Nama : Adi Ramadhany Purnama

NPM : 120110170107

Mata Kuliah : Sistem Pengendalian Manajemen

Jawaban UTS SPM (8 April 2020)

Keyword: Game Shop Inc., Project Manager

1. Lakukan pemetaan dan identikasi hal – hal kritikal terkait permasalahan di Game Shop
Inc. Dengan menggunakan tahapan kerangka berpikir Manajemen Stratejik.
Jawab:
Strategy analysis berdasarkan case study mengenai Game Shop Inc. terdapat beberapa
faktor yang akan dibagi-bagi berdasarkan jenisnya, yaitu ada Enviromental Analysis dan
Internal Analysis.
a. Enviromental analysis
Game Shop Inc. (GSI) adalah perusahaan yang bergerak di industri pembuatan
video game. Industri ini seperti yang kita ketahui merupakan industri yang sangat
dinamis dan senantiasa menuntut para pelaku bisnisnya agar selalu mengikuti
perkembangan baik dari segi fitur permainan, spesifikasi, dan permintaan para
pelanggannya. GSI memiliki reputasi yang cukup baik dari segi kualitas produk yang
dihasilkan serta pelayanannya dalam menangani permintaan pembuatan proyek-
proyek game tertentu. GSI memiliki 17 unit bisnis yang memiliki dua fokus yang
berbeda, 7 unit bisnis difokuskan untuk menangani proyek-proyek yang diminta
pelanggan, dan 10 unit bisnis lainnya banyak berpartisipasi dalam urusan
pengembangan dan bagian expert. Pertanggungjawaban sebuah proyek mulai dari
pengelolaan awal hingga akhir, termasuk penagihan, pada dasarnya berada pada
bagian Manajer Proyek. Bersama 17 unit bisnis yang berada di perusahaan GSI,
manajer proyek (PM) melaporkan kinerjanya ke vice president Worldwide Operation
and Business Execution (Kevin Brink) untuk kemudian dilanjutkan pelaporannya
hingga sampai kepada CEO perusahaan.
b. Internal Analysis
GSI senantiasa mengedepankan kualitas produk yang dihasilkan kepada pelanggan
untuk menjaga daya saing di industri pembuatan video game ini (yang cenderung
bersifat oligopoly market). Setiap bulan, Kevin membagikan tinjauan manajemen
yang terdiri dari beberapa scorecard untuk diinformasikan kepada seluruh karyawan
sebagai sarana mengkomunikasikan instruksi kerja, saran perbaikan atas kekurangan
yang ditemukan periode sebelumnya, dan penetapan kebijakan baru dari manajemen.
Salah satu evaluasi atas beberapa kegagalan yang ditemukan adalah dengan
menggunakan mekanisme Corrective Action Report (CAR). Dengan menereapkan
model seperti ini, Kevin Brink memiliki keyakinan terhadap jalannya proses bisnis
dengan lancar dan kualitas produk yang dihasilkan.

Permasalahan yang terjadi pada Game Shop Inc.

Dari studi kasus ini dapat disimpulkan bahwa permasalahan dalam proses
penagihan di GSI mencakup tiga masalah utama manajemen, yaitu kurangnya
pengarahan, masalah motivasi, dan keterbatasan personel. Permasalahan kurangnya
pengarahan dapat diketahui dari pernyataan David yang menyebutkan bahwa GSI
tidak memiliki instruksi tertulis tentang penagihan dan beberapa manajer tidak tahu
bagaimana menggunakan alat penagihan yang tersedia. Pernyataan lain dari David
menjelaskan juga permasalahan motivasi yang dialami GSI. David menyatakan
bahwa para manajer tidak termotivasi untuk pengelolaan penagihan yang baik.
Mereka lebih terfokus pada pengelolaan produksi. Dijelaskan oleh David, manajer
lebih tertarik pada pembahasan masalah pengiriman daripada masalah penagihan.
Permasalahan terakhir yaitu keterbatasan personel dapat dilihat dari kondisi bahwa
tidak ada personel berlatar belakang akuntansi atau keuangan pada unit yang
mengelola penagihan.
2. Jelaskan Sistem Pengendalian Manejemen apa yang digunakan dalam studi kasus ini, dan
berikan bukti penerapan beserta dampak dari penerapan sistem itu pada perusahaan dan
karyawan.
Jawab:
Dengan kondisi tersebut perusahaan memerlukan Sistem Pengendalian Manajemen yang
mampu mencegah terjadinya permasalahan di atas. Pengendalian-pengendalian apa saja
yang cocok untuk studi kasus ini bakal saya jelaskan pada tabel dibawah ini. Salah
satunya pengendalian atas sistem penagihan ini menjadi penting, karena dengan adanya
sistem penagihan yang memadai, maka kemampuan perusahaan untuk mengetahui
jumlah pendapatan yang dapat direalisasikan menjadi kas dapat diandalkan. Atau dengan
kata lain, jika GSI tidak memiliki sistem penagihan yang memadai, maka GSI juga tidak
dapat mengetahui berapa banyak pendapatan yang dapat direalisasikan dari hasil operasi
perusahaannya.

Kurangnya Masalah Keterbatasan

Jenis Pengendalian
Pengarahan Motivasi Personel
Pengendalian Akuntabilitas
Hasil Hasil x x x
Pembatasan   x  
Sikap      
Tinjauan
Pengendalian
Pratindakan x x x
Tindakan
Akuntabilitas
Tindakan x x x
Redundansi     x
Pemilihan dan
Penempatan x x x
Pelatihan x   x
Ketersediaan
Sumber Daya     x
Pengendalian
Personel/Kultur Penciptaan
Kultur
Perusahaan yang
Kuat x x  
Imbalan Berbasis
Kelompok x x  
 Dampak dari penerapan sistem pengendalian diatas pada perusahaan dan karyawan
yang mengindikasikan pengendalian yang lemah terhadap jalannya proses bisnis
perusahaan adalah sebagai berikut:

 GSI tidak memiliki standar prosedur tertulis yang dapat dijadikan pedoman bagi
karyawan dalam melaksanakan proses penagihan.
 Tidak ada mekanisme pengukuran kinerja terhadap kinerja karyawan dalam
mengelola penagihan penjualan proyek.
 Resistensi karyawan terhadap perubahan desain sistem, terutama pegawai yang
sudah merasa bekerja dalam kondisi yang nyaman dengan sistem yang ada.
 Desentralisasi sistem penagihan yang dipegang bagian PM (apakah perlu ada
peninjauan pengambilalihan sistem penagihan di Bagian Keuangan atau tidak?)
 Pelanggan yang kurang kooperatif mengikuti kebijakan yang diterapkan
perusahaan dalam setiap pemesanan proyek (harus disertai penerbitan PO).
Perusahaan kurang memiliki kekuatan untuk mempengaruhi perilaku pelanggan

3. Berikan rekomendasi akhir dalam bentuk sistem pengendalian manajemen terbaik yang
seharusnya diterapkan di perusahaan dan jelaskan alasannya!
Jawab:
Rekomendasi yang saya masukkan kedalam jawaban ini ialah berdasarkan analisis
pada apa yang dilakukan oleh David McDonald dalam menawarkan perbaikan desain
terkait sistem penagihan yang sudah berjalan di perusahaan. Salah satu yang paling
menonjol adalah dengan diberlakukannya mekanisme pengukuran kinerja terkait
penagihan tersebut menggunakan billing scorecard (result control). Selain itu juga
dilakukan pengendalian dengan cara mengimplementasikan penerapan deteksi dini
terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam penggunaan perangkat lunak dan
prosedur dengan mengeluarkan P-CARs (Process Corrective Action Reports-sebagai
salah satu bentuk pengendalian akuntabilitas tindakan-action control). Diharapkan
dengan menggunakan alat pengendalian ini, perusahaan dapat melakukan
pengidentifikasian atas titik kesalahan yang ada, prosedur apa yang dilanggar, siapa yang
bertanggung jawab, dan tindakan apa yang perlu dilakukan perusahan untuk memperbaiki
kesalahan tersebut. Perusahaan, dalam hal ini melalui David, memilih menggunakan
result control untuk memperbaiki permasalahan pada sistem penagihan.
Keunggulan yang dapat diperoleh adalah pengendalian ini cukup efektif ketika para
pegawai tidak begitu memahami apa sesungguhnya yang hendak dicapai perusahaan. Hal
ini sejalan dengan tujuan David dalam menerapkan billing scorecard. Pada poin-poin
yang menjadi unsur penilaian, para pegawai di unit bisnis dan PM akan memahami apa
saja sesungguhnya yang diinginkan perusahaan terkait dengan informasi penagihan
penjualan kepada pelanggan. Selain itu, pengendalian hasil ini juga merupakan alat yang
cukup ampuh untuk mempengaruhi perilaku karyawan. Dengan adanya penetapan target
kinerja, pegawai akan merasa terpacu untuk memenuhi target tersebut dan akan membuka
peluang bagi karyawan untuk mengembangkan kreativitasnya secara positif untuk
tercapainya target yang telah ditetapkan. Terakhir, pengendalian hasil merupakan salah
satu bentuk pengendalian yang tidak banyak memerlukan biaya (terutama direct cost
dalam pembuatan dan penerapan control). Pengendalian hasil yang dibuat David (dan
telah berjalan) menjadi sarana komunikasi yang cukup efektif bagi manajemen untuk
mencari apa yang sebetulnya menjadi hambatan bagi tiap-tiap unit bisnis yang kesulitan
dalam mengelola penagihan penjualan proyeknya. Para direktur unit bisnis juga dapat
memberi masukan terhadap alat ukur kinerja yang dibuat perusahaan sehingga tercipta
feedback positif untuk pengukuran kinerja yang lebih andal. Secara teoritis alasan
mengapa pengendalian diatas sangat efektif untuk diterapkan adalah sebagai berikut:
- lebih efektif karena bersifat langsung dalam men-direct perilaku karyawan,
- dapat didokumentasikan secara permanen sebagai panduan yang jelas bagi karyawan
dalam melaksanakan tugas (seperti kebijakan dan prosedur),
- memudahkan perusahaan dalam melaksanakan koordinasi.