TUTORIAL MEMBUAT SCEDULE

MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT

http://agayuditra.blogspot.com

Microsoft Project adalah

software yang digunakan
untuk mengelola suatu
proyek atau biasa disebut
Schedule.

Microsost Project lebih

mirip dgn Network Planning
daripada Schedule S-Curve.

Dalam tutorial ini akan dibahas bagaimana cara mengoperasikan Microsoft

Project dalam lingkup Pekerjaan Sipil.

Contoh sederhana pembuatan Schedule rumah tinggal, untuk proyek-proyek

yang lebih besar tergantung pengembangannya. Dalam proyek pembuatan
rumah terdapat bermacam-macam pekerjaan mulai dari pengukuran, pondasi,
pasangan dinding, lantai, kusen, atap, dll. Oleh karena itu tahap
pertama yang dilakukan adalah membuat daftar pekerjaan dari suatu
proyek, jangan sampai ada yang tertinggal.

Daftar pekerjaan bisa dibuat di dalam Microsoft Excel atau bisa juga
diambil dari rincian RAB yang sudah dibuat. Untuk contoh ini menggunakan
Microsoft Project 2007, untuk versi Microsoft Project 2010 atau yang
terbaru tidak banyak perubahan, karena hanya perbedaan posisi toolbar
saja.

Sebelum dimulai, kita harus menentukan Jam Kerja dan Hari Kerja dahulu.
Dalam Microsoft Project standard hari kerja adalah 5 hari (Sabtu &
Minggu libur) untuk jam kerja 8 jam. Hari Kerja & Jam Kerja harus
disesuaikan dengan jam kerja di proyek yang akan kita buat schedulenya.
CARA MENGGANTI HARI KERJA MICROSOFT PROJECT.
1. Buka Microsoft Project, kemudian masukkan daftar pekerjaan pada
kolom Task Name.

isikan-nama-pekerjaan-pada-kolom-task-name

2. Supaya lebih mudah dalam pengelolaannya buatlah hierarki / tingkatan

pekerjaan. Misalnya dalam Pekerjaan Pondasi terdapat sub pekerjaan
yaitu Galian Tanah, Pasangan Batu Kali, dll.
Caranya blok tugas Pekerjaan Galian sampai Pasangan Batu Kali,
kemudian klik icon Indent. Maka secara otomatis pekerjaan tersebut
menjadi sub pekerjaan dari Pekerjaan Pondasi.
 Langkah pembuatan
hierarki

hasil-hierarki-pekerjaan-dan-sub-pekerjaan

3. Lalu isi kolom Duration / Durasi Pekerjaan

Dalam penentuan durasi pekerjaan harus berdasarkan rencana jumlah
tenaga kerja dan jumlah alat.
Kita bisa membuat perhitungan durasi dalam program Excel, rumusnya
adalah Volume perkerjaan dibagi Produktivitas per hari.
Produktivitas perhari tergantung dengan jumlah tukang & kecepatan
tukang, bisa dihitung menggunakan Indeks Pekerjaan Pasangan Batu
Kali dari SNI atau dari hasil survey.

Contoh Perhitungan Produktivitas Kerja :

Volume Pasangan Batu Kali = 20 m3

Produktivitas 1 Tukang Batu = 0.4 m3/jam
Jam Kerja = 8 jam

Produktivitas /hari = 0.4 x 8 = 3.2 m3/hari

Waktu yang dibutuhkan untuk Pasangan Batu Kali 20 m3

 = 20 / 3.2 = 6.25 dibulatkan 7 hari

4. Setelah semua durasi terisi, saatnya mengisi kolom Prodecessor.

Kolom Prodecessor digunakan untuk menghubungkan antara satu
pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.

# Untuk penjelasan mengenai penggunaan kolom Prodecessor bisa

membaca artikel Penjelasan Hubungan Tugas / Predecessor
dalam Microsoft Project

Contoh Pengisian Kolom Prodecessor :

1. Urugan Pasir baris no.3 - Pasangan Batu baris no.4.

Pasangan Batu dimulai 1 hari sebelum Urugan Pasir selesai, maka
pada pasangan batu ditulis 3FS-1

2. Pengecoran Sloof baris no.8 - Pasangan Batu Bata baris no.11

Pasangan Batu Bata dimulai setelah Pengecoran Sloof selesai,
maka pada pasangan batu bata ditulis 8 atau 8FS
 Isi kolom Predecessor pada semua pekerjaan.

Sebagai bahan pembelajaran terlampir contoh Schedule Menggunakan

Microsoft Project. Karena hanya contoh, durasi di input hanya kira-
kira saja (tidak berdasarkan volume pekerjaan & perhitungan
produktivitas kerja), jadi jangan digunakan sebagai patokan.
Yang perlu dicermati adalah contoh penggunaan hubungan antar
pekerjaan pada kolom predecessor.

Hubungan antar tugas yang sering digunakan adalah Finish to Start (FS)
dan Start to Start (SS)
PENJELASAN HUBUNGAN TUGAS / PREDECESSOR
DALAM MS. PROJECT

Dalam Ms. Project hubungan

antar task / tugas / pekerjaan
sangat diperlukan, karena
setiap pekerjaan pasti
berhubungan antara satu dengan
yang lainnya.

Jika anda menggunakan Ms. Project harus memahami hubungan antar tugas
terlebih dahulu. Hubungan antar tugas atau Predecessor sangat bermanfaat
jika jadwal / schedule yang dibuat mengalami perubahan tanggal mulai,
tanggal selesai ataupun mengalami penambahan jumlah alat atau tenaga
kerja yang menyebabkan berubahnya durasi pekerjaan, maka secara otomatis
jadwal yang sudah dibuat akan disesuaikan dengan perubahan yang kita
masukkan tanpa harus mengubah satu per satu.

A. Hubungan Antar Tugas

Ada 4 macam Hubungan Tugas dalam Ms.Project

1. FS : Finish to Start = Pekerjaan B bisa dimulai setelah

Pekerjaan A selesai
2. FF : Finish to Finish = Pekerjaan A dan B selesai bersamaan
3. SS : Start to Start = Pekerjaan A dan B dimulai bersamaan
4. SF : Start to Finish = Pekerjaan A baru bisa diakhiri jika
Pekerjaan B sudah dimulai
B. Lag Time dan Lead Time

Pada hubungan pekerjaan satu dengan yang lainnya terkadang terdapat jeda
waktu, entah itu Jeda ataupun Overlap. Sebagai contoh Pekerjaan
Pengecoran Lantai dengan Pasangan Keramik, tidak mungkin setelah dicor
langsung dipasang keramik diatasnya, sehingga terdapat jeda antara
pekerjaan pengecoran lantai dengan pasangan keramik.

Misal :

1. Pekerjaan A - 7 hari
2. Pekerjaan B - 4 hari

1. Lag Time
Jeda waktu antara Pekerjaan A dengan Pekerjaan B. Misal pada
Pekerjaan B dimulai 2 hari setelah Pekerjaan A selesai, maka pada
kolom predecessor Pekerjaan B diisi "1FS+2".

2. Lead Time
Ovelap waktu antara Pekerjaan A dengan Pekerjaan B. Misal pada
Pekerjaan B dimulai 1 hari sebelum Pekerjaan A selesai, maka pada
kolom predecessor Pekerjaan B diisi "1FS-1".

Hubungan antar tugas yang sering digunakan adalah Finish to Start (FS)
dan Start to start (SS)
PERBEDAAN PENGGUNAAN
FINISH TO START (FS) DENGAN START TO START
DALAM MICROSOFT PROJECT

Dalam pembuatan scedule menggunakan Ms. Project,

pasti akan menjumpai kolom prodecessor yang
harus diisi sesuai dengan hubungan antar
pekerjaan. Di dalam Ms. Project ada 4 hubungan
pekerjaan.
Kali ini kita tidak akan membahas keempatnya,
karena yang biasa digunakan hanya 2 (dua) macam
hubungan kerja.

Dua jenis hubungan kerja tersebut adalah Finish to Start (FS) dan Start
to Start. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih mendetail tentang
penggunaan FS dan SS dalam Ms. Project.

ilustrasi hubungan pekerjaan

Finish to Start (FS)

Dimulai dari Finish to Start atau disingkat FS, lihat gambar di atas,
cukup dengan melihat gambar mungkin anda bisa sedikit memahami maksud
hubungan FS. Finish to Start artinya Pekerjaan B mulai dikerjakan
setelah Pekerjaan A selesai, dengan jeda waktu Lag atau Lead Time
tertentu.
*[1] [2] [3] [4] dst adalah nomor pekerjaan

Contoh 1 :
[2] Pekerjaan Pasangan Pondasi Batu mulai dikerjakan setelah [1]
Pekerjaan Galian selesai. Maka pada kolom prodecessor Pekerjaan Pasangan
Pondasi Batu diisi 1FS.

Contoh 2 : (Lag Time)

[4] Pekerjaan Pasangan Dinding mulai dikerjakan 2 hari setelah [3]
Pekerjaan Sloof selesai. Maka pada kolom prodecessor Pekerjaan Pasangan
Dinding diisi 3FS+2days.

Contoh 3 : (Lead Time)

[5] Pekerjaan Instalasi Lampu mulai dikerjakan 1 hari sebelum [4]
Pekerjaan Plafond selesai. Maka pada kolom prodecessor Pekerjaan
Instalasi Lampu diisi 4FS-1day.

Start to Start (SS)

Lihat kembali gambar ilustrasi hubungan pekerjaan pada bagian SS. Start
to Start artinya Pekerjaan B dikerjakan bersamaan dengan Pekerjaan A,
atau bersamaan tetapi ada jeda waktu tertentu. Tapi perlu digaris
bawahi, penggunaan SS hanya untuk pekerjaan yang tidak saling
berhubungan langsung.

Contoh :
[11] Pekerjaan Pengecatan Pagar dikerjakan bersamaan dengan [10]
Pekerjaan Pengecatan Dinding. Maka pada kolom prodecessor Pekerjaan
Pengecatan Pagar diisi 10SS.

Perbedaan Penggunaan FS dan SS

Pekerjaan Bekisting dikerjakan 2 hari setelah Pekerjaan Pembesian
dimulai. Tetapi saat pemasangan besi terjadi keterlambatan selama 2
hari. Dalam kasus ini perhatikan prodecessor Pekerjaan Bekisting,
menggunakan prodecessor 1SS+2days sehingga pekerjaan bekisting
dikerjakan mulai tanggal 24/4/2013. (lihat gambar dibawah)
 kesalahan penggunaan SS

Jika melihat ilustrasi di atas maka tanggal pengecoran tidak berubah,

seharusnya ketika terjadi keterlambatan pekerjaan pembesian akan
mempengaruhi tanggal dimulainya pekerjaan pengecoran. Dapat disimpulkan
bahwa penggunaan SS untuk hubungan kerja diatas tidak tepat.

Karena jika menggunakan SS tidak tepat maka kita harus menggunakan FS,
dengan tanggal mulai pekerjaan bekisting yang sama. Kita menggunakan
Finish to Start pada Pekerjaan Bekisting dengan menulis 1FS-1day
sehingga pekerjaan bekisting dikerjakan mulai tanggal 24/4/2013.
(lihat gambar dibawah)

penggunaan hubungan pekerjaan yang benar

Jika melihat ilustrasi di atas akan terlihat bedanya saat pertama tadi
menggunakan SS dengan saat menggunakan FS. Pada contoh yang terakhir
menggunakan FS, kemudian dilakukan ubah durasi pekerjaan pembesian maka
pekerjaan pengecoran akan mundur (menurut logika seharusnya seperti
itu). Sehingga dapat disimpulkan prodecessor yang digunakan benar.

Untuk menentukan penggunaan FS atau SS memang dituntut untuk menggunakan

logika dan pemikiran yang rasional. Dengan kata lain harus membayangkan
jika Pekerjaan A terlambat akan mempengaruhi Pekerjaan B maka kita
gunakan FS, namun jika Pekerjaan A telambat tidak mempengaruhi Pekerjaan
B maka kita gunakan SS.

Kesimpulan :
* Gunakan Finish to Start (FS), Jika Pekerjaan A terlambat akan
mempengaruhi tanggal mulai Pekerjaan B
* Gunakan Start to Start (SS), Jika Pekerjaan A terlambat tidak
mempengaruhi tanggal mulai Pekerjaan B
CARA MENGGANTI HARI KERJA MICROSOFT PROJECT

Dalam Ms. Project standard hari

kerja adalah 5 hari (sabtu &
minggu libur) untuk jam kerja 8
jam.
Hari Kerja & Jam Kerja harus
disesuaikan dengan jam kerja di
proyek yang akan kita buat
schedulenya.

Langkah untuk mengganti Hari Kerja dan Jam Kerja pada Ms. Project bisa
dilakukan sebelum memulai membuat schedule atau bisa diubah ketika
sedang dipertengahan jalan.
Penentuan Jam Kerja sangat berpengaruh pada penyelesaian suatu proyek,
semakin banyak hari kerja dalam satu minggu, maka semakin cepat selesai
proyek tersebut.

Sebagai contoh kita akan mengubah Hari Sabtu menjadi hari kerja.
Langsung saja penjelasan cara mengubah / mengganti / menambah hari kerja
dan jam kerja pada Ms. Project sebagai berikut.

1. Buka menu Tool, Change Working Time

2. Kemudian edit Hari Kerja-nya, buka tab Work Weeks, kemudian klik
Details. Maka akan muncul kotak dialog "Details for Default"

3. Pada kotak dialog "Details for Default" pilih hari Sabtu / Saturday
kemudian pilih "Set day(s) to the specific working times:" lalu
isikan jam mulai kerja, istirahat dan selesai kerja.
4. Cek semua hari, jika sudah sesuai klik OK.
Sekarang anda siap untuk memulai untuk membuat jadwal pekerjaan
menggunakan Microsoft Project sesuai dengan Hari Kerja dan Jam Kerja
yang anda inginkan.
MENGGANTI DURASI MS PROJECT MENJADI MINGGUAN

Durasi default pada Gantt

Chart Ms. Project adalah
hari, ketika kita sebagai
pemula disuruh membuat
schedulle yang durasinya
mingguan tentu bingung.

Berikut trik / cara mengganti durasi Ms. Project menjadi Mingguan

Catatan:
Sebelum mengganti durasi menjadi mingguan, ubahlah dulu hari kerja
sesuai dengan hari kerja proyek Anda. Jika belum tahu cara menggantinya
silahkan buka Cara Mengganti Hari Kerja Microsoft Project

1. Lihat pada Gantt Chart, kemudian klik kanan pada Label bulan & hari.
Pilih Timescale.

2. Kemudian akan muncul jendela Timescale, pilih tab Bottom Tier

3. Ubahlah Units menjadi Month, kemudian aturlah Label sesuai dengan
keinginan.

4. OK

" Input data dalam kolom durasi, jika menggunakan durasi

mingguan :
Jika durasi pekerjaan 3 Minggu maka tuliskan 3w atau 3wks
artinya 3 weeks "

Untuk Default waktu / kalender Ms. Project 1 minggu = 5 Hari = 40 Jam,

jika kalian akan membuat sistem tanpa libur 1 Minggu = 7 Hari = 56 Jam,
silahkan ubah setingannya buka Mengubah Setingan Jam & Hari Kerja Dalam
1 Minggu Ms. Project
MENGUBAH SETTINGAN JAM & HARI KERJA
DALAM 1 MINGGU

Sehubungan dg mengganti
Durasi Ms. Project
menjadi Mingguan, akan
dijelaskan bagaimana
cara mengubah jumlah
hari & jam kerja dalam
satu minggu.

Untuk Default waktu / kalender Ms. Project 1 minggu = 5 Hari = 40 Jam,

jika akan membuat sistem tanpa libur 1 Minggu = 7 Hari = 56 Jam.
Atau ubah jam kerja sesuai dengan kebutuhan schedule proyek anda.

Langsung saja langkah-langkahnya.

1. Buka menu Tools, kemudian pilih Options

2. Akan muncul jendela Option, setelah itu pilih tab Calendars

3. Ubahlah nilai-nilai yang diberi warna merah.

Untuk Jam perminggu ubah 56 karena 7 hari kerja dikalikan 8 jam/hari.
4. OK
Setelah mengubah setingan sesuai dengan langkah diatas, lakukan
penyesuaian Jam Kerja masing-masing hari, silahkan buka Cara
Mengganti Hari Kerja Microsoft Project.