Pedoman Komunikasi Efektif PDF
Pedoman Komunikasi Efektif PDF
A. PENGERTIAN
Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada
orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang
dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi”. (Komaruddin,
1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
Secara etimologis, kata efektif (effective) sering diartikan dengan mencapai hasil yang
diinginkan (producing desired result), dan menyenangkan (having a pleasing effect).
Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang
kepada orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa
yang dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi”. (Komaruddin,
1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
B. TEORI KOMUNIKASI
1. Proses komunikasi:
Komunikasi dapat efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh
pengirim pesan/komunikator, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah perbuatan oleh penerima
pesan/komunikan dan tidak ada hambatan untuk hal itu (Hardjana, 2003). Gambar berikut
memberikan ilustrasi proses komunikasi.
Dalam berkomunikasi ada kalanya terdapat informasi misalnya nama obat, nama orang , dll.
Untuk menverifikasi dan mengklarifikasi, ,maka komunikan sebaiknya mengeja huruf demi
huruf menggunakan alfabeth standart internasional yaitu:
6. Hukum dalam komunikasi efektif
5 ( lima ) Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective
Communication) terangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu
sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya
komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih,
minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. Hukum
komunikasi efektif yang pertama adalah :
a. Respect, pengertiannya:
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai
setiap individu yang menjadi sasaran pesanyangkita sampaikan.Jika kita membangun
komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat
membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas
kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
b. Hukum komunikasi efektif yang kedua adalahEmpathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti oleh orang lain.Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa
respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun
teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu
mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan
kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima
c. Hukum komunikasi efektif yang ketiga adalahAudible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati
berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan
baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu
pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat
bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima
dengan baik.
d. Hukum komunikasi efektif yang keempat, adalah Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait
dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi
interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Karena kesalahan penafsiran atau pesan
yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak
sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita
perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga
dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena
tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan
semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
e. Hukum komunikasi efektif yang kelima adalah Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap
ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai
orang lain, biasanya didasari olehsikaprendahhati yang kita miliki. Sikap Rendah Hati pernah
yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran
Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak
sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan,
lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih
besar.
7. Aspek komunikasi efektif juga meliputi lima hal:
a. Kejelasan (Clarity) –pesan yang disampaikan.
b. Ketepatan (Accuracy) –kebenaran informasi.
c. Konteks (Context) –gaya bicara dan pesan disampaikan dalam situas yang tepat.
d. Alur (Flow) –urutan pesan atau sistematika penyampaian.
e. Budaya (Culture) –sesuai dengan bahasa,gaya bicara, dan norma-etika yang berlaku.
1. Speed/tempo –kecepatan bicara; variatif, jangan terlalu cepat jangan pula terlalu
lambat.
2. Volume –tinggi-rendah nada bicara, disesuaikan dengan karakter dan jumlah audiens.
3. Aksentuasi –penekanan (stressing) pada kata-kata tertentu.
4. Artikulasi –kejelasan kata demi kata yang diucapkan.
5. Projection –memproyeksikan (mengarahkan) suara sampai ke bagian paling belakang
ruangan tanpa harus berteriak.
6. Pronounciation (Pelafalan) –pelafalan kata demi kata secara jelas dan benar.
7. Repetition (pengulangan) –untuk mengulangi kata-kata penting dengan irama yang
berbeda.
8. Hindari gumaman (Intruding Sound) terlalu sering.
9. Ringkas, namun jelas. Jangan bertele-tele.
Secara non-verbal komunikasi dapat dibangun dengan gesture atau gerakan tubuh, cara
berpakaian sesuaikan dengan acara atau suasana, dan raut wajah.
Hasil survei Mechribian & Ferris menunjukkan, dalam komunikasi verbal, keberhasilan
menyampaikan informasi:
a. 55% ditentukan oleh bahasa tubuh(body language), postur, isyarat, dan dan kontak
mata.
b. 38 % ditentukan oleh nada suara.
c. 7 % saja ditentukan oleh kata-kata.
Kertas yang digunakan dalam mencetak dokumen melalui mesin fax adalah thermal
paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). Thermal Paper adalah kertas yang
dipenuhi dengan bahan kimiawi yang akan berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini
biasa digunakan pada pencetak termal.Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan
pewarna yang padat dan kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan
octadecylphosphonic acids.Thermal paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang
cukup tinggi, yaitu bahan pemecah endokrin.
Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak dapat
diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin terlebih
dahulu.Hal ini terjadi karena tintayang digunakan pada kertas faks mudah luntur, terutama
jika disimpan dalam waktu yang lama.Selain itu, kertas tersebut juga mudah tergulung dan
gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari
Keunggulan mesin faks : membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh
dalam waktu singkat.
Kekurangan mesin faks : Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah
surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang
telah tersebar luas dan digunakan banyak orang.
e. E-mail
E-mail secara harfiah dapat didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan,
dan penyimpanan pesan melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari
pengertian email tersebut, jelas bahwa email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai
dengan dibaca dilakukan secara elektronis. Email adalah surat elektronik yang dikirim
dengan menggunakan internet, seperti layaknya surat biasa email dapat ditujukan ke
perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau seluruh dunia dengan karena didukung
jaringan global. Dengan email maka surat menyurat dapat dilakukan dengan cepat tanpa
harus menunggu tukang pos datang mengirimkan surat. Pengirim email ke seluruh dunia
tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat atau jauh semuanya sama. Secara sederhana cara
kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang
dikenal dengan email client.
2. Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent)
atau disebut pula dengan mail server.
Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email
misalnya suratemail@yahoo.co.id. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni
identitas dan domain atau provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh rsemail,
sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan oleh yahoo.co.id
Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi memiliki
keunggulan sekaligus kelemahan.
Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan
pengiriman email hanya membutuhkan beberapa menit.
2. Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin
disampaikan dalam komputer.
3. Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
4. Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
5. Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet
baik menggunakan komputer maupun ponsel.
6. Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
b. Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah :
1. Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan
mengirimkan email.
2. Harus selalu ingat username dan password account email.
3. Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.
f. Web site
1. Pengertian WEB
a) Website atau situs rumah sakit sebagai kumpulan halaman yang menampilkan
informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau
gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk
satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi
website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari rumah sakit saja.
Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi
informasinya interaktif dua arah berasal dari rumah sakit serta pengguna website.Web
site rumah sakit termasuk jenis website statis karena berisi profil rumah sakit dan
dalam sisi pengembangannya hanya bisa diupdate oleh pihak rumah sakit saja.
2. Fungsi WEB
a) Media Promosi : Sebagai media promosi utama maupun penunjang promosi
utama rumah sakit , website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media
promosi offline seperti leaflet, brosur, koran atau majalah.
b) Media Pemasaran : Pada rumah sakit Kelet website merupakan media
pemasaran yang cukup baik karena dibandingkan dengan
leafet,brosur,Koran,majalah,TV,radio dan dapat beroperasi 24 jam serta dapat diakses
darimana saja.
c) Media Informasi : Website rumah sakit Kelet yang bersifat global dapat
diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau
lebih luas daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau
televisi yang bersifat lokal.
d) Media Komunikasi :Web site rumah sakit Kelet dibangun untuk
berkomunikasi seperti forum yang dapat memberikan fasilitas fasilitas bagi para
anggotanya untuk saling berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah
tertentu.