makalah manajemen perkantoran

PENERAPAN SIM DALAM PERKANTORAN

Diajukan untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah Manajemen Perkantoran

Oleh
Kelompok III
Agus Rukanda 208 800 007
Ahmad Solehuddin 208 800 008
Amy Lesiyana 208 800 009
Dona Matofani Etsa 208 800
Dindin Zainudin 208 800 00

JURUSAN ADMINISTRASI NEGARA /V/A

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG
2010

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi
dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah
perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan
cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat
bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. otomatisasi kantor juga
memberikan fasilitas tugas tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan
organisasi bisnis.Sutau perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu
kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi Karena bagaimanapun kita dituntut
untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan
suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang
cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada
tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini

juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan
keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan
terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya
penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat
melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap
organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan
berbagai aktivitasnya secara elektronis.

BAB II
PEMBAHASAN
A. SISTEM INFORMASI MANAJMEN
Menurut Liang Gie SIM adalah jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu
organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada
pejabat yang berkepentingan . Tanpa sistem keterangan yang baik pimpinan organisasi sulit
memperoleh berbagai keterangan dalam bentuk yang tepat, di tempat yang diperlikan, dan pada
waktu yang singkat. Bahkan tidak adanya suatu sistem akan mengakibatkan terjadinya lalulintas
keterangan yang simpang siur, kekembaran keterangan yang banyak, pembiayaan yang boros,
kehilangan keterangan yang merugikan organisasi. Sistem informasi manajemen tidak selalu di
hubungkan dengan pembuat keputusan semata-mata. Misalnya Haynes dan Messie yang
mengikuti konsepsi Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management
information dalam tiga kategori yaitu :
a. Strategic Planning information (informasi untuk perencanaan yang strategis)
b. Management control information (informasi untuk control oleh pemimpin)
c. Operational information (informasi pengerjaan)
Sedangkan menurut Henry Fayol Fungsi-fungsi manajemen adalah :
a. Perencanaan
Manager merencanakan apa yang akan mereka lakukan
b. Organizing
Mengorganisasikan untuk mencapai tujuan
c. Staffing
Mereka menyusun staf organisasi mereka dengan sumber daya yang di perlukan
d. Directing
Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana
e. Controlling
Mereka mengendalikan sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Model-model sistem yang umum di gunakan oleh kantor yaitu:
a. Sistem lingkaran terbukan: kantor dengan sistem lingkaran terbuka berhubungan dengan
lingkungannya. Begitu pula arus sumber dayanya (sumber daya fisik). Contoh sistem lingkaran
terbuka adalah manufaktur, mengolah bahan mentah menjadi bahan produksi siap pakai. Sedikit
sekali perusahaan yang menggunkan sistem jenis ini karena dengan tidak adanya umpan balik
akan sulit untuk dilakukan control atas produk yang dihasilkan. Pada akhirnya perusahaan akan
bermuara pada kebangkrutan.
b. Sistem lingkaran terteutup: dengan sistem tertutup, proses pengendalian atas produk yang
dihasilkan dapat terus dilakukan.

B. FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka
analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu
dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat
bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang
meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi
yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem
informasi antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai,
tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara
kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan
teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi
biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai
laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat
paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
C. KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi dibangun kedalam enam komponen yang disebut dengan :
1) komponen input (masukan) ;
2) komponen model (proses) ;
3) komponen output (keluaran) ;
4) komponen teknologi ;
5) komponen basis data ;
6) komponen control (pengendalian).
Keenam komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Sistem
informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang
terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi,
komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan
untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan

media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen
dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan
untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk
menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan
mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi, yang
berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai
sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang
diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu
dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air,
debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase
dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
D. PENERAPAN SIMTAP
Model Aliran informasi SIMTAP ini terhubung kebeberapa bagian, bagian-bagian tersebut
kesemuanya terlibat didalam sistem baik itu sebagai pengguna informasi maupun sebagai
penyedia informasi. Seperti yang terlihat pada Gambar Arus Informasi, Informasi bermula dari
bagian loket pelayanan yang melayani proses pendaftaran, pembayaran, penyerahan berkas dan
informasi kemudian ke bagian Back Office untuk mendata berkas yang diajukan oleh pemohon.
Semua kegiatan / proses tersebut di kontrol oleh koordinator SIMTAP dan penyediaan media
informasi kepada masyarakat untuk mengetahui status dokumen bagi masyarakat yang
mengajukan permohonan.

Gambar Aliran Informasi SIMTAP

Sistem Informasi Satu Atap Yang Sedang Berjalan SIMTAP secara umum merupakan suatu
sistem yang terintegrasi, yang terdiri dari Sistem Perangkat Keras dan Sistem Perangkat Lunak
Komputer. Sistem Perangkat Keras yang digunakan dalam SIMTAP merupakan sistem komputer
berbasis PC beserta segala perlengkapannya, yang terintegrasi ke dalam suatu Sistem Jaringan
Kerja Local (LAN = Local Area Network) dengan sistem operasi jaringan Microsoft Windows
NT. Sistem perangkat lunak SIMTAP merupakan suatu program aplikasi yang dibuat secara
khusus dan berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Sistem ini dibuat dengan
mempertimbangkan aspek kemudahan penggunaan oleh pemakai tanpa mengurangi nilai estesis
dalam kenyamanan tampilan layar. Aplikasi SIMTAP dikendalikan melalui Sistem Menu yang
mudah dimengerti, untuk mengantisipasi kemungkinan kesalahan dalam penggunaannya serta
dirancang sebagai interaktif sistem, dimana user dapat langsung berkomunikasi dengan komputer
untuk mengakses data kepegawaian dan response oleh komputer diberikan dalam bentuk suatu
tampilan sebagai tanggapan terhadap input yang dimasukan. Dengan sistem yang interaktif ini
diharapkan user akan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya dalam waktu
yang sesingkat-singkatnya. Hasil informasi ini dapat terakumulasi dalam suatu bentuk laporan
dan grafik, dimana bentuk laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan melalui media layar
maupun pada cetakan media printer. Dalam pemberian layanan kepada masyarakat, SIMTAP
merupakan sistem layanan satu atap yang mengintegrasikan 9 layanan perizinan yang terdiri
dari :Layanan IMB, Layanan SIUJK, Layanan Izin Usaha Perternakan (IUP), Layanan Izin
Usaha Perluasan Perternakan (IUPP) Layanan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Layanan
Surat Izin Tempat Usaha (SITU), Layanan Tanda Daftar Industri Kecil (TDI), Layanan Tanda
Daftar Perusahaan (TDP), Layanan Tanda Daftar Gudang (TDG). Selain ke-9 layanan di atas,
SIMTAP ini juga menyediakan fasilitas Kas, dimana semua proses pembayaran yang dilakukan
di Kantor memberatkan.Pemerintah daerah menyadari manfaat dari perijinan usaha. Dari sudut
pandang mereka, data tentang jumlah perusahaan setempat akan melindungi perusahaan tersebut
dan sekaligus juga memungkinkan pemerintah untuk menyusun Perda,kebijakan, dan program
baru yang terkait dengan dunia usaha. Untuk mencapai pelayanan umum yang prima kepada
masyarakat, maka Kabupaten OKI mengembangkan konsep pelayanan satu atap yang telah
dimiliki. Konsep Sistem Informasi Manajemen Satu Atap Kabupaten Ogan Komering Ilir (OKI)
dititik beratkan pada kataservices atau pelayanan, sedangkan ICT(digital) diposisikan sebagai
komponen pendukung (supporting) dan enabler. Aspirasi, kebutuhan dan kemampuan
masyarakat sebagai customer atau pelanggan selalu menjadi pemicu (trigger) dan penggerak
(driver) perbaikan proses kerja dan penyesuaian jenis keragaman layanan ICT yang diperlukan
oleh pemerintah Kabupaten OKI dimana konsep tersebut akan mengarah pada penyelenggaraan
pemerintah yang baik (good govermmance). Prinsip knowing your customer selalu menjadi
pegangan pemerintah Kabupaten OKI dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Keragaman masyarakat mempengaruhi aspirasi, tingkat kebutuhan dan kemampuannya, namun

masyarakat secara luas memiliki kesamaan harapan dan keinginan terhadap pelayanan publik.
Misalnya saja seluruh masyarakat berharap terhadap pelayanan yang murah, handal dan dapat
dipercaya. Begitu banyak upaya yang dilakukan pemerintah Kabupaten OKI dalam upaya
memenuhi keinginan masyarakat dengan berupaya memberikanlayanan yang murah, handal dan
berkualitas.

BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu,
apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model
matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan
saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi
Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep
SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk
tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

DAFTAR PUSTAKA
Davis Gordon.B., Sistem Informasi Manajemen. Jakarta :PT.Pustaka Binaman Pressindo,1998.

The Gie. Liang, Administrasi perkantoran Modern. Jogjakarta:Liberti, 2000

P. Siagian Sondang. 2008. Filsafat Administrasi. Jakarta: CV Haji Masagung, h. 103
W. Haynes Warren & Massie Joseph, Management: Analysis, Concepts, and Cases, 1969, p.672
http://mustofaabihamid.blogspot.com/2010/07/komponen-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://mustofaabihamid.blogspot.com/2010/07/komponen-sistem-informasimanajemen/SIMTAP/-sim.html
http://rukandabanget.blogspot.com/2010/10/makalah-manajemen-perkantoran.html

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.
2.
3.
4.

A. Latar Belakang Masalah

Setiap bentuk organisasi apapun namanya mempunyai suatu tujuan yang dalam hal ini kita
sebutkan tujuan pokok atau tujuan utama. Kegiatan ini yang dilakukan untuk mencapai tujuan pokok
disebut kegiatan pokok atau kegiatan utama.masalahnya bagaimana mempertautkan semua jenis kegiatan
tersebut agar dapat mendukung tercapainya tugas pokok. Disinilah peranan manajemen yang aktivitasnya
dilaksanakan dengan bantuan berbagai macam pekerjaan kantor (aktivitas kantor).
Dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kantor perlu adanya peranan pekerjaan kantor agar
dapat melancarkan perkembangan Organisasi Kegiatan Kantor sebagai suatu keseluruhan karena
fungsinya sebagai pusat ingatan. Pusat kegiatan dan pengembangan pekerjaan kantor yang semakin luas
dan rumit serta dapat menentukan azas yang paling tepat agar tercapai efektifitas dan efisiensi pekerjaan
perkantoran guna meliputi perencanaan sampai penguasaan dalam menyelesaikan kegiatan kantor yang
sangat memerlukan bagian kegiatan operatif kantor agar dapat lebih berdaya guna.
Beberapa masalah yang perlu diperhatikan dalam manajemen perkantoran sebagai salah satu
unsur dari Administrasi :
sejauh mana kecakapan individual dapat mendukung ketrampilan yang dibutuhkan untuk keperluan
aktivitas pekerjaan kantor.
seberapa luas materi berbagai mata pelajaran atau bidang studi lain saling berhubungan dengan
manajemen perkantoran
alat ukur mana paling tepat untuk mengetahui tingkat ketrampilan manajemen perkantoran pada
berbagai bentuk organisasi.
sampai berapa jauh hubungan atau dukungan dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan usaha atau tugas
pokok suatu organisasi.
B. Tujuan Penulisan
Mengetahui segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kantor.
Menginformasikan ruang lingkup dari keseluruhan pekerjaan perkantoran
Memberikan catatan dan laporan tentang aktivitas kantor
Menyampaikan dengan berbagai cara yang meliputi penyelenggaraan perkantoran

Mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang keperluan yang menyangkut
pekerjaan/kegiatan kantor.
Membantu memudahkan tujuan dilakukan kegiatan perkantoran
Meneliti sumber-sumber yang berkaitan erat dengan kegiatan perkantoran.
C. Batasan Masalah
Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dari manajemen perkantoran karena sangat
menentukan kelancaran roda organisasi. Fungsi ini mengatur lebih lanjut mengenai wewenang
mengetahui kedudukan tugas dan fungsinya yang merupakan suatu kegiatan pembangian tugas menurut
sidang atau bagian dari kantor sehingga tak ada pekerjaan yang tertinggal atau berulang kali dikerjakan.
Dalam kegiatan ini tertinggal disimpulkan bahwa penggorganisasian meliputi pembagian kerja yang
sangat erat hubungan dengan pegawai kantor (personal kantor).
Personal kantor adalah orang yang melakukan pekerjaan disuatu kantor merupakan unsur yang
sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu kantor bergantung pada orang/personal yang ada di
dalamnya kerena unsur lain seperti uang, peralatan, metode, mesin dan pasar tidak ada artinya bila tidak
didukung oleh personal kantor yang kompeten/karyawan yang memiliki potensi dalam bekerja di kantor.
D. Metode Penulisan
Metode penulisan ini ditulis melalui diskusi, mencari tahu dari sumber-sumber lain seperti buku
dan menghimpun, mencatat serta mengolah catatan sehingga jadi suatu kesatuan yang dapat
dipublikasikan.

BAB II
HAKEKAT KESEKRETARIATAN

a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
c.
d.

A. Asal Usul Kesekretariatan

Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat, yang berarti kantor atau tempat. Berikut ini ada
beberapa pendapat tentang pengertian sekretariat, yang dikemukakan oleh beberapa ahlinya.
1.
Websters dalam buku New Words Dictionary, menyatakan
Kantor atau kedudukan seorang sekretaris
Kantor atau tempat dimana sekretaris melakukan pekerjaan
Pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
Pegawai atau kelompok sekretaris.
Funk and Wagnals, dalam buku Standard of Dictionary of the English Language, mengutarakan :
Kedudukan seorang sekretaris
Tempat, dimana seorang sekretaris melakukan pekerjaannya dan memelihara warkat-warkat dinasnya.
Seluruh pegawai dari para sekretaris di dalam kantor khususnya departemen yang dipimpin oleh
sekretaris pemerintahan
Badan administrasi semula Liga Bangsa-bangsa, sekarang Perserikatan Bangsa-bangsa yang terdiri dari
Sekretaris Jenderal, para pegawai dan para sekretarisnya.
Dari uraian diatas pendapat tersebut tentang pengertian sekretariat, dapat disimpulkan bahwa
sekretariat berarti tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi satuan organisasi dimana
sekretaris melakukan tugas dalam bidang perkantoran. Dapat juga disimpulkan bahwa sekretaris agalah
satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dna
bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai
dengan lebih lancar.
B. Pengertian Kesekretariatan
Berdasarkan beberapa pengertian yang telah diuraikan diatas, maka dapat disimpulan bahwa
kesekretariatan berarti keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian penataan terhadap pekerjaan

perkantoran dan tugas-tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
Dapat juga diartikan bahwa kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan oleh sekretaris. Jadi
kesekretariatan menunjukkan kegiatannya dan tata kerjanya, sedangkan sekretaris adalah orang yang
melakukan pekerjaan atau kegiatan kesekretariatan.
C. Fungsi dan Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan, meliputi berbagai hal, yaitu :

1. Mengadakan pencatatan atau recording dari semua kegiatan manajemen. Seluruh hasil pencatatan
akan dijadikan sebagai pertanggung jawaban dan sumber informasi serta dilakukan menurut suatu
sistem yang telah ditentukan. Pencatatan juga harus dilaksanakan dengan tepat guna dan tepat
waktu.

2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan

3. Sebagai alat komunikasi perusahaan atau organisasi.
4. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusahaan atau organisasi.
5. Sebagai pusat dokumentasi/master file.
Sedangkan administrasi kesekretariatan antara lain bertujuan :

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, baik secara intern maupun
extern.

2. Mengamankan kerahasiaan organisasi/perusahaan.

3. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi/ perusahaan, yang mempunyai
kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksanaan fungsinya, yaitu : planning,
organizing, actuating, controling.

D. Lingkup Kegiatan Kesekretariatan

Pada dasarnya kegiatan dalam bidang sekretariat, meliputi :

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan

surat menyurat, terdiri dari :

pembuatan surat
penerimaan surat
pengolahan surat
pendistribusian surat
penyimpanan warkat/surat

2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun ekstern

3. Menyelenggarakan rapat

4. Menyelenggarakan hal-hal yang bersifat rahasia

5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan
6. menyelenggarakan tugas bantuan lainnya yang sifatnya menunjang pelaksanaan tugas pokok.
E. Jenis Kegiatan Kesekretariatan
Kegiatan kesekretariatan tercermin dalam 6 pola perbuatan seperti berikut :

1. Menghimpun, mencari dan mengusahakan keterangan atau data yang diperlukan

2. Mencatat : membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis, keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah : mengerjakan/memproses keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang

lebih berguna.

4. Menggandakan : memperbanyak dokumen dengan cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim : menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan : menymipan dokumen di tempat tertentu yang aman.

BAB III
HAKEKAT KANTOR
A. Pengertian Kantor
Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor yang berarti tempat/ruang untuk melakukan
pekerjaan tulis menulis, badan usaha/ instansi, atau gedung yang menjadi pusat kegiatan ketatausahaan.
Ada dua jenis kantor, yaitu kantor statis menggambarkan gedung dan fasilitas perlengkapannya
yang menangani informasi, sedangkan kantor dinamis melekat pada kegiatannya atau pusat pengelolaan
tata usaha.
Gedung kantor merupakan tempat untuk mengolah informasi dengan bantuan peralatan seperti
meja, kursi, mesin dan pegawai. Sedangkan kantor dalam arti statis adalah fisik gedung, peralatan dan
perabot yang digunakan para pegawai dalam proses produksi.
Menurut Drs. A.S. Moenir :
a. Kantor berupa bangunan yang berfungsi sebagai yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang
berada di tempat itu.
b. Jenis kantor yang dilakukan id Kantor pada umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi
c. Di kantor terdapat alat kerja seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin ganda, dan perlengkapan seperti
meja, lemari, rak buku, kursi, serta fasilitas seperti lampu, air, telepon dll.
G.R. Terry merumuskan tentang adanya kegiatan kantor yang dinamis, diantaranya :
a. pembuatan warkat-warkat tertulis
b. pembuatan laporan-laporan
c. penyajian data-data obyektif dari hasil pengolahan fakta-fakta yang akurat
d. penetapan tindakan lebih lanjut dalam bentuk kebijaksanaan yang dirumuskan dalam keputusan.

Prof. Dr. Prayudi Prawirosudirdjo menjelaskan pengertian kantor dalam bahasa Inggris :
jiban, tugas atau fungsi
an
as atau ruang tempat menjalankan aktifitas
elayanan
pekerjaan, komposisi dari urusan tertentu
at, gedung yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha.
Jadi kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf, personil dan operasi ketatausahaan guna
membantu pimpinan.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

B. Jenis-jenis yang dikelola Kantor

Menurut Leffing Well & Robinson :
menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
membuat rekening
surat menyurat
menyimpan warkat
menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai
mengurus dan membagi serta mengirim surat
memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
Menurut G.R. Terry :
mengetik
menghitung
memeriksa
menyimpan warkat
menelpon
menggandakan
mengirim surat

C. Syarat Pegawai Kantor

Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah maupun
suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masingmasing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan
industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat :
1. Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi
2. Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.
3. Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali dari :
* sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara
* sifat bersih dan rapi
* sifat luwes dan berbusana serasi
* sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
* kemampuan dan ketrampilan
* sifat kerohanian

BAB IV
PENATAUSAHAAN PERABOT KANTOR

http://penerjemah-mr-rujito1.blogspot.com/2012/02/makalah-manajemenperkantoran.html