objek penelitian, teknik pengumpulan
data, dan metode analisis data. Pada bab ini penulis juga akan
menguraikan gambaran umum perusahaan yang terdiri dari sejarah
perusahaan, visi dan misi, kegiatan usaha, serta struktur organisasi
perusahaan.
BAB IV Pembahasan
Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas rumusan
masalah yang ada pada penelitian ini.

6
BAB V Penutup
Pada bab ini penulis akan menguraikan penutup dari tugas akhir ini
berupa kesimpulan yang merupakan rangkuman dari hasil
penelitian yang telah dilakukan dan saran yang diberikan kepada
perusahaan berupa saran yang positif atas dilakukannya penelitian
ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi (2001), prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang.
2.2 Pengertian Utang
Menurut Suwardjono (2010), utang adalah pengorbanan manfaat ekonomik di
masa mendatang yang cukup pasti yang timbul dari keharusan sekarang atau
kesatuan usaha untuk mentrasfer asset atau menyediakan/menyerahkan jasa
kepada kesatuan lain di masa mendatang sebagai akibat transaksi atau kejadian
masa lalu.
2.3 Pengertian Utang Dagang
Menurut Giri (1997), utang dagang adalah utang yang timbul karena pembelian
barang dagangan, jasa atau aktiva lainnya yang dilakukan secara kredit atau
angsuran yang sudah harus dilakukan penyelesaiannya dalam jangka waktu 12
bulan setelah tanggal neraca dibuat atau dalam satu masa perputaran usaha.
7
8
2.4 Prosedur Pencatatan Utang Dagang
Menurut Baridwan (2004), prosedur utang adalah prosedur sejak utang timbul dan
disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening utang sebelah kredit.
Menurut Mulyadi (2001), prosedur pencatatan utang dagang adalah:
1. Pada saat faktur disetujui untuk dibayar, faktur tersebut dicatat dalam jurnal
pembelian kemudian di-posting dalam kartu utang yang diselenggarakan
untuk setiap kreditur.
2. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar cek dicatat dalam jurnal pengeluaran
kas kemudian di-posting ke dalam kartu utang.
2.5 Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang
Menurut Krismiaji (2005), bagian administrasi keuangan adalah bagian yang
menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi
keuangan dan menyusun laporan keuangan. Fungsi yang terkait dengan
pencatatan utang dagang adalah fungsi akuntansi yang terdiri atas:
1. Bagian Utang
a. Bagian ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari
departemen pembelian, selain itu bagian ini juga menerima laporan
penerimaan barang dari bagian gudang. Kedua dokumen tersebut
diarsipkan urut nomor.
b. Selanjutnya bagian ini menerima faktur dari pemasok untuk kemudian
dibandingkan dengan arsip order pembelian dan laporan penerimaan
barang, dikaji, dan diperiksa ketelitiannya. Atas dasar dari dokumen

9
tersebut, bagian utang mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
c. Melakukan penjurnalan pelunasan utang dan pembayaran utang dagang
kepada pemasok.
Menurut Mulyadi (2001), apabila terjadi retur pembelian bagian utang juga
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur
pembelian atau jurnal umum dengan mengurangi harga pokok pembelian dan
utang dalam kartu utang.
2. Departemen Pengolahan Data
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pencetakan voucher untuk
setiap pemasok dengan menggunakan file induk pemasok dan file buku besar.
Selanjutnya output berupa selembar voucher akan diberikan ke fungsi
akuntansi untuk diproses pembayaran utang dagang kepada pemasok.
Apabila terjadi retur terhadap barang yang telah dibeli maka terdapat
beberapa fungsi yang terkait dengan retur pembelian tersebut:
1. Fungsi Pembelian.
Dalam sistem retur pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk
mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang.
menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman yang tercantum dalam
tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

10
3. Fungsi Pengiriman.
mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
2.6 Dokumen-dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang
Menurut Krismiaji (2005), salah satu cara mencatat data utang dagang adalah
menggunakan dokumen sumber, yaitu sebuah formulir tercetak untuk merekam
data transaksi.
Menurut Bodnar (2006), dokumen-dokumen yang terkait dengan utang dagang
adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur
dari pemasok.
1. Permintaan Pembelian
Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang.
Dokumen ini bertujuan untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu yang tersebut dalam
dokumen permintaan pembelian.
2. Pesanan Pembelian
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembelian ketika barang yang tercantum
dalam permintaan pembelian akan dipesan kemudian mengirimkannya ke
pemasok.
11
3. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan atau gudang untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam order pembelian.
4. Faktur dari Pemasok
Dokumen ini dibuat oleh pemasok yang berisi tagihan atas barang yang telah
diterima. Atas dasar ke empat dokumen tersebutlah maka fungsi akuntansi
melakukan pencatatan atas transaksi yang telah dilakukan. Apabila terjadi
retur, terdapat dokumen yang berhubungan dengan pencatatan utang dagang
yaitu:
5. Memo Debit/Kredit
Dokumen ini diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi
fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang dibeli oleh
perusahaan.
2.7 Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2001) unsur pengendalian intern dirancang untuk mencapai
tujuan pokok pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang.

12
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Dengan dokumen
tersebut maka pancatatan akan menjadi sah karena kewajiban yang dicatat
adalah untuk barang yang benar-benar dipesan perusahaan.
e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang
diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah
karyawan tesebut memutahirkan (meng-update) catatan akuntansi
berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan
tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya
pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal
tersebut. Dengan cara ini maka tanggung jawab atas perubahan catatan
akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada
satu pun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang
tidak dipertanggung jawabkan.
3. Praktik yang Sehat
a. Penggunaan dokumen yang bernomor urut tercetak. Untuk menciptakan
praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan
harus bernomor urut tercetak dan dipertanggungjawabkan oleh manajer
yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
b. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi
ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
13
c. Fungsi penerimaaan melakukan pemeriksaaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian.
d. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Hal ini
dilakukan dengan cara mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat
direkening kontrol utang dalam buku besar dan membandingkannya
dengan jumlah utang menurut arsip bukti keluar yang belum dibayar.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM

PERUSAHAAN
3.1. Metodologi Penelitian
3.1.1. Objek Penelitian
Adapun objek yang diteliti adalah prosedur pencatatan utang dagang pada PT
Amtek Engineering Batam bulan Februari 2012 sampai dengan April 2012.
3.1.2. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang peneliti akan lakukan adalah:
1. Observasi
Observasi yang dilakukan penulis yaitu dengan mengamati langsung
pencatatan utang dagang yang dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam.
2. Wawancara
Dengan metode ini maka penulis melakukan wawancara pada bagian yang
terkait yaitu Finance Department bagian Account Payable dengan
mengajukan beberapa pertanyaan kepada karyawan yang menangani utang
dagang pada PT Amtek Engineering Batam. Adapun daftar pertanyaan
wawancara terdapat pada bagian lampiran.
3. Dokumentasi
Penulis akan melakukan dokumentasi atas dokumen-dokumen yang terkait
dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam.
14
15
3.2 Gambaran Umum Perusahaan
3.2.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan
Batam sebagai kota industri membuat para investor dari luar negeri memandang
sebagai lahan bisnis yang berpotensial untuk dikembangkan sehingga dapat
memberikan keuntungan yang sangat besar terhadap investor. Para investor
bahkan datang dari berbagai negara seperti Malaysia dan Singapura. Banyak
industri manufaktur yang didirikan di Batam, salah satunya adalah PT Amtek. PT
Amtek tersebar di lebih dari 10 negara di dunia. Perusahaan ini berpusat di
Singapura dan membawahi seluruh anak cabang perusahaan yang berjumlah lebih
dari 18 perusahaan manufaktur dan 6 perusahaan sales dan technical support
offices antara lain:
1. Benua Asia terdapat beberapa negara yaitu Singapura (Central), Malaysia
(Johor, Selangor, Perak), Thailand (Bangkok, Chiangmai), China
(Hongkong, Shenzhen, Zhongshan, Huizhou, Shanghai, Suzhou), Japan
(Tokyo), Indonesia (Batam dan Jakarta), India (Cochin).
2. Benua Amerika terdapat negara USA (Austin, San Jose), Mexico (Mexicali).
3. Benua Eropa terdapat Negara Prancis (Paris, Montlucon), Czech Republic
(Pisek), Hungaria (Sarvar), Polandia (Grudziadz).
Amtek Seluruh Dunia menghasilkan pendapatan sekitar US 786 juta per
tahun dan pada tahun 2012 telah mencatat lebih dari 12 ribu manpower.
3.2.2 Sejarah PT Amtek Engineering Batam
Amtek yang berada di Batam memiliki tiga cabang anak perusahaan yaitu: PT
Amtek Engineering Batam, PT Amtek Plastic Batam, dan PT Amtek Precision

16
Batam. Pada awalnya PT Amtek di Batam berlokasi di kawasan Batamindo
Industrial Park namun seiring bertambahnya consumsi masyarakat akan produk
elektronik, maka pada tahun 1997 lokasi pabrik bertambah yaitu PT Amtek
Egineering Batam yang berlokasi di kawasan Cammo Industrial Park Blok E No.
Luas dari bangunan PT Amtek Batam sekitar 41.500 HA dan telah mencatat lebih
dari 2.000 total manpower sampai tahun 2011.
3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi perusahaan adalah Amtek bertekad untuk menjadi perusahaan terdepan di
dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan akan kualitas produk yang terbaik
didukung oleh teknologi yang canggih serta pengembangan sistem yang handal.
Misi perusahaan adalah mengutamakan kepuasan pelanggan, mengutamakan
kepuasan pemilik saham, menjamin kesejahteraan karyawan.
3.2.4 Produk Perusahaan
PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur. Beberapa barang-barang yang diproduksi perusahaan ini yaitu:
Floppy Disc Drive Computer Casing Computer Peripherals Consumer Electronics
Electrical and Electronic Product Office Automation Home Appliances
Gambar 3.1 Produk perusahaan

Sumber: PT Amtek Engineering Batam
17
3.2.5 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi PT Amtek Engineering Batam adalah
CHIEF OPERATION
OFFICER
OPERATION
GENERAL MANAGER
MANAGER
CUSTOMER
PLANNER PURCHASING PRODUCTION HRD
SERVICE
MIS Gambar
TOOLING 3.8 Struktur
ACCOUNTING Organisasi PerusahaanSTORE
ENGINEERING QA SALES
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3.2.6 Job Deskripsi
1. Chief Operation Officer
a. Bertanggung jawab untuk menghubungkan antara internal perusahaan
(anak cabang) dengan perusahaan induk (pusat).
b. Meneruskan kebijakan-kebijakan strategis dari management pusat ke
cabangnya.
c. Menerima dan meneruskan feed-back dan masukan dari cabang ke
management pusat.
18
d. Menjaga kerjasama antara cabang perusahaan dan pusat.
2. General Manager
a. Bertanggung jawab menentukan strategi untuk mencapai tujuan
perusahaan yang terdapat pada visi dan misi perusahaan.
b. Berwewenang untuk memberikan perintah dan motifasi kepada operation
manager yang ada untuk bekerjasama dalam unit yang dipimpinnya
sehingga mencapai tujuan perusahaan.
3. Operation Manager
Bertanggung jawab mengelola dan mengatur tentang operasional harian
perusahaan, dengan lebih berfokus pada pengelolaan produksi Operation
Manager bekerjasama dengan General Manager dalam mewujudkan tujuan
perusahaan.
4. Customer Service Departement
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan, baik yang berkaitan
dengan pemesanan barang maupun memberikan kepastian dalam pengiriman
barang.
5. Planner Departement
a. Membuat planning atau jadwal rencana produksi berdasarkan pesanan
yang diberikan oleh Costumer Service.
b. Memeriksa keadaan kapasitas mesin dan kemampuan atau jumlah
operator.
6. Purchasing Departement
Melakukan order atau pesanan terhadap bahan baku produksi berdasarkan
spesifikasi planning atau rencana dari departement planning.

19
7. Produktion Departement
a. Membuat atau memproduksi barang dari bahan baku menjadi barang jadi.
b. Mengerjakan job berdasarkan jadwal yang diberikan dari departement
planning.
c. Berusaha mencapai output dan keluaran yang ditragetkan perusahaan.
8. HRD (Human Resources Departement)
a. Melakukan perekrutan karyawan baru.
b. Melakukan pembayaran gaji karyawan.
c. Melakukan hal-hal yang berhubungan dengan karyawan.
d. Berwewenang untuk melakukan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan
yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan yang ditetapkan oleh
perusahaan.
9. Sales Departement
a. Bertanggung jawab untuk melakukan promosi terhadap pelanggan.
b. Menarik dan meyakinkan pelanggan sebanyak-banyaknya untuk memesan
produk.
c. Memberikan support apabila ada complain atau keluhan dari pelanggan.
10. QA (Quality Assurance) Departement
a. Memastikan dan mengontrol bahwa kualitas produksi telah memenuhi
standar produksi dan sesuai dengan keinginan pelanggan.
b. Melakukan pengecekan secara acak yaitu dengan mengambil beberapa
contoh produk yang dihasilkan untuk diuji coba sebagai pengukur kualitas
produksi setiap harinya.

20
11. Store Departement
a. Mengelola material-material yang dibeli oleh departement purchasing.
b. Menyusun dan mencatat ketersediaan barang atau meterial.
c. Melakukan pengiriman baranghasil produksi.
12. Engineering Departement
a. Melakukan analisa dan improvement terhadap peralatan kerja bagian
produksi.
b. Melakukan analisa produk apabila ditemukan masalah terhadap suatu
produk yang sedang diproduksi.
c. Berwewenang melakukan pergantian terhadap peralatan produksi apabila
peralatan tersebut tidak menghasilkan produk sesuai kualitas yang
diinginkan pelanggan.
13. Accounting Departement
a. Melakukan pencatatan terhadap seluruh transaksi yang terjadi pada PT
Amtek Engineering Batam baik pemasukan maupun pengeluaran,
perhitungan laba dan rugi perusahaan.
b. Menentukan anggaran setiap departement dalam menjalankan kegiatan
administrasinya.
14. Tooling Departement
a. Membuat dan mendesain tooling.
b. Merawat dan melakukan perbaikan apabila tooling pada mesin produksi
mengalami kerusakan.
21
15. MIS Departement
a. Mengatur sumberdaya komputer untuk seluruh departement yang di PT
amtek Engineering Batam.
b. Menangani masalah yang berhubungan dengan jaringan, database, dan
sistem keamanan data perusahaan.

BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek Engineering
Batam
PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang manufaktur. Prosedur pencatatan utang dagang melibatkan beberapa fungsi
dan dokumen-dokumen.
4.1.1 Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang
Pada PT Amtek Engineering Batam, prosedur pencatatan utang dagang
melibatkan beberapa fungsi/bagian dalam perusahaan. Adapun fungsi yang terkait
dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam adalah:
1. Bagian Clerk yang bertugas untuk:
a. Menerima Purchase Order (PO) dari Department Purchasing.
b. Menerima invoice dari pemasok dan DO dari Department Store.
c. Mencocokkan (matching) invoice, DO, dan PO yang sesuai dan
melaporkan apabila terjadi kesalahan dalam kuantitas, harga maupun nama
pemasok kepada Department Purchasing.
d. Mencantumkan stempel tanggal penerimaan dan stempel posting.
e. Filing dokumen yang belum dicocokkan.
f. Menyiapkan dokumen ZPO1, dokumen pelengkap pencatatan pelunasan
utang.
22
23
2. Bagian Account Payable (AP), bertugas untuk:
a. Melakukan pencatatan utang pada sistem SAP sesuai dengan invoice, DO,
dan PO yang telah dicocokkan.
b. Memeriksa tanggal jatuh tempo invoice lokal dalam sistem.
c. Melakukan pencatatan pelunasan pada utang lokal yang telah jatuh tempo.
d. Menyiapkan Payment Voucher (PV) untuk dokumen yang berisi detail
pembayaran per pemasok lokal atas barang yang telah diterima oleh
perusahaan.
e. Menyiapkan cek untuk setiap nominal utang pada PV sesuai dengan
pemasoknya.
f. Menyerahkan cek ke pemasok dan menerima kuitansi pelunasan utang dari
pemasok.
3. Departement Purchasing, bertugas untuk:
a. Menerbitkan PO
b. Menerima dan merevisi apabila terdapat kesalahan pada dokumen yang
bersangkutan dengan pencatatan utang dagang.
4.1.2 Dokumen-Dokumen yang Terkait dengan Pencatatan Utang Dagang
Dokumen yang terkait dengan pencatatan utang dagang pada PT Amtek
Engineering Batam adalah:
1. Purchase Order (PO)
Purchase Order (PO) yaitu dokumen yang berfungsi sebagai pesanan
pembelian yang diserahkan kepada pemasok atas barang yang akan dipesan
oleh perusahaan. Dokumen ini diterbitkan oleh Department Purchasing yang

24
berisi detail barang-barang yang dipesan oleh perusahaan kepada pemasok
dengan mencantumkan nama pemasok, no. PO, harga per unit, total harga,
jumlah barang yang dipesan, mata uang yang digunakan, spesifikasi barang
yang dipesan, dan termin pembayaran.
2. Invoice
Invoice yaitu dokumen sebagai faktur dari pemasok yang diterbitkan oleh
pemasok kepada perusahaan sebagai bukti penagihan atas barang yang
dipesan. Berisi informasi mengenai kuantias barang yang dipesan dan total
harga yang ditagih.
3. Delivery Order (DO)
Laporan penerimaan barang atau yang dikenal dengan DO. Dokumen ini
diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti pengiriman atas
barang yang dipesan. Dokumen ini diberikan kepada Department Store untuk
memeriksa kebenaran barang yang dikirim oleh pemasok. Apabila barang
yang diterima telah sesuai dengan DO, selanjutnya dokumen ini diserahkan
ke bagian AP agar dilakukan pencatatan. Dokumen ini berisi informasi
mengenai kuantitas barang yang diterima oleh perusahaan.
4. ZPO1
ZPO1 yaitu dokumen yang dipakai untuk membuktikan bahwa invoice dan
DO telah dicatat ke dalam sistem.
5. Payment Voucher (PV)
Payment Voucher (PV) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh sistem SAP
sebagai bukti pencatatan pelunasan utang dagang yang berisi semua utang
dagang yang akan dibayar oleh perusahaan. Berisi keterangan mengenai

25
nomor invoice yang akan dilunasi, total harga per invoice, total harga semua
invoice yang akan dibayar nama pemasok, mata uang yang digunakan, dan
termin pembayaran.
6. Statement of Account
Statement of Account yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pemasok yang
berisi semua utang dagang yang belum dibayar oleh perusahaan.
7. Rekonsilasi
Rekonsilasi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai
penyesuaian antara utang yang telah jatuh tempo yang diakui oleh perusahaan
sesuai dengan yang diakui oleh pemasok.
8. Cek
Cek yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai media
pembayaran utang ke pemasok.
9. Kuitansi
Kuitansi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti bahwa
utang telah dilunasi oleh perusahaan.
10. Debit dan Credit Note
Debit Note atau Credit Note yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok
apabila perusahaan lebih atau kurang bayar utang. Pemasok akan menerbitkan
dokumen ini supaya perusahaan mendebit rekening utang apabila utang lebih
bayar dan mengkredit rekening utang apabila utang kurang bayar serta
mendebit akun utang apabila melakukan retur barang. Dokumen ini berisi
jumlah harga yang kurang atau lebih bayar, detail invoice yang bersangkutan.
26
4.1.3 Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek

Engineering Batam
Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam tidak
memiliki flowchart yang tercatatat. Maka penulis membuat flowchart prosedur
pencatatan utang dagang berikut ini:
BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT

PAYABLE
Mulai
1
PO DO Invoice
Entry invoice
sebagai utang pada
Pemisahan sistem SAP
dokumen
Membubuhkan nama,
Utang lokal Utang oversea
kode posting, no akun
pada stempel posting
Mencocokkan
Invoice, DO,
dan PO
2
TIDAK
Sesuai? N
YA
Membubuhkan
stempel psoting pd
invoice
1
27
Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering

Batam
BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT PAYABLE
2 Invoice
3
DO
PO
ZPO1
Membuat ZPO1
pada sistem SAP
Mencek utang
yang telah jauh AP Aging
tempo pada
sistem SAP
ZPO1 Menyiapkan
utang yang
telah jatuh
tempo
Menyiapkan
3 semua dokumen
utang yang telah
jatuh tempo
Meminta SOA
pada setiap SOA
pemasok yang
bersangkutan
Melakukan
penyesuaian utang
yang diakui pmasok
dan perusahaan
4
28
Lanjutan flowchart prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering

Batam
BAGIAN ACCOUNT PAYABLE BAGIAN ACCOUNT PAYABLE
4
5
Rekonsilasi Otorisasi cek oleh assisten

manager Singapura dan
General Manager
Singapura.
Otorisasi Rekonsilasi oleh karyawan

yang bersangkutan, Executive
Finance, dan Assisten Manager
Finance. Menyerahkan cek
ke pemasok dan
Kuitansi
PV ditandatangani
oleh pemasok dan
TIDAK
Cek kesalahan menerima kuitansi
Disetujui? pada
Rekonsilasi
Melakukan
YA pencatatan
pelunasan pada
OVERSEA
sistem SAP
Menyiapkan Melakukan transfer
pembayaran langsung ke rekening
utang pemasok
Otorisasi PV oleh karyawan
Department AP yang telah
PV memposting, Executive Finance,
LOKAL Assisten Manager Finance dan
General Manager Accounting
Singapura.
Melakukan
penulisan cek N Selesai
CEK
Gambar 4.1: Flowchart Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT Amtek

Engineering Batam
Sumber: Data Olahan
29
Berdasarkan dari gambar flowchart 4.1 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Setiap terjadinya pembelian secara kredit maka bagian clerk akan menerima
dokumen Purchase Order (PO) dari Department Purchasing yang telah
diotorisasi oleh Manager dan Assistem Manager Department Purchasing.
2. Setelah barang yang dipesan diterima, barang akan dihitung kuantitasnya dan
disesuaikan dengan DO dan PO yang selanjutnya akan di-posting ke sistem
SAP sebagai total persediaan barang oleh Department Store maka bagian
clerk akan menerima DO yang telah diotorisasi oleh kepala Department Store
sebagai bukti barang yang dipesan telah diterima oleh Department Store
sesuai dengan kuantitas yang ada di dalam DO.
3. Bagian Clerk akan menerima invoice yang dikirim oleh pemasok ke
perusahaan.
4. Selanjutnya bagian Clerk akan melakukan pemisahan dokumen berdasarkan
utang lokal (pembelian yang dilakukan di dalam negari) dan utang oversea
(pembelian yang dilakukan di luar negeri) serta melakukan pencocokan PO,
invoice, dan DO yang telah diterima. Apabila terdapat invoice maupun DO
yang belum cocok maka akan dilakukan pengarsipan sesuai dengan nomor,
nama pemasok, utang lokal, dan utang luar negeri. Apabila tedapat kesalahan
antara PO, invoice, dan DO yang telah dicocokkan maka bagian clerk akan
memberitahukan hal ini ke Department Purchasing untuk dilakukan
penanganan terhadap kesalahan yang terjadi. Setelah direvisi invoice maupun
PO dicocokkan kembali.
30
5. Bagian clerk akan memberikan stempel posting pada invoice yang nantinya
akan diisi oleh bagian AP sebagai tanda telah dilakukan pencatatan terhadap
invoice tersebut. Kemudian semua dokumen diserahkan ke bagian AP.
6. Bagian AP harus memeriksa semua dokumen yang diterima mengenai
penyesuaian harga, jangka waktu pembayaran, pajak (jika ada), nama
pemasok, total harga dan memastikan bahwa semua dokumen telah
diotorisasi oleh setiap Department yang bersangkutan.
7. Kemudian akan melakukan pencatatan utang terhadap invoice. Hal ini
dilakukan dengan cara mengentri invoice ke sistem SAP yaitu dengan
memasukkan tanggal invoice, tanggal posting, mata uang yang digunakan,
total harga ke sistem SAP. Invoice yang telah di-posting ditandai dengan
membubuhkan nama karyawan yang bersangkutan, no PO, kode posting,
kode akun, dan nominal yang di-posting.
8. Apabila terjadi kesalahan lebih atau kurang tagih, maka bagian AP akan
meminta pemasok untuk menerbitkan debit note untuk utang yang kurang
tagih dan credit note untuk utang yang lebih tagih. Debit note dalam
pencatatan utang ke dalam sistem akan mengurangi jumlah tagian pemasok
terhadap utang perusahaan, sebaliknya credit note akan langsung menambah
jumlah tagihan utang. Selanjutnya prosedur yang dikakukan sama seperti
ketika penerimaan invoice.
9. Bagian AP memeriksa semua utang yang telah jatuh tempo dengan cara
menyiapkan daftar utang yang telah masuk ke dalam sistem SAP yang disebut
AP aging dan menandai pemasok dan nomor invoice yang akan dilakukan
pelunasannya.
31
10. Meminta SOA (Statement Of Account) pada pemasok dan melakukan
rekonsilasi utang yang diakui pemasok dengan utang yang diakui oleh
perusahaan. Proses ini akan menghasilkan dokumen rekonsilasi per pemasok
dan akan diotorisasi oleh karyawan yang bersangkutan, Executive Finance,
dan Assisten Manager Finance.
11. Melakukan pembayaran untuk semua utang yang telah jatuh tempo. Untuk
utang oversea perusahaan akan langsung men-transfer kas pada rekening
pemasok yang sesuai. Kemudian melakukan penulisan cek utang pembayaran
utang lokal, selanjutanya cek tersebut diotorisasi oleh assisten manager
Singapura dan General Manager Singapura.
12. Apabila otorisasi semua dokumen telah lengkap maka cek dapat diserahkan
ke pemasok, selanjutnya bagian AP akan menerima kuitansi sebagai bukti
pelunasan utang dari pemasok.
13. Selanjutnya bagian AP melakukan pencatatan pelunasan utang dalam sistem
SAP menghasilkan payment voucher (PV) untuk masing-masing pemasok
sebagai bukti bahwa utang telah dilakukan pencatatan pelunasannya dalam
sistem SAP. Dokumen ini harus diotorisasi oleh karyawan bagian AP yang
telah memposting, Executive Finance, Assisten Manager Finance dan
General Manager Accounting Singapura.
14. Kemudian semua dokumen diarsip berdasarkan nomor PV (Payment
Voucher).
32
4.2 Analisis Efektifitas Prosedur Pencatatan Utang Dagang pada PT
Amtek Engineering Batam
Analisis prosedur pencatatan utang dagang akan penulis uraikan dengan
membandingkan pencatatan utang dagang yang diuraikan dalam teori dengan
pencatatan utang dagang yang dijalankan pada perusahaan. Berdasarkan observasi
yang telah dilakukan oleh penulis, maka perbandingannya akan dijabarkan dalam
sub-sub bab sebagai berikut:
4.2.1. Aspek Pengendalian Internal

Pengendalian internal dilakukan pada perusahaan untuk menghindari kesalahan-
kesalahan yang akan terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Berikut ini adalah
pengendalian internal pada PT Amtek Engineering Batam.
1. Sistem Organisasi perusahaan
Dalam mencapai tujuan yang maksimal salah satu pengendalian yang harus
dilaksanakan oleh perusahaan yaitu dengan mengadakan pemisahan fungsi
agar tugas yang dikerjakan dapat dilakukan dengan efesien.
a. Fungsi dipisahkan berdasarkan fungsi pembelian tepisah dengan fungsi
penerimaan. Pada PT Amtek Engineering Batam kedua bagian tersebut
terpisah. Bagian penerimaan barang dilakukan oleh Department Store
dan bagian pembelian dilakukan oleh Department Purchasing. Hal ini
dilakukan agar tidak terjadi kecurangan dalam membeli dan menerima
barang yang dipesan. Kedua bagian ini juga mempunyai kepala bagian
masing-masing sebagai fungsi untuk mempertanggung jawabkan segala
transaksi yang terjadi dalam setiap bagian yang ada.

33
b. Fungi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi. Seperti yang telah
diuraikan diatas bahwa bagian pembelian ditangani oleh Department
Store, sedangkan untuk bagian akuntansi yaitu pencatatan dan pelunasan
utang dagang dilakukan oleh bagian Account Payable dan Clerk.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
Pada PT Amtek Engineering kedua fungsi ini dilaksanakan oleh satu
department yaitu department store. Sebaiknya kedua fungsi tersebut
harus dikendalikan oleh fungsi yang berbeda supaya tidak menimbulkan
kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
2. Sistem Otorisasi Perusahaan
Dalam pelaksanaan prosedur pencatatan dalam perusahaan, tidak ada
satupun transaksi yang terjadi tidak diotorisasi oleh pihak yang
berwewenang dalam pelaksanaan transaksi yang dilakukan. Dengan
dilakukannya sistem otorisasi, maka kekayaan perusahaan akan terjamin
keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan
keandalannya. Hal ini juga dilakukan agar setiap transaksi yang dilakukan
oleh perusahaan dapat diteliti kebenarannya.
a. Sistem otorisasi harus dilakukan pada saat rencana pemesanan barang
dengan menerbitkan permintaan pembelian. Namun karena PT Amtek
Engneering Batam melakukan pemesanan barang pada pemasok yang
sama secara rutin membuat perusahaan ini tidak menggunakan
permintaan pembelian. Apabila perusahaan akan melakukan pemesanan
barang pada pemasok yang baru maka dokumen ini dibuat oleh bagian
34
yang memerlukan barang dan diotorisasi oleh kepala bagian yang
bersangkutan
b. Selanjutnya surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
yang pada PT Amtek Engineering Batam surat ini dikenal dengan
sebutan Purchase Order (PO). Pada saat perusahaan berencana
memesan barang ke pemasok maka Department Purchasing akan
membuka Purchase Order (PO) dalam sistem SAP. Output dari proses
ini adalah dokumen PO yang diotorisasi oleh assisten manager dan
manager Department Purchasing.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
yang pada PT Amtek Engineering Batam laporan penerimaan barang
dikenal dengan Delivery Order (DO). Pada saat barang diterima oleh
Departement Store, secara bersamaan juga akan menerima Delivery
Order (DO) dari pemasok. Selanjutnya kuantitas barang yang telah
diterima disesuaikan dengan DO dan PO yang diterbitkan oleh
perusahaan. Otorisasi dilakukan oleh kepala bagian Store pada DO yang
diterima sebagai pertanggung jawaban bahwa barang yang dipesan telah
diterima dan kuantitasnya telah sesuai dengan PO dari perusahaan dan
DO dan pemasok.
d. Pencatatan dilakukan oleh perusahaan akan menjadi sah apabila
didukung oleh semua dokumen yang diperlukan dan diotorisasi oleh
pihak yang berwewenang. Setelah dilakukan pencatatan dalam sistem
SAP maka karyawan yang melakukan pencatatan tersebut harus
membubuhkan nama, nomor PO, kode akun, dank ode posting pada
35
invoice yang telah diposting. Dengan cara ini maka tanggung jawab
atas perubahan data dapat dibebankan pada karyawan yang
bersangkutan sehingga tidak ada satu pun perubahan data dalam sistem
SAP yang tidak dipertanggung jawabkan.
e. Utang yang telah jatuh tempo, akan disiapkan pelunasannya. Maka
Departement Account Payable akan melakukan pencatatan pelunasan
utang dan menghasilkan dokumen Payment Voucher (PV). Otorisasi
dilakukan oleh karyawan Bagian AP yang telah memposting, Executive
Finance, Assisten Manager Finance dan General Manager Accounting
Singapura.
f. Selanjutkan akan dibuat penyesuaian antara utang yang diakui oleh
perusahaan dalam sistem SAP dan utang yang diakui oleh pemasok
dalam Statement of Account dari pemasok. Otorisasi dilakukan oleh
karyawan Bagian AP yang bersangkutan, Executive Finance, dan
Assisten Manager Finance.
g. Sebagai media pelunasan utang kepada pemasok, Departement Account
Payable akan menyiapkan cek untuk masing-masing pemasok.
Selanjutnya cek tersebut akan diotorisasi oleh Assisten Manager dan
General Manager Amtek Singapura.
3. Praktek yang sehat
Beberapa hal yang merupakan praktek yang sehat dalam pengendalian
diterapkan mulai dari penanganan dokumen. Dokumen penting yang
digunakan harus bernomor urut cetak dan dipertangging jawabkan oleh
bagian yang berwewenang untukmenggunakan dokumen tersebut. Praktek

36
yang sehat yang telah dilakukan oleh PT Amtek Engineering Batam yaitu
dengan menggunakan dokumen yang bernomor urut cetak dalam pencatatan
utang. Dimulai dari pembuatan PO bernomor urut dan tercetak oleh
Department Purchasing. Selain itu pada saat pembuatan PO karyawan harus
menggunakan user dan password yang sesuai agar dapat membuat PO pada
sistem SAP supaya data-datanya dapat dirahasiakan.
Pada saat barang datang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan
apabila telah menerima surat order pembelian dari fungsi pembelian. Pada
PT Amtek Engineering Batam, barang yang datang langsung diserahkan
pada Department Store, selanjutnya barang akan dihitung dan disesuaikan
dengan DO yang diterima dari pemasok serta PO yang diterbitkan oleh
perusahaan. Department Store tidak akan melakukan pemeriksaan terhadap
barang yang telah datang sebelum menerima PO dari Department
Purchasing. Ketika menerima PO dari Department Purchasing, Bagian AP
melakukan pengarsipan PO sementara sesuai dengan nomor PO sebelum
invoice dan DO diterima. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pencarian
dokumen ketika dokumen diperlukan. Apabila invoice dan DO yang
diterima belum sesuai maka akan diarsip dengan urut nomor dan melakukan
pemisahan antara invoice utang lokal dan invoice utang oversea.
Untuk utang yang telah dilakukan pencatatan utangnya akan dilakukan
penghapusan dari dalam sistem SAP setiap berakhirnya periode. Hal ini
dilakukan untuk mengkontrol data perusahaan agar selalu update dan mudah
untuk ditelusuri. Setelah utang dibayar ke pemasok semua dokumen akan
diarsip berdasarkan nomor PV. Pengarsipan ini dilakukan per pemasok.

37
Selain urut nomor pengarsipan juga dilakukan dengan urut tanggal
transaksi.
Pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang PT Amtek Engineering
Batam masih ditemukan beberapa masalah yang timbul yaitu tidak adanya
prosedur yang tercatat pada perusahaan. Prosedur tercatat sangat penting untuk
menghindari kesalahan-kesalahan pelaksanaan prosedur yang dilakukan karena
dampak yang terjadi dapat merugikan perusahaan. Pelaksaan prosedur yang
bermasalah juga terjadi pada perusahaan ini. Hal ini bisa diketahui dari
dilakukannya prosedur pencatatan pelunasan utang sedangkan utang tersebut sama
sekali belum dilunasi oleh perusahaan. Pelaksanaan prosedur yang seperti ini
dapat saja merugikan perusahaan. Untuk menanggulanginya sebaiknya
pelaksanaan prosedur pencatatan pelunasan harus dilakukan setelah utang benar-
benar telah dilunasi oleh perusahaan.
Permasalahan yang terjadi juga terdapat pada perbedaan kuantitas dan data
yang terdapat pada invoice dengan PO yang dikeluarkan perusahaan. Jika terdapat
ketidakcocokan tersebut, Department AP akan melaporkan ke Department
Purchasing. Selanjutnya Department AP akan menerima dokumen revisi dari
Department Purchasing atas kesalahan yang ditemukan. Hal ini menyebabkan
penanganan utang menjadi lama karena membutuhkan waktu yang panjang untuk
menerima dokumen revisi sehingga pencatatan utang untuk sementara ditunda
sampai dokumen yang cocok diterima. Kemudian pelunasan utang terpaksa
ditunda karena proses pencatatan utang yang dilalui sangat banyak.
Masalah lain yang ditemukan adalah tagihan lebih atau kurang bayar karena
prosedur penanganan masalah ini sangat panjang. Department AP harus

38
menunggu pihak yang bersangkutan dalam hal untuk menyetujui lebih atau
kurang tagih yang terjadi. Seperti menunggu persetujuan dari Department
Purchasing untuk menyetujui dan merevisi PO yang sesuai. Hal ini juga
mengakibatkan pekerjaan yang berulang-ulang untuk satu nomor invoice yang
diterima. Keterlambatan penerimaan invoice dari pemasok juga salah satu hal
yang menghambat prosedur pencatatan utang dagang.

BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan dan analisis yang telah dikemukakan pada bab
sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan yaitu:
1. PT Amtek Engineering Batam merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur. Perusahaan ini mengakui utang dagang pada saat barang
yang dipesan diterima oleh perusahaan. Prosedur pencatatan utang dagang
pada perusahaan ini melibatkan beberapa fungsi yaitu clerk AP, Account
Payable, dan department purchasing. Dokumen-dokumen yang terkait
dengan prosedur pencatatan utang dagang yaitu Purchase Order (PO),
invoice, Delivery Order (DO), ZPO1, Payment Voucher (PV), Statement Of
Account (SOA), rekonsilasi, cek, kuitansi, debit note atau credit note.
Prosedur pencatatan utang dagang pada perusahaan ini dimulai dengan
penerimaan dokumen PO, DO, dan invoice oleh bagian clerk. Dokumen ini
akan dicocokkan dan dibubuhkan stempel posting, selanjutnya akan diberi ke
bagian AP untuk dilakukan pencatatan utang dagang pada sistem SAP dan
diberikan tanda telah diposting sebelum diserahkan kembali ke bagian clerk
untuk melengkapi dokumen ZPO1. Langkah selanjutnya yaitu memeriksa
utang yang telah jatuh tempo pada sistem SAP dan menyiapkan semua
dokumen utang yang telah jatuh tempo. Sebelum dilakukan pembayaran
utang dagang bagian AP akan meminta Statement Of Account (SOA) pada
39
40
pemasok yang bersangkutan untuk menyesuaikan utang yang diakui oleh
perusahaan dengan utang yang diakui oleh pemasok. Utang dagang yang
segera dilunasi akan disiapkan metode pembayarannya. Penulisan cek untuk
utang lokal dan transfer untuk utang oversea (luar negeri). Kemudian cek
akan diberikan kepada pemasok yang sesuai. Setelah menyerahkan cek,
bagian AP akan menerima kuitansi sebagai bukti bahwa utang telah dilunasi
oleh perusahaan, kemudian pencatatan pelunasan utang dapat segera
dilakukan pada sistem SAP. Semua dokumen yang terkait dengan pencatatan
utang dagang tersebut akan diarsip berdasarkan nomor PV (Payment
Voucher).
2. Prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam belum
berjalan dengan efektif karena perusahaan belum memiliki flowchart tertulis
untuk prosedur pencatatan utang dagang. Perusahaan melakukan pencatatan
pelunasan utang dagang pada saat dokumen pelunasan disiapkan tetapi
pelunasan belum dilakukan kepada pemasok.
5.2. Saran
Dilihat dari kesimpulan yang telah diuraikan maka penulis memberikan saran
sebagai berikut:
1. Perusahaan membuat prosedur tercatat untuk menghindari kesalahan
pelaksanaan prosedur pencatatan utang dagang.
2. Pencatatan pelunasan utang dagang dilakukan pada saat utang telah dilunasi
oleh perusahaan.
41
3. Dalam prosedur utang dagang harus dicantumkan waktu maksimal
perlengkapan dokumen dari Department lain maupun dari pemasok agar
pembayaran utang dagang tidak tertunda dari waktu yang telah ditentukan.
4. Pada sistem pemisahan fungsi sebaiknya perusahaan melakukan pemisahan
fungsi antara fungsi pencatatan dan fungsi pembayaran. Karena fungsi
pencatatan terpisah dengan fungsi pembayaran yang pada perusahaan ini
kedua fungsi tersebut dilakukan oleh fungsi yang sama.

DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate Accounting. Edisi 8. Yogyakarta: BPFE

UGM.
Bodnar, S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi

2. Jakarta: Salemba Empat.
Efraim Giri, Ferdinan. 1997. Akuntansi Keuangan Menengah. Edisi

2. Yogyakarta: AMP YKPN.
Kieso, D. Weygrand. 2008. Principle Accounting. Edisi 8. New Jersey:

John Wisley & Sons (Asia) Pte. Ltd.
Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMP

YKPN.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat.
Suwardjono. 2010. Teori Akuntansi Perekayasaan Laporan

Keuangan. Edisi 3. Yogyakarta: BPFE.
LAPORAN MAGANG
1. Uraian Kegiatan
Penulis melakukan magang di PT Amtek Engineering Batam selama kurang lebih
tiga bulan yaitu sejak 01 Februari 2012 dan berakhir tanggal 14 Mei 2012. Selama
magang penulis ditempatkan pada Finance Department bagian Account Payable.
Bagian ini merupakan bagian yang menangani semua utang perusahaan baik utang
luar negeri maupun dalam negeri. Selama periode magang tersebut penulis
melakukan beberapa kegiatan yaitu sebagai berikut:
a. Menerima DO dari store dan Invoice dari pemasok.
b. Menerima Purchase Order (PO) dari department purchasing dan untuk
sementara mengarsipnya berdasarkan nomor PO sampai dilakukan
pencocokan.
c. Mencocokkan Invoive dan DO serta PO yang sesuai sebelum dilakukan
pencatatan ke dalam sistem.
d. Mengarsip DO dan Invoice yang belum cocok ke folder yang telah
disediakan.
e. Menghitung pajak untuk invoice yang dikenakan pajak sesuai tarif yang
berlaku.
f. Memposting invoice.
g. Menyiapkan dokumen (ZPO1) yang membuktikan bahwa utang telah
diposting ke sistem.
h. Melakukan pencatatan pelunasan utang ke dalam sistem dengan cara
memeriksa utang yang telah jatuh tempo.

i. Menyiapkan dokumen Payment Voucher (PV) yaitu dokumen yang berisi
daftar utang yang akan dilunasi.
j. Melakukan penyesuaian utang yang diakui perusahaan dan utang yang diakui
oleh pemasok.
k. Menyiapkan cek untuk utang yang akan segera dibayar sesuai dengan
nominal yang ada dalam PV.
l. Melayani vendor yang datang mengambil cek dan menerima bukti pelunasan
utang dari setiap vendor yang telah menerima cek.
m. Mengarsip semua dokumen yang telah dilunasi urut nomor PV.
2. Sistem dan Prosedur di PT Amtek Engineering Batam
Prosedur pencatatan utang dagang yang diterapkan oleh PT Amtek Engineering
Batam adalah sebagai berikut:
a. Setiap terjadinya pembelian secara kredit maka bagian Account Payable (AP)
akan menerima dokumen Purchase Order (PO) dari Departement Purchasing
yang telah diotorisasi oleh Manager dan Assistem Manager bagian Purchasing.
Untuk sementara PO diarsip berdasarkan nomor PO menunggu Invoive dan
Delivery Order (DO) datang sebelum dilakukan pencatatan utang ke dalam
sistem.
b. Setelah barang yang dipesan diterima dan diposting ke sistem sebagai total
persediaan barang oleh department store maka bagian AP akan menerima DO
yang telah diotorisasi oleh kepala department store sebagai bukti barang yang
dipesan telah diterima oleh department store sesuai dengan kuantitas yang ada
di dalam PO.
c. Bagian AP maupun clerk akan menerima invoice yang dikirim oleh pemasok
ke perusahaan.
d. Bagian clerk akan memisahkan invoice lokal dan luar negeri.
e. Selanjutnya clerk akan melakukan pencocokan PO, invoice, dan DO yang telah
diterima.
f. Dokumen yang belum matching diarsip berdasarkan nomor invoice, DO, dan
dikategorikan apakah utang tersebut tergolong utang lokal atau utang luar
negeri.
g. Clerk akan memberikan stempel posting pada invoice yang nantinya akan diisi
oleh bagian AP sebagai tanda telah dilakukan pencatatan terhadap invoice
tersebut.
h. Bagian AP akan menerima dokumen yang telah dicocokkan oleh clerk.
Sebelum dilakukan pencatatan, bagian AP harus memeriksa semua dokumen
mengenai penyesuaian harga, jangka waktu pembayaran, pajak (jika ada),
nama pemasok, total harga dan memastikan bahwa semua dokumen telah
diotorisasi oleh setiap bagian yang bersangkutan.
i. Kemudian bagian AP akan melakukan pencatatan utang dengan cara mem-
posting invoice yang telah lengkap dengan DO dan PO dan membubuhkan
nama, nomor PO, kode posting, dan kode akun yang dipakai pada stempel
posting di invoice.
j. Bagian AP memeriksa semua utang yang telah jatuh tempo dan melakukan
pembayarannya.
k. Kemudian melakukan rekonsilasi utang yang diakui pemasok dengan utang
yang diakui oleh perusahaan dan diotorisasi oleh karyawan bagian AP yang
bersangkutan, executive finance, dan assisten manager finance.
l. Melakukan penulisan cek untuk utang yang akan dibayar sesuai dengan
pemasok.
m. Selanjutnya semua dokumen yang terkait dengan utang dagang dikirim ke
Singapura untuk disetujui pembayarannya.
n. Apabila semua dokumen dikirim kembali dari Singapura maka cek dapat
diberikan kepada pemasok, kemudian pemasok mengotorisasi PV sebagai
tanda cek telah diterima. Selanjutnya bagian AP akan menerima kuitansi
sebagai bukti pelunasan utang dari pemasok.
o. Selanjutnya clerk akan mengarsip semua dokumen berdasarkan nomor PV.

3. Flowchart Sistem Prosedur
BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT

PAYABLE
Mulai
1
PO DO Invoice
Entry invoice
sebagai utang
pada sistem SAP
Pemisahan
dokumen
Membubuhkan nama,
kode posting, no akun
pada stempel posting
Utang lokal Utang oversea
2
Mencocokkan
Invoice, DO,
dan PO
TIDAK
Sesuai? N
YA
Membubuhkan
stempel psoting pd
invoice
Lanjutan flowchart sistem prosedur

BAGIAN CLERK BAGIAN ACCOUNT PAYABLE
2 Invoice
3
DO
PO
ZPO1
Membuat ZPO1
pada sistem SAP
Mencek utang
yang telah jauh AP Aging
tempo pada
sistem SAP
ZPO1 Menyiapkan
utang yang
telah jatuh
tempo
Menyiapkan
3 semua dokumen
utang yang telah
jatuh tempo
Meminta SOA
pada setiap SOA
pemasok yang
bersangkutan
Melakukan
penyesuaian utang
yang diakui pmasok
dan perusahaan
Lanjutan flowchart sistem prosedur

BAGIAN ACCOUNT PAYABLE BAGIAN ACCOUNT PAYABLE
4 5
Rekonsilasi Otorisasi cek oleh assisten

manager Singapura dan
General Manager
Singapura.
Otorisasi Rekonsilasi oleh karyawan

yang bersangkutan, Executive Finance, Menyerahkan cek
dan Assisten Manager Finance. ke pemasok dan
Kuitansi
PV ditandatangani
oleh pemasok dan
menerima kuitansi
TIDAK Cek
kesalahan
Disetujui?
pada
Rekonsilasi Melakukan
pencatatan
YA pelunasan pada
sistem SAP
Melakukan
penulisan cek Otorisasi PV oleh karyawan
Department AP yang telah
PV memposting, Executive Finance,
Assisten Manager Finance dan
General Manager Accounting
Singapura.
N Selesai
CEK
Flowchat sistem prosedur magang pada PT Amtek Engineering Batam
Sumber: Data Olahan

4. Media, Dokumen, Peralatan, dan Data yang Diperlukan
Dalam melaksanakan kegiatan magang industri penulis menggunakan beberapa
media, dokumen, peralatan dan data untuk mendukung kegiatan yang dilakukan,
seperti:
a. Media yang diperlukan adalah sistem SAP, yaitu sistem yang digunakan
dalam melakukan dan menangani pencatatan utang dagang pada PT Amtek
Engineering Batam.
b. Dokumen dan data yang diperlukan adalah sebagai berikut:
 Invoice yaitu dokumen tagihan yang dikeluarkan oleh vendor yang berisi
daftar harga barang maupun jasa yang dibeli secara kredit oleh PT Amtek
Engineering Batam.
 Delivery Order (DO) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh vendor yang
berisi jumlah barang yang telah dikirim ke bagian gudang.
 Purchase Order (PO) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian
purchasing yang berisi daftar barang yang dibeli oleh perusahaan.
 ZPO1 yaitu dokumen yang dipakai untuk membuktikan bahwa invoice dan
DO telah dicatat ke dalam sistem.
 Payment Voucher (PV) yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh sistem SAP
yang berisi semua utang dagang yang akan dibayar oleh perusahaan.
 Statement of Account yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh vendor yang
berisi semua utang dagang yang belum dibayar oleh perusahaan.
 Rekonsilasi yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai bukti
bahwa semua utang yang telah jatuh tempo yang diakui oleh vendor sesuai
dengan yang diakui oleh perusahaan.

 Cek yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh bagian AP sebagai media
pembayaran utang ke vendor.
 Kuitansi pelunasan yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh vendor sebagai
bukti bahwa utang telah dilunasi oleh perusahaan.
c. Peralatan yang diperlukan adalah sebagai berikut:
 Komputer
- Untuk melakukan pencatatan utang ke sistem
- Untuk membuat ZPO1 dan PV pada sistem
- Untuk menyiapkan PO
 Printer
- Untuk mencetak PO, mencetak ZPO1, PV (Payment Voucher),
rekonsilasi.
 ATK (Alat Tulis Kantor)
- Untuk menandai invoice yang telah dicatat ke dalam sistem.
- Untuk mengarsip data hard copy.
5. Identifikasi Permasalahan Magang
Setelah menjalani magang selama tiga bulan penulis mendapatkan pengalaman
yang sangat berharga.
Bekerja pada bagian Account Payable merupakan tantangan tersendiri bagi
penulis terutama untuk menangani setiap masalah-masalah yang terjadi. Pada
bagian Account Payable masalah yang terjadi adalah:
a. Terjadinya kesalahan entry data akibat human error.

b. Adanya ketidaksesuaian data antara invoice dari vendor dengan PO dari
departemen purchasing.
c. Adanya ketidaksesuaian harga antara Invoice dan PO.
d. Terlambatnya pengiriman invoice sehingga pencatatan dan pelunasan utang
ditunda dari tanggal yang harus dilakukan.
e. Kesalahan dalam penagihan lebih atau kurang bayar. Hal ini mengakibatkan
department account payable menunda proses pencatatan dan pelunasan utang
karena harus menunggu dokumen revisi yang relative lama karena harus
disetujui oleh banyak pihak.
6. Log Book Laporan Magang Setiap Minggu
Untuk Log Book Laporan Magang Setiap Minggu dapat dilihat di lampiran berikut
ini:
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang
Laporan Magang Industri Minggu ke 1
Tgl 1 Februari s/d 3 Februari 2012
Identitas Mahasiswa
Nama Mahasiswa : Ivo Melisa Hutapea
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135
Identitas Perusahaan dan Pembimbing di Perusahaan

Nama Perusahaan : PT Amtek Engineering Batam
Alamat / No. Telp :Cammo Ind. Park Blok E No.1 / (0778-464698)
Pembimbing : Cucu Eva Lestari
Jabatan : Executive Accounting
No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
Rincian Kegiatan Magang


Pekenalan pada seluru staf finance department.
Menerima Delivery Order (DO) yang datang dari store dan invoice dari

pemasok.
Macthing invoice dan DO sesuai dengan nama pemasok dan nomor DO. Serta

memprint Purchase Order (PO) yang sesuai dengan invoice dan DO.

Memberikan stempel untuk invoice yang akan di-posting.
Filing invoice yang belum cocok dengan DOnya ke folder yang telah tersedia.
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Menerima DO yang datang dari store dan invoice dari pemasok.
 Macthing invoice dan DO yang baru diterima dengan invoice dan DO yang
telah di-filing di folder.
 Memberikan stempel posting pada invoice.

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Print ZPO1 (yaitu dokumen yang membuktikan bahwa barang yang dipesan

telah diakui perusahaan sebagai utang dalam sistem.
Menerima PO yang telah release kepada bagian purchasing dan untuk

sementara di-filing berdasarkan nomor PO sebelum invoice dan DO diterima.

Menerima DO dan invoice.
Macthing invoice dan DO yang baru diterima dengan invoice dan DO yang

telah di-filing.
Melakukan pencatatan utang dengan cara mem-posting invoice ke sistem dan
melengkapi stempel posting bukti bahwa invoice telah di-posting.
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201


Filling invoice yang telah dilakukan pembayarannya.

Melakukan stocktake untuk semua inventory yang dimiliki perusahaan.

Menerima invoice dan DO

Matching invoice dan DO

Memberikan stempel posting pada invoice.
Filing invoice dan DO yang belum matching..
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201


Menerima DO dan invoice

Mecocokkan invoice dan DO

Memberikan stempel posting pada invoice.

Posting invoice ke sistem dan melengkapi stempel posting.
Menerima PO yang telah release kepada bagian purchasing dan untuk
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Posting invoice ke sistem dan melengkapi stempel posting.
 Menyiapkan PO untuk invoice yang telah di-posting dan memprint ZPO1.
 Posting invoice ke sistem dan melengkapi stempel posting.
 Menyiapkan cek pembayaran utang untuk masing-masing pemasok..

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201


Menerima invoice dan DO.

Macthing invoice dan DO.
Posting invoice ke sistem.
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Memprint PO dan ZPO1
 Posting invoice ke sistem.
 Menerima PO yang telah release kepada bagian purchasing dan untuk

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Memprint PO dan ZPO1

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Print PO dan ZPO1.
 Melakukan posting pembayaran utang dalam sistem dan mem-print payment

voucher (PV) sebagai bukti utang telah dilakukan pelunasannya.
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Posting pelunasan utang.
 Print PV.
 Menyiapkan cek untuk pembayaran utang.
 Prepare bukti potong, daftar buti potong, dan SPT pasal 23 dan 4 ayat 2..
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Print PO dan ZPO1.
 Memberikan cek kepada pemasok yang bersangkutan dan menerima kuitansi

sebagai tanda pelunasan dari pemasok.
HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Menerima DO dan invoice.
 Macthing invoice dan DO.
 Filing invoice yang belum matching.

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Print PV.
 Menyiapkan cek pembayaran utang.
 Mengarsip dokumen yang terkait utang dagang berdasarkan nomor PV.

HAL.
No.B0.8.4.3.1-V0
1/1
KPS DIR Borang PBM:

Identitas Mahasiswa
NIM : 3110901029
No. Tlp/Hp : 085-666-00-135

No. Tlp / Hp : (0778-464698) *201
 Print PV.
 Menyiapkan cek pembayaran utang.
 Menerima DO dan invoice .
 Filing invoice yang belum matching.

PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS PROSEDUR PENCATATAN UTANG

DAGANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM

Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III

IVO MELISA HUTAPEA

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

Nama : IVO MELISA HUTAPEA

Tanggal : 23 Juli 2012

ANALISIS PROSEDUR PENCATATAN UTANG DAGANG

BATAM, 23 Juli 2012

Irsutami, SE. M. Acc. Akt

Dosen Penguji I Dosen Penguji II

Sinarti, M. Se, Ak Mega Mayasari, SE

3. Bapak Irsutami selaku dosen pembimbing yang telah mengorbankan waktu

Batam, 23 Juli 2012

Ivo Melisa Hutapea

Halaman Judul ......................................................................................................................... i

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................ 7

BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM

3.2 Gambaran Umu Perusahaan............................................................................................. 15

BAB IV PEMBAHASAN ..................................................................................................... 22

Gambar 3.1 Produk perusahaan ............................................................................................... 16

1.1 Latar Belakang

menanamkan modalnya pada perusahaan yang berada di Batam. Ada berbagai

macam bentuk perusahaan yang terdapat di Batam yaitu perusahaan menufaktur,

perusahaan dagang, dan perusahaan jasa. Untuk melakukan transaksi antar

perusahaan, kebanyakan perusahaan di Batam melakukan transaksi secara kredit

semakin menarik perusahaan untuk menjadi pelanggannya, karena perusahaan

Sedangkan untuk perusahaan selain bisa membeli barang tanpa harus

menyediakan uang tunai terlebih dahulu, perusahaan tersebut juga bisa

barang produksi ke transaksi yang lebih penting lagi.

dilakukan oleh perusahaan. Supaya lebih menarik pemasok juga menyediakan

adanya termin-termin tersebut perusahaan dapat memperkirakan utang mana yang

pelunasannya masih lama sehingga utang-utang yang beredar terkontrol dengan

pencatatan utang tersebut. Pencatatan utang dagang harus dilakukan dengan

Untuk menjalankan usahanya, PT Amtek Engineering Batam melakukan

sebagian transaksi pembelian barang maupun jasa secara kredit kepada

pemasoknya untuk mendukung kelangsungan usahanya. Transaksi secara kredit

ini seperti pembelian peralatan dan perlengkapan kantor, pembelian barang

kepada pemasoknya. PT Amtek Engineering Batam memiliki banyak pemasok di

Engineering Batam memiliki department yang menangani utang dagang, seperti

pencatatan dan pelunasannya ditangani oleh finance department yaitu bagian

ketidakcocokan lain antara invoice dan purchase order seperti kesalahan

department atau langsung mengubungi pemasok yang bersangkutan untuk

mendapat data yang benar.

untuk melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS PENCATATAN UTANG

DAGANG PADA PT AMTEK ENGINEERING BATAM”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka Penulis merumuskan

masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering

2. Apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek Engineering Batam

telah berjalan efektif.

1.3 Batasan Masalah

masalah sebagai berikut:

2012 sampai dengan bulan April 2012.

Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di PT Amtek Engineering

Batam pada Finance Department bagian Account Payable.

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu:

1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pencatatan utang dagang pada PT

Amtek Engineering Batam.

2. Untuk mengetahui apakah prosedur pencatatan utang dagang pada PT Amtek