Administrasi Logistik

A. Pengertian Administrasi Logistik

Administrasi sendiri merupakan istilah yang berasal dari bahasa belanda
‘administratie’ dan bahasa inggris ‘administration’. Dalam bahasa Belanda,
administrasi berarti tata usaha atau urusan pencatatan. Sedangkan dalam
bahasa Inggris, administrasi berarti seluruh proses kegiatan dari kelompok-
kelompok kerja yang saling bantu guna mencapai tujuan bersama. Jadi pada
dasarnya dalam arti sempit administrasi dapat didefinisikan sebagai tata
usaha. Dalam arti luas administrasi merupakan keseluruhan proses
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu
oeh sekelompok orang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu
pula.
Logistik merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa
Yunani “ logos”yang berarti rasio, kata, kalkulasi, alasan, pembicaraan dan
orasi, konsepnya dianggap memiliki pembaharuan bagi kebutuhan
pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika berangkat
medan perang dari markas. Pada kekaisaran Yunani, Romawi dan
Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar “Logistikas”, yang
artinya bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang.
Degan demikian jika dilihat dari sejarahnya logistik sangat berkaitan erat
dengan segala bentuk persediaan barang-barang. Selain itu logistik juga
dapat didefinisikan sebagai proses pengolahan yang strategis terhadap
pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi
dari para penyedia sampai pada para pelanggan atau penerima dan hal
ini juga merupakan ciri-ciri utama logistik yaitu “pemindahan dan
penyimpanan yang strategis”. Dari definisi yang kedua ini kita dapat
mengambil sisi lain dari istilah logistik, yaitu logistik tidak hanya berkaitan
dengan barangnya itu sendiri tetapi berkaitan pula dengan proses-proses
yang berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan serta pemindahan barang-
barang tersebut.
 Selain istilah logistik banyak sekali istilah lain yang digunakan untuk
mendefinisikan pengertian logistik dan berkaitan erat dengan logistik,
antara lain:
1. Perbekalan (supplies)
Berdasarkan kamus BI Purwodarminto perbeklan memiliki arti
segala sesuatu yang dipakai untuk bekal. Sedangkan dalam bahasa jawa
perbekalan sering disama artikan dengan istilah sangu. Dalam bahasa
inggris perbekalan diartikan sebagai ‘supplies’ yang artinya segala
sesuatu yang habis pakai. Contoh yang berupa perbekalan antara lain
yaitu perbekalan kantor dan perbekaln toko. Perbekalan kantor yaitu
segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor yang habis
pakai, misalnya kertas, tinta, dll. Sedangkan perbekalan toko ialah
segala sesuatu yang habis pakai yang berhubungan dengan kegiatan
pertokoan, misalnya pembungkus plastik, kardus, tali, dll.
2. Peralatan (equipments)
Peralatan dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang tidak habis
pakai dan sifatnya tahan lama. Sebagai contoh: peralatan kantor yang
meliputi mesin ketik, komputer, dll.
3. Perlengkapan
Perlengkapan berasal dari kata lengkap yang artinya semuanya
ada. Jadi perlengkapan memiliki atau mengandung makna segala sesuatu
yang lengkap yang dapat digunakan dalam kegiatan tertentu. Jadi
perlengkapan dapat mencakup barang yang habis pakai maupun tahan
lama. Sebagai contoh: perlengkapan mengetik meliputi mesin
ketik/komputer, printer (tahan lama), kertas, dan tinta (habis pakai).
4. Material (materials)
Material dapat diartikan sebagai segala sesuatu perlengkapan
material baik itu berupa bahan baku (raw material) maupun bahan
pembantu (indirect material) yang bukan berupa uang. Contohnya: di
suatu perusahaan tekstile yang menjadi material antara lain kain dan
pewarna kain.
5. Materiil
Materiil yaitu segala bentuk kekayaan atau sumber daya yang
dimiliki baik itu berupa barang tahan lama maupun barang habis pakai
 yang dapat diukur dan ditimbang, terkecuali pada uang dan surat-surat
berharga.
6. Barang
Istilah barang merupakan istilah yang paling kompleks karena
barang dapat mencakup pengertian perbekalan, peralatan, perlengkapan,
material, maupun materiil. Dengan demikian istilah barang menjadi
istilah yang paling mudah untuk menjelaskan definisi logistik.
Dengan melihat definisi-definisi dari administrasi dan logistik di atas
maka dapat disimpulkan bahwa administrasi logistik adalah suatu cabang
atau turunan dari ilmu administrasi yang menekankan pada segala proses
pengelolaan barang dari mulai pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan
sampai pada penghapusan barang-barang yang dapat berupa barang habis
pakai maupun tahan lama agar nantinya dapat tercapai tujuan secara
lebih efektif dan efisien.

B. Istilah-Istilah Yang Hampir Sama Dengan Administrasi

Logistik Dan Alasan Munculnya Istilah-Istilah Tersebut.
Administrasi Logistik merupakan salah satu disiplin ilmu yang akan
selalu mengalami perkembangan dari waktu ke waktu. Sama halnya seperti
disiplin ilmu lainnya yang akan selalu mengikuti perkembangan jaman.
Perkembangan tersebut bisa dilihat dari semakin berkembangnya istilah-
istilah yang berkaitan dengan disiplin ilmu tersebut sampai pada kajian
yang dibahas ilmu tersebut. Hal ini juga terjadi pada ilmu Administrasi
Logistik yang mulai memunculkan istilah-istilah baru yang berkaitan
dengan bidang kajian administrasi logistik yang sebenarnya artinya sama
namun seiring perkembangan kebutuhan yang semakin kompleks maka
istilah-istilah yang berkaitan dengan administrasi logistik juga beragam.
Berikut ini adalah beberapa istilah yang hampir sama dengan administrasi
logistik:
1. Administrasi Perbekalan
Administrasi Logistik dapat diartikan sebagai
segenap aktivitas penyelenggaraan yang meliputi perencanaan dan
pembinaan benda–benda yang diperlukan dalam suatu organisasi, serta
penyingkiran benda–benda yang tidak diperlukan lagi bagi organisasi.
Selain itu administrasi perbekalan juga dapat diartikan sebagai proses
tersendiri meliputi perencanaan, penentuan kebutuhan, anggaran
kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan, dan
inventarisasi yang tidak hanya berfungsi sebagai bagian dari
administrasi keuangan yang baik, tetapi juga merupakan bagian dalam
perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan atau proyek.
Administrasi perbekalan biasanya digunakan dalam lingkup
pemerintahan dan proyek-proyek tertentu.
2. Administrasi Materiil
Administrasi materiil sebenarnya hampir sama dengan
administrasi perbekalan, yakni proses penataan barang–barang baik yang
berujud tahan lama (inventaris) maupun barang yang pakai habis yang
diperoleh melalui suatu tahapan perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan /penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan,
penghapusan /pelelangan, pengawasan, pelaporan/evaluasi. Jadi kajian
dari administrasi materiil sebenarnya sama dengan administrasi
perbekalan. Tujuan dari adanya administrasi materiil adalah materiil
yang ada dapat efisien dan dapat digunakan sesuai jangka waktu sesuai
dengan umur seharusnya. Sebagai contoh: dalam pengelolaan
perlengkapan material milik daerah perlu dikelola sebaik mungkin agar
natinya dapat digunakan secara efisien dan tidak mengganggu APBD
yang telah disusun.
3. Manajemen Materiil
Seperti halnya istilah-istilah yang telah dijelaskan sebelumnya
manajemen materiil sebenarnya mempunyai bidang ajian dan fungsi
yang sama dengan dua istilah yang telah dijelaskan sebelumnya.
Sebelum mengartikan pengertian manajemen materiil alangkah baiknya
jika kita mengetahui definisi dari manajemen. Istilah manajemen bersal
dari perkataan bahasa italia “maneggiare” yang berarti “melatih kuda-
kuda” atau secara harfiah “mengendalikan (to handle)”. Sebenarnya
istilah manajemen dan administrasi memiliki arti yang sama yakni
sebagai suatu proses namun yang membedakan adalah ruang lingkup
penggunaannya. Administrasi biasa digunakan di kalangan birokrasi atau
 pemerintahan negara sedangkan manajemen biasanya digunakan di
kalangan perusahaan atau badan-badan swasta. Jadi, manajemen materiil
dapat diartikan keseluruhan proses pengendalian orang dan barang –
barang melalui sistem penataan/pengelolaan mulai dari perencanaan,
penganggaran, pengadaan, peberimaan, penyimpangan, pendistribusian
(pemakaian), pemeliharaan, hingga penghapusannya.
4. Manajemen Logistik
Istilah manajemen telah dijelaskan pada pengertian sebelumnya,
yakni sebagai suatu proses untuk mengendalikan segala bentuk sumber
daya yang ada agar nantinya dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu manajemen logistik dapat diartikan sebagai suatu proses
mengendalikan baik itu berupa perencanaan sampai pada pengawasan
segala bentuk sumber daya logistik yang ada agar nantinya dapat
tercapai tujuan secara efektif dan efisien.
Dengan mengkaji beberapa istilah-istilah yang hampir sama dengan
administrasi logistik di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pada
dasarnya istilah-istilah tersebut memiliki makna yang sama satu sama lain.
Istilah-istilah tersebut sebenarnya sama-sama merujuk pada suatu konsep
atau pengertian tentang suatu proses pengelolaan sumber daya logistik agar
berjalan secara efektif dan efisien. Sama halnya dengan dministrasi dan
manajemen yang sebenarnya memiliki makna yang sama hanya saja
lingkup penggunaannya saja yang berbeda.
Dari situlah maka saya memberikan beberapa alasan mengapa
muncul istilah-istilah yang hampir sama dengan administrasi logistik,
antara lain:
1. Ilmu akan selalu mengalami perkembangan mengikuti
perkembangan jaman baik itu dari segi kajian, istilah, dll. Oleh
karena itu akan muncul istilah-istilah baru dari ilmu tersebut yang
sebenarnya satu sama lain memiliki makna yang sama.
2. Kebutuhan manusia yang semakin kompleks. Hal ini mendorong
manusia untuk mengembangkan ilmu sesuai dengan kebutuhan
manusia, baik itu dari segi istilah maupun bidang kajiannya.
3. Agar terlihat jelas perbedaan ruang lingkup penggunaan ilmu
tersebut. Misalnya, administrasi yang lebih merujuk ke arah
 pemerintahan negara (birokrasi). Sedangkan manajemen yang lebih
merujuk kepada lembaga swasta (perusahaan) yang pada dasarnya
keduanya memiliki satu konsep pengertian yang sama yakni
pengelolaan sumber daya agar efektif dan efisien.

C. Alasan Mengapa Logistik Milik Organisasi Harus Dikelola

Dengan Baik.
Pada umumnya bahwa dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dan
kegiatannya, setiap organisasi membutuhkan berbagai sarana dan prasarana.
Semakin beraneka ragam fungsi, tugas dan kegiatan yang harus
diselnggarakan maka semakin beragam pula sarana dan prasarana yang
diperlukan dan digunakan. Teori ini berlaku bagi organisasi dalam
lingkungan pemerintahan, organisasi niaga, organisasi sosial dan bahkan
organisasi nirlaba sekalipun. Keseluruhan proses pengelolaan berbagai
sarana dan prasarana tersebut merupakan domain administrasi logistik.
Oleh karena itu banyak sekali tujuan pengelolaan logistik yang baik bagi
suatu organisasi, antara lain:
1. Mampu menyediakan logistik sesuai dg kebutuhan
2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dg keberadaan logistik
3. Mampu menyediakan logistik siap pakai
4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna
dan daya hasil logistik
5. Mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dg pertimbangan
& argumentasi yg dpt dipertanggungjawabkan
6. Mampu mencegah & mengambil tindakan antisipatif thd berbagai
penyimpangan
7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja
8. Mampu membangun budaya penggunaan logistik secara
bertanggung jawab

D. Alasan Penelitian Kebutuhan Merupakan Hal Yang Penting

Pengertian pengadaan dalam buku manajemen logistik ialah segala
kegiatan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa
berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang
tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnyausaha untuk tetap
mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi).
Sedangkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003 ijelaskan pengadaan
barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang
dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola
maupun oleh penyedia barang/jasa. Pengadaan dapat mempengaruhi
keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam
proses tersebut, karena itu pengadaan harus dianggap sebagai fungsi yang
strategis dalam manajemen logistik, dimana dalam pelaksanaan pengadaan
ini harus tersedia dalam jumlah yang cukup, pada waktu yang tepat dan
harus diganti dengan cara berkesinambungan dan teratur. Dengan
pelaksanaannya yang diatur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.Pengadaan barang dalam sehari-hari disebut juga pembelian dan
merupakan titik awal pengendalian persediaan jika titik awal ini sudah tidak
tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol. Pengadaan tidak selalu harus
dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan ataspilihan berbagai
alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling
praktis,efisien dan efektif.
Melihat begitu pentingnya sebuah pengadaan barang bagi suatu
organisasi maka tidak kalah pentingnya juga tentang penelitian kebutuhan.
Penelitian kebutuhan dianggap penting karena dalam penelitian suatu
barang yang akan dibeli dapat dikaji terlebih dahulu agar nantinya tidak
terjadi suatu pemborosan. Penelitian merupakan suatu kegiatan mengkaji
dan memcahkan masalah melalui metode ilmiah. Oleh karenanya penelitian
kebutuhan dapat pula diartikan sebagai suatu proses pengkajian kebutuhan
atau barang-barang logistik agar tercapai suatu tujuan yang efektif dan
efisien. Oleh karenanya penelitian kebutuhan juga merupakan hal yang
sangat penting bagi suatu organisasi
Contoh dari pentingnya suatu penelitian kebutuhan, sebut saja sebuah
perusahaan meubel bernama perusahaan A akan mengadakan suatu barang
yakni mesin diesel, oleh karena itu agar nantinya mesin diesel ini dapat
menunjang proses perusahaan perlulah diadakan suatu penelitian kebutuhan.
Penelitian tersebut dapat meliputi banyak hal misalnya dari segi kegunaan
apakah sudah perlu bagi perusahaan untuk membeli mesin diesel baru jika
memperhatikan mesin diesel yang lama. Jangan sampai mesin diesel yang
lama yang sesungguhnya masih bisa digunakan dengan baik justru dibuang
sehingga akan menimbulkan pemborosan. Selain itu penelitian juga bisa
terkait masalah merk, type, maupun harga barang. Segala hal tersebut harus
bisa disesuaikan dengan keadaan perusahaan tersebut. Jangan smpai
nantinya jika barang tersebut sudah benar-benar terbeli dan ternyata tidak
sesuai justru tidak terpakai.

E. Faktor-Faktor Yang Harus Diperhatikan Dalam Penelitian

Kebutuhan Logistik
Setelah mengetahui pentingnya penelitian kebutuhan setidaknya ada
lima faktor yang harus diperhatikan dalam penelitian kebutuhan logistik,
antara lain:
1. Faktor fungsional
Perhatian dari faktor fungsional adalah segala kebutuhan tersebut
nantinya harus mempunyai fungsi terhadap organisasi baik terhadap
karyawan maupun non karyawan. Faktor ini sebenarnya mempunyai dua
fungsi utama, yaitu fungsi umum dan fungsi khusus.
 Fungsi umum ialah setiap benda perbekalan atau kebutuhan
nantinya secara umum berfungsi sebagai alat untuk memperlancar
tugas pekerjaan para karyawan/pegawai. Jadi dalam hal ini
penelitian ditekankan pda fungsi barang terhadap karyawannya.
Sebagai contoh: sebuah perusahaan tekstile akan membeli alat
baru agar proses produksi semakin meningkat. Dari sini maka
sebelum pengadaan barang tersebut perlu dilakukan penelitian
terlebih dahulu. Apakah nantinya dengan alat baru ini semua
karyawan atau pegawai perusahaan akan mampu menggunakannya
atau justru nantinya alat ini akan menghambat proses produksi
perusahaan dikarenakan ketidaktahuan cara penggunaan dari
karyawann.
 Fungsi khusus ialah berkaitan dengan bentuk, type, ukuran
dan lain-lain. Jadi yang menjadi penekanan pada fungsi khusus
 ini adalah terkait bentuk, type, ukuran dari barang yang akan
diadakan. Bentuk, type, maupun ukuran barang seharusnya sesuai
dengan kebutuhan suatu orgaisasi. Jangan sampai nantinya akan
terjadi pemborosan karena barang yang sudah debeli ternyata
tidak sesuai kebutuhan. Oleh karena itu sangatlah penting untuk
melakukan penelitian kebutuhan. Sebagai contoh: sebuah
perusahaan makanan dalam memproduksi suatu produk makanan
seharusnya melakukan penelitian terhadap kebutuhan akan bahan-
bahan pembuatan makanan tersebut agar nantinya tidak terjadi
pemborosan.
2. Faktor biaya manfaat
Faktor ini menekankan pada pertimbangan antara biaya yang
harus dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh . Segala bentuk
barang yang akan dibeli atau diadakan sudah seharusnya memiliki fungsi
dan manfaat yang sesuai dengan harga barang tersebut. Jangan sampai
nantinya barang yang dibeli dengan harga tinggi tidak mampu memberi
manfaat yang maksimal bagi organisasi. Oleh karenanya sangatlah perlu
dan penting bagi organisasi untuk melakukan penelitian kebutuhan
terlebih dahulu. Agar nantinya tidak terjadi kerugian. Sebagai contoh:
sebuah kantor akan membeli sebuah proyektor maka sebelum melakukan
pembelian alangkah baiknya jika dilakukan penelitian terlebih dahulu.
Jangan sampai nantinya setelah barang tersebut terbeli justru tidak
mampu difungsikan secara maksimal karena jarang digunakan. Hal ini
nantinya akan mengurangi efisiensi dan efektifitas anggaran.
3. Faktor standardisasi
Faktor standardisasi sangat berkaitan erat dengan pembakuan
mengenai jenis, ukuran, mutu dan harga dari barang
perlengkapan/logistik. Standardisasi erat kaitannya dengan Normalisasi.

Normalisasi adalah pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasarkan

standar yang telah ditentukan. Salah satu masalah yang sering dihadapi dalam
penelitian kebutuhan adalah masalah penyusunan standar-standar mengenai
barang-barang dan cara-cara pembelian secara nasional, sehingga pembelian-
pembelian dapat dilakukan tanpa mengalami keborosan. Karena teknologi
semakin berkembang dari waktu ke waktu maka standardisasi juga harus
mengikuti perkembangan tersebut. Jangan sampai standardisasi malah akan
menghambat proses modernisasi suatu organisasi. Contonya adalah:
standardisasi mesin ketik yang dulunya menggunakan mesin ketik kini
seharusnya dapat menyesuaikan perkembangan teknologi misalnya dengan
standardisasi menuju komputer sesuai dengan program-program yang up to
date. Banyak sekali masalah yang muncul dalam proses standardisasi, oleh
karenanya diperlukan suatu badan khusus atau ahli yang mampu menangani
proses standardisasi alat-alat. Badan ini bertujuan antara lain supaya dalam
pembelian-pembelian besar dapat dilakukan secara lebih hemat serta dapat
diusahakan supaya satu organisasi tidak berkelebihan barang tertentu, sedang
badan organisasi lain kekurangan. Namun demikian dengan adanya badan yang
berpusat dalam bidang pengadaan ini, maka akan memungkinkan terjadinya
monopoli kewenangan dan hubungan pribadi (nepotisme).
Standardisasi mempunyai beberapa keuntungan dan kerugian, berikut adalah
keuntungan dari standardisasi:
a. Karena bentuk, ukuran, tipe yang ditetapkan secara Internasional,
maka akan memudahkan penggantian suku cadang.
b. Perawatan menjadi mudah dan sederhana
c. Peralatan menjadi favorit sehingga mudah dijual dan mudah
diperoleh
d. Suku cadang akan tersedia cukup banyak
e. Harga dapat ditekan serendah mungkin
f. Kerusakan yang kecil tidak perlu menyebabkan tidak
berfungsinya peralatan tersebut.
Sedangkan kerugiannya antara lain:
a. Orang hanya terikat pada beberapa merk peralatan yang dapat
dipilihnya
b. Pedagang mungkin dapat mempermainkan konsumen peralatan
tersebut.
Melihat uraian di atas contoh dari standardisasi misalnya, di dalam suatu
pemerintahan atau lingkup DPRD akan mengadakan pengadaan suatu mobil
dinas maka dari itu dalam penelitian kebutuhan alangkah baiknya jika diadakan
suatu standardisasi atau pembakuan barang. Standardisasi tersebut meliputi
merk, type, warna maupun harga mobil tersebut. Dalam standardisasi tersebut
maka diperlukan suatu pengkajian agar nantinya barang yang dibeli tidak
ketinggalan jaman dan agar nantinya barang tersebut dapat membantu
pelaksanaan tugas agar lebih efektif dan efisien.
4. Faktor prestise
Dalam faktor perstise yaitu perlu diperhatikan siapa yang akan
mempergunakan, apa jabatannya dsb. Beda jabatan, beda
perlengkapannya. Hal ini mengandung makna bahwa dalam pengadaan
suatu barang perlu dilakukan penelitian dari segi prestise untuk siapa
barang tersebut digunakan. Barang yang akan dibeli seharusnya bisa
menggambarkan pemakainya baik itu dari statusnya maupun
kewibawaannya. Jangan sampai nantinya barang yang dibeli dan
digunakan justru akan menurunkan kewibawaan atau prestise
pemakainya. Meskipun terkesan hal ini tidak begitu penting namun
setidaknya faktor ini dapat menjadi tolok ukur keberhasilan administrasi
logistik. Contoh dari faktor ini secara konkrit misalnya, dalam suatu
pemerintahan daerah akan menganggarkan biaya untuk membeli mobil
dinas bupati tujuannya agar mempermudah mobilitas bupati. Namun
selain memperhatikan faktor tersebut perlu juga diperhatikan faktor
prestise bagi pemakainya. Setidaknya mobil dinas yang dipakai bupati
tersebut bisa mengangkat kewibawaan pemakainya. Walaupun pada
dasarnya mobil ini bertujuan agar mobilitas bupati dapat berjalan efektif
dan efisien.
5. Faktor Anggaran
Yaitu mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi.
Dengan mempertimbangkan faktor ini maka akan dapat disusun skala
prioritas kebutuhan logistik maupun cara-cara pengadaan logistik degan
tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. Dari
pengertian di atas maka dapat diketahui bahwa dalam rangka pengadaan
suatu barang atau logistik perlu juga memperhatikan keadaan anggaran
yang tersedia jangan sampai nantinya pengeluaran akan menggelembung
dan tidak sebanding dengan pendapatan, sehingga mengakibatkan defisit
anggaran. Jangan sampai muncul istilah besar pasak daripada tiang.
 Sebagai contoh, suatu perusahaan akan membeli mesin baru untuk
peningkatan efektifitas dan efisiensi. Meskipun tujuannya baik untuk
perusahaan, namun di balik itu perlu dilakukan penelitian tentang
besarnya anggaran yang tersedia. Jangan sampai pembelian ini akan
justru membuat aggaran menjadi defisit serta pemborosan.

F. Tahapan-Tahapan Dalam Penentuan Kebutuhan Logistik.

Salah satu kegiatan dari administrasi logistik adalah penentuan
kebutuhan logistik atau penentuan barang-barang kebutuhan organisasi.
Penentuan kebutuhan logistik adalah suatu kegiatan perumusan daftar
nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam
periode waktu tertentu. Jadi penentuan kebutuhan logistik menunjuk pada
suatu kegiatan yang dilakukan untuk merumuskan segala daftar nama-nama
barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan
berdasarkan daftar penyusunan kebutuhan menurut indeks korelasinya.
Indeks korelasi merupakan skala kepentingan barang tertentu bagi suatu
organisasi, indeks korelasi dibedakan menjadi 3, yaitu:
 v Tinggi ( Skala Primer ) : benda-benda tersebut
sangat mutlak dibutuhkan, tanpa adanya benda tersebut instansi tidak
akan bisa berjalan. Barang ini bersifat sangat mendesak. Contoh suatu
instansi yang bertugas untuk melakukan pencatatan sipil dan kearsipan
maka sangat mutlak bagi instansi tersebut untuk memiliki mesin ketik
(komputer).
 v Sedang ( Skala Sekunder ) : benda-benda itu penting untuk
memperlancar jalannya instansi, namun tidak mutlak. Barang ini
sifatnya mendesak. Contoh: sebuah instansi untuk memperlancar
distribusi maka diperlukan alat transportasi pribadi. Alat transportasi ini
berguna untuk memperlancar jalannya instansi namun tidak harus
dimiliki karena masih bisa dengan alternatif lainnya.
 v Rendah ( Skala Tertier ) : adanya benda-benda
tersebut perlu untuk membantu memperlancar jalannya instansinsi,
namun tidak mutlak dan tidak penting. Barang ini bersifat tidak
mendesak. Contohnya: untuk menjaga agar karyawan tetap semangat
 bekerja, maka dibutuhkan suatu hiburan seperti musik yaitu dapat
berupa tape recorder maupun DVD. Barang ini tidak mutlak dan tidak
penting namun dapat memperlancar jalannya organisasi.
Ada banyak pendapat terkait dengan tahapan penentuan kebutuhan
logistik. Namun saya akan menjelaskan salah satu pendapat tersebut, yakni
dari lucas dan rumsari. Tahapan penentuan kebutuhan logistik menurut
lucas dan Rumsari dapat digambarkan dengan skema sebagai berikut:
1. Langkah pertama dalam penentuan kebutuhan logistik ialah
menyusun nama-nama barang yang dibutuhkan organisasi. Pada proses
ini bertujuan untuk mendata segala kebutuhan barang yang diperlukan
dalam sebuah instansi atau organisasi baik itu berupa barang tahan lama
maupun barang habis pakai. Pada proses ini sama sekali tidak
memperhatikan tingkat kepentingan barang tersebut dan anggaran dari
organisasi. Sebagai contoh: suatu instansi kelurahan akan membeli
berbagai kebutuhan logistik. Oleh karena itu pada proses ini maka
dilakukan proses pendataan barang-barang apa saja yang diperlukan
dalam proses keberjalanan instansi tersebut dari yang kecil sampai yang
besar, seperti kertas, tinta, komputer, printer, mobil transport, motor
dinas, meja kerja, kursi rapat, lemari arsip, dlsb.
2. Langkah yang kedua atau langkah selanjutnya yakni membuat
atau menyusun skala prioritas. Dalam proses atau tahapan ini barang-
barang yang telah dicatat pada proses sebelumnya harus
dipertimbangkan tingkat kepentingannya apakah barang itu sangat
penting, kurang penting, atau bahkan tidak penting. Tujuan dari tahapan
ini adalah menghindari terjadinya pemborosan dan ketidakefektifan
barang yang telah dibeli. Sebagai contoh, setelah barang-barang yang
dibutuhkan intansi tersebut tercatat semua maka dipilah mana yang
sekiranya lebih penting antara barang yang satu dengan yang lainnya.
3. Langkah yang ketiga atau terakhir dari tahapan penentuan
ebutuhan logistik adalah membuat daftar nominasi barang (DNB). Daftar
Nominasi Barang adalah daftar yang memuat gambaran informasi
mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang
diadakan serta memuat gambaran informasi mengenai harga persatuan
 dan harga total guna memperhitungkan anggaran yang dibutuhkan. Pada
proses pembuatan daftar nominasi barang ini bertujuan untuk
menyesuaikan barang yang akan dibeli dengan anggaran yang dimiliki
organisasi (perusahaan). Jangan sampai nantinya justru terjadi
penggelembungan anggaran. Selain itu dalam penyusunan Daftar
Nominasi Barang (DNB) harus melibatkan berbagai pihak terkait.
Sebagai contoh, setelah perusahaan membuat skala prioritas maka
disesuaikan dengan anggaran yang ada dengan barang yang ada, baik itu
dari segi merk, jenis, maupun typenya yang semuanya harus sesuai
dengan anggaran yang dimiliki perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Krisna, Dimas., Kristanto, Wahyu., 2013. Manajemen dan Rekayasa

Logistik. Diakses tanggal 2 april 2013 pukul 10.50 dari http://www.scribd.com

Moekijat. 1992. Pokok-pokok Pengertian Administrasi, Manajemen dan

Kepemimpinan. Bandung: CV. Mandar Maju

Siagian, sondang P. 1992. Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT.

Rineka Cipta

Sukarna. 1990. Prinsip-prinsip Administrasi Negara. Bandung: CV. Mandar

Maju

Syamsi, Ibnu. 1983. Administrasi Perlengkapan Matriil Pemerintah Daerah.

Yogyakarta: PT. Bina Aksara

Tjokroamidjojo, Bintoro. 1995. Pengantar Administrasi Pembangunan. Jakarta:

PT. Pustaka LP3ES Indonesia
Wajong, J. 1954. Organisasi dan Administrasi. Jakarta

Widarman. 2013. Makalah Manakemen Logistik. Diakses tanggal 2 april 2013

pukul 10.48 dari http://www.slideshare.net

Widjaja, A. W., 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT.

Raja Grafindo Persada

Yuliani, Sri. 2004. Pengantar Ilmu Administrasi Negara. Surakarta