OTOMATISASI TATA

KELOLA KEPEGAWAIAN
(C3) KELAS XI

Penulis :
Dra. Nur Ainiyah, MM

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA
KEPEGAWAIAN
SMK/MAK Kelas XI
Penulis : Dra. Nur Ainiyah, MM
Editor : Tim Quantum Book
Perancang sampul : Tim Quantum Book
Perancang letak isi : Tim Quantum Book
Penata letak : Tim Quantum Book
Ilustrator : Tim Quantum Book
Tahun terbit : 2019
ISBN : 978-623-7216-08-7
Alamat : Jl. Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe
Photoshop CS3.
Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)
B5 (17,6 × 25) cm
viii+ 212 halaman

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.

Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun
tanpa izin tertulis

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang

Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.
1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan
perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau
Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-
masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling
sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara
paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak
Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan,
mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan
atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling
banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
 Kata Pengantar

Puji Syukur ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya
sehingga penyusunan Buku Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian ini dapat diselesaikan.
Buku ini disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) kelas XI Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Buku ini telah
disesuaikan dengan Kurikulum 2013, dilengkapi KI & KD terbaru, selaras dengan industri (Link
and Match), pembelajaran berbasis STEM (Science, Technology, Engineering and Mathematics)
dan HOTS, serta mengikuti teknologi informasi dari kebangkitan Revolusi Industri 4.0 (4rd
Industrial Revolution) dan isu manajemen global.
Di dalam buku ini, terkandung aktualisasi materi yang disajikan dengan bahasa yang
lugas, ilustrasi gambar, soal latihan, serta tugas proyek untuk memudahkan peserta didik
dalam memahami setiap pembahasan, dari pembahasan umum ke pembahasan khusus.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang telah membantu. Semoga buku ini dapat digunakan sebagai bahan
ajar keberhasilan proses belajar mengajar dan dapat mencapai sasaran pembelajaran serta
bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surabaya, April 2019

Penulis

Kata Pengantar iii

 Daftar Isi

Bab 1 Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian..................................................... 1

A. Pengertian Administrasi................................................................................................... 3
B. Pengertian Tenaga Kerja .................................................................................................. 3
C. Pengertian Pegawai .......................................................................................................... 4
D. Administrasi Kepegawaian ............................................................................................. 6
E. Prinsip-Prinsip Kepegawaian.......................................................................................... 7
F. Fungsi Administrasi Kepegawaian................................................................................ 8
G. Asas-Asas Pegawai ASN/PNS .......................................................................................... 10
H. Tujuan Administrasi Kepegawaian................................................................................ 12
I. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian............................................................... 13
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 14

Bab 2 Regulasi Kepegawaian....................................................................................... 21

A. Pengertian Regulasi Kepegawaian............................................................................... 23
B. Regulasi Kepegawaian di Indonesia............................................................................. 23
C. Regulasi Kepegawaian bagi ASN/PNS......................................................................... 26
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 33

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaian................................................................... 39

A. Sistem Administrasi Kepegawaian................................................................................ 41
B. Sistem Kepegawaian Negara.......................................................................................... 44
C. Sistem Pengangkatan Pegawaian................................................................................. 46
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 51

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai.................................................................... 57

A. Pengertian Formasi............................................................................................................. 59
B. Perencanaan dan Formasi................................................................................................ 59
C. Tujuan Penetapan Formasi.............................................................................................. 61
D. Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi............................................................................ 62
E. Sistem Penyusunan Formasi........................................................................................... 63
F. Proses Penyusunan Formasi............................................................................................ 64
G. Faktor-Faktor Penyusunan Formasi.............................................................................. 65
H. Pembuatan Dokumen Perencanaan Kebutuhan Pegawai................................... 67
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 76

Bab 5 Pengadaan Pegawai........................................................................................... 83

A. Pengertian Pengadaan Pegawai.................................................................................... 85
B. Tahap-Tahap Pengadaan Pegawai................................................................................ 87
C. Prosedur Pengadaan Pegawai........................................................................................ 91
D. Pembuatan Dokumen Pengadaan Pegawai.............................................................. 93
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 98

iv
Bab 6 Sumpah atau Janji Pegawai.............................................................................. 105
A. Kode Etik................................................................................................................................. 107
B. Sumpah Janji Pegawai....................................................................................................... 111
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 119

Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawai................................................................. 125

A. Pengertian Pangkat dan Jabatan Pegawai................................................................ 127
B. Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional.............................................................. 129
C. Prosedur Kenaikan Pangkat dan Jabatan .................................................................. 131
D. Menyusun Dokumen DUK Pegawai ............................................................................ 137
E. Membuat DUK Pegawai.................................................................................................... 139
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 142

Bab 8 Pengembangan Karier Pegawai........................................................................ 147

A. Definisi Pola Karier.............................................................................................................. 149
B. Tujuan Pembinaan Karier................................................................................................. 149
C. Sistem Karier......................................................................................................................... 152
D. Pengertian Pengembangan Karier Pegawai ............................................................. 153
E. Jenis Sarana Pengembangan Karier Pegawai........................................................... 154
F. Tujuan Pengembangan Karier........................................................................................ 154
G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Karier ............................... 155
H. Manfaat Pengembangan Karier..................................................................................... 156
I. Manfaat Pengembangan Karier..................................................................................... 157
J. Pembuatan Dokumen Promosi/Mutasi dengan Menggunakan Komputer.. 160
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 164

Bab 9 Penilaian Kinerja Pegawai................................................................................. 171

A. Pengertian Penilaian Kinerja........................................................................................... 173
B. Tujuan Penilaian Kinerja................................................................................................... 174
C. Unsur-Unsur Penilaian Kinerja........................................................................................ 176
D. Pejabat Penilaian dan Tata Cara Penilaian.................................................................. 179
E. Penyampaian Penilaian dan Pengajuan Keberatan................................................ 180
F. Pembuatan Dokumen Penilaian Kinerja..................................................................... 181
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 184

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai................................................................ 189

A. Pengertian Gaji..................................................................................................................... 191
B. Pengertian Tunjangan....................................................................................................... 193
C. Sistem Penggajian.............................................................................................................. 195
D. Menyusun Daftar Penggajian dan Tunjangan ......................................................... 196
E. Prosedur Kenaikan Gaji Berkala dan Kenaikan Istimewa...................................... 197
F. Membuat Dokumen Kenaikan Berkala....................................................................... 199
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 202

v
 Daftar Gambar
Bab 1 Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian ............................................................................. 1
Gambar 1.1 Tenaga Kerja...................................................................................................................................... 4
Gambar 1.2. Struktur Aparatur Negara ........................................................................................................... 4
Gambar 1.3. Struktur Pegawai Republik Indonesia .................................................................................... 5
Gambar 1.4. Upacara Aparatur Negara ........................................................................................................... 9
Gambar 1.5. Logo KORPRI .................................................................................................................................... 10
Gambar 1.6. Diklat Pegawai ............................................................................................................................... 11
Gambar 1.7. Hubungan Kerja Pegawai .......................................................................................................... 13

Bab 2 Regulasi Kepegawaian .............................................................................................................. 21
Gambar 2.1. Netralitas PNS.................................................................................................................................. 31

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaia.............................................................................................. 39
Gambar 3.1. Mekanisme Pengangkatan Jabatan Fungsional ................................................................ 41
Gambar 3.2. Kementerian PAN .......................................................................................................................... 42
Gambar 3.3. Gedung BKN .................................................................................................................................... 42
Gambar 3.4. Gedung LAN ................................................................................................................................... 43
Gambar 3.5. BKD Provinsi Jawa Timur ............................................................................................................ 44
Gambar 3.6. Fungsi Pegawai ASN ..................................................................................................................... 48
Gambar 3.7. Pengangkatan PNS ....................................................................................................................... 48
Gambar 3.8. Kenaikan pangkat PNS ................................................................................................................ 50

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai............................................................................................. 57

Gambar 4.1. Kebijakan Strategis Dasar Kebutuhan Kelembagaan dan Kepegawaian................... 60
Gambar 4.2. Alur Penetapan Formasi Pegawai ............................................................................................ 62
Gambar 4.3. Penyusunan Kebutuhan PNS .................................................................................................... 63
Gambar 4.4. Alur Proses Penyusunan Formasi CPNS ................................................................................. 65

Bab 5 Pengadaan Pegawai................................................................................................................... 83

Gambar 5.1. Rekrutmen pegawai...................................................................................................................... 85
Gambar 5.2. Seleksi pegawai .............................................................................................................................. 87
Gambar 5.3. Pengangkatan pegawai .............................................................................................................. 88
Gambar 5.4. Job evaluation ................................................................................................................................ 89
Gambar 5.5. Penyusunan Rencana Kerja ....................................................................................................... 93
Gambar 5.6. Bagan Perspektif SIMPEG Kinerja ............................................................................................ 94
Gambar 5.7. Tampilan SIMPEG berbasis Excel .............................................................................................. 96

Bab 6 Sumpah atau Janji Pegawai.................................................................................................... 105
Gambar 6.1. Kode etik PNS .................................................................................................................................. 107
Gambar 6.2. Panca Prasetya KORPRI................................................................................................................. 108
Gambar 6.3. Pelaksanaan Upacara ................................................................................................................... 108
Gambar 6.4. Acara Sosialisasi Program Kerja ................................................................................................ 109
Gambar 6.5. Kunjungan kerja Bupati................................................................................................................ 110
Gambar 6.6. Menjalin Hubungan Kerja dengan Rekan Seprofesi ......................................................... 110
Gambar 6.7. Pengambilan Sumpah/Janji PNS ............................................................................................. 112
Gambar 6.8. Pengangkat Sumpah/Janji PNS ................................................................................................ 113
Gambar 6.9. Pengambil Sumpah/Janji PNS .................................................................................................. 114

vi Daftar Gambar
Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawa........................................................................................ 125
Gambar7.1. Tanda Pangkat PNS......................................................................................................................... 127
Gambar7.2. Alur Kenaikan Pangkat PNS ........................................................................................................ 131
Gambar 7.3. Kenaikan Pangkat Prajurit Wajib .............................................................................................. 132
Gambar 7.4: Kenaikan pangkat pengabdian diberikan anggota polisi yang menjelang
pensiun ............................................................................................................................................. 132
Gambar 7.5. Kenaikan pangkat Anumerta .................................................................................................... 133
Gambar 7.6. Tampilan SIMPEG berbasis Excel .............................................................................................. 140

Bab 8 Pengembangan Karier Pegawai.............................................................................................. 147
Gambar 8.1. Pola Karier Pegawai ASN .............................................................................................................. 149

Bab 9 Penilaian Kinerja Pegawai...................................................................................................... 171

Gambar 9.1. Performance PNS............................................................................................................................ 173
Gambar 9.2. Alur Penyusunan Penilaian Kinerja.......................................................................................... 177
Gambar 9.3. Unsur Penilaian Kinerja PNS....................................................................................................... 178
Gambar 9.4. Proses Penyusunan SKP PNS .................................................................................................... 178

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai....................................................................................... 189
Gambar 10.1. Tunjangan PNS.............................................................................................................................. 194
Gambar 10.2. Tampilan Aplikasi Sistem Gaji Berkala.................................................................................. 200

vii
 Daftar Tabel

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaia........................................................................................... 39

Tabel 3.1. Eselon dan Jenjang Pangkat Jabatan struktural ..................................................................... 49

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai......................................................................................... 57

Tabel 4.1. Formulir G Penghitungan Beban Kerja ....................................................................................... 71
Tabel 4.2. konversi waktu kerja efektif 5 hari kerja ..................................................................................... 72

Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawa........................................................................................ 125

Tabel 7.1. Urutan Golongan Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil........................................................... 128
Tabel 7.2. Urutan Golongan Kepangkatan ABRI .......................................................................................... 129

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai...................................................................................... 189

Tabel 10.1. Gaji Pokok PNS tahun 2018 Pengaturan tentang gaji ......................................................... 192
Tabel 10.2. Perbandingan Sistem Gaji Skala Tunggal dan Skala Ganda.............................................. 196

viii
 B AB

1 Ruang Lingkup
Administrasi Kepegawaian

Kompetensi Dasar
1. Memahami administrasi kepegawaian
2. Melakukan pengelompokkan administrasi kepegawaian

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 1

 Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, siswa diharapkan mampu:
1. Menjelaskan pengertian administrasi
2. Menjelaskan pengertian tenaga kerja pada umumnya
3. Menjelaskan pengertian pegawai
4. Mengemukakan pengertian administrasi kepegawaian
5. Menguraikan prinsip-prinsip administrasi kepegawaian
6. Menerangkan fungsi administrasi kepegawaian
7. Menjelaskan asas pembinaan pegawai
8. Melakukan identifikasi ruang lingkup administrasi kepegawaian
9. Mengelompokkan ruang lingkup administrasi kepegawaian

Peta Konsep

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Pengertian Tenaga Kerja

Pengertian Pegawai

Ruang Lingkup Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi
Kepegawaian
Prinsip-Prinsip Administrasi Kepegawaian

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Asas Pembinaan Pegawai

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

2 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 Materi Pembelajaran

A. Pengertian Administrasi

Definisi Administrasi adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Berikut adalah pengertian administrasi
dari beberapa ahli, antara lain:
1. Arthur Grager
Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
2. George Terry
George Terry berpendapat bahwa administrasi adalah perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
Menurut pandangan Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, Administrasi negara melakukan
fungsi bantuan pemerintah berarti pemerintah (pejabat) tidak dapat memenuhi tugas-
tugas tanpa administrasi negara.
4. Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian menjelaskan bahwa administrasi adalah keseluruhan dari proses
kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
5. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, definisi administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan
yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan
tertentu.

B. Pengertian Tenaga Kerja

Tenaga kerja adalah penduduk dalam usia kerja yang siap melakukan pekerjaan, antara
lain mereka yang sudah bekerja, mereka yang sedang mencari pekerjaan, mereka yang
bersekolah, dan mereka yang mengurus rumah tangga (MT Rionga & Yoga Firdaus, 2007:2).
Menurut pendapat Sumitro Djojohadikusumo (1987), arti tenaga kerja adalah semua
orang yang bersedia dan sanggup bekerja, termasuk mereka yang menganggur meskipun
bersedia dan sanggup bekerja dan mereka yang menganggur terpaksa akibat tidak ada
kesempatan kerja.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 3

Gambar 1.1. Tenaga Kerja
Sumber: https://www.google.com
Kebutuhan akan tenaga kerja itu dapat juga disebut sebagai kesempatan kerja.
Kesempatan kerja itu sendiri adalah suatu keadaan yang menggambarkan terjadinya lapangan
kerja (pekerjaan) untuk diisi pencari kerja.
Kesempatan kerja di Indonesia dijamin dalam UUD 1945 pada pasal 27 ayat 2 yang
berbunyi “Tiap-tiap warga negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak”. Dari
bunyi UUD 1945 pasal 27 ayat 2 itu jelas bahwa pemerintah Indonesia untuk menciptakan
lapangan kerja bagi anggota masyarakat karena hal ini berhubungan dengan usaha masyarakat
untuk mendapat penghasilan.

C. Pengertian Pegawai

Dinyatakan pada pasal 3 undang-undang Nomor 8 tahun 1974 yang menyatakan,

“Pegawai Negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat yang penuh
kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, negara, pemerintah,
dan pembangunan.”

Gambar 1.2. Struktur Aparatur Negara

Sumber: https://www.google.com

4 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara disebutkan bahwa
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil
dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
Pegawai Aparatur Sipil Negara (Pegawai ASN) adalah pegawai negeri sipil dan pegawai
pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian dan
diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan
digaji berdasarkan Peraturan Perundang-undangan. Selanjutnya, yang dimaksud dengan
Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu
untuk diangkat sebagai Pegawai. ASN secara tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian
untuk menduduki jabatan pemerintahan. Sedangkan, yang dimaksud dengan Pegawai
Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) adalah warga negara Indonesia yang memenuhi
syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu
dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.

Gambar 1.3. Struktur Pegawai Republik Indonesia

Sumber: Zainun (2004: 24).

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 5

 D. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada dasarnya adalah proses yang paling dasar dalam
pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Hal ini dilakukan
dengan cara mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau
perlengkapan dari administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personal
(Depdikbud, 1994:41).
1. Perumusan Administrasi Kepegawaian
Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai Ilmu
Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak
penerimaanhingga pemberhentiannya.
b. Sebagai Proses
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian “kebijakan politik kepegawaian”
atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang
digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c. Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha
kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang meliputi
kegiatan: (a) merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik dan (b)
menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran
pokok/kebijaksanaan politik.
d. Sebagai Seni
Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan
cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh
hasil dan jasa yang maksimal, baik mengenai jumlah maupun mutunya.
Menurut Sondang P. Siagian (2002:2), administrasi kepegawaian adalah
keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi
kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang
berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Kegiatan-
kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi;
1. analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
2. rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
3. training;
4. penggajian;
5. employee counselling;
6. personnel relations;
7. disiplin dan moral; dan
8. catatan kepegawaian.

6 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 E. Prinsip-Prinsip Kepegawaian

Prinsip-prinsip kepegawaian ada berbagai macam, yaitu:

a. Prinsip Kemanusiaan
Prinsip kemanusiaan sudah cukup dilaksanakan dengan baik karena telah diberikan
waktu cuti dan tunjangan untuk anak dan istri. Pangkat yang lebih tinggi pun tidak
bertindak sewenang-wenang, artinya para PNS bisa pulang sesuai jadwal pulang kantor.
b. Prinsip Demokrasi
Kadang belum terlaksana dengan baik. Memang bawahan mempunyai sarana
untuk berpendapat, namun biasanya tetap saja kurang diperhatikan oleh pejabat atasan.
Tetapi, rencana saluran untuk keberatan berjalan lumayan baik.
c. The Right Man on the Right Place
Seringkali prinsip ini tidak berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan banyak
sekali pegawai yang tidak bekerja sesuai dengan keahliannya, kecuali dalam pekerjaan
tertentu yang memang harus ditangani oleh orang yang ahli, misalnya bagian teknik
yang mungkin orang yang tidak berpendidikan itu tidak bisa melakukannya. Banyak
sekali pegawai-pegawai yang dulu kuliahnya di bidang A menjadi bekerja di bidang B.
Contohnya, A kuliah di jurusan teknik geologi, tetapi bekerja di bidang kesekretariatan
di kecamatan yang kerjaannya mengurusi surat-surat. Jelas posisi ini sangat tidak
tepat. Oleh karena itu, posisi yang tidak tepat ini menjadikan pegawai tersebut tidak
menggunakan keahlian yang seharusnya dia pakai dalam pekerjaannya sehingga
keahlian itu tidak digunakan secara efektif.
d. Equal Pay for Equal Work
Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil apabila menerima gaji yang sama
besar dengan performa pekerjaan yang telah mereka lakukan. Untuk mengetahui
digaji secara adil atau tidak, haruslah dilakukan analisis keadaan kantor si pegawai,
seperti banyaknya staff yang ada, jabatan apa saja yang ada, gaji yang diterima oleh
tiap orang, dan kenaikan (gaji/jabatan) atas prestasi yang telah dilakukan. Hal itu
kemudian dibandingkan dengan gaji pegawai lainnya di kantor tersebut sehingga bisa
diperhitungkan apakah gaji yang diberikan adil atau tidak.
e. Prinsip Kesatuan Arah
Prinsip kesatuan arah ini berlandaskan Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV. Dalam
alinea tersebut, tugas yang diamanatkan pemerintah adalah agar menjadi bangsa
yang mempunyai satu kesatuan yang utuh. Dengan adanya prinsip kesatuan arah itu,
diharapkan bisa mencapai kesejahteraan masyarakat Indonesia secara menyeluruh.
Namun, pelaksanaannya belum tercapai karena kesejahteraan masyarakat belum
merata sehingga sangat harus dikoordinasi lebih baik lagi agar dapat mencapai prinsip
kesatuan arah dan tercipta kesejahteraan.
f. Prinsip Kesatuan Tujuan
Maksudnya adalah tujuan organisasi yang dimuat dalam visi misi dari perusahaan
harus jelas. Hal itu digunakan sebagai acuan gerak dan program kerja. Kesatuan tujuan
ini adalah kunci pokok keberhasilan suatu perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 7

g. Prinsip Komando
Komando berarti ada pimpinan yang mengarahkan dan lebih baik komandonya
tunggal agar fokus pada tujuan perusahaan. Pada pelaksanaannya, prinsip komando
berjalan dengan baik karena pimpinan dari setiap bidang memang tunggal dan tidak
boleh pimpinan bidang A menyuruh bawahan bidang B.
h. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip the Right Man on the Right
Place. Efisiensi tidak tercapai apabila pekerjaan yang harusnya bisa dilakukan oleh sedikit
pegawai suatu perusahaan, tapi pekerjaan itu dilakukan lebih dari yang seharusnya.
Oleh karena dilakukan banyak orang, tentu tidak akan mencapai produktivitas kerja
secara maksimal.
i. Prinsip Disiplin
Pelaksanaan prinsip ini sudah berjalan dengan baik, namun memang terkadang
banyak Pegawai Negeri Sipil yang masih sering telat datang ke kantor.
j. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab (Job Description)
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip Komando. Wewenang
dan tanggung jawab setiap pegawai harus jelas agar bisa menjadi rujukan dalam
pelaksanaan tugasnya di perusahaan pegawai itu bekerja dan mereka juga harus
memahaminya dengan baik.

F. Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi Kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua), antara lain sebagai berikut:
a. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Pada hakikatnya, administrasi kepegawaian melakukan dua fungsi, yaitu
fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan
pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan, fungsi operatif
(teknis) berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik yang meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.
b. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
1. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang
terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan
bagian penting. Selain itu, perencanaan pegawai juga berperan sebagai kontributor
pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-
benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien,
meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru, serta melengkapi informasi
tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit
organisasi lainnya.
8 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK
 2. Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan,
dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu (penetapan tugas
dan wewenang seseorang, serta pendelegasian wewenang) dalam rangka untuk
mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia
dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sehingga orang-orang yang bekerja
di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan, tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi
organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua
pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apapun, membuat analisis mendalam
tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis.

Gambar 1.4. Upacara Aparatur Negara

Sumber: https://www.google.com
Ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti. Aturan-aturan itu setidaknya untuk
membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja. Aturan-aturan
tersebut di antaranya sebagai berikut:
1. Menjelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan
pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan
hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian kinerja
dilakukan secara objektif.
4. Jika memungkinkan, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda. Hal ini
dikarenakan tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau
perlu dinaikkan pangkatnya.
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan
gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk
menyesuaikan orang dan lingkungan.
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran
yang dapat dicapai, tetapi dapat terus berkembang.
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 9
 7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan, sarana
lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, dan faktor lain yang dapat
menjadi sumber ketidakpuasan.
d. Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran
dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana
kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan
dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan. Standar adalah
suatu kriteria atau model baku yang akan dibandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis
standar yang dapat digunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian.

G. Azas-Azas Pegawai ASN/PNS

Dalam menjalankan tugasnya, pegawai ASN harus berdasarkan pada asas, antara lain;
a. Azas kepastian hukum,
setiap penyelenggaraan kebijakan dan manajemen ASN mengutamakan landasan
Peraturan Perundang- undangan, kepatutan, dan keadilan.

Gambar 1.5. Logo KORPRI

b. Azas profesionalitas
adalah azas yang mengutamakan keahlian yang berlandaskan kode etik dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
c. Azas proporsionalitas 
adalah azas yang mengutamakan keseimbangan antara hak dan kewajiban pegawai
ASN.
d. Azas keterpaduan 
adalah pengelolaan pegawai ASN didasarkan pada satu sistem pengelolaan yang
terpadu secara nasional.
e. Azas delegasi 
adalah asas yang sebagian kewenangan pengelolaan pegawai ASN dapat
didelegasikan pelaksanaannya kepada kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, dan pemerintah daerah.
f. Azas netralitas,
setiap pegawai ASN tidak berpihak kepada segala bentuk pengaruh manapun dan
tidak memihak kepada kepentingan siapapun.

10 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

g. Azas akuntabilitas,
setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan pegawai ASN harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan Peraturan
Perundang-undangan.
h. Azas efektif dan efisien,
penyelenggaraan manajemen ASN harus sesuai target atau tujuan serta tepat
waktu sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan.
i. Azas keterbukaan,
penyelenggaraan manajemen ASN bersifat terbuka untuk publik.
j. Azas nondiskriminatif,
dalam penyelenggaraan manajemen ASN, KASN tidak membedakan perlakuan
berdasarkan gender, suku, agama, ras, dan golongan.
k. Azas persatuan dan kesatuan,
dalam azas ini, pegawai ASN sebagai perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia.
l. Azas keadilan dan kesetaraan,
dalam azas ini, pengaturan penyelenggaraan ASN harus mencerminkan rasa
keadilan dan kesamaan untuk memperoleh kesempatan fungsi dan peran sebagai
pegawai ASN.
m. Azas kesejahteraan,
penyelenggaraan ASN diarahkan untuk mewujudkan peningkatan kualitas hidup
pegawai ASN.
Untuk meningkatkan SDM Pegawai Negeri Sipil, maka diperlukan pendidikan dan
pelatihan bagi aparatur negara sebagai investasi manusia yang tidak bisa dan tidak harus
dilaksanakan oleh suatu organisasi, tidak hanya meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja,
tetapi juga dalam rangka mempercepat pemantapan perwujudan perilaku yang diinginkan
(Siagian, 1983:32).

Gambar 1.6. Diklat Pegawai

Sumber: https://www.google.com

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 11

 Pembinaan Aparatur Negara juga diperlukan pendidikan dan pelatihan yang dapat
mengembangkan kemampuan pegawai, bukan untuk menangani pekerjaan mereka pada
saat itu, tetapi juga untuk pekerjaan-pekerjaan mereka di masa mendatang. Oleh karena
itu, pendidikan dan pelatihan merupakan investasi di dalam diri pekerja (bank bakat) yang
nantinya siap ditimba untuk meningkatkan efektifitas operasional suatu organiasasi (Steers,
1985:67).
Adapun tujuan dari pembinaan pegawai negeri adalah sebagai berikut:
1. Diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan dan
pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Meningkatkan mutu dan keterampilan serta memupuk kegairahan kerja.
3. Diarahkan menuju terwujudnya komposisi pegawai, baik dalam jumlah maupun mutu
serasi dan harmonis.
4. Agar terwujud pegawai yang setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-undang
Dasar 1945 dan terwujud aparatur yang bersih dan berwibawa.
5. Agar terwujud suatu iklim kerja yang serasi dan menjamin terciptanya kesejahteraan
jasmani maupun rohani secara adil dan merata.
6. Diarahkan kepada penyaluran, penyebaran, dan pemanfaatan pegawai secara teratur,
terpadu, dan berimbang.
7. Diarahkan kepada pembinaan dengan menggunakan sistem karier dan sistem prestasi
kerja (Musanef, 1980:34).
Pentingnya peranan aparatur negara dalam penyelenggaraan pembangunan dan
pemerintahan tentu tidak terlepas dari tugas pokok pemerintah yang diibaratkan sebuah
perahu, apakah peran “pemerintah” sebagai pengemudi yang mengarahkan perahu atau
sebagai pendayung yang mengayuh untuk membuat perahu bergerak (Osborn dan Gaebler,
1995:78).

H. Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas, dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-

tingginya ialah tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan
peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia (Makmur, 2008:60).
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:
1. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/
rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang tersedia.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur dalam meningkatkan kompetensi sesuai
tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, pendidikan
formal, dan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan dengan
memperhatikan pola karir.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan
pegawai.
6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik atau good
governance.

12 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 I. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Dalam instansi pemerintah, administrasi kepegawaian tidak lepas dari kegiatan

administrasi secara keseluruhan. Lingkup kegiatan administrasi kepegawaian antara lain
penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka
memenuhi kebutuhan organisasi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dengan demikian, sasaran dan ruang lingkup kegiatan ini sekaligus memberikan pengertian
administrasi kepegawaian.
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Staffing, meliputi penyaringan, interviu, pengangkatan, analisis pekerjaan, uraian
pekerjaan, promosi, mutasi, dan perluasan pekerjaan
2. Pembinaan, meliputi bimbingan, penilaian kepegawaian, inventarisasi, kontrol
pemindahan, pelayanan kesehatan, pencegahan kecelakaan, kesejahteraan pegawai,
dan sebagainya.

Gambar 1.7. Hubungan Kerja Pegawai

Sumber: https://www.google.com
3. Hubungan Kepegawaian, meliputi hubungan serikat kerja dengan organisasi serikat
kerja lainnya atau hubungan anatara serikat kerja dengan perusahaan, perundingan
kontrak kerja, keluhan buruh, perwasitan (apabila terjadi perselisihan), dan sebagainya.
4. Latihan dan Pengembangan, meliputi job training, latihan kepeminpinan, pengembangan
kepemimpinan, latihan khusus atau latihan kerja sebelum menduduki suatu jabatan,
dan sebagainya.
5. Kompensasi, meliputi gaji atau upah, tunjangan, bonus, pembagian laba, hadiah, dan
sebagainya.
6. Komunikasi Kepegawaian, meliputi buku petunjuk, saluran komunikasi, pengendalian
gosip, keluh kesah, mendengarkan keluhan, survey tingkah laku modal, dan pengharapan.
7. Organisasi, meliputi penyusunan struktur organisasi, penggunaan saluran organisasi
formal dan informal, dan mengatasi akibat yang ditimbulkan dari perubahan organisasi.
8. Administrasi, meliputi penjelasan dan penafsiran mengenai otoritas, konsultasi, partisipasi,
gaya kepemimpinan, dan sebagainya.
9. Kebijaksanaan Kepegawaian dan Pelaksanaannya, meliputi penentuan, kebijaksanaan,
strategi, dan perencanaan kebutuhan tenaga.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 13

10. Tinjauan, Perhitungan, Penelitian, meliputi program laporan dan pencatatan, evaluasi
kebijaksanaan dan program, pengujian teori, inovasi, percobaan, serta analisis biaya
dan keuntungan.

Rangkuman
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi, yaitu fungsi
manajerial dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan
pikiran atau menggunakan pikiran (mental) yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sementara itu, fungsi operatif (teknis) berkaitan
dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik. Hal ini meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu: 1) memperkuat sistem perencanaan dan
pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan
yang tersedia, 2) mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian, 3)
meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai
tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, peningkatan
pendidikan formal, serta meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional aparatur
pemerintah, 4) terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat
jabatan serta memperhatikan pola karir, 5) peningkatan pembinaan pegawai untuk
meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai, 6) peningkatan kinerja pelayanan
kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan
tata pemerintahan yang baik atau good governance.

Uji Kompetensi
A. Pilihlah jawaban yang tepat!
1. Tenaga kerja adalah semua orang yang bersedia dan sanggup bekerja, termasuk
mereka yang menganggur meskipun bersedia dan sanggup bekerja dan mereka yang
menganggur terpaksa akibat tidak ada kesempatan kerja, merupakan pengertian tenaga
kerja menurut...
a. George Terry
b. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
c. Sondang P. Siagian
d. Sumitro Djojohadikusumo
e. The Liang Gie
2. Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara disebutkan bahwa
Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah.... (Soal HOTS)
a. orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa
gaji dan tunjangan dari pemerintah atau badan swasta.
b. profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja
yang bekerja pada instansi pemerintah.
c. tenaga kerja manusia jasmaniah maupun rohaniah (mental dan pikiran) yang
senantiasa dibutuhkan dan oleh karena itu menjadi salah satu modal pokok dalam
usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu (organisasi).

14 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 d. penduduk dalam usia kerja yang siap melakukan pekerjaan, antara lain mereka
yang sudah bekerja, mereka yang sedang mencari pekerjaan, dan mereka yang
bersekolah.
e. warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan
perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas
pemerintahan.
3. Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan, merupakan pengertian administrasi menurut…
a. The Liang Gie
b. Sondang P. Siagian
c. George R. Terry
d. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
e. Arthur Grager
4. Pekanbaru – Senin (30/10) sebanyak 6 orang ASN BKD Provinsi Riau mengikuti diklat Analis
Kepegawaian Keahlian yang diselenggarakan oleh Kantor Regional BKN XII Pekanbaru mulai
tanggal 30 Oktober sampai dengan 11 November 2017. Acara diklat Analis Kepegawaian
Keahlian ini dibuka oleh Kepala Kanreg XII BKN Andra Yati. Sesuai dengan UU ASN, diklat
merupakan bagian yang melekat dalam manajemen kepegawaian. Tujuan dari diklat ini
untuk menjaring calon analis kepegawaian yang handal, kompeten, dan profesional dalam
menjalankan tugasnya. Di akhir diklat ini, peserta diwajibkan mengikuti ujian evaluasi
dengan sistem CAT di lab CAT Kanreg XII BKN.
Adanya kegiatan diklat tersebut sesuai dengan tujuan administrasi kepegawaian dalam...
(Soal HOTS)
a. peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik atau good
governance.
b. meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan,
peningkatan pendidikan formal, dan meningkatkan keterampilan teknik dan
fungsional aparatur pemerintah.
c. terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan
serta memperhatikan pola karir.
d. peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan
kesejahteraan pegawai.
e. terwujudnya pegawai yang setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-undang
Dasar 1945 dan terwujudnya aparatur yang bersih dan berwibawa.
5. Administrasi Kepegawaian adalah kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan
tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan tertentu. Hal ini merupakan pengertian administrasi sebagai...
a. seni
b. fungsi
c. manajemen
d. proses
e. ilmu

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 15

6. Pemerintah memberikan perhatian khusus untuk atlet yang memiliki prestasi di kancah
dunia. Pemerintah melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (PAN-RB) akan memfasilitasi atlet menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS).
Nantinya, atlet yang menjadi PNS akan ditempatkan di daerah atau di pemerintah pusat
karena keahliannya dibutuhkan dalam pengembangan prestasi olahraga di tanah air
sehingga melahirkan atlet berprestasi di kancah dunia.
“Akan ditempatkan apakah di Kemenpora atau didistribusikan ke daerah karena keahlian
dibutuhkan untuk apakah menjadi pelatih di Dinas Olahraga atau di tingkat nasional. Kita
rumuskan dengan Kemenpora,” jelasnya ...
(Sumber: RRI .co.id)
Penempatan para atlet yang diterima seperti pada kutipan tersebut sesuai dengan
prinsip... (Soal HOTS)
a. equal pay for equal work
b. kesatuan arah
c. demokrasi
d. kemanusiaan
e. the right man on the right place
7. Pengorganisasian pegawai adalah...
a. proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan
perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
b. proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi.
c. langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai macam
kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang, serta
pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
d. pengawasan dalam membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi
setiap pegawai adalah tidak praktis.
e. proses pembinaan pegawai negeri sipil secara menyeluruh yang merupakan
segenap aktivitasnya bersangkutan dengan masalah penggunaan tenaga kerja.
8. Kegiatan penyaringan, interviu, pengangkatan, analisis pekerjaan, uraian pekerjaan,
promosi, mutasi, dan perluasan pekerjaan merupakan kegiatan...
a. pembinaan d. pembinaan
b. staffing e. kompensasi
c. hubungan
9. Berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai merupakan...
a. fungsi teknis
b. fungsi manajerial
c. fungsi manajemen
d. fungsi administrasi kepegawaian
e. fungsi pengorganisasian
10. Dalam tindakan pengorganisasian, jika isi pekerjaan dan kewajiban telah ditetapkan,
maka langkah berikutnya adalah...
a. memahami dan menghayati tujuan organisasi.
b. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan bagian.

16 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 c. menggolongkan kegiatan dalam satuan yang praktis.
d. menempatkan pegawai.
e. mengadakan pembinaan pegawai.
11. Tujuan utama komunikasi di lingkungan suatu organisasi dalam konteks kegiatan
pengarahan adalah...
a. mempermudah penyampaian informasi.
b. memberikan informasi yang diperlukan pegawai.
c. mempengaruhi tingkah laku pegawai.
d. menciptakan jaringan kerja antarpegawai.
e. menggolongkan pegawai sesuai pangkat dan jabatannya.
12. Pengawasan terhadap tingkat efisiensi kerja pegawai dilakukan dengan cara...
a. menghimpun informasi yang berkaitan dengan proses pelaksanaan pekerjaan
pegawai.
b. membandingkan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan perencanaan yang telah
dibuat sebelumnya.
c. membandingkan cara pelaksanaan pekerjaan guna menemukan cara terbaik.
d. mengukur ketepatan penggunaan metode dengan tolok ukur proses pelaksanaan
pekerjaan terbaik.
e. membantu individu/pegawai untuk bekerja dengan sebaik-baiknya.
13. Kesejahteraan masyarakat belum merata dan harus dikoordinasi lebih baik lagi untuk
mencapai kesatuan arah yang mencapai kesejahteraan. Hal ini sesuai dengan Pembukaan
UUD 1945 alinea ke IV mengenai tugas yang diamanatkan pemerintah untuk diperlukan
adanya...
a. prinsip efisiensi dan produktivitas kerja.
b. prinsip komando.
c.. prinsip kesatuan arah.
d. prinsip wewenang dan tanggung jawab
e. prinsip disiplin.
14. Pembinaan aparatur negara yang diorientasikan kepada kemampuan, kesetiaan,
pengabdian, dan tanggung jawab pegawai negeri terhadap negara dan bangsa
merupakan salah satu usaha untuk mengimbangi laju pembangunan dan menghadapi
kemajuan di segala bidang. Adapun yang menjadi tujuan dari pembinaan pegawai
negeri adalah... (Soal HOTS)
a. menciptakan lapangan kerja bagi anggota masyarakat karena hal ini berhubungan
dengan usaha masyarakat untuk mendapat penghasilan.
b. menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum.
c. diarahkan menuju terwujudnya komposisi pegawai, baik dalam jumlah maupun
mutu yang memadai serasi dan harmonis.
d. meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, serta dalam rangka mempercepat
pemantapan perwujudan perilaku yang diinginkan.
e. mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 17

B. Isilah titik-titik berikut!
1. Mengutamakan keseimbangan antara hak dan kewajiban pegawai ASN adalah...
2. Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil apabila mereka menerima gaji yang
sama besar dengan performa atas pekerjaan yang telah mereka lakukan. Hal ini
sesuai dengan prinsip...
3. Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat
efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi adalah...
4. Agar dapat mengembangkan kemampuan pegawai yang tidak hanya menangani
pekerjaan mereka pada saat itu, tetapi juga untuk pekerjaan-pekerjaan mereka di
masa mendatang, maka diperlukan...
5. Penyelenggaraan ASN diarahkan untuk mewujudkan peningkatan kualitas hidup
pegawai ASN merupakan...
6. Mengutamakan keahlian yang berlandaskan kode etik dan ketentuan Peraturan
Perundang-undangan merupakan...
7. Diberikan waktu cuti serta tunjangan untuk anak dan istri, pangkat yang lebih
tinggi tidak bertindak sewenang-wenang, dan para PNS bisa pulang sesuai jadwal
pulang kantor merupakan...
8. Setiap pegawai ASN tidak berpihak kepada segala bentuk pengaruh manapun dan
tidak memihak kepada kepentingan siapapun. Hal ini sesuai dengan...
9. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik disebut
dengan istilah...
10. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur
tingkat keberhasilan bekerja yang dalam penilaian kinerja disebut...

C. Jawablah pertanyaan dengan benar!

1. Keberadan pegawai sebagai sumber daya manusia ditinjau dari sisi kualitas dan
kuantitas merupakan faktor pendorong atau penggerak bagi organisasi dalam
proses pencapaian tujuannya. Jelaskan kualitas dan kuantitas sumber daya dapat
mendorong dan menggerakkan organisasi dalam mencapai tujuan! (Soal HOTS)
2. Pendidikan dan pelatihan merupakan investasi di dalam diri pekerja (bank bakat)
yang nantinya siap ditimba untuk meningkatkan efektifitas operasional suatu
organiasasi. Jelaskan pentiingnya peranan diklat bagi seorang pegawai!
3. Salah satu tujuan administrasi kepegawaian adalah meningkatkan kualitas sumber
daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang
dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, peningkatan pendidikan formal, serta
meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah. Namun
kenyataannya, masih dijumpai pegawai yang belum terampil dalam menjalankan
tugasnya, berikan pendapatmu tentang hal ini! (Soal HOTS)

18 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 Tugas Proyek
a. Jenis tugas: diskusi kelompok
b. Alat dan bahan
1. ATK
2. Buku Administrasi Kepegawaian
3. Buku penunjang lain
4. Komputer/Laptop
c. Langkah Kerja
1. Siswa dibagi perkelompok, setiap kelompok terdiri 4 (empat) siswa,
2. Buat Laporan hasil diskusi tentang artikel berikut.

Menpan-RB: Banyak Penempatan Pegawai Tak Sesuai Kompetensi

AKURAT.CO- Sampai saat ini masih banyak penempatan pegawai di pemerintah

daerah tidak sesuai kompetensi yang dimiliki. Hal ini diyakini perlu ditata ulang agar
pelayanan ke publik lebih maksimal. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi (Men PAN-RB), Asman Abnur, mengakui bahwa penempatan pegawai
di daerah masih tidak sesuai kompetensi.
“Ya itu masih terjadi,” katanya usai menjadi Keynote Speech pada acara Launching
Buku Meretas Jalan Menuju Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan Evaluasi AKIP dan
RB di Yogyakarta, Kamis (28/9).
Ia mencontohkan, terdapat Kepala Dinas Kesehatan yang tidak diisi oleh orang yang
berlatar belakang pendidikan kesehatan. “Bahkan diisi dari orang yang berpendidikan
guru. Itu kan nggak nyambung,” tegasnya. 
Asman mengatakan, fakta itu terjadi karena beberapa hal. Hal yang disayangkan
adalah karena terikat tim sukses. Banyak kepala daerah saat maju dalam Pilkada
mengajak pejabat daerah menjadi tim suksesnya.
Setelah menang di Pilkada lalu, kepala daerah tersebut menempatkan tim suksesnya
sesuai jabatan yang kosong, meski dari latar belakang pendidikan yang berbeda dengan
jabatan yang kosong. “Padahal itu bukan kompetensinya,” ungkap Asman.
Untuk penempatan pegawai agar sesuai kompetensi, perlu penataan ulang pegawai.
Kemen PAN-RB saat ini sedang mengolah rekrutmen CPNS agar penempatannya sesuai
kompetensi.
Menurut Asman, saat ini, rekrutmen CPNS baru dibuka untuk kementerian. Untuk
rekrutmen CPNS tingkat provinsi dan kabupaten/kota sedang dievaluasi. “Berapa sih
kebutuhan riil pegawai yang ideal di suatu daerah?” ungkapnya.
Asman menegaskan, setelah evaluasi selesai dan sudah mendapat angka kebutuhan
pegawai secara ideal, rekrutmen baru dibuka. “Saat ini evaluasi kebutuhan ideal pegawai
di daerah sudah berjalan,” katanya.
(Sumber: https://akurat.co/id-71769-read-menpanrb-banyak-penempatan-pegawai-
tak-sesuai-kompetensi)
Tugas : Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana dampaknya terhadap penyelesaian
pekerjaan dan keberlangsungan kegiatan di lembaga/instansi tempat bekerja?
Analisislah masalah ini! Kemudian presentasikan hasilnya di depan kelas!

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 19