SOP KUMALA:

1. Penjual / Salesman
a. KINERJA PENJUALAN

Pencapaian target dan pertumbuhan dari sisi penjualan dan pangsa pasar

melalui proses distribusi yang berkualitas dan benar.

b. TINGKAT PERSEDIAAN IDEAL

Jumlah stock ideal, sehingga tidak terjadi kekurangan / kelebihan.

Kekurangan stock beresiko kehilangan penjualan dan kelebihan stock

beresiko meningkatnya biaya penyimpanan dan resiko rusaknya barang.

c. PIUTANG USAHA

Menganalisa sebelum memutuskan pemberian kredit, besarnya plafon

kredit dan jangka waktu maksimum yang dapat diberikan serta cara

pembayarannya. Pengawasan yang maksimal atas semua piutang mutlak

diperlukan sesuai Prosedur Standar yang ada untuk mencegah kerugian

yang timbul akibat piutang yang tidak tertagih, piutang fiktif dan Piutang

Over Due.

d. BIAYA

Pengendalian dan control biaya. Semua biaya yang dikeluarkan harus

mendatangkan hasil manfaatnya dan terukur. Biaya yang dikeluarkan harus

efektif dan efisien.

e. PENANGANAN PERSEDIAAN

Penanganan stock baik digudang, dioutlet harus tersedia, tidak over dan

kondisi produk baik.

f. Wilayah Pemasaran

Wilayah Pemasaran yang baik harus terukur :

1. Target ketersediaan outlet tercapai.

2. Semua unit penjualan menguntungkan.

3. Setiap kunjungan ke pelanggan layak kunjung, artinya setiap kali

kunjungan ada repeat order.

 4. Ketersediaan dan jumlah produk.

5. Pengiriman tepat waktu.

6. Outlet mengetahui jadwal kunjungan team penjualan.

g. Pengatur wilayah pemasaran.

a. Jumlah Outlet Ideal.

Artinya keberadaan outlet sudah mencukupi dari target agar terjadi

pendistribusian yang ekonomis.

b. Target Outlet

Adalah target outlet berdasarkan kebutuhan brang.

c. Struktur Distribusi

Adalah penentuan saluran distribusi, yaitu kapan dan bagaimanan

untuk menggunakan Sub Distributor, Grosir, outlet khusus, dalam

penentuan struktur distribusi harus didasari oleh rentang margin dan

harga, karakter produk, geografi, jumlah tenaga penjual yang tersedia.

Pertimbangan pemberian atau penentuan discount harus didasarkan

kepada besaran volume transaksi produk.

d. Tolak ukur struktur distribusi adalah adalah penjualan yang

menguntungkan.

e. Geografi

Faktor geografi yang perlu diperhatikan adalah jarak, waktu yang

diperlukan.

2. REGISTER OUTLET (RO)

Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi, syaratnya tentu

harus memiliki rekan bisnis yaitu Register Outlet. Dengan demikian Outlet yang

ter-register merupakan asset penting yang harus terus-menerus di “maintenance”.

Register Outlet (RO) Outlet atau pelanggan yang tercatat resmi dimana telah melakukan

transaksi sebelumnya, sehingga fasilitas dan kondisi tertentu dapat

 diberikan, seperti: discount, credit limit dan tempo pembayaran.

3. Active Outlet (AO)

Outlet atau pelanggan yang melakukan transaksi pada setiap kali kunjungan

salesman. Apabila outlet tersebut tidak melakukan transaksi dalam sebulan atau

sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan, maka status outlet tersebut

adalah tidak aktif.

Potensial Outlet (PO)

Outlet yang menjadi sasaran tim penjual untuk melakukan transaksi

penjualan, akan tetapi statusnya belum menjadi RO maupun AO.

4. Primary Target Outlet (PTO)

Outlet utama atau prioritas yang dapat berkontribusi lebih besar

dibandingkan outlet lainnya.

Pelanggan dapat dikelompokkan dalam beberapa type.

1. Sub dealer yaitu perwakilan distribusi atau distributor yang mengcover

wilayah pemasaran diluar market perusahaan dimana tempat tersebut tidak

tercover oleh team sales.

2. Grosir Besar yg mempunyai perputaran omzet besar/ diatas rata-rata.

3. Outlet

4. Pasar Modern

5. Dll.

Hal-hal yang berkaitan erat dalam Mastering RO adalah :

a. Area Coverage

Area atau wilayah liputan yang menjadi sasaran.

b. Route

c. Pembagian wilayah kerja area dalam suatu wilayah yang dibagi ke

sejumlah tim penjual sehingga suatu area atau wilayah liputan dapat

tercover secara maksimal.

d. Sub Route

Jadwal kunjungan, jarak tempuh, rute perjalanan, wilayah kerja,

cakupan seorang salesman dalam perhari-nya.

 KARTU KUNJUNGAN PELANGGAN

Kartu kunjungan pelanggan sangat penting, yang bertujuan untuk :

a. Mengetahui tren penjualan dan pola beli pelanggan

b. Menentukan order yang tepat

c. Menghindari / mengurangi resiko bad debt dan bad stock

d. Mengenal lebih detail tentang pelanggan

KARTU IDENTITAS PELANGGAN

Kartu identitas pelanggan ( KIP ) bertujuan untuk menghindari

penyimpangan yang dilakukan oknum yang dapat merugikan Perusahaan

dan pelanggan, yaitu mencegah Nota Fiktif, giro atau cheque fiktif dan giro

lintas. Setiap pelanggan yang mempunyai limit kredit harus mempunyai KIP

lengkap dan speciment-nya.

 PRODUK BARU

Kategori Produk Baru :

a. Produk yang telah ada di pasar namun baru didistribusikan oleh

perusahaan.

b. Produk baru / brand baru yang didistribusikan oleh perusahaan.

Secara garis besar tugas perusahaan adalah melakukan distribusi ke

outlet dengan target tertentu.

Penanganan Produk Baru

Penanganan produk baru yang telah ada di pasaran namun baru

didistribusikan oleh perusahaan pada prinsipnya, distribusi dan

pencapaian penjualan harus lebih baik dari distribusi sebelumnya

dengan berpedoman pada:

 1. RO yang telah ditangani oleh distributor sebelumnya harus

ditangani oleh perusahaan.

2. Pengembangan distribusi berdasarkan RO perusahaan.

3. Pengembangan distribusi di outlet strategis sesuai target outlet

yang telah ditangani perusahaan maupun distributor sebelumnya (

penambahan outlet baru ).

Sedangkan penanganan produk baru atau brand baru yang

didistribusikan oleh perusahaan.

1. Menentukan target distribusi setiap area dan per salesman

2. Menentukan target per outlet.

3. Kontrol harian ( day to day ) pencapaian penjualan per salesman.

4. Memberikan pengarahan kepada semua tim penjualan agar

memahami pengetahuan tentang produk, distribusi dan target

produk baru.effective call ) dan target volume per salesman.

5. Kontrol pencapaian target availability perbulan, pencapaian

penjualan, outlet, informasi kompetitor dan usulan

perbaikan/penyempurnaan.

5. LANGKAH-LANGKAH KUNJUNGAN SALESMAN

1. Persiapan

a. Mengenal Pelanggan

b. Persiapan Pribadi

2. Pendekatan

a. Mantap / Positif

b. Percaya pada diri sendiri

c. Tegas dan menyenangkan

3. Periksa Persediaan

a. Cross check fisik persediaan

 b. Kode Stock

c. Informasi

4. Pemaparan

a. Percaya pada diri sendiri, Produk dan Perusahaan.

b. Percakapan menyenangkan

c. Alat Peraga atau sempel produk

Catatan kecil untuk memudahkan pemaparan

5. Penutup

a. Target

b. Order yang tepat

c. Tegas tapi tepat

6. Barang Dagangan ( Merchandising )

a. F E N S : Ketentuan tata cara penempatan produk.

F _ Facing the Customer (menghadap ke arah Konsumen) Produk harus

menghadap ke arah Konsumen dan bukan ke arah pemilik toko.

E _ Eye Level (pada ketinggian tertentu dalam jangkuan mata) Orang

dengan mudah melihat produk. Jangan membiarkan Konsumen mencari

produk tersebut.

N _ Near the Selling Point (dekat tempat penjualan) Tempat dimana

Konsumen memutuskan untuk membeli. Produk jangan disimpan di sudut

yang susah dijangkau oleh pemilik toko. Selling point biasanya terletak di

tempat pembayaran dan di tempat pemilik toko biasa duduk.

S _ Standing Out From Other Products (terpisah dari produk-produk lain).

Ada ratusan produk lain di dalam toko dan produk kita harus mudah

terlihat. Ketentuan umum di atas harus di-ikuti dengan tambahan sebagai

berikut :

_ Produk harus dipajang “face-on” dan bukan “end-on”

_ Arah lalu-lalang (traffic flow) diperhitungkan agar Konsumen

mudah melihat produk pada waktu mendekati selling point atau

dimana Konsumen menunggu untuk dilayani.

_ “Eye Level” harus dipertimbangkan, yaitu dimana pemilik toko

berdiri / duduk.

_ “Home site” di atas “eye level” adalah lebih baik lagi dIbawah

“eye level”. Tetapi untuk penempatan POS material, homesite

harus tetap dalam jangkauan jarak mata (± 160 – 165 cm, kira-

kira di atas kepala yang dianjurkan). Jangan mempergunakan

rak-rak dimana produk saingan dipajang / disusun.

_ Pertimbangkan hal-hal yang dapat merusak atau menghalangi

penglihatan terhadap produk-produk yang dijual seperti buah-

buahan, mainan, papan-papan, rak tambahan dll yang

diletakkan dengan posisi menggantung.

_ Perhatikan penerangan lampu atau matahari, tingkat panas dan

hal-hal lain yang dapat merusak produk.

b. F O A M : Ketentuan tata cara pemajangan produk.

F _ Front of Pack (bagian muka dari kemasan). Bagian muka dari

kemasan biasanya lebih lebar, besar dan akan tampak lebih baik dari

pada bagian sudut oleh Konsumen.

O _ Outer Tops (ujung/sudut bagian luar) Penutup atau bagian teratas

pada setiap kemasan yang digunakan untuk dipajang. Usahakan agar

terlihat dengan baik sesuai posisi kemasan.

A _ All Available Brands (semua merk terlihat) Pemajangan /

susunan semua cap dan stok yang ada akan lebih mantap.

Kemasan display yang lebih banyak juga akan lebih berarti dan hal

ini juga mengurangi ruang pajang bagi produk pesaing.

M _ Mass Each Brand (kelompokan setiap merek Langkah

mencampur beberapa merek pesaing dalam suatu ruang pajang

(space display) dengan tujuan mengurangi dampak / impact display

merk pesaing

c. Posters / Pamflet / gambar ukuran besar

7. Administrasi

a. Kartu Kunjungan Pelanggan

b. Periksa / Cek _ Uang

c. Periksa Stok

d. Pembayaran

e. Catat informasi

8. Evaluasi

a. Berhasilkah kunjungan saya ?

b. Dimana saya salah ?

c. Bagaimana Memperbaiki-nya ?

d. Apakah yang sudah baik ?

e. Dapatkah lebih baik lagi ?

IV.2 Standar Kunjungan Tenaga Penjual ( Salesman )

Target Call dan Effektive Call berdasarkan kebutuhan dan kesepakatan

antara perusahaan dengan principal. Mengacu pada standar perusahaan.

Catatan :

_ waktu kunjungan outlet sesuai peraturan perusahaan.

IV.3 Standar Kunjungan Supervisor

_ Supervisor melakukan survei pasar.

_ menjual produk tertentu seperti produk unggulan.

_ Check Call : menghitung potensi pasar, ketersediaan outlet, cross check

pelayanan perusahaan, konfirmasi Nota Putih. _ Training Call (Pelatihan

Kunjungan) : Pelatihan keahlian dan pengetahuan produk, evaluasi

kemampuan tenaga penjual

V. Transaksi Penjualan

V.1 Penjualan Tunai

Adalah penjualan yang dibayar dengan menggunakan uang tunai pada

saat dilakukan-nya transaksi penjualan.

V.2 Penjualan Kredit

Adalah penjualan yang pada saat dilakukan transaksi penjualan belum

dibayar dengan uang tunai atau dibayar dengan alat bayar lainnya yang

memiliki waktu mundur seperti Giro Mundur dll. Dalam melakukan transaksi

penjualan kredit ke pelanggan harus memperhatikan beberapa hal penting

seperti dibawah ini:

a. Kriteria Outlet yang dapat diberikan kredit

Outlet sudah terdaftar di KIP dan masuk kategori outlet aktif dan

mempunyai limit kredit.

Outlet harus permanen dan secara fisik jelas keberadaan outlet,

alamat, dsb.

Volume pengambilan

b. Limit Kredit

Limit Kredit adalah batasan maksimal nominal kredit yang dapat

diberikan kepada pelanggan.

Pemberian kredit harus mendapatkan persetujuan dari pejabat

berwenang yang telah ditetapkan.