JUNIDAR - Isk Junidar 10111163 PDF
JUNIDAR - Isk Junidar 10111163 PDF
SKRIPSI
Oleh :
JUNIDAR
NIM 10111163
Tugas Akhir oleh Junidar ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padatanggal 10
September 2012.
Dewan Penguji:
SKRIPSI
Oleh
Nama : Junidar
Nim : 10111163
Disetujui,
Penguji I Penguji II
Mengetahui,
Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana
merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian - bagian tertentu dalam penulisan
skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas
sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi
pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan
peraturan yang berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.
Junidar
10111163
KATA PENGANTAR
v
7. Kepada keluarga, terutama kakak dan abang tercinta, yang mendukung baik lewat materi
dan do’a sehingga penulis mampu menyelesaikan tahap pertama penulisan tugas akhir
ini.
8. Kepada teman-teman, Wini, Eka, Gusti, Hafni, Muhib, Fajar, Aal, Ahyar, Anas, Awir,
Sayed dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, karena
dukungan kalian semualah penulis mampu menyelesaikan ini.
9. Kepada pihak-pihak tertentu, terutama Kak Dian, terimakasih atas support yang selama
ini kakak berikan, sehingga adindamu mampu melewati ini semua.
Junidar
vi
ABSTRAK
Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha Universitas
U’Budiyah Indonesia, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu
dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu
sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat
pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang
aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak TU. Aplikasi ini
dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini
mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, admin atau petugas TU dapat mengelola
dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan,
menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk
dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan
pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang
diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam
mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat
membantu mahasiswa dalam melakukan pembuatan surat di pihak akademik Universitas
U’Budiyah Indonesia.
vii
ABSTRACT
Many were made and the number of letters received clerical administration
section U'Budiyah University of Indonesia, so that the search data will be
inefficient in terms of time and effort by using the manual system. So at this time
we need a system of administration that is more structured management letter in
order to speed up the search data and preparing reports, so that the author felt the
need to design the application Correspondence Archive deemed necessary and
help the TU. This application is designed using PHP and MySQL. Because web-
based, it has the ability to archive applications, can be accessed anywhere, admin
or TU officials can manage user login that can add, edit, cancel, delete and store
incoming and outgoing mail, to search incoming and outgoing mail by sender and
the subject, the search results do sorting based on id or the date of the letter, and
can print the reports. The results obtained from the implementation of this
correspondence archive application that makes it easy to manage archiving TU
letter once manual is now digital, and in doing so assist students in the creation of
academic letter U'Budiyah University of Indonesia.
viii
DAFTAR ISI
xi
2.5 Surat ......................................................................................... 18
2.5.1 Fungsi Surat ................................................................. 19
2.5.2 Tujuan Surat ................................................................. 20
2.5.3 Pengertian Surat Masuk ............................................... 21
2.5.4 Pengertian Surat Keluar ............................................... 22
2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk .............................. 22
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar .............................. 24
2.6 Database ................................................................................... 25
2.7 Sistem Manajemen Database (DBMS) .................................... 28
2.8 PHP dan MySQL ..................................................................... 31
2.8.1 PHP .............................................................................. 31
2.8.2 MySQL ......................................................................... 33
2.9 Koneksi PHP ke MySQL ......................................................... 36
xii
3.3.11 Penulisan Laporan ........................................................ 47
xiii
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 64
LAMPIRAN ................................................................................................. 65
BIODATA PENULIS .................................................................................. 66
xiv
DAFTAR GAMBAR
xv
DAFTAR TABEL
xvi
BAB I
PENDAHULUAN
teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup universitas agar
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah
umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan,
surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan
dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara
mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar
sejenis.
data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu
waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem
1
keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem
Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam akademik
bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar,
Indonesia dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di
setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip.
program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk
dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa
Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang
dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat
masuk dan surat keluar. Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh akademik
Universitas U’Budiyah Indonesia yaitu masih menginput kan data dari surat
masuk dan surat keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke
dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat
Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh
Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan
tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat
tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum
nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai
untuk menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah
dosen harus meng-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor.
Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh
Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih
untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan
akademik. Di program ini dosen harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses
Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat
dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah
kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat
keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang
1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan
pengarsipan.
pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan
tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan
yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini
antara lain :
1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP.
2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan MySQL.
3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu
4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan oleh admin.
5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan
dan manfaat yaitu sasaran yang akan dicapai dari pembuatan tugas akhir tersebut.
Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka adapun
berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu
menggunakan PHP
menggunakan MySQL
1. Pengumpulan data
2. Perancangan
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja
antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang
3. Pemograman
Pada tahap ini, yang dilakukan adalah membangun coding berdasarkan hasil
analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari
kebutuhan pengguna.
4. Implementasi
program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program
merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini
program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian
Dalam penulisan laporan atau tugas akhir penulis menggunakan data-data yang
diperoleh penulis disaat melakukan riset atau observasi di tempat obyek penelitian
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis
yang dibutuhkan.
BAB 5: KESIMPULAN
Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang
TINJAUAN PUSTAKA
cita bangsa Indonesia untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas
tetapi juga merupakan tugas dan tanggung jawab masyarakat secara keseluruhan.
Berangkat dari ide dan pemikiran tersebut, maka pemilik Yayasan U’Budiyah
informatika dan komputer merupakan bidang yang paling banyak diminati dan
paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini. Oleh karena itu, tidaklah
tersebut.
SKNo.25/D/O/2007.
9
Keberadaan STMIK ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk mencetak
Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa, berjiwa kebangsaan, bermoral tinggi, berperilaku arif,
kreatif, dinamis, dan inovatif, memiliki integritas dan kepribadian tinggi, terbuka
keahlian yang kompeten, sehingga mampu bersaing ditingkat lokal, nasional dan
internasional.
keahlian.
Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu
kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk
mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada
maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem
dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang
menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas
dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima
2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang
dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3).
Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi
informasi.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input
menjadi output.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem
yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto
dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari
proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto,
2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data
tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu
informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk
mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal
dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus
input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan
umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan
balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali,
begitu seterusnya.
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
1. Akurat
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
mengirimkannya.
3. Relevan
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan
produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau
informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip
Jagiyanto:
didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok
teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi
terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan
pemakai sistem.
5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu
kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem
informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan
tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat
waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar
2.2.
2.5 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36).
Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar
yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang
pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat
komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern
kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat
merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan
ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan
rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis
surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun
bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat
dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama
antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 :
36) :
2. Bahan pembukti
Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat
digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak
lain.
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau
instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi
1. Sebagai pemberitahuan.
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada
pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang
diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua
jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima
melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman
(Wursanto, 1991).
1. Surat penting
tujuan organisasi.
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak
3. Surat rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang
bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak
4. Surat pribadi
Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan
maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat
kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun
penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat
yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan
(Herijanto, 1994).
Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang
telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri
dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat
surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
1. Penerimaan Surat
2. Pensortiran Surat
- Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun
surat pribadi
- Menyortir berdasarkan tujuannya
3. Pembukaan Surat
- Memeriksa lampiran-lampiran.
5. Pengklasifikasian Surat
6. Pendistribusian Surat
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern
Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah
ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan
Pengetikan Surat
Pemeriksaan Surat
Pencatatan Surat
Pengiriman Surat
Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Sumber : (Wursanto,1991)
Keterangan :
maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan.
4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai
adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan
yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.
informasi bagi pemakai” (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai
macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk
Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan
dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi
dengan baik.
Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu
bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari
lembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan
dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita
ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan
petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan
Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan
dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,
sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan
hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan.
menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan
data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen
berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan
bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik
Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat
pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari
penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita
dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data
penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang.
3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan
penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang
disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra,
penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama
yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan
tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama
(bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk,
optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :
129).
1. Field
Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang
lainnya.
2. Record.
Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam
secara lengkap.
3. File
4. Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut
pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap
entity/record/baris.
Jenis-jenis key :
1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat
2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key
jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3. Primary Key. Salah satu dari atribut dari candidate key dapat
d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi
primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu
2.8.1 PHP
bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk
pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi,
halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat
mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian
PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.
bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client
yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di
dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <?
dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server
PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang
baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL
yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya
dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang
membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya
adalah PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang
diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan
mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke
2.8.2 MySQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data
System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti.
Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multi-
user serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis
dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi
dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki
hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang
1. Membuat Tabel
Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam
table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data
2. Menghapus Tabel
3. Menambah Kolom
Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan
adalah :
4. Menghapus Kolom
Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan
adalah :
melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah :
7. Merubah Data
8. Menampilkan Data
umunya adalah :
SELECT*FROM nama_tabel;
SELECT*FROM nama_tabel;
antara lain :
1. Fungsi mysql_connect
database.
2. Fungsi msql_select_db
Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan.
Msql_select_db (“namadatabase”,$koneksi)
3. Fungsi mysql_query
Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database.
$query=mysql_query(“select*from nama_tabel”,$koneksi)
$array=mysql_fetch_array ($query)
Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array
$row=mysql_fetch_row ($query)
BAB III
METODELOGI PENELITIAN
Indonesia di Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2012
Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai
berikut:
tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus
(flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan
kapan atau dimana selesainya. Dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini, adapun
37
38
prosedur kerja dari pembuatan awal hingga akhir tugas akhir ini dapat dilihat pada
Mulai
Studi Pendahuluan
Penetapan Tujuan
Pengolahan Data
Flowchart ERD
Surat Masuk
Pembuatan Aplikasi
Surat Keluar
Implementasi
dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode
selesai.
dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas
akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang
bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik
pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan baik walaupun masih sangat jauh
dari sempurna.
Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi
pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi
a. Wawancara
yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat
b. Observasi
langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data
database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.
U’Budiyah Indonesia
STAR
SURAT MASUK
TATA USAHA
REKTOR
DISPOSISI
ARSIP
END
START
SURAT KELUAR
TATA USAHA
BAK
REKTOR
KIRIM
ARSIP
END
START
SURAT KELUAR
AKADEMIK
KA. PRODI
KIRIM
ARSIP
END
3.7.2 ERD
antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD
adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan
relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke
arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa
dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang
hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model
notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada
pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan
mendeskripsikan karakter entitas. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu
harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi
(diamonds).
tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan
web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah
web server.
47
3.3.9 Implementasi
U’Budiyah Indonesia.
laporan yang bertujuan sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang berbasis
WEB.
BAB IV
diarsipkan juga semakin banyak dan beragam jenisnya. Oleh karena itu diperlukan
3. Dokumentasi rapi
Sistem informasi ini berbasis web yang dapat diakses oleh mahasiswa
sebagai user umum tanpa harus melakukan login, Admin sebagai user yang
mempunyai hak penuh dalam pengelolaan aplikasi arsip surat ini, dan dosen serta
karyawan sebagai user yang dapat menerima informasi surat masuk dan dapat
melakukan disposisi apabila surat tersebut ditujukan kepada user tersebut. User
admin, dosen dan karyawan harus melakukan login terlebih dahulu untuk
48
49
tahapan untuk bisa digunakan dalam sebuah aplikasi WEB yakni mulai dari
“dbarsip2” dengan tabel diatas database yang dihasilkan dari skema relasi yakni
mulai Login, surat, surat masuk, surat keluar, posisi surat, tujuan surat, list surat,
pengenalan karakter yang digunakan untuk dapat memasukan data sesuai dengan
data user dan password dari masing – masing user, dengan primary key nya nip.
4.2.2 Surat
Tabel surat merupakan tabel yang berhubungan dengan segala jenis surat
yang akan dikeluarkan oleh bagian TU Universitas dengan primary key id_prodi.
Tabel jenis surat dapat dilihat pada tabel 4.2 dibawah ini.
Tabel kode surat yaitu tabel yang berkaitan dengan kode surat prodi, yang
membedakan antara hubungan surat dengan primary key kode_surat. Tabel kode
Surat masuk merupakan tabel yang berkaitan dengan segala yang berkaitan
surat masuk pada Universitas U’Budiyah Indonesia dan yang menjadi primary key
yakni kode_prodi. Tabel surat masuk dapat dilihat pada tabel 4.4 yang
Surat keluar yakni semua yang berkaitan dengan surat yang dikeluarkan
oleh Jurusan Fisika dan yang menjadi primary key no_prodi. Tabel surat keluar
berikut
4.2.6 Posisi
U’Budiyah Indonesia atau hanya sebagai tembusan. Tabel disposisi dapat dilihat
List surat yaitu tabel yang berkaitan dengan dengan semua hasil ketikan
untuk surat keluar Universitas U’Budiyah Indonesia. Tabel list surat dapat dilihat
Prodi merupakan tabel yang berkaitan dengan penataan nomor prodi, data
prodi sehingga nomor surat masuk dan keluar pada prodi tertata baik. Tabel prodi
4.2.9 Pendaftaran
permintaan pembuatan surat kepada pihak pengajaran, seperti surat aktif kuliah,
surat non aktif kuliah, surat KP, surat penelitian dan sebagainya. Tabel
Biodata user merupakan tabel yang berkaitan dengan biodata dosen dan
untuk surat masuk. Tabel biodata user dapat dilihat pada tabel 4.10 dibawah ini.
Menu login dapat diakses user yaitu rektor, dosen, karyawan untuk form
disposisi surat serta informasi surat masuk yang ditujukan kepadanya dan
informasi surat keluar, serta admin yang berfungsi sebagai pengelola penuh dalam
Menu request, seperti yang telah dijelaskan sedikit pada sub bab 4.3.2
dapat diakses oleh mahasiswa yang ingin membuat surat yang berkaitan dengan
kampus. Pada tampilan menu request, mahasiswa bisa langsung mengisi data-data
yang diperlukan untuk membuat surat yang diinginkan mahasiswa. Berikut pada
gambar 4.2 dapat dilihat tampilan halaman request ketika data belum diisi untuk
4.3.3 Login
Pada menu Login, terdapat 2 jenis pengguna yaitu login admin yang dapat
mengelola penuh website pengarsipan surat ini, serta login user yaitu dosen,
karyawan yang hanya dapat mengetahui informasi surat masuk, surat keluar,
Menu utama administrator yakni menu yang akan tampil ketika login
utamanya dapat dilihat pada gambar 4.6. Pada menu utama user, akan
ditampilkan menu-menu yang berisikan informasi surat masuk, surat keluar, surat
Pada halaman ini merupakan halaman akses admin yang memiliki tool-
tool untuk penginputan data surat masuk. Gambar 4.7 memperlihatkan tampilan
Ini merupakan tampilan halaman akses admin untuk menginput data surat
keluar. Tampilan input surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini.
Pada halaman ini merupakan akses admin untuk menginput data tempat
penyimpanan surat. Ini merupakan informasi letak surat hardcopy yang diarsipkan
di lemari. Tampilan input data penyimpanan dapat dilihat pada gambar 4.9.
data-data user. Pada halaman ini data user baru dapat ditambahkan atau perubahan
data user. Tampilan input data user dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini.
online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi yang telah selesai di buat,
KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembuatan Aplikasi Arsip Surat Menyurat ini dapat diambil
ini dalam hal pencarian surat, pembuatan surat untuk mahasiswa serta
5.2 Saran
script dan database mySQL ini diharapkan kita harus teliti dan jeli dalam
proses pembuatannya karena script yang kita ketik bisa ada yang kurang.
62
63
2. Diharapkan desain aplikasi arsip surat menyurat yang sudah ada ini dapat
Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi
Virgi, Hirin. 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL.
Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya
64
LAMPIRAN ERD ARSIP SURAT MENYURAT
User Pass
Nip Nama_dosen
Nip Hak
Id_surat Jenis_surat Kode_surat Hub_surat
n
Proses Jurusan
1
Proses
tertanda 1
Tahun Proses
Surat_Keluar n n
perihal
Bulan
Bulan_k
lamp Alamt_Pengirim
Tujuan_surat
Tahun_k
Asal_surat
thn_surat tanda_tangan
Surat_Masuk
n 1 Tanggal_t
no_surat tanggal Status
Bulan_t
Tanggal_k
Tahun_t
No_jurusan*
Bulan_d
No_asal
Memo_kajur Tahun_d
Isi_ringkas
65
BIODATA
3. IPK 3,4
4. Status Single
4. No. Tlp/Hp -
6. Pekerjaan Ayah -
7. No. Tlp/Hp -
8. Alamat Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
9. Pekerjaan Ibu -
( JUNIDAR )