Penggunaan sistem PDCA (Plan-Do-Check-Action) dan sistem POAC (Plan-Organizing-Act-

Control) dalam operasional perusahaan terkadang menimbulkan perdebatan, tentang mana

yang lebih baik. Ada juga yang menganggap kedua standar kerja tersebut sama, hanya
dibolak-balik pengerjaannya, dan outputnya sama. Bagi saya secara pribadi, kedua sistem
tersebut sangat berbeda, baik secara proses maupun secara output yang dihasilkan.

1. Plan

Kedua sistem tersebut berawal dari plan (perencanaan). Seluruh target yang ingin dicapai
oleh perusahaan atau suatu instansi (bahkan individu) ditentukan saat proses ini berjalan.
Perencanaan meliputi berapa modal yang dibutuhkan, target profit yang ingin dicapai,
penggunaan sumber daya, dan banyak hal lain yang menjadi perhitungan perusahaan. Plan
sendiri memiliki rumus SMART dalam pembuatannya, yaitu spesifik, dapat diukur
(measurable), dapat dicapai (achievable), realistis, dan dibatasi oleh waktu (time).

2. Do-Organizing

PDCA menerapkan do (pengerjaan) sebagai langkah kedua, dimana setelah perencanaan

selesai, segera eksekusi apa yang telah direncanakan. Di sisi lain, POAC menuntut kebutuhan
organizing (pembagian tugas) setelah perencanaan. Prosesnya kurang lebih pembagian tugas
antar bagian yang menjadi cikal bakal struktur organisasi. Namun seharusnya hal tersebut
sudah dibahas di bagian perencanaan, sehingga tidak memakan waktu lagi.

3. Check-Actuating

Proses selanjutnya dalam PDCA adalah check (pemeriksaan). Proses tersebut dapat berupa
pengambilan data dari proses yang telah dijalankan. Data tersebut nantinya digunakan untuk
analisa apakah proses yang berjalan sudah sesuai dengan yang direncanakan, apakah tingkat
efisiensi sudah baik, bagian mana yang perlu ditingkatkan, dll. Sedangkan pada POAC,
proses ketiga adalah actuating (pengerjaan), sehingga plan baru dieksekusi pada proses ini.

4. Action-Control

Setelah data terkumpul dan proses analisa selesai, maka selanjutnya ditentukan aksi apa yang
harus diambil dalam PDCA. Apakah akan tetap menggunakan cara kerja yang telah
disepakati dan menetapkannya sebagai standar perusahaan atau menggantinya dengan cara
lain yang mungkin dapat lebih menghasilkan nilai efisiensi yang lebih tinggi atau juga
keputusan lain hasil dari analisa. Pada proses POAC, tindakan kontrol hanya untuk
memastikan seluruh sistem dan proses kerja berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Melalui penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa saya bias terhadap PDCA. Hal ini juga
karena dalam PDCA kita dituntut untuk selalu meningkatkan target kita, saat 1 target
tercapai, maka dalam Action yang benar, seharusnya target yang telah dicapai ditingkatkan
lagi. Hal ini dapat memberi impact yang baik bagi perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Sedangkan pada POAC, sistem yang sudah ada tetap dipertahankan karena fungsi sistem
adalah untuk memastikan bahwa seluruh proses yang berjalan sesuai dengan plan yang telah
ditentukan di awal.
 Pengertian P.O.A.C. dalam ilmu Manajemen - Lengkap - Dunia Manajemen
sebagian besar menggunakan POAC ( Planning, Organizing, Actuating dan
Controlling ). Prinsip Manajemen POAC ini sangat banyak sekali
digunakan oleh organisasi kecil maupun besar yang bertujan untuk lebih
mengembangkan dan mengelola organisasi mereka.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai POAC.

1. Planning
Planning adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana
aktivitas kerja dalam sebuah organisasi. Perencanaan merupakan proses
yang penting dari segala bentuk fungsi Manajemen, karena tanpa adanya
perencanaan semua fungsi-fungsi lainnya tidak akan dapat berjalan.

Dalam perencanaan, Terdapat beberapa faktor dalam Planning yang patut

untuk dipertimbangkan, yaitu :

 Specific, yaitu berarti sebuah perencanaan harus jelas apa maksut dan
tujuanya beserta ruang lingkupnya.
 Measurable, yaitu suatu tingkat keberhasilan yang harus dapat diukur dari
program kerja dan rencana yang dibuat.
 Achievable, yaitu sesuatu tersebut bisa tercapai dan diwujudkan, bukan
hanya sekedar fiktif dan khayalan belaka.
 Realistic, yaitu sesuatu yang sesuai dengan kemampuan dan sumber daya
yang ada, harus seimbang tetapi tetap ada tantangan didalamnya.
 Time, yaitu ada batas waktu yang jelas, sehingga bisa dinilai dan
dievaluasi.

2. Organizing
Pengorganisasian ( Organizing ) adalah fungsi kedua dalam Manajemen.
Organizing adalah proses kegiatan dalam menyusun struktur organisasi
sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya.
Dengan demikian, hasil dari pengorganisasian itu berupa struktur
organisasi.

Setiap tujuan disebuah organisasi pasti ingin dicapai, dan untuk meraih
hal tersebut, pengorganisasian sangat berperan penting. Dalam sebuah
perusahaan, pengorganisasian biasanya disusun dalam bentuk badan
organisasi atau struktur organisasi, setelah tiu baru dipecah menjadi
beberapa jabatan. Disinilah letak salah satu prinsip Manajemen yang
membagi setiap tugas dan tanggung jawab dalam sebuah perusahaan
yang dibebankan pada semua anggota organisasi menurut skill dan
kemampuan masing-masing individu.
 3. Actuating
Actuating ( Pelaksanaan ) adalah suatu tindakan yang mengusahakan
agar semua perencanaan dan tujuan perusahaan bisa terwujud dengan
baik dan seperti yang diharapkan. Jadi, pelaksanaan merupakan suatu
upaya yang menggerakkan orang-orang untuk mau bekerja dengan
sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi mengabulkan seluruh
cita-cita perusahaan dengan dan secara efektif.

Perencanaan dan pengorganisasian akan berjalan kurang baik jika tidak

disertai dengan pelaksanaan. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan sekali
bentuk nyata dari kerja keras, kerjasama dan kerja nyata didalamnya.
Pengoptimalan seluruh sumber daya manusia yang ada juga sangat
penting, terutama ditujukan untuk mencapai visi, misi dan Planning yang
telah diterapkan.

Dalam poin ini, semua sumber daya manusia yang ada harus bekerja
sesuai dengan tugas yang dibebankan, fungsi serta peran dan kompetensi
dari masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan
tersebut.

4. Controlling
Pengawasan ( Controlling ) adalah proses pengamatan, penentuan
standar yang akan diwujudkan, menilai kinerja pelaksanaan, dan jika
diperlukan mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan dapat
berjalan dengan semaksimal mngkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka

akan dibutuhkan pengontrolan yang optimal, baik itu dalam bentuk
supervisi, pengawasan, inspeksi dan audit.

Tujuan utama dari kegiatan pengawasan adalah menciptakan kegiatan-

kegiatan manajemen yang dinamis dan terwujud secara efektif dan
efisien. Sesuai dengan perannya dalam sebuah organisasi, Controlling
memiliki beberapa fungsi utama :

 Mencegah terjadinya penyimpangan

 Memperbaiki kelemahan dan kesalahan, serta menindak penyalahgunaan
dan penyelewengan
 Mendinamisasikan organisasi serta kegiatan dalam manajemen
 Memperkuat rasa akan tanggung jawab tiap individu
 Mengambil tindakan korektif jika pelaksanaan menyimpang dari
Perencanaan atau standar yang telah ditetapkan.
Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai siklus PDCA (PDCA Cycle) :

PLAN (MERENCANAKAN)
Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam
peningkatan proses ataupun permasalahan yang ingin dipecahkan, kemudian menentukan
Metode yang akan digunakan untuk mencapai Target atau Sasaran yang telah ditetapkan
tersebut. Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process
Improvement Team) dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang
berada di dalam Tim tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk
melakukan perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap
penggunaan sumber daya lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam
Tahap PLAN ini.

DO (MELAKSANAKAN)
Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di
Tahap PLAN termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan
data (data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.

CHECK (MEMERIKSA)
Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil
dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai
dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan.

ACT (MENINDAK)
Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan yang seperlunya terhadap hasil-hasil dari
tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang
dicapainya, antara lain :

1. Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi
dalam pencapaian Target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa
yang telah ditargetkan.
2. Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk men-standarisasi-kan cara
ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan , Tindakan Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya
mencapai Target yang telah ditetapkan.

Siklus tersebut akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses
selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process
Improvement).

Versi-versi lain yang merupakan pengembangan dari PDCA untuk melakukan peningkatan dan
perbaikan proses maupun memiliki fungsi yang hampir sama antara lain :

PDCA = Plan Do Check Adjust

PDSA = Plan Do Study Act
OPDCA = Observe Plan Do Check Act (dalam Lean Manufacturing System)
DMAIC = Define, Measure, Analysis, Improve Control (dalam Six Sigma)
 Fungsi POAC sendiri dalam suatu organisasi adalah untuk meningkatkan efektifitas
dan efisiensi suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Berikut adalah pemaparan singkat
tentang tiap bagian dari POAC, yang mana akan dibahas lebih dalam di bab lain:
A. Planning
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk
mencapai tujuan tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen
dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer
memperhatikan masa depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan
bagaimana kita akan melakukannya”.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan
dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planning penting karena banyak
berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer harus
membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.
B. Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik
setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang
berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas,
membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang
memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.
Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau
beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya
manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan
merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang
terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.
C. Actuating
Actuating adalah peran manajer untuk mengarahkan pekerja yang sesuai
dengan tujuan organisasi. Actuating adalah implementasi rencana, berbeda
dariplanning dan organizing. Actuating membuat urutan rencana menjadi tindakan dalam
dunia organisasi. Sehingga tanpa tindakan nyata, rencana akan menjadi imajinasi atau impian
yang tidak pernah menjadi kenyataan.
D. Controlling
 Controlling, memastikan bahwa kinerja sesuai dengan rencana. Hal ini
membandingkan antara kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan. Jika terjadi
perbedaan yang signifikan antara kinerja aktual dan yang diharapkan, manajer harus
mengambil tindakan yang sifatnya mengoreksi. Misalnya meningkatkan periklanan untuk
meningkatkan penjualan.
Fungsi dari controlling adalah menentukan apakah rencana awal perlu direvisi,
melihat hasil dari kinerja selama ini. Jika dirasa butuh ada perubahan, maka seorang manajer
akan kembali pada proses planning. Di mana ia akan merencanakan sesuatu yang baru,
berdasarkan hasil dari controlling.
Manfaat PDCA

PDCA seringkali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC dipergunakan pada
aktivitas LEAN SIX SIGMA. PDCA sangatlah cocok untuk dipergunakan untuk skala kecil
kegiatan continues improvement pada memperpendek siklus kerja, menghapuskan
pemborosan di tempat kerja dan produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih powerfull
dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan akan mutu, improve yield, situasi yang
lebih komplek, struktur penghematan biaya, dan efektivitas organisasi bisnis.

Manfaat dari PDCA antara lain :

1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit
organisasi;
2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang
runtun dan sistematis;
4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja;
5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Proses PDCA
Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa diterapkan di tempat
kerja kita yaitu menggunakan pendekatan P-D-C-A sebagai proses penyelesaian masalah.
Dalam bahasa pengendalian kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai proses penyelesaian
dan pengendalian masalah dengan pola runtun dan sistematis. Secara ringkas, Proses PDCA
dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. P (Plan = Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk
menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus
diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

 Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan

mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau
ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan,
antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan
pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian
mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan.
Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan
yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab
masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan
hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
  Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi
terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
 Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

2. D (Do = Kerjakan)

Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-

ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus
benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita
semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak..

 Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang

telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala
kecil (proyek uji coba).
 Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

3. C (Check = Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja
hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan
standar yang ada atau masih ada kekurangan.

 Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan

spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
 Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan
mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
 Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih
menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan
untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun
jika berhasil, dilakukan rutinitas.
 Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

4. A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti
dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang
kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT
ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan
selanjutnya.

 Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti

juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk
memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
 Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan,
seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan,
merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar,
prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf,
pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan,
mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain
itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan
pengendalian proses secara teratur.