RISET PUBLIC RELATIONS

RESUME BUKU AUDIT KOMUNIKASI

Dosen Pengampu : Dr. Tri HastutiNur R., S.Sos, M.Si

Disusun Oleh :

Khikmatunisa

20170530228

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

2019
 Bab 1

Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi

Aaudit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne melalui karya klasiknya, “An
Application of Communication Audit”. Dengan menggunakan istilah audit, George hendak
menunjukkan bahwa proses-proses komunikasi dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara
cermat dan sistematik. Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem
komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja
para eksekutif, pejabat, dan staf komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat
diperbaiki secara sistematik, sehingga efektivitas maupun efisiensi komunikasi dapat
meningkat. Audit komunikasi dinilai dapat menunjukkan standar profesionalisasi jasa
konsultasi dan kajian komunikasi dalam dunia perusahaan dan bisnis.

 Audit dan Audit Komunikasi

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) memuat kata audit dengan dua
pengertian yakni, 1. Pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dsb.);
2. Pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang
dihasilkan. Audit adalah sebuah proses yang sistematik, artinya audit memeriksa dan
menguji data yang ada secara terencana, teratur, dan metodologis; kedua, audit adalah
perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti, artinya audit merupakan
sebuah penelitian atau pemeriksaan empiris yang indepeden; ketiga, audit adalah
penentuan tingkat kecocokan antara pernyataan dengan kriteria-kriteria yang mapan
artinya audit merupakan wujud dari penentuan atau penilaian profesional dengan
kriteria yang sudah baku; dan keempat, audit dilengkapi dengan pengkomunikasian
hasil-hasilnya kepada semua pihak pengguna yang berkepentingan yang berarti bahwa
hasil evaluasi menjadi terbuka bagi pihak-pihak yang seharusnya mengetahuinya.
Audit dikembangkan dari pemeriksaan laporan keuangan ke beberapa bidang lain
seperti audit pemasaran, audit organisasi, audit manajemen, dan audit komunikasi.

Beberapa hal penting terkait audit komunikasi:

1. Audit komunikasi adalah sebuah kajian yang kompleks, luas, lagi mendalam.
2. Ruang lingkupnya meliput seluruh komunikasi keorganisasian internal dan eksternal
dengan penekanan pada komunikasi internal.
3. Objek kajian adalah satuan sistem yang dapat berupa organisasi secara keseluruhan,
subsistem, seperti divisi atau unit kerja, ataupun kegiatan komunikasi khusus, seperti
kampanye dan program-program pelatihan.
4. Kajian dilakukan oleh spesialis baik staf internal orgnisasi, akademisi, atau konsultan
profesioanl yang memiliki latar belakang keahlian interdisipliner, khususnya di
bidang organisasi, manajemen, dan bisnis di samping ilmu komunikasi.
5. Kajian dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu, yakni meningkatkan efektivitas
organisasi, sehingga hasil analisis dan solusi harus dapat dinyatakan sebagai rencana
kerja.
6. Sebagai kajian, audit komunikasi memberikan manfaat maksimal bilamana dilakukan
secara periodik dan bukan hanya pada saat timbulnya persoalan besar.
7. Fokus kajian terutama tertuju pada penemuan masalah-masalah dan faktor-faktor
yang dapat menghambat atau mengganggu pelaksanaan efektivitas sistem
komunikasi.

 Tujuan Audit Komunikasi

Tujuan untuk mengadakan audit komunikasi tentu berkaitan dengan alasan

mengapa audit komunikasi itu dibutuhkan. Myron Emmanuel seorang konsultan
senior menyusun sebuah daftar dari sejumah alasan yang paling sering diajukan oleh
kliennya yaitu:

1. Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik;

2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang
potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma;
3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek
komunikasi yang terjadi;
4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional
lainnya baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal;
5. Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi;
6. Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark);
7. Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding
yang sudah ditetapkan;
8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi
organisasi;
9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan
perencanaan komunikasi baru.

 Alasan Audit Komunikasi

Pada dasarnya alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi adalah karena

eksekutif ingin mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah ditetapkan bagi
organisasinya dilaksanakan untuk menghadapi situasi tertentu dan tujuan pokok dari
audit komunikasi adalah untuk meningkatkan efektivitas sistem komunikasi
organisasi.

Secara garis besar sejumlah tujuan yang sering disebutkan oleh para eksekutif
perusahaan untuk mengadakan audit komunikasi dirangkum menjadi delapan butir
sebagai berikut:

1. Menentukan “lokasi” dimana kelebihan muatan informasi (overload) ataupun

kekurangan muatan informasi (underload) terjadi berkaitan dengan topik-topik,
sumber-sumber, dan saluran-saluran komunikasi tertentu.
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-
sumber informasi.
3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauh
mana kepercayaan antarpribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja
karyawan secara keseluruhan dilaksanakan.
4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk rumor, pesan-pesan sosial,
dan pesan-pesan kedinasan; kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi
resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan organisasi.
5. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus informasi dan para
penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan peran-peran
komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liasion),
anggota-anggota kelompok (group members) dengan peran-peran yang seharusya
sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.
6. Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman-pengalaman dan
peristiwa-peristiwavkomunikasi yang tergolong positif ataupun yang tergolong
negatif.
 7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi,
kelompok, dan organisasi dalam berkaitannya dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan atapun perbaikan yang
perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan
keterampilan yang didasarkan atas hasil aanalisis audit komunikasi.

 Tujuan Efektivitas Sistem Komunikasi

Audit merupakan kajian apakah sistem yang dilaksanakan benar (doing the right
things). Bilamana hasil audit menunjukkan bahwa sistemnya salah, sistem itu harus
diperbaiki, diubah, atau bahkan diganti. Oleh karena itu, hasil audit perlu dinyatakan sebagai
kesimpulan dan rekomendasi yang dilengkapi dengan rencana kerja (action plan) yang
merupakan bentuk dari cara tepat untuk meningkatkan efektivitas organisasi. Jika kajian
tentang efektivitas sistem ini dilakukan secara periodik, maka akan diketahui kelemahan dan
kekuatan dalam sistem, faktor-faktor penting yang memberi pengaruh, dan kekuatan-
kekuatan mana saja yang muncul dari waktu ke waktu.

Tabel 1. Perbandingan Antara Efektivitas dan Efisiensi untuk Audit Komunikasi

Efektivitas Efisiensi

Pengertian Umum Pengertian Umum

 Mengerjakan hal-hal yang benar;  Mengerjakan hal-hal secara benar;

 Mencapai tingkat di atas pesaing;  Mengurangi input atau meningkatkan
 Membawa hasil; output;
 Menangani tantangan masa depan;  Memecahkan masalah sekarang;
 Meningkatkan laba-keuntungan;  Menangani tantangan masa kini;
 Mengoptimalkan penggunaan sumber  Menekan biaya;
daya.  Mengamankan sumber daya.
Khusus tentang komunikasi Khusus tentang komunikasi

 Penerima/pemakai: penerima pesan vs  Biaya: ongkos nyata biaya menurut

penerima yang dituju; rencana anggaran kegiatan distribusi
 Isi: yang diterima/tersalur vs yang informasi;
 dimaksudkan;  Waktu: waktu yang dibutuhkan vs yang
 Ketepatan waktu: sesuai jadwal vs direncanakan untuk distribusi informasi;
menyimpang jadwal;  Ketepatan: jumlah kesalahan pesan vs
 Media: saluran yang digunakan vs saluran kesalahan isi pesan minimum yang
yang dimaksud; diperkirakan;
 Format: struktur yang diterima vs yang  Penangkapan pesan: tingkat kesulitan
dikirim; nyata menurut daya tangkap khalayak vs
 Sumber: orang yang melakukan vs tingkat kesulitan menurut dugaan
bertanggung jawab. (berdasar pendidikan, pengalaman, dst.
dari khalayak.

 Saat Tepat untuk Audit Komunikasi

Pilihan waktu yang tepat berkaitan erat dengan alasan, tujuan maupun pertimbangan
praktis dari audit komunikasi yang hendak dilakukan. Myron Emmanuel (1985:54) mencatat,
setidaknya ada sembilan situasi yang membuat eksekutif perusahaan membutuhkan audit
komunikasi.

Saat tepat untuk penyelenggaraan audit komunikasi (di Amerika Serikat):

1. Bila eksekutif organisasi menyadari bahwa beberapa programnya kehilangan

kredibilitas, tetapi kesulitan untuk mengetahui atau menemukan apa persoalan-
persoalannya secara pasti;
2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi kebijakan ataupun kebiasaan baru;
3. Bila eksekutif menganggap perlu melakukan pengembangan ataupun restrukturisasi
organisasi termasuk fungsi komunikasinya;
4. Bila eksekutif membutuhkan peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi dan
anggaran;
5. Sebelum eksekutif melakukan merger dengan perusahaan lain atau akuisisi baik
mengakuisisi maupundiakuisisi; fokus penting dalam hal ini adalah budaya organisasi
dan iklim organisasi;
6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahan-perunahan;
7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan karyawan, gerakan ketidakpuasan
dan mampetnya komunikasi;
 8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot termasuk pemutusan hubungan kerja atau
PHK.
9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana.

Saat tepat untuk penyelenggaraan audit komunikasi (di Inggris):

1. Sebelum melakukan restrukturisasi atau rasionalisasi perusahaan;

2. Sesudah melakukan restrukturisasi atau rasionalisasi perusahaan;
3. Bila terdapat kebutuhan untuk meningkatkan motivasi karyawan;
4. Bila tagihan telepon dan lain-lain tiba-tiba melonjak dan dirasa terlalu tinggi;
5. Bila para konsumen dan pelanggan menemui kesulitan untuk mengontak divisi
penjualan;
6. Bila sedang mengembangkan rencan-rencana dan strategi-strategi jangka panjang;
7. Bila terjadi perbedaan pandangan antara para manajer dan karyawan tentang beberapa
hal penting, seperti pemogokan buruh dan perselisihan antara buruh dan manajer yang
disebabkan oleh kesalahan sikap maupun tindakan atasan;
8. Sebelum membuat keputusan penting tentang pengadaan alat-alat komunikasi baru;
9. Bila dinilai telah beredar terlalu banyak memo yang simpang siur dan isinya tidak
relevan;
10. Sesudah jumlah karyawan yang keluar-masuk (turnover) dinilai terlalu tinggi;
11. Bila muncul persoalan-persoalan besar dalam komunikasi organisasi;
12. Sudah tiba waktunya untuk melakukan pemeriksaan rutin atau pelaksanaan sistem
komunikasi.

Dari kedua daftar diatas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya audit komunikasi boleh
dilakukan kapan saja, pada dan antara, dan sepanjang garis penghubung antara dimensi
persoalan dan perencanaan (problem-planning dimension).

 Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi

Dengan tujuan yang dapat dirumuskan sebagai “Peningkatan efektivitas

organisasi”, audit komunikasi dapat membawa manfaat manajerial keorganisasian
dan memberikan sumbangan ilmiah Sumbangan ilmiah hasil audit komunikasi
sebagaimana dirumuskan dalam ICA Communication Audit (Gerald Goldhaber dan
Donald Rogers, 1985:325)
Daftar Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi:

1. Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan

sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program
komunikasi yang baru;
2. Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang
berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organiasi yang baik;
3. Untuk membandingkan data antara sebelum survai dan sesudah survai dilakukan
guna menentukan dampak dari inovasi-inovasi keorganisasian (restrukturisasi,
penambahan komputer, program-program pengembangan organisai);
4. Untuk mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu
organisasi yang sukses;
5. Untuk mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam kegiatan
komunikasi sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi
raksasa sebelum menugaskan pejabat atau staf di luar negeri;
6. Untuk mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting
(telepon, rapat, prangko, perjalanan udara), bila hendak melakukan ekspansi
perusahaan ke luar negeri;
7. Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna
mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi.
 BAB 2

PENDEKATAN DAN MODEL AUDIT KOMUNIKASI

Pendekatan-pendekatan pokok

1. Pendekatan konseptual
Pendekatan ini diawali dengan pemilihan seperangkat standar untuk mengukur
tingkat pencapaian tujuan dari kegiatan komunikasi organisasi dan sejauh mana tujuan
tercapai. Standar yang paling umum digunakan pada audit komunikasi adalah
efisiensi (kegiatan dilaksanakan secara benar) dan efektivitas (kegiatan dilakukan
adalah benar). Efektivitas komunikasi diukur dengan enam kriteria : penerima
komunikasi, isi pesan, ketetapan waktu, saluran, format kemasan, dan sumber.
2. Pendekatan survei sebagai alat tunggal
Masalah pokok dalam pendekatan ini adalah mencari dan menentukan sebuah alat
ukur yang kemudian digunakan untuk memeriksa organisasi. Pendekatan ini
merupakan riset evaluasi lapangan yang paling banyak dilakukan. Perbedaan audit
dan riset evaluatif terdapat pada makna data. Tujuan riset untuk menghasilkan data,
sedangkan data dalam audit sebagai alat. Riset evaluatif yang bersifat khusus dan
sudah dikenal luas digolongkan menjadi riset hemofili, riset kecemasan, riset
kredibilitas, riset kontigensi, riset jaringan komunikasi, efektivitas komunikasi dan
organisasi.
3. Pendekatan prosedur
Pendekatan prosedur lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit daripada
alat-alatnya. Pendekatan ini paling kompleks karena melibatkan sekelompok auditor
dengan alat ukur ganda. Lembaga konsultan komunikasi umumnya mengikuti
pendekatan ini. Pendekatan ketiga ini lebih baku karena meliputi planning, gathering
data, providing feedback, brief written report, final written report, oral report
feedback meeting, making recommendation.

Perencanaan audit meliputi 5 kegiatan :

1. Merumuskan tujuan-tujuan khusus dari audit komunikasi (establish objectives for

the audit)
 2. Membuat perkiraan awal tentang hambatan-hambatan komunikasi yang akan
ditemui (forecasting constraints)
3. Penentuan langkah-langkah alternatif (determination of alternative courses of
action)
4. Penentuan pilihan (choice)
5. Merumuskan rencana pelaksanaan audit (development of a plan for implementing
the decision)

Model-model audit komunikasi

1. Model struktur konseptual (Howard Greenbaum)

Komunikasi keorganisasian memiliki purpose, operational procedures, dan
structure. Purpose adalah untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
Operational procedures menyangkut 3 hal : a. Pemanfaatan jaringan-jaringan
komunikasi, b. Adopsi kebijakan-kebijakan komunikasi, c. Pelaksanaan kebijakan-
kebijakan tersebut. Structure organisasi terdiri dari 4 unsur : a. Organization unit, b.
Functional communication network, c. Communication policies, d. Communication
activities.

Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok subsistem. Ada 4

subsistem pokok :
 Jaringan komunikasi regulasi (regulative
 Inovasi (innovative)
 Integrasi (integrative)
 Informasi (informative) atau instruksi (Instructive)

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat

untuk mencapai tujuan organisasi yang dapat dibedakan menjadi 4 kategori (James
Price) :

 Keseragaman (conformity)
 Penyesuaian (adaptiveness)
 Semangat kerja (morale)
  Pelembagaan (institutionalization)

Tujuan jaringan komunikasi dan tujuan organisasi terdapat hubungan pengaruh, komunikasi
dapat mempengaruhi tercapainya tujuan organisasi dalam bentuk produktivitas.

1. Riset Homofili
Riset homofili dilakukan atas dasar pandangan efektivitas komunikasi berkaitan
dengan kemiripan ciri penting antara penyampai dan penerima komunikasi. Semakin
besar kemiripan akan semakin efektif komunikasi yang berlangsung dan demikian
sebaliknya. Kemiripan ciri penting adalah berkaitan dengan kerangka acuan dalam
penciptaan dan penafsiran pesan. Kerangka acuan meliputi pengalaman psikologis,
latar belakang sosial, dan penghayatan nilai budaya. Dalam komunikasi organisasi
kemiripan dikaitkan dengan kebutuhan akan komunikasi di kalangan karyawan.
Semakin besar kemiripan maka semakin kecil kebutuhan akan komunikasi karena
sudah berjalan efektif.
2. Riset Kecemasan
Riset kecemasan mempertanyakan hubungan antara kecemasan karyawan dengan
posisi dalam berbagai jaringan komunikasi antar karyawan. Posisi tersingkir atau
terkucilkan dianggap berhubungan dengan tingkat kecemasan
3. Riset Kredibilitas
Riset kredibilitas berkaitan dengan hubungan manusiawi antara kedua orang yang
terlibat dalam proses komunikasi, khususnya keandalan komunikator di mata
komunikan. Kredibilitas komunikator berkaitan dengan jabatan atau kedudukannya di
lingkungan kerja ataupun kedudukan informal (opinion leader). Semakin terpandang
maka dampaknya semakin besar.

Pendekatan Prosedur

Pendekatan prosedur adalah pendekatan paling kompleks di bidang audit komunikasi,

karena melibatkan sekelompok auditor (tim auditor) dengan berbagai instrumen untuk
seluruh organisasi selama periode waktu yang lama. Perencanaan audit memuat lima
kegiatan, yaitu

 merumuskan tujuan-tujuan khusus dari audit komunikasi (tujuan lain untuk audit);
 membuat estimasi awal tentang kendala-kendala komuniko yang akan ditemui
(kendala perkiraan);
  Langkah-Langkah Alternatif (penentuan tindakan alternatif);
 pemilihan pilihan; dan
 merumuskan rencana pelaksanaan audit (pengembangan rencana untuk
mengimplementasikan keputusan).

Model-Model dalam Audit Komunikasi

Model-model dominan dalam audit komunikasi pada dapat disediakan ke dalam tiga kategori,
yaitu model struktur konseptual (model struktur konseptual) yang dicetuskan oleh Howard
Greenbaum. (1974), model riset evaluasi (Evaluasi Komunikasi Organisasi disingkat OCE,
yang dirintis oleh Keith Davis (1953), dan model pro fle situasional (Profil Komunikasi
Organisasi, disingkat OCP) yang sangat bermanfaat oleh Wayne Pace dan Don Faules (1983).

Model Struktur Konseptual Menurut Howard Greenbaum

Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok:

 jaringan komunikasi persetujuan (regulatif),

 inovasi (inovatif),
 integrasi (integratif), dan
 informasi (informatif) atau
 petunjuk (instruktif).

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi, yang menurutr Harga James (1968) dapat dibedakan menjadi empat
kategori, yaitu

 keseragaman (kesesuaian),
 Penyesuaian (adaptivenes),
 semangat kerja (moral) dan
 pelembagaan (pelembagaan).

Untuk melakukan komunikasi audit, Howard Greenbaum mengajukan sebuah prosedur yang
dapat digunakan pada tingkatan system komunikasi secara keseluruhan (sistem organisasi)
dan pada tingkatan kegiatan-kegiatan komunikasi khusus, yang merupakan bagian dari suatu
sistem. Struktur konseptual yang diajukan oleh Howard Greenbaum disajikan dalam Tabel 4.
 Tabel 4. Struktur Konseptual Audit Komunikasi untuk Sistem Komunikasi dan
kegiatan Komunikasi khusus

A. Struktur Keseluruhan Sistem

B. Struktur Kegiatan Komunikasi Khusus
Komunikakasi
1. 1.
2. 1. Segenap tujuan, rencana, dan kebijakan 2. 1. Hakekat dan tujuan
3. 2.Berbagai metode dan tanggung jawab
3. 2.Criteria-kriteria kinerja dan segala petunjuk
pelaksana pelaksanaan
4. 3. Metode-metode pengukuran 4. 3. Standar-standar kinerja
5. 4. Faktor-faktor situasional dari organisasi 5. 4. Metode-metode pengukuran
6. 5. Program-program komunikasi suportif 6. 5. Faktor-faktor situasional dari kegiatan
7. Program-program komunikasi suportif

A. Struktural Keseluruhan Sistem Komunikasi

Tinjauan makro dari sistem komunikasi bertolak dari per-hatian khusus pada
tujuan organisasi dan rencana-rencana organisasi agar dapat menentukan kebijakan-
kebijakan komunikasi-baik yang disetujui secara resmi maupun implisit.

B. Struktur Kegiatan-kegiatan Komunikasi Khusus

Aspek mikro dari pengujian sistem komunikasi masing-masing kegiatan komunikasi.
Bila hakekat dan tujuan sesuatu kegiatan komunikasi sudah diketahui, kegiatan
komunikasi ini dapat diselesaikan sesuai dengan persyaratan yang sesuai untuk
pengembangan petunjuk-petunjuk tentang cara melakukan kegiatan tersebut harus
dilaksanakan

Model Profil Komunikasi Keorganisasian

Struktur organisasi yang berlaku sekarang Proses dalam organisasi, mm

pengamatan Edgar Schein (1969: 13), meliputi enam unsur kritis yang selalu
pemeriksaan, yakni .

 Komunikasi (Communication)
  peran peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagi kelompok
(member roles and function groups)
 pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving
and decision making);
 norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and growth)
 kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority); dan
 kerjasama maupun persainggan antar kelompok (intergroup cooperation and
competition ).

Model Evaluasi Komunikasi

Model Evaluasi Komunikasi Keorganisasian (Organizational Come munication

Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan d penilaian atas praktek dan kegiatan-
kegiatan komunikasi pada suats situasi tertentu.

Manfaat Penting Hasil OCE untuk Penentuan Keglatan Manajemen

1. Penentuan patok banding (benchmarking): dari informasi-informasi yang diperoleh

dari OCE, manajemen dapat mengetahui sistem- sistem komunikasi pada saat itu;
2. Perbaikan sistem komunikasi internal (internal communication sys- tem): informasi
yang dihasilkan dapat digunakan untuk menangani faktor-faktor yang mempengaruhi
sistem komunikasi internal maupun dampak yang ditimbulkanya.
3. Perbaikan dalam perencanaan dan pengendalian manajemen: dengan menggunakan
informasi yang diperoleh dari OCE,
4. Perbaikan sistem komunikasi eksternal (external communication sys tem): membuat
menajemen sadar akan kondisi lingkungan luar yang menimbulkan dampak pada
organisasi,
5. Menjembatani berbagai rumpang dalam sistem komunikasi: informasi dari OCE
dapat menyingkap:
a. Kelambanan sistem adaptasi dalam pemenuhan berbagai ke- butuhan organisasi;
b. Kecilnya perhatian terhadap proses komunikasi interpersonal dan kelompok;
c. Kegagalan dalam pengkaitan sistem komunikasi internal dengan sistem
komunikasi eksternal
d. Ketidak mampuan organisasi melihat posisi sistem komunikasi- nya bila
dibandingkan dengan sistem komunikasi organisasi- organisasi lain.
 BAB 3

Metode dan Teknik untuk Audit Komunikasi

Metode dan Teknik untuk Audit Komunikasi

Audit Komunikasi merupakan kegiatan pengkajian yang kompleks dan meyangkut

seluruh aspek dari sistem komunikasi. Audiit komunikasi dilakukan dengan menggunakan
suatu kombinasi beberapa teknik dan metode yang dianggap cocok.

 Teknik dan metode Audit Komunikasi

Dalam perkembangan audit komunikasi, ICA (International Communication Association)

sebagai organisasi internasional, telah membakukan standar pengukuran untuk audit
komunikasi. Dalam hasl laporan komite khusus ICA yang diterbitkan pada tahun 1979,
ditunjukkan sistem dan prosedur baku untuk audit komunikasi yang dapat memberikan hasil
yang ilmiah sebagai kajian dan profesional sebagai rekomendasi manajerial. Hal tersebut
dikenal sebagai sistem lima alat pengukuran (system of five mensurement instrument), yang
oleh Gerald Goldhaber 1990: 354-362) dirumuskan menjadi teknik-teknik dan metode
sebagai berikut :

1. Survei dengan kuesioner (questionnaire survey)

2. Wawancara tatap muka (interview)
3. Teknik analisis jaringan (network analysis technique)
4. Pengalaman komunikasi (communication experience
5. Catatan harian komunikasi

Untuk menghadapi variasi ukuran dan kompleksitas permasalahan sistem komunikasi

organisasi di Inggris, para ahli mengembangkan sejumlah teknik dan metode yang agak
berbeda, yaitu ditentukan dari delapan teknik dan metode pokok yang oleh Anthony Booth
(1988:17-70) disusun menjadi sebagai berikut:

1. Wawancara tatap muka (interview)

2. Survey dengan kuesioner isian (self-complection questionnare)
3. Diskusi kelompok (grup discussion)
4. Analisis jaringan (network analysis)
 5. Catatan harian komunikasi (communication diary)
6. Pemantauan penggunaan telpon (telephone call logging/monitoring)
7. Analisis kotak dokumen keluar-masuk (in-tray out-tray analysis)
8. Lain-lain seperti tingkat keterbacaan dokumen (forg index), dan peristiwa tak
terlupakan.

 Lima Alat Ukur Pokok dalam Audit Komunikasi

1. Survei dengan kuesioner

Kuesioner yang terlalu panjang umumnya tidak akan diisi dengan seksama bahkan tidak
mustahil akan diabaikan dan tidak diisi sama sekali. Sebaliknya, kuesioner yang terlalu
pendek tidak ada manfaatnya. Untuk menentukan panjang pendeknya kuesioner yang
dibutuhkan, perlu dipertimbangkan hal-hal berikut:

a) Rentang kekuasaan organisasi yang dibutuhkan untuk mengisi kuesioner

b) Jumlah waktu yang tersedia untuk memroses informasi yang terkumpul dari
kuesioner itu
c) Kiat khusus, seperti kemungkinan memperkecil hurup sehingga kuesioner tidak
terlihat panjang
2. Wawancara tatap muka

Wawancara dilakukan sebagai tanya jawab dyadic atau tatap muka perorangan -
pertemuan satu pewawancara dengan satu responden.oleh karena itu, kegiatan ini disebut
tatap muka, sekaligus untuk membedakan dengan wawancara lewat tlepon. Tujuan utama
dari wawancara ini adalah untuk memeriksa, menguji, ataupun melengkapi data yang
diproleh melalui alat-alat ukur lain.

a) Pedoman wawancara penjajakan (explorerory) digunakan untuk mengumpulkan

informasi-informasi penting untuk pengenalan masalah dengan menggunakan
pernyataan-pernyataan terbuka (open-ended).
b) Pedoman wawancara pendalaman (indepth interview) sering juga disebut
wawancara tindak lanjut (follow-up interview) yang kgusus dilakukan untuk
membantu tafsiran atas temuan - temuan yang diproleh melalui alat-alat audit lain.

Agar wawancara dapat memberikan hasil yang maksimal, perwawancara harus seorang
yang terlatih. Iya harus mengajukan jenis pertanyaan yang membawa implikasi yang
berbeda-beda dalam analisis dan interpretasinya. Seorang wawancara yang baik setidaknya
bisa menggunakan enam jenis pertanyaan untuk memproleh data yang berbeda-beda. Ada 6
jenis yaitu:

a) Pertanyaan terbuka yang digunakan untuk mendorong responden agar bicara bebas
dan terbuka dalam mengungkap pendapat, perasaan, dan sikap maupun fakta-fakta
yang sebenarnya.
b) Pertanyaan tertutup yang dimaksudkan untuk memproleh jawaban singkat “ya” atau
“tidak”. misalnya, “apakah pesawat telepon anda dapat digunakan untuk
menghubungi relasi anda secara langsung?”
c) Pertanyaan khusus yang digunakan untuk menggali informasi faktual khusus.
Misalnya, “berapa perhari umumnya Anda menggunakan terminal komputer Anda
untuk berhubungan dengan relasi Anda?”
d) Pertanyaan reflektif yang digunakan untuk mendorong responden agar mau
memberikan komentar lebih lanjut.

e) Pertanyaan yang mengarahkan yang dapat digunakan untuk mengarahkan jawaban

responden - bukan pandangan responden yang sejujurnya.

f) Pertanyaan pengandaian yang dapat digunakan untuk mendorong responden berfikir

kedepan.

3. Analisis Jaringan

Analisis jaringan pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan

komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik secara
formal maupun informal. Responden secara khusus diminta menunjukan sejauh mana dengan
intensitas bagaimana iya terlibat dalam komunikasi dengan rekan-rekan dalam unit atau
dapertemen tempat kerjanya dan beberapa orang kunci diluar unit atau dapertemennya
didalam jam kerjanya.

Dalam ICA Audit data yang dikumpulkan untuk analisis jaringan ini menyangkut dua
jenis jaringan yang berbeda, yakni jaringan formal dan informal.

a) Jaringan formal responden diminta berfikir kembali tentang komunikasi

mengirim dan menerima informasi berkaitan dengan struktur formal organisasi,
seperti rapat panitia atau rapat staf, memo, pengumuman liasan atau tertulis, surat
edaran dan komunikasi bisnis lainnya.
 b) Jaringan informsl responden diminta berfikir tentang saat ia terlibat dalam
struktur komunikasi obrolan, seperti percakapan, pertemuan spontan tanpa
terencana, nota pribadi dan telpon pribadi.

Berdasarkan variasi peran komunikasi dalam kelompok, dapat diketahui

bagaimana gerakan prilaku individu-individu dalam suatu kelompok atau sejumlah
kelompok.

1. Pertama tama kita dapat menemukan tokoh bintang komunikasi, yakni orang terlibat
aktif dalam kegiatan komunikasi yang luas di beberapa dapartemen atau unit dalam
organisasi.

2. Kedua kita temukan tokoh jembatan, yakni seorang anggota kelompok kecil clique
yang secara tratur juga berhubungan dengan seorang anggota dari kelompok kecil
yang lain.

3. Ketiga ada tokoh penghubungan, yakni orang yang tidak masuk dalam kelompok
kecil yang manapun tetapi mempunyai hubungan dengan beberapa kelompok kecil.

4. Akhir ada orang terpenci, yakni orang secara umum tidak termasuk dalam salah satu
kelompok kecil dan hanya mempunyai hubungan antar pribadi yang sangat terbatas
dengan orang lain.

4. Pengalaman Komunikasi

Dalam analisis pengalaman komunikasi yang biasa disebut dengan teknik peristiwa
kritis, responden diminta menguraikan peristiwa – peristiwa komunikasi yang dapat dianggap
sebagai contoh khas (incident) dari peristiwa komunikasi yang sukses atau gagal. Tujuannya
adalah untuk memperoleh profil dasar mengenai kesuksesan atau kegagalan komunikasi
dalam berbagai unit kerja dalam organisasi. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
uraian – uraian pengalaman komunikasi adalah sekitar 60 menit. Kerahasiaan data harus
terjamin. Responden perlu diingatkan bahwa uraian dibatasi pada peristiwa – peristiwa yang
mencolok saja.

5. Catatan Harian Komunikasi

Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan
struktur yang kompleks dan jelas. Metode ini meminta responden untuk membuat catatan
dalam buku harian selama satu minggu tentang semua kegiatan komunikasi yang dilakukan
(percakapan antarpribadi, pembicaraan telepon, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang
diterima maupun yang dikirim). Untuk pelaksanaannya, dapat dibuat sebuah formulir. Waktu
yang dibutuhkan sekitar 60 – 90 menit dalam seminggu.

Teknik Pengumpulan dan Analisis Data

Pengumpulan data dalam audit komunikasi memiliki tiga jenis teknik yang berbeda yaitu:

1. Teknik Observasi
Teknik ini merupakan kegiatan-kegiatan mengamati dan mencatat perilaku yang dapat
dilakukan atas perilku yang dapat dilakukan atas perilaku orang lain maupun
perilakunya sendiri.
- Studi tugas (duty study)
Studi tugas adalah suatu teknik pengumpulan data yang memberi kesempatan
pada responden untuk mencatat perilaku komunikasinya sendiri secara terus-
menerus atau secara periodic-teratur dari saat ke saat.
Dalam melakukan pencatan ini ada lima ketentuan yang harus kita perhatikan,
yaitu:
 Pencatatan selengkap-lengkapnya terkait hal yang berkaitan dengan
seluruh situasi komunikasi, termasuk siapa para pelakunya, apa saja
bentuk atau jenis perilakunya, apa konteks perilaku tersebut, dan
bagaimana lingkungan sekitar perilaku tersebut.
 Pencatatan terkait bagaimana dan sejauh mana pemikiran pribadi kita
tentang peristiwa atau perilaku-perilaku tersebut.
 Pemisahan antara catatan-catatan tentang fakta dari pemikiran-pemikiran
pribadi tentang fakta tersebut.
 Pengembangan catatan dengan rincian dan penjelasan sebanyak mungkin.
 Pemeriksaan kembali catatan untuk memberikan kesempatan terkait
perubahan-perubahan faktual yang dianggap penting, sebelum
menjadikannya sebagai naskah terakhir.
- Pengamat terlatih (trained observer)
Teknik ini membiarkan responden untuk mencatat sendiri perilaku
komunikasinya, dengan cara pengumpulan data dengan memberikan kesempatan
kepada pengamat untuk memperhatikan dan menguraikan perilaku orang-orang
diluar dirinya sendiri.
 Teknik ini juga memberikan manfaat yang baik seperti:
 Memberikan data yang bermanfaat untuk menguraikan bagaimana beban
(load) komunikasi yang harus dilakukan oleh pejabat-pejabat kunci.
 Memberikan informasi tentang jaringan dan arah komunikasi.
 Memberikan informasi yang bebas dari kontaminasi dan bias kepentingan
dari responden.

Teknik analisis isi (Content Analysis Technique)

Teknik analisis isi pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis dari isi pesan
yang ada dalam dokumen. Richard Budd mendefinisikan konsep analisis isi sebagai “teknik
untuk melakukan analisis atas isi pesan dan penaganan pesan”.

Pernyataan itu tidak berlebihan karena Klaus Krippendorff memang sudah melakuka
studi dalam tentang sejarah dan masalah kritisnya baik sebelum maupun sesudah tahun 1966.
ada beberapa keunggulan yang perlu dicatat sebagai keunggulan teknik analisis isi yaitu :

1. berbeda dengan teknik lain yangsudah disebut sebelumya, analisis isi merupakan
teknik yang tidak kentara sehingga tidak mempengaruhi kewajaran data
2. analisis isi menerima materi sebagaimana adanya tenpa disusun terlebih dulu dalam
suatu struktur oleh penelitinya
3. teknik analisis isi sangat peka terhadap konteks data dengan demikian mampu
mengolah bentuk-bentuk simbolik
4. teknik analisis isi dapat menangani data yang jumlahnya sangat besar

Dalam audit komunikasi teknik analisis isi umumnya memberikan manfaat untuk tiga
kegiatan yaitu

1. membuat paparan tentang apa, bagaimana, dan kepada siapa suatu komunikasi
dinyatakan
2. membuat inferensi tentang anteseden mengenai sebab musabab mengapa suatu
komunikasi dinyatakan
3. membuat inferensi tentang apa dampak dari komunikasi dinyatakan itu.
 BAB 4

RENCANA KERJA PELAKSANAAN AUDIT KOMUNIKASI

Audit komunikasi dilaksanakan demi peningkatan efektivitas sistem komunikasi dan

kualitas kinerja organisasi. Sistem komunikasi dalam audit komunikasi diartikan secara luas
karena peningkatan efektivitas pelaksanaan kerja dibutuhkan tidak hanya pada sistem secara
keseluruhan organisasi tetapi juga meliputi unit kerja, program, dan kegiatan khusus. Perlu
penyusunan rencana kerja atau work plan agar audit komunikasi dapat memberikan hasil
sesuai tujuan.

A. Rencana Kerja Audit Komunikasi

Audit komunikasi harus menjawab pertanyaan pokok terkait bagaimana tingkat

efektivitas kerja sistem komunikasi secara keseluruhan, dan bagaimana efektivitas dan
efisiensi program komunikasi atau kegiatan komunikasi yang menjadi fokus perhatian.

Sebuah rencana kerja atau work plan pada dasarnya adalah pedoman teknis untuk
melakukan serangkaian kegiatan untuk tujuan audit komunikasi. Tahapannya terdiri dari
pencarian fakta, analisis, serta evaluasi dan pelaporan.

B. Rencana Dasar Kegiatan Audit untuk Kegiatan Komunikasi Khusus

Rancangan komunikasi khusus dilakukan dengan mengikuti tiga tahapan :

Tahap 1 : Pencarian Data

Tahap ini harus ditentukan jenis dan tujuan-tujuan dari kegiatan komunikasi khusus,
faktor-faktor situasional, dan kesepakatan tentang kriteria-kriteria kinerja yang relevan,
seperti petunjuk-petunjuk procedural untuk kegiatan tersebut dan standar-standar kinerjanya.

Faktor-faktor situasional ; keterampilan berkomunikasi, kemampuan persepsi dan

konsepsi dari para pelaku komunikasi, dan pengaruh-pengaruh motivasi maupun faktor-faktor
yang muncul dari struktur formal dan kebijakan-kebijakan metodenya dan peralatan teknis.

Elemen-elemen komunikasi dari kegiatan komunikasi khusus ; isi, ketepatan waktu,

kondisi-kondisi interaksi, arah, partisipasi, persiapan, umpan balik (feedback), pengulangan
(redundancy), pengendalian dan pemilihan hal-hal tertentu sebagai petunjuk dari kinerja baik
untuk kegiatan khusus.
Tahap 2 : Analisis

Kegiatan komunikasi khusus dipelajari dengan tujuan untuk menentukan tingkat

kinerja kegiatan tersebut. Metode-metode yang digunakan berupa wawancara dengan
kuisioner, wawancara tatap muka, laporan-laporan supervise, pengamatan, umpan balik
operasional secara informal, laporan kemajuan dari perencanaan kerja. Setelah itu perlu
dilakukan peninjauan kembali situasi-situasi yang menunjukan penyimpangan-penyimpangan
serius dari standar-standar yang sudah disepakati.

Tahap 3 : Evaluasi dan Pelaporan

Tahap ini dirangkum semua temuan-temuan tentang kegiatan komunikasi khusus dan
disimpulkan bagaimana tingkat adekuasi atau memadai tidaknya (adequacy) kinerja yang
sudah dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuannya dengan mempertimbangkan standar-
standar yang sudah ditetapkan untuk kegiatan itu.

Laporan Akhir

Hasil dari pelaksanaan audit komunikasi disamoaikan secara lisan dalam bentuk
presentasi maupun secara tertulis dalam bentuk laporan lengkap kepada pejabat organisasi
yang berkepentingan. Selain itu, perlu disampaikan juga sebuah laporan singkat yang berisi
rangkuman kesimpulan-kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi penting untuk dibagikan
kepada para manajer nila hal ini disepakati oleh pimpinan puncak organisasi yang
bersangkutan.

Tindak Lanjut dan Rekomendasi

Setelah menerima dan mempelajari hasil audit, manajemen puncak umumnya akan
membicarakan data temuan yang termuat dalam laporan tersebut, baik yang bersifat positif
maupun negatif, dengan jajaran manajemen dalam organisasinya.. Seorang tokoh penganjur
audit komunikasi (Gerald Goldhaber, 1990: 365) menunjukkan bahwa sejumlah klien dari
ICA benar-benar melakukan serangkaian program perbaikan komunikasi organisasi.
Sejumlah perbaikan penting itu adalah sebagai berikut:

1. Penambahan saluran-saluran komunikasi formal yang baru.

2. Pengembangan tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, dan kebijakan komunikasi yang
dilanjutkan dengan program penyebar luasan dan penjelasan seperlunya kepada
karyawan.
 3. Kebijakan keterbukaan komunikasi tentang informasi-informasi penting.
4. Perbaikan komunikasi informal misalnya menyelenggarakan makan siang bersama.
5. Mengangkat staf baru atau mutasi staf yang ada demi perbaikan fungsi komunikasi
perusahaan.
6. Penambahan staf liaison yang dapat memperbaiki komunikasi horisontal antara para
pemakai komputer dengan staf komputer.
7. Penambahan informasi yang berkaitan dengan pengembangan karir dan fungsi
personel.
8. Keterbukaan terhadap informasi dari bawahan demi perbaikan dalam proses
perencanaan jangka panjang dan jangka pendek.
9. Perbaikan kualitas rapat pimpinan yang diselenggarakan secara kwartalan lengkap
dengan kesempatan tanya jawab.
10. Penataran keterampilan komunikasi bagi jajaran manajer.
11. Pemantauan secara periodik atas citra perusahaan dikalangan publik.

C. Catatan Tentang Laporan Teknis dan Daya Tarik Laporan

Laporan Teknis

Laporan audit komunikasi pada dasarnya adalah temuan empiris yang akan menjadi
dasar pertimbangan pimpinan untuk membuat keputusan tentang langkah perbaikan yang
perlu diambil. Untuk mmbuat keputusan dengan segera, ia membutuhkan informasi yang
memaadi tentang beberapa pertanyaan berikut :

1. Apa isi laporan itu dan siapa yang menulisnya?

2. Apa maksud laporan itu dan untuk apa?
3. Apa kesimpulan-kesimpulan dan saran-saran dari laporan itu?
4. Berapa penting dan mendesak masalah-masalah tersebut?
5. Apa pentingnya laporan itu bagi perusahaan?
6. Apa saja tindakan yang disarankan? Jangka pendek? Jangka panjang?
7. Mengapa? Oleh siapa? Kapan? Bagaimana?

Kesimpulannya: agar penyajian informasi dapat efisien, struktur laporan audit

komunikasi perlu dibuat dengan mempertimbangkan kebiasaan membaca, tidak
mengabaikan, kebiasaan membaca pemimpin perusahaan itu.

Daya Tarik Penyajian Laporan

 . Ada empat manfaat dari teknik grafis :

1. Memperjelas data laporan yang kompleks.

2. Menonjolkan ukuran besaran relatif dengan menggunakan perbandingan.
3. Menunjukkan arah dan bentuk tren perkembangan.
4. Menunjukkan hubungan-hubungan yang ada.

Laporan Teknis

Untuk membuat keputusan dengan segara, membutuhkan informasi yang memadai

tentang beberapa pertanyaan berikut ini.

1. Apa isi laporan itu dan siapa yang menulisnya?

2. Apa maksud laporan itu dan untuk apa?
3. Apa kesimpulan-kesimpulan dan saran-saran dari laporan itu?
4. Berapa penting dan mendesak masalah-masalah tersebut?
5. Apa pentingnya laporan itu bagi perusahaan?
6. Apa saja tindakan yang disarankan? Jangka pendek? Jangka Panjang?
7. Mengapa? Oleh siapa? Kapan? Bagaimana?

Daya Tarik Penyajian Laporan

Manfaat Teknik grafis:

1. Memperjelas data laporan yang kompleks

2. Menonjolkan ukuran besaran relative dengan menggunakan perbandinagn
3. Menunjukkan arah dan bentuk tren perkembangan
4. Menunjukkan hubungan-hubungan yang ada

Macam Teknik grafis yang umum digunakan dalam laporan audit

1. Bentuk irisan kue

2. Tabung horizontal
3. Kolom atau tabung vertical
4. Kurva
5. Gelombang permukaan

Kekuatan dan kelemahan Teknik grafis laporan audit

Jenis Kekuatan Kelemahan

Irisan kue Sederhana dan menarik. Sukar untuk memberikan

Cocok untuk pembaca perbedaan warna dan
nonteknis memberikan label
maasing-masing; tidak
cocok untuk membuat
perbandingan.

Tabung horizontal Ukuran satu skala untuk Terbatas pada satu skala;
melihat besaran jumlah subdivisi harus
perbandingan terbatas u tuk agar tidak
membingungkan

Kolom atau tabung Untuk menggambarkan Membutuhkan waktu lama

vertical dua skala yang berbeda; untuk mempersiapkannya;
mudah untuk menunjukkan dibutuhkan ketrampilan
perbandingan antara khusus untuk menujukkan
ukuran-ukuran yang hubungan antara unit-unit
berbeda yang tidak sejenis

Kurva Sangat fleksibel; Dapat meliput terlalu

menonjolkan dan banyak konsep dan
membandingkan tren; mengaburkan atau
menggambarkan titik-titik memberi gambaran salah
yang diplot; dapat tentang pentingnya angka.
digunakan untuk
ekstrapolasi

Gelombang permukaan Memberikan gambaran Jarang digunakan karena

paling mudah untuk terbatasnya pengaturan
membuat perbandingan elemen-elemen data;
tren-tren yang berbeda- pemberian warna dapat
beda menimbulkan gambaran
yang salah tentang besaran
atau volume
 Bab 5

Petunjuk teknis pelaksanaan audit komunikasi

Rancangan kerja dimulai dari kontrak, yaitu landasan kerja penyelenggara audit
secara keseluruhan, termuat:
 tujuan (kegiatan komunikasi)
 tanggung jawab (pejabat yang berkepentingan dengan hasil audit dan pimpinan dari
penyelenggara)
 persyaratan penyelenggaraan (pengaturan mandate/persetujuan dari pimpinan
tertinggi, keterlibatan pejabat kunci sebagai narasumber, ruang kerja sementara)
 kerjasama (partisipasi responden, perolehan dokumen, kesempatan pengamatan dan
waktu keterlibatan)
 jangka waktu kedua belah pihak
 biaya (negosiasi)

A. SYARAT LOGISTIK
7-9 anggota sebagai panitia untuk menjamin kelancaran kegiatan audit.
Tanngung jawabnya:
1. penyediaan logistic, misalnya penyelenggaraan wawancara dan pengamatan
2. penerimaan rangkaian laporan sesuai tahapan, progress report dan interim report
3. penyebaran informasi pra dan pasca audit melalui media formal, surat edaran,
bulletin, memo, dan pertemuan kelompok
4. penerimaan final report, laporan akhir audit
5. menyusun daftar prioritas tentang kesimpulan dan rekomendasi yang dihasilkan audit

B. Jadwal Kerja

Audit komunikasi yang menyeluruh memakan waktu enam bulan. Namun ICA
Audit menunjukkan bahwa tiga setengah bulan sudah cukup. Jangka waktu yang
dibutuhkan tergantung pada kesiapan organisasi melaksanakan audit. Jadwal kegiatan
audit dapat disusun dengan urutan dan alokasi waktu sebagai berikut
Tabel 1. Jadwal Kegiatan Audit

C. Kegiatan Pra-audit
Kegiatan pra-audit meliputi tiga rangkaian yang saling berkaitan, yaitu membangun
kontak, melaksanakan pertemuan persiapan, dan pembuatan kontrak.
1. Kontak hubungan
Kontak hubungan antara konsultan dan klien umumnya terjadi karena adanya
rujukan (referral) langsung atau tak langsung dari adanya pihak ketiga.

2. Pertemuan persiapan
‘Pertemuan persiapan terjadi sebagai kelanjutan dari kontak hubungan. Dalam
pertemuan ini, jenis persoalan dan komitmen perlu dirinci dan disepakati.
Pertama, kedua belah pihak harus sepakat tentang persoalan apa yang harus diatasi
dan bagaimana rinciannya.
3. Pembuatan kontrak
Pertemuan persiapan yang sukses akan menghasilkan sebuah kesepakatan tentang
komitmen dan harapan dari masing-masing pihak yang dirinci dan ditegaskan
dalam bentuk kontrak kerja. Kontrak kerja yang baik, meliputi:
- Apa harapan dari masing-masing pihak dari hubungan ini?
- Berapa lama waktu yang harus dikorbankan untuk melaksanakan audit?
- Ketentuan yang mengikat kedua belah pihak untuk pelaksanaan audit yang
disepakati tersebut.
4. Selama pelaksanaan audit
Panitia yang dibentuk (berjumlah 7-9 orang) memiliki tanggung jawab atas
kelancaran audit.

Langkah-langkah dalam Pelaksanaan Audit Komunikasi:

1. Studi kelayakan (feasibility study)
2. Pertemuan perkenalan (introductory meeting)
3. Alat-alat pengukuran profil (profile instruments)
4. Tindak lanjut dari penggunaan alat-alat pengukuran profil (follow-up profile
instrument)
5. Pengumpulan data dari unit-unit yang saling melengkapi (complementary unit
data collection)
 Mengumpulkan data dari unit-unit yang saling melengkapi, lingkungan
publik-masyarakat, dan kelompok-kelompok yang terkait mengenai persepsi
tentang efektifitas komunikasi dan kegiatan-kegiatan komunikasi dalam praktek
yang hendak diselidiki.
6. Analisis dan menjahit data (analysis and meshing of data)
Dilakukan perbandingan dan pengujian hubungan antar data.
7. Pertemuan untuk analisis data
Membicarakan data yang diperoleh dengan segenap personel unit dan
tamu-tamu yang diundang.
8. Laporan sementara (interim report)
Staff kantor konsultan menyelesaikan laporan sementara dan
membagikannya kepada segenap personel unit,
9. Pembentukan kelompok-kelompok tugas
Dibentuk kelompok-kelompok tugas yang terdiri dari segenap personel unit.
10. Evaluasi oleh kelompok-kelompok tugas
Persoalan-persoalan yang ditemukan semuanya dikumpulkan dan
dicarikan beberapa pilihan alternatif untuk mengatasinya.
11. Pertemuan lengkap kelompok-kelompok tugas
Diselenggarakan untuk membicarakan laporan kelompok-kelompok tugas.
12. Laporan akhir
Dilengkapi dan ditutup dengan pembuatan rekomendasi-rekomendasi
penting dan satran-saran perbaikan yang merupakan tujuan pokok dari
penyelenggaraan audit komunikasi.
13. Pertemuan laporan akhir
Kepala unit memberikan tanggapan terhadap laporan-laporan kelompok-
kelompok tugas dan membicarakan beberapa alternatif atau rekomendas0-
rekomendasi dengan manajemen.
14. Penyerahan laporan kepada pimpinan organisasi
Peninjauan kembali tata kerja prosedural tentang bagaimana organisasi
mempunyai tanggung jawab atas penyelenggaraan audit komunikasi.
D. Masalah-Masalah Etika

Rekomendasi yang dibuat oeh pengaudit, selayaknya memperhatikan etika

pribadi maupun etika profesional sehingga etika organisasi dalam melaksanakan
langkah-langkah perbaikan tidak bertentangan dengan etika masyarakat. Selama
kegiatan audit komunikasi berlangsun, yakni sesudah kontrak ditandatangani,
hubungan antara konsultan dan manajemen perusahaan harus menjalin hubungan
yang sehat, maksud dari hubungan sehat meliputi :

1. Hubungan yang suportif dan kooperatif

Hubungan yang saling membantu dan dapat bekerjasama.
2. Perbedaan pikiran dari kedua pihak
Bila terjadi perbedaan pikiran, kedua pihak sepakat tentang masalah yang
harus ditangani dan diselesaikan, meskipun keduanya dilandasi oleh
pertimbangan yang berbeda-beda tentang kesepakatan mengapanya.
3. Munculnya ketidaksepakatan
Dengan ketidaksepakatan tentang alasan, kedua belah pihak menyadari
keahlian dan keunggulan masing-masing.
4. Kemampuan membuat argumentasi rasional
Dalam hal ini perlu dijauhi keterlibatan emosional yang menghalangi
munculnya perluasan wawasan dan menyebabkan munculnya pikiran tertutup.

Hal peka lain sesudah kontrak di tandatangani adalah komitmen kedua belah
pihak meliputi :

a. Komitmen terhadap penyediaan sumber, termasuk pengorbanan waktu dan biaya yang
harus dikeluarkan.
b. Kerahasiaan informasi, yang menyangkut kerahasiaan isi informasi (confidentiality),
dan kerahasiaan sumber informasi (anonymity)
c. Hak pimpinak organisasi perusahaan atas penyebarluasan informasi perlu dijamin ,
baik dikalangan anggota pimpinan dan karyawan perusahaan maupun di lingkungan
luar, termasuk kepentingan ilmiah.
 BAB 6

Audit Mini Komunikasi Keorganisasian

Susan Cluff menyebutkan bahwa audit mini komunikasi keorganisasian dengan

singkatan MAP (Mini-Audit Project). Audit mini mempunyai tujuan yang sama dengan audit
total yakni meningkatkan kinerja program komunikasi. Hanya saja audit mii tidak dapat
menghasilkan informasi yang serinci dan selengkap hasil audit total.

Mini audit dapat dirumuskan sebagai alat untuk menemukan titik-titik rawan,
mendokumentasi dan menguji program serta prosedur kerja, mendapatkan umpan balik dan
membuat berbagai rekomendasi (Susan Cluff, 1974:313). Audit mini dilakukan apabila
organisasi membutuhkan :

1. Informasi tepat waktu dengan segera tentan kualitas

2. Tinjauan objektif tentang program yang sedang berlngsung
3. Sebuah action plan

Beberapa istilah kunci dalam definisi di atas :

1. Menentukan titik-titik rwan (hot spots)

Perlunya pertimbangan matang apa yang akan dipelajari dari audit mini, apa
parameternya. Kegiatan audit mini akan jauh lebih efisien dan hemat waktu apabila
sejak awal dirinci terlebih dahulu apa yang menjadi tujuan. Titik rawan dapat berupa
segala macam peristiwa penting, pemangkasan berbagai program dan anggaran
belanja, dan pencaplokan.
2. Mendokumentasikan program dan prosedur kerja
Kegiatan audit mini pada dasarnya terdiri dari 2 bagian, yakni peninjauan materi dan
proses dokumentasi dilanjutkan dengan wawancara tokoh penting. Audit mini
kemudian akan menggunakan dua alat ukur, yakni kuisioner audit mini (KAM) dalam
bahasa Inggris disebut Mini-Audit Questionnaire (MAQ) dan memo analisis dan
rekomendasi (MAR). Kuisioner audit mini meliput empat aspek penting :
- Manajemen (pendangan dan kebijakan)
- Organisasi (prosedur kerja, sistem, dan sumber daya)
- Komunikasi (interal, eksternal, tertulis dan lisan)
- Umpan balik (saluran, frekuensi, dan hasil)
 Materi yang perlu ditinjau adalah komunikasi masa lal, laporan-laporan, profil
khalayak, dan dokumentasi .

3. Pengujian
Dilakukan untuk memperoleh kesimpulan yang matang. Juga untuk menghindari
munculnya berbagai persoalan dikemudian hari
4. Mendapat Umpan Balik
Dilakukan dengan mewawancarai sejumlah pejabat lintas seksi (pejabat organusassu,
tokoh masyarakat) melalui telepon tentang bagaimana pandangan dan pendapatnta
mengenai berbagai jawaban yang diperoleh.
5. Membuat analisis dan rekomendsi
Jawaban dari kuisioner diperiksa kembali dengan mempertimbangkan umpan balik
yang diperoleh.

Hasil audit mini dan memo akan disampaikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan. Dimana pihak pihak tersebut dapat dilihat melalui dua ciri yakni tujuan dan
ruang lingkup audit mini serta titik rawan dan implikasi dari rekomendasi-rekomendasi
sebelumnya.

Vaiabel Pokok dalam Audit Komunikasi

ICA Audit Project dalam Gerald, Goldhaber mengatakan bahwa dimensi pokok untuk
audit dapat diliput dengan duapuluh pertanyaan pokok yang jawabannya sagat dibutuhkan.
Dimensi tersebut meliputi variabel-variabel penting tentang tujuan, struktur organisasi,
otoritas dan tanggung jawab, lingkungan organisasi, saluran komunikasi, interaksi, motivasi
dan harapan, karyawan, ketrampilan komunikasi, jenis pesan, dan sumber pesan.
 Bab 7

Audit Komunikasi Kehumasan Pengertian dan Tujuan

Adit komunikasi kehumasan berarti audit komunikasi yang berkaitan dengan humas
atau hubungan masyarakat. Audit konseptual umum komunikasi kehumasan adalah istilah
yang digunakan sebagai terjemahan dari istilah bahasa Inggris audit hubungan masyarakat,
yang pada dasarnya berkaitan dengan perbandingan dan studi tentang kebutuhan-komunikasi
kebutuhan dan komunikasi pada program humas, manajemen berdasarkan tujuan (MBO)
menyediakan bantuan pada bagian-bagian perusahaan. Audit melakukan analisis atas tujuan-
tujuan organisasi dan menghubungkan tujuan-tujuan tersebut dengan segala macam kegiatan
komunikasi yang sekarang sedang berjalan. Komunikasi audit dapat berlangsung. Terkait
dengan bantuan untuk memenuhi "garis bawah" dan meraih tujuan-tujuan departemen. Audit
komunikasi kehumasan menggunakan segala macam teknik yang berlaku dalam penelitian
yang baik. Audit fokus adalah dengan secermat- cermat mencari informasi langsung dari
sumber-sumber utama yang terpercaya. Interpretasi dari hasil audit yang sering Mengatasi
perasaan manajemen-menghadapi perasaan-perasaaan ini sebelumnya tidak disetujui oleh
pimpinan perusahaan. Namun, pastikan itu menjadi perasaan "perasaan" senyatanya dan
dapat digunakan untuk mengambil tindakan yang dapat mengatasi masalah sampai sekecil-
kecilnya.

Sebuah audit komunikasi kehumasan yang lengkap dapat menyingkap rumpang kredibilitas
antara tingkat yang diperlukan dan tingkat yang dicapai dalam praktek dan dapat digunakan
untuk membangun:

1.Tujuan-tujuan jangka pendek dan jangka panjang

2. Prioritas di antara tujuan-tujuan tersebut

3. Tema-tema utama dan tema-tema tambahan tekankan;

4. Khalayak-khalayak publik utama;

5. Pembicaraan khalayak-khalayak publik terhadap program yang sedang berlangsung:

6. Metode-metode komunikasi yang paling berhasil;

7. Bentuk baru dalam komunikasi yang diinginkan;

8. Tolok ukur-tolok ukur standar yang menjamin objektivitas penilaian

Kapan Audit Diperlukan?

Audit komunikasi kehumasan yang dilaksanakan ketika pimpinan perusahaan memiliki

tujuan-tujuan khusus. Tujuan-tujuan khusus itu perlu jelas sebelum audit dilakukan.
Misalnya, perusahaan hanya ingin membicarakan hal-hal apa saja yang menjadi kekuatan-
dan kekuatan-kelemahan atau perusahaan yang memiliki kesulitan khusus yang akan
memerlukan audit komunikasi. Alasan utama yang paling penting saat melakukan audit
komunikasi kehumasan adalah ketika berniat melakukan evaluasi ulang atas tujuan tujuan
dari suatu program atau berbagai kegiatan dalam program tersebut. Audit komunikasi
merupakan alat evaluasi terbaik untuk program-program jangka panjang. Dengan
menunjukkan kekuatan- kekuatan atau kelemahan-yang ada, audit komunikasi- nyingkap
berbagai kebutuhan dan menggarisbawahi validitas buat Peningkatan Kegiatan. Maka
Manfaat paling penting dari audit komunikasi untuk membangun atau memperjelas tujuan-
dan tujuan-tujuan yang dibuat.

Saat-saat lain kapan saja audit perlu dilakukan jika organisasi yang melakukan perubahan
penting, seperti hal-hal berikut ini.

-Bila perusahaan melakukan perubahan Arah-aktivasi produk layanan, masuk bursa (go
public), melakukan merger atau akuisisi (akuisisi);

-Bila ada perubahan besar dalam dewan pimpinan-manajemen puncak;

-Bila fungsi humas sedang dibangun atau diperbaiki.

*Budaya komunikasi manajemen (komunikatif manajemen) Pada dasarnya budaya

komunikasi manajemen adalah keterbukaan manajemen, terutama dalam pengambilan
keputusan. Sebagai konsep komunikasi, "keterbukaan manajemen" menunjuk pada
komunikasi komunikasi dari para pemimpin manajemen tentang keputusan kerelaan dan
ketulusan untuk mendengarkan orang lain-bawahannya-dalam proses manajemen.
Keterbukaan manajemen dimanifestasikan dalam berbagai bentuk gaya manajemen. "Gaya
manajemen" pimpinan seluruh organisasi ditiru oleh para pejabat di bawahnya sepanjang
jenjang hierarki organisasi. "Gaya manajemen" pada akhirnya adalah strategi komunikasi
keputusan. Organisasi yang sehat menunjukkan gaya menajemen terbuka-baik keterbukaan
ke dalam maupun keterbukaan ke luar organisasi. Tanpa keterbukaan manajemen,
komunikasi organisasi akan mengatasi kesulitan -baik komunikasi dengan dianut oleh
pimpinan dalam proses pembuatan Peningkatan Kegiatan. segenap anggota organisasi
mauun dengan masyarakat lingkungannya.

*Pengorganisasian komunikasi (organisasi untuk komunikasi) Pengorganisasian komunikasi

perlu dipertimbangkan karena setiap organisasi memiliki kebijakan, peraturan, prosedur,
peralatan mekanik-elektronik, dan sumber daya manusia untuk komunikasi, agar komunikasi
dapat digunakan dengan baik-baik yang berfungsi sebagai akunting, misalnya. Untuk tujuan
tersebut, organisasi juga memiliki buku pedoman tentang cara membahas dan membahas
peran juru bicara, pelatihan media, dan kontribusi kemahiran dan hal-hal lain. Seorang
kepala pabrik (manajer pabrik) di Suatu kota satelit (kota mandiri), seperti Cikarang atau
Tangerang, juga tidak perlu dengan pembinaan hubungan media (hubungan media). Namun,
ia tetap harus membahas tentang pengembangan komunikasi dengan para pekerja dan
organisasi lokal. Bagaimana ia harus melatih untuk mengembangkan komunikasi tersebut,
apa informasi yang ia butuhkan, dan apa saja informasi yang harus disediakan sebagian besar
tergantung pada kepekaan staf humas pusat. Dan staf humas diperlukan di perusahaan
tersebut, juga perlu melakukan hubungan dan kontak-kontak langsung dengan mereka yang
bekerja di lapangan, karena mereka terkait yang memerlukan bantuan berbicara dengan
masyarakat sekitar.

*berkomunikasi-komunikasinya sendiri (komunikasi sendiri) Peristiwa-acara atau kegiatan-

kegiatan komunikasi perlu disimak dan direkam dengan secermat dan seobjektif mungkin.
Secara sederhana komunikasi-komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi dua
yaitu komunikasi objektif dan komunikasi subjektif. "Komunikasi objektif" terkait dengan
fakta-fakta yang menjadi perhatian segenap Staf-karyawan dan dapat mempertimbangkan
kebenaran akurasinya (seperti akurasi), seperti tentang pembayaran, pengeluaran, pelacakan
pabrik, kecelakaan, pemogokan, dan pergantian personel. "Komunikasi subyektif", yang
barangkali juga lebih penting, tentang berbagai ide-pemikiran, peraturan, tanggapan terhadap
kritikan, perencanaan, penjelasan tentang kebijakan dan tindakan-tindakan tertentu.

* Umpan balik (umpan balik) Umpan balik menjadi penting dipertimbangkan sebagai
petunjuk tentang komunikasi yang dilakukan oleh manajemen yang diterima oleh masyarakat
luas di luar organisasi. Penerimaan-penerimaan yang merupakan tanggapan masyarakat luas
dapat ditemukan dalam kliping-kliping koran, transkrip radio-TV, atau bahkan tiadanya
laporan dalam bentuk apa pun. Pertanyaan-pertanyaan terkait pertanyaan, pertanyaan umum,
pertanyaan umum, pertanyaan umum, pertanyaan umum Wawancara dengan kalangan pers
yang memberikan tanggapan yang dapat membuat mata terbelalak, misalnya tentang
bagaimana komunikasi siaran pers mereka menerima dan memroses berbagai dari perusahaan
Lagi pula, variasi penerimaan khalayak karenaperbedaan lokasi, yang dapat digali melalui
wawancara dengan konferensi pers, dapat bercerita banyak tentang pembagian humas tentang
kualitas dan validitas manfaat dari kom unikasi-dan tentu saja kualitas dan bantuan pribadi
yang ingin dihubungkan dengan media

Prosedur pelaksanaan audit

Pelaksanaan Audit komunikasi berdasarkan pada kesimpulan terdiri dari empirik landasan,
terdiri dari

(1) menemukan apa yang "kita" perkirakan,

(2) menemukan apa yang mereka "perkirakan,

(3) mencari apa yang ditemukan, dan (4) membuat rekomendasi.

Alat utama dalam audit komunikasi, tentu saja, adalah wawancara. "Wawancara" dilakukan
dengan menggunakan kuesioner yang disiapkan khusus-dan pertanyaan-pertanyaan penting
kemudian dilampirkan pada akhir laporan. Wawancara dapat dilakukan dalam beberapa
bentuk, misalnya wawancara ditulis-wawancara lisan dengan wawancara-atau wawancara
melalui telepon, atau wawancara satu per satu, atau wawancara kelompok. wancara mana
yang digunakan harus ditentukan sendiri dengan diperoleh. Mempertimbangkan audit dan
kesesuaian dengan tujuan audit yang Dalam mempersiapkan audit, pemilihan narasumber
perlu men-dapat pertimbangan:

A. jumlah orang yang perlu diwawancarai; Sungguh-sungguh, Sungguh

B Siapa saja mereka pejabat dalam variasi jenjang kepangkatan

C. tempat di mana lokasi wawancara harus dilakukan.