PROSEDUR STANDARD

INVENTORY CONTROL

002-02/F&A/SOP/I/2009
VOLUME I
IKHTISAR REVISI & PERSETUJUAN

DOKUMEN TERDAFTAR
NO. KETERANGAN TANGGAL
REF. PENERBITAN
00 002-02/F&A/SOP/I/2009 Volume I 31 Januari 2009

Revisi oleh : Disetujui oleh : Tanggal :

Diperiksa oleh : Jabatan :

Property Management by:

PT Cushman & Wakefield Indonesia
i
 DAFTAR ISI

1. PENANGGUNG JAWAB.......................................................................................................... 1

2. MANAJEMEN PERSEDIAAN/ INVENTORY STOCK..............................................................1

STANDARD.......................................................................................................................... 1
PERMINTAAN/ REQUISITION............................................................................................. 1
PENOMORAN/ STOCK NUMBERING.................................................................................2
STORE CATALOGUE.......................................................................................................... 2
KARTU STOK....................................................................................................................... 2
SHELF & BIN STORAGE..................................................................................................... 3
BIN CARDS.......................................................................................................................... 3

Property Management by:

PT Cushman & Wakefield Indonesia
ii
1. PENANGGUNG JAWAB
Gudang perlengkapan dan suku cadang dalam rangka manajemen
persediaan berada dalam pengawasan departemen Finance & Accounting
dengan penangggung jawab Chief Finance & Accounting atau departemen
Akunting bila departemen Finance and Accounting terpisah.

Berikut ketentuan dan Standard Operasional yang harus dilakukan dalam

pengelolaan persediaan.

2. MANAJEMEN PERSEDIAAN/ INVENTORY

STOCK
STANDARD
Persediaan diadakan bila anggaran pos ini telah disetujui oleh manajemen
dan telah diproses untuk eksekusi pada periode tersebut. Dalam hal ini
departemen terkait harus mengajukan kembali rencana kerja 3 (tiga) bulan
di muka untuk disetujui oleh Property Manager untuk diimplementasikan.

Kemudian, bagian pengadaan (procurement/ purchasing) melakukan

pemesanan barang dan dijadwalkan sedemikian rupa sehingga barang
sudah ada di stok sistem 1 (satu) sampai 2 (dua) minggu sebelum
diperlukan. Untuk bahan dan alat-alat yang memerlukan waktu pesan yang
panjang (long lead time), pengajuan rencana kerja harus dilakukan 6
(enam) bulan dimuka (khusus untuk pekerjaan terkait).

Sedangkan untuk pekerjaan incidental/ ad-hoc/emergency, pengadaan

dilakukan langsung via supplier yang telah didaftarkan dan dilakukan
kesepakatan supply tiap akhir tahun untuk tahun berikutnya.

PERMINTAAN/ REQUISITION
1. Permintaan barang harus mengajukan form permintaan barang
dengan mencantumkan nomor rencana anggaran yang disetujui
lengkap dengan nomor referensi work order.
2. Persiapan administasi permintaan disiapkan sbb:

Property Management by:

PT Cushman & Wakefield Indonesia
1
 a. Departemen Engineering/ Teknik, disiapkan oleh
administrator teknik dan diperiksa dan disetujui oleh
Manajer/ Chief Teknik, untuk selanjutnya diproses ke bagian
gudang.
b. Untuk departemen lain, permintaan barang disiapkan oleh
sekretaris umum atau administrasi GA.
3. Bukti terima barang diberikan kepada departemen penerima baik
secara elektronik ataupun secara manual (tergantung sistem yang
dipakai).
4. Setiap awal bulan, bagian gudang wajib membuat laporan status
stok dan rekapitulasi permintaan kepada manajemen, atau bila
sistem dengan komputerisasi, harus ter-update paling lambat
keesokan hari setelah pengambilan barang.

PENOMORAN/ STOCK NUMBERING

1. Setiap stok disimpan sesuai nomor stok yang telah ditentukan.
2. Kategori stok adalah sbb:
a. Supply/ consumable
b. Suku cadang/ parts
c. Peralatan/ mesin (bila dalam kesatuan lengkap)
3. Untuk peralatan atau mesin, diberi nomor sesuai nomor aset yang
telah ditetapkan, dan menjadi nomor aset bila telah dikeluarkan dari
gudang.

STORE CATALOGUE
Persedian di gudang wajib dicatat dan didokumentasikan dalam katalog
dengan foto, dan di-update setiap bulan sehingga memudahkan pengguna
dalam perencanaan kerja.

KARTU STOK
Barang di dalam gudang wajib di catat dalam kartu stok pada penempatan
dalam rak sebagai bukti pergerakkan fisik disamping sistem administrasi
manajemen stok.

Property Management by:

PT Cushman & Wakefield Indonesia
2
 SHELF & BIN STORAGE
Barang dan supply harus disimpan dengan wadah yang sesuai agar
selama disimpan tidak mudah rusak, mudah dicari dan aman dari bahaya
kebakaran atau air atau resiko lainnya.

BIN CARDS
Sistem dokumentasi manual harus disiapkan disamping database dalam
sistem agar mudah dilakukan pelacakan manual bila sistem tidak
berfungsi, yang mencakup:
o Nama dan alamat supplier
o Spesifikasi stok
o Waktu diperlukan
o Jumlah dan harga beli
o Nomor anggaran

Property Management by:

PT Cushman & Wakefield Indonesia
3