Job Analysis

Human Resources Department

Hotel Four Seasons

Oleh :

Ni Kadek Shanty Rahayu (1815744005 / 01)

Ni Putu Sri Astari (1815744019 / 06)
I Gusti Ayu Agung Utami Cahaya Putri (1815744030 / 11)
Ni Pt. Fidela Febryartina Ayu T (1815744055 / 17)
I Gusti Agung Cintya Paramitha Candra (1815744115 / 25)

PROGRAM STUDI D4 MANAJEMEN BISNIS INTERNASIONAL

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BALI

TAHUN 2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 2

1.3 Tujuan......................................................................................................... 2

1.4 Manfaat ....................................................................................................... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 4

2.1 Sejarah Singkat Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay ..................... 4
2.2 Karakteristik Four Seasons Inc. dan Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay............................................................................................. 5
2.3 Gambaran Umum Produk dan Fasilitas Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay............................................................................................. 6
2.4 Pengertian Organisasi .............................................................................. 12
2.5 Pengertian Human Resources Department .............................................. 13
2.6 Struktur Organisasi .................................................................................. 14
2.7 Pengertian Job Description ...................................................................... 16
2.8 Pengertian Job Specification .................................................................... 17
2.9 Kriteria Langkah-Langkah Seleksi .......................................................... 17

BAB III PEMBAHASAN .............................................................................. 20

3.1 Struktur Organisasi Human Resources Department di Hotel Four Seasons

................................................................................................................... 20
3.2 Job Description dari Jabatan Human Resources Department di Hotel
Four Seasons ............................................................................................. 21
3.3 Job Specification Jabatan dari Human Resources Department di Hotel
Four Seasons ............................................................................................. 27
3.4 Tahap Perekrutan Karyawan pada Human Resources Department di Hotel
Four Seasons ............................................................................................. 32

ii
BAB IV PENUTUP ....................................................................................... 34

4.1 Kesimpulan ............................................................................................... 34

4.2 Saran .......................................................................................................... 34
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi pada dasarnya merupakan tempat atau wadah dimana orang –

orang berkumpul yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut
atasan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut dengan bawahan yang
bekerjasama secara rasional dan sistematis, terkendali, dengan memanfaatkan
sumber daya (dana, material, lingkungan, metode, sarana, prasarana, data dan lain
sebagainya) yang digunakan secara efisien dan efektif, untuk mencapai tujuan
bersama.

Organisasi dibutuhkan oleh setiap manusia yang memiliki kepentingan

dan tujuan yang sama, sebagai tempat atau badan dimana mereka saling berusaha
untuk mewujudkan tujuan tersebut. Untuk mencapai hal tersebut, organisasi harus
memiliki tatanan yang terstruktur dalam memanajemen sumber daya manusia. Hal
ini bertujuan agar posisi serta tugas-tugas dari setiap orang dalam organisasi
menjadi jelas. Ketika posisi serta tugas dari setiap orang menjadi jelas, maka setiap
orang akan lebih terstruktur dalam menyelesaikan tanggung jawab masing-masing
serta tujuan perusahaan akan tercapai dengan tepat dan cepat juga.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mencapai hal tersebut adalah
dengan membuat struktur organisasi. Setelah itu dibentuk job description untuk
setiap jabatan yang ada di organisasi. Tetapi sebelum melakukan kedua hal tersebut,
organisasi harus mencari terlebih dahulu sumber daya manusia yang tepat dan
sesuai kebutuhan organisasi dengan cara menetapkan job specification untuk
masing-masing jabatan yang dibutuhkan dalam suatu perusahaan.

Begitu halnya dengan Hotel Four Seasons Resort Bali yang ada di
Jimbaran, Bali. Dengan adanya struktur organisasi yang ada didalam sebuah hotel
tersebut, membuat karyawan mengetahui jabatan apa yang mereka tempati di dalam
perusahaan tersebut, pekerjaan apa saja yang harus mereka laksanakan dalam
perusahaan tersebut, dan tanggungjawab apa saja yang harus mereka tanggung

1
dalam tugas dan pekerjaannya masing – masing. Selain itu, adanya struktur
organisasi dapat membantu perusahaan agar seluruh karyawan dapat mentaati
semua aturan yang telah diberlakukan oleh perusahaan. Konsep mengenai struktur
organisasi melibatkan berbagai tujuan, dan meyakini bahwa para pemimpin
organisasi seharusnya memikirkan struktur dalam kaitanya dengan kontribusi
struktur terhadap keefektifan organisasi. Meskipun hubungan yang pasti antara
struktur dan keefektifan organisasi sulit diketahui. Maka dari itu, kami memutuskan
untuk membuat makalah mengenai job analysis yang meliputi pembahasan
mengenai struktur organisasi, job description, job specification dan juga cara
perekrutan karyawan pada Human Resources Department yang ada di Hotel Four
Seasons.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, kami mengangkat beberapa rumusan masalah,

diantaranya:

1. Bagaimana struktur organisasi Human Resources Department di Hotel Four

Seasons ?
2. Apa saja job description atau tugas pekerjaan setiap jabatan karyawan dari
Human Resources Department di Hotel Four Seasons ?
3. Apa saja job specification atau syarat pekerjaan setiap jabatan di dari Human
Resources Department di Hotel Four Seasons ?
4. Bagaimana proses rekruitmen karyawan pada Human Resources Department
di Hotel Four Seasons ?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan dari makalah ini yaitu :

1. Mengetahui bagaimana struktur organisasi Human Resources Department di

Hotel Four Seasons.
2. Mengetahui apa saja job description atau tugas pekerjaan setiap jabatan
karyawan dari Human Resources Department di Hotel Four Seasons.

2
3. Mengetahui apa saja job specification atau syarat pekerjaan setiap jabatan dari
Human Resources Department di Hotel Four Seasons.
4. Mengetahui bagaimana proses rekruitmen karyawan pada Human Resources
Department di Hotel Four Seasons.

1.4 Manfaat

Adapun manfaat dari makalah ini, sebagai berikut:

1. Bagi Pembaca
Adapun manfaat bagi pembaca yaitu agar para pembaca lebih mengetahui lebih
jauh mengenai struktur organisasi, job description, job specification serta cara
perekrutan karyawan dalam suatu perusahaan khususnya di Hotel Four Seasons.
2. Bagi Penulis
Adapun manfaat bagi penulis yaitu dapat menambah ilmu pengetahuan di
bidang manajemen sumber daya manusia dan job analysis.

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sejarah Singkat Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay

Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay adalah salah satu hotel bintang
lima dengan konsep resort yang terletak di kawasan tebing pantai
Jimbaran. Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay merupakan salah satu
anak perusahaan dari PT Bali Giri Kencana. PT Bali Giri Kencana membeli
royalty Four Seasons dari Four Seasons Hotel Inc. Toronto, Canada. Four
Seasons Hotel Inc. sendiri didirikan oleh chairman sekaligus chief executive
officer-nya Isadore Sharp. Sedangkan untuk home office-nya sendiri berada di
Toronto, Canada . Mulai dibuka pada 24 juni 1992, sampai saat ini Four
Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay masih eksis menjadi salah satu resort
terkemuka di Bali, meskipun akhir-akhir ini banyak sekali resort dan luxury
villa yang dibuka di Bali.

Saat ini Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay dipimpin oleh Mr.
John O’Sullivan sebagai general manager-nya. Tidak hanya di Four Seasons
Resort Bali at Jimbaran Bay, Mr. John juga menjadi general manager di Four
Seasons Resort Bali at Sayan. Antara Four Seasons Resort Bali at Jimbaran
Bay dan Four Seasons Resort Bali at Sayan merupakan satu bentuk badan
hukum yaitu PT Bali Giri Kencana. Tidak hanya general manager-nya saja
yang sama, tetapi juga para planning committee-nya pun membawahi kedua
resort tersebut.

Dalam operasionalnya, antara Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay

dan Four Seasons Resort Bali at Sayan sering sekali membagi informasi kepada
para tamunya yang menginap. Jadi, sangat sering sekali tamu yang menginap
di Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay juga menyempatkan diri mereka
untuk menginap di Four Seasons Resort Bali at Sayan.

4
2.2 Karakteristik Four Seasons Inc. dan Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay

Dalam setiap hotel, apalagi hotel bintang lima yang memiliki chain di
seluruh dunia tentu mempunyai karakteristiknya sendiri-sendiri. Four Seasons
Inc. yang merupakan salah satu brand hotel bintang lima terkemuka di dunia
juga memiliki karakteristiknya sendiri. Di mana karakteristiknya ini mendasari
seluruh filosofi di semua Four Seasons Hotel di seluruh dunia. Di sini penulis
akan menjelaskan filosofi-filosofi tersebut yang bersifat umum dan dapat
dipublikasikan. Filosofi-filosofi tersebut antara lain :

S.E.R.V.I.C.E. Culture Standards :

 Smile/senyum yaitu sebagai seorang Four Seasons, senantiasa

memberikan senyum, kapan pun, dimana pun, dan kepada siapa pun.
 Eye/mata yaitu sebagai seorang Four Seasons, senantiasa melakukan
eye contact ketika berpapasan dengan siapa pun menggunakan feeling
/perasaan seperti ketika berpapasan dengan seseorang senantiasa diikuti
dengan eye contact dan senyum.
 Recognition/pengakuan yaitu sebagai seorang Four Seasons, senantiasa
memberikan pengakuan kepada orang yang dituju, seperti ketika
mengetahui tamu A bernama Mr. John, maka panggilah ia dengan
panggilan Mr. John.
 Voice/suara yaitu sebagai seorang Four Seasons senantiasa berbicara
dengan nada yang sopan dan halus.
 Informed/memberikan informasi yaitu sebagai seorang Four Seasons
senantiasa memberikan informasi tentang produk hotel yang bersifat
boleh dipublikasikan kepada siapa pun.
 Care/perhatian yaitu sebagai seorang Four Seasons senantiasa
memberikan perhatian tidak hanya kepada tamu, tetapi juga kepada
semua orang.
 Exceed/kepuasan yaitu sebagai seorang Four Seasons senantiasa
menawarkan kepuasan kepada setiap tamu.

5
 Selain di atas, penulis juga ingin menjelaskan satu lagi filosofi dari Four
Seasons yang baru saja dirilis pada tahun 2008. Filosofi tersebut antara lain :

The Guest Experience 2008

Get it right yaitu sebagai seorang Four Seasons, senantiasa memberikan

service secara konsisten, konsisten yang dimaksud adalah sesuai dengan
standar,P&P’s, dan sequence of service step Four Seasons.

Get me right yaitu sebagai seorang Four Seasons, senantiasa dapat

memberikan service sesuai dengan apa yang tamu harapkan. Untuk itu kita
harus mengenal karakter tamu tersebut dan juga mengetahui situasi dan kondisi
pada saat itu.

Wow me if you can yaitu sebagai seorang Four Seasons ,senantiasa bisa
memberikan surprise kepada tamu, yaitu melebihi dari apa yang mereka
harapkan.

2.3 Gambaran Umum Produk dan Fasilitas Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay

Sebagai salah satu resort bintang lima di Bali, tentu Four Seasons Resort
Bali at Jimbaran Bay memiliki berbagai produk dan fasilitas-fasilitas menarik
yang senantiasa ditawarkan kepada para tamu dan calon tamu mereka. Produk-
produk dan fasilitas-fasilitas tersebut ditawarkan tidak hanya kepada in house
guest, tetapi juga kepada para outsider guest.

Dalam laporan ini, penulis akan menjelaskan gambaran umum beberapa

produk dan fasilitas dari Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay. Produk-
produk dan fasilitas tersebut meliputi kamar, F & B service, serta fasilitas-
fasilitas pendukung lainnya.

Sebagai sebuah hotel, tentu produk utama yang dijual adalah kamar.
Namun, berbeda dengan hotel-hotel lainnya, Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay yang merupakan hotel berkonsep resort memiliki villa sebagi
produk utamanya untuk dijual kepada para tamu-tamunya. Villa-villa tersebut

6
dibangun dengan konsep Balinese-nya yang sangat kental, mulai dari
arsitektur, furniture, lukisan, sampai pada amenities-nya menggunakan konsep
Balinese Classic . Sedangkan untuk Private Residences menggunakan konsep
Balinese Modern, dimana bangunan-bangunannya didominasi arsitektur yang
sangat moderen, tetapi tanpa meninggalkan kesan Balinese-nya seperti
terdapatnya bale bengong, dan penggunaan atap alang-alang.

Untuk mengetahui villa-villa dan private residences Four Seasons Resort

Bali at Jimbaran Bay secara lengkap dapat dibaca pada tabel di bawah ini :
Kategori kamar Jumlah Keterangan

One Bedroom villa 86 1 King bed/2 single beds, dining

pavilion, plant pool.

Deluxe Ocean View 28 1 King bed/2 single beds, dining

One Bedroom Villa pavilion, plant pool, jimbaran bay
view.

Ocean Front One 25 1 King bed/2 single beds, dining

Bedroom Villa pavilion, plant pool, kitchenette,
nearer to ocean.

Tabel 2.2.1 Kategori Kamar di Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay

Two Bedroom 4 1 King bed & 2 single beds, extra large

Villa dining pavilion, kitchenette, double plant
pool.

Ocean Front Two 4 1 King bed & 2 single beds, exta large
Bedroom Villa dining pavilion, kitchenette, double plant
pool nearer to ocean and jimbaran bay
view.

Royal Villa 2 1 King bed & 2 single beds, one bedroom

for butler, exta large dining pavilion,
kitchenette, luxury Balinese antique &

7
 carving, double plant pool nearer to ocean
and jimbaran bay view. .

Two Bedroom 2 Luxury & modern design architecture, 1

Garden Estate King bed & 2 single beds, private butler,
exta large dining pavilion, kitchenette,
swimming pool, garden view.

Three Bedroom 1 Luxury & modern design architecture, 2

Garden Estate King beds & 2 single beds, private butler,
exta large dining pavilion, kitchenette,
swimming pool, garden view.

Three Bedroom 4 Luxury & modern design architecture, 2

Ocean Estate King beds & 2 single beds, private butler,
exta large dining pavilion, kitchenette,
swimming pool, ocean view.

Four Bedroom 2 Luxury & modern design architecture, 3

Ocean Estate King beds & 2 single beds, private butler,
exta large dining pavilion, kitchenette,
swimming pool, ocean view.

Jumlah 158

Tabel 2.2.2 Bedroom Villa

Selain villa dan private residences, Four Seasons Resort Bali at Jimbaran
Bay juga memiliki beberapa outlet F & B service. Outlet-outlet tersebut
menyediakan berbagai masakan Bali, Indonesia, dan Internasional. Berikut
penjelasan outlet-outlet yang terdapat di Four Seasons Resort Bali at Jimbaran
Bay:

1. Taman Wantilan Restaurant

Taman Wantilan Restaurant merupakan restaurant yang buka untuk breakfast

dan dinner. Taman Wantilan Restaurant memiliki pemandangan yang sangat
eksotis sekali, kerena berada di tebing bukit Jimbaran, sehingga para tamu

8
dapat menikmati keindahan pantai Jimbaran dan deretan pegunungan yang
berada di kawasan Bali utara.

2. Pantai Jimbaran (PJ’s) Restaurant

Pantai Jimbaran (PJ’s) Restaurant terletak di antara perbatasan tebing dan

pantai Jimbaran. Restaurant ini khusus menyediakan sea food ala Jimbaran,
pizza dan juga aneka pasta. PJ’s hanya buka untuk lunch dan dinner saja. Selain
sebagai restaurant, di PJ’s juga sering sekali dipakai untuk special banquet
seperti Bed on The Beach.

3. Warung Mie Restaurant

Warung Mie Restaurant buka untuk dinner saja. Restaurant ini khusus
menyajikan masakan-masakan khas Indonesia. Struktur bangunan, furniture,
dan aksesorisnya yang kuno dan klasik, semakin menambah kesan suasana
tempo dulu.

4. Pool Terrace Café

Pool Terrace Café merupakan outlet yang disediakan kepada para tamu untuk
bersantai sambil berjemur menikmati pemandangan pantai jimbaran dari atas
tebing. Outlet ini memiliki fasilitas infinity swimmning pool, dimana para
tamu dapat berenang dengan pemandangan seolah-olah berada menyatu
dengan laut. Di outlet ini khusus menyediakan jenis makanan cepat saji seperti
sandwich, salad, aneka juice, dan simple cocktail.

5. Terrace Bar & Lounge

Terrace Bar & Lounge terletak berada di sebelah Taman Wantilan Restaurant.
Outlet ini khusus menyediakan berbagai jenis cocktail, tea, hot & cold
beverages, serta snack ringan sebagai peneman tamu bersantai sambil
menikmati berbagai jenis minuman yang dihidangkan.

9
6. Villa Service

Villa Service merupakan outlet yang khusus melayani tamu selama 24 jam
penuh, dimana para tamu dapat menikmati makanan dan minuman tanpa harus
pergi ke restaurant. Outlet ini sangat digemari oleh para honeymooner karena
mereka lebih menginginkan privasi dan suasana yang romantis yang bisa
mereka nikmati dari villa mereka sendiri.

Selain outlet F & B Service terdapat juga outlet-outlet pendukung yang

dapat dinikmati para tamu. Outlet-outlet tersebut adalah sebagai guest
attraction bagi para tamu yang menginap di Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay. Outlet-outlet tersebut dapat penulis jeaskan sebagi berikut :

1. The Spa at Jimbaran

The Spa at Jimbaran disediakan bagi para tamu yang ingin mendapatkan
therapy dan relaksasi sejenak untuk me-refresh pikiran mereka kembali agar
setelah mereka menghabiskan liburan mereka selama di Four Seasons Resort
Bali at Jimbaran Bay, mereka dapat kembali menjalankan runititas/pekerjaan
mereka dengan 100%. The Spa at Jimbaran didukung oleh therapist yang sudah
berpengalaman dan dengan berbagai jenis produk-produk herbal yang akan
memanjakan setiap tamu yang menikmati terapi di The Spa at Jimbaran.

2. Tennis Courts & Gym

Bagi para tamu yang senang berolah raga, mereka dapat menghabiskan
waktunya di Tennis Courts & Gym. Didukung oleh instruktur yang handal dan
berpengalaman, para tamu dapat menikmati fasilitas fitness dan olahraga tenis
sesuai dengan step by step latihan yang benar.

3. Bussiness Centre

Bussiness Centre disediakan bagi para tamu yang sedang menikmati liburan di
Four Seasons Resort Bali at Jimbaran Bay, namun mereka juga sedang
menjalankan pekerjaan mereka. Biasanya Bussiness Centre ini dipakai oleh

10
tamu individual atau tamu group dengan latar belakang MICE (Meeting
Incentive Convention Exhibition).

4. Cooking School

Cooking School merupakan outlet yang disediakan bagi para tamu yang ingin
belajar memasak secara singkat. Outlet ini biasanya disenangi oleh para family
guest dan honeymooner yang menginap di Four Seasons Resort Bali at
Jimbaran Bay.

5. Ganesha Gallery

Ganesha Gallery merupakan galeri lukisan yang khusus disediakan bagi para
tamu yang mencintai seni, khususnya lukisan. Lukisan-lukisan yang
ditampilkan di sini merupakan karya dari pelukis-pelukis Bali dan pelukis luar
negeri seperti Nico Vrielink dan Markus Walkey.

6. Boutique & Gallery

Boutique & Gallery merupakan salah satu outlet yang menjual berbagai jenis
cenderamata khas Bali dan Indonesia. Selain menjual cenderamata, disini juga
menjual berbagai jenis cigarettes (rokok), cigar (cerutu), dan berbagai jenis
amenities terkenal dari berbagai negara di dunia.

7. Beach Watersport Bale

Bagi para tamu yang hobi olahraga pantai, mereka dapat menikmatinya di
Beach Watersport Bale. Beach Watersport Bale menyediakan berbagai
attraction seperti windsurfing, snorkeling, paddle canoe,dan maih banyak lagi
berbagai macam beach watersport attraction lainnya.

8. Library & Lounge

11
 Library & Lounge disediakan bagi para tamu yang ingin membaca berbagai
jenis buku karya penulis-penulis dunia. Di sini juga disediakan fasilitas intenet,
watching film, dan lounge. Bagi para tamu yang hendak check out dan masih
harus menunggu keberangkatan pesawatnya, mereka juga dapat bersantai
sambil menikmati fasilitas-fasilitas yang disediakan.

2.4 Pengertian Organisasi

Dalam pengertian sederhana organisasi sering diartikan sebagai

kelompok orang yang bekerjasama dan ingin mencapai tujuan bersama.
Organisasi didirikan karena beberapa tujuan tertentu yang hanya dapat dicapai
melalui tindakan yang harus dilakukan bersama-sama, apakah tujuan itu
berupa laba, pemberian pendidikan, sosial dan lain-lain.

Dalam literatur dewasa ini, arti organisasi beraneka ragam. Walaupun

banyak perbedaan dalam memberikan pengertian atau definisi organisasi oleh
beberapa ahli manajemen, tetapi perbedaan-perbedaan tersebut mempunyai
elemen dasar yang sama yaitu adanya sekelompok orang, kerjasama, proses
pembagian kerja, pengaturan hubungan dan tujuan yang hendak dicapai.

Menurut Barnard dalam buku Wursanto (2005:53) mendefinisikan

organisasi adalah suatu sistem usaha bersama antara dua orang atau lebih,
sesuatu yang tidak berwujud dan tidak bersifat pribadi, yang sebagian besar
mengenai hubungan-hubungan kemanusiaan.

 Atmosudirdjo dalam buku Wursanto (2005:53) mendefinisikan organisasi

itu sebagai struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja
antara sekelompok orang-orang pemegang posisi yang bekerjasama secara
tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan yang tertentu. Berdasarkan
definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan sebagai berikut : Organisasi
adalah suatu himpunan interaksi manusia yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan bersama yang terikat dalam suatu ketentuan yang telah disetujui
bersama.

12
  Organisasi merupakan suatu wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen
untuk mencapai tujuan bersama.
 Organisasi merupakan suatu sistem terbuka dan organisasi sebagai
kelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
 Organisasi adalah tempat kerjasama formal dari sekelompok orang, dalam
melakukan tugas-tugasnya.
 Adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama karyawan,
pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.

2.5 Pengertian Human Resources Department

HRD adalah singkatan dari kepanjangan Human Resources
Department atau dalam bahasa Indonesia disebut divisi sumber daya manusia.
Secara umum, HRD adalah departemen dalam perusahan yang bertanggung
jawab menangani pengelolaan SDM atau karyawan dalam suatu perusahaan
atau organisasi.

Tugas Human Resources Department :

Tugas seorang HRD bergantung pada ukuran perusahaan, jumlah SDM,
dan kebutuhan perusahaan. Namun, yang paling mendasar, HRD bertugas
merekrut dan mengembangkan potensi karyawan. Selengkapnya, berikut ini
tugas yang dilakukan oleh Departemen HRD:
 Merekrut karyawan untuk posisi yang dibutuhkan perusahaan.
 Memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan.
 Melakukan pengawasan kinerja dari setiap karyawan.
 Memberikan rekomendasi pengangkatan jabatan dan kompensasi.
 Distribusi penggajian karyawan
 Melakukan survei Karyawan dan grading.
 Mengawasi perlengkapan kesehatan dan keselamatan bagi karyawan.
 Melakukan pembentukan tim untuk proyek-proyek perusahaan.
 Pembimbingan dan pemecahan masalah bagi karyawan.
 Menjaga solidaritas semua karyawan, dll.

13
2.6 Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi.

Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai
pelaksanaan kegiatan organisasi, dengan kata lain penyusunan struktur
organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk
melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan.

Menurut Siswanto (2005:85) struktur organisasi menspesifikasikan

pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas yang
beraneka ragam yang dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan
tingkat spesialisasi aktivitas kerja.

Menurut Hasibuan (2010:128) struktur organisasi adalah suatu gambar

yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi
kedudukan, dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan,
garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan
organisasi.

Pengertian lain dari struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka

kerja formal organisasi yang dengan kerangka itu tugas-tugas pekerjaan
dibagibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter,
2007:284).

Struktur organisasi menjelaskan bagaimana tugas kerja akan dibagi,

dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara
fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Kerangka kerja organisasi tersebut disebut sebagai desain organisasi
(organizational design) dan bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi
dinamakan dengan struktur organisasi (organizational structure).

Persoalan menyusun organisasi yang sesuai didalam manajemen dapat

mendorong pada peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan usaha. Dengan

14
adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan kontinuitas organisasi tetap
bertahan.

Struktur organisasi mengindikasikan alur perintah yang mengindikasi

jabatan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing
tipe karyawan. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat untuk membimbing
kearah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumber daya yang
dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi.

Adapun tipe-tipe dari struktur organisasi yaitu :

 Organisasi Lini
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan
wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan
terhadap bawahannya
 Organisasi Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan
organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini
berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan
dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi
tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya.
Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran
nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau
kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini hubungan antara atasan dengan
bawahan tidak secara langsung.

 Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk
organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat
yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan
tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak
mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang
memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya
dengan fungsi atasan tersebut.

15
  Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing
anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif.
Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi
ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini
bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau
informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari
struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-
bagi secara khusus.
 Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu
organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana
para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari
kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan
suatu proyek yang harus diselesaikan.
 Organisasi Komite
Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan
dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat,
yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

2.7 Pengertian Job Description

Job description adalah pernyataan tertulis yang memuat apa saja yang
harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana cara melakukannya, dan dalam
kondisi apa pekerjaannya dilakukan (Dessler, 2013). Didalam job description
akan memuat berbagai informasi pekerjaan yang menjadi tanggung jawab,
wewenang, dan batasan dalam melakukan pekerjaannya, sehingga dengan
adanya job description, kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tanggung
jawab dan tidak dapat saling mencampuri tugas satu sama lain, tidak adanya
tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas, serta komunikasi yang terbentuk
dengan baik karena adanya hubungan kerjasama yang baik antar pekerja.

Menurut Hasibuan (2007:32) “job description adalah gambaran tertulis

yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan

16
 pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi”. Apabila deskripsi kerja kurang jelas akan mengakibatkan seorang
karyawan kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya pada pekerjaan itu,
mengakibatkan pekerjaan tidak tercapai dengan baik.

2.8 Pengertian Job Specification

Job specification adalah bagian dari job description atau dokumen

tersendiri yang berisi informasi tentang syarat kualifikasi seorang pekerja yang
dibutuhkan untuk menjalankan sebuah pekerjaan dengan efektif (Dessler,
2013). Job specification adalah pernyataan kualifikasi wajib yang dapat
diterima untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses. Berdasarkan informasi
yang didapatkan dari job analysis, job specification memuat beberapa aspek,
seperti pengetahuan, ketrampilan, pendidikan, pengalaman, sertifikasi, dan
kemampuan (DeCenzo, 2010).

Job specification merupakan sebuah ukuran standar yang harus dipenuhi

oleh seorang pekerja untuk melakukan pekerjaan yang bersangkutan, sebagai
contoh bagian pemrograman mempunyai standar pada job specification
menguasai bahasa pemrograman, berarti standar untuk sorang pekerja yang
akan 15 dipekerjaakan dibagian pemrograman minimal harus menguasai
bahasa pemrograman (Gomez-Mejia et al, 2013).

2.9 Kriteria dan Langkah-Langkah Seleksi

Menurut Rivai (2011 : 161) proses seleksi adalah langkah-langkah yang

harus dilalui oleh pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan ia diterima
atau ditolak sebagai karyawan baru. Prosesini berbeda antara satu perusahaan
dengan perusahaan lainnya, proses tersebut pada umumnya meliputi evaluasi
persyaratan, testing, wawancara, dan ujian fisik.

Perusahaan tertentu akan mengharapkan para pelamar yang datang

memiliki prestasi yang memuaskan dalam pekerjaannya. Kriteria seleksi

17
menurut Simamora (2004) pada umumnya dapat dirangkum dalam berbagai
kategori, yaitu :

1. Pendidikan

2. Pengalaman kerja

3. Tes mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kerja

4. Pusat pelatihan

5. Biodata

6. Refrensi

Sedangkan langkah-langkah dalam seleksi yaitu :

1. Seleksi surat-surat lamaran

2. Pengisian blanko lamaran

3. Pemeriksaan refrensi

4. Wawancara pendahuluan

5. Tes penerimaan

6. Tes psikolog

7. Tes kesehatan

8. Wawancara akhir atasan langsung

9. Memutuskan diterima atau ditolak

10. Penempatan karyawan yang sesuai

Cara Seleksi

Adapun cara seleksi yang digunakan oleh perusahaan maupun organisasi

dalam penerimaan karyawan baru dewasa ini dikenal dengan dua cara yaitu :

1. Non Ilmiah

Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan atas kriterian standar, atau
spesifikasi nyata suatu pekerjaan atau jabatan. Akan tetapi hanya didasari pada
pemikiran dan pengalaman saja. Seleksi dalam hal ini dilakukan tidak

18
berpedoman pada uraian spesifikasi pekerjaan dan jabatan yang akan diisi.
Unsur-unsur yang diseleksi biasanya meliputi hal-hal :

a. Surat lamaran bermaterai atau tidak

b. Ijazah sekolah dan jumlah nilainya

c. Surat keterangan kerja dan pengalaman

d. Refrensi atau rekomendasi dari pihak yang dapat dipercaya

e. Wawancara langsung dengan yang bersangkutan

f. Penampilan dan keadaan fisik pelamar

g. Keturunan dari pelamar

h. Tulisan tangan pelamar

2. Ilmiah

Metode ilmiah merupakan metode seleksi yang didasarkan pada spesifikasi

pekerjaan dan kebutuhan nyata yang akan diisi, serta pedoman pada kriterian
dan standar-standar tertentu. Seleksi ilmiah mencakup pada hal-hal berikut :

a. Metode kerja yang sistematis

b. Berorientasi pada kebutuhan rill karyawan

c. Berorientasi pada prestasi kerja

d. Berpedoman pada undang-undang perburuhan

e. Berdasarkan kepada analisis jabatan dan ilmu sosial lainnya

19
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Struktur Organisasi Human Resources Department di Hotel Four Seasons

Seperti yang kita ketahui bahwa struktur organisasi memiliki tipe yang
berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing dari organisasi tersebut.
Apabila kita lihat pada struktur organisasi pada Human Resources Department
di Hotel Four Seasons ini, alur koordinasi terjadi secara langsung antara
bawahan dengan atasan. Dari hal ini dapat disimpulkan bahwa struktur
organisasi yang digunakan oleh Human Resources Department adalah tipe
struktur organisasi lini.

Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi Human Resources Department

20
3.2 Job Description dari Jabatan Human Resources Department di Hotel Four
Seasons

1. General Manager
1. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya,
2. Mengelola operasional harian perusahaan,
3. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordiansi, mengawasi, dan
menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
4. Mengelola perusahaan sesiai dengan visi dan misi perusahaan,
5. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan,
6. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat
berjalan dengan maksimal,
7. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal,
8. Mengelola anggaran keuangan perusahaan,
9. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusahaan,
10. Membuat prosedur dan standar perusahaan,
11. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrase, aliansi, dan
divestasi,
12. Merencanakan dan mengeksekusi rencana strategis perusahaan jangka
menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan,
13. Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi, maupun pelatihan.

2. Director of People and Culture

1. Mengendalikan anggaran belanja SDM setiap department yang
disesuaikan dengan anggaran yang telah disepakati dan disetujui.
2. Menghubungkan antar manajer setiap department agar dapat
memahami semua aspek dalam mengembangkan SDM dan juga
memastikan bahwa para manajer tersebut telah mendapat informasi
yang cukup mengenai tujuan, sasaran dan pencapaian dari hasil
mengembangkan SDM.

21
 3. Meningkatkan pengetahuan mengenai pengembangan SDM yang
mengikuti perkembangan zaman dan metode penafsiran yang sesuai
untuk para manajer, direktur dan staf dalam suatu perusahaan.
4. Bertugas mengevaluasi dan memberi penilaian terhadap kinerja para
karyawan yang bekerja sama dengan tim eksekutif.
5. Memastikan bahwa setiap aktivitas memiliki inti dan tujuan serta
terintegrasi dengan persyaratan perusahaan untuk manajemen
keselamatan kerja, mutu, kesehatan, hukum, dan kebijakan.
6. Mengatur, mengkoordinasikan dan mengembangkan karyawannya.
7. Kompetensi, mengidentifikasi fungsi dari pekerjaan, melihat
keterampilan perindividu, meninjau permasalahan, memberi
rekomendasi atas perbaikan dan reorganisasi. Oleh karena itu, posisi
direktur SDM memiliki peran yang sangat penting dalam memajukan
dan mengembangkan perusahaan.
8. Melakukan perencanaan, mengembangkan dan implementasi strategi
pada bidang pengelolaan dan juga pengembangan SDM, seperti
merekrut karyawan, kebijakan, kontrak kerja, konsultasi, penggajian,
peraturan, pelatihan, membangun motivasi, evaluasi dan lain
sebagainya.
9. Penetapan dan pemeliharaan sistem yang ada dengan tujuan untuk
mengukur aspek penting dari pengembangan sumberdaya manusia.
10. Monitoring, mengukur dan melakukan pelaporan mengenai masalah,
strategi dalam mengembangkan SDM dan pencapaiannya sesuai
kesepakatan.

3. Assistant Director P&C - BAL

1. Bertindak sebagai perantara kontak antara manajer dan klien internal /
eksternal
2. Menyaring dan mengarahkan panggilan telepon dan mendistribusikan
korespondensi
3. Menangani permintaan dan pertanyaan dengan tepat
4. Kelola buku harian dan jadwalkan pertemuan serta janji temu

22
 5. Buat pengaturan perjalanan
6. Mencatat dikte atau rangkuman rapat
7. Mengatur sumber perlengkapan kantor
8. Menghasilkan laporan, presentasi, dan brief
9. Merancang dan memelihara sistem pengarsipan kantor

4. Learning Manager
1. Melakukan proses identifikasi mengenai kebutuhan pelatihan dan
pengembangan diri yang ada di perusahaan. Hal ini dilakukan dengan
cara melakukan analisa pekerjaan dan juga dengan melakukan
konsultasi dengan pihak lain seperti manajer bisnis dan juga manajer
HRD. Hasil analisa ini akan memberikan informasi mengenai jenis
pelatihan seperti apa yang dibutuhkan oleh para karyawan untuk bisa
meningkatkan kualitas diri dan pada akhirnya produktivitas pekerja.
2. Melakukan penyempurnaan dan perubahan terhadap jenis pelatihan dan
pengembangan SDM, yang disesuaikan dengan tuntutan pekerjaan,
lingkungan pekerjaan dan berbagai faktor lain yang mempengaruhi.
3. Memilih jenis pelatihan yang tepat yang sesuai dengan posisi pekerjaan
atau sesuai dengan tuntutan industri tempat sang manajer bekerja. Ada
berbagai jenis pelatihan yang bisa dilakukan mulai dari konferensi,
workshop, pelatihan dalam kelas, demonstrasi dan juga pelatihan dalam
bentuk magang. Masing-masing jenis pelatihan memiliki kelebihan
tersendiri, dimana sang manajer harus bisa mengenali situasi terbaik
untuk pelaksanaan satu jenis pelatihan tertentu.
4. Memonitor program pelatihan selama program tersebut berlangsung.
Dalam beberapa program pelatihan yang berlangsung dalam kurun
waktu tertentu, pemberian kuesioner bisa menjadi salah satu alat untuk
bisa mendapatkan informasi mengenai efektivitas jalannya pelatihan.
Selain itu, sang manajer perlu terus berkoordinasi dengan pihak-pihak
yang diberi tanggung jawab penuh dalam penyelenggaraan pelatihan.

5. P&C Manager - UBU

23
 1. Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi, dan
melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman,
nyaman, dan tertib.
2. Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi,
perencanaan, monitoring, dan menilai hasil pekerjaan.
3. Melakukan coaching, konseling, dan mendisiplinkan karyawan,
mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur, dan
standar produktivitas.
4. Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang
bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi.
5. Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan,
mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil.
6. Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan,
mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians
dan memulai tindakan korektif.
7. Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas
dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan
layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem.
8. Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan
menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional,
membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam
sosial bermasyarakat secara profesional.
9. Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi,
pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.

6. Assistant P&C Manager

1. Membuat, mengeksekusi, memonitoring dan mengevaluasi sistem kerja
dan atau feature dengan tema/topik yang telah ditentukan oleh Manager
Departemen
2. Memberikan feedback kepada manager departemen atas topik atau
rancangan garis besar sistem kerja yang akan dibuatnya

24
 3. Memberikan training kepada anggota divisi di dalam departemen
tersebut
4. Membantu manager departemen dalam mengatur divisi di departemen
nya
5. Ikut serta memberikan support kepada manager departemen, untuk
meyakinkan anggota divisi nya di dalam departemen atas kebijakan (
aturan, ketentuan, dll) yang diambilnya
6. Membantu memotivasi kepala divisi dan anggota divisi yang diberi
tugas oleh manager departemen
7. Memberikan perintah kepada superintendent, supervisor, kepala divisi
maupun divisi atas persetujuan yang telah diberikan oleh manajer
departemen
8. Mengubah atau memodifikasi sistem kerja atau feature yang telah
diberikan persetujuan oleh manager departemen

7. HR. Officer
1. Melaksanakan tugas-tugas administrasi kepersonaliaan, khususnya
dalam hal melakukan pengontrolan atas perkembangan karyawan dan
pencatatan atas semua gaji & upah.
2. Membantu Manager HR & GA dalam menerapkan peraturan tenaga
kerja dan peraturan perusahaan serta memastikan bahwa semua
karyawan telah terdaftar sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Melakukan pengecekan atas perhitungan upah lembur sesuai dengan
pencatatan yang dilakukan oleh HR & GA & UU tenaga kerja.
4. Bertanggung jawab terhadap penanganan lebih lanjut atas
reimbursement pengobatan karyawan , apabila ada sesuai dengan
kebijakan perusahaan yang berlaku.
5. Memastikan pelaksanaan kerja lembur berjalan dengan benar baik
secara tehnik maupun pelaporannya.
6. Bertanggung jawab terhadap administrasi kepegawaian, termasuk
perekrutan karyawan baru ( jika diperlukan), pencatatan dan
pemeriksaan absensi, lembur, kegiatan administrasi

25
8. Staff Facility Manager
1. Mengembangkan, mengevaluasi, dan meningkatkan metode dan
peralatan pemrosesan.
2. Memastikan pengujian pada komponen dan peralatan dilakukan secara
berkala untuk mengoptimalkan kinerja operasional dan memenuhi
spesifikasi desain.
3. Mengawasi koordinasi alokasi ruang gedung dan tata letak, layanan
komunikasi, dan perluasan fasilitas.
4. Merencanakan anggaran dan menjadwalkan modifikasi fasilitas,
termasuk perkiraan biaya.
5. Memeriksa kemajuan konstruksi dan instalasi.
6. Memulai program pemeliharaan terencana untuk berbagai peralatan
perusahaan.
7. Bertanggung jawab atas pemeliharaan preventif peralatan fasilitas,
peralatan kantor.
8. Mengawasi pembersihan dan pemeliharaan fasilitas.
9. Bekerja dengan departemen pemeliharaan mekanis dan peralatan
pabrik.

9. Executive Assistant
1. Menjawab telepon, mengatur janji temu dan mengelola kalender secara
akurat
2. Mempersiapkan korespondensi
3. Mencatat dikte dengan cepat dan akurat
4. Membuat dan mengelola sistem pengarsipan dan basis data
5. Atur pengaturan perjalanan bila perlu
6. Mengelola, menyediakan, dan memelihara persediaan kantor
7. Mempersiapkan dan menyerahkan laporan pengeluaran
8. Merencanakan semua acara, rapat, atau makan siang
9. Memelihara fasilitas kantor
10. Bekerja erat dengan eksekutif di proyek

26
 11. Menyelesaikan semua proyek dan penugasan khusus dengan
menetapkan tujuan dan prioritas, memelihara kerjasama, memantau
kemajuan, dan menyelesaikannya

10. Curator
1. Mengembangkan dan mengatur koleksi baru untuk memperluas dan
meningkatkan fasilitas pendidikan dan penelitian
2. Banyak meneliti, menegosiasikan harga dan membeli barang-barang
seperti patung, patung dan lukisan yang dapat menambah nilai koleksi
3. Memelihara catatan dan katalogisasi akuisisi
4. Meneliti, menyusun, dan menyiapkan informasi tertulis tentang katalog
dan menerbitkannya di situs web institusi
5. Berkolaborasi dengan institusi lain
6. Memastikan bahwa koleksi disimpan dengan baik
7. Mengumpulkan dana dan hibah
8. Mewawancarai, merekrut dan melatih staf dan mengelola sukarelawan.

3.3 Job Specification Jabatan dari Human Resources Department di Hotel

Four Seasons

1. General Manager

1. Memiliki pengalaman dalam manajemen bisnis, perencanaan dan

oengawasan keuangan,
2. Memiliki pengalaman manajemen personalia termasuk perekrutan,
pengevaluasian, dan administrasinya,
3. Memiliki kemampuan untuk bekerjasama dengan semua lapisan dalam
perusahaan,
4. Memiliki kemampuan yang sudah terbukti dalam bisnis dan manajemen
keuangan
5. Berperilaku baik, komunikasi lisan dan tertulis baik serta memiliki
keterampilan interpersonal,

27
 6. Berjiwa pemimpin, dapat mengelola dan mengawasi karyawan,
7. Dapat memecahkan permasalahan, konflik, maupun situasi krisis dalam
perusahaan dengan cepat dan tepat,
8. Dapat melakukan berbagai tugas dan pekerjaan secara cepat dan efektif,
9. Dapat bertanggungjawan pada tugas – tugasnya serta dapat menjadi
panutan bagi karyawannya,
10. Dapat mengambil keputusan denganc cepat dan tepat.

2. Director of People and Culture

1. Memiliki jiwa kepemimpianan yang baik

2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
3. Dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk kebijakan HR
yang tepat.
4. Dapat mengelola perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan
secara efektif.
5. Seorang HRD harus memiliki business knowledge yang baik.
6. Seorang HRD harus memiliki kemampuan dapat mempengaruhi dan
memahami orang lain.
7. Memiliki kemampuan khusus, seperti dapat mengoperasikan alat tes
psikologi, memahami undang-undang ketenagakerjaan, sistem
penggajian dll.
8. Memiliki pengetahuan mengenai prosedur dan proses rekrutmen.

3. Assistant Director P&C – BAL

1. Pendidikan minimal S2
2. Berpengalaman dalam membuat janji antar perusahaan
3. Mampu bekerjasama dengan seluruh unit perusahaan
4. Bertanggung jawab, jujur dan loyal pada perusahaan

4. Learning Manager

28
 1. Mengetahui informasi terkini mengenai keterampilan yang dibutuhkan
karyawan yang bersifat relevan agar memiliki kinerja yang baik dan
efektif.
2. Memiliki strategi dan rencana-rencana organisatoris untuk memenuhi
kebutuhan pelatihan dan pengembangan, dan mengatur pelaksanaan
pelatihan, pengukuran dan tindak lanjut yang diperlukan.
3. Dapat membuat desain program pelatihan, kursus dan kurikulum yang
di butuhkan dalam memenuhi kebutuhan pelatihan. Kemudian bertugas
untuk mengatur terlaksananya kegiatan pelatihan menggunakan jasa
dari luar perusahaan.
4. Dapat menyusun dan menentukan semua perlengkapan dan materi
pelaksanaan pelatihan.
5. Mampu memilih lembaga pelatihan yang berkualitas sesuai standard
yang telah ditentukan sebelumnya.

5. P&C Manager - UBU

1. Pendidikan Formal :
 Pendidikan minimal S2
2. Kompetensi :
 Berjiwa pemimpin
 Dapat berkomunikasi dengan baik
 Memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas
 Mengetahui dan memahami ilmu keuangan dan akuntansi serta
implementasinya
 Memahami dunia kerja
 Mengetahui hukum dan kebijakan umum yang berkaitan dengan
perusahaan
 Dapat dipercaya dan menjaga rahasia perusahaan
 Memiliki integritas
 Dapat objektif dalam bekerja, yaitu bersikap adil, tidak memihak,
jujur dan tidak berprasangka
 Memiliki kompetensi dan profesional dalam bekerja

29
  Bertanggung jawab, jujur serta loyal terhadap perusahaan

6. Assistant P&C Manager

1. Pengalaman yang terbukti sebagai asisten manajer atau posisi serupa
2. Pengalaman dalam perekrutan dan evaluasi kinerja adalah aset
3. Akrab dengan prinsip dan praktik layanan keuangan dan pelanggan
4. Pengetahuan tentang prosedur analisis data
5. Pengguna mahir menggunakan MS Office
6. Kepemimpinan dan kemampuan berorganisasi
7. Pikiran analitik dengan keterampilan matematika yang baik
8. Keterampilan interpersonal dan komunikasi
9. Penyelesaian masalah
10. BSc / BA dalam administrasi bisnis atau bidang terkait; MSc / MA
adalah nilai tambah

7. HR. Officer
1. Memiliki jiwa kepemimpianan yang baik
2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
3. Dapat menterjemahkan strategi perusahaan dalam bentuk kebijakan HR
yang tepat.
4. Dapat mengelola perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan
secara efektif.
5. Seorang HRD harus memiliki business knowledge yang baik.
6. Seorang HRD harus memiliki kemampuan dapat mempengaruhi dan
memahami orang lain.
7. Memiliki kemampuan khusus, seperti dapat mengoperasikan alat tes
psikologi, memahami undang-undang ketenagakerjaan, sistem
penggajian dll.
8. Memiliki pengetahuan mengenai prosedur dan proses rekrutmen.

8. Staff Facility Manager

30
 1. Diperlukan keterampilan kepemimpinan, analitis, komunikasi,
interpersonal, dan organisasi yang kuat.
2. Calon yang sukses harus memiliki setidaknya 10 tahun pengalaman di
lingkungan manufaktur (lebih disukai di industri otomotif).
3. Mahir dengan aplikasi komputer termasuk aplikasi MS Office.
4. Harus memiliki pengalaman dalam mengawasi dan bekerja dengan
departemen pemeliharaan pabrik.
5. Memiliki latar belakang yang kuat dalam sistem hidrolik press
pemecahan masalah, PLC, kontrol listrik dan komputer, logika tangga
estafet, dan masalah kontrol elektronik.
6. Harus dapat bekerja lembur, akhir pekan, dan / atau shift alternatif
sesuai kebutuhan.

9. Executive Assistant
1. Memiliki pengalaman yang terbukti sebagai asisten eksekutif atau
pengalaman dukungan administratif terkait lainnya.
2. Memiliki pemahaman mendalam tentang seluruh rangkaian MS Office.
3. Minimal memiliki ijazah D4.
4. Memiliki kemampuan untuk mengatur beban kerja harian berdasarkan
prioritas.
5. Harus dapat memenuhi tenggat waktu di lingkungan yang cepat
berubah dengan cepat.
6. Memiliki keahlian di bidang pendekatan proaktif untuk pemecahan
masalah dengan keterampilan pengambilan keputusan yang kuat.
7. Memiliki keahlian komunikasi verbal dan tertulis tingkat profesional.

10. Curator
1. Memiliki keahlian komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik
2. Memiliki kemampuan untuk mengatur, menyajikan dan
mengkomunikasikan pesan secara efektif melalui desain
3. Memiliki manajemen proyek dan keterampilan organisasi yang unggul.

31
 4. Memiliki pengetahuan tentang penggalangan dana untuk proyek-
proyek budaya.
5. Memiliki pengetahuan bekerja dengan database museum dan masalah
IT.
6. Memiliki keterampilan kerja tim yang bagus
7. Memiliki keahlian riset dan TI yang sangat baik.

3.4 Tahap Perekrutan Karyawan pada Human Resources Department di Hotel

Four Seasons

1. Tahap Seleksi
Hotel Four Seasons memiliki beberapa departemen yang masing-masing
memiliki cara seleksi tersendiri. Pada Human Resources Department, tahap
seleksi dilakukan dengan 2 tahap yaitu seleksi administrasi dan wawancara.
1. Tahap Seleksi Administrasi
Tahap seleksi administrasi adalah tahap pertama dalam menyeleksi
calon karyawan. Calon karyawan harus menyetorkan berkas-berkas
administratif yang sesuai dengan persyaratan. Setelah itu, manajer
dari Human Resources Department akan melakukan seleksi
administrasi untuk memilih calon karyawan yang lolos ke tahap
berikutnya yaitu wawancara.
2. Tahap Seleksi Wawancara
Tahap wawancara adalah tahap terakhir yang menentukan apakah
calon karyawan tersebut layak untuk menempati posisi karyawan
atau tidak. Pertanyaan-pertanyaan pada proses wawancara ini
meliputi pertanyaan tentang kevalidan/kebenaran dari berkas-berkas
yang disetorkan calon karyawan dan pertanyaan mengenai
kepribadian calon karyawan.

2. Tahap Training (Masa Percobaan)

Setelah calon karyawan berhasil lolos seleksi administrasi dan wawancara,
calon karyawan diharuskan untuk mengikuti masa training atau masa

32
 percobaan selama 3 bulan. Jika karyawan berhasil tahap ini maka akan
dilanjutkan pada tahap penerimaan karyawan.

3. Tahap Perekrutan

Setelah melalui masa percobaan dan orientasi, apabila memenuhi syarat

yang telah ditentukan calon pegawai dapat diangkat menjadi pegawai. Tata
cara perekrutan pegawai di Hotel FourSeasons berdasarkan Standard
Operating Procedure tentang perekrutan pegawai:

1. Dua minggu sebelum calon pegawai tersebut menyelesaikan masa

orientasi pelatihan dan masa percobaan, Bagian Kepegawaian akan
mengirimkan formulir penilaian prestasi yang harus diisi dan
dilengkapi oleh Kepala Bagian yang bersangkutan mengenai hasil kerja
orientasi dan percobaan dari calon pegawai tersebut.
2. Formulir Penilaian Prestasi untuk masa percobaan yang telah lengkap
diisi, dikirimkan kembali ke Bagian Kepegawaian dalam waktu Paling
lambat 1 (Satu) minggu, untuk menyatakan apakah calon pegawai
tersebut lulus atau tidak lulus dalam masa orientasi dan percobaan.
3. Apabila calon pegawai tersebut tidak lulus masa pecobaan tersebut,
maka Kepala Bagian Kepegawaian akan menerangkan dan membuat
surat tidak lulus percobaan. Perubahan status dan keputusan untuk tidak
mempekerjakan calon pegawai tesebut harus diselesaikan sebelum
masa percobaannya berakhir.
4. Bagi calon pegawai baru, maka kajian dan objektif 6 (enam) bulan
dilaksanakan untuk melihat apakah calon pegawai tersebut sudah dapat,
belum atau tidak dapat diangkat menjadi pegawai tetap. Oleh karena
itu, kajian tersebut akan dilakukan dalam jangka waktu kerja 3(tiga)
bulan. Tetapi sebaliknya pihak manajemen haruslah waspada serta
memperhatikan bahwa apabila kajian dan objektif 6(enam) bulan baik
pada tahap I dan tahap II sudah berlalu, maka secara otomatis calon
pegawai tersebut harus dikukuhkan sebagai pegawai tetap.

33
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat ditarik adalah :

 Job description dari Human Resources Department di Hotel Four Seasons

berisi uraian mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-
masing jabatan yang ada
 Prosedur perekrutan karyawan baru Human Resources Department di Hotel
Four Seasons dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu proses seleksi,masa
orientasi pelatihan/masa percobaan dan tahap penerimaan karyawan.
 Kebijakan dalam seleksi karyawan Human Resources Department di Hotel
Four Seasons meliputi recruitment, kebijakan usia, kebijakan pengalaman,
dan kebijakan seleksi.
 Metode dan sumber perekrutan yang digunakan adalah metode non ilmiah
dan metode ilmiah
4.2 Saran

Dari hasil analisis pekerjaan ini, diharapkan setiap organisasi atau

perusahaan dalam memanajemen sumber daya manusia haruslah dengan cara yang
tepat dan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan bersangkutan. Hal ini bertujuan
agar perusahaan bisa lebih memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dengan
efektif dan efisien.

Selain itu, bagi calon pegawai baru yang sudah melalui masa percobaan
dan masa orientasi, apabila memenuhi syarat yang telah ditentukan maka calon
pegawai dapat diangkat menjadi pegawai tetap. Dengan diangkatnya menjadi
pegawai tetap dalam suatu perusahaan atau lembaga, maka kita harus mengikuti
segala peraturan dan prosedur yang ada dalam perusahaan tersebut agar tidak terjadi
sesuatu yang buruk dikemudian harinya.

34
 DAFTAR PUSTAKA

Anasdharmawan. 2015. Bentuk Bagan Struktur Organisasi. Diakses pada 1

N o v e m b e r 2019 http://anasdharmawan.blogspot.com/2015/10/bentuk-bagan-
struktur-organisasi.html
Idamuhlida. 2016. Makalah Struktur Organisasi. Diakses pada 1 N o v e m b e r
2019 http://idamuhlida.blogspot.com/2016/11/makalah-struktur-organisasi.html
Pengertian Ahli. 2016. Pengertian, Kepanjangan dan Tugas HRD. Diakses pada
1 N o v e m b e r 2019 https://pengertianahli.id/2015/04/hrd-pengertian-kepanjangan-
tugas-hrd.html

35