PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR

DAN
PENCATATAN KEGIATAN
No. : 440/A.I.SP.006.
Dokumen 12/436.7.2.13/1016
No. Revisi : 00 UPTD Puskesmas
SOP Kedungdoro
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :1
dr. Rr. Endang D
KOTA
NIP
SURABAYA
196709152002122001

1. Pengertian Pendokumentasian prosedur adalah proses

pengidentifikasian, penyusunan, pengesahan,
pencatatan, penyimpanan, penataan, perubahan, dan
pendistribusian prosedur kerja
2. Tujuan terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan,
penerbitan , distribusi dan sirkulasi dokumen
3. Kebijakan Penetapan kepala Puskesmas Kedungdoro no :
440/A.1.SP.006.12/436.7.2.13/2016 tentang
dokumentasi dan pencatatanUPTD Puskesmas
Kedungdoro.
4. Referensi Tata naskah Puskesmas Kedungdoro
5. Prosedur/Langkah 1. Pengidentifikasian
a) Ketua bab/Tim audit internal melakukan self
assessment
b) Ketua bab/Tim audit internal menganalisa hasil
self assessment
c) Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil
analisa dokumen prosedur yang diperlukan
kepada penanggung jawab program atau
layanan untuk ditindak lanjuti
2. Penyusunan
a) Pelaksana program atau layanan (unit kerja)
menyusun dokumen yang diperlukan
b) Penanggung jawab program atau layanan
memeriksa dokumen
c) Dokumen yang telah disusun disampaikan
kepada tim mutu memberikan tanggapan,
koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen

3. Pengesahan
a) Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :2

Kepala Puskesmas
b) Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala
Puskesmas
c) Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen
d) Sop diserahkan ke tim mutu
4. Pencatatan
a) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada
Sub.bag TU untuk meminta no naskah sesuai
dengan sistem penomoran Puskesmas
b) Sub.bag TU memberikan dan mencatat no
naskah Dokemen pada daftar dokumen
internal atau external
c) Dokumen diserahkan ke tim mutu
5. Penyimpanan
a) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah
disahkan dan diberi no naskah
b) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada
Sub.bag TU
6. Pendistribusian
a) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang
Dokumen yang akan didistribusikan
b) Sub.bag TU membubuhkan stempel “
TERKENDALI” pada foto kopi sop yang akan
dibagikan
c) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada
d) Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa
pada dokumen induk asli

7. Penataan
a) Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :3

berdasar bab
b) Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-
masing bab
8. Perubahan
a) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap
dokumen
b) Tim mutu meminta pengesahan dokumen
yang telah dikaji Kepala Puskesmas.
c) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh
halaman, memberikan tanggal baru, menulis
dikolom revisi)
d) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang
telah disahkan kepala puskesmas kepada Sub
bag TU
e) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan
dokumen

6. Diagram Alir 1. Pengidentifikasian

 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :4

Mulai

Ketua bab/Tim audit

internal melakukan self
assessment

Ketua bab/Tim audit internal

menganalisa hasil self assessment

Ketua bab/Tim audit internal

memberikan hasil analisa dokumen
prosedur yang diperlukan kepada
penanggung jawab program atau
layanan untuk ditindak lanjuti

Selesai

2. Penyusunan

Mulai

Pelaksana program atau

layanan (unit kerja) menyusun
dokumen yang diperlukan

Penanggung jawab program atau

layanan memeriksa dokumen

Dokumen yang telah disusun

disampaikan kepada tim mutu
memberikan tanggapan, koreksi,
dan perbaikan terhadap dokumen

Selesai

3. Pengesahan
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :5

Mulai

Dokumen diserahkan oleh tim

mutu kepada Kepala
Puskesmas

Dokumen diperiksa kembali oleh

Kepala Puskesmas

Kepala Puskesmas Mensahkan

Dokumen

Sop diserahkan ke tim

mutu

Selesai

4. Pencatatan

Mulai

Tim mutu menyerahkan Dokumen

kepada Sub.bag TU untuk meminta
no naskah sesuai dengan sistem
penomoran Puskesmas

Sub.bag TU memberikan dan mencatat no

naskah Dokemen pada daftar dokumen
internal atau external

Dokumen diserahkan ke tim mutu

Selesai

5. Penyimpanan
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :6

Mulai

Tim mutu menggandakan Dokumen

yang telah disahkan dan diberi no
naskah

Tim mutu menyerahkan dokumen asli

kepada Sub.bag TU

Selesai

6. Pendistribusian

Mulai

Sub.bag TU menulis di buku

ekspedisi tentang Dokumen yang
akan didistribusikan

Sub.bag TU membubuhkan
stempel “ TERKENDALI” pada foto
kopi sop yang akan dibagikan

Sub.bag TU menarik dokumen lama

jika ada

Sub.bag TU memberikan stempel

Kadaluarsa pada dokumen induk asli

Selesai

7. Penataan
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :7

Mulai

Sub. bag TU mengidentifikasi

dokumen berdasar bab

Sub bag TU menyimpan dalam

folder masing-masing bab

Selesai

8. Perubahan

Mulai

Tim mutu mengadakan Pengkajian

terhadap dokumen

Tim mutu meminta pengesahan

dokumen yang telah dikaji Kepala
Puskesmas

Tim mutu merevisi dokumen (merubah

seluruh halaman, memberikan tanggal
baru, menulis dikolom revisi)

Tim mutu memberikan dokumen revisi yang

telah disahkan kepala puskesmas kepada
Sub bag TU

Sub bag TU menyimpan dan

mendistribusikan dokumen

Selesai
7. Unit terkait
8. Rekaman historis
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :8

perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl mulai diberlakukan
 PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
DAN
PENCATATAN KEGIATAN
dr. Rr. Endang D
UPTD Puskesmas No. Dokumen : 440/A.I.SP.006.
NIP
Kedungdoro 12/436.7.2.13/1016
196709152002122001
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 1 Desember 2017
Terbit
Halaman :9