1.

Pedoman Komunikasi Efektif

BAB I DEFINISI KOMUNIKASI EFEKTIF
A. PENGERTIAN
Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada
orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang
dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi. (Komaruddin,
1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
Secara etimologis, kata efektif (effective) sering diartikan dengan mencapai hasil yang
diinginkan (producing desired result), dan menyenangkan (having a pleasing effect).
Komunikasi efektif adalah sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang
kepada orang lain melalui suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa
yang dimaksud oleh penyampai pikiran-pikiran atau informasi. (Komaruddin,
1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988).
B. TEORI KOMUNIKASI
1. Proses komunikasi:
Komunikasi dapat efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh
pengirim pesan/komunikator, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah perbuatan oleh penerima
pesan/komunikan dan tidak ada hambatan untuk hal itu (Hardjana, 2003). Gambar berikut
memberikan ilustrasi proses komunikasi.
Unsur-unsur/elemen dalam komunikasi efektif :
a. Sumber/pemberi pesan/komunikator(dokter,perawat, admission,Adm.Kasir,dll),
adalah orang yang memberikan pesan.
Sumber (yang menyampaikan informasi) : adalah orang yang menyampaikan
isi pernyataannya kepada penerima/komunikan. Hal-hal yang menjadi tanggung jawab
pengirim pesan adalah mengirim pesan dengan jelas, memilih media yang sesuai, dan
meminta kejelasan apakah pesan tersebut sudah di terima dengan baik. (konsil
kedokteran Indonesia, hal.8)
Komunikator yang baik adalah komunikator yang menguasai materi,
pengetahuannya luas dan dalam tentang informasi yang yang disampaikan, cara
berbicaranyanya jelas dan menjadi pendengar yang baik saat dikonfirmasi oleh si
penerima pesan (komunikan)
b. Isi Pesan, adalah ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan.
Panjang pendeknya, kelengkapannya perlu disesuaikan dengan tujuan komunikasi, media
penyampaian, penerimanya.
c. Media/saluran pesan (Elektronic,Lisan,dan Tulisan) adalah sarana komunikasi dari
komunikator kepada komunikan. Media berperan sebagai jalan atau saluran yang dilalui
isi pernyataan yang disampaikan pengirim atau umpan balik yang disampaikan
penerima.Pesan dapat berupa berita lisan, tertulis, atau keduanya sekaligus.Pada
kesempatan tertentu, media dapat tidak digunakan oleh pengirim yaitu saat komunikasi
berlangsung atau tatap muka dengan efek yang mungkin terjadi berupa perubahan sikap.
(konsil kedokteran Indonesia, hal.8). Media yang dapat digunakan: melalui telepon,
menggunakan lembarlipat, buklet, vcd, (peraga)
d. Penerima pesan/komunikan (pasien, keluarga pasien, perawat, dokter,
Admission,Adm.) atau audience adalah pihak/orang yang menerima pesan.
Penerima pesan berfungsi sebagai penerima berita.Dalam komunikasi, peran pengirim dan
penerima bergantian sepanjang pembicaraan.Tanggung jawab penerima adalah
berkonsentrasi untuk menerima pesan dengan baik dan memberikan umpan balik kepada
pengirim. Umpan balik sangat penting sehingga proses komunkasi berlangsung dua arah.

(konsil kedokteran Indonesia, hal.8).

e. Umpan Balik, adalah respon/tindakan dari komunikan terhadap respon pesan yang
diterimanya.
2. Pemberi pesan/komunikator yang baik:
Pada saat melakukan proses umpan balik, diperlukan kemampuan dalam hal-hal berikut
(konsil kedokteran Indonesia, hal 42):
a. Cara berbicara (talking), termasuk cara bertanya (kapan menggunakan pertanyaan
tertutup dan kapan memakai pertanyaan terbuka), menjelaskan, klarifikasi, paraphrase,
intonasi.
b. Mendengar (listening), termasuk memotong kalimat
c. Cara mengamati (observation) agar dapat memahami yang tersirat di balik yang
tersurat (bahasa non verbal di balik ungkapan kata/kalimatnya, gerak tubuh).
d. Menjaga sikap selama berkomunikasi dengan komunikan (bahasa tubuh) agar tidak
menggangu komunikasi, misalnya karena komunikan keliru mengartikan gerak tubuh, raut
tubuh, raut muka, dan sikap komunikator.
3. Sifat Komunikasi
Komunikasi itu bisa bersifat informasi (asuhan) dan edukasi (Pelyanan promosi). Komunikasi
yang bersifat infomasi asuhan didalam rumah sakit adalah:
a. Jam pelayanan
b. Pelayanan yang tersedia
c. Cara mendapatkan pelayanan
d. Sumber alternative mengenai asuhan dan pelayanan yang diberikan ketika kebutuhan
asuhan pasien melebihi kemampuan rumah sakit.
Akses informasi dapat di peroleh dengan melalui Customer Service, Admission,dan Website.
Sedang komunikasi yang bersifat Edukasi (Pelayanan Promosi) adalah :
a. Edukasi tentang obat. (Lihat pedoman pelayanan farmasi)
b. Edukasi tentang penyakit. (Lihat Pedoman Pasien)
c. Edukasi pasien tentang apa yang harus di hindari. (Lihat Pedoman Pelayanan
Fisioterapi
d. Edukasi tentang apa yang harus dilakukan pasien untuk meningkatkan qualitas
hidupnya pasca dari rumah sakit. (Lihat Pedoman PelayananPedoman Gizi, Pedoman
Fisioterapi, Pedoman Farmasi).
e. Edukasi tentang Gizi. (Lihat Pedoman Gizi).
Akses untuk mendapatkan edukasi ini bisa melalui medical information dan nantinya akan
menjadi sebuah unit PKRS (Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit).
4. Syarat komunikasi efektif.
Syarat dalam komunikasi efektif adalah:
a. Tepat waktu
b. Akurat.
c. Lengkap
d. Jelas.
e. Mudah dipahami oleh penerima, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan
(kesalahpahaman).
5. Proses komunikasi efektif
Untuk mendapatkan komunikasi efektif, dilakukan melaui prinsip sebagai berikut:
a. Pemberi pesan secara lisanmemberikan pesan
b. Penerima pesan menuliskan secara lengkap isi pesan tersebut
c. Isi pesan dibacakan kembali (Read Back) secara lengkap oleh penerima pesan.
d. Pemberi pesanmemverifikas isi pesan kepada pemberi penerima pesan.
e. Penerima pesan mengklarifikasi ulang bila ada perbedaan pesan dengan hasil

verifikasi
Proses komunikasi efektif dengan prinsip, terima, catat, verifikasi dan klarifikasi dapat
digambarkan sebagai berikut:
Dalam berkomunikasi ada kalanya terdapat informasi misalnya nama obat, nama orang , dll.
Untuk menverifikasi dan mengklarifikasi, ,maka komunikan sebaiknya mengeja huruf demi
huruf menggunakan alfabeth standart internasional yaitu:
6. Hukum dalam komunikasi efektif
5 ( lima ) Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective
Communication) terangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu
sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya
komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih,
minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. Hukum
komunikasi efektif yang pertama adalah :
a. Respect, pengertiannya:
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai
setiap individu yang menjadi sasaran pesanyangkita sampaikan.Jika kita membangun
komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat
membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas
kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
b. Hukum komunikasi efektif yang kedua adalahEmpathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang
dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah
kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti oleh orang lain.Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa
respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun
teamwork. Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu
mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan
kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima
c. Hukum komunikasi efektif yang ketiga adalahAudible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati
berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan
baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel
sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu
pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat
bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima
dengan baik.
d. Hukum komunikasi efektif yang keempat, adalah Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait
dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi
interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Karena kesalahan penafsiran atau pesan
yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak
sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita
perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga
dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena
tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan
semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
e. Hukum komunikasi efektif yang kelima adalah Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap
ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai

orang lain, biasanya didasari olehsikaprendahhati yang kita miliki. Sikap Rendah Hati pernah
yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran
Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak
sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan,
lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih
besar.
7. Aspek komunikasi efektif juga meliputi lima hal:
a. Kejelasan (Clarity) pesan yang disampaikan.
b. Ketepatan (Accuracy) kebenaran informasi.
c. Konteks (Context) gaya bicara dan pesan disampaikan dalam situas yang tepat.
d. Alur (Flow) urutan pesan atau sistematika penyampaian.
e. Budaya (Culture) sesuai dengan bahasa,gaya bicara, dan norma-etika yang berlaku.
8. Secara tekniks, untuk mencapai komunikasi efektif, secara verbal komunikasi
memainkan teknik vocal :
1. Speed/tempo kecepatan bicara; variatif, jangan terlalu cepat jangan pula terlalu
lambat.
2. Volume tinggi-rendah nada bicara, disesuaikan dengan karakter dan jumlah audiens.
3. Aksentuasi penekanan (stressing) pada kata-kata tertentu.
4. Artikulasi kejelasan kata demi kata yang diucapkan.
5. Projection memproyeksikan (mengarahkan) suara sampai ke bagian paling belakang
ruangan tanpa harus berteriak.
6. Pronounciation (Pelafalan) pelafalan kata demi kata secara jelas dan benar.
7. Repetition (pengulangan) untuk mengulangi kata-kata penting dengan irama yang
berbeda.
8. Hindari gumaman (Intruding Sound) terlalu sering.
9. Ringkas, namun jelas. Jangan bertele-tele.
Secara non-verbal komunikasi dapat dibangun dengan gesture atau gerakan tubuh, cara
berpakaian sesuaikan dengan acara atau suasana, dan raut wajah.
Hasil survei Mechribian & Ferris menunjukkan, dalam komunikasi verbal, keberhasilan
menyampaikan informasi:
a. 55% ditentukan oleh bahasa tubuh(body language), postur, isyarat, dan dan kontak
mata.
b. 38 % ditentukan oleh nada suara.
c. 7 % saja ditentukan oleh kata-kata.
9. Faktor yang menentukan komunikasi efektif, antara lain:
a. Kepercayaan komunikan terhadap komunikator.
b. Kejelasan pesan yang disampaikan.
c. Keterampilan komunikasi komunikator .
d. Daya tarik pesan.
e. Kesesuaian isi pesan dengan kebutuhan komunikan.
f. Kemampuan komunikan dalam menafsirkan pesan (decoding).
g. Setting komunikasi kondusif atau nyaman dan menyenangkan.
10. Strategi komunikasi efektif antara lain:
a. Menguasai pesan/materi.
b. Mengenali karakter komunikan/audiens.
c. Kontak Mata (Eye Contact)
d. Ekspresi Wajah.
e. Postur/Gerak Tubuh
f. Busana yang sesuai dengan suasana.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada hal hal tersebut diatas maka kita dapat

menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan
hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang
dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling
menguatkan dengan menjalankan komunikasi efektif di rumah sakit budi rahayu blitar.
BAB II RUANG LINGKUP
Panduan komunikasi efektif ini diterapkan dilingkup rumah sakit yang ditujukan kepada :
1. Pemberi pelayanan saat memberikan informasi lisan atau melalui telepon tentang
pelayanan, jam operasional, dan proses untuk mendapatkan pelayanan dirumah sakit
kepada masyarakat.
2. Antar pemberi pelayanan didalam dan keluar rumah sakit.
3. Petugas informasi saat memberikan informasi pelayanan rumah sakit kepada
pelanggan
4. Petugas PKRS saat memberikan edukasi kepada pasien
5. Semua karyawan saat berkomunikasi via telpon dan lisan
Pelaksana panduan ini adalah seluruh pemberi pelayanan, petugas laboratorium,petugas
radiologi, petugas informasi, pelaksana PKRS, dan semua karyawan di rumah sakit.
Dengan tujuan :
1. Mendeskripsikan prosedur untuk memastikan pesan yang disampaikan komunikator
akan sampai pada komunikan dengan benar dan lengkap
2. Mengurangi kesalahan persepsi akibat komunikasi secara lisan
3. Tercapainya 5 hal pokok, yaitu :
1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan
2. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar
3. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak
menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan
maksud kita bisa mereka terima
5. Memperoleh umpan balik dari pendengar
BAB III TATALAKSANA
A. Mekanisme penyampaian informasi ke seluruh rumah sakit
1. Fasilitas komunikasi di rumah sakit :
a. Phone intern
Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif di rumah sakit maka rumah sakit
menggunakan perangkat switching berupa sentral telepon otomatis yang mempunyai
fungsi menghubungkan antara beberapa tempat.perangkat ini di sebut PABX ( Private
Automatic Branch Exchange ).
1. PABX memberikan dua layanan yaitu :
1.1) Komunikasi Internal : Komunikasi Yang Dilakukan Dengan Ruang
Lingkup PABX Saja Tanpa Bantuan Pihak Lain, Atau Biasa Disebut Interkom.
1.2) Komunikasi Eksternal : Adalah Komunikasi Yang Dilakukan
Extention PABX Dengan Menggunakan Bantuan Pihak Lain Seperti Atau
Operator Telekomunikasi Lain, Contohnya Adalah Proses Penerimaan Telepon
(Incoming Call) Dan Melakukan Panggilan Keluar (outgoing Call)
2. Secara Umum PABX Berfungsi Untuk Menyediakan Sambungan Telepon
Internal Dan Sebagai By Pass Jika Akan Melakukan Telepon Keluar (Outgoing Call)
dan By Pass Jika Datang Panggilan Masuk (Incoming Call).Penggunaan telepon intern
di rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan efektifitas komunikasi antar bagian yang
digunakan untuk kepentingan pelayanan kepada pasien maupun antar petugas
pelayanan di rumah sakit. Di rumah sakit memilliki 220 jaringan telepon intern yang
terpasang dan dapat digunakan sebagai alat komunikasi intern di rumah sakit ..

3. Daftar No Telepon adalah sebagai berikut

4. 001 = Unit .. ; 002 = Unit . ; dst.
b. Line telekomunikasi
Adalah saluran koneksi telepon permanen antara dua titik yang disediakan oleh rumah
sakit Kelet yang digunakan ketika terdapat kebutuhan komunikasi data jarak jauh yang
harus dilakukan secara terus-menerus. Pengertian Line Telepon (Saluran Telepon) :
Saluran telepon juga merupakan perangkat keras yang penting dan diperlukan untuk
menghubungkan komputer dengan internet. Penggunaan saluran telepon ini juga diikuti
dengan penggunan modem. Saat ini, kita tidak harus mendaftar lagi ke ISP, misalnya
dengan menggunakan paket Speedy yang secara langsung dapat melakukan akses internet.
c. Fungsi Line Telepon (Saluran Telepon)
Fungsi Line Telepon (Saluran Telepon) untuk menghubungkan komputer dengan
internet.
d. Fax
Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan
telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo,
mesin faks adalah sistem transmisitanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik
dengan cara mengatur sinarcahayadan foto elektriksel serta mengubah bagian gelap dan
terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima
akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah.
Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan
fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai
gambar, dan alat pencetak data (printer).Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan
bahwa penerima dan pengirim harus memiliki.
Cara penggunaan mesin fax :
1. Pengirim memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin
faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju.
2. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan
melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut.
3. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk
kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang
dengan menandainya 0 untuk gelap dan 1 untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu
ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin
penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat
suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
Kertas yang digunakan dalam mencetak dokumen melalui mesin fax adalah thermal
paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). Thermal Paper adalah kertas yang
dipenuhi dengan bahan kimiawi yang akan berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini
biasa digunakan pada pencetak termal.Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan
pewarna yang padat dan kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan
octadecylphosphonic acids.Thermal paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang
cukup tinggi, yaitu bahan pemecah endokrin.
Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak dapat
diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin terlebih
dahulu.Hal ini terjadi karena tintayang digunakan pada kertas faks mudah luntur, terutama
jika disimpan dalam waktu yang lama.Selain itu, kertas tersebut juga mudah tergulung dan
gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari
Keunggulan mesin faks : membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh
dalam waktu singkat.

Kekurangan mesin faks : Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah
surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang
telah tersebar luas dan digunakan banyak orang.
e. E-mail
E-mail secara harfiah dapat didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan,
dan penyimpanan pesan melalui sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari
pengertian email tersebut, jelas bahwa email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai
dengan dibaca dilakukan secara elektronis. Email adalah surat elektronik yang dikirim
dengan menggunakan internet, seperti layaknya surat biasa email dapat ditujukan ke
perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau seluruh dunia dengan karena didukung
jaringan global. Dengan email maka surat menyurat dapat dilakukan dengan cepat tanpa
harus menunggu tukang pos datang mengirimkan surat. Pengirim email ke seluruh dunia
tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat atau jauh semuanya sama. Secara sederhana cara
kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Email dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang
dikenal dengan email client.
2. Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent)
atau disebut pula dengan mail server.
Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke tujuan. Contoh alamat email
misalnya suratemail@yahoo.co.id. Alamat email tersebut terdiri dari dua komponen yakni
identitas dan domain atau provider. Komponen identitas direpresentasikan oleh rsemail,
sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan oleh yahoo.co.id
Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi memiliki
keunggulan sekaligus kelemahan.
Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan
pengiriman email hanya membutuhkan beberapa menit.
2. Caranya mudah karena hanya cukup mengetikkan pesan yang ingin
disampaikan dalam komputer.
3. Email dapat dikirim secara massa ke beberapa orang sekaligus.
4. Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai lampiran email.
5. Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan internet
baik menggunakan komputer maupun ponsel.
6. Ditinjau dari sisi biaya, email lebih ekonomis.
b. Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah :
1. Harus selalu online atau terhubung ke internet untuk membuat dan
mengirimkan email.
2. Harus selalu ingat username dan password account email.
3. Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware.
f. Web site
1. Pengertian WEB
a) Website atau situs rumah sakit sebagai kumpulan halaman yang menampilkan
informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau
gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk
satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi
website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari rumah sakit saja.
Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi
informasinya interaktif dua arah berasal dari rumah sakit serta pengguna website.Web
site rumah sakit termasuk jenis website statis karena berisi profil rumah sakit dan

dalam sisi pengembangannya hanya bisa diupdate oleh pihak rumah sakit saja.
2. Fungsi WEB
a) Media Promosi : Sebagai media promosi utama maupun penunjang promosi
utama rumah sakit , website dapat berisi informasi yang lebih lengkap daripada media
promosi offline seperti leaflet, brosur, koran atau majalah.
b) Media Pemasaran : Pada rumah sakit Kelet website merupakan media
pemasaran yang cukup baik karena dibandingkan dengan
leafet,brosur,Koran,majalah,TV,radio dan dapat beroperasi 24 jam serta dapat diakses
darimana saja.
c) Media Informasi : Website rumah sakit Kelet yang bersifat global dapat
diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau
lebih luas daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau
televisi yang bersifat lokal.
d) Media Komunikasi :Web site rumah sakit Kelet dibangun untuk
berkomunikasi seperti forum yang dapat memberikan fasilitas fasilitas bagi para
anggotanya untuk saling berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah
tertentu.
Download
of 14

Pedoman Komunikasi Efektif

by
Dokumen Akreditasi Pedoman Komunikasi Efektif
Download Pedoman Komunikasi Efektif
Transcript
BAB I DEFINISI KOMUNIKASI EFEKTIF A. PENGERTIAN Komunikasi adalah
sebuah proses penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada orang lain melalui
suatu cara tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang dimaksud oleh
penyampai pikiran-pikiran atau informasi. (Komaruddin, 1994;Schermerhorn, Hunt &
Osborn, 1994; Koontz & Weihrich, 1988). Secara etimologis, kata efektif (effective) sering
diartikan dengan mencapai hasil yang diinginkan (producing desired result), dan
menyenangkan (having a pleasing effect). Komunikasi efektif adalah sebuah proses
penyampaian pikiran atau informasi dari seseorang kepada orang lain melalui suatu cara
tertentu sehingga orang lain tersebut mengerti betul apa yang dimaksud oleh penyampai
pikiran-pikiran atau informasi. (Komaruddin, 1994;Schermerhorn, Hunt & Osborn, 1994;
Koontz & Weihrich, 1988). B. TEORI KOMUNIKASI 1. Proses komunikasi: Komunikasi
dapat efektif apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh pengirim
pesan/komunikator, pesan ditindaklanjuti dengan sebuah perbuatan oleh penerima
pesan/komunikan dan tidak ada hambatan untuk hal itu (Hardjana, 2003). Gambar berikut
memberikan ilustrasi proses komunikasi. Unsur-unsur/elemen dalam komunikasi efektif : a.

Sumber/pemberi pesan/komunikator(dokter,perawat, admission,Adm.Kasir,dll), adalah orang

yang memberikan pesan. Sumber (yang menyampaikan informasi) : adalah orang yang
menyampaikan isi pernyataannya kepada penerima/komunikan. Hal-hal yang menjadi
tanggung jawab pengirim pesan adalah mengirim pesan dengan jelas, memilih media yang
sesuai, dan meminta kejelasan apakah pesan tersebut sudah di terima dengan baik. (konsil
kedokteran Indonesia, hal.8) Komunikator yang baik adalah komunikator yang menguasai
materi, pengetahuannya luas dan dalam tentang informasi yang yang disampaikan, cara
berbicaranyanya jelas dan menjadi pendengar yang baik saat dikonfirmasi oleh si penerima
pesan (komunikan) b. Isi Pesan, adalah ide atau informasi yang disampaikan kepada
komunikan. Panjang pendeknya, kelengkapannya perlu disesuaikan dengan tujuan
komunikasi, media penyampaian, penerimanya. c. Media/saluran pesan (Elektronic,Lisan,dan
Tulisan) adalah sarana komunikasi dari komunikator kepada komunikan. Media berperan
sebagai jalan atau saluran yang dilalui isi pernyataan yang disampaikan pengirim atau umpan
balik yang disampaikan penerima.Pesan dapat berupa berita lisan, tertulis, atau keduanya
sekaligus.Pada kesempatan tertentu, media dapat tidak digunakan oleh pengirim yaitu saat
komunikasi berlangsung atau tatap muka dengan efek yang mungkin terjadi berupa
perubahan sikap. (konsil kedokteran Indonesia, hal.8). Media yang dapat digunakan: melalui
telepon, menggunakan lembarlipat, buklet, vcd, (peraga) d. Penerima pesan/komunikan
(pasien, keluarga pasien, perawat, dokter, Admission,Adm.) atau audience adalah pihak/orang
yang menerima pesan. Penerima pesan berfungsi sebagai penerima berita.Dalam komunikasi,
peran pengirim dan penerima bergantian sepanjang pembicaraan.Tanggung jawab penerima
adalah berkonsentrasi untuk menerima pesan dengan baik dan memberikan umpan balik
kepada pengirim. Umpan balik sangat penting sehingga proses komunkasi berlangsung dua
arah. (konsil kedokteran Indonesia, hal.8). e. Umpan Balik, adalah respon/tindakan dari
komunikan terhadap respon pesan yang diterimanya. 2. Pemberi pesan/komunikator yang
baik: Pada saat melakukan proses umpan balik, diperlukan kemampuan dalam hal-hal berikut
(konsil kedokteran Indonesia, hal 42): a. Cara berbicara (talking), termasuk cara bertanya
(kapan menggunakan pertanyaan tertutup dan kapan memakai pertanyaan terbuka),
menjelaskan, klarifikasi, paraphrase, intonasi. b. Mendengar (listening), termasuk memotong
kalimat c. Cara mengamati (observation) agar dapat memahami yang tersirat di balik yang
tersurat (bahasa non verbal di balik ungkapan kata/kalimatnya, gerak tubuh). d. Menjaga
sikap selama berkomunikasi dengan komunikan (bahasa tubuh) agar tidak menggangu
komunikasi, misalnya karena komunikan keliru mengartikan gerak tubuh, raut tubuh, raut
muka, dan sikap komunikator. 3. Sifat Komunikasi Komunikasi itu bisa bersifat informasi
(asuhan) dan edukasi (Pelyanan promosi). Komunikasi yang bersifat infomasi asuhan
didalam rumah sakit adalah: a. Jam pelayanan b. Pelayanan yang tersedia c. Cara
mendapatkan pelayanan d. Sumber alternative mengenai asuhan dan pelayanan yang
diberikan ketika kebutuhan asuhan pasien melebihi kemampuan rumah sakit. Akses informasi
dapat di peroleh dengan melalui Customer Service, Admission,dan Website. Sedang
komunikasi yang bersifat Edukasi (Pelayanan Promosi) adalah : a. Edukasi tentang obat.
(Lihat pedoman pelayanan farmasi) b. Edukasi tentang penyakit. (Lihat Pedoman Pasien) c.
Edukasi pasien tentang apa yang harus di hindari. (Lihat Pedoman Pelayanan Fisioterapi d.
Edukasi tentang apa yang harus dilakukan pasien untuk meningkatkan qualitas hidupnya
pasca dari rumah sakit. (Lihat Pedoman PelayananPedoman Gizi, Pedoman Fisioterapi,
Pedoman Farmasi). e. Edukasi tentang Gizi. (Lihat Pedoman Gizi). Akses untuk mendapatkan
edukasi ini bisa melalui medical information dan nantinya akan menjadi sebuah unit PKRS
(Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit). 4. Syarat komunikasi efektif. Syarat dalam
komunikasi efektif adalah: a. Tepat waktu b. Akurat. c. Lengkap d. Jelas. e. Mudah dipahami
oleh penerima, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan (kesalahpahaman). 5. Proses
komunikasi efektif Untuk mendapatkan komunikasi efektif, dilakukan melaui prinsip sebagai

berikut: a. Pemberi pesan secara lisanmemberikan pesan b. Penerima pesan menuliskan

secara lengkap isi pesan tersebut c. Isi pesan dibacakan kembali (Read Back) secara lengkap
oleh penerima pesan. d. Pemberi pesanmemverifikas isi pesan kepada pemberi penerima
pesan. e. Penerima pesan mengklarifikasi ulang bila ada perbedaan pesan dengan hasil
verifikasi Proses komunikasi efektif dengan prinsip, terima, catat, verifikasi dan klarifikasi
dapat digambarkan sebagai berikut: Dalam berkomunikasi ada kalanya terdapat informasi
misalnya nama obat, nama orang , dll. Untuk menverifikasi dan mengklarifikasi, ,maka
komunikan sebaiknya mengeja huruf demi huruf menggunakan alfabeth standart
internasional yaitu: 6. Hukum dalam komunikasi efektif 5 ( lima ) Hukum Komunikasi
Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) terangkum dalam satu
kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti
merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya
bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun
respon positif dari orang lain. Hukum komunikasi efektif yang pertama adalah : a. Respect,
pengertiannya: Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah
sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesanyangkita sampaikan.Jika kita
membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka
kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan
efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
b. Hukum komunikasi efektif yang kedua adalahEmpathy Empati adalah kemampuan kita
untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah
satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk
mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang
lain.Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan
membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Jadi
sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan
memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan
dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima c. Hukum
komunikasi efektif yang ketiga adalahAudible Makna dari audible antara lain: dapat
didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih
dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang
kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan
harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima
dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk
menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan
membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. d. Hukum
komunikasi efektif yang keempat, adalah Clarity Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti
dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu
sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang
berlainan. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai
penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti
keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap
terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa
percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan
timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme
kelompok atau tim kita. e. Hukum komunikasi efektif yang kelima adalah Humble Hukum
kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini
merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai
orang lain, biasanya didasari olehsikaprendahhati yang kita miliki. Sikap Rendah Hati pernah
yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran

Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak
sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan,
lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih
besar. 7. Aspek komunikasi efektif juga meliputi lima hal: a. Kejelasan (Clarity) pesan
yang disampaikan. b. Ketepatan (Accuracy) kebenaran informasi. c. Konteks (Context)
gaya bicara dan pesan disampaikan dalam situas yang tepat. d. Alur (Flow) urutan
pesan atau sistematika penyampaian. e. Budaya (Culture) sesuai dengan bahasa,gaya
bicara, dan norma-etika yang berlaku. 8. Secara tekniks, untuk mencapai komunikasi efektif,
secara verbal komunikasi memainkan teknik vocal : 1. Speed/tempo kecepatan
bicara; variatif, jangan terlalu cepat jangan pula terlalu lambat. 2. Volume tinggi-rendah
nada bicara, disesuaikan dengan karakter dan jumlah audiens. 3. Aksentuasi penekanan
(stressing) pada kata-kata tertentu. 4. Artikulasi kejelasan kata demi kata yang diucapkan.
5. Projection memproyeksikan (mengarahkan) suara sampai ke bagian paling belakang
ruangan tanpa harus berteriak. 6. Pronounciation (Pelafalan) pelafalan kata demi kata
secara jelas dan benar. 7. Repetition (pengulangan) untuk mengulangi kata-kata penting
dengan irama yang berbeda. 8. Hindari gumaman (Intruding Sound) terlalu sering. 9.
Ringkas, namun jelas. Jangan bertele-tele. Secara non-verbal komunikasi dapat dibangun
dengan gesture atau gerakan tubuh, cara berpakaian sesuaikan dengan acara atau suasana, dan
raut wajah. Hasil survei Mechribian & Ferris menunjukkan, dalam komunikasi verbal,
keberhasilan menyampaikan informasi: a. 55% ditentukan oleh bahasa tubuh(body language),
postur, isyarat, dan dan kontak mata. b. 38 % ditentukan oleh nada suara. c. 7 % saja
ditentukan oleh kata-kata. 9. Faktor yang menentukan komunikasi efektif, antara lain: a.
Kepercayaan komunikan terhadap komunikator. b. Kejelasan pesan yang disampaikan. c.
Keterampilan komunikasi komunikator . d. Daya tarik pesan. e. Kesesuaian isi pesan dengan
kebutuhan komunikan. f. Kemampuan komunikan dalam menafsirkan pesan (decoding). g.
Setting komunikasi kondusif atau nyaman dan menyenangkan. 10. Strategi komunikasi
efektif antara lain: a. Menguasai pesan/materi. b. Mengenali karakter komunikan/audiens. c.
Kontak Mata (Eye Contact) d. Ekspresi Wajah. e. Postur/Gerak Tubuh f. Busana yang sesuai
dengan suasana. Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada hal hal tersebut
diatas maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat
membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect),
karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan
dan saling menguatkan dengan menjalankan komunikasi efektif di rumah sakit budi rahayu
blitar. BAB II RUANG LINGKUP Panduan komunikasi efektif ini diterapkan dilingkup
rumah sakit yang ditujukan kepada : 1. Pemberi pelayanan saat memberikan informasi lisan
atau melalui telepon tentang pelayanan, jam operasional, dan proses untuk mendapatkan
pelayanan dirumah sakit kepada masyarakat. 2. Antar pemberi pelayanan didalam dan keluar
rumah sakit. 3. Petugas informasi saat memberikan informasi pelayanan rumah sakit kepada
pelanggan 4. Petugas PKRS saat memberikan edukasi kepada pasien 5. Semua karyawan saat
berkomunikasi via telpon dan lisan Pelaksana panduan ini adalah seluruh pemberi pelayanan,
petugas laboratorium,petugas radiologi, petugas informasi, pelaksana PKRS, dan semua
karyawan di rumah sakit. Dengan tujuan : 1. Mendeskripsikan prosedur untuk memastikan
pesan yang disampaikan komunikator akan sampai pada komunikan dengan benar dan
lengkap 2. Mengurangi kesalahan persepsi akibat komunikasi secara lisan 3. Tercapainya 5
hal pokok, yaitu : 1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan 2. Membuat
pendengar memahami apa yang mereka dengar 3. Membuat pendengar menyetujui apa yang
telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman
yang benar) 4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan
maksud kita bisa mereka terima 5. Memperoleh umpan balik dari pendengar BAB III
TATALAKSANA A. Mekanisme penyampaian informasi ke seluruh rumah sakit 1. Fasilitas

komunikasi di rumah sakit : a. Phone intern Untuk melaksanakan komunikasi yang efektif di
rumah sakit maka rumah sakit menggunakan perangkat switching berupa sentral telepon
otomatis yang mempunyai fungsi menghubungkan antara beberapa tempat.perangkat ini di
sebut PABX ( Private Automatic Branch Exchange ). 1. PABX memberikan dua layanan yaitu
: 1) Komunikasi Internal : Komunikasi Yang Dilakukan Dengan Ruang Lingkup PABX Saja
Tanpa Bantuan Pihak Lain, Atau Biasa Disebut Interkom. 2) Komunikasi Eksternal : Adalah
Komunikasi Yang Dilakukan Extention PABX Dengan Menggunakan Bantuan Pihak Lain
Seperti Atau Operator Telekomunikasi Lain, Contohnya Adalah Proses Penerimaan Telepon
(Incoming Call) Dan Melakukan Panggilan Keluar (outgoing Call) 2. Secara Umum PABX
Berfungsi Untuk Menyediakan Sambungan Telepon Internal Dan Sebagai By Pass Jika Akan
Melakukan Telepon Keluar (Outgoing Call) dan By Pass Jika Datang Panggilan Masuk
(Incoming Call).Penggunaan telepon intern di rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan
efektifitas komunikasi antar bagian yang digunakan untuk kepentingan pelayanan kepada
pasien maupun antar petugas pelayanan di rumah sakit. Di rumah sakit memilliki 220
jaringan telepon intern yang terpasang dan dapat digunakan sebagai alat komunikasi intern di
rumah sakit .. 3. Daftar No Telepon adalah sebagai berikut 4. 001 = Unit
.. ; 002 = Unit . ; dst. b. Line telekomunikasi Adalah saluran
koneksi telepon permanen antara dua titik yang disediakan oleh rumah sakit Kelet yang
digunakan ketika terdapat kebutuhan komunikasi data jarak jauh yang harus dilakukan secara
terus-menerus. Pengertian Line Telepon (Saluran Telepon) : Saluran telepon juga merupakan
perangkat keras yang penting dan diperlukan untuk menghubungkan komputer dengan
internet. Penggunaan saluran telepon ini juga diikuti dengan penggunan modem. Saat ini, kita
tidak harus mendaftar lagi ke ISP, misalnya dengan menggunakan paket Speedy yang secara
langsung dapat melakukan akses internet. c. Fungsi Line Telepon (Saluran Telepon) Fungsi
Line Telepon (Saluran Telepon) untuk menghubungkan komputer dengan internet. d. Fax
Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen
dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon
dengan hasil yang serupa dengan aslinya. Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks
adalah sistem transmisitanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara
mengatur sinarcahayadan foto elektriksel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu
bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya
kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan
dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin
faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak
data (printer).Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan
pengirim harus memiliki. Cara penggunaan mesin fax : 1. Pengirim memasukkan dokumen
yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon
mesin faks yang dituju. 2. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin
faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen
tersebut. 3. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk
kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan
menandainya 0 untuk gelap dan 1 untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu
ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima
tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen
yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya. Kertas yang digunakan dalam
mencetak dokumen melalui mesin fax adalah thermal paper yang peka panas (heat-sensitive
thermal). Thermal Paper adalah kertas yang dipenuhi dengan bahan kimiawi yang akan
berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini biasa digunakan pada pencetak
termal.Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan pewarna yang padat dan
kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan octadecylphosphonic acids.Thermal

paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang cukup tinggi, yaitu bahan pemecah
endokrin. Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak
dapat diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin
terlebih dahulu.Hal ini terjadi karena tintayang digunakan pada kertas faks mudah luntur,
terutama jika disimpan dalam waktu yang lama.Selain itu, kertas tersebut juga mudah
tergulung dan gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari Keunggulan mesin
faks : membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat.
Kekurangan mesin faks : Dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat
elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah
tersebar luas dan digunakan banyak orang. e. E-mail E-mail secara harfiah dapat
didefenisikan sebagai metode pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan melalui
sistem komunikasi elektronik berupa internet. Dari pengertian email tersebut, jelas bahwa
email mulai dari ditulis, dikirim, diterima, sampai dengan dibaca dilakukan secara elektronis.
Email adalah surat elektronik yang dikirim dengan menggunakan internet, seperti layaknya
surat biasa email dapat ditujukan ke perorangan dan kelompok. Email bisa menjangkau
seluruh dunia dengan karena didukung jaringan global. Dengan email maka surat menyurat
dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus menunggu tukang pos datang mengirimkan surat.
Pengirim email ke seluruh dunia tidak dibedakan biayanya baik jarak dekat atau jauh
semuanya sama. Secara sederhana cara kerja email dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Email
dibuat atau ditulis menggunakan MUA (Mail User Agent) atau yang dikenal dengan email
client. 2. Proses pengiriman email tersebut ditangani oleh MTA (Mail Transfer Agent) atau
disebut pula dengan mail server. Email juga membutuhkan alamat agar pesan bisa sampai ke
tujuan. Contoh alamat email misalnya suratemail@yahoo.co.id. Alamat email tersebut terdiri
dari dua komponen yakni identitas dan domain atau provider. Komponen identitas
direpresentasikan oleh rsemail, sedangkan komponen domain atau provider direpresentasikan
oleh yahoo.co.id Keberadaan email memberikan terobosan baru dalam sistem komunikasi
memiliki keunggulan sekaligus kelemahan. Keunggulan dari email dapat dijabarkan sebagai
berikut : 1. Proses cepat mulai dari penulisan atau pengetikan email sampai dengan
pengiriman email hanya membutuhkan beberapa menit. 2. Caranya mudah karena hanya
cukup mengetikkan pesan yang ingin disampaikan dalam komputer. 3. Email dapat dikirim
secara massa ke beberapa orang sekaligus. 4. Dapat mengirimkan file atau dokumen sebagai
lampiran email. 5. Email dapat dibuat dimana dan kapan saja selama ada koneksi dengan
internet baik menggunakan komputer maupun ponsel. 6. Ditinjau dari sisi biaya, email lebih
ekonomis. b. Sementara kelemahan dari email di antaranya adalah : 1. Harus selalu online
atau terhubung ke internet untuk membuat dan mengirimkan email. 2. Harus selalu ingat
username dan password account email. 3. Berpotensi untuk penyebaran virus dan spyware. f.
Web site 1. Pengertian WEB a) Website atau situs rumah sakit sebagai kumpulan halaman
yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara,
video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang
membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan
dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website
tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari rumah sakit saja. Bersifat
dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua
arah berasal dari rumah sakit serta pengguna website.Web site rumah sakit termasuk jenis
website statis karena berisi profil rumah sakit dan dalam sisi pengembangannya hanya bisa
diupdate oleh pihak rumah sakit saja. 2. Fungsi WEB a) Media Promosi : Sebagai media
promosi utama maupun penunjang promosi utama rumah sakit , website dapat berisi
informasi yang lebih lengkap daripada media promosi offline seperti leaflet, brosur, koran
atau majalah. b) Media Pemasaran : Pada rumah sakit Kelet website merupakan media
pemasaran yang cukup baik karena dibandingkan dengan

leafet,brosur,Koran,majalah,TV,radio dan dapat beroperasi 24 jam serta dapat diakses

darimana saja. c) Media Informasi : Website rumah sakit Kelet yang bersifat global dapat
diakses dari mana saja selama dapat terhubung ke internet, sehingga dapat menjangkau lebih
luas daripada media informasi konvensional seperti koran, majalah, radio atau televisi yang
bersifat lokal. d) Media Komunikasi :Web site rumah sakit Kelet dibangun untuk
berkomunikasi seperti forum yang dapat memberikan fasilitas fasilitas bagi para anggotanya
untuk saling berbagi informasi atau membantu pemecahan masalah tertentu.