BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi adalah kumpulan alat, termasuk mesin, modifikasi, pengaturan dan

prosedur yang digunakan oleh manusia. Teknologi secara signifikan memengaruhi

manusia serta kemampuan spesies hewan lain untuk mengendalikan dan beradaptasi

dengan lingkungan alami mereka. Teknologi jaman sekarang masih terus berkembang

pesat dan menciptakan inovasi dan karya-karya terbaru, salah satunya perkembangan

software dan hardware.

Hardware merupakan salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat

nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi

untuk mendukung proses komputerisasi, sedangkan Software merupakan kumpulan

perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya.

Contoh software adalah teknologi SAP (System Application and Product in data

processing). SAP (System Application and Product in data processing) merupakan

software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen

untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya

secara lebih efisien dan efektif.

PT Multi Indomandiri merupakan salah satu Perusahaan yang bergerak dibidang

Manufacturing berdiri sejak 12 September 2013 yang memproduksi kebutuhan rumah

tangga diantaranya sabun mandi, sabun cuci, pembersih lantai dan pewangi pakaian

1
yang terletak di daerah Karawang Timur. PT Multi Indomandiri sudah memanfaatkan

sistem informasi yang sudah terkomputerisasi baik salah satunya penggunaan sistem

(System Application and Product in data Processing) SAP, tetapi hanya digunakan

dibeberapa bagian diantaranya bagian Accounting, Production Planning Inventory

Control (PPIC), Warehouse, Expesidi dan di bagian Human Resources Development

(HRD) namun dibagian Warehouse dan Expesidi untuk data waktu mobil yang masuk

sampai mobil keluar masih belum diterapkan sistem SAP,di PT Multi Indomandiri

terdapat jumlah mobil muat perhari sebanyak 100 mobil dan mobil bongkaran perhari

sebanyak 40 mobil.

Berdasarkan data di atas penulis tertarik menganalisa untuk mempelajari proses

dari masuknya kendaraan sampai keluar kembali. Dimana proses tersebut belum

menggunakan Aplikasi masih menggunakan excel yang secara data belum terintegrasi

dan belum terhubung dengan sistem yang ada.

Permasalahan yang sering terjadi pada saat proses yaitu membutuhkan waktu

cukup lama untuk menginput data waktu mobil yang sudah masuk sampai keluar, dan

penginputannya masih secara manual menggunakan form.

1.2 Alasan Pemilihan judul

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis memilih judul “Analisa Sistem

Dan Infrastruktur Jaringan Bongkar Muat Barang Pada PT Multi Indomandiri”

Karena pada sistem PT Multi Indomandiri ini masih memerlukan analisis karena

kurangnya efesiensi waktu dalam proses pengelolaannya.

2
1.3 Ruang Lingkup

Untuk membatasi masalah yang akan di analisis, Adapun ruang lingkup

permasalahan yang akan dibahas ini yaitu:

1. Menganalisa struktur organisasi Departement Logistic PT Multi Indomandiri.

2. Menganalisa infrastruktur jaringan dalam proses bongkar muat barang.

3. Menganalisa prosedur yang berkaitan dengan bongkar muat barang.

4. Analisa dokumen proses bongkar muat barang.

1.4 Tujuan dan Manfaat

Adapun beberapa tujuan dan manfaat dari penyusunan Laporan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) bagi penulis, instansi/lembaga dan bagi STMIK ROSMA yang antara

lain yaitu:

1. Tujuan Penelitian

Tujuan analisa ini yaitu untuk mengetahui berbagai permasalahan yang ada

di PT Multi Indomandiri dan dapat menjabarkan permasalahan khususnya

dibidang penerimaan mobil masuk sampai keluar.

a. Tujuan untuk Perusahaan

Tujuan adanya analisa ini yaitu untuk memperbaiki sistem yang ada di

PT Multi Indomandiri khususnya dibagian Warehouse dan Expesidi.

b. Tujuan untuk penulis

Dapat memahami dalam hal analisis dan bisa mengetahui alur proses

secara efesiensi.

3
 c. Tujuan untuk STMIK Rosma

Menambah informasi agar mahasiswa lain lebih memahami sistem

tersebut.

2. Manfaaat Penelitian

Memperbaiki sistem yang bermasalah dan hasil penelitian ini dapat

dipergunakan dengan baik bagi PT Multi Indomandiri sehingga proses datamobil

masuk sampai keluarmenjadi lebih efesien.

a. Manfaat untuk perusahaan

Dengan diketahuinya masalah yang ada maka banyak manfaat yang

didapat oleh perusahaan terutama di bagian Warehouse dan Expesidi akan

terbantu untuk sistem pendataan mobil masuk samapai keluar tidak perlu

menginput data secara manual dan dapat mengefesiensikan waktu lebih

baik.

b. Manfaat untuk penulis

Memperoleh pengetahuan sistem checkpoint secara detail mulai dari

pengelolaan data mobil masuk sampai keluar.

c. Manfaat untuk STMIK Rosma

Memperoleh bahan bacaan yang bermanfaat baik untuk mahasiswa

maupun untuk dosen.

1.5 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan yang terdapat dalam laporan PKL ini adalah

sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

4
 Bab ini membahas mengenai latar belakang, alasan pemilihan judul,

ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta sistematika penulisan.

BAB II HASIL PELAKSANAAN PKL

Pada bab ini berisi tentang lokasi/tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL),

departemen/divisi/bagian, bidang/kegiatan Praktek Kerja Lapangan

(PKL), pembimbing lapangan, peralatan yang digunakan pada saat

Praktek Kerja Lapangan (PKL), pengumpulan data seperti struktur

organisasi, wawancara/interview dan observasi.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisi tentang kendala-kendala yang dihadapi selama PKL,

identifikasi sistem yang berjalan, hasil temuan/permasalahan serta solusi

untuk pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang didasarkan pada

hasil yang diperoleh dengan adanya pengembangan atau perancangan

sistem informasi tersebut, kemudian diberikan untuk bahan

pertimbangan perusahaan.

5
 BAB II

HASIL PELAKSANAAN PKL

2.1 Lokasi/Tempat PKL

Penulis melakukan kegiatan PKL disalah satu perusahaan manufaktur yang

memproduksi aneka produk perbekalan kesehatan rumah tangga (home care) yaitu PT

Multi Indomandiri. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Kosambi Curug Kampung Situ

Waringin Dusun Serang, Desa Sumurkondang Karawang Timur, 41371 Jawa Barat.

PT Multi Indomandiri berdiri sejak 12 September 2013 yang memproduksi kebutuhan

rumah tangga diantaranya sabun mandi, sabun cuci, pembersih lantai dan pewangi

pakaian. Berikut keterangan tempat, waktu, dan kegitan-kegiatan yang dilakukan

selama PKL.

2.1.1 Tempat (PT)

Tempat PKL yang dilaksanakan oleh penulis berlokasi di Jalan

Kosambi Curug Kampung Situ Waringin Dusun Serang, Desa Sumurkondang

Karawang Timur, 41371 Jawa Barat. Daerah tersebut merupakan perkampung

warga tetapi banyak Perusahaan-perusahaan yang berada didaerah tersebut.

2.1.2 Bagian

Di Perusahaan tersebut penulis ditempatkan di Departemen Logistic

bagian Timbangan, dimana pada bagian Warehouse dan Expesidi ini merupakan

salah satu kegiatan yang memproses data mobil masuk sampai keluar.

6
2.1.3 Bidang/kegiatan

Kegiatan yang dilakukan selama PKL yaitu ikut bekerja dibagian

Timbangan agar lebih memahami dalam menganalisis sebuah masalah, seperti

melakukan analisis sistem dan infrastruktur jaringan bongkar muat barang.

2.1.4 Pembimbing lapangan

Selama melakukan kegiatan PKL di PT Multi Indomandiri di bimbing

oleh Bapak Rio Prawidyatama sebagai staff personal Timbangan. Beliau yang

mengarahkan selama melaksanakan PKL, mulai dari pengenalan system,

pengumpulan data, wawancara sampai membantu untuk mendapatkan Company

Profile PT Multi Indomandiri.

2.1.5 Jadwal PKL

Kegiatan PKL ini dilakukan selama satu bulan dimulai pada tanggal 24

Oktober 2018 sampai dengan tanggal 24 November 2018, Jadwal PKL ini

dilakukan setiap hari Senin sampai Sabtu dimulai dari pukul 08.00 WIB sampai

dengan pukul 16.00 WIB.

2.1.6 Peralatan yang digunakan

Beberapa peralatan yang digunakan selama PKL di PT Multi

Indomandiri yaitu :

1. Komputer

Digunakan untuk penginputan rekapan data waktu mobil masuk

sampai dengan keluar, spesifikasi komputer sebagai berikut :

a. Processor, Intel(R) Core(Tm) i3-3320 cpu @3.30GHz

7
 b. RAM, 4.00 GB

c. System Type, 64-bit Operating system Windows 7

d. Monitor LCD 14” DELL

e. Mouse

f. Keyboard

2. Alat tulis

Alat tulis ini digunakan sebagai peralatan pendukung untuk proses

menandatangani surat jalan penerimaaan dan pengiriman barang,

diantaranya :

a. Buku tulis

untuk mencatat data mobil masuk sampai keluar.

b. Pulpen/Pensil

digunakan untuk menulis data-data yang berkaitan dengan

mobil masuk sampai keluar dan menandatangani surat jalan.

3. Fasilitas Lainnya

4.

2.2 Pengumpulan Data

Dalam melakukan penelitian, penulis mengumpulkan data dengan metode

wawancara/interview dan observasi. Kegiatan wawancara/interview dan observasi

tersebut penulis melakukan dengan rekan kerja dan pembimbing lapangan.

8
2.2.1 Identifikasi Organisasi

Ketika melaksanakan kegiatan PKL ini penulis dijelaskan mengenai visi,

misi, struktur organisasi, dan departemen-departemen yang ada di PT Multi

Indomandiri secara umum. Perusahaan memiliki beberapa departemen dan

penulis ditempatkan di departemen Logistic bagian Timbangan.

Adapun analisa organisasi yang dilakukan penulis adalah :

1. Profil Perusahaan

PT. Multi Indomandiri (MIM) merupakan salah satu anak

perusahaan WINGS GROUP yang berdiri sejak 12 September 2013

di Dusun Serang, Kampung Situwaringin RT. 12 RW. 04, Desa

Sumur Kondang, Kecamatan Klari, Kabupaten Karawang. PT Multi

Indomandiri merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi

aneka produk perbekalan kesehatan rumah tangga dan kosmetik.

Selain itu, kami juga memiliki kebijakan perusahaan dimana kami

berkomitmen untuk memproduksi produk-produk Fabric Care,

Home Care dan Personal Care bermutu prima dengan didukung oleh

proses produksi yang baik dan benar dalam rangka memenuhi

kepuasan pelanggan serta menyediakan tempat kerja yang sehat dan

aman bagi pekerja dengan penerapan program perbaikan

berkelanjutan melalui Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan

Kerja dan Lingkungan OHSAS (Occupational Health and Safety

Assessment Series) 18001 dan ISO (International Organization for

Standardization) 14001. Nilai-nilai perusahaan yang kami terapkan

9
 dan budayakan sehari-hari meliputi hardwork, teamwork, resilience,

reliable, dan compassion

2. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan

Visi dari perusahaan kami adalah menjadi perusahaan fabric

care, home care & personal care nasional terbesar dan terdepan

melalui " people & process excellence" dan selalu menjadi

bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh keluarga Indonesia.

b. Misi Perusahaan

Misi dari perusahaan kami adalah memproduksi produk di

bidang fabric care, home care & personal care dengan kualitas

prima dan aman dikonsumsi dalam rangka memuaskan

pelanggan, karyawan dan masyarakat pada umumnya.

10
3. Struktur Organisasi
MULTI INDOMANDIRI PT.
ORGANIZATION CHART

General Manager

Penanggung Jawab
PKRT,CPKB, Kepala Audit Internal
Sekretaris P2K3

Auditor

Production Production General

Quality
Liquid Plastic Logistic Engineering HRD-GA EHS Support
Control

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Multi Indomandiri

Dalam Struktur Organisasi PT Multi Indomandiri dibagi beberapa

Departemen yang berbeda tugas dan saling support antar

Departemen dan berikut sekilas penjelasan masing-masing

departemen. Logistic salah satunya departement yang dilakukan

pengiriman barang kesemua gudang yang berada di Indonesia . Dan

didalam Departemen ini terdapat beberapa bagian yang salah

satuannya adalah tempat penelitian PKL yang saat ini sedang di

laksanakan yaitu bagian Timbangan.

1. Struktur Organisasi Departemen Logistic

Departemen ini merupakan bagian yang mengelola barang jadi yang

sudah siap untuk dikirim kesemua gudang yang berada di Indonesia

dan berikut jobdesk yang berkaitan dengan Bagian Timbangan.

a. Manager Logistic

11
 Manager bertugas untuk mengecek dan menyetujui/approve

setiap ada laporan data yang dikeluarkan oleh admin

Warehouse dan Expesidi baik secara system maupun secara

manual.

b. SPV ( Supervisor )

Bagian ini yang memberikan arahan kepada admin di setiap

bagian seperti Gudang, Expedisi dan Timbangan dan

menginfokan job desk para admin.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Logistic

2.2.2 Wawancara/Interview

Hasil dari wawancara menyimpulkan bahwa memang perlu adanya analisis yang
mengenai proses bongkar muat barang karena sistem saat ini menurut Bapak Rio
Prawidyatama belum dikhususkan maka dengan adanya analisis sistem tersebut bisa
terbantu untuk menjadi bahan acuan kepada atasan untuk dibuatkan sebuah sistem,

12
dan menurut beliau di PT Multi Indomandiri ini bukan hanya bagian Timbangan saja
yang belum tersistem namun ada beberapa bagian lain yang memang masih
membutuhkan analisa yang bisa menjadi bahan acuan. Tidak hanya itu saja beliau
menjelaskan bahwa sistem bongkar muat barang di PT Multi Indomandiri ini agak
sedikit rumit karena ada sistem yang masih belum terintergrasi dan masih belum
terhubung dengan sistem yang ada.

2.2.3 Observasi

Pada tahap ini dilakukan proses pengumpulan data dengan cara catat

mencatat pada objek yang diamati selama PKL. Kegiatan yang dilakukan selama

penelitian di PT Multi Indomandiri adalah menganalisa sistem informasi

bongkar muat barang. Adapun hasil dari observasi selama kegiatan berlangsung

antara lain :

1. Prosedur Penerimaan Barang ( Bongkar )

Mobil yang masuk akan di timbang dan akan di proses surat

bongkarsnnys dan di arahkan parkiran untuk menunngu bongkar,

setelah menunggu anrian bongkar mobil akan diarahkan kegudang

raw material atau gudang packaging untuk proses bongkar lalu

pengawas bongkar akan melakukan proses bongkar dan mancatat

waktu mobil mulai bongkar sampai selesai diform yang sudah ada.

Setelah itu mobil akan kembali ke timbangan untuk timbang keluar.

2. Prosedur Pengiriman Barang ( Muat )

Mobil yang masuk akan di timbang dan memo ang dibawa akan di

proses untuk mengklarifikasi sesuai mobil pesanan lalu mobil akan

13
 diarahkan ke parkiran dan supir diarahkan untuk mengurus dokumen

muatnya di expedisi, lalu mobil akan dipanggil untuk proses muat di

gudang finish good dan pengawas muat akan melakukan proses

pengecekan waktu mulai mat sampai selesai. Setelah selesai muat

supir akan diarahkan kembali ke expedisi untuk proses surat jalan

barang yang sudah dimuat, lalu supir akan membawa surat jalan dan

mobilnya untuk timbang keluar.

3. Dokumen

Pada tahap ini penulis melakukan analisis terhadap dokumen yang

berkaitan dengan proses bongkar muat barang. Berikut data yang

diperoleh selama melakukan observasi pada bagian timbangan yang

berkaitan dengan proses bongkar muat barang.

a. Form bongkar barang

Form ini akan di isi oleh pengawas bongkar dan diserahkan ke

bagian administrasi gudang raw material atau gudang

packaging untuk di input ke komputer.

b. Form muat barang

Form ini akan di centang dan di isi oleh pengawas muat dan

mengecek waktu muali muat sampai selesai, Form tersebut

akan di serahkan kebagian administrasi gudan finish good

untuk di input ke komputer.

14
c. Laporan Proses Mobil Bongkar Muat Barang

Laporan Proses ini akan diserahkan ke bagian Supervisor

(SPV) untuk buat data laporan ke Manager Logistic.

15
 BAB III

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Analisis sistem yang berjalan merupakan bab ketiga dari laporan hasil penelitian

praktek kerja lapangan yang berisi informasi kendala-kendala yang dihadapi selama

PKL, analisa terhadap sistem, hasil temuan/permasalahan, analisa fungsional dan non

fungsional, peralatan yang dibutuhkan, sasaran/informasi sistem usulan dan solusi

pemecahan masalahan.

3.1 Kendala-kendala yang dihadapi selama PKL

Selama melaksanakan PKL penulis mengalami beberapa kendala diantaranya

kesulitan untuk mendapatkan data-data yang berada di bagian gudang karena

mengingat untuk data tersebut tidak boleh bagian yang lain mengetahuinya. Selain itu

ada beberapa data yang kurang lengkap akibat proses pendataannya masih manual dan

akibat dari penyimpanan data yang kurang baik.

3.2 Analisis terhadap sistem

Berdasarkan hasil analisis yang berjalan, maka penulis menggunakan metode

analisis SWOT untuk mendapatkan hasil analisis optimal. Berikut ini adalah hasil

analisis SWOT yang dilakukan penulis :

1. Metode Analisis SWOT

16
Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) adalah

metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi

kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu sistem adalah

sebagai berikut:

a. Analisis Kekuatan (Strengths)

Analisis kekuatan pada PT Multi Indomandiri yaitu produk yang di

produksi merupakan kebutuhan masyarakat sehari-hari dengan

kualitas yang bagus, tidak berbeda dengan kompetitor. Produk PT

MIM mampu bersaing dengan merk yang sudah lebih dulu dikenal

oleh masyarakat dan produk PT Multi Indomandiri merupakan

produk yang memang ditargetkan pada masyarakat tingkat

menengah kebawah contohnya Soklin liquid produk tersebut

penjualannya naik dari tahun 2017 sampai 2018 menurut informasi

dari supply chain management (SCM) , artinya banyak peminat yang

memang memilih produk PT Multi Indomandiri.

b. Analisis Kelemahan (Weakness)

Kelemahan yang dimiliki oleh PT Multi Indomandiri adalah

membutuhkan waktu yang lama untuk pengelolaan data bongka

muat barang yang masih menggunakan excel mulai dari pengelolaan

data mobil masuk keluar, mobil proses bongkar muat, sampai proses

pembuatan data laporan. Oleh karena itu, proses pengelolaan yang

lama akan membutuhkan waktu sehingga admin timbangan, gudang

17
 dan expedisi setiap harinya akan memakan waktu untuk proses

menginput data kendaraan dari masuk sampai keluar.

c. Analisis Peluang (Opportunities)

Analisis peluang yang terdapat pada PT Multi Indomandiri adalah

Penambahan Tenaga kerja karena dengan menambah tenaga kerja

maka produk yang di jual hasilnya akan meningkat sesuai dengan

permintaan atau Pihak managemen PT Multi Indomandiri dapat

meningkatkan hasil penjualan yang melebihi target managemen.

d. Analisis Ancaman (Threats)

Ancaman yang akan muncul salah satunya adalah Pemerintah

melarang adanya outsourcing sesuai dengan peraturan Undang-

Undang nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, khususnya

Bab IX tentang Hubungan kerja yang dijabarkan pasal 50-55,

Perjanjian Kerja dan pasal 56-59, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu

(PKWT). Maka dengan adanya peraturan yang sudah tertera di

Undang-Undang maka pihak managemen harus mencari jalan

keluarnya agar tidak ada pihak yang dirugikan terutama pihak

perusahaan.

2. Kesimpulan Analisis SWOT

Dari kesimpulan analisis SWOT diatas maka dapat diambil kesimpulan PT

Multi Indomandiri memiliki kekuatan produk yang di produksi merupakan

kebutuhan masyarakat sehari-hari dengan kualitas yang bagus, tidak

berbeda dengan kompetitor. Produk PT MIM mampu bersaing dengan

merk yang sudah terkenal lebih dulu dan memang ditargetkan masyarakat

18
 tingkat menengah kebawah. Kelemahan yang dimiliki oleh PT Multi

Indomandiri dalam segi proses penginputan data yang masih manual

menggunakan form dan di input sesudah kendaraan tersebut keluar PT

MIM,karena proses penginputan masih menggunakan excel mulai dari

pengelolaan data mobil masuk keluar, proses pengolahan data mobil

bongkar muat, sampai proses pembuatan laporan. Untuk peluang yang

dimiliki oleh PT Multi Indomandiri adalah dapat mengembangkan target

pengiriman melebihi permintaan managemen PT Multi Indomandiri, maka

peningkatan hasil produksi dapat meningkat dan melebihi permintaan

barang dari marketing. Sedangkan ancaman yang akan muncul salah

satunya adalah Peraturan Pemerintah melarang adanya outsourcing sesuai

dengan peraturan Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 tentang

ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan kerja yang

didalamnya terdapat di pasal 50-55, Perjanjian Kerja dan pasal 56-59,

Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).

3. Analisis Dokumen

a. Form Bongkar Barang

Fungsi : berfungsi sebagai data informasi kendaraan dari

proses mulai bongkar sampai selesai bongkar setiap

harinya.

Sumber : Form dibuat oleh vendor dan pengawas yang bekerja

akan mengisi kolom form bongkar barang dan mengisi

waktu mobil tersebut dari mulai sampai selesai

19
 bongkar dan diparaf oleh pengawas dan supir, form

tersebut diserahkan ke admin gudang.

Isi : Berisi nama barang, tanggal, bulan, tahun, jam

masuk, jam keluar, paraf pengawas dan paraf supir.

Entitas : Admin gudang, pengawas dan supir.

b. Form Muat Gudang

Fungsi : Berfungsi sebagai data informasi kendaraan dari proses

mulai muat sampai selesai muat setiap harinya.

Sumber : Form dibuat oleh vendor dan pengawas yang bekerja

akan mengisi kolom form bongkar barang dan mengisi

waktu mobil tersebut dari mulai sampai selesai muat

dan diparaf oleh pengawas dan supir, form tersebut

diserahkan ke admin gudang.

Isi : Berisi jenis kendaraan, tanggal, bulan, kolom ceklis

untuk di centang, paraf supir dan paraf pengawas.

Entitas : Admin gudang, pengawas dan supir.

c. Data Laporan Bongkar Muat Barang

Fungsi : Sebagai hasil data laporan perbulan. Data laporan

bongkar muat barang ini berfungsi untuk informasi

kepada kepala bagian agar mengetahui jumlah banyak

mobil yang masuk dan estimasi berapa lama mobil

bongkar muat barang di PT Multi Indomandiri.

20
 Sumber : Laporan ini dibuat oleh admin gudang yang telah

merekap semua data yang diperlukan untuk data

laporan bulanan lal diberikan ke Supervisor untuk

sebagai laporan ke Manager Logistic.

Isi : Tanggal periode laporan, nama vendor, no mobil,

tanggal, jam mulai bongkar muat, jam selesai bongkar

muat, estimasi lama bongkar muat, total mobil

bongkar muat perbulan.

Entitas : admin gudang Supervisor dan Manager Logistic

4. Prosedur yang berjalan

Berikut adalah prosedur bongkar muat barang yang ada di PT Multi

Indomandiri:

a. Prosedur Mobil Bongkar Barang

(1) Admin Timbangan : Admin timbangan membuat form surat

perintah bongkar ( SPB ) ,lalu admin timbangan memberikan

kepada supir.

(2) Supir : Supir mendapatkan form surat perintah bongkar ( SPB )

lalu supir memberikan SPB ke pengawas gudang.

(3) Pengawas : Pengawas gudang membongkar barang tersebut di

mobil dan mengisi data waktu mobil mulai muat sampai selesai

dan mengecek barang bawaan supir, selesai bongkar pengawas

gudang menanda tangani (paraf) form SPB tersebut.

21
 (4) Admin Gudang : Admin gudang menginput data mobil yang

sudah selesai bongkar di excel dan data waktu mobil mulai

sampai selesai.

Gambar 3.1 Flow Document Mobil Bongkar Barang

b. Prosedur Mobil Muat Barang

(1) Admin payroll: admin payroll membuat Surat Perintah Kerja

Lembur karyawan outsourcing lalu admin payroll memberikan

kepada karyawan.

(2) Karyawan: Karyawan mendapatkan surat perintah kerja lalu

mengisi surat perintah kerja lembur sesuai dengan jam lembur

serta tanda tangan.

22
 (3) Supervisor: Supervisor mengecek surat perintah kerja lembur

dari karyawan dan mengecek jam lembur, jika tidak sesuai maka

surat tersebut akan dikembalikan ke karyawan untuk di

sesuaikan, tetapi jika benar maka disetujui dan surat tersebut

akan diberikan kepada pengawas lengakap dengan tanda tangan.

(4) Pengawas: Pengawas menerima surat perintah kerja lembur dari

supervisor lengkap dengan tanda tangannya.

Flow Document Surat Perintah Kerja Lembur

Admin payroll Karyawan Supervisor Pengawas

Start Surat Perintah Surat Perintah Surat Perintah

kerja Lembur kerja Lembur kerja Lembur

Mengisi Mengecek
Membuat
surat surat
Surat
perintah perintah
perintah
kerja kerja lembur
kerja End
lembur lembur

tidak
Surat Perintah Sesuai atau
Surat Perintah kerja lembur, isi tidak ?
kerjaLembur dan tanda tangan

ya

Surat Perintah
kerja lembur, isi
dan tanda tangan

Gambar 3.2 Flow Document Surat Perintah Kerja Lembur

c. Prosedur mengisi Absensi Manual Pekerjan Harian (PerDepartemen)

23
 (1) Admin payroll: admin payroll membuat form absensi karyawan

outsourcing lalu admin payroll memberikan kepada pengawas.

(2) Pengawas: pengawas menerima form absensi dan mengecek

karyawan outsourcing setiap hari di masing-masing bagian. Jika

karyawan hadir makan kolom absennya di centang tetapi jika

karyawannya tidak hadir maka kolom centangnya akan disilang.

Setelah selesai mengisi pengawas wajib tanda tangan di form

tersebut.

Flow Document Absensi karyawan Outsourcing

(Perdepartemen)
Admin payroll Pengawas

Absensi Manual
Start
Pekerja Harian
(Per/Departemen)

Membuat
absensi
Manual
pekerja Pengisian
Harian (Per/ absen
Departemen)

Absensi Manual
Pekerja Harian
(Per/Departemen) Absensi Manual
Pekerja Harian
(Per/Departemen)
Isi dan paraf

End

Gambar 3.3 Flow Document Absensi Manual Pekerjan Harian (PerDepartemen)

d. Prosedur rekap absen dan lembur

24
 (1) Pengawas: pengawas mengumpulkan data absen dan lembur lalu

data tersebut direkap dan rekap diberikan kepada admin payroll.

(2) Admin payroll: admin payroll menerima rekap dan mengecek

rekap tersebut berdasarkan data absen dan data lembur dari

pengawas masing-masing departemen jika tidak sesuai maka

akan dikembalikan ke pengawas tetapi jika sesuai maka akan

diproses tahap berikutnya.

Flow Document Rekap absensi dan lembur karyawan

outsourcing
Pengawas Admin payroll

Start Rekap

Surat perintah
kerja lembur
Absen
Mengecek
rekap data
absen dan
lembur Surat perintah
kerja lembur

merekap data
absen dan tidak Sesuai atau
lembur tidak datanya ?

ya

Rekap

End

Gambar 3.4 Flow Document rekap absen dan lembur karyawan outsourcing.

e. Prosedur claim penggajian karyawan outsourcing

25
(1) Admin payroll: admin payroll membuat penggajuan gaji

karyawan outsourcing dengan menginput penggajian dengan

sistem berdasarkan rekap absen dan lembur.

(2) Sistem SAP: setelah input akan ada output yaitu BPK (Bukti

Pengeluaran Kas)

(3) Dept. head HRD-GA: Dept. head HRD-GA akan diminta untuk

mengecek jumlah BPK tersebut berdasarkan rekap absen dan

lembur, jika sesuai maka BPK di setujui dan BPK akan pindah

ke direksi untuk minta approve, tetapi jika tidak di approve/tidak

disetujui maka akan pindah secara otomatis ke admin payroll.

(4) Direksi: Direksi akan diminta untuk approve BPK tersebut,

berdasarkan konfirmasi dengan dept.head HRD-GA melalui via

telepon setelah di setujui maka BPK akan pindah ke accounting

untuk proses selanjutnya,tetapi jika tidak di approve/tidak

disetujui maka akan pindah secara otomatis ke admin payroll.

(5) Accounting: Accounting mengecek ulang BPK tersebut

berdasarkan rekap absen dan lembur jika tidak sesuai maka akan

dikembalikan ke bagian payroll, tetapi jika sesuai maka

accounting akn mencetak BPK tersebut dan memberikan uang

penggajian sesuai dengan BPK tersebut.

26
Flow Document Claim Penggajian karyawan outsourcing

Admin payroll SAP Dept. Head HRD/GA Direksi Accounting

Start

BPK
BPK
BPK BPK
Rekap absen &
Lembur

Rekap absen &

Lembur
Rekap absen &
Lembur

Konfirmasi
Inout dengan
Dept head
SAP HRD Mengecek
Mengecek jumlsh BPK
jumlsh BPK berdasarkan
berdasarkan Rekap absen
Rekap absen dan lembur
dan lembur
A
tidak
Sesuai atau
tidak ?
tidak Sesuai atau
Sesuai atau tidak ?
tidak ?
A

ya ya
BPK

Disetujui Disetujui

END

Gambar 3.5 Flow Document Claim Penggajian karyawan Outsourcing

f. Laporan penggajian karyawan outsourcing

(1) Admin payroll: admin payroll membuat laporan penggajian

karyawan outsourcing sesuai dengan rekap absen dan lembur.

(2) Dept.head HRD/GA: Dept.head HRD/GA mengecek ulang

laporan penggajian berdasarkan rekap absen dan lembur jika

tidak sesuai maka akan diberikan kembali ke admin payroll,

tetapi jika sesuai maka di tanda tangani.

(3) Accounting: Accounting menerima laporan penggajian dan

mengecek ulang berdasarkan rekap absen dan lembur jika tidak

27
 sesuai maka akan dikembali ke admin payroll, tetapi jika sesuai

maka di proses selanjutnya dan di arsip.

Flow Document Laporan Penggajian & Slip Gaji karyawan

Outsourcing
Admin payroll Dept head HRD/GA Accounting

Start Laporan
Laporan
penggajian dan
penggajian
tanda tangan

Rekap Absen dan

Lembur
Rekap Absen dan
Rekap Absen dan Lembur
Lembur

Membuat
laporan Mengecek
penggajian laporan
Mengecek penggajian
serta slip gaji laporan
penggajian

Sesuai atau
tidak dengan
Laporan data ?
Sesuai atau tidak
penggajian tidak dengan ya
tidak data ?
1
Laporan
ya penggajian dan
2
tanda tangan
Slip Gaji Laporan
penggajian dan
tanda tangan

End

Gambar 3.6 Flow Document Laporan penggajian karyawan outsourcing

g. Pemberian Gaji dan Slip Gaji karyawan Outsorcing

(1) Admin payroll: admin payroll membagikan gaji dan slip gaji

kepada karyawan outsourcing.

(2) Karyawan: karyawan outsourcing menghitung gaji yang

diterima sesuai atau tidak dengan slip gaji atau dengan rekap

28
 absen dan lembur, jika tidak sesuai maka karyawan akan

complain ke admin payroll dan admin payroll akan mengoreksi

gaji karyawan tersebut, tetapi jika sesuai maka karyawan

menerima gaji dan slip gaji.

(3) Pengawas: pengawas kroscek jika ada admin payroll dan

karyawan complain berdasarkan data absen, data lembur dan

rekapnya. Dikarenakan data tidak sesuai sehingga gaji karyawan

outsourcing tidak sesuai.

Flow Document Pemberian Gaji Karyawan Outsurcing

Admin payroll Karyawan Outsourcing Pengawas

Start

Slip Gaji
Slip Gaji

Slip Gaji

tidak
Kroscek
data
Data Absen
Sesuai atau
Pembagian
tidak ?
Gaji
ya
karyawan dan
slip gaji

Data Lembur

End
Input koreksi gaji

Rekap absen dan

lembur
tidak

Sesuai atauya ya
tidak ?

Rekap ya
absen dan Sesuai atau
lembur tidak ?
Kroscek
data-
data Rekap
absen dan
lembur tidak

Gambar 3.7 Flow Document Pemberian Gaji dan Slip Gaji karyawan Outsourcing

29
3.3 Hasil Temuan/permasalahan

Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka didapat permasalahan

yang ditemui pada PT Multi Indomandiri. Diantaranya adalah sebagai berikut pada

proses absen manual di periksa secara manual oleh pengawas sehingga dapat

mengakibatkan kecurangan data, proses penginputan penggajian karyawan masih

menggunakan excel sehingga admin payroll akan lembur setiap hari jumat, absen dan

lembur masih manual sehingga menyebabkan salah penginputan gaji, dapat

menyebabkan kurang akurat dalam proses penggajian karyawan outsourcing

kesalahan tersebut dapat mengakibatkan informasi yang dihasilkan akan terasa kurang

tepat dan tidak akurat.

3.4 Analisa fungsional dan non fungsional

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari sebuah sistem baru yaitu dengan

menentukan kebutuhan dari analisis fungsional dan non fungsional sebagai berikut:

1. Analisis fungsional

Analisa fungsional dari sistem informasi penggajian ini adalah mengisi

absen manual baik perorangan maupun perdepartemen, mengisi form

perintah kerja lembur, merekap data absen dan data lembur yang

diperlukan untuk perhitungan gaji karyawan data tersebut berupa rekap

absen dan lembur. Selanjutnya adalah proses mengclaim penggajian

dengan sistem SAP berdasarkan rekap absen dan lembur tersebut dan data

tersebut berupa BPK (Bukti Pengeluaran Kas) serta proses pembuatan slip

30
 gaji dan laporan penggajian, lalu proses yang terakhir dalam sistem

penggajian ini adalah memberikan gaji kepada karyawan outsourcing.

2. Analisis non-fungsional

Analisis non fungsional mencakup analisa perangkat keras (Hardware),

analisa perangkat lunak (Software). Berikut adalah analisa non-fungsional

yang ada di PT Multi Indomandiri :

a. Analisa perangkat keras (Hardware)

(1) Processor, Intel(R) Core(Tm) i3-3320 cpu @3.30GHz

(2) Memori RAM, 4.00 GB

(3) Hardisk 500gb

(4) Monitor LCD 14” DELL

(5) Mouse

(6) Keyboard

(7) Printer Epson LQ150

a. Analisa perangkat lunak (Software)

(1) System Type, 64-bit Operating system Windows 7

(2) Open office 4.0

(3) Google Drive

(4) SAP

31
3.5 Peralatan yang dibutuhkan

Berikut ini adalah spesifikasi kebutuhan hardware dan software yang

dibutuhkan untuk sistem penggajian :

1. Komputer yang digunakan oleh bagian payroll

Berfungsi untuk bagian payroll membuat absen, surat perintah lembur,

laporan penggajian, dan slip gaji. Berikut adalah spesifikasi hardware

dari komputer yang digunakan oleh bagian payroll.

a. Hardware:

(1) Personal komputer dengan Processor, Intel(R) Core(Tm) i3-

3320 cpu @3.30GHz atau bisa dengan merek yang lain yang

setara dengan Core i3

(2) Memori RAM, 4.00 GB

(3) Monitor LCD 14” DELL

(4) Hardisk 500gb

(5) Sound card

(6) VGA Card 32 MB

(7) Keyboard standard

(8) Mouse standard

Berikut ini adalah software yang dibutuhkan :

32
 b. Sotfware:

(1) System Type, 64-bit Operating system Windows 7: untuk

menjalankan operasi dasar pada komputer, mengatur kerja

hardware dan software, sebagai wadah program atau aplikasi.

(2) Open office 4.0: Berfungsi untuk membuat absensi, surat

perintah kerja, laporan penggajian dan slip gaji.

(3) Google Drive: Berfungsi untuk penyimpanan cloud.

3.6 Sasaran/informasi sistem usulan

Hasil analisis terhadap sistem dan prosedur yang berjalan, penulis dapat

memberikan suatu usulan kepada perusahaan agar memaksimalkan proses penggajian

pada karyawan outsourcing di PT Multi Indomandiri dengan membuat sistem

informasi penggajian karyawan outsourcing yang akan menghasilkan output berupa

laporan seluruh laporan perhitungan gaji karyawan serta slip gaji karyawan yang

diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk admin payroll melakukan input data

absen, data lembur dan dapat menyajikan informasi secara mudah. Sistem informasi

penggajian yang telah terkomputerisasi akan memudahkan bagian payroll untuk

menghitung penggajian karyawan outsourcing yang akurat dan penginputan tidak

memakan waktu sehingga admin payroll tidak lembur untuk proses penggajian

tersebut.

33
3.7 Solusi pemecahan masalah

Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang muncul pada prosedur

dan sistem penggajian karyawan outsourcing PT Multi Indomandiri maka sangat

perlunya dibuatkan suatu aplikasi sistem informasi penggajian karyawan outsourcing

untuk memudahkan bagian payroll memproses penggajian disetiap minggunya.

Terutama pada laporan penggajian yang dihasilkan berdasarkan penginputan rekap

data absen dan lembur serta pembuatan slip gaji agar dapat memudahkan admin

payroll.

34
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab terakhir dari laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah penutup.

Pada bab ini berisi ucapan terimakasih dan saran penulis untuk perusahaan menjadi

perusahaan yang lebih baik lain.

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan di PT Multi Indomandiri maka

penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Proses Penggajian pada karyawan outsourcing PT Multi Indomandiri

meliputi data absen setiap karyawan, data lembur, rekap absen dan lembur.

2. Hasil dari rekap tersebut akan dibuatkan laporan penggajian dan slip gaji

untuk karyawan outsourcing yang akan dibagikan disetiap hari sabtu.

3. Proses pengabsenan karyawan dilakukan secara manual dengan pengawas

melakukan pengecekan dilapangan maka absen akan di isi oleh pengawas

sehingga dapat menimbulkan kecurangan data. Hal ini juga menyebabkan

admin payroll memproses penggajian membutuhkan waktu karena data

ditulis secara manual.

4.2 Saran

Penulis berharap agar informasi yang telah disampaikan dapat berguna bagi PT

Multi Indomandiri oleh karena itu penulis mempunyai saran-saran yang mungkin

35
dapat menjadi pedoman untuk kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang akan

datang. Apabila nantinya ada saran-saran yang dianggap lancang atau tidak tepat

penulisannya, penulis minta maaf yang sebesar-besarnya .

Adapun saran yang akan penulis sampaikan adalah sebagai berikut:

1. Berkaitan dengan peraturan Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 tentang

ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan kerja yang

dijabarkan pasal 50-55, Perjanjian Kerja dan pasal 56-59, Perjanjian Kerja

Waktu Tertentu (PKWT). Saran penulis agar perusahaan dapat

berkerjasama dengan Humas sekitar untuk membangun sebuah wadah

masyarakat yang mendukung agar warga sekitar tetap berkerja dan

memanfaatkan sumber daya yang ada.

2. Seharusnya Absensi Perorangan atau perdepartemen diperhatikan dengan

baik agar tidak adanya kecurangan data sehingga dapat merugikan

perusahaan dengan cara perusahaan menyediakan fasilitas seperti mesin

absen menggunakan kartu atau menggunakan mesin absen finger print.

3. Dan harus dibuatkan sistem yang terintegrasi agar proses pada penggajian

karyawan outsourcing tidak memakan waktu yang cukup lama sehingga

tidak diperlukan untuk melembur disetiap proses penggajian karyawan

outsourcing, dengan itu admin payroll dengan mudah untuk

memprosesnya dan managemen pun akan mendapatkan informasi

penggajian karyawan ousourcing yang akurat dan tepat.

4. Penulis mengajak seluruh Karyawan PT Multi Indomandiri untuk

meningkatkan prestasi kerja serta mentaati peraturan yang ada di PT Multi

Indomandiri.

36
5. Penulis mengajak seluruh karyawan di PT Multi Indomandiri untuk

meningkatkan rasa memiliki dan tanggungjawab terhadap perusahaan.

37
38