MAKALAH MANAJEMEN PENGETAHUAN

PORTAL PENGETAHUAN DAN ALAT MANAJEMEN

PENGETAHUAN

Dosen : Ninik Probosari, SE, M.Si

Kelompok 5
Denisa Ananda Herkumara (141170239)
Tiara Dewi Anggieta T. (141170252)
Atika Dewi Ardiyanti (141170260)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
YOGYAKARTA
November, 2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Di era digital sekarang ini teknologi dan pengetahuan sangatlah
bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi . Maka dari itu kita harus
mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi
dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia . Suatu organisasi
pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang
di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan
informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat
terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan
suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut
mencapai tujuannya.
Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang
digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi,
dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan
yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena
baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara
teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya
manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam
suatu organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan portal sebagai dasar?
2. Bagaimana evolusi konsep portal pengetahuan?
3. Bagaimana portal dan transformasi bisnis?
4. Apa manfaat portal pengetahuan bagi organisasi?
5. Apa saja komponen portal pengetahuan?
6. Apa saja perangkat alat kolaborasi ?
C. Tujuan
1. Mengetahui portal sebagai dasar.
2. Mengetahui bagaimana evolusi konsep portal pengetahuan.
3. Mengetahui bagaimana portal dan transformasi bisnis.
4. Mengetahui manfaat portal pengetahuan bagi organisasi.
5. Mengetahui apa saja komponen portal pengetahuan.
6. Mengetahui perangkat alat kolaborasi.
 BAB II
PEMBAHASAN

Dengan menyediakan kerangka kerja yang terintegrasi untuk

menghubungkan orang-orang, proses dan pengetahuan, portal menjadi peran
sentral dalam penyederhanaan kerumitan manajerial, meningkatkan
produktivitas, dan penambahan nilai terhadap kegiatan organisasi atau operasi
bisnis perusahaan.
Portal suatu organisasi/perusahaan dikenal dengan istilah Enterprise
Portal sering disamakan dan dipertukarkan dengan istilah Corporate portal,
Employee portal, Business-to-Employee Portal. Dari istilah-istilah tersebut
muncul berbagai versi dari pengertian portal, diantaranya:
1. Eckerson (1999) menggunakan istilah “business portal” yang
didefinisikan sebagai suatu aplikasi yang menyediakan pengguna
bisnis untuk mengambil informasi apapun yang dibutuhkan baik
didalam maupun diluar perusahaan.
2. Dias (2001) menggunakan istilah “corporate portal”, dan mengambil
pandangan dari sisi teknis untuk mengidentifikasinya. Portal ini
membutukan penggunaan metadata dan eXtensible Markup Language
(XML) untuk mengitegrasikan data yiang tidak terstruktur menjadi
data terstruktur dalam database operasional.
3. Murry (1999) menyatakan dan bahwa: “corporate portals must connect
us not only wih everything we need, but with every one we need, and
provide all tools, we need to work together.” Murry mengidentifikasi 4
jenis enterprise portal yang berbeda, “enterprise information portals”,
“enterprise collaborative portals”, “enterprise expertise portals”, dan
“enterprise knowledge portals.”
4. Raol (2003) menyatakan enterprise portals merupakan suatu teknologi
daam bidang informasi yang dapat digunakan untuk mengumpulkan
informasi (gather) baik dari luar maupun dalam perusahaan. Mengatur
 (manage), membaginya (share) dan menggunakan (utilize) informasi
yang telah disimpan (stored) dalam database yang terpisah dalam
perusahaan yang sama.

Portal dipandang sebagai suatu cara untuk mengakses informasi

yang tersebar dalam organisasi/perusahaan karena potonga-potongan
informasi tersimpan didalam sistem menggunakan format yang berbeda-
beda. Portal menyelaraskan pengetahuan da aplikasi, menciptakan
pandanga tunggal kepada modal intelektual organisasi. Perbedaan utama
antara website tradisional dan portal terletak pada kenyataan bahwa portal
biasanya dikhususkan bagi kebutuhan-kebutuhan pengguna.

A. Portal Sebagai Dasar

Portal adalah gerbang berbasis web yang aman, yang menyediakan
petunjuk tunggal dalam mengintegrasikan dan mengakses informasi
(single point of access), aplikasi dan layanan bagi semua orang yang
berada dan terlibat dalam organisasi; merupakan tempat kerja maya
(virtual workplace) yang:
1. Mempromosikan aktivitas berbagi pengetahuan diantara pengguna
yang berbeda (karyawan, pelanggan pemasok dan stakeholder lainnya).
2. Menyediakan akses ke data terstruktur yang tersimpan dalam gudang
data, sistem database dll.
3. Mengorganisir data tak terstruktur seprti dokumen elektronik,
dokumen tertulis, pengalaman, sejarah dan lain-lain.
4. Aplikasi berbasis web yang menyediakan satu titik akses ke informasi
online.
Portal muncul sebagai tool paling menjanjikan yang mampu:
1. Menyederhanakan akses ke data yang tersimpan dalam sistem aplikasi
yang bervariasi
2. Memfasilitasi aktivitas kolaborasi antar karyawan
3. Membantu organisasi/perusahaan menjangkau pelanggannya.
 Dari perspektif bisnis, portal menyediakan informasi yang relevan dengan
tugas karyawan perusahaan. Portal juga dapat memasok pengetahuan
kepada partner dan pelanggan dengan cepat.

B. Evolusi Konsep Portal

Pada awalnya, portal hanya berupa mesin pencari (search engines)
yang memanfaatkan teknologi pencarian sederhana untuk mendapatkan
informasi di web. Fase berikutnya mentransformasi portal ke situs navigasi
(navigation sites) untuk menguraikan fungsi-fungsi yang terdapat dalam
situs tersebut seperti MSN, Yahoo! Dan lain-lain. Portal-portal tersebut
mengkategorikan minat/kebutuhan-kebutuhan perorangan dalam
kelompok-kelompok (seperti berita, olah raga, belanja, pendidikan,
finansial, sains dan lain-lain).

Dari informasi untuk portal pengetahuan:

1. Fokus pada bagaimana akan digunakan oleh pekerja pengetahuan
2. Sebuah komponen kunci dalam arsitektur manajemen pengetahuan
3. Memuongkinakan produsen dan pengguna pengetahuan untuk
berinteraksi

Portal pengetahuan menyediakan dua jenis interface:

1. Interface pemilik pengetahuan (the knowledge producer interface),
yang memfasilitasi pekerja pengetahuan (knowledge worker) untuk
mengumpulkan, menganalisa informasi, kolaborasi dengan kelompok
pakar atau sejawat, dan pada akhirnya menghasilkan pengetahuan
baru.
2. Interface pengguna pengetahuan (the knowledge consumer interface),
yang memfasilitasi diseminasi (penyebaran) pengetahuan lintas
organisasi. Fitur kunci dari KP adalah fasilitas personalisasi yang
canggih yang mempertimbangkan profil pengguna/konsumen.
C. Portal dan Transformasi Bisnis
Perkembangan teknologi informasi menuntut setiap pelaku
usaha untuk melakukan transformasi bisnis. Hal tersebut karena
perkembangan teknologi mendorong kompetisi bisnis yang semakin
ketat serta perubahan perilaku konsumen. Pelaku usaha yang tidak
mampu atau bahkan tak mau melakukan transformasi bisnis maka
harus siap-siap menghadapi terjangan gelombang disrupsi.

Portal dapat memberikan solusi dan mengubah tantangan-tantangan bisnis

saat ini terkait dengan:
1. Time to Market
Time to Market atau "TTM" adalah menggambarkan periode
waktu yang dibutuhkan dari ide awal hingga produk jadi. Time to
Market yang tepat (biasanya pendek) memberikan keunggulan
kompetitif yang penting dalam pasar yang selalu bergerak lebih cepat.

2. Staff Turnover
Staff turnover mengacu pada jumlah persentase karyawan yang
meninggalkan perusahaan dan digantikan dengan karyawan baru.
Sekilas, employee turnover mungkin terdengar wajar karena hal
tersebut biasa terjadi pada berbagai perusahaan. Namun, jika dibiarkan
begitu saja, employee turnover dapat membawa kerugian, mulai dari
aspek finansial hingga memburuknya budaya perusahan.

3. Permintaan pelanggan dan investor lebih tinggi

Memenuhi kebutuhan dan tuntutan pelanggan untuk mendapatkan
keuntungan merupakan kunci keberhasilan bisnis. Teknologi yang
modern, membuat Anda akan lebih mudah untuk mengidentifikasi,
memperlajari dan menjangakau permintaan pasar. Pentingnya peran
 investor dalam pendanaan membuat perusahaan harus adaptif dalam
menanggapi permintaan dan memuaskan para investor.

4. Peningkatan yang tajam dalam pengolahan dokumen elektronik yang

menjadi kunci informasi bisnis
Memiliki sistem manajemen catatan elektronik yang baik akan
meningkatkan efisiensi internal dan daya saing bisnis secara
keseluruhan, menyimpan dokumen secara elektronik dapat
mengefektifkan biaya dan merupakan cara teraman untuk menyimpan
dokumen dan file.

5. Kecepatan dalam pengolahan konten yang meningkat jumlahnya dan

jenisnya

D. Manfaat Portal Pengetahuan

1. Meningkatkan produktifitas
Produktifitas dapat meningkat karena semua orang dapat
mengakses informasi dengan cepat, portal pengetahuan menjadi alat
yang efisien untuk melatih pegawai baru dan mempermudah
hubungan antar departemen.

2. Mempermudah dalan menemukan dokumen

Komputer mampu mencari dokumen dengan waktu yang cukup
singkat. Pengguna cukup mengetikkan keyword (Kata kunci) pada tab
pencarian dan tidak membutuhkan waktu lama bagi komputer untuk
menemukan file dengan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip
konvensional yang mengharuskan kita untuk mencari file satu persatu.

3. Mempermudah kolaborasi
Salah satu cara ampuh untuk menjalankan kolaborasi adalah
melalui portal. Dengan aplikasi ini, maka bisa mengurangi biaya
 transaksional. Interaksi dengan partner kolaborasi dapat dilakukan
melalui bantuan teknologi dan mengurangi frekuensi tatap muka.
4. Memungkinkan mendapatkan keputusan yang lebih baik
Dengan tersedianya informasi dan knowledge dari pengalaman
aktual perusahaan yang tersimpan di portal, pengambilan keputusan
memiliki dasar yang lebih baik.

5. Menjaga kualitas data

Kualitas data adalah level data yang menyatakan data tersebut
akurat (accurate), lengkap (complete), timely (update), konsisten
(consistent) sesuai dengan semua kebutuhan peraturan bisnis dan
relevan. Dengan mengarsipkan data secara online, kualitas data dapat
terjaga.

6. Mempermudah dalam berbagi pengetahuan

Dengan adanya portal, dapat mudah mengakses informasi,
mengirim pesan dan berdiskusi dengan orang lain dalam organisasi,
dan dengan berbagai pihak tertun yang memiliki urusan dengan
perusahaan tanpa pendiskusi pergi meninggalkan meja masing-
masing.

7. Mempermudah dalam mengidentifikasi ahli

Portal pengetahuan, juga, biasanya berisi 'pencari ahli' - semacam
direktori 'who’s who' untuk membantu orang menemukan dan
terhubung dengan para ahli. (who’s who : daftar atau direktori fakta
tentang orang-orang terkenal)

8. Mengurangi lalu lintas E-mail

Dapat memperoleh informasi dengan cepat tanpa harus menunggu
balasan email ataupun meneruskan email kepada banyak orang.
9. Mengurangi penggunaan Bandwidth
Bandwidth adalah suatu nilai konsumsi transfer data yang dihitung
dalam bit/detik atau yang biasanya disebut dengan bit per second
(bps), antara server dan client dalam waktu tertentu.
10. Mengurangi waktu dalam rapat
Pengetahuan/informasi dapat diperoleh melalui gadget sehingga
pertemuan yang memakan waktu dan tempat dapat diminimalisir.

11. Mengurangi panggilan telepon

Informasi yang dapat langsung dicari dan dilihat dalam portal
membuat penggunaan telepon untuk media komunikasi berkurang.

12. Mengurangi waktu respon

Portal dapat mempercepat mendapatkan informasi atau
pengetahuan bahkan tanpa waktu tunggu, tidak seperti telepon atau
email yang membuat kita harus menunggu

13. Mengurangi upaya berlebihan

Dengan teknologi yang ada dapat mempermudah kegiatan
karyawan, seperti komunikasi yang dapat dilakukan dari kejauhan
tanpa harus bertemu.

14. Mengurangi biaya operasional

Portal dapat mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses
pengetahuan yang berharga.

15. Mengurangi Time to Market

Informasi atau perintah yang cepat didapat membuat kegiatan
produksi berjalan lebih cepat sehingga Time to Market yang pendek
memberikan keunggulan kompetitif yang penting dalam pasar yang
selalu bergerak lebih cepat.
E. Komponen Portal Pengetahuan
1. Kecerdasan Bisnis (pengetahuan)
Inteligensi Bisnis (IB) adalah sekumpulan teknik dan alat untuk
mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan
bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi IB dapat menangani
data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk
membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat
kesempatan strategi bisnis yang baru. Tujuan dari IB yaitu untuk
memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut.
Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan
suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan
bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka
panjang
Teknologi IB menyediakan riwayat, pandangan sekarang dan
prediksi dari operasi bisnis. Fungsi-fungsi umum dari teknologi
inteligensi bisnis adalah pelaporan, pemrosesan analisis daring, analitis,
penggalian data, penggalian proses, pemrosesan kejadian kompleks,
manajemen performansi bisnis, pengukuran, penggalian teks, analitis
prediktif dan analitis preskriptif.
IB dapat digunakan untuk mendukung sejumlah besar keputusan
bisnis mulai dari operasi sampai strategis. Keputusan operasi termasuk
penempatan dan harga produk. Keputusan strategis termasuk prioritas,
tujuan dan arah pada tingkat yang lebih luas. Pada semua kasus, IB
lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar
tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber
internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data
internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa
 menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan
"inteligensi" yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal
manapun.

2. Manajemen Konten (dinamis)

Pengetahuan terstruktur adalah pengetahuan eksplisit yang ada
dalam dokumen formal, dan juga peraturan formal yang diturunkan
organisasi dengan mengamati para ahli dan perilaku pengambilan
keputusan mereka. Mereka memiliki kemampuan untuk menangkap,
penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pelestarian pengetahuan
untuk membantu perusahaan memperbaiki proses bisnis dan keputusan
mereka. Sistem seperti itu mencakup repositori dokumen, laporan,
presentasi, dan praktik terbaik perusahaan, serta kemampuan untuk
mengumpulkan dan mengatur pengetahuan semistruktur seperti e-mail.
Sistem manajemen konten perusahaan utama juga memungkinkan
pengguna mengakses sumber informasi eksternal, seperti umpan berita
dan penelitian, dan untuk berkomunikasi melalui e-mail, obrolan /
pesan instan, kelompok diskusi, dan konferensi video.

3. Manajemen data (terstruktur)

Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul,
data tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan
digunakan oleh para karyawan. Penyimpanan pengetahuan umumnya
melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen
mengubah data ke dalam bentuk digital, menyusun indeks, dan
menandai dokumen-dokumen yang diperlukan berdasarkan kerangka
kerja yang koheren dengan bentuk akhirnya suatu basis data yang
dapat menyimpan pengetahuan yang diperoleh dengan cara
menerapkan pengetahuan tersebut ke dalam proses dan budaya
organisaisi.
 4.Gudang data dan data mart (analitik)
Gudang data dimana suatu data yang tersusun data data yang
tersimpan. Sedangkan, Pengertian data mart dan fungsinya adalah
bagian dari data warehouse yang mendukung pembuatan laporan serta
analisa data pada suatu unit, departemen atau bagian pada sebuah
organisasi/perusahaan. Fungsi dari data mart adalah untuk
memberikan informasi pada segmen fungsional organisasi/perusahaan.
Data Mart juga dapat diartikan sebagai miniatur dari data warehouse.
Data mart digunakan pada departemen penjualan, departemen
keuangan, departemen persediaan dan pengiriman barang, managemen
tingkat atas dan sebagainya. Data mart juga bisa dipergunakan sebagai
gudang data atau segmen data.

F. Lapisan Arsitektur Portal Pengetahuan

G. Perangkat Alat Kolaborasi

Kolaborasi menyerupai ruang pertemuan besar di mana rekan-
rekan bekerja sama pada jarak jauh atau waktu yang berbeda. Sebuah
lingkungan kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja secara
aman di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan e-mail, web
browser internet dan aplikasi desktop untuk berbagi pengetahuan,
membangun lebih dekat hubungan organisasi dan merampingkan
proses kerja. Alat-alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna
yang lebih baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga
memberikan hubungan antara organisasi dan mitra dan pelanggan.
Groupware dan manajemen alur kerja juga merupakan fungsi
kolaboratif. Groupware menyatukan hampir semua karyawan yang
terlibat dalam tugas atau proyek tertentu. Sedangkan alur kerja
menggambarkan interaksi antara karyawan dengan mendefinisikan
arah, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu.
Terdapat pula 7 alat kolaborasi yaitu:
1) Pertemuan
2) Kategorisasi
3) Distribusi
4) Kolaborasi
5) Menerbitkan
6) Personalisasi
7) Cari / navigasi
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Portal menjadi peran sentral dalam penyederhanaan kerumitan manajerial,

meningkatkan produktivitas, dan penambahan nilai terhadap kegiatan organisasi
atau operasi bisnis perusahaan. Portal adalah gerbang berbasis web yang aman,
yang menyediakan petunjuk tunggal dalam mengintegrasikan dan mengakses
informasi (single point of access), aplikasi dan layanan bagi semua orang yang
berada dan terlibat dalam organisasi.
Portal juga mengalami perkembangan/evolusi baik dalam bentuk serta
fungsinnya. Perkembangan atau perubahan terjadi dari yang awalnya hanya
berupa mesin pencari (search engine) pada fase selanjutnya bertransformasi
menjadi situs navigasi (navigation sites). Portal dapat memberikan solusi dan
mengubah tantangan-tantangan bisnis saat ini.
Portal mempunyai beberapa manfaat diantaranya meningkatkan
produktifitas, mempermudah dalan menemukan dokumen, mempermudah
kolaborasi, dan lain-lain.
Portal merupakan hal yang penting dalam kegiatan sebuah
organisasi/perusahaan karena memberikan kemudahan dalam berinteraksi dengan
pelanggan, berbagi pengetahuan dan lain-lain.
 DAFTAR PUSTAKA

Power Point Lecture 11 Knowledge Management Tools and Knowledge Portals.

Kliwanto Budi. 2008. Perancangan Awal Portal. Jakarta. FT Universitas

Indonesia.

Kefron. “4 Reasons Why Electronic Document is Vital to Your New Business”.

https://www.kefron.com/blog/4-reasons-why-electronic-document-
management-is-vital-to-your-new-business/.

Yuliyanty, Rischa. “Knowledge Portal”. 2013.

http://rischayue.blogspot.com/2013/05/knowledge-portal.html.

Afriansyah, Muhammad Debby. “Knowledge Portals”. 2017.

https://muhammaddebyafriansyah.wordpress.com/2017/12/16/knowledge
-portals/.