Sistem Informasi Manajemen Logistik

Materi tgl 8 Oktober 2020

PENDAHULUAN

Logistik merupakan seni dan ilmumengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi,

dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan

tujuan mengoptimalkan penggunaan modal

 Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup

integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.

Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah "mendapatkan barang yang tepat,

pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dengan biaya yang

terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistik"

Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal yang

amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga

tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen.Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen

logistik yang baik merupakan sebuah keharusan.

ASAL USUL LOGISTIK

Kata logistik berasal dari bahasa Yunani logos (λόγος) yang berarti "rasio, kata, kalkulasi,

alasan, pembicaraan, orasi".Kata logistik memiliki asal kata dari Bahasa Perancisloger yaitu untuk

menginapkan atau menyediakan.Kegunaan asalnya untuk menjelaskan ilmu dari pergerakan, suplai

& perawatan dari pasukan militer di lapangan.Nantinya digunakan untuk mendeskripsikan

manajemen arus barang di sebuah organisasi, dari barang mentah menjadi barang jadi.

Logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari kebutuhan pihak militer untuk

memenuhi persediaan mereka ketika mereka beranjak ke medan perang dari markas. Pada

kekaisaran Yunani, Romawi dan Bizantium kuno, ada perwira militer dengan gelar 'Logistikas', yang

bertanggung jawab atas distribusi dan pendanaan persediaan perang.

Oxford English Dictionary mendeskripsikan logistik sebagai "the branch of military science

relating to procuring, maintaining and transporting materiel, personnel and facilities."Definisi lainya

adalah "the time-related positioning of resources."Maka dari itu, logistik biasanya dilihat sebagai

cabang umum dari ilmu teknik yang membuat "sistem manusia" bukan "sistem mesin".
SEJARAH LOGISTIK

Selama perang Troya Yunani mengirimkan 1200 kapal ke Troya.Untuk perang ini, bangsa

Yunani tidak mampu membawa cukup makanan dan uang.Maka dari itu, mereka harus menanam

makanan di Troya dan terus menerus melakukan penyerbuan kecil untuk mecari suplai.Karena

masalah logistik ini, mereka tidak bisa melancarkan serangan yang menentukan dan signifikan untuk

mengakhiri perlawanan bangsa Troya.Perang ini berlangsung selama sepuluh tahun.Sejarawan

Yunani Thucydides (460-400 SM) menjelaskan isu ini dan menekankan pentingnya keberadaan atau

ketiadaan logistik dalam peperangan.

Akan tetapi ada juga bukti-bukti yang menyatakan bahwa bangsa Yunani kala itu telah

mengerti pentingnya logistik.Di antara kalimat-kalimat dalam epik karangan Homer ialah mengenai

perisai baru milik Achilles. Pada pahatanya dijelaskan tentang kota Troya yang di kepuung, tetapi

bukanya menyerang kamp-kamp milik bangsa Yunani, para pasukan Troya malah menyerang

domba-domba milik bangsa Yunani, dan ini melambatkan laju pasukan Yunani. Bukan hanya orang

Troya, pasukan Yunani juga dengan segala daya upaya berusaha menyelamatkan domba mereka

mengingat betapa pentingya pasokan pangan bagi kelanjutan pengepungan mereka atas kota Troya.

Salah satu kampanye perang pertama di masa kuno ialah Perang Persia.Raja Persia Xerxes

I pergi bertempur pada tahun 480 SM dengan membawa sekitar 100.000 pasukan bersamanya

menuju beberapa kota-kota di Yunani. Karena pasukan Persia yang begitu banyak, pasokan logistik

hanya bisa dilakukan melalui laut karena melalui jalan darat terlalu susah pada masa itu. Maka dari

itu, pasukan Xerxes maju bertempur dengan dikawal oleh armada kapal perang dan kapal barang.

Setelah kalah di pertempuran Salamis sang raja harus mundur karena dia mengkhawatirkan akan

hilangnya koneksi antara rantai suplai dengan pasukanya di depan.

LOGISTIK MILITER

Dalam ilmu militer, menjaga agar jalur suplai sambil mengganggu jalur musuh amatlah

krusial � Napoleon bahkan mengatakan logistik adalah faktor terpenting � dalam strategi militer,

karena sebuah angkatan bersenjata tanpa sumber daya dan transportasi itu tidak berdaya.

Kekalahan Inggris di Perang Kemerdekaan Amerika dan kekalahan Poros di medan Afrika Perang

Dunia II semua disebabkan oleh kegagalan logistik. Pemimpin bersejarah speerti Hannibal Barca,

Alexander the Great, dan Duke Wellington dianggap sebagai jenius dalam logistik.

ILS (Integrated Logistics Support) adalah disiplin yang digunakan oleh tentara/militer untuk

memastikan sistem pendukung yang kuat dengan layanan perbekalan (logistik) konsep pemikirannya
adalah biaya terendah dan sesuai dengan kebutuhan, handal, persediaan yang mencukupi,

maintainability dan lain-lain sebagai persyaratan yang ditetapkan untuk itu.

Dalam logistik militer, perwira logistik mengatur bagaimana dan kapan memindahkan sumber

daya ke tempat dimana mereka dibutuhkan. Manajemen rantai suplai di logistik militer biasanya

bersinggungan dengan variabel-variabel tertentu untuk memprediksi biaya, penurunan kualitas,

konsumsi dan permintaan masa depan. Pengelompokan kategori AD AS yaitu klasifikasi suplai

dikembangkan sedemikian rupa sehingga suplai dengan kategori konsumsi yang mirip dikelompokan

menjadi grup-grup tersendiri untuk kegunaan perencanaan lebih lanjut. Contohnya, konsumsi pada

masa damai untuk amunisi dan bahan bakar akan lebih sedikit dibandingkan pada masa

peperangan, dimana suplai lainya seperti makanan dan baju memiliki rasio konsumsi yang konstan

tanpa menghiraukan perang maupun damai. Pasukan akan selalu membutuhkan seragam dan

makanan, lebih banyak pasukan berarti kebutuhan makanan dan seragam akan lebih banyak.

MANAJEMEN LOGISTIK

Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk

merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan

aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik

konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Sistem Informasi Manajemen

Menurut Davis (1984:3):

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan

mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi,

jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi.Sistem tersebut

menggunakan perangkat keras dan lunak (software dan hardware), prosedur manual, model-model

untuk analisa, perencanaan dan pengambilan keputusan juga database.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Logistik adalah

sistem informasi yang terpadu antara manusia dan komputer dan berfungsi dalam pengelolaan

persediaan dalam tujuan menyediakan informasi untuk analisa, perencanaan, operasional, dan

pengendalian, dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen dalam sebuah organisasi.

1.Sistem Informasi

Data adalah fakta-fakta yang terkumpul dari suatu pengamatan atau pengukuran, sedangkan

informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang penuh arti bagi pemakai dan memiliki
 arti riil dalam tindakan-tindakan saat ini dan yang akan datang dalam pengambilan keputusan.

Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan mentah dan barang jadi.

Selanjutnya, informasi hanya akan memiliki nilai sepanjang dia mempengaruhi proses pengambilan

keputusan dan hasilnya lebih baik dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa informasi

tersebut. Agar dapat berguna bagi proses pengambilan keputusan, maka informasi tersebut harus

aktual, tersedia tepat waktu dan tepat guna.

Jadi sistem informasi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk memproses data menajdi

informasi.Lebih tepatnya adalah bahwa sistem informasi memproses data yang belum siap

dugunakan menjadi bentuk yang siap digunakan berupa informasi untuk pemakai yang

bersangkutan.Semua sistem informasi memiliki 3 kegunaan utama yaitu: menghimpun data sebagai

masukan, kemudian memproses dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, up-

dating dan lain-lain, serta memperoleh informasi sebagai outputnya.

2.Unsur-unsur sistem informasi, antara lain meliputi:

A. Sistem informasi pemroses transaksi

Merupakan sistem pengolah data yang tugas utamanya adalah sistem pemroses transaksi

pada tingkat operasional, dapat mempunyai input yang berasal dari luar (eksternal) maupun dari

dalam.

B. Sistem informasi untuk manajer

Sistem ini diciptakan untuk membangkitkan informasi yang dapat digunakan bagi manajer

untuk mengendalikan operasi, startegi, perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek,

pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.Dalam sistemyang komputeris, program

secara terus-menerus memantau transaksi yang diproses atau yang baru digunakan untuk

pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan manajemen yang perlu mendapat

perhatian manajer.Dengan bantuan sistem ini, manajer dapat dengan mudah mengendalikan

operasional perusahaan/organisasi dan manajer dapat mengambil keputusan bisnis dengan cepat

dan tepat karena manajer tersebut memperoleh informasiyang aktual.

C. Sistem informasi intelijen

Merupakan sistem pendukung manajerial untuk penyusunan perencanaan jangka panjang

dan penganggaran operasi.Sistem ini bertugas mencari dan menganalisa informasi tentang

lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundang-undangan dan ekonomi.Dari suatu

negara/lebih, di samping juga untuk mengetahui tentang kesehatan dan prospek industri dari
 perusahaan dimana perusahaan yang bersangkutan berada.Di dalamnya juga berisi informasi

tentang para pesaingnya. Sistem ini akan memberikan informasi perencanaan dan akan mengurangi

jumlah waktu yang harus dihabiskan manajer untuk mengumpulkan informasi perencanaan sehingga

manajer akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk melakukan tugas-tugas lainnya.

D. Sistem pendukung keputusan

Suatu sistem informasi yang dirancang untuk mendukung manajer dalam mengambil

keputusan manajemen/organisasi.Oleh sebab itu sistem ini cenderung dirancang untuk melayani

manajer dalam tingkat menengah (madya) maupunyang senior.Secar a khusus, sistem ini

menggunakan model. Model adalah serangkaian program, biasanya berisi persamaan matematik,

yang menggambarkan masalah.tugas manajemen khusus. Dengan sedikit mengubah model atau

data yang dimasukkan, maka manajer akan dapat menyelesaikan masalahnya.

MANAJEMEN LOGISTIK TERPADU

Manajemen Logistik Terpadu merupakan suatu kegiatan manajemen logistik yang meliputi 2

bidang yang berkaitan, yaitu: bidang organisasi logistik dan bidang koordinasi logistik.

1.      Bidang Operasi Logistik, merupakan kegiatan-kegiatan yang bersifat fisik.

Manajemen distribusi fisik menyangkut masalah pengangkutan produk kepada

langganan.Dalam distribusi fisik, langganan dipandang sebagai pemberhentian terakhir dalam

saluran pemasaran.Manajemen material adalah menyangkut perolehan (procurement) dan

pengangkutan material, suku cadang dan atau persediaan barang jadidari tempat pembelian ke

tempat pembuatan/perakitan gudang atau toko pengecer.

Proses transfer internal adalah mengenai pengawasan terhadap komponen-komponen

setengah jadi pada waktu ia mengalir diantara tahap-tahap manufacturing dan pengangkutan

awaldari produk jadi ke gudang atau ke saluran pengecer.

2.      Bidang Koordinasi Logistik, yang menyangkut pada kegiatan-kegiatan komunikasi dan

perencanaan.

Bidang ini meliputi identifikasi kebutuhan pergerakan dan penetapan rencana untuk memadukan

seluruh operasi logistik, antara lain:

a.       Peramalan (forecasting)

b.      Pengolahan pesanan (order processing)

c.       Perencanaan operasi

d.      Perencanaan kebutuhan material (procurement)

  

HUBUNGAN FUNGSI-FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM LOGISTIK

Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang melaksanakan berbagai

ragam fungsi untuk menghasilkan output yang berguna bagi pelaksana operasi dan manajemen

organisasi yang bersangkutan.

Output dari sistem informasi adalah:

1. Dokumen transaksi, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji, rekening langganan dan

pesanan pembelian.

2.  Laporan yang direncanakan sebelumnya, isi dan bentuknya telah direncanakan terlebih dahulu,

seeperti laporan penjualan, persediaan, dan arus dana.

3.  Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara, terjadi pada waktu yang tidak

teratur dan memerlukan data atau analisis yang tidak direncanakan lebih dahulu.

4.  Dialog manusia/mesin, merupakan suatu cara dimana seorang pemakai dapat berinteraksi dengan

suatu model untuk memperoleh suatu pemecahanyang memuaskan. Model yang dimaksud seperti

model perencanaan pabrik, model analisis penanaman modal, dsb.

Tujuan daripada sistem informasi adalah di desain untuk menyediakan informasi bagi tiap

unit fungsional.

Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen adalah:

1.  Pengendalian operasional, suatu proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara

efektif dan efisien.

2.  Pengendalian manajemen, diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba, dan untuk

mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk

diterapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.

3.  Perencanaan strategik, mengembangkan strategi sebagai sarana organisasi untuk mencapai tujuan.

Fungsi Logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, persediaan, dan distribusi.

Maka struktur informasinya meliputi:

1.  Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan

produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen

pengangkutan.

2.  Pengendalian operasional, menggunakan informasi yang ada dalam daftar dan laporan seperti

pembelian yang terdahulu, delivery terdahulu, barang tidak ada dalam persediaan, barang yang

berlebihan, laporan perputaran persediaan, ikhtisar prestasi penjualan, dan analisa prestasi

pengangkutan.

3.  Informasi Pengandalian Informasi untuk logistik terdiri dari perbandingan antara tingkatan persediaan

yang direncanakan dengan aktual, harga pembelian barang, perputaran dan sebagainya.

4.  Perencanaan strategik melibatkan analisis distribusi baru, kebijaksanaan baru berkaitan dengan

penjualan, dan strategi make or buy. Informasi mengenai teknologi baru, alternatif distribusi, dan

sebagainya, menjadi diperlukan.

Teknologi komputer yang merupakan pendukung daripada sistem informasi sangatlah cepat

mengalami perubahan dan sebaliknya tidak didukung oleh perkembangan dari konsep sistem

informasi itu sendiri yang cenderung berkembang lamban.Hal ini disebabkan perubahan kapasitas

dan biaya perangkat keras dan lunak yang dipakai oleh sistem.

Ditekankan bahwa identifikasi kebutuhan informasi barulah kemudian menetapkan sistem

yang memenuhi kebutuhan itu.Hal ini disebabkan olah masing-masing fungsi organisasi dan individu

pengambil keputusan didalamnya berbeda dalam kebutuhan dan pemanfaatan informasi.Dengan

teknologi yang ada dahulu, menyebabkan mahalnya sistem yang disesuaikan untuk tiap individu,

namun dengan adanya perkembangan perengkat keras, perangkat lunak, dan tentunya metode

sistem informasi membuka peluang bagi manajer untuk memiliki sistem yang sesuai dengan

keputusan kritis yang harus diambil. Hal ini sangat penting terutama bagi manajer di bagian logistik

yang secara langsung berhadapan dengan pasar yang selalu rentan terhadap perubahan

Memaksimalkan Fungsi IT dalam Manajemen Logistik/SCM

Dalam hal manufaktir, gudang adalah sebagai sarana untuk tempat penyimpanan barang

guna menunjang operasional.Apakah itu oprasional produksi ataupun distribusi.Oleh karena itu,

keberadaan gudang dianggap hanya sebagai suporting bagi manajemen.Lain halnya dengan bagian

produksi yang selalu dipandang lebih penting dibanding dengan bagian gudang.Dalam hal investasi

pun, manajemen lebih mengutamakan produksi dibanding bagian gudang.Karena manajemen

menganggap bahwa produksi adalah bisnis utama dalam hal manufaktur.Padahal, jika bagian
 gudang memiliki manajemen pergudangan yang handal, maka hal ini akan memberikan kontribusi

yang tidak sedikit bagi manajemen. Khususnya dalam hal IT.Selama ini, fungsi IT di bagian gudang,

kebanyakan hanya memberikan informasi yang berhubungan dengan internal gudang, seperti posisi

stock dan mutasi persediaan.Tetapi jika fungsi IT dalam manajemen pergudangan lebih

dimaksimalkan, maka akan memberikan kontribusi besar bagi manajemen. Kontribusi tersebut

diantaranya adalah :

1.      Mengetahui posisi penempatan barang yang dapat meminimalkan proses pencarian barang

2.      Mengetahui posisi barang baik, barang rusak ataupun barang yang masih perlu penanganan lebih

lanjut

3.      Mengetahui posisi minimum stock yang dapat memberikan informasi bagi PPIC untuk

ditindaklanjuti dengan pembelian

4.      Memberikan informasi terkait dengan sistem FIFO, LIFO ataupun sistem pengambilan barang yang

ditentukan

5.      Sebagai dasar melakukan perencanaan pembelian.