AIDAH KARTINI SKRIPSI Ok PDF

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI REKAM
MEDIS RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL

BASIC .NET 2010 DAN DATABASE MICROSOFT
ACCESS 2013 DI KLINIK UTAMA MEDIKA
ANTAPANI BANDUNG
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat
Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma IV
Program Studi Manajemen Informatika Diploma IV
Konsentrasi Informatika Rekam Medis
Disusun Oleh:
AIDAH KARTINI
NPM. 13.403.140
POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2017
ABSTRAK
AIDAH KARTINI
NPM. 13.403.140
Manajemen Informatika
Konsentrasi Informatika Rekam Medis
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI REKAM MEDIS

RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET 2010 DAN
DATABASE MICROSOFT ACCESS 2013 DI KLINIK UTAMA MEDIKA
ANTAPANI BANDUNG.
Skripsi : 186 halaman
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, meracang, dan membangun

implementasi sistem informasi Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Klinik
Utama Medika Antapani Bandung.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan
studi pustaka.
Dari Penelitian yang dilakukan, pada kenyataan masalah dalam distribusi
rekam medis rawat jalan di Klinik Utama Medika Antapani Bandung seperti: 1)
Lamanya proses pencarian berkas rekam medis, 2) Laporan distribusi rekam
medis rawat jalan masih manual, 3)Masih adanya petugas kesehatan yang tidak
mengisi berkas sesuai prosedur. Oleh karena itu, dibutuhkan perancangan Sistem
Informasi baru dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan database
Microsoft Acces 2013. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan
adalah metode waterfall dengan metode pengujian Black Box.
Adapun beberapa saran yang diberikan untuk menangani masalah yang
ada yaitu perlu 1) adanya pengembangan system berbasis web, 2) pelatihan untuk
user, 3) pemeliharaan software.
Kata kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Distribusi, Rekam Medis, Visual

Basic.Net.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Sejalan dengan perkembangan kesehatan di Indonesia, pentingnya
teknologi juga diperlukan dalam pengolahan data yang masih manual,
sehingga bisa lebih efektif jika menggunakan Sistem Informasi dan semakin
pentingnya pengolahan dan penyimpanan sebuah data untuk menjembatani
dan menjadi pengantar informasi antara pihak pengguna aplikasi dan
pengguna informasi. Di era teknologi ini sistem informasi sangat dibutuhkan
serta pengembangannya semakin hari semakin cepat yang tujuannya untuk
efisiensi dan efektivitas instansi atau perusahaan terutama instansi di bidang
pelayanan.
Menurut PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud
rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain
identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Proses
penyelenggaraan berkas rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di
klinik, dilanjutkan dengan kegiatan pencarian data medis oleh dokter atau
dokter spesialis lainnya atau tenaga kesehatan lain yang memberikan
pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Dokumen rekam medis yang
keluar baik dipinjam oleh pasien yang akan berobat kembali, perawat klinik,
dokter klinik, maupun petugas medis lainnya yang membutuhkan dokumen
rekam medis lainnya perlu dicatat dalam buku ekspedisi peminjaman rekam
medis pasien agar dapat mengurangi terjadinya kehilangan dokumen rekam
medis pasien.
Faktanya Sistem Distribusi rekam medis di Klinik Utama Medika
Antapani Bandung, petugas rekam medis terkadang tidak dapat dengan segera
menyediakan berkas rekam medis yang dia butuhkan, karena masih
mengalami beberapa kesulitan dalam menemukan rekam medis yang
dibutuhkan, bahkan ada beberapa berkas rekam medis yang tidak ada di rak
penyimpanan. Beberapa berkas rekam medis yang tidak ada di rak
penyimpanan tersebut salah satu penyebabnya adalah terlambatnya
pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik ke unit rekam medis.
Jika terjadi ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis
dari poli unit ke unit rekam medis, maka sistem pelayanan akan terlambat dan
terganggu, sehingga waktu tunggu pasien yang ingin mendapatkan pelayanan
menjadi lama. Dan ini jelas mengurangi kualitas pelayanan di Klinik Utama
Medika Antapani Bandung. Selain itu jika berkas rekam medis tidak
ditemukan di rak penyimpanan maka upaya pencarian keberadaan rekam
medis oleh petugas dilakukan secara manual, petugas akan mencari di buku
ekspedisi, dan laporan peminjaman dan pengembalian tanggal sebelumnya.
Laporan pengembalian tersebut masih dilakukan secara manual. Petugas harus
melihat lagi buku ekspedisi dan mengecek satu persatu tanggal peminjaman
dan pengembalian berkas rekam medis, sehingga pada saat petugas mencari
dilaporan tersebut membutuhkan waktu lama, karena harus dicari satu persatu.
Kondisi ini mengakibatkan pasien harus menunggu lama untuk mendapatkan
pelayanan dari klinik.
Melihat fakta tersebut, perancangan sistem distribusi rekam medis
dapat menjadi salah satu alternative untuk memudahkan pencarian berkas
rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan, menginput data peminjam,
dan melihat status pengembalian berkas rekam medis, serta membuat laporan
peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis. Dengan adanya sistem
informasi ini proses peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan secara
cepat dan tepat. Berdasarkan hal-hal serta fakta diatas, maka penulis
mengambil judul Perancangan “SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI
REKAM MEDIS RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2010
DAN DATABASE MICROSOFT ACCES 2013 DI KLINIK UTAMA MEDIKA
ANTAPANI BANDUNG.”
1.2 Pokok Permasalahan
A. Pengelolaan Sistem distribusi rekam medis belum sepenuhnya sesuai
prosedure yang berlaku, karena terkadang berkas rekam medis yang
dipinjam tidak dicatat di buku ekspedisi sehingga mengakibatkan tidak
adanya data dimana berkas rekam medis di pinjam.
B. Tidak adanya laporan peminjaman dan pengembalian rekam medis
sehingga tidak diketahui berkas rekam medis mana saja yang dipinjam,
jumlah rekam medis yang dipinjam dan tujuan poli yang meminjam.
C. Belum adanya suatu sistem informasi peminjaman dan pengembalian
rekam medis tersendiri sehingga menghambat pelayanan kesehatan.
1.3 Pertanyaaan Penelitian
Dari pokok permasalahan yang ada dalam latar belakang penelitian, maka
timbul pertanyaan seperti:
A. Bagaimana prosedur distribusi berkas rekam medis di Klinik Utama Medika
Antapani Bandung?
B. Apa masalah yang ditemukan dalam prosedur distribusi berkas rekam medis
di Klinik Utama Medika Antapani Bandung?
C. Apa upaya yang telah dilakukan guna mengatasi masalah – masalah yang
menjadi kendala dalam prosedur distribusi rekam medis di Klinik Utama
Medika Antapani Bandung?
D. Bagaimana merancang dan membangun implementasi distribusi di Klinik
Medika Antapani Bandung?
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
A. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan distribusi rekam medis
rawat jalan di Klinik Medika Antapani Bandung.

b Untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terjadi dalam
distribusi berkas rekam medis rawat jalan di Klinik Medika Antapani
Bandung.
c Untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk menyelesaikan
permasalahan distriubusi berkas rekam medis rawat jalan di Klinik
d Untuk mengetahui sistem informasi distribusi berkas rekam medis
rawat jalan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di
Klinik Medika Antapani Bandung.
B. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini yaitu :
1. Manfaat Bagi Penulis
a Untuk menyelesaikan Tugas Skripsi
b Dapat melakukan kajian lebih jauh mendalam dengan langsung
belajar dari permasalahan nyata yang terjadi dalam
penyelenggaraan pelayanan kesehatan masyarakat.
c Menambahnya ilmu dan wawasan yang didapat tentang rekam
medis di klinik ataupun instansi kesehatan.
d Mengetahui sejauh mana dapat mengimplementasi ilmu yang
didapat selama mengembangkan wawasan berpikir setelah
melakukan penelitian.
2. Manfaat Bagi Klinik
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh Klinik
Medika Antapani Bandung untuk masukan dalam pelaksanaan sistem
informasi pengembalian dokumen rekam medis.
3. Manfaat Bagi Akademik
Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan, hasil
penelitian ini dapat dijadikan referensi bagi peneliti berikutnya
1.5 Ruang Lingkup dan Batasan Sistem Permasalahan
A. Adapun ruang lingkup dari penelitian :
1. Pembahasan mengenai distribusi rekam medis di instansi rawat jalan.
2. Laporan distribusi berkas rekam medis mencakup peminjaman dan
pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.
3. Perancangan sistem informasi distribusi rekam medis dengan
menggunakan Microsoft Visual Basic.Net dan Microsoft Acces yang
digambarkan dengan Flowmap, Conteks Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), kamus data,
struktur tabel, rancangan dialog layar (Interface), spesifikasi
Hardware dan Software dan dilengkapi dengan sintaks / koding dari
sistem yang dirancang.
B. Adapun Batasan masalah dalam penelitian adalah :
1. Pembahasan mengenai distribusi rekam medis rawat jalan hanya
di lakukan di Klinik Utama Medika Antapani Bandung, tidak

meliputi analisis distribusi di Klinik Pratama Medika Antapani
Bandung.
2. Pembahasan hanya mengenai distribusi pasien Rawat jalan tidak
meliputi Berkas pasien rawat Inap, pasien napza.
1.6 Metode Penelitian
A. Metode Pengumpulan Data
1. Observasi
Menurut Notoatmodjo (2010 :131)” Observasi adalah suatu
hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari
rangsangan.”
2. Wawancara
Teknik pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab
secara langsung yang ada kaitannya dengan judul skripsi. Penulis
melakukan wawancara kepada petugas rekam medis untuk
memperoleh informasi yang diperlukan tentang fakta kebutuhan sistem
informasi kelengkapan pencatatan rekam medis rawat jalan di Klinik
Utama Medika Antapani.
3. Studi Pustaka
Metode penelitian yang dilakukan adalah dengan cara melihat
dan mempelajari buku referensi yang tentunya ada kaitannya dengan
variable yang akan diteliti.

B. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menggunakan metode
siklus klasik / model air terjun (waterfall). Karena Menurut Edhy Sutanta
(2003:128) Waterfall adalah rekayasa perangkat lunak SIM didasarkan
siklus konvensional dalam bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan
sekuensial yang sistematis.
Waterfall Model adalah sebuah metode pengembangan software
yang bersifat sekensial dan terdiri dari 5 tahap yang saling terait dan
mempengaruhi, yaitu sebagai berikut:
1. Analisis kebutuhan
2. Desain sistem
3. Penulisan dan kode program
4. Pengujian program
5. Penerapan program
1.7 Waktu dan Tempat Penelitian
Penyusun melakukan penelitian di Klinik Utama Medika Antapani
Bandung yang berlokasi di Jl. Purwakarta no.03 Bandung. Waktu penelitian
ini dilakukan selama 2 bulan dan dihitung dari mulai tanggal 10 Oktober 2016
sampai 10 Desember 2016.

1.8 Sistematika Penulisan Penelitian
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini terdiri dari beberapa pokok pembahasan yang terdiri dari latar
belakang permasalahan, pokok permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan
dan manfaat penelitian, ruang lingkup dan batasan analisis permasalahan,
metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, dan sistematika penulisan
penelitian.
BAB II KERANGKA BERPIKIR DAN LANDASAN TEORI
Pada bagian ini diuraikan teori-teori yang menunjang dan digunakan dalam
penulisan skripsi, yang bisa diperkuat dengan menunjukan hasil penelitian
sebelumnya, meliputi: Konsep Rumah Sakit, Konsep Rekam Medis, Konsep
Rawat Jalan, Konsep Analisis Kelengkapan, Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi,Visual Basic .NET 2010,Database,danMicrosoft Access 2013.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah Metode penelitian kualitatif dengan
pendekatan Deskriptif dengan metode ini diharapkan dapat mendeskripsikan
permasalahan-permasalahan sistem serta kebutuhan informasi pada sistem
yang akan dirancang.
BAB IV ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini menguraikan secara singkat profil rumah sakit tempat
dilakukannya penelitian Skripsi. Penjelasan singkat tentang tata laksana sistem
yang berjalan di rumah sakit, serta usulan sistem yang akan dirancang
berdasarkan kebutuhan.
BAB V PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini berisikan mengenai rancangan sistem yang dibuat penulis,
rancangan proses, rancangan basis data, rancangan masukan, rancangan
keluaran, rancangan dialog layar, spesifikasi software dan hardware, serta
implementasi dan pengujian sistem.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan serta
memberikan saran-saran yang diberikan mengenai masalah yang dihadapi.

BAB II
KERANGKA BERFIKIR DAN LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Konsep, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
A. Konsep Klinik
1. Pengertian Klnik
Menurut Permenkes No. 9 Tahun 2014 Klinik adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorang yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau
spesialistik.
2. Klasifikasi Klinik
Menurut Permenkes No.9 Tahun 2014 Pasal 2, klasifikasi klinik
berdasarkan jenis pelayanannya, terdiri dari :
1) Klinik Pratama, merupakan klinik yang menyelenggarakan
pelayanan medik dasar baik umum maupun khusus. Misalnya adalah
sebuah klinik yang melayani pasien umum, atau klinik yang hanya
melayani pasien khusus penyakit dalam
2) Klinik Utama, merupakan klinik yang menyelenggarakan pelayanan
medis spesialistik atau pelayanan medis dasar dan spesialistik.
Misalnya adalah sebuah klinik yang melayani pasien umum, dan
pasien yang khusus spesialistik. Jumlah pelayanan medis
speesialistik di klinik utama minimal satu spesialistik. Klinik
Pratama dan Klinik Utama dapat mengkhususkan pelayanan pada
satu bidang tertentu berdasarkan cabang disiplin ilmu atau sistem.

3. Jenis dan Klasifikasi Klinik
Jenis Klinik berdasarkan jenis pelayanannya, klinik dibagi
menjadi Klinik Pratama dan Klinik Utama menurut Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Bi.028/Menkes/Per/2011. Klinik Prtama
merupakan klinik yang mneyelenggarakan pelayanan medik
dasar.Klinik Utama merupakan klinik yang menyelenggarakan
pelayanan pada satu bidang tertentu berdasarkan disiplin ilmu,
golongan umur, organ atau jenis penyakit tertentu.
a. Klasifikasi Klinik
Menurut Permenkes No.9 Tahun 2014 Pasal 2, klasifikasi
klinik berdasarkan jenis pelayanannya, terdiri dari :
1) Klinik Pratama, merupakan klinik yang menyelenggarakan
pelayanan medik dasar baik umum maupun khusus. Misalnya
adalah sebuah klinik yang melayani pasien umum, atau klinik yang
hanya melayani pasien khusus penyakit dalam
2) Klinik Utama, merupakan klinik yang menyelenggarakan
pelayanan medis spesialistik atau pelayanan medis dasar dan
spesialistik. Misalnya adalah sebuah klinik yang melayani pasien
umum, dan pasien yang khusus spesialistik. Jumlah pelayanan
medis speesialistik di klinik utama minimal satu spesialistik.Klinik
Pratama dan Klinik Utama dapat mengkhususkan pelayanan pada
satu bidang tertentu berdasarkan cabang disiplin ilmu atau sistem.

b. Standar Penyelenggaraan Klinik
Klinik dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan bersifat
promotive (promotif), preventif (pencegahan), kuratif
(penyembuhan), dan rehabilitatif (pemulihan). Bentuk pelayanan
kesehatan sebagaimana dimaksud Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No.028/Menkes/Per/I/2011 dilaksanakan dalam
bentuk rawat jalan, one day care rawat inap dan home care. Klinik
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan 24 jam harus
menyediakan dokter serta tenaga kesehatan lain sesuai kebutuhan
yang setiap saat berada ditempat.
c. Standar Fasilitas Klinik
Persyaratan bangunan dan ruang sebuah klinik menurut
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.028/Menkes/Per/I/2011 yang harus dipenuhi, meliputi :
1) Merupakan bangunan yang permanen dan tidak bergabung
dengan tempat tinggal atau unit kerja lainnya.
2) Bangunan klinik harus memenuhi persyaratan lingkungan sehat
sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
d. Standar Bangunan Klinik
Bangunan klinik harus memperhatikan fungsi, keamanan,
kenyamanan dan kemudahan dalam pemberian pelayanan serta
perlindungan dan keselamatan bagi semua orang termasuk
penyandang cacat, anak-anak dan orang usia lanjut. Berdasarkan

peraturan Dinas Kesehatan dalam penyelenggraan sebuah
bangunan klinik minimal harus menyediakan ruang :
1) Ruang Administrasi
2) Ruang Tindakan
3) Ruang farmasi
4) Kamar mandi / wc
5) Ruangan lainnya sesuai kebutuhan pelayanan
Selain syarat kebutuhan ruang yang harus dimiliki
sebuah Klinik berdasarkan peraturan Perundang- Undangan
yang berlaku di Indonesia, sebuah Klinik juga harus memilliki
prasarana yang baik dalam sistem Utilitas serta standar
keselamatan. Keamanan dan kesehatan sebuah bangunan
kesehatan. Hal ini perlu dipertimbangkan dalam perancangan
bangunan Klinik, yaitu :
a) Instalasi air
b) Instalasi listrik
c) Instalasi sirkulasi udara
d) Sarana pengelolaan limbah
e) Pencegahan dan penanggulangan kebakaran
f) Ambulans, untuk klinik yang menyelenggarakan rawat inap
g) Sarana lainnya sesuai kebutuhan
Selain penyelenggaraan sarana standar yang harus
dimiliki, klinik juga harus dilengkapi dengan peralatan medis

dan nonmedis yang memadai sesuai dengan jenis pelayanan
yang diberikan. Peralatan medis dan nonmedis yang ada
harus memenuhi standar mutu, keamanan, dan keselamatan.
4. Tujuan Klinik
Tujuan klinik adalah sebagai berikut:
a. Terciptanya keterpaduan kegiatan lintas program dan lintas sektor
dalam program pemberantasan penyakit menular dan penyehatan
lingkungan dengan memberdayakan masyarakat.
b. Meningkatkan pengetahuan, kesadaran, kemampuan dan prilaku
masyarakat (pasien) untuk mewujudkan lingkungan dan perilaku
hidup bersih dan sehat.
c. Meningkatkan pengetahuan, kesadaran, dan kemampuan masyarakat
untuk mencegah dan menanggulangi penyakit berbasis lingkungan
serta masalah kesehatan lingkungan dengan sumber daya yang ada.
B. Konsep Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 55 Tahun 2013Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam
Medis“Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan”.

2. Falsafah Rekam Medis
Dengan memperhatikan definisi rekam medis di atas maka
rekam medis juga dapat dikatakan sebagai bukti tertulis proses
pelayanan yang diberikan dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada
pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang
tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien.
Dengan demikian falsafah dari rekam medis mengandung nilai-
nilai ALFRED AIR yaitu sebagai berikut:
a. Administration
Karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggung
jawab dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal
Karena isinya menyangkut jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan.
c. Financial
Karena isinya menyangkut informasi yang dipergunakan sebagai
aspek keuangan.
d. Riset
Karena isinya menyangkut informasi sebagai aspek penelitian dan
pengembangan IPTEK.
e. Education
Karena isinya menyangkut informasi tentang perkembangan
kronologis dan pelayanan medis yang diberikan terhadap pasien.

f. Documentation
Karena dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan
rumah sakit.
g. Acurate
Karena isinya sesuai dengan kebenaran.
h. Informatif
Karena menyangkut sebagai informasi dengan cepat.
i. Responsibility
Karena dapat direspon atau cepat tanggap dan bertanggung jawab
dalam pelayanan kesehatan
3. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis
a. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya penigkatan pelayanan kesehatan
di rumah sakit. Tanpa didukungnya suatu sistem pengololaan
rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib
administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan
di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
b. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara
lain:
1) Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai
administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Seiring
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
khususnya dalam bidang teknologi informasi yang sudah
memasuki bidang kesehatan, maka penggunaannya di dalam
rekam medis saat ini sangat diperlukan karena kita melihat
proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri
seorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang
berwenang atas pemeriksaan tersebut. Kemudia pengolahan
data-data medis secara komputerisasi juga akan memudahkan
semua pihak yang berwenang dalam hal ini petugas
administrasi di suatu instansi pelayanan kesehatan dapat segera
mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien
selama pasien yang menjalani pengobatan di rumah sakit.
2) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis,
karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada
pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan
mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen

risiko klinis serta keamanan/keselamatan pasien dan kendali
biaya.
3) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan
hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk
menegakkan keadilan. Rekam medis adalah milik dokter dan
rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang
dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku. (UU Praktik Kedokteran RI
No. 29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1), Penjelasan).
4) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang,
karena isinya mengandung data/informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek keuangan. Kaitannya rekam medis
dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam hal
pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang
diberikan kepada seorang selama menjalani perawatan di
rumah sakit, oleh karena itu penggunaan sistem teknologi
computer didalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat

diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi
pelayanan kesehatan.
5) Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian
karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6) Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan
kesehatan.
7) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat diaplikasikan
penerapannya didalam penyelenggaraan dan pengelolaan
rekam medis yang cukup efektif dan efisien. Pendokumentasian

data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan mudah
dan efektif sesuai aturan serta prosedur yang telah ditetapkan.
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas,
rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena
tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi
pelayanan kesehatan saja. Kegunaan rekam medis secara umum
adalah:
a) Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli
lainnya yang ikut ambil bagian didalam proses pemberian
pelayanan, pengobatan, dan perawatan kepada pasien.
b) Sebagai dassar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c) Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan
pelayanan, pengobatan, dan perkembangan penyakit selama
pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
d) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan
kepada pasien.
e) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit
maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.

g) Sebagai dasar didalam perhitungan biata pembayaran
pelayanan medis yang diterima oleh pasien.
h) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan,
serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
4. Fungsi dan Peranan Rekam Medis
a. Fungsi Rekam Medis
Rekam medis berisi rekaman riwayat penyakit pasien
beserta tindakan apa yang telah dilakukan. Salah satu fungsinya
adalah dokter bisa tahu perkembangan penyakit pasien lewat
rekaman medis tersebut. Jadi apabila pasien datang lagi, maka
dokter bisa membaca catatan itu tanpa banyak bertanya lagi.
Selain itu ada beberapa fungsi yang lebih penting dari
rekaman medik, yaitu:
1) Dokumentasi, rekam medis merupakan sarana untuk
penyimpanan berbagai dokumen yang berkaitan dengan
kesehatan pasien.
2) Alat bukti untuk kasus malpraktek, rekam medis bisa menjadi
alat bukti di pengadilan. Dari rekaman medis itu akan terbuka,
tindakan salah apa yang telah dilakukan dokter atau perawat
bersangkutan. Dokter tidak boleh menghapus tulisan apapun
pada rekaman medis. Apabila ada keslahan tulisan, dokter tidak
boleh menghapus, tetapi hanya boleh mencoret sekali sehingga
tulisan semula masih bisa dibaca, serta diparaf.

3) Identifikasi jenazah, fungsi yang tidak kalah penting dari rekam
medis adalah untuk identifikasi jenazah yang sulit dikenali.
Dalam suatu kecelakaan hebat misalnya, rekam medis sangat
membantu dalam mengenali jenazah.
4) Acuan dalam memberikan pelayanan kesehatan, dapat
digunakan sebagai acuan dokter dan tenaga kesehatan dalam
memberikan pelayanan kesehatan baik dalam menentukan
diagnosis, memberikan pengobatan, tindakan medis dan
pelayanan selanjutnya bagi pasien. Rekam medis yang baik,
benar, lengkap dan jelas dapat meningkatkan pelayanan
kesehatan bagi pasien.
5) Bahan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan, rekam
medis dapat menjadi informasi tentang perkembangan
penyakit, pengobatan, tindakan medis terutama untuk
perkembangan ilmu pengetahuan dalam statistik kasus
penyakit, angka kematian, angka kelahiran dan hal-hal yang
berkaitan dengan kesehatan.
6) Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan, rekam
medis juga dapat digunakan untuk menentukan jumlah biaya
yang harus dibayar oleh pasien dalam pelayanan kesehatan.
b. Peranan Rekam Medis
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat telah
merambah ke berbagai sector termasuk kesehatan. Meskipun dunia

kesehatan dan medis merupakan bidang yang bersifat information-
intensive finansial secara elektronik sudah menjadi salah satu
prosedur standar dalam dunia perbankan, sebagian besar rumah
sakit di Indonesia baru dalam tahap perencanaan pengembangan
billing system. Meskipun rumah sakit dikenal sebagai organisasi
yang padat modal-padat karya, tetapi investasi teknologi informasi
masih merupakan bagian kecil. Di AS, Negara yang relatif maju
baik dari sisi anggaran kesehatan maupun teknologi informasinya,
rumah sakit rata-rata hanya menginvestasinya 2% untuk teknologi
informasi.
Di sisi yang lain, masyarakat menyadari bahwa teknologi
informasi merupakan salah satu tool penting dalam peradaban
manusia untuk mengatasi sebagain masalah derasnya arus
informasi. Teknologi informasi dan komunikasi saat ini adalah
bagian penting dalam manajemen informasi. Selain memiliki
potensi dalam menyaring data dan mengolah menjasi informasi,
teknologi informasi mampu menyimpannya dengan jumlah
kapasitas jauh lebih banyak dari cara-cara manual. Konvergensi
dengan teknologi komunikasi juga memungkinkan data kesehatan
di bagikan secara mudah dan cepat. Disamping itu, teknologi
memiliki karakteristik perkembangan yang sangat cepat. Setiap dua
tahun, akan muncul produk baru dengan kemampuan pengolahan
yang dua kali lebih cepat dan kapasitas penyimpanan dua kali lebih
besar, serta berbagai aplikasi inovatif terbaru. Dengan berbagai
potensinya ini, adalah naif apabila manajemen informasi kesehatan
di rumah sakit tidak memberikan perhatian istimewa.
C. Konsep Rawat Jalan
1. Pengertian Rawat Jalan
Menurut Azwar (1989:81), Rawat Jalan adalah pelayanan
pasien oleh dokter untuk pasien tidak dalam rawat inap (opname).
Dirjen Yanmed (2006:25) mengemukakan bahwa:
Pasien Rawat Jalan merupakan salah satu bentuk dari

pelayanan oleh pasien dimana rumah sakit menyediakan ruangan
(poliklinik) untuk pasien berobat jalan, selanjutnya pasien tersebut
setelah mendapatkan pemeriksaan langsung pulang atau langsung
dirawat.
Sedangkan menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2016 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan
Rawat Jalan Eksekutif di Rumah Sakit, “Pelayanan Rawat Jalan
Reguler adalah pemberian pelayanan kesehatan rawat jalan di rumah
sakit yang diselenggarakan melalui pelayanan dokter spesialis-
subspesialis”.
2. Isi Rekam Medis Rawat Jalan
Isi rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana
pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat:
a. Identitas pasien,
b. Tanggal dan waktu,

c. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit,
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic,
e. Diagnosis,
f. Rencana penatalaksanaan,
g. Pengobatan dan/atau tindakan,
h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,
i. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik, dan
j. Persetujuan tindakan bila diperlukan.
D. Konsep Distribusi Rekam Medis
Distribusi Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006 :96)
Rekam medis memiliki sifat yang sangat rahasia sehingga tidak semua
orang bisa membawanya, maka peranan distribusi sangat penting di dalam
penyelenggaraan rekam medis. Pada sebagian rumah sakit pengiriman
dilakukan dengan cara tangan dari tempat satu ke tempat lainnya. Oleh
karena itu, bagian rekam medis harus membuat suatu jadwal peminjaman
dan pengembalian untuk berbagai bagian yang ada di rumah sakit/klinik.
Frekuensi peminjaman dan pengembalian ini ditentukan jumlah
pemakaian rekam medis.
Pendistribusian rekam medis adalah suatu proses penyebaran
berkas rekam medis ke tiap-tiap poliklinik yang dituju oleh pasien sesuai
nomor rekam medis. Dalam sistem pendistribusian rekam medis
diharapkan agar diadakan kegiatan pengecekan kembali antara rekam

medis disimpan kembali sesuai atau tidak dengan jumlah rekam medis
yang didistribusikan sebelumnya. Untuk menunjang kegiatan
pendistribusian rekam medis diperlukan sarana yang memadai yaitu
laporan peminjaman dan pengembalian rekam medis.
1. Konsep Peminjaman Rekam Medis
a. Pengertian Peminjaman Rekam Medis
Berikut adalah pengertian peminjaman yang tercantum
dalam kamus besar bahasa Indonesia (2005 :856) “ Peminjaman
yaitu proses, cara, perbuatan meminjam, atau meminjamkan barang
untuk waktu tertentu ( kalau sudah sampai pada waktunya harus
dikembalikan)”.
b. Prosedur Peminjaman Rekam Medis
Menurut Direktorat Jendral Pelayanan Medik ( Dirjen Yanmed,
2006 : 143) prosedur peminjaman berkas rekam medis adalah sebagai
berikut :
a. Persyaratan
1) rekam medis
2) Formulir permintaan / peminjaman berkas
3) Tracer / kartu peminjam
b. Sarana
1) Komputer PC Client
2) LAN System
3) Printer
c. Prasarana
1) Permenkes No. 269/MENKES/Per/III/2008
2) Petunjuk Teknis Prosedur dan Penyelenggaraan rekam medis.
d. Prosedur
1) Peminjaman berkas rekam medis dapat dilakukan melalui
pendaftran pasien, dan unit penunjang medik di rumah sakit.
2) Peminjam berkas rekam medis di tunjukan ke unit/ bagian rekam
medis, dan dapat dilakukan secara on line maupun manual ( via
telepon atau datang sendiri ke unit / bagian rekam medis).
3) Peminjaman berkas rekam medis dapat digunakan untuk keperluan
kunjungan ke spesialis, rawat kembali, penelitian atas kasus
tertentu maupun untuk kasus pengadilan.
4) Berkas rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit, kecuali
untuk buki pengadilan.
5) Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil
berkas rekam medis yang akan di pinjam.
6) Pengambilan berkas rekam medis harus menggunakan tracer/ kartu
peminjam rekam medis.
7) Pada formulir peminjaman berkas rekam medis harus selalu di
cantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama/ bagian
peminjam, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk
dikembalikan ke instansi rekam medis.

8) Instansi rekam medis wajib memiliki buku ekspedisi guna
mengetahui perjalanan berkas rekam medis ( rekam medis yang
keluar) yang dipinjam secara manual untuk keperluan perawatan,
dipinjam dokter, maupun kasus – kasus tertentu.
9) Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi
lebih dianjurkan untuk menggunakan barcode guna mengetahui
perjalanan berkas rekam medis yang keluar dari instansi rekam
medis agar lebih efektif dan efisien.
10) Tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis harus selalu
diperiksa oleh instansi rekam medis guna memperkecil resiko
hilangnya berkas rekam medis yang dipinjam.
11) Selama berkas rekam medis berada diruang rawat inap atau sedang
dipinjam menjadi tanggung jawab perawat / ruangan / instalasi yang
meminjam.
2. Konsep Pengembalian Rekam Medis
a. Pengertian Pengembalian
Pengembalian rekam medis adalah mengembalikan setiap
berkas rekam medis yang telah selesai dipakai untuk berobat dan
menyimpan kembali berkas rekam medis ke rak penyimpanan.
Dokumen berkas rekam medis bersifat rahasia (PP No.
Tahun 1996) seorang yang menerima / meminjam berkas rekam
medis berkewajiban untuk menjaganya dalam keadaan baik dan
menyerahkan kepada petugas RM.

Berdasarkan Permenkes No.269/MENKES/PER/II/2008,
bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan
Medical Record. Dengan demikian Klinik harus menyelenggarakan
rekam medis adalah merupakan suatu proses kegiatan yang mula
pada saat diterimanya pasien di Klinik, kegiatan pencatatan data
medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis
kesehatan.
b. Prosedur Pengembalian
Menurut Akasah (2008 :32) prosedur pengembalian
kembali berkas rekam medis adalah sebagai berikut :
1) Setelah ada permintaan untuk peminjam, maka sebelum
dilakukan pengembalian kembali dibuatkan bon peminjaman (
rangkap 3).
2) Menyimpan bon peminjaman pada berkas rekam medis, Out
guide dan pada kotak bon peminjam di Unit Rekam Medis atau
ditempat yang meminjamnya.
3) Menyimpan out guide pada tempat Rekam Medis yang diambil.
4) Apabila ada perpindahan peminjaman maka dicatat pada slip
transfer dan diberitakan ke unit Rekam Medis.
5) Slip transfer disimpan di out guide.

E. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
1. Pengertian
a. Analisis
Komarrudin (2001:53) Mendefinisikan Analisis yaitu
sebagai berikut:
Analisis adalah kegiatan berfikir untuk menguraikan suatu

keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal tanda-
tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan fungsi masing-
masing dalam satu keseluruhan yang terpadu.
b. Perancangan
Perancangan menurut Mohamad Subhan (2012:109) adalah
pengembangan spesifikasi baru berdasarkan rekomendasi hasil
analisis sistem.
c. Sistem
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling
terkait dan bekerja sama untuk memroses masukan (input) yang
ditujukan kepada sistem tersebut sampai menghasilkan keluaran
(output) yang diinginkan. (Kristanto, Andri, 2008:1)
d. Informasi
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
(Kristanto, Andri, 2008:7)
Tanpa adanya suatu informasi, suatu sistem tidak akan
berjalan dengan lancer dan akhirnya bias mati. Suatu organisasi

tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bias
berjalan dan tidak bias beroperasi.
e. Sistem Informasi
Menurut Abdul Kadir (2014:8) sesungguhnya, yang
dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan
computer. Sistem infromasi yang menggunakan computer biasa
disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based
Information System atau CBIS).
Hall dalam Abdul Kodir (2014:9) sistem informasi adalah
sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan,
diproses menjadi informasi, dan didistribusi kepada pemakai.
2. Flowmap dan Flowchart
a. Flowmap
Menurut Jogiyanto (2005:796) Flowmap merupakan
“bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari
sistem”. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-
prosedur yang ada di dalam sistem.

Tabel 2.1 Simbol Flowmap
Simbol Nama Fungsi
Dokumen Menunjukkan dokumen input/output
Kegiatan Manual Menunjukkan kegiatan manual
Proses Menunjukkan kegiatan proses
Menunjukkan tempat penyimpanan

Hard disk
file
Menunjukkan keputusan dilanjutkan

Keputusan
atau berhentinya kegiatan
Menunjukkan arah aliran yang

Arah aliran
dilakukan
Sumber : Jogiyanto (2005 :796)

b. Flowchart
Menurut Ladjamuddin (2005:263) “Flowchart (Bagan Alir)
adalah gambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-
urutan prosedur dari suatu program”.

Tabel 2.2 Flowchart
Simbol Nama Fungsi
Terminator Memulai/Mengakhiri
Garis Alir Arah Aliran Program
Preparation Proses Inisialisasi
Proses Proses Pengolahan Data
Input/Output Proses input/output data, parameter, informasi
Data
Decision Perbandingan, pernyataan, penyelesaian data
yang memberikan pilihan
On Page Penghubung bagian-bagian flowchart yang
Connector berada pada satu halaman
Off Page Penghubung bagian-bagian flowchart yang
Connector berada pada halaman berbeda
Sumber : Ladjamudin (2005:267)

3. Diagram Konteks (DK)
Andri Kristanto (2008:70) mendefinisikan bahwa Diagram
Konteks sebagai berikut:
Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang

menggambarkan hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran
dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran
tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
Berikut merupakan contoh Diagram Konteks Sistem Informasi
Pasien Rawat Inap:
Gambar 2.1 Contoh Diagram Konteks

Sumber: Didik Tristianto M.Kom. (2015)
Dari gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa relasi antara entiti
luar operator dengan sistem informasi pasien rawat inap adalah input
data pasien dan seterusnya relasi antara entiti pasien dengan sistem
informasi pasien rawat inap adalah rincian biaya.
4. Data Flow Diagram (DFD)
a. Pengertian
Andri Kristanto (2008:61) Menjelaskan bahwa:
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data

atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data
dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan
interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan
pada data tersebut.
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang
mentrasformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data
pada sistem dan proses pada sistem.
Ada 2 teknik dasar DFD yang umum dipakai yaitu Gane
and Sarson dan Yourdon and De Marco.
b. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk
menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain
sesuai dengan gambar di bawah ini:
Tabel 2.3 Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Sumber: Darmansyah (2012)

c. Sintak dan Fungsi Simbol DFD
Ada beberapa sintak yang berlaku untuk semua simbol
DFD yaitu antara lain:

1) Komponen Proses
a) Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi
keluaran dan biasanya komponen proses dapat disimbolkan
dengan lingkaran atau segi empat tumpul.
b) Dalam proses umumnya didefinisikan dengan kalimat
sederhana atau kata tunggal.
c) Nama lingkaran tersebut mendeskripsikan respon yang
harus dilakukan sistem dalam menganalisa keadaan.
2) Komponen Alir Data (Data Flow)
a) Menggambarkan gerakan paket data atau intonasi dari suatu
bagian ke bagian lain dari sistem.
b) Aliran data di presentasikan dengan menggunakan anak
panah.
c) Nama fungsi untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut
dan ditulis untuk mengidentifikasikan aliran tersebut.
d) Ujung panah menunjukan arah data bergerak.
e) Aliran data yang digambarkan sebagai panah dengan dua
ujung menggambarkan terjadinya dialog.
f) Aliran data dapat menyebar atau menyatu.
3) Komponen Penyimpanan (Data Source)
a) Dipakai untuk memodelkan kumpulan data, misalnya paket
data, tape magnetis, disk dan model DBMS.

b) Penyimpanan direpresentasikan dengan garis pararel atau
segi empat terbuka.
4) Komponen Entiti Luar
a) Merupakan bagian luar sistem, aliran data yang
dihubungkan dengan entiti luar dan menunjukkan hubungan
antara sistem dengan dunia luar.
b) Entity luar direpresentasikan dengan empat persegi
panjang.
d. Peraturan penting dalam DFD
Dalam penggambaran simbol DFD, ada beberapa peraturan
yang harus diperhatikan sehingga dalam penggambarannya tidak
terjadi kesalahan. Peraturan-peraturannya adalah sebagai berikut:
a) Antara entiti luar tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi.
b) Tidak boleh ada aliran data antara entiti luar dengan data store.
c) Untuk alasan kerapian, entiti luar atau data store boleh
digambarkan beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya
diberi nomor.
d) Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa struktur data.
e) Bentuk anak panah aliran tidak boleh bervariasi.
f) Semua obyek harus mempunyai nama.
g) Aliran data selalu diawali dan diakhiri dengan proses.
h) Semua aliran data harus mempunyai tanda panah.
e. DFD Leveled
Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja
antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran
dan penyimpanan data. Sebagai alat bantu desain sistem, model ini
hanya memodelkan sistem dari sudut pandang yaitu sudut pandang
fungsi.
Dalam DFD Leveled ini akan terjadi penurunan level
dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu
merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang

jelas. Jadi dalam DFD leveled bisa dimulai dari DFD level 0
kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan
hanya dilakukan bila perlu.
Dalam penurunan level, tidak semua bagian dari sistem
harus diturunkan dengan jumlah level yang sama.Aliran data yang
masuk dan keluar pada suatu proses dilevel X harus berhubungan
dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level X+1 yang
mendefinisikan proses pada level X tersebut.
5. Data Dictionary (Kamus Data)
Menurut Sutabri (2004:170) “Kamus Data adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi”.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang berada pada
data flow diagram. Arus data yang ada di DFD bersifat global dan
hanya menunjukkan nama arus data, sedangkan keterangan lebih lanjut
mengenai komponen dari sebuah arus data di DFD dapat ditulis pada
kamus data. Sehingga, pembuatan data dictionary harus dapat
mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya.
Data dictionary (kamus data) tidak menggunakan notasi grafik
sebagaimana halnya data flow diagram. Kamus data berfungsi untuk
membantu user agar dapat mengerti aplikasi secara rinci dan
mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem

secara lengkap, sehingga pengguna dan penganalisa sisyem memiliki
dasar pengertian yang sama tentang sistem yang digunakan.
Data dictionary mendefinisikan elemen data dengan fungsi
sebagai berikut:
a. Menjelaskan arti aliran data serta penyimpanan data dalam
DFD (Data Flow Diagram).
b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui
aliran, misalnya alamat diuraikan menjadi kecamatan, kota,
propinsi, kode pos serta negara.
c. Menjelaskan secara detail tentang nilai dan satuan yang relevan
bagi penyimpanan dan aliran.
d. Mendeskripsikan hubungan yang rinci antara data storage yang
akan menjadi titik perhatian dalam ERD.
6. Entity Relationship Diagram (ERD)
a. Pengertian
Imam Haryanto (2008:12) mendefinisikan Entity
Relationship Diagram (ERD) sebagai berikut:
Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram

Hubungan Antara Entitas merupakan hasil akhir dari proses
analisis terhadap sistem yang ditinjau yang dilakukan oleh seorang
Analis Sistem.
Setelah seorang Analis Sistem melakukan survey terhadap
sistem yang akan dibuat, maka langkah selanjutnya adalah
merancang sistem tersebut ke dalam suatu model tertentu.

Proses Perancangan Sistem tersebut yang sering dilakukan
meliputi:
1) Pembuatan Diagram Konteks
2) Pembuatan Data Flow Diagram
3) Pembuatan Data Dictionary
4) Pembuatan ERD
b. Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Adapun symbol-simbol ERD yaitu sebagai berikut:
Tabel 2.4 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
NO Simbol Keterangan
Entitas : Sekumpulan objek yang dapat di identifikasi

1
dan dibedakan di lingkungan pemakai
Atribut : Elemen dari entitas yang berfungsi

2
mendeskripsikan karakteristiknya
3 Relasi : Hubungan yang terjadi antara entitas
Hubungan antara entitas dengan atributnya dan

4
himpunan entitas dengan himpunan relasinya
Sumber: Yakub (2008:26)

c. Kardinalitas
Kardinalitas relasi merupakan hubungan maksimum yang
terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga
sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi yaitu:
1) One to One
Hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian
pada entitas kedua dan sebaliknya.
NID NID
N N
1 1
Dosen Kepala Dosen
Gambar 2.2 Kardinalitas Relasi One to One

Sumber: Ladjamuddin (2005:14
2) One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama
dengan banyak ke satu, tergantung dari arah mana hubungan
tersebut dilihat.
NIDN Nama NIDN Nama

ma
n
1 Mahasiswa
Dosen Mengajar
Gambar 2.3 Kardinalitas Relasi One to Many atau Many

to One
Sumber: Ladjamuddin (2005:150)
3) Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap
kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak
hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya.
NPM Nama NPM Nama
Mahasiswa n n Mata Kuliah

Memiliki
Gambar 2.4 Kardinalitas Relasi Many to Many

Sumber: Ladjamuddin (2005:151)
2.2 Teori-Teori Aplikasi
F. Visual Basic .NET
1. Pengertian Visual Basic .NET
Priyanto Hidayatullah (2015:5) menjelaskan Visual Basic .NET
sebagai berikut:
Visual Basic .NET adalah Visual Basic yang direkayasa

kembali untuk digunakan pada Platform .NET sehingga aplikasi yang
dibuat menggunakan Visual Basic .NET dapat berjalan pada sistem
komputer apa pun, dan dapat mengambil dari server dengan tipe apa
pun asalkan terinstal .NET Framework.
2. Perkembangan Visual Basic .NET
Berikut ini perkembangan Visual Basic .NET:
a. Visual Basic .NET 2002 (VB 7.0)
b. Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1)
c. Visual Basic .NET 2005 (VB 8.0)
d. Visual Basic .NET 2008 (VB 9.0)
e. Visual Basic .NET 2010 (VB 10.0)
f. Visual Basic .NET 2012 (VB 11.0)

g. Visual Basic .NET 2013
h. Visual Basic .NET 2015
Berikut merupakan contoh tampilan dari salah satu jenis visual
basic .NET:
Gambar 2.5 Tampilan Visual Basic .NET 2010 (VB 10.0)

Sumber: Mustopo (2012)
3. Lingkungan Kerja Visual Basic .NET
Lingkungan kerja pada Visual Basic .NET umumnya memiliki
lingkungan sebagai berikut:
a. Menu Bar, berfungsi untuk pengelolaan fasilitas yang dimiliki
oleh Visual Basic .NET, sedangkan Tool Bar, berfungsi untuk
melakukan perintah khusus secara cepat.
b. Form, merupakan objek utama yang berfungsi sebagai
Interface (antar muka) dari aplikasi yang akan dibuat. Pada
form ini kita bisa meletakkan objek-objek yang terdapat dari
Toolbox.
Gambar 2.6 Form New Project
Sumber Visual Studio 2010
c. Toolbox, berfungsi untuk menyediakan objek-objek atau
komponen yang digunakan dalam merancang sebuah form pada
aplikasi yang akan dibuat.
Gambar 2.7 Form New Project

Sumber Visual Studio 2010
d. Solution Explorer, berfungsi untuk menampilkan project
beserta file-file pendukung yang terdapat pada sebuah program
aplikasi.
e. Peroperties, berfungsi untuk mengatur property-property yang
ada di setiap objek yang diletakkan pada sebuah form
G. Database
1. Pengertian database
Menurut Imam Heryanto (2008:1) Database adalah kumpulan
dari tabel. Satu tabel merepresikan suatu entitas tertentu. Suatu entitas
terdiri atas beberapa atribut.

2. Database Management System (DBMS)
DBMS (Database Management System) adalah program yang
ditujukan untuk melaksanakan manajemen data. (Kadir, Abdul,
2014:185)
Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas untuk menyimpan
data, memanipulasi data, dan mengambil data dengan cara yang mudah
dan cepat. Di lingkungan PC yang berbasis Windows, Microsoft
Access merupakan contoh DBMS yang sangat popular. Di lingkungan
Linux, MySQL, merupakan DBMS yang sangat banyak dipakai untuk
aplikasi web.
3. Database di dalam Microsoft Access
Pengertian database pada Microsoft Access adalah sekumpulan
objek yang terdiri dari Tabel, Query, Form, Report, Pages, Macro dan
Module. Objek-objek ini ditampung dalam satu wadah atau database.
Jadi, dalam Microsoft Access yang dimaksud database adalah
kumpulan dari Tabel, Query, Form, Report, Page, Macro dan Module.
Database di Microsoft Access selain terdiri dari objek atau objects
terdapat juga groups.
H. Microsoft Access 2013
1. Pengertian Microsoft Access 2013
Edy Winarso, Ali Zaki, dan SmitDev Community (2013:1)
mendefinisikan tentang Microsoft Access 2013, sebagai berikut:
Access 2013 adalah software RDBMS (Relational Database

Management System) yang cukup popular dalam penggunaan di dunia
perkantoran atau bisnis. Antarmukanya yang user friendly dan
pembuatan aplikasinya yang menjadikan Access 2013 sangat mudah
diterapkan.
2. Menginstal Access 2013
Cara mengisntal Access 2013 sama seperti aplikasi Office 2013
lainnya, yaitu dengan menggunakan CD installer dari Office 2013.
Pada saat memilih software yang hendak diinstal, nama software
Microsoft Access 2013 juga terpilih.
Berikut merupakan contoh tampilan dari Microsoft Access
2013:
Gambar 2.8 Tampilan Microsoft Access 2013

Sumber: Nur Hadi Saputra (2015)
3. Komponen Tipe Data Microsoft Access 2013
a. Short Text, untuk Text, huruf, angka, simbol, yang tidak
memerlukan perhitungan matematik. Max. 225 character.
b. Long Text, untuk Teks dengan ukuran besar. 65.535 character.

c. Number, untuk Angka dan simbol matematik yang memerlukan
perhitungan matematik.1, 2, 4, 8, or 16 byte.
d. Date/time, untuk Tanggal dan jam, mulai dari 100 hingga 9999. 8
byte.
e. Currency, untuk Nilai/mata uang. Keakuratan hingga 15 digit di
sebelah kiri tanda pecahan dan 4 digit disebelah kanan pecahan. 8
byte.
f. Auto Number, untuk Nilai urut, Read only. 4 byte.
g. Yes/No, untuk Menyimpan tanda Ya atau Tidak atau Benar atau
Salah. 1 byte.
h. OLE Object, untuk Referensi OLE atau ActiveX yang dihubungkan
ke Ms. Access. Up to 1 Gigabyte.
i. Hyperlink, untuk Referensi lokasi dikumen atau alamat URL. Up
to 2048 character.
j. Attachment, untuk menyimpan attachment file dalam berbagai
format.
k. Calculated, untuk Fasilitas yang berguna untuk menghitung
operasi matematika antara field yang satu dengan field yang
lainnya.
l. Lookup Wizard, untuk Berhubungan dengan nilai pada tabel lain
melalui list box atau combo box. Around 4 byte.

BAB III
METEDOLOGI PENELITIAN
3.1 Teknik Pengumpulan Data
A. Pengertian Metode Penelitian
Menurut Sugiyono (2013:2), Metode Penelitian merupakan cara
ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode Kualitatif
dengan pendekatan Deskriptif. Dengan metode ini diharapkan dapat
mendeskripsikan permasalahan-permasalahan sistem serta kebutuhan
informasi pada sistem yang akan dirancang.
B. Pengertian Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2013:224), Teknik Pengumpulan Data
merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan
utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Teknik pengumpulan data
yang digunakan oleh penulis adalah dengan cara observasi, wawancara,
serta dilengkapi dengan studi pustaka.
1. Observasi
Menurut Notoatmodjo (2010 :131)” Observasi adalah suatu
hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk
menyadari rangsangan.”
2. Wawancara
Menurut Esterberg dalam Sugiyono (2013:231), Wawancara
merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide

melalui Tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam
suatu topik tertentu. Penulis melakukan wawancara kepada petugas
rekam medis untuk memperoleh informasi yang diperlukan tentang
fakta kebutuhan sistem informasi peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis pasien rawat jalan di Klinik Medika Antapani
Bandung.
Pengumpulan data dengan menggunakan wawancara mempunyai
beberapa keuntungan sebagai berikut:
a. Lebih mudah dalam menggali bagian sistem mana yang
dianggap baik dan bagian mana yang dianggap kurang baik.
b. Jika ada bagian tertentu yang menurut anda perlu untuk digali
lebig dalam, anda dapat langsung menanyakan kepada
narasumber.
c. Dapat menggali kebutuhan user secara lebih bebas.
d. User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara lebih bebas.
Selain mempunyai beberapa kelebihan tersebut, teknik
wawancara juga mempunyai beberapa kelemahan. Berikut ini
adalah beberapa kelemahan dari teknik wawancara:
a. Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat
mengungkapkan kebutuhannya.
b. Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah, terlalu focus pada hal-
hal tertentu dan mengabaikan bagian lainnya.

3. Studi Pustaka
Untuk melengkapi data yang diperlukan oleh penulis, penulis
melakukan studi pustaka yaitu suatu metode pengumpulan data
yang dilakukan dengan klasifikasi bahan – bahan tertulis yang
berhubungan dengan permasalahan baik dari sumber dokumen,
buku – buku, internet, dan pustaka lainnya yang bisa digunakan.
C. Waktu & Tempat penelitian
Penelitian yang dilakukan melalui Praktek Kerja Lapangan yang

bertempat di :
1. Nama Lembaga : Klinik Medika Antapani Bandung
2. Alamat : Jl. Purwakarta No. 3
3. Telepon/ Fax : (022) 7200736
4. Pembimbing : Melda Nurani. A.md
5. Jabatan : Koordinator Rekam Medis
6. Waktu Pelaksanaan : 10 Oktober 2016 – 10 Desember 2016
3.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menggunakan metode siklus
klasik / model air terjun (waterfall) untuk Metode Pengembangan Perangkat
Lunaknya.
Model air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensi linier
(sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). (Rosa dan
Shalahuddin, 2014:28)
Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak
secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean,
pengujian, dan tahap pendukung (support). Berikut adalah gambar model air
terjun:
Gambar 3.1 Ilustrasi Model Waterfall

Sumber: Gunawan Busyaeri (2015)
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
mespesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami
perangkat lunak seperti apa yang dibituhkan oleh user. Spesifikasi
kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur
pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan desain agar dapat

diimplementasikan menjasi program pada tahap selanjutnya. Pada tahap
ini juga perlu di dokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari
tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat
pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional
dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk
meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang
dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami
perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena
adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau
perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap
pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan
mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang
sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
Dari kenyataan yang terjadi sangat jarang model air terjun dapat dilakukan
sesuai alurnya karena sebab berikut:

a. Perubahan spesifikasi perangkat lunak terjasi di tengah alur
pengembangan.
b. Sangat sulit bagi pelanggan untuk mendefinisikan semua spesifikasi di
awal alur pengembangan. Pelanggan sering kali butuh contoh
(prototype) untuk menjabarkan spesifikasi kebutuhan sistem lebih
lanjut.
c. Pelanggan tidak mungkin bersabar mengakomodasi perubahan yang
diperlukan si akhir alur pengembangan.
Dengan berbagai kelemahan yang dimiliki model air terjun
tapi model ini telah menjadi dasar dari model-model yang lain dalam
melakukan perbaikan model pengembangan perangkat lunak.
Model air terjun sangat cocok digunakan kebutuhan pelanggan
sudah sangat dipahami dan kemungkinan terjadinya perubahan
kebutuhan selama pengembangan perangkat lunak kecil. Hal positif
dari model air terjun adalah struktur tahap pengembangan sistem jelas,
dokumentasi dihasilkan di setiap pengembangan, dan sebuah tahap
dijalankan setelah sebelumnya selesi dijalankan (tidak ada tumpang
tindih pelaksanaan tahap).

BAB IV
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
4.1 Tinjauan Organisasi
A. Sejarah Singkat Klinik Utama Medika Antapani
PT. Medika antapani berawal dari pengembangan Apotek
Amadena (1986), di Jl. Kiaracondong no.95 Bandung. Tahun 1989,
didirikan Apotek Arima dan Balai Pengobatan Medika Antapani Jl.
Purwakarta No.3 Antapani Bandung.
Guna memenuhi kebutuhan akan kesehatan yang lengkap serta
seiring dengan pertumbuhan penduduk dan perluasan wilayah Antapani,
Medika Antapani terus berkembang dengan melengkapi pelayanannya
meliputi Praktek Berkelompok Dokter Spesialis, Klinik Umum Dengan
Ruang Tindakan, Klinik Gigi, Apotek, Laboratorium Klinik Dan EKG,
Klinik Psikologi, Klinik Rehabilitasi Medis Dan Klinik Kecantikan Serta
Pelayanan Home Care Dan Ambulan. Menyambut diberlakukanya UU
kesehatan pada Oktober 2005, Usaha perseorangan ini dikukuhkan
menjadi usaha berbentuk badan hukum dengan nama PT. Medika
Antapani.
B. Visi dan Misi Klinik Medika Antapani Bandung
1. Misi Klinik Medika Antapani Bandung
“Menjadi Pusat Pelayanan Kesehatan Pilihan Keluarga yang
Terkemuka dan Terbaik di Masyarakat Jawa Barat”.

2. Visi Klinik Medika Antapani Bandung
a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui pelayanan
yang bermutu dengan biaya yang terjangkau.
b. Mencapai pertumbuhan dan keuntungan yang
berkesinambungan.
c. Meningkatkan nilai bagi pemegang saham dan karyawan serta
memberi manfaat bagi masyarakat luas.
d. Memiliki sinergi dengan mitra usaha untuk bersama-sama
meningkatkan daya saing agar menjadi klinik kesehatan
keluarga yang terkemuka di Bandung.
e. Memiliki Sumber Daya Manusia yang profesional dengan terus
menerus mengembangkan kompetensinya.
C. Tujuan, Motto, dan Tata Nilai Klinik Medika Antapani Bandung
1. Tujuan Klinik Medika Antapani Bandung
Dapat terus meningkatkan pelayanan dan meningkatkan
kesejahteraan karyawan melalui perolehan keuntungan yang
berkelanjutan.
2. Motto Klinik Medika Antapani Bandung
”Solusi Kesehatan Keluarga Anda”
3. Tata Nilai Klinik Medika Antapani Bandung
a. Siap, Cepat, Tepat dan Lengkap

Medika Antapani selalu siap melayani pelanggan dengan
cepat, tepat, dan lengkap karena kesehatan pelanggan adalah
tujuan dan keberhasilan kami. Pelayanan yang diberikan akan
seperti pelayanan yang kami sendiri harapkan yaitu pelayanan
secara pribadi.
b. Ramah, Sopan, dan Santun
Pemilik, karyawan, dokter, rekanan dan pelanggan
Medika Antapani selalu berhubungan dengan ramah, sopan dan
bersahabat sehingga tercipta kekeluargaan yang erat dan hangat.
c. Kebersamaan dalam perubahan
Seluruh karyawan dan pemilik selalu terbuka terhadap
kritik dan saran untuk berubah bersama-sama mencapai keadaan
yang lebih baik sehingga pertumbuhan dan keberhasilan dapat
terus dipertahankan dan ditingkatkan.
d. Peduli Lingkungan
Medika Antapani selalu peduli terhadap kebersihan dan
kesehatan lingkungan.
D. Struktur Organisasi Klinik Medika Antapani Bandung
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Klinik Medika Antapani Bandung
Sumber : Klinik Utama Medika Antapani Bandung
E. Unit – Unit Kerja Rekam Klinik Utama Medika Antapani Bandung
1. Kepala instansi Rekam Medis
a. Fungsi Pokok
1) Menyusun program kerja rekam medik setiap awal tahun
2) Merencanakan pembinaan, pengembangan, karir karyawan di
unit rekam medik dalam rangka kaderisasi
3) Merencanakan perubahan sistem dan prosedur kerja dalam
rangka peningkatan mutu pelayananan di unit rekma medik.
4) Menyusun rencana pengendalian dan peningkatan mutu di unit
kerja rekam medik.

b. Fungsi Pengorganisasian
1) Menyusun rencana pengendalian dan peningkatan mutu di unit
kerja rekam medik.
2) Melaksanakan koordinasi di unit rekam medik maupun dengan
unit/ departemen lain.
3) Mengatur semua kegiatan operasional di unit rekam medik,
sehingga tujuan unit rekam medik dapat tercapai secara efektif
dan efisien.
4) Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan pengembangan
karir karyawan di unit rekam medik.
c. Fungsi Penggerakan
1) Menciptakan hubungan yang professional antara sesama
karyawan di unit rekam medik maupun pelanggan internal dan
eksternal.
2) Melaksanakan dan memimpin setiap pertemuan berkala
maupun incidental Unit Rekam Medik
3) Melaksanakam kerja sama yang baik dengan unit-unit
operasional Klinik Medika Antapani Bandung maupun
lembaga lain yang terkait.
4) Menyerahkan karyawan di Unit Rekam Medik agar mematuhi
peraturan, kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

5) Membawa karyawan di Unit Rekam Medik untuk peka,
terbuka, komitme terhadap kemajuan Klinik Medika Antapani
Bandung dan mempunyai rasa memiliki yang tinggi.
d. Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
1) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan,
peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.
2) Mengawasi dan mengendalikan setiap pemakaian fasilitas dan
perlengkapan di Unit Rekam Medik.
3) Mengawasi dan mengendalikan setiap pemakaian barang –
barang rutin di Unit Rekam Medik.
4) Mengawasi dan mengendalikan setiap pemakaian barang –
barang rutin di Unit Rekam Medik.
5) Mengawasi dan mengendalikan mutu pelayananan di Unit
Rekam Medik.
e. Fungsi Evaluasi
1) Mengevaluasi kinerja sumber daya manusia di Unit Rekam
Medik.
2) Mengevaluasi pemakaian barang dan fasilitas klinik
3) Mengevaluasi mutu pelayananan di unit Rekam Medik
4) Mengevaluasi dan menganalisa laporan kerja bulanan, tiwulan,
semsester dan tahunan di unit Rekam Medik.
f. Menyajikan laporan-laporan kegiatan rekam medik

g. Menghadiri rapat-rapat dengan direksi dan unit/departemen lain
yang berkaitan dengan pelayanan medik.
h. Mengikuti pertemuan ilmiah yang ada hubungannnya dengan
tugas untuk meningkatkan pengetahuan profesi dan keterampilan.
i. Melakasanakan tugas lain yang diberikn oleh atasan untuk
menunjang kelancaran kegiatan klinik.
2. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Tugas pokok :
a. Menerima pendaftaran pasien untuk pelayanan rawat jalan
b. Mengetahui dan menginformasikan dengan jelas nama dokter,
klinik dan jam praktek dokter Klinik Utama Medika Antapani
Bandung.
c. Memberi rekomendasi dokter yang tepat kepada pasien dan
mengarahkan pasien ke kliniknya..
d. Memberikan standar pelayanan pendaftaran pasien secara ramah,
sopa, tepat, dan efisien.
e. Meng-input data pasien dan pelayanan poliklinik yang dituju
kedalam computer berdasarkan informasi yang diberikan oleh
pasien.
f. Mencetak struk, bagi pasien yang akan berkunjung pada hari tersebut
baik untuk pasien baru maupun pasien lama.
g. Menghubungi dokter mitra (visiting) yang on call dan mempunyai
pasien pada hari tersebut.

h. Memastikan baik kepada dokter maupun pasien bahwa informasi
yang disampaikan sudah jelas, dimengerti dan di setujui.
i. Mengetahui dan mengerti hal-hal yang berhubungan dengan
perusahaan yang bekerja sama dengan Klinik Utama Medika
Antapani Bandung, antara lain :
1) Blacklist kontraktor atau kontraktor yang sudah tidak bekerja
sama lagi
2) Pasien dan atau keluarga yang sudah tidak ditanggung lagi oleh
kontraktor kerja saa.
3) Penambahan anggota atau karyawan baru dari kontraktor kerja
sama tersebut.
4) Penambahan kontraktor yang bekerja sama dengan Klinik
j. Membantu dan menjaga kebersihan lingkungan Klinik
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan untuk
menunjang kelancaran kegiatan klinik.
l. Dan lain-lain yang berhubungan dengan jabatan pekerjaan.
3. Petugas Filling (Ambulator)
Tugas pokok :
a Menerima berkas rekam medik dari urusan pengelolaan rekam
medik rawat jalan di UGD.
b Menyimpan berkas rekam medik di rak sortir yang sudah
disediakan sesuai dengan buntut nomor rekam medis.

c Berkas yang sudah proses di masukan dan disimpan di lemari
file.
d Menyimpan dan menyusun berkas rekam medik tersebut
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
e Melakukan pengamatan terhadap penyimpanan secara periodic
untuk menemukan salah simpan.
f Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medik dari unit
pelayanan, tenaga kesehatan, dan non kesehatan yang
melakukan penelitian atau pasien yang akan dikontrol dan
memeriksa surat usulan atau bon permintaan berkas rekam
medik yang diajukan untuk mencatatnya di buku peminjaman.
g Memasukan data rekam medis yang keluar secara system online
h Membuat laporan perkembangan kapasitas dan pemakain
peralatan di ruang filling.
i Menyiapkan kertas rekaam medik pasien perjanjian untuk dokter
yang akan praktek di poliklinik.
j Menyortir rekam medik yang tidak pernah digunakan lagi sesuai
dengan ketentuan untuk disimpan di tempat penyimpanan in
aktif.
k Menjaga kerahasiaan rekam medik
l Menyusun laporan hasil pelaksaan kegiatan yang meliputi
jumlah rekam medik yang dikeluarkan setiap hari dari rak
penyimpanan untuk memenuhi permintaan.

F. Visi dan Misi Rekam Medis Klinik Utama Medika Antapani Bandung
1. Visi Unit Kerja Rekam Medis
Menjadikan Unit Rekam Medis sebagai unit penunjang pelayanan
kesehatan yang terarah dan komprehensif (luas).
2. Misi Unit Kerja Rekam Medis
a. Misi Unit Kerja Rekam Medis
b. Melakukan upaya peningkatan kualitas kerja, kesejahteraan
petugas dan keselarasan kerja.
c. Melakukan pelatihan dan pendidikan guna meningkatkan
produktivitas kerja.
d. Melakukan upaya pelayanan yang cepat, tepat dan akurat.
G. Struktur Organisasi Rekam Medis Klinik Utama Medika Antapani
Bandung.
Direktur Klinik
Dr.H.Gunawan Day,Sp.THT.,MARS
Kepala Instansi Rekam Medis

Hanifah Salamah
Rekam Medis
Melda Nurani Pendaftaran Ambulator
Gina Altikah S. Iip permana

Mira Hardianti Pian Sopian
Novieka Sukawati Epik Mulyana
Irma Octaviani Derry Nugraha
Wida Puspita Rio Nugraha
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Klinik Medika Antapani Bandung
Sumber : Klinik Utama Medika Antapani Bandung
4.2 Uraian Prosedur
A. Prosedur Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan Klinik Utama Medika
Antapani Bandung.
1. Petugas poli atau bagian pendaftaran meminjam berkas rekam medis
dengan cara menelpon ke bagian ambulator atau petugas penjaga
ruangan rekam medis.
2. Petugas Ambulator menulis di buku ekspedisi dan mengantarkan berkas
rekam medis.
3. Berkas rekam medis berada di poli (peminjam)
4. Berkas rekam medis dikembalikan ke ruangan rekam medis
5. Petugas Ambulator menulis pengembalian di buku ekspedisi.

B. Alur Pelaksanaan Peminjaman dan Pengembalian Klinik Utama
Medika Antapani Bandung
Mulai
Petugas meminjam berkas

rekam medis melalui
telpon
Petugas Ambulator
menulis di buku ekspedisi
dan mengantarkan berkas
Berkas rekam medis

berada di poli peminjam
Berkas rekam medis

dikembalikan
Petugas Ambulator
mengembalikan berkas
dan menulis di buku
ekspedisi
Selesai
Gambar 4.3 Alur Pelaksanaan Peminjaman dan Pengembalian

Berkas Rekam Medis
Sumber: Unit Rekam Medis Klinik Utama Medika Antapani Bandung
C. Dekomposisi Fungsi
Dekomposisi fungsi yaitu gambar tersusun tentang pemisahan
fungsi-fumgsi yang ada di dalam organisasi. Dekomposisi fungsi alur
peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat jalan Klinik Utama
Medka Antapani Bandung terdapat 3 fungsi yang dilakukan. Berikut
penjelasaannya:
1. Pada Distribusi rekam medis rawat jalan yang pertama dilakukan adalah
peminjaman berkas yaitu bagian pendaftaran/poli meminjam berkas ke
bagian filling dan menulis di buku ekspedisi.
2. Setelah berkas ada di poli lalu di kembalikan ke bagian rekam medis
dan di sortir.
3. Dan berkas di buat laporan peminjaman dan pengembalian berkas
rekam medis.
Sistem Informasi Distribusi

Rawat Jalan
Peminjaman Pengembalian Laporan
Buku Ekspedisi Menyortir rekam medis
Gambar 4.4 Dekomposisi Fungsi

D. Analisa Masukan
Input (masukan) adalah penginputan data dari sistem analisis
kelengkapan rekam medis rawat jalan yang sedang berjalan dari sumber
data yang akan diinput. Analisis (input) adalah segala sesuatu yang
masuk kedalam sistem selanjutnya menjadi bahan untuk proses. Dalam
proses peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat jalan, analisis

masukan nya berupa data pasien yang berasal dari rekam medis pasien.
Data masukan yang dicatat pada buku ekspedisi adalah sebagai berikut :
Dokumen peminjaman Rekam Medis
Deskripsi : Merupakan buku yang diisi oleh petugas rekam
medis untuk peminjaman rekam medis.
Fungsi :Untuk pencatatan data peminjaman dan
pengembalian
Sumber : Peminjaman, Petugas rekam medis.
Bentuk Dokumen : Buku
Elemen Data : Tgl peminjaman, No. Rekam Medis, nama pasien,
nama peminjam.
E. Analisa Keluaran
Keluaran merupakan hasil akhir dari suatu proses informasi, data-data
yang didapat diproses sehingga menghasilkan sebuah informasi yang
dibutuhkan. Format keluaran dari proses data yang berkaitan dengan
sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat jalan di Klinik
Utama Medika Antapani Bandung sebagai berikut :
Deskripsi : Laporan Peminjaman dan Pengembalian
Fungsi :Untuk Laporan Peminjaman dan Pengembalian
Rekam Medis.
Sumber : Peminjam, Petugas Rekam Medis
Frekuensi : Setiap Rekam Medis Dipinjam dibuat
peminjaman.
Bentuk Dokumen : Buku
Elemen Data : Tgl peminjaman, tgl pengembalian, No rekam
medis, nama pasien, nama peminjam, tanda tangan petugas, rekam medis.
F. Analisis Proses
1. Flowmap
Flowmap Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan Klinik Utama

Medika Antapani yang sedang berjalan
Petugas Ambulator Poli Kepala Rekam Medis
Mulai
Laporan Peminjaman
& Pengembalian
rekam medis
Berkas rekam Berkas rekam
medis yang Medis yang
sedang dipinjam dipinjam
Pengembalian
Input data
Berkas Rekam
peminjaman di
Medis
buku ekspedisi
Rekam Medis Input data

Kembali pengembalian di
buku ekspedisi
Berkas Laporan
Peminjaman dan
Pengembalian Rekam
Medis
Gambar 4.5 Flowmap Peminjaman dan Pengembalian yang

berjalan
2. Diagram Konteks
RM akan di pinjam SI Peminjaman dan Kepala Rekam

Petugas laporan
Data peminjaman Pengembalian Medis
Ambulator
Data pengembalian
Berkas RM dikembalikan
Buat Lap Peminjaman & Pengembalian
Gambar 4.6 Diagram Konteks Peminjaman dan Pengembalian

yang sedang berjalan
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram Level 0
1.0
Petugas Kepala Rekam
Ambulator
Data Pasien Olah Data Medis
pasien
RM yang akan dipinjam
2.0
Data Peminjaman Olah Data
Peminjaman
3.0
Data Pengembalian Olah Data
Pengembalian
Berkas RM dikembalikan
Laporan peminjaman &
Buat Laporan pengembalian
Peminjaman&
pengembalian
4.0
Buat Laporan
Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Peminjaman dan

Pengembalian yang sedang berjalan
G. Permasalahan yang dihadapi di Klinik Utama Medika Antapani
Bandung
Setelah melakukan observasi dan wawancara, penulis menemukan
permasalahan yang ada dalam sistem informasi Distribusi rekam medis
rawat jalan di Klinik Utama Medika Antapani Bandung, antara lain:
a. Terdapat rekam medis yang tidak ada di tempat penyimpanan rekam
medis saat dibutuhkan, hal tersebut disebabkan oleh keterlambatan
dalam pengembalian rekam medis atau pun hilangnya berkas rekam
medis karena kesalahan dalam penyimpanan berkas. Serta terkadang
tidak adanya koordinasi antara peminjaman rekam medis dan petugas
rekam medis dikarenakan tidak adanya petugas khusus di bagian
penyimpanan berkas.
b. Sistem Laporan Distribusi yang sedang berjalan di Klinik Medika
Antapani Bandung adalah manual, yaitu pada laporan peminjaman
petugas rekam medis hanya mengisi buku ekspedisi, dan laporan
pengembalian hanya berupa rekapan data dari buku ekspedisi tersebut
sedangkan pengembalian petugas rekam medis hanya menceklis satu
persatu rekam medis yang sudah dikembalikan.
c. Masih adanya poli yang terlambat mengembalikan rekam medis rawat
jalan.
4.3 Kesimpulan Hasil Analisis
Berdasarkan analisis yang dilakukan selama melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan di Klinik Medika Antapani Bandung, penulis dapat menyimpulkan,
petugas rekam medis terkadang tidak dapat dengan segera menyediakan
berkas rekam medis yang dia butuhkan, karena masih mengalami beberapa
kesulitan dalam menemukan rekam medis yang dibutuhkan, bahkan ada
beberapa berkas rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan. Beberapa
berkas rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan tersebut salah satu
penyebabnya adalah terlambatnya pengembalian berkas rekam medis dari
poliklinik ke unit rekam medis. Serta tidak adanya laporan peminjaman dan
pengembalian rekam medis sehingga tidak diketahui berkas rekam medis
mana saja yang dipinjam, jumlah rekam medis yang dipinjam dan tujuan poli
yang meminjam. Dan belum adanya suatu sistem informasi peminjaman dan
pengembalian rekam medis tersendiri sehingga menghambat pelayanan
kesehatan.
Maka, dari itu penulis mencoba memberikan saran untuk
melakukan suatu perancangan sistem informasi yang berbasis
komputerisasi guna memperbaiki kekurangan yang ada di Klinik Medika
Antapani Bandung.
BAB V
PERANCANGAN SISTEM
5.1 Rancangan Proses
A. Flowmap
Alur Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Kepala Rekam
Petugas Ambulator
Medis
Mulai
Cetak Laporan
Login
Lap keterlambatan
dan kelengkapan
pengembalian RM
Validasi
Login
Selesai
Input data
peminjaman
Berkas RM
yang sudah diisi Database
Olah data
Pengembalian
berkas RM
Lap keterlambatan
dan kelengkapan
pengembalian RM
Gambar 5.1 Flowmap Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan
Sumber : Hasil Pengolahan Penulis

B. Diagram Konteks
Data Petugas
Data User Kepala
Data User Ambulator
Sistem Rekam Medis
Petugas Distribusi Laporan peminjaman & Kepala Rekam
Data Pasien
Ambulator Rekam Medis pengembalian Medis
Rawat Jalan
Data Poli
Data Peminjaman
Data Pengembalian
Gambar 5.2 Diagram Konteks Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan

Sumber: Hasil Pengolahan Penulis
C. Data Flow Diagram (DFD)
1. Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Data User
Data User Ambulator User

Data User
Petugas 1.0
Data Petugas Data Petugas Petugas
Ambulator Olah Data User
Data Petugas
2.0
Data Pasien Olah Data Data Pasien Pasien
Pasien
3.0
Data Poli Data poli Poli
Olah Data Poli
Data User
Kepala Rekam
Data Petugas Medis
Data Peminjaman
4.0 Data Poli
Olah Data Data pasien
Peminjaman
Data Pengembalian
Data Peminjaman Peminjaman
Data Peminjaman
5.0
Olah Data Data Pengembalian Pengembalian
Pengembalian
6.0
Data Pengembalian
Cetak Laporan
Data Pengembalian
Laporan Peminjaman & Kepala Rekam

Pengembalian Medis
Gambar 5.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Distribusi Rekam

Medis Rawat Jalan
2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1.0
1.1
Data user 1.2
Petugas Data user Data user Kepala
Petugas Data user
Ambulator Ambulator Petugas Kepala RM Rekam Mdis
ambulator Kepala RM
Data user User Data user
Gambar 5.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1.0

Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan
2.1
Data Pasien Simpan Data Data Pasien
Pasien
2.2
Petugas
Data Pasien Edit Data Data Pasien Pasien
Ambulator
Pasien
2.3
Data Pasien Hapus Data Data Pasien
Pasien

3.1
Data Petugas Simpan Data Data Petugas
Petugas
3.2
Petugas
Data Petugas Edit Data Data Petugas Petugas
Ambulator
Petugas
3.3
Data Petugas Hapus Data Data Petugas
Petugas

4.1
Data Poli Simpan Data Data Poli
Poli
4.2
Petugas
Data Poli Edit Data Data Poli Poli
Ambulator
Poli
4.3
Data Poli Hapus Data Data Poli
Poli


Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian Laporan Pengembalian

5.1
Petugas Laporan RM Kepala Rekam
Laporan RM belum kembali Cetak
Ambulator Belum Kembali Medis
Laporan Laporan Keterlambatan
Laporan Keterlambatan Pengembalian RM
Pengembalian RM
Lap Peminjaman
Laporan
Lap Peminjaman
Peminjaman
Lap Pengembalian
Lap RM
Laporan Lap Pengembalian
Blm kmbali
Pengembalian
Lap Lap RM
Keterlambatan RM Blm kmbali Lap Keterlambatan
Laporan RM Pengembalian RM
belum kembali
Laporan
Keterlambatan
Pengembalian RM

D. Kamus Data
Tabel 5.1 Kamus Data User

Nama Data : User
Alias : TB_User
Penjelasan : Dipergunakan untuk menyimpan dam mengedit
semua data pengguna (user) agar dapat masuk ke
dalam sistem ketika akan login.
Arus Data : Petugas Ambulator ke proses 1.1
Kepala Rekam Medis ke proses 1.2
Isi Data : No, username, password, hak akses.
Tabel 5.2 Kamus Data Pasien
Nama Data : Pasien
Alias : TB_Pasien
Penjelasan : Dipergunakan untuk menyimpan, edit dan hapus
semua data pasien.
Arus Data : Petugas Rekam Ambulator ke proses 2.1
Data Pasien ke proses 3.0
Isi Data : No_RM; Nama_Pasien;Ttl; Umur;nik;alamat;jenis
kelamin;pekerjaan;no
telepon;pendidikan;agama;golongan_darah; status;
ortu .
Tabel 5.3 Kamus Data Petugas

Nama Data : Petugas
Alias : TB_Petugas
Penjelasan : Dipergunakan untuk menyimpan dan mengubah
data petugas.
Data Petugas ke proses 3.0
Isi Data : NIP, nama, alamat, tanggal lahir, no_tlp,
no_ktp,jkel.
Tabel 5.4 Kamus Data Poli
Nama Data : Poli
Alias : TB_Poli
semua data poli.
Data Poli ke proses 3.0
Isi Data : No,kode poli, nama poli
Tabel 5.5 Kamus Data Peminjaman

Nama Data : Peminjaman
Alias : TB_Peminjaman
semua data Peminjaman.
Isi Data : No; no rekam medis; Nama_Pasien; nama
poli;kode poli; tanggal pinjam;petugas;tgl harus
kembali; alamat.
Tabel 5.6 Kamus Data Pengembalian
Nama Data : Pengembalian

Alias : TB_Pengembalian
semua data Pengembalian.
Isi Data : No; no rekam medis; nama pasien; kode poli;

nama poli; tgl kembali; jam kembali;petugas; tgl
harus kembali;tgl pinjam;alamat;keterlambatan.
5.2 Rancangan Basis Data
A. Entity Relationship Diagram (ERD)

Kode_poliklinik Tgl_Peminjaman Tempat_tgl_lahir
Nama_poliklinik Jam_peminjaman Umur
Nama_pasien Petugas Nama_pasien Nik
Tgl_lahir Tgl_haruskembali Alamat

No_Rekam_Medis
Alamat No_Tlp
#No. Alamat Jenis_Kelamin
Nama No_KTP
#No_RM
#NIP Jenis_kelamin Pekerjaan
Rekam
Petugas n Meminjam n No_Tlp
Medis
Pendidikan
n
n
Agama
n #No
Golongan_darah
Poliklinik Kode_poliklinik
Status
n Nama_poliklinik
Nama_orangtua
Mengembalikan
Telat #No
Alamat No_rekammedis
Tgl_peminjaman Nama_pasien
Tgl_haruskembali Kode_poliklinik
Petugas Nama_poliklinik
Jam_pengembalian Tgl_pengembalian
Gambar 5.9 Entity Relationship Diagram (ERD)Distribusi Rekam

Medis yang dirancang
B. Relasi Tabel
Pasien Peminjaman Poli
No_Rekammedis No No
Nama No Rekam Medis Kode Polklinik
Tanggal Lahir Nama pasien Nama Poliklinik
No Induk Kependudukan Alamat
Alamat Nama Poliklinik
Jenis Kelamin Kode Poliklinik Petugas
Pekerjaan Tanggal Peminjaman
No Telephone Tanggal harus kembali Nip
Umur Jam Peminjaman Nama
Nama ibu/orang tua Petugas Alamat
Pendidikan Tanggal lahir
Agama No Telepon
Golongan Darah Nik
Status Jenis Kelamin
Pengembalian
No
No Rekam Medis
Nama Pasien
Alamat
Keterlambatan
Nama Poliklinik
Kode Poliklinik
Tanggal peminjaman
Tanggal harus kembali
Jam pengembalian
Petugas
Jam Pengembalian
Gambar 5.10 Relasi Tabel Distribusi Rekam Medis

C. Spesifikasi Basis Data
Pada database sistem peminjaman dan pengembalian rawat jalan
ini menggunakan Microsoft Access 2013, terdapat 6 tabel sebagai tempat
penyimpanan data yaitu tabel user, Tabel User, Tabel pasien, Tabel
Petugas, Tabel Poliklinik, Tabel Peminjaman, Tabel Pengembalian.

1. Tabel User
Nama Tabel : TB_User
Primary Key : No
Isi : Data Pengguna
Tabel 5.7 Tabel User

Nama Jenis Data Ukuran Keterangan
No Short text 255 Daftar
User_Name Short Text 10 Nama Pengguna
Kata sandi
Password Short Text 10
pengguna
Untuk hak akses
Hak Akses Short text 10
pengguna
2. Tabel Pasien
Nama Tabel : tb_Pasien
Primary Key : No_RM
Isi : Data Pasien
Tabel 5.8 Tabel Pasien

No_RM Number Long Integer Nomor Rekam Medis
Nama_Pasien Short Text `10 Nama Pasien
Tempat Tanggal Lahir
Ttl Date/Time -
Pasien
Umur Short text 25 Umur Pasien
NIK Short Text 50 Nomor Induk Pasien
Alamat Short Text 255 Alamat Pasien
Jkel Short Text 25 Jenis Kelamin Pasien
Pekerjaan Short Text 50 Pekerjaan pasien
Short Text Nomor Telepon
Notel 25
pasien
Pendidikan Short Text 50 Pendidikan Pasien
Agama Short text 25 Agama Pasien
Golongan darah
Golongan_darah Short text 25
pasien
Status Short text 25 Status pasien
Nama Orang tua Short text 255 Nama orangtua pasien
3. Tabel Petugas
Nama Tabel : tb_Petugas
Primary Key : Nip
Isi : Data Petugas
Tabel 5.9 Tabel Petugas

NIP Short text 255 Nomor Induk Petugas
Nama Short Text 255 Nama petugas
Alamat Short Text 255 Alamat Petugas
Tgl_lahir Date/time - Tgl lahir petugas
No_tlp Short text 255 No telepon petugas
No_ktp Short text 255 No ktp petugas
Jkel Short text 255 Jenis kelamin petugas
4. Tabel Poliklinik
Nama Tabel : TB_Poliklinik
Primary Key : No
Isi : Data Poliklinik

Tabel 5.10 Tabel Poliklinik
No Auto Number Long Integer Nomor Poliklinik
Kode_Poliklinik Short Text 50 Kode Poliklinik
Nama_Poliklinik Short text 25 Nama Poliklinik
5. Tabel Peminjaman
Nama Tabel : TB_Peminjaman
Primary Key : No
Isi : Data Peminjaman Berkas Rekam Medis
Tabel 5.11 Tabel Peminjaman

No AutoNumber Long Integer Nomor Peminjaman
No_Rekam medis Short Text 10 Nomor rekam medis Pasien
Nama_pasien Short Text 50 Nama Pasien
Nama_Poliklinik Short Text 25 Nama Poliklinik
Kode_Poliklinik Short Text 50 Kode Poliklinik
Tgl_peminjaman Date/Time - Tanggal peminjaman
Jam_peminjaman Short text - Jam Peminjaman
Petugas Short Text 25 Petugas peminjaman
Date/time Tgl rekam medis yang
Tgl_haruskembali
dipinjam harus kembali
Alamat Short Text 50 Alamat peminjaman
6. Tabel Pengembalian
Nama Tabel : TB_Pengembalian
Primary Key : No
Isi : Data Pengembalian Rekam Medis

Tabel 5.12 Tabel Pengembalian Rekam Medis
Auto Long
No No Pengembalian
Number Integer
No_Rekam Medis Short text 8 No rekam medis
Nama_pasien Short text 25 Nama Pasien
Kode_Poliklinik Short text 5 Kode Poliklinik
Nama_poliklinik Short text 25 Nama Poliklinik
Tgl Pengembalian
Tgl_Pengembalian Date/Time -
berkas
Jam pengembalian
Jam_pengembalian Short text 255
berkas rekam medis
Petugas yang
Petugas Short text 25 meminjam berkas
rekam medis
Tgl rekam medis harus
Tgl_harus kembali Date/time -
kembali
Tgl pengembalian
Tgl_pengembalian Date/time -
berkas rekam medis
Alamat Short text 50 ???
Keterlambatan
Terlambat Short text 50
pengembalian berkas.
5.3 Rancangan Masukan
Pada tahap rancangan masukan memberikan penjelasan mengenai
masukan yang terjadi pada proses pengolahan data yang sedang berjalan saat
ini dan menjelaskan apa saja yang menjadi hasil analisis tersebut.
A. Nama Masukan : Data User
Sumber : Pengguna Aplikasi
Fungsi : Sebagai data untuk masuk ke aplikasi ketika akan
login
Media : PC
Frekwensi : Setiap ada penambahan dan perubahan data
Pengguna
Keterangan : Petugas memasukan data pengguna
B. Nama Masukan : Data Pasien
Sumber : Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Fungsi : Sebagai master data pasien
Media : PC
Frekwensi : Setiap ada penambahan dan perubahan data pasien
Keterangan : Petugas memasukan data pasien
C. Nama Masukan : Data Petugas
Fungsi : Sebagai master data Petugas
Media : PC
Frekwensi : Setiap ada penambahan dan perubahan data
petugas
Keterangan : Petugas memasukan data peminjaman
D. Nama Masukan : Data Poliklinik

Fungsi : Sebagai master data poliklinik
Media : PC
Frekwensi : Setiap ada penambahan dan perubahan data poli
Keterangan : Petugas memasukan data poli
E. Nama Masukan : Data Peminjaman berkas rekam medis
Fungsi :Sebagai master data peminjaman berkas rekam
medis
Media : PC
Frekwensi :Setiap ada Penambahan dan Perubahan data
peminjaman berkas rekam medis
Keterangan : Petugas memasukan data peminjaman rekam
medis
F. Nama Masukan : Data Pengembalian
Fungsi : Sebagai master data pengembalian rekam medis
Media : PC
Frekwensi :Setiap ada penambahan dan pengembalian

Keterangan :Petugas memasukan data penggembalian
5.4 Rancangan Keluaran
Rancangan keluaran memberikan penjelasan mengenai keluaran dari
hasil yang diinput sebelumnya yang terjadi pada proses peminjaman dan
pengembalian rekam medis rawat jalan saat ini dan menjelaskan apa saja yang
menjadi hasil dari peminjaman dan pengembalian tersebut.
A. Nama Keluaran : Laporan Peminjaman
Sumber : Data Masukan Peminjaman Rekam Medis
Rawat Jalan
Fungsi : Sebagai hasil masukan peminjaman rekam
medis rawat jalan
Media : PC, Kertas
Frekwensi : Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan
Keterangan : Petugas membuat laporan hasil analisa dari
data-data yang telah diinputkan
B. Nama Keluaran : Laporan Pengembalian
Sumber : Data Masukan Laporan Rekapitulasi Analisis
Kelengkapan
Fungsi : Sebagai hasil masukan laporan rekapitulasi analisis
kelengkapan rekam medis rawat jalan
Media : PC, Kertas
Frekwensi : Tahunan
Keterangan : Petugas membuat laporan rekapitulasi analisis
kelengkapan dari data-data yang diinputkan
C. Nama Keluaran : Laporan Berkas Belum Kembali
D. Nama Keluaran : Laporan Keterlambatan

5.5 Rancangan Dialog Layar
A. Rancangan Tampilan Form Login
LOGOGambarUsername
5.10 Rancangan Tampilan Fo

Password
Login Exit
Gambar 5.11 Rancangan Tampilan Login

B. Rancangan Tampilan Menu Utama
Sistem Distribusi Rekam Medis

Rawat Jalan
Home Data Input Laporan Export to Exel Logout
Login Pasien Peminjaman Peminjaman
User Pengembalian Pengembalian

Exit
Poli
Belum kembali
Petugas
Keterlambatan
Gambar 5.12 Rancangan Struktur Tampilan Menu Utama

C. Rancangan Tampilan Form User
Data User
Nomor ID Password User
Nama User Hak Akses
Tambah Hapus Simpan Batal Ubah Keluar
Cari berdasarkan
 No id  Nama user
Data gird
Gambar 5.13 Rancangan Tampilan Form User

D. Rancangan Tampilan Form Pasien
Gambar 5.14 Rancangan Tampilan Form Pasien

E. Rancangan Tampilan Form Petugas
Gambar 5.15 Rancangan Tampilan Form Dokter

F. Rancangan Tampilan Form Poliklinik
Gambar 5.16 Rancangan Tampilan Form Poli

G. Rancangan Tampilan Form Peminjaman
Gambar 5.17 Rancangan Tampilan Form Poli

H. Rancangan Tampilan Form Pengembalian
Gambar 5.18 Rancangan Tampilan Form Laporan Per Dokter

I. Rancangan Tampilan Form Laporan Peminjaman
Gambar 5.19 Rancangan Tampilan Form Laporan Peminjaman

J. Rancangan Tampilan Form Laporan Pengembalian
Gambar 5.20 Rancangan Tampilan Form Laporan Pengembalian

K. Rancangan Tampilan Form Laporan Belum Kembali
Gambar 5.21 Rancangan Tampilan Form Laporan Belum Kembali

L. Rancangan Tampilan Form Laporan Keterlambatan
Gambar 5.22 Rancangan Tampilan Form Laporan Keterlambatan

Rekam Medis
5.6 Spesifikasi Hardware dan Software
A. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Untuk mendukung kinerja sistem informasi analisis kelengkapan
rekam medis rawat jalan dibutuhkan spesifikasi perangkat keras
(Hardware) agar sistem berjalan dengan baik. Berikut adalah spesifikasi
yang disarankan:
1. Prosessor : intel Dual Core atau lebih tinggi
2. RAM : 2 GB atau lebih tinggi
3. Harddisk : 250 GB atau lebih tinggi
4. Monitor : Compatible dengan Windows
5. Keyboard : Compatible dengan Windows
6. Mouse : Compatible dengan Windows

B. Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Dalam perancangannya, sistem informasi distribusi rekam medis
rawat jalan membutuhkan perangkat lunak (Software) sebagai pendukung
untuk kebutuhan program. Adapun spesifikasi perangkat lunak (Software)
untuk membangun sistem yang dirancang adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi : Windows 7 Professional atau lebih tinggi
2. Pemograman : Microsoft Visual Studio 2010 (Visual
Basic
.NET 2010) Professional
3. Pengolahan Database : Microsoft Access 2013 Professional
4. Pengolahan Data : Cristal Report (pdf) Professional
5.7 Implementasi dan Pengujian Sistem
A. Implementasi Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat Keras (Hardware) yaitu peralatan bentuk fisik yang
menjalankan perangkat lunak (software) dan peralatan ini berfungsi untuk
menjalankan intruksi-intruksi yang diberikan dan mengeluarkannya dalam
bentuk informasi yang digunakan oleh manusia untuk laporan. Adapun
perangkat keras (hardware) yang digunakan untuk mendukung pembuatan
program aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Prosessor : intel Corei3-5005U CPU @ 2.00 GHz

2. RAM : 4.00 GB
3. Harddisk : 500 GB
4. Monitor : Compatible dengan Windows (Intel HD Graphics
5500)
5. Keyboard : Compatible dengan Windows
6. Mouse : Compatible dengan Windows
B. Implementasi Perangkat Lunak (Software)
Untuk mendukung sistem yang diusulkan optimal, dibutuhkan
perangkat lunak (software) pengolahan data, adapun perangkat lunak
(software) yang digunakan untuk mendukung pembuatan aplikasi ini
adalah:
1. Sistem Operasi : Windows 10 Professional 64-bit
2. Pemograman : Microsoft Visual Studio 2010 (Visual Basic
.NET 2010) Professional
3. Pengolahan Database : Microsoft Access 2013 Professional
4. Pengolahan Data : Cristal Report (pdf) Professional
C. Implementasi Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan Microsoft
Access 2013 Professional.

D. Implementasi Dialog Layar
1. Form Login
Gambar 5.23 Tampilan Form Login

2. Form Menu Utama
Gambar 5.24 Tampilan Form Menu Utama

3. Form Data User
Gambar 5.25 Tampilan Form User

4. Form Data Pasien
Gambar 5.26 Tampilan Form Pasien

5. Form Data Poliklinik
Gambar 5.27 Tampilan Form Poli

6. Form Data Petugas
Gambar 5.28 Tampilan Form Petugas

7. Form Peminjaman
Gambar 5.29 Tampilan Form Peminjaman Rekam Medis

Rawat Jalan
8. Form Pengembalian
Gambar 5.30 Tampilan Form Pengembalian Rekam Medis

Rawat Jalan
Laporan Peminjaman Per Hari
Gambar 5.31 Tampilan Laporan Peminjaman Per Hari Rekam

Medis
Rawat Jalan
9. Laporan Peminjaman Per Periodik
Gambar 5.32 Tampilan Laporan Peminjaman Per Periodik

Rekam Medis Rawat Jalan
10. Laporan Peminjaman Per Bulanan
Gambar 5.33 Tampilan Laporan Peminjaman Per Bulan

11. Laporan Peminjaman Per Triwulan
Gambar 5.34 Tampilan Laporan Peminjaman Per Triwulan

12. Laporan Peminjaman Per Semester
Gambar 5.35 Tampilan Laporan Peminjaman Per Semester

13. Laporan Peminjaman Per Tahunan
Gambar 5.36 Tampilan Laporan Peminjaman Per Tahunan

14. Laporan Peminjaman Per No Rekam Medis
Gambar 5.37 Tampilan Laporan Peminjaman Per No

15. Laporan Peminjaman Per Nama Pasien
Gambar 5.38 Tampilan Laporan Peminjaman Per Nama Pasien

16. Laporan Peminjaman Per Poliklinik
Gambar 5.39 Tampilan Laporan Peminjaman Per Nama Poli

17. Laporan Pengembalian per hari
Gambar 5.40 Tampilan Laporan Pengembalian Per Hari Rekam

Medis Rawat Jalan
18. Pengembalian Per Periode
Gambar 5.41 Tampilan Laporan Pengembalian Per Periode

19. Laporan Pengembalian Per Triwulan
Gambar 5.42 Tampilan Laporan Pengembalian Triwulan Rekam

Medis Rawat Jalan
20. Laporan Pengembalian PerTahun
Gambar 5.43 Tampilan Laporan Pengembalian Per Tahun

21. Laporan Pengembalian Per No RM
Gambar 5.44 Tampilan Laporan Pengembalian Per No

22. Laporan Pengembalian Per Nama Pasien
Gambar 5.45 Tampilan Laporan Pengembalian Per Nama Pasien

23. Laporan Pengembalian Per Poli
Gambar 5.46 Tampilan Laporan Pengembalian Per Poli

24. Laporan Rekam Medis Belum Kembali Per Hari
Gambar 5.47 Tampilan Laporan Rekam Medis Belum Kembali

Per Hari Rawat Jalan
25. Laporan Rekam Medis Belum Kembali Per Tahun

Per Tahun Rawat Jalan
26. Laporan Rekam Medis Belum Kembali Per Poli

Per Poli Rawat Jalan
27. Laporan Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Per Hari
Gambar 5.50 Tampilan Laporan Keterlambatan Rekam Medis

Per Hari Rawat Jalan
28. Laporan Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Per No Rekam
Medis

Per Rekam Medis Rawat Jalan
29. Laporan Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Per Nama Pasien

Per Nama Pasien Rawat Jalan
30. Laporan Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Per Poli

Per Poli Rawat Jalan
E. Pengujian Sistem
Pengujian sistem informasi ini menggunakan metode pengujian
black box. Pengujian black boxtesting menguji spesifikasi suatu fungsi
atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
Cara pengujian hanya dialkukan dengan yang diharapkan dan
mengeksekusi unit atau modul, metode ini digunakan untuk mengetahui
apakah perangkat lunak ini dapat berfungsi dengan benar.
Adapun hal-hal yang akan di uji melalui pengujian Black Box
adalah sebagai berikut:

Tabel 5.13 Pengujian Sistem
Metode Data Uji yang
No. Bentuk Pengujian Keterangan
Pengujian Digunakan
1. Pengujian unit Black Box Data sembarang yang Menguji kebenaran
program mewakili data pasien, unit program secara
dokter, poli, analisis fungsional
kelengkapan dan
rekapitulasi analisis
kelengkapan
2. Pengujian validasi Black Box Data pasien, dokter, poli, Menguji kesesuaian
analisis kelengkapan dan perangkat lunak
rekapitulasi analisis yang dihasilkan
kelengkapan dengan kebutuhan
yang sudah
didefinisikan
F. Deskripsi Pengujian Sistem
Tabel 5.14 Deskripsi Pengujian Sistem

Deskripsi Kebutuhan Skenario Hasil yang
No. Ket.
Pengujian yang Diuji Pengujian diharapkan
1. Menguji Login Command button Memasukan user Masuk ke menu Ok
User pada form login name dan utama
password tekan
tombol login
2. Menguji Command button Memasukan data Data pasien Ok
penambahan data pada form pasien pasien dan tekan tersimpan pada
pasien tombol save form pasien
3. Menguji Command button Memasukan data Data petugas Ok
penambahan data pada form petugas dan tekan tersimpan pada
petugas petugas tombol save form petugas
4. Menguji Command button Memasukan data Data poli Ok
penambahan data pada form poli poli dan tekan tersimpan pada
poli tombol save form poli
5. Menguji Command button Memasukan data Data analisis Ok
penambahan data pada form peminjaman peminjaman
peminjaman peminjaman rekam medis tersimpan pada
rekam medis rekam medis form peminjaman
6. Menguji Command botton Memasukan data Data analisis Ok
penambahan data pada form pengembalian pengembalian
pengembalian laporan rekam medis tersimpan pada
rekam medis pengembalian form
rekam medis pengembalian
7. Menguji Command botton Memasukan kode Data Peminjaman Ok
keluaran laporan pada form peminjaman serta rekam medis
data Peminjaman laporan keterangan dan muncul pada data
Rekam Medis peminjaman tekan tombol print report laporan
8. Menguji Command botton Memasukan Data analisis Ok
keluaran laporan pada form keterangan dan pengembalian
data laporan tekan tombol print rekam medis
pengembalian pengembalian muncul pada data
rekam medis per rekam medis report laporan
9. Menguji Command button Memasukan data Data rekam medis Ok
penambahan data pada form rekam rekam medis belum kembali
rekam medis medis belum belum kembali tersimpan
belum kembali kembali dan tekan tombol
save
10. Menguji Command botton Memasukan Data laporan Ok
keluaran laporan pada form keterangan dan keterlambatan
rawat jalan pada
keterlambatan keterlambatan tekan tombol print
data report
laporan
rekam medis rekam medis
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Dari pembahasan bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik
kesimpulan sebagai berikut :
A. Pelaksanaan distribusi rekam medis rawat jalan masih berjalan tidak sesuai
prosedur, yaitu ketika berkas rekam medis keluar atau dipinjam dan
dikembalikan petugas sering tidak menulis di buku ekspedisi.
B. Permasalahan yang ada dalam sistem informasi distribusi rekam medis
rawat jalan di Klinik Utama Medika Antapani Bandung, antara lain proses
distribusi rekam medis rawat jalan masih dilakukan secara manual karena
belum tersedianya suatu program sistem informasi distribusi rekam medis
rawat jalan, sehingga tidak adanya laporan peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis rawat jalan.
C. Pengolahan distribusi rekam medis rawat jalan di Klinik Utama Medika
Antapani Bandung perlu dilakukan perubahan dari proses pencatatan ke
sistem komputerisasi guna mempermudah dan memperlancar dalam
pengerjaan.
D. Perancangan Sistem Informasi Distribusi Rekam Medis Pasien Rawat
Jalan yang diusulkan menggunakan penyimpanan database Microsoft
Acces 2013 di Klinik Utama Medika Antapani Bandung dirancang

menggunakan metode waterfall dan hanya bersifat komputer deskstop
dibagian rekam medis.
6.2 Saran
Dari kesimpulan diatas penulis bisa melihat bahwa masih ada kendala
yang dihadapi oleh Klinik Utama Medika Antapani Bandung mengenai proses
Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan. Maka dari itu penulis mencoba untuk
memberikan saran-saran yang sekiranya dapat menjadi masukan atau
pertimbangan bagi pihak instansi, adapun saran tersebut adalah sebagai
berikut :
A. Perlu adanya perancangan sistem informasi distribusi rekam medis rawat
jalan, sehingga kegiatan/proses peminjaman dan pengembalian menjadi
mudah, tepat dan cepat.
B. Adanya pemeliharaan pada sistem informasi distribusi rekam medis rawat
jalan, sehingga sistem dapat berjalan dengan baik dan kesalahan-kesalahan
dapat diawasi dan diminimalisir.
C. Perlu diadakan pelatihan bagi petugas yang akan menggunakan sistem
informasi distribusi rekam medis rawat jalan di unit rekam medis Klinik

AIDAH KARTINI SKRIPSI Ok PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

AIDAH KARTINI SKRIPSI Ok PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI REKAM

MEDIS RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI REKAM MEDIS

Skripsi : 186 halaman

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis, meracang, dan membangun

Kata kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Distribusi, Rekam Medis, Visual

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Sejalan dengan perkembangan kesehatan di Indonesia, pentingnya

teknologi juga diperlukan dalam pengolahan data yang masih manual,

pentingnya pengolahan dan penyimpanan sebuah data untuk menjembatani

dan menjadi pengantar informasi antara pihak pengguna aplikasi dan

pengguna informasi. Di era teknologi ini sistem informasi sangat dibutuhkan

serta pengembangannya semakin hari semakin cepat yang tujuannya untuk

efisiensi dan efektivitas instansi atau perusahaan terutama instansi di bidang

Menurut PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud

identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta

penyelenggaraan berkas rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien di

dokter spesialis lainnya atau tenaga kesehatan lain yang memberikan

pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Dokumen rekam medis yang

dokter klinik, maupun petugas medis lainnya yang membutuhkan dokumen

Faktanya Sistem Distribusi rekam medis di Klinik Utama Medika

menyediakan berkas rekam medis yang dia butuhkan, karena masih

mengalami beberapa kesulitan dalam menemukan rekam medis yang

penyimpanan. Beberapa berkas rekam medis yang tidak ada di rak

penyimpanan tersebut salah satu penyebabnya adalah terlambatnya

pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik ke unit rekam medis.

Jika terjadi ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis

terganggu, sehingga waktu tunggu pasien yang ingin mendapatkan pelayanan

ditemukan di rak penyimpanan maka upaya pencarian keberadaan rekam

ekspedisi, dan laporan peminjaman dan pengembalian tanggal sebelumnya.

Laporan pengembalian tersebut masih dilakukan secara manual. Petugas harus

pelayanan dari klinik.

Melihat fakta tersebut, perancangan sistem distribusi rekam medis

dapat menjadi salah satu alternative untuk memudahkan pencarian berkas

peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis. Dengan adanya sistem

informasi ini proses peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan secara

mengambil judul Perancangan “SISTEM INFORMASI DISTRIBUSI

REKAM MEDIS RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2010

DAN DATABASE MICROSOFT ACCES 2013 DI KLINIK UTAMA MEDIKA

1.2 Pokok Permasalahan

A. Pengelolaan Sistem distribusi rekam medis belum sepenuhnya sesuai

prosedure yang berlaku, karena terkadang berkas rekam medis yang

dipinjam tidak dicatat di buku ekspedisi sehingga mengakibatkan tidak

adanya data dimana berkas rekam medis di pinjam.

B. Tidak adanya laporan peminjaman dan pengembalian rekam medis

rekam medis tersendiri sehingga menghambat pelayanan kesehatan.

1.3 Pertanyaaan Penelitian

timbul pertanyaan seperti:

A. Bagaimana prosedur distribusi berkas rekam medis di Klinik Utama Medika

di Klinik Utama Medika Antapani Bandung?

menjadi kendala dalam prosedur distribusi rekam medis di Klinik Utama

Medika Antapani Bandung?

D. Bagaimana merancang dan membangun implementasi distribusi di Klinik

Medika Antapani Bandung?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

a Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan distribusi rekam medis

rawat jalan di Klinik Medika Antapani Bandung.

distribusi berkas rekam medis rawat jalan di Klinik Medika Antapani

c Untuk mengetahui upaya yang dilakukan untuk menyelesaikan

permasalahan distriubusi berkas rekam medis rawat jalan di Klinik

Utama Medika Antapani Bandung.

d Untuk mengetahui sistem informasi distribusi berkas rekam medis

rawat jalan dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 di